Boletines por correo electrónico

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1 50 > Boletines por correo electrónico >> En muchas ocasiones es necesario enviar información a grandes grupos de personas. Colocar todas las direcciones en un solo mensaje de correo electrónico podría ser una solución para ciertos casos, pero se vuelve inaplicable si tenemos diferentes contenidos y queremos evitar la imagen de envío masivo. En este proyecto le enseñaremos a trabajar con la información de los distintos destinatarios, combinando Excel y Word con su cliente favorito de para lograr que cada uno de ellos reciba un mensaje totalmente personalizado. // ACTIVIDADES 1. Información de Internet 2. Procesar los datos 3. Preparar el envío TEMAS Consultas web / Actualizar desde Internet Planillas de varias hojas / Estirar datos Asistente de funciones / BUSCARV y TEXTO Combinar correspondencia / Envíos masivos

2 BOLETINES POR CORREO ELECTRÓNICO >> Información de Internet > 51 ACTIVIDAD #1 Información de Internet >> Algunos datos, como las cotizaciones, son muy variables y, las consultas web de Microsoft Excel nos permiten mantenerlos siempre al día. INTRODUCCIÓN Para qué sirve? Aunque el resultado final de este proyecto es un envío masivo de correos electrónicos, es importante destacar que no debe ser utilizado para hacer spam. El simplifica y abarata mucho las comunicaciones, pero no debemos abusar de este recurso enviando mensajes publicitarios o de promociones a personas que no los han solicitado. Aclarado este punto, analicemos la utilidad práctica de este proyecto. Observe la lista del primer paso, correspondiente a una hoja denominada [Clientes]: como puede ver, tenemos en ella muchísimas direcciones, que además corresponden a usuarios de distintos países. En el ejemplo planteado, esas personas son distribuidores locales, a los que se desea avisar del lanzamiento de un nuevo producto, incluyendo el precio de venta sugerido. Claro está que este valor debe indicarse en la divisa local: por lo tanto, se utiliza una consulta web que permite obtener las cotizaciones actualizadas de las distintas divisas respecto del dólar. Esta información se utiliza para convertir el precio original, expresado en la moneda estadounidense. Conociendo los valores, es fácil crear una combinación de correo que genere cada mensaje por separado, y así alcanzar el objetivo final, que es sugerir a cada usuario un precio de venta expresado en su propia moneda. 01 El punto de partida será esta lista de distribuidores creada en Excel. Queremos enviarles por correo electrónico información de nuestro nuevo producto y el valor sugerido de venta, en moneda local, personalizando el mensaje para cada destinatario. 02 Para convertir los precios originales, en dólares, a la moneda local de cada nación, es necesario obtener la cotización actualizada. Cada país suele contar con sitios del estilo de que ofrece los valores para la Argentina.

3 52 > TIPS // Importar de la manera tradicional Si la información que se va a utilizar no es dinámica ni se actualiza con frecuencia, no tiene sentido recurrir a una consulta web. Yendo a [Datos/Obtener datos externos/importar datos], accederá a las funciones de importación estándar, con las cuales podrá traer a su planilla datos en casi cualquier tipo de formato. 03 En los próximos pasos comprobará que es mucho más práctico tener toda la información en una sola tabla. Por eso recurrimos a la cada en sitios de Internet. Ubíquese en la tercera hoja y cambie su Las consultas web de Excel permiten obtener información publi- 04 sección Divisas de Bolsamanía, a la Web de la Bolsa y a los mercados de valores (www.bolsamania.com/cotizaciones/divisas.php). nombre a [Bolsamania]; sitúese luego en la celda [A1] y vaya a [Datos/Obtener datos externos/nueva consulta Web] Se abrirá la ventana [Nueva consulta Web]. Ingrese la URL correspondiente (www.bolsamania.com/cotizaciones/divisas. php) en el campo [Dirección] y presione el botón [Ir]. Cabe aclarar que su PC debe estar conectada a Internet en este momento. El sitio web se abrirá en esta ventana de la misma forma en que lo haría en el navegador. Desplácese por la página hasta hallar la tabla [Divisas], que es la que nos interesa. Selecciónela haciendo clic en la pequeña flecha. ATENCIÓN // Sólo con tablas Las consultas web no permiten seleccionar porciones específicas de texto. Excel detectará automáticamente todas las tablas de la página indicada y le mostrará esos botones amarillos con flechas, que puede emplear para seleccionarlas. No se preocupe si la tabla que quiere importar incluye más información: en el peor de los casos, lo que debe hacer es ignorarla y trabajar sólo con los valores convenientes.

