BALANCED SCORECARD. Proceso de Sincronización Tablero de Indicadores. Cartilla I

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1 BALANCED SCORECARD Proceso de Sincronización Tablero de Indicadores Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es Sincronizar? 3. Cómo se Realiza el Proceso de Sincronización del Tablero de Indicadores? 4. Qué Informes Genera el Tablero de Indicadores del Proceso de Sincronización? 5. Cuál es el Objetivo de Programar una Tarea de Sincronización? 6. Cómo Programar una Tarea Automática de Sincronización?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica de manera sencilla el proceso de sincronización del Tablero de Indicadores.

4 PROCESO DE SINCRONIZACION TABLERO DE INDICADORES Qué es Sincronizar? El proceso de sincronización del Tablero de Indicadores es una funcionalidad mediante la cual se migra la información de SIIGO Windows a Balanced Scorecard (Tablero de Indicadores) con el fin de poder visualizar información en los indicadores preestablecidos con la información obtenida de SIIGO Windows. Cómo se Realiza el Proceso de Sincronización del Tablero de Indicadores? Importante: Para garantizar la efectividad en el proceso de sincronización, se recomienda que mientras se está ejecutando el proceso ningún usuario se encuentre trabajando en SIIGO Windows Para realizar el proceso de sincronización del Tablero de Indicadores se debe: a. Ejecutar el icono de ingreso al Tablero de Indicadores b. En la pantalla de acceso en el campo Empresa no aparece ninguna disponible ni es posible su selección, por lo que se hace necesario realizar el proceso de sincronización

5 c. Para ejecutar el proceso de sincronización del Tablero de Indicadores se debe utilizar el botón acceso que se encuentra en el panel de d. Al ingresar se habilita la siguiente ventana:

6 En ella se debe seleccionar el tipo de sincronización a realizar: Sincronización SIIGO: Esta opción se debe seleccionar cuando el usuario también adquirió SIIGO Windows, y se desea extraer la información de allí Sincronización Indicadores SQL: Esta opción se utiliza cuando el usuario no adquirió SIIGO Windows y la información o los datos a subir a Balanced Scorecard se encuentran en una base de datos diferente Al seleccionar la opción de Sincronización SIIGO, se habilita la siguiente ventana:

7 Los campos que se deben diligenciar son: Tipo de Conexión: Se debe seleccionar esta opción de acuerdo al tipo de conexión que se utilice en esta encontrara: a. Conexión Local: Cuando se desea trabajar el Tablero de Indicadores en el directorio local del equipo por mayor rendimiento o porque es necesario trabajar desconectado de la red, en este caso la base de datos el sistema la crea en la ruta C:\BSC\LOCAL; la cual no puede ser eliminada y será actualizada con cada proceso de sincronización Importante: Para ejecutar un proceso de sincronización marcando Tipo de Conexión Conexión Local, es necesario haber ejecutado previamente el proceso de sincronización con Conexión en Red

8 b. Conexión en Red: Cuando se desea trabajar el Tablero de Indicadores sobre la unidad (Local o Red) (Ejemplo. C:\BSC\DATOS) Importante: Por cada una de las empresas sincronizadas el sistema genera dos bases de datos (Ejemplo. y ), en caso de eliminar estos archivos, el sistema los genera nuevamente al momento de sincronizar la empresa Base de Datos: Dejar la opción que aparece por defecto que es SIIGO General. Empresa: El aplicativo despliega la lista de empresas que se tienen instaladas en SIIGO Windows. Se debe seleccionar la empresa a la cual se le desea realizar el proceso de sincronización. Importante: En caso de tener varias empresas instaladas el proceso de sincronización se debe ejecutar por cada una de ellas Año: El sistema permite la selección del año con información de SIIGO Windows y el cual se debe tener en cuenta para ejecutar el proceso de sincronización Importante: Los años que se habilitan en este campo, son únicamente los que se definieron en la ventana de configuración en la parte inferior

9 Importante: En caso de tener varios años el proceso de sincronización se debe ejecutar por cada una de ellos Periodo Desde Periodo Hasta: permite seleccionar el rango de meses del año seleccionado a tener en cuenta para el proceso de sincronización Mostrar Avance: Si esta opción es seleccionada se visualizará en pantalla el progreso del proceso de sincronización de los datos de SIIGO Windows.

10 Rango de Datos: Al seleccionar este campo el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual por cada tipo o descripción de información se puede asignar un rango de cuentas o un rango de valores para presentar en los indicadores de Balance Scorecard: Entidad: El sistema despliega varias opciones o descripciones que se pueden seleccionar

11 Año: El sistema permite la selección del año con información de SIIGO Windows y el cual se debe tener en cuenta para ejecutar el proceso de sincronización Rango o Valor: Son campos excluyentes los cuales permiten seleccionar si para analizar la información se filtrara tomando como base un rango de cuentas contables o un valor mínimo y máximo Rangos: Dependiendo de la selección anterior se debe digitar el rango de cuentas contables a tener en cuenta o el valor mínimo y máximo; estos son datos que se reflejaran en los indicadores Archivos SIIGO: Al seleccionar esta opción aparecerá una ventana en donde puede seleccionar las tablas de los archivos de SIIGO que se desean tener en cuenta; de esta manera se sincroniza solo lo que se necesita y se ahorra tiempo en la sincronización.

