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1 " ~ ~.9ananzd (/)ireccwn (jenera( ae Contratacwnes cpu6fu:as CIRCULAR N IlGCP-IlPyGC PARA: IlE: ASUNTO: FECHA: Activacion del Catalo~os Electronico de los produc es del Connnio Marco de Software y Licencias para las Entidades del Estado de octubre de 2012 Por este medio les comunicamos que al Cata!ogo Electronico de Productos y Servicios han sido incorporados los productos seleccionados de la Licitacion para Convenio Marco N LM para ei suministro de Software y Licencias para las Entidades del Estado, al que podnin acceder desde ei portal interno de PanamaCompra, a lraves de la siguiente direccion: Como resultado de esta Iicitaci6n se ha incorporado total de trecientos noventa y un (391) renglones y cinco mil ochocientos ochenta y cinco (5885) productos. Para la adquisici6n de estos bienes a traves del Catalogo Electronico de Productos y Servicios, las entidades del Estado debenln acatar las siguientes reglas: I. LUGAR DE ENTREGA Ubicaci6n fisica en donde las diferentes entidades podnin solicitar la entrega de los productos ordenados. Las instituciones infonnanin al provccdor a traves de la orden de compra refrendada y publicada en ei sitio de entrega de los productos dentro de las siguientes regiones: Region I: Provincia de Panama Region 2: Provincia de Col6n Region 3: Provincia de Code

2 Region 4: Provincia de Veraguas Region 5: Provincia de Herrera Region 6: Provincia de Los Santos Region 7: Provincia de Chiriqui Region 8: Provincia de Bocas del Toro 2. VIGENCIA EI Convenio Marco tendni vigencia de dos (2) anos a partir de la publicacion del Catalogo Electronieo de Productos y Servicios, pudiendo prorrogarse, hasta por un (1) ano Adicional, de acuerdo con la reglamentacion que la Direccion General de Contrataciones Publicas realice a este respecto. En virtud de 10 anterior, la orden de compra 0 el documento que resulte equiparable a esta, sobre la base del Convenio Marco, debeni estar refrendada por la Contralona General de la Republica si corresponde, el dia antes de la expiracion del convenio, 0 el ultimo dia M.bil que antecede dicha fecha. de 10contrario, la empresa no esta obligada a aceptarla. 3. PLAZO DE ENTREGA 0 TIEI\IPO DE RETIRO El plazo de entrega sera el tiempo para realizar el despacho de los productos en ellugar indicado por la Entidad. Modalidad de Entrega en Almacen de la Entidad: Los tiempos de entrega para ordenes de comprd con montos mayores a cien balboas (B/.I 00.00), para todas las regiones son los siguientes: Volumenes (unidades Plazo en dias Habiles de la orden de comnra) 1 a a mas 20 Se entendera que el proveedor recibe la orden de compra refrendada desde el momento en que la misma se encuentre publicada en PanamaCompra. Empezani a correr el dia hilbil siguiente, los terminos para la entrega del objeto a contratar. Lo anterior, es sin perjuicio de que la cntidad pueda entregarla impresa, de oficio 0 a petici6n del proveedor. En caso de retra<;o en la entrega en ei almacen, la entidad podra aplicarle la multa correspondiente la cual podra encontrar punto 5 de esta circular. 4. PRORROGA AL PLAZO DE ENTREGA No se concedenin pr6rrogas al termino de entrcga, debido a que ej proveedor debera solicitar un retiro temporal 0 definitivo al momento de un contratiempo. En caso de retraso en la entrega, la entidad podra aplicarle la multa tal como se detalla en el punto 5 de esta circular.