4 BOLETINES POR CORREO ELECTRÓNICO >> Información de Internet > 53 Formatos de consultas web El tipo de formato que elija en el paso 7 no afectará en absoluto el desarrollo del proyecto o la funcionalidad de la consulta. Escoger [Ninguno] puede acelerar levemente la descarga, ya que se transfieren menos datos, pero sin duda, una mejor disposición de tipografías y colores será más agradable a la vista y ayudará a comprender la información. Aconsejamos que la planilla quede clara a la vista y realice la tarea de manera eficiente. 07 Presione [Opciones] para abrir una subventana con algunos parámetros adicionales que puede configurar. Escoja [Formato segundos y, cuando se le pregunte, indique la opción [Hoja de Presione [Importar] para traer los datos a Excel. Aguarde unos 08 HTML completo], para ver la tabla de una manera más estética. Oprima [Aceptar] cuando haya terminado de hacer los cambios. cálculo existente]. Mantenga la referencia [=$A$1], que corresponde a la celda [A1], en el campo correspondiente Si tiene una conexión permanente a Internet, presione [Propiedades] y marque la opción [Actualizar al abrir archivo]. De esta manera, cada vez que abra esta planilla, Excel se conectará con la dirección web indicada y actualizará todas las cotizaciones. Pulse [Aceptar] en ambas ventanas y espere a que se descargue la información. Como puede comprobar en la barra de fórmulas, los datos importados toman el formato tradicional de Excel; por lo tanto, pueden utilizarse en cálculos y funciones. ADEMÁS // Actualización Luego Si activa de la realizar actualización un filtrado automática por un campo, de la podrá misma efectuar manera otro con que el se fin indica de restringir en el paso más 9, lo recibirá que se un visualiza. mensaje Por de ejemplo, advertencia cada que tiene vez que a la abra vista la los planilla. envíos Esto de un puede día, resultar podrá seleccionar molesto una vez a después alguna persona de varios y así intentos. ver cuáles Si, como fueron en pedidos este caso, por ella. sabe Para exactamente qué es lo que hace la consulta, puede pulsar [Habilitar actualización automática].

5 54 > ACTIVIDAD #2 Procesar los datos >> Las celdas de la consulta web pueden vincularse a otras, pasar como parámetros de funciones o ser parte de las fórmulas tradicionales de Excel. 01 Vaya a la segunda hoja, póngale el nombre [Precios] y copie en Ubíquese en la celda [C4] y presione la tecla <=>; vaya a la hoja 02 ella la tabla que ve en pantalla. Si bien varios países coinciden en [Invertia], colóquese en [B24] (la cotización del peso argentino) denominar peso a su divisa, los valores que ingresemos se referirán al tipo específico de cambio de cada uno. y presione <Enter>. Repita el proceso para las demás divi- sas, cambiando las celdas por las que correspondan en cada caso Especifique en [C1] el valor original, en dólares, del producto que desea vender. Vaya luego a [E4] y utilice la fórmula =$C$1*C4 para obtener el precio en pesos argentinos. Aplique dos decimales a todos los valores numéricos y estire la fórmula. Vuelva a la hoja [Clientes]. Sitúese en [D2] y emplee la función BUSCARV para encontrar el costo local para Uruguay, país del primer distribuidor. Si lo desea, puede presionar el botón [fx] para acceder al asistente de funciones. ADEMÁS // Fijar referencias Luego En el paso de realizar 3 utilizamos un filtrado referencias por un campo, fijas (los podrá signos efectuar $). Esto otro sirve con el para los casos más en lo los que que se visualiza. debemos Por estirar ejemplo, o copiar una vez una que fórmula, tiene a pero la vista fin de restringir los mantener envíos inalterable de un día, podrá la referencia seleccionar a una a alguna celda persona en particular y así ver (en cuáles el fueron ejemplo, pedidos [C1]). El por signo ella. $ Para fija la quitar referencia los filtros, a la que deberá se antepone: elegir [(Todas)] puede ir antes de la fila, de la columna o de ambas. Alterne entre estas en formas rápidamente utilizando la tecla <F4>.