12 Importante: No es recomendable desmarcar alguna de las tablas que se van a sincronizar ya que en cada uno de los procesos de sincronización se borran todos los datos que hay en el rango de fechas digitados, razón por la cual si se deja de escoger una tabla algún indicador no generar datos Procesar: Una vez seleccionados los parámetros anteriormente descritos, se debe presionar el botón siguientes ventanas:, seguido el sistema mostrara las

13 La siguiente ventana solo se presenta si fue seleccionada la opción de Mostrar Avance : El proceso de sincronización termina cuando se presente el mensaje:

14 Si el proceso de sincronización presenta alguna inconsistencia el sistema lo reporta generando mensajes informativos como se visualiza en la siguiente ventana: Al ingresar en el equipo en la ruta indicada C:\Program Files\SOLSOFT S.A\BSC- Soft\Base\Synchronize se encuentra el archivo indicado, es necesario abrirlo mediante un editor de texto, para identificar de una forma clara cual es la inconsistencia encontrada por el sistema y que impidió el proceso de sincronización en forma correcta:

15 Qué Informes Genera el Tablero de Indicadores en el Proceso de Sincronización? Al momento de ingresar a realizar el proceso de sincronización al seleccionar la opción de Sincronización SIIGO En la parte inferior se habilita una pestaña llamada visualiza un listado por fecha, en la cual se

16 Importante: La fecha del listado corresponde al año, mes, día y hora en que se realizaron los procesos de sincronización Al seleccionar la casilla de la fecha y dar clic en el icono se puede consultar el resultado del proceso de sincronización realizado, es posible visualizar la información de un solo proceso o de un listado de ellos También desde esta opción es posible borrar cada uno de los log que género el sistema en forma automática reportando el resultado del proceso de sincronización

17 Cuál es el Objetivo de Programar una Tarea de Sincronización? Para poder consultar la información actualizada de SIIGO Windows en el Tablero de Indicadores es necesario estar ejecutando constantemente el proceso de sincronización, es esta la razón por la cual Balanced Scorecard permite definir tareas para ejecutar en forma automática el proceso de sincronización. El objetivo de esta programación de tareas es solicitarle al sistema ejecutar el proceso de sincronización en forma automática y periódica, definiendo: periodicidad (diario semanal - mensual), hora, empresa, año, rango de meses, y tipo de sincronización (Rango de Datos o Archivos SIIGO) Importante: Se recomienda que al definir la tarea del proceso de sincronización automática se realice en días u horas no laborables garantizando de esta manera que ningún usuario se encuentre trabajando en SIIGO Windows Cómo Programar una Tarea Automática de Sincronización? Para programar una tarea automática de sincronización en el Tablero de Indicadores es necesario ejecutar el icono de acceso al programa, y en el panel de acceso se habilita una pestaña denominada

18 Al dar clic en esta opción se habilita la siguiente ventana, en la cual se pueden crear, modificar o eliminar tareas: Borrar: Esta opción permite eliminar una o varias tareas previamente programadas Editar: Después de haber definido alguna tarea, es posible seleccionarla y realizar cambios o modificaciones en su parametrizacion inicial Agregar: En esta opción se crean o definen cada una de las tareas de sincronización A continuación se detallaran cada una de las opciones: 1. Agregar Tarea: Al ingresar a esta opción, se habilita la siguiente ventana en la cual se deben diligenciar los siguientes campos

19 Frecuencia: Corresponde a la periodicidad con que se quiere ejecutar el proceso de sincronización Correr Una vez: Permite seleccionar la fecha y la hora en la cual se realizara el proceso Diario: Seleccionar esta opción permitirá ejecutar el proceso de sincronización todos los días y el sistema permite definir la hora en la cual se debe ejecutar Semanal: Al seleccionar esta opción el sistema permite seleccionar que días de la semana se ejecutara el proceso y en que horario Importante: Es posible definir varios días, pero en todos ellos la hora en que se ejecutara el proceso será la misma, NO es posible definir para cada día una hora diferente Mensual: Al seleccionar esta opción el sistema permite seleccionar entre la fecha (Numero) o el primer, segundo, tercero, cuarto o ultimo (Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo) del mes, de igual forma es posible definir en que meses y hora se debe ejecutar el proceso de sincronización

20 A continuación se deben definir el tipo de sincronización que se debe realizar, para ello se utiliza la pestaña que se habilita en la parte inferior de la ventana, es decir, se debe seleccionar a cual empresa se le ejecutara el proceso, de que año, de que mes o rango de meses y si por rango de datos o archivos SIIGO Después de definir todos los parámetros descritos anteriormente se debe dar clic en la pestaña que se encuentra en la parte inferior de la ventana, con este

21 paso el sistema volverá a la pantalla anterior en la cual se habilita la pestaña de crear., con ella es posible grabar la definición de la tarea que se acaba 2. Editar Tarea: Luego de haber definido tareas en Balanced Scorecard es posible modificar los parámetros definidos inicialmente en ella, para ello se debe: a. Ingresar a la opción de Tareas Programadas b. En la ventana de programación ubicarse sobre la tarea que se desea modificar c. Luego seleccionar la pestaña que se encuentra en la parte inferior de la ventana

22 d. Con esta marcación se habilita nuevamente la ventana de configuración de la tarea para realizar la modificación Ejemplo. En este caso se cambia la segunda tarea de sincronización, de una frecuencia Diaria a Mensual, y la hora de ejecución de 08:30 pm a 10:00 pm 3. Borrar Tarea: Posterior a la creación de tareas, estas se pueden eliminar porque ya no es necesario ejecutar el proceso de sincronización o por necesidades específicas de cada usuario, para ello se debe: a. Ingresar a la opción de Tareas Programadas b. En la ventana de programación ubicarse sobre la tarea que se desea eliminar

23 c. Luego seleccionar la pestaña que se encuentra en la parte inferior de la ventana d. Luego el sistema solicita confirmación para eliminar la Tarea Ejemplo. En este caso se elimina la Tarea numero 3

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