3 5. MULTA Cuando el proveedor entregue fuera del tennino establecido en la Orden de Compea que emitan las entidades publicas estas aplicanin una multa corrcspondiente al cuatro POf ciento (4%) dividido entre treinta por carla dia calendario de atraso del valor equivalente a la porcion dejada de entregar poc ei contralista. 6. FORMA DE PAGO Convienen las partes que una vez recibido ei suministro a satisfacci6n. las entidades del Estado pagaran al proveedor, las sumas correspondientes al suministro. Las entidades del Estado realizaran los pagos dentro de un periodo maximo de sesenta (60) dfas calendario, eontados a partir de la prcscntacion. en debida forma, de la cuenta respectiva. Si transcunido clicho plazo, por razones imputables a la entidad. no se ha efectuado el pago, correspondeni aplicar 10 preceptuado en el articulo 79 del Texto Unico de la Ley No. 22 de 27 de junio de FIANZA DE CUMPLlMIENTO EI proveedor presentani una Fianza de Cumplimiento a favor de la Entidad/Contraloria General de la Republica., por el diez por ciento (10%) del valor total de la contratacion, para todas las ordenes de compras que superen la suma de Treinta mil balboas (8/.30,000.00), segun los tt~rminos establecidos por la Contraloria General de la Republica. EI proveedor, una vez la entidad contratante Ie notifique la emision de una orden de comp~ que supere la suma indicada en el pirrafo anterior, ci proveedor debeni presentar una Fianza de Cumplimiento dentro de los cinco (5) dias habiles siguiente a dicha notificacion. En los casos de Ordenes de Compra emitidas por entidades del Estado que no superen la suma de treinta mil balboas (8/.30,000.00), ci proveedor garantizara por escrito la calidad de los bienes, para responder por los defectos de los bienes suministrados. por un periodo de un (I) ano a partir de la fecha de recibido conforme por parte de las entidades del Estado. 8. RECLAMOS POR DEFICIENCIAS EN EL SUMINISTRO Si a juicio de entidades publicas, los bienes no se reciben a conformidad 0 ei Proveedor no hubiese cumplido con los requisitos de la orden de compra, las mismas tendnin ei derecho de rechazar los productos 0 podran ordenar al Contratista la correcci6n y/o reposici6n sin costo Adicional alguno. Sera tambien a cargo exclusivo del Contratista, toda clase de gastos que se ocasionen al reparar y/o reponer los productos objcto del Suministro que al momento de la inspecci6n final, hubiesen sido detectados con danos, deterioros o averias 0 que hubiesen sido considerados defectuosos 0 deficientes por las Entidades.

4 Tambien se considerani incumplimiento del Contrato, cuando el Contratista. despues de haber sido notificado por escrito, por las entidades publicas, se rehusase a hacer 1a reparacion. la correcci6n 0 la reposicion que Ie hubiese sido indicada 0 se demorase en iniciar los tnimites necesarios para ello por mas de 10 dias calendario, a contar de la fecha de notificacion. sin causa justificada. Siendo asi, las entidades antes citadas determinaran la conveniencia del procedimiento de resoluci6n administrativa de las ordenes de compra. De la'i actuaciones arriba descritas, las entidades publicas, deberan remitir una solicitud de sancion administrativa a la Direcci6n General de Contrataeiones Publicas (DGCP) indicando 10 ocunido, identificando la orden de eompra, el acto publico correspondiente yel proveedor, para tomar las acciones pertinentes. 9. PERIOIJO DE GARANTiAS POR DEFECTOS DE FARRICAS EI periodo de garantia. para responder por los defectos debido a dcsperfectos de fabrica de los bienes suministrados bajo este Contrato, sera segun la establecida por ei fabricante la cual no podra ser menor de un (I) ano, a partir de la feeha de recibido conforme por parte de las entidades publicas. La garantia no induye trabajos de mantenimiento ni reparacion de danos por falta de este 0 por mal uso del producto. EI Contratista debeni corregir dentro de los terminos de la garantia, todos los defeetos, fallas, vicios redhibitorios 0 deficiencias que sean descubiertos dentro del periodo de garantia, 10 cual incluira los gastos de reexportaci6n hasta fabrica al igual que su retorno cuando en este periodo se reexporten los productos defectuosos. Los derechos y recursos concedidos a las Entidadcs, bajo este punto no tiene ei proposito de ser exclusivos, ni tampoco impiden el ejercicio de cualquier otro dcreeho 0 recurso previsto por el Contrato 0 por Ley con respecto a Suministros no satisfactorios ejecutados por el Contratista. Las disposiciones de este punto son Adicionales a cualquier garantia 0 condicion de seguro establecida por el fabricante. Las garantias 0 condiciones de seguro del fabricante que cubran un periodo de tiempo mayor que el periodo de garantia especificado aqui, no deberan ser modificadas ni anuladas por ningun requisito de este punto. 10. MANF.JO Y ALMACENAMIENTO DE LOS PRODUCTOS EN EL SITIO DE EI\TREGA EI Contratista debeni indicar los mecanismos adccuados de manejo, descarga y almacenaje, que deben cumplir las entidades publicas, para evitar situaciones de perdidas, corrosion. dano 0 distorsi6n por agentes atmosfericos, como tambien contra e1 ingreso de materias extranas y otras alteraciones. EI Proveedor debeni proporcionar un manual de manejo de los productos ofertados. de requerirlo el producto, para incluirlo en el Catilogo Electronico de Productos y Servicios. II. SOLICITUlJ DE RETIRO IJEFINITIVO IJEL CATAL6GO ELECTRONICO

