CIFI-INFORMATICA PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL

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1 REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL

2 Histórico de Revisiones Fecha Versión Descripción Autor 05-May Versión Inicial C.García 05-May Alcance Funcional y Misional del Sistema C.Díaz 19-May Revisión observaciones PGN, inclusión nuevos requerimientos y diagramas de paquetes y casos de uso. C. García, H. Velasquez, D. Rubiano, C.Díaz 05-Jun Revisión observaciones PGN. C.García, C.Díaz 08-Jun Revisión documentos mapa de sistemas vs requerimientos D. Rubiano, C.Díaz 02-Ago Revisión listado de C.Díaz requerimientos (sincronización con documento etapa 7) Requerimientos de Alto Nivel (Documento Final) Pág. 2

3 TABLA DE CONTENIDO CAPÍTULO 1 -INTRODUCCIÓN... 5 CAPÍTULO 2- OBJETIVOS Y ALCANCE OBJETIVOS ALCANCE CAPÍTULO 3. REQUERIMIENTOS Y RESTRICCIONES GENERALES ALCANCE FUNCIONAL Y MISIONAL DEL SISTEMA SUPUESTOS PARA LA DEFINICIÓN DEL SISTEMA ACTORES DEL SISTEMA REQUERIMIENTOS GENERALES RESTRICCIONES GENERALES CARACTERÍSTICAS GENERALES CAPÍTULO 4 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ALCANCE DE LOS SISTEMAS CON RELACIÓN A LOS PROCESOS LISTADO GENERAL DE REQUERIMIENTOS (CASOS DE USO) Requerimientos de Alto Nivel (Documento Final) Pág. 3

4 TABLA DE ANEXOS ANEXO 1 MATRIZ REQUERIMIENTOS.VS. PROCESOS OPTIMIZADOS. A1-1 ANEXO 2 DIAGRAMA DE PAQUETES Y DE CASOS DE USO.... A2-1 ANEXO 3 DIAGRAMA DE CLASES A3-1 Requerimientos de Alto Nivel (Documento Final) Pág. 4

5 CAPÍTULO 1 -INTRODUCCIÓN El contrato 066 de 2004 suscrito entre la Procuraduría General de la Nación y la Universidad de los Andes, incluye la formulación de la arquitectura de sistemas de información para las áreas misionales de la Entidad, para lo cual se ha previsto como una de las fases del trabajo la formulación de requerimientos de alto nivel. Este documento de Requerimientos de Alto Nivel del Sistema de Información Misional, corresponde a la versión 4.0, versión final del entregable de la Etapa 4. Paralelamente con la especificación de requerimientos de alto nivel, la Universidad también definió la arquitectura del sistema propuesto. En el capítulo 2, se presentan los objetivos y alcance del documento. En el capítulo 3, se enumeran los requerimientos y restricciones generales y en el capítulo 4, se describen de manera general los requerimientos funcionales. En el Anexo 1 del documento se incluye la matriz de REQUERIMIENTOS POR SISTEMAS DE INFORMACIÓN VS. PROCESOS OPTIMIZADOS. Los Anexos 2 y 3 contienen los siguientes diagramas: ANEXO 2 DIAGRAMAS DE PAQUETES Y DE CASOS DE USO ANEXO 3 DIAGRAMA DE CLASES Para lograr un mayor entendimiento del documento, la lectura del mismo debe ser complementada con los documentos Mapa del Sistema de Información y Arquitectura Seleccionada que forman parte de los entregables de las etapas 5 y 6, respectivamente del contrato Uniandes-PGN. Adicionalmente, en el documento de la Etapa 7 Requerimientos Detallados Sistema de Información Misional para la PGN (funcionales) se incluye como anexo el Glosario para facilitar la comunicación y el entendimiento de los documentos entregados a la Procuraduría. En el presente documento y en los restantes documentos del Sistema de Información Misional de la PGN, el SIAF corresponde al Sistema de Información Administrativo y Financiero, módulos de Correspondencia y de Recursos Humanos (incluyendo Nómina), que Requerimientos de Alto Nivel (Documento Final) Pág. 5

6 se encuentren en operación en la Procuraduría en el momento del desarrollo del SIM. Requerimientos de Alto Nivel (Documento Final) Pág. 6