6 >> BOLETINES POR CORREO ELECTRÓNICO >> Procesar los datos > 55 Ayuda sobre cada función El asistente para funciones (al que puede acceder presionando el botón [fx], al lado de la barra de fórmulas) tiene, abajo a la izquierda, el enlace [Ayuda sobre esta función], que lo lleva directamente a la sección correspondiente de la ayuda de Excel. 05 Combine la función BUSCARV con la función TEXTO, para que Repita el paso 4 para colocar la función BUSCARV en [E2]. En 06 todos los valores queden exactamente con el mismo formato. Si este caso, el tercer argumento debe ser el número 4, ya que la bien este paso parece irrelevante, servirá para evitar que surja un error específico al realizar la próxima actividad. cuarta columna es la correspondiente a las divisas en la hoja [Precios]. Estire ambas fórmulas hasta el final de la tabla Para actualizar las cotizaciones, vaya a la hoja [Bolsamania], seleccione una celda cualquiera de la consulta web y haga clic en [Actualizar datos]. Excel se conectará con la página de Internet correspondiente y descargará cualquier cambio que encuentre. De más está decir que las modificaciones que sufran los valores de las consultas web afectarán las fórmulas que dependen de ellos. Trabajando correctamente con esas celdas, podremos poner al día nuestra planilla presionando un solo botón. ATENCIÓN // La función TEXTO La función TEXTO convierte un valor numérico en uno de texto, aplicándole un formato determinado. La empleamos para que todos los valores se vean con dos decimales, aunque éstos sean ceros. Además, Word ignora los formatos de celdas al tomar los datos: si no, un número con decimales periódicos se vería allí con diez o doce dígitos después de la coma.

7 56 > ACTIVIDAD #3 Preparar el envío >> Finalmente, convertiremos cada fila de la tabla que acabamos de crear en un mensaje de correo electrónico personalizado. 01 Tomando como base la información de la hoja [Clientes], vamos Seleccione [Mensajes de correo electrónico] y presione [Siguiente]; elija [Utilizar el documento actual] y vuelva a pre- 02 a enviar un mensaje de correo electrónico a cada distribuidor. Abra un nuevo documento de Word y vaya a [Herramientas- /Cartas y correspondencia/combinar correspondencia]. sionar [Siguiente]. Escoja [Utilizar una lista existente] y haga clic en [Examinar] para ubicar el archivo de Excel Luego de hacer clic en [Abrir], se le pedirá que indique cuál de las hojas de la planilla contiene los datos que se desean vincular a la combinación de correspondencia. En este caso, será [Clientes]; selecciónela y haga clic en [Aceptar]. Se le mostrará la tabla completa. Si no quiere que el envío llegue a todas esas direcciones, utilice las flechas en cada campo para aplicar filtros, o quite o ponga manualmente las marcas en cada una. Presione [Aceptar] cuando esté listo. TIPS // Otra fuente de datos ADEMÁS // Encabezados La tabla que se utilice para combinar correspondencia no tiene por qué ser de Excel. También puede emplear bases de datos de Access, archivos con formato de página web y hasta documentos de texto. Lo importante es definir correctamente las correspondencias entre las columnas y los campos. La opción [La primera fila de datos contiene encabezados de columna], que está en el paso 3, debe ser activada para evitar que la fila de títulos quede incluida en la combinación como si fuese un registro común y corriente. De esta forma evitaremos que el primer registro de la base de datos sea un envío erróneo.