5 EI proveedor podni solicitar a la Direccion General de Contrataciones Publicas ei retiro definitivo de los scrvicios del Catalogo Electronico, durante la vigencia del Convenio Marco, mediante solicitud escrita debidamente justificada. Esta comunicacion de retiro definitivo del servicio del Catalogo debe ser realizada por el reprcscntante legal 0 apoderado de la empresa compania, 0 por la persona natural que contrate con ei Estado debidamente tacultado y acreditado ante la Direccion General de Contrataciones PUblicas para actuar en nombre del proveedor. La Direccion General de Contrataciones Publicas tendni la facultad de aprobar 0 rechazar dicha solicitud. EI proveedor debera cumplir con tooas aquellas ordcnes de compra que se encuentren en tramite al momento de haber realizado el retiro definitivo en el Catalogo Electronico. En situaciones excepcionales, debidamente comprobada como las derivadas de casos fortuitos 0 de fuerza mayor, el proveedor podra solicitar a la Direccion General de Contrataciones Publicas que se Ie exima de las obligaciones asumidas en ei contrato con fundamento en el principio de equilibrio contractual y se Ie pcrmita retirar t':l 0 los productos definitivamente del Catalogo Electronico. 12. RETIRO TEMPORAL DEL CAT'\LOGO ELECTRONICO En caso que el proveedor reciba, de varias entidades publicas, ordencs de compra que contemplen pedidos voluminoses y cuyos terminos de entrega sean simultaneos, provocandole un desabastecimiento momentaneo, podni efectuar ei retiro temporal del renglon que sufre la situacion descrita, aplicando para todas las regioncs del Catalogo Electronico. Concluido el periodo del retiro temporal, ei proveedor podra reactivarse nuevamente en ei Catalogo Electronico sin intervencion de la Direccion General de Contrataciones Publicas. EI proveedor podra realizar ei retiro temporal de los servicios del Catalogo Electronico, durante la vigencia del Convenio Marco, a traves del Sistema de Administracion de Catalogo mediante una identificacion de usuario y contrasena que la Direccion General de Contrataciones Publicas proporcionara. cuando dicha modalidad se encuentre habilitada en el Sistema Electronico '''PanamaCompra'', para ei Convenio Marco en que opera. EI proveedor debera cumplir con todas aquellas ordenes de compra que se encuentren en tnimite a1 momento de haber rcalizado ei retiro temporal en ei Catalogo Electr6nico. En situaciones excepcionales, debidamente comprobada como las derivadas de casos fortuitos 0 de fuerza mayor, un proponente podnl solicitar a la Direccion General de Contrataciones Publicas que se Ie exima de las obligaciones asumidas en el contrato con fundamento en ei principio de equilibrio contractual y se Ie permita retirar el 0 los productos definitivamente del Catalogo Electronico. 13. RELACION COSTO BENEFICIO En atencion al Articulo 110 del Decreto Ejecutivo N 366 de 28 de diciembre de 2006, modificado por ei Articulo 22 del Decreto Ejecutivo N 188 de 27 de novicmbre de 2009, la Direccion General de Contrataciones Publicas debeni tomar en cuenta la