7 CAPÍTULO 2- OBJETIVOS Y ALCANCE En este capítulo se presentan a grandes rasgos, los objetivos y el alcance que debe tener el sistema de información misional que se define para la PGN. Este sistema debe tener como usuarios objetivo la PGN, los grupos de interés asociados en un proceso (solicitudes y casos) y la ciudadanía en general. 2.1 Objetivos El sistema de información de la PGN debe estar orientado en primera instancia a: a) Servir de apoyo a los funcionarios de la PGN en la ejecución de las labores para el cumplimiento de sus funciones misionales de prevención, intervención y disciplinaria. b) Prestar servicios que permitan una mayor y mejor interacción con la ciudadanía y los grupos de interés externos de la PGN, facilitándole las actuaciones a la ciudadanía, contribuyendo además, a la evaluación de percepción sobre el impacto de la función institucional. c) Apoyar la labor de coordinación de las actividades propias de la misión de la PGN. d) Generar información para apoyar, planear y controlar la gestión de las actividades misionales de los funcionarios de la PGN, así como el control y seguimiento de las demandas y acciones emprendidas contra la entidad. e) Generar información para el establecimiento de políticas y programas de la PGN, así como información requerida para la medición de los indicadores de gestión relacionados con la misión de la entidad. f) Apoyar el ejercicio de las funciones conexas: i) legislación y relatoría y ii) de antecedentes disciplinarios y penales. El objeto del sistema de información misional para la PGN debe ser el de fortalecer las actividades propias de la misión con los instrumentos tecnológicos disponibles en la actualidad para hacer un óptimo uso de los recursos en la entidad. El uso del sistema por los funcionarios de la entidad debe ser de manera sencilla, amigable, ágil, segura y confiable. El sistema debe fortalecer los procesos de la entidad de tal manera que agreguen valor dentro de Requerimientos de Alto Nivel (Documento Final) Pág. 7

8 los propósitos y las funciones que tiene la PGN, y en particular a los grupos de interés de la entidad. El sistema debe estar basado en las fortalezas de los procesos y productos y debe apoyar el mejoramiento de las debilidades encontradas en la evaluación de los procesos de la entidad. La Universidad en el desarrollo de este proyecto, planteó a la PGN nuevos procesos, denominados procesos optimizados, que permiten tener una unificación de los eventos más importantes de las tres funciones misionales. Producto del análisis de estos procesos se han planteado los requerimientos de alto nivel del sistema de información que debe tener la PGN, los cuales por consiguiente, están relacionados con las tres funciones misionales de la PGN: Función Disciplinaria Función de Intervención Función Preventiva. La normalización y homologación de los macroprocesos con anterioridad a la definición del sistema de información ha permitido tener una mayor claridad en la conceptualización y definición del sistema misional de la entidad. Se ha buscado homologar los procesos con miras a estructurar procesos similares que faciliten y simplifiquen la labor de los funcionarios y que permitan el control y el seguimiento de una manera más adecuada con el sistema. Con base en lo anteriormente expuesto, la principal característica del sistema de información misional de la PGN debe ser la de tener un sistema unificado para la ejecución de las tres funciones misionales de la entidad. Es decir, el sistema debe ser el mismo para la ejecución de las labores relacionadas con la función preventiva, disciplinaria y de intervención, en cuanto al manejo de los procesos (solicitudes y casos) y a los mecanismos de actuación. De igual manera, el sistema de información misional debe ser el mismo para los diferentes niveles organizacionales de la entidad: central, regional y provincial. La definición del sistema debe estar enmarcada en los requerimientos funcionales de la PGN y en los diferentes tipos de información y productos que se manejan en la entidad. Con respecto a la información, esta debe estar clasificada en: a) Información relacionada con los procesos misionales (solicitudes y casos) de la PGN b) Información relacionada con los antecedentes disciplinarios y penales de las personas c) Información de los recursos disponibles (físicos, humanos, documentales, etc.) para la ejecución de los procesos misionales (solicitudes y casos) de la PGN d) Información jurídica relacionada con la legislación utilizada en la PGN y la relatoría de la misma entidad. Con base en los análisis previos realizados por la Universidad, la PGN puede ser representada como una organización orientada por procesos. Por consiguiente, sus sistemas de información deben estar direccionados por los procesos optimizados, los cuales están orientados a flujos de trabajo claramente identificables donde siempre se tiene una apertura de un caso, cuando Requerimientos de Alto Nivel (Documento Final) Pág. 8