8 >> BOLETINES >> Tu opinión POR CORREO vale en los ELECTRÓNICO foros de >> Preparar el / envío Conectate. 57 > 57 Todo en una barra de herramientas Haciendo clic derecho sobre las barras de herramientas visibles, puede activar la barra [Combinar correspondencia], que reúne los elementos de Word vistos en este proyecto e incluye algunas funcionalidades adicionales, como la opción de [Revisar errores], que le permite asegurarse de que todo esté bien antes de dejar los mensajes en la Bandeja de salida de su cliente de correo electrónico. Windows utiliza por lo general de manera predeterminada Outlook o Outlook Express. 05 Haga clic en [Siguiente] para comenzar a escribir el mensaje. Algunos elementos del texto deben ser reemplazados por datos de 06 Por supuesto, puede utilizar todos los recursos que conozca para la tabla. Para hacerlo, seleccione las palabras o frases en cuestión mejorar la presentación. Si incluye imágenes, recuerde optimizarlas para que el no resulte muy pesado. y vaya a [Más elementos]. Seleccione el campo correspondiente y haga clic en [Insertar]. Repita el proceso para todos Presionando [Siguiente], obtendrá una vista previa del mensaje. Si lo desea, puede recorrer la lista de destinatarios, para constatar que no haya errores o excluir alguno; cuando esté conforme, haga clic en [Siguiente] para preparar el envío. Presione [Correo electrónico] e indique las opciones de combinación. La dirección de está en el campo [Correo electrónico]; especifique luego el asunto y el formato del mensaje. Finalmente, con [Aceptar] dará comienzo a la tarea. ADEMÁS // Optimizar imágenes para la Web Con las herramientas incluidas en programas reconocidos como Macromedia Fireworks (cuya versión de prueba puede descargarse desde el sitio web podrá crear y optimizar de forma precisa imágenes para subir a la Web o enviar por correo electrónico, en un entorno intuitivo y personalizable, sin perder su calidad (encontrando el equilibrio necesario entre una calidad de imagen máxima y un tamaño de compresión mínimo). Es recomendable someter las imágenes a esa clase de tratamiento, dado que se serán enviadas por correo electrónico, y ambos factores (el peso y la calidad de la imagen) son muy importantes.

9 58 > Limitaciones en los servicios Es posible que el servidor SMTP (de envío de correo) de su proveedor de acceso a Internet no le permita mandar tantos mensajes juntos. Al hacer muchos envíos en lapsos tan cortos, algunos imponen restricciones de un máximo de 30 o 50 mensajes, como una manera de detener el spam. En estos casos, divida los destinatarios y haga varias entregas de menor cantidad, dejando pasar un cierto tiempo entre cada uno de los envíos. 09 Los mensajes quedarán en la [Bandeja de salida] de su cliente de correo predeterminado (en este caso, Microsoft Outlook, pero podría haber sido cualquier otro). Para distribuirlos, diríjase a él y utilice la opción tradicional de envío. 10 Así verá el mensaje el destinatario. Por supuesto, no hay rastro alguno de que este correo electrónico haya sido parte de un envío masivo, ya que no existen diferencias visuales con respecto a los s que escribimos normalmente. RECOMENDACIONES Otras aplicaciones A pesar de su objetivo, que es muy puntual, y la simpleza de su desarrollo, este proyecto utiliza herramientas que pueden emplearse de incontables formas diferentes. Todas las tablas de los sitios de Internet pueden importarse en Excel a través de las consultas web, y no es necesario limitarse a una. Así podría reunir los catálogos de varios comercios en una sola planilla y hacer una comparación de precios para determinados productos. Recuerde que, aunque la vea en Excel, la información sigue perteneciendo al sitio web, de modo que tenga especial cuidado de no utilizarla para fines que no estén permitidos por los responsables del mismo. La combinación de correspondencia ofrece una enorme versatilidad: también puede utilizarse para crear cartas tradicionales e incluso para sobres y etiquetas, entre otras opciones. Además, casi cualquier base de datos puede adaptarse para trabajar con ella, y todos sus campos pueden utilizarse para personalizar los envíos. Como puede suponer, empleando grandes bases de datos podrá generar elementos que, a pesar de integrar el mismo grupo, mostrarán muy pocas similitudes entre sí. Y es una alternativa particularmente útil cuando debemos manejar listas muy grandes, como las que puede requerir un sistema de suscripciones o uno de envío periódico de novedades.

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