6 relacion costo-beneficio que el producto 0 servlclo ofertado mantenga. Se entiende como re1acion costo-beneficio el factor de calidad con respecto al precio ofertado. el cual podra ser comprobado por la Comision Verificadora de cada Iicitacion de convenio marco, a fin de detenninar la adjudicacion 0 no de las ofertas. Para todos los efectos legales, se considerara al Estado como consumidor. Segun 10 dispuesto en el Articulo 119 del Texto Vnico de la Ley 22 del 27 de junio de 2006, la Direccion General de Contrataciones Publicas podni determinar. a traves de una verificaci6n de precios en el mercado, que el contratista de Convenio Marco Ie vende al Estado con sobrecostos en relaci6n a los quc vcnde el mismo producto a personas Naturales 0 Juridicas no gubemamentales. se Ie solicitani que ajuste su precio al valor que vende a consurnidores no gubemamentales y en caso de negarsc podni ser retirado del Catalogo Electronico de Productos y Servicios mediante resolucion motivada. hasta que mejore su precio. Esta relacion costo beneficio sera evaluada en los siguientes momentos: a. Evaluacion de Propuestas: Se rcalizara sobre el precio de todas las ofertas entregadas por los proponentes para cada renglon y/o de los productos 0 suministro que esten disponibles en el mercado con iguales espccificaciones que las estipuladas en este pliego de cargos para ej renglon correspondiente. De presentarse un solo proponcnte para uno 0 varios renglones. su oferta sera evaluada en atencion al precio de mercado, correspondiente a las especificaciones contenidas en el pliego de cargos para dicho renglon. b. Durante la vigencia del Contrato de Convenio Marco: Se realizaci la comparacion entre los productos y/o servicios que esten disponibles en el mercado con iguales requerimientos a los establecidos en este pliego de cargos y segun los renglones adjudicados en la Licitaci6n de Convenio Marco y que fueron incluidos en el Catalogo Electronico de Productos y Sen'icios. 14. DESACf1VACION OF: PRODUCTO POR MALA CAUDAD La Direccion General de Contrataciones Publicas como administradora del Ca13logo Electronico de Productos y Servicios. de acuerdo al Numeral 8 del articulo 10 del Texto unico de la ley 22 de 2006, debenl evaluar la calidad de los productos de los renglones que hayan sido adjudicados e incluidos en el Catalogo. Esta evaluacion se realizara a solicitud dc tres 0 mas inconformidades del mismo producto presentada por las entidades publicas. el amilisis se realizara en conjunto con ei proveedor y una de las entidades que haya presentado la inconformidad del producto y de acuerdo al resultado de la evaluaci6n, podrei realizar la desactivacion del producto en el Catalogo Electr6nico, hasta que el mismo mejore las especificaciones tecnicas de ser necesario para brindar un producto de buena calidad. 15. CF:NTRO DE ATENCION AL CLIENTF: Y CF:NTRO OF: SERVICIO TtCNICO EI proponente de cualquiera de los productos ofertados, debera contar con un centro de llamadas para atencion al c1iente y/o contacto asignado por parte de Ia empresa. Adicional ei proponente dcbeni contar con un centro de Servicio Tecnico autorizado por la marea propuesta, el cual debe estar ubicado en Panama. Los proponentes deben

7 ofrecer dos centros de Servicio en idioma espano!. A continuaci6n la descripci6n de los centros de atenci6n: a. E1 centro de servicio de atenci6n al c1iente 0 contacto asignado por parte de la empresa para cualquier consulta de las entidades a nivel Nacional. EI mismo debera ser de fonna gratuita 0 mimero nacional en un horario laboral de lunes a viemes. b. Centro de Servicio Tecnico Autorizado para reporte de fallas y soporte tecnico a los proouctos adquiridos por las entidades. E1 mismo debera ser de forma gratuita 0 numero nacional de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. de lunes a viemes. Este servicio debe poder ser contactado via telef6nica 0 fax utilizando numeros nacionales. correo electronico 0 Web. 16. INFORMACION QUE DEREN ENVIAR AL PROVEEDOR LUEGO DE LA "URLICACION DE LA ORDEN DE COMPRA Luego de la publicacion de la orden de compra en PanamaCompra, la entidad debera enviar mediante correo electronico al proveedor, la siguicnte infonnacion: Conlacto. correo electronico, direccion y telefono del Administrador de la licencia en la entidad y de la persona encargada en el departamento de compras. 17. INIClO DEL SUMINISTRO EI Contratista debeni iniciar el suministro desde el momenta en que reciban las ordenes de compra emitidas por las entidades publicas. Se entendem que el Proveedor recibe la orden de compra refrendada desde el momento en que la misma se encuentre publicada en PanamaCompra. por 10 que empezani a correr el dia habil siguiente. los tenninos para la entrega del objeto a contratar. Lo anterior. es sin perjuicio de que la entidad pueda entregarta impresa. de oficio 0 a petici6n del proveedor. 18. PRODUCTOS AD.IUmCADOS Y SU DESCRIPCION Los interesados. podran encontrar un listado de los Productos que se encuentran incluidos en el Catalogo Electronico de Productos y Servicios. en el portal extemo de PanamaCompra. a traves de la siguiente direcci6n: en la seccion de Convenio Marco. Este listado es solamente informativo, ya que todas las compras que se vayan a realizar de estos proouctos debenin concretarse a traves del Catalogo Electronico de Productos y Servicios. 19. RESOLLICION ADMINISTRATIVA DEL CONVENIO Se resolvera administrativamente ei contrato u ordencs de compra por las causales de resolucion administrativa preceptuadas en el 113 del Texto unico de la Ley 22 de En caso de incumplimiento de ordenes de compra amparadas por un convenio marco, la entidad contratante aplicara el procedimiento de resoluci6n administrativa de acuerdo a

8 10 cstablecido en los articulos 115 y 116 del Texto Unico de la Ley 22 de 2006, y la sancion que corresponda sera establecida por la Direccion General de Contrataciones Publicas. La decision que ordena la resolucion administrativa del contrato podrii. ser recurrida en apelacion ante el Tribunal Administrativo de Contrataciones Publicas. Ejecutoriada la resolucion, la Direccion General de Contrataciones sancionar al contratista. Publicas procedcra a Salvo que ei incumplimiento de que trata sea por easo fortuito, fuerza mayor, 0 causas no imputables a este, ei proveedor se hara merecedor a las saneiones previstas en ei articulo 119 del Texto unico de la Ley 22 de 2006, la eual sera la primera vez. con el retiro temporal del Catalogo Electronico de Productos y Servicios, por un periodo de tres meses, de todos los productos 0 servicios incluidos en los convenios marcos vigentes. La segunda vez, se impondni la inhabilitaeion por un periodo minimo de seis meses y maximo de un ano. La tercera vez, se impondra la inhabilitacion por un periodo minimo de dos MOS y maximo de tres all0s. Todo elio, sin perjuicio de la responsabilidad civil correspondiente derivada del incumplimiento contractual. La inhabilitacion deeretada poi la una entidad contratante 0 por la Direccion General de Contrataciones Publicas, una vez ejecutoriada; tendra efectos para los actos y contratos que 00 hayan sido perfeccionados. Para efectos de Ja inhabilitacion. se entendera que los contratistas inhabilitados no podr:in participar en ningun acto de scicccion de contratista ni celebrar contratos con ei Estado mientras dure la inhabilitacion. 20. SOLICITUIl IlE CAM BIOS IlE MOIlELO DE PRODUCTOS En caso de que un modelo de equipo, sea descontinuado en ei mercado por el fabricaote y dicho equipo sea reemplazado por uno de igual marca y con iguales 0 superiores caracteristicas y especificaciones tecnicas, ei proveedor podni solicitar a la Direcci6n General de Contrataciones Pliblicas. ei reemplazo del modelo mediante nota firmada por ei representante legal y debera presenta nota original emitida por ei fabricante donde certifique que el producto ha sido descontinuado y sustituido por un nuevo modelo. Luego de realizar las evajuaciones necesarias, la Direccion General de Contrataciones Publicas aprobani 0 rechazara 1a solicitud. Para todos los casos el precio que se tomara en cueota sera el registrado en la ultima mejora de precios. 21. L1STAIlO DE CATEGORiAS IlEL CATALOGO Licencia Virtualizada Google Sofhvare de documento Portati1 Software para diseiio Software para Ingenieria Licencias Suite Sistema Operativo Herramienta de Productividad

9 Herramienta Administraci6n de Proyectos Herramienta para Colaboraci6n Empresarial Herramienta para Manejo de sitio de internet Herramienta para Manejo de Base de Datos Herramienta de Comunicaciones Mensajeria - Virtual Licencia de acceso Servidor Licencia de acceso-servidor s Integraci6n al PBX Herramientas para Manipulaci6n de Base de Datos Agrupaci6n de Herrramientas de Acceso de Usuario Servidor de Mensajeria Herramienta para Desarrollo de sistemas Licencia de Acceso de Escritorio Remoto Herramienta para administrar permisos de informaci6n Software de Seguridad Software de Respaldo Sistema de Filtrado Antispam y Antivirus de Correo Sistema de Archivado de Correos Sistema de Prevenci6n de Intrusos Perimetral Licencia para SeT\'icio de Protecci6n Software de Virtualizaci6n Sistema de Rastreo Gesti6n-Optimizaci6n de Base de Datos llerramientas de Captura Inteligente Sofm.'are de Gesti6n Tecno16gica Sistema de Protecci6n contra Ataques de Negacion de Servicios Software Analitico Software a Requerimiento 22.PROVEEDORES SELECCIONADOS Como parte integral de esta circular se anexa ci listado de proveedores incorporados al Cauilogo Electr6nico de Productos y Servicio

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