9 la solicitud lo amerita, con la verificación de hechos, establecimiento del marco normativo que aplica al caso, evaluación y decisión del caso y por último, el cierre del caso y archivo de la respectiva documentación. También es importante destacar que los elementos que se generan o utilizan en la ejecución de los casos, son comunes a los diferentes tipos de procesos. Ejemplo de estos elementos son entradas, procesamiento de la información y salidas similares, definibles e identificables previamente. El sistema de información misional de la PGN debe estar conformado por dos tipos de subsistemas: Sub-sistemas de hilo conductor de las actuaciones de la PGN y que sea sensiblemente similar para todos los procesos misionales de la PGN. Sub-sistemas de apoyo a las actividades propias del ejercicio de las tres funciones misionales Al igual que los procesos optimizados, los sistemas deben cumplir, entre otros, con los siguientes objetivos generales: Unificar los criterios y las actuaciones al interior de la PGN. Integrar mejor los recursos/elementos disponibles para la ejecución de las funciones misionales para aumentar los niveles de productividad y seguridad jurídica en la entidad. Asegurar las garantías dentro de los procesos: El sistema debe contribuir a asegurar que los requisitos que garanticen el proceso (solicitudes y casos) sean aplicados cabalmente por la PGN, permitiendo que los términos, etapas, etc., sean controlados automáticamente por el sistema. Garantizar la seguridad jurídica del proceso: El sistema debe ayudar a garantizar la seguridad y rigor jurídico de los procesos (solicitudes y casos), y debe permitir a los funcionarios de la PGN tener todos la información legal y los antecedentes para soportar las decisiones; en otras palabras, el objetivo del sistema debe ser el de pasar de un conocimiento particular a un conocimiento colectivo al interior de la PGN. Enfocar esfuerzos en la PGN: El sistema debe apoyar los procesos (solicitudes y casos) de tal manera que la PGN aumente su cobertura, le permita la fijación de prioridades y se amplifique el impacto de sus actuaciones por la aplicación de unas mejores prácticas de trabajo, más eficientes y eficaces alineadas con el plan estratégico de la Procuraduría y con el modelo de indicadores de nivel gerencial. Esto permitirá un incremento en la atención y solución de los procesos (solicitudes y casos) de una manera eficaz, eficiente y confiable jurídicamente. Garantizar Transparencia: El sistema misional de la PGN debe brindar información y garantizar transparencia de las actividades y actuaciones de la PGN hacia la ciudadanía. Mejorar la gestión operacional: El sistema debe disminuir la carga operativa en lo que respecta a manipulación de asuntos, y la asignación y control de actividades por parte de los funcionarios de la PGN, con el ánimo de concentrar sus esfuerzos en el estudio, Requerimientos de Alto Nivel (Documento Final) Pág. 9

10 análisis, ampliación de cobertura y seguridad jurídica, lo cual redundará en una mejor calidad y oportunidad de las decisiones y por ende, en un apoyo decisivo a los propósitos estratégicos de la PGN. 2.2 Alcance Los macroprocesos definidos en los procesos optimizados están orientados a gestionar políticas, ejercer función misional, coordinar y controlar las funciones misionales y ejercer las funciones conexas. Por consiguiente, el alcance del sistema de información misional para la PGN debe apoyar: a) El diseño, formulación y evaluación de las políticas y proyectos relacionados con la misión de la PGN. b) Con respecto a la coordinación de funciones misionales, el sistema debe diseñarse de tal manera que coadyuve a sincronizar las actuaciones de la PGN en todos sus frentes. c) Con relación al control de las funciones misionales, el sistema debe estar diseñado para medir, evaluar y producir un mejoramiento continuo de los productos y los procesos (solicitudes y casos). El mejoramiento continuo se entiende como todas las acciones de tipo preventivo y correctivo que coadyuven a que las acciones de la PGN tengan el real impacto sobre la administración pública y sobre la Nación. d) Ejercer Funciones Misionales: para la ejecución de las funciones misionales, de manera general el sistema debe: Manejar las solicitudes y casos de manera unificada para las tres áreas misionales de prevención, intervención y disciplinario. Manejar y procesar las solicitudes que llegan a la PGN. Abrir, administrar y cerrar los casos, controlando el respectivo trámite al interior de la entidad, ejecutando las actividades requeridas para cada uno. Tener un control global de los procesos, con puntos de control comunes a los mismos, bajando en los niveles de detalle en la medida que se requiera para las funciones de coordinación y control de la función misional. Manejar todas las variantes que se presentan en los diferentes tipos de procesos (casos), es decir, manejar las secuencias o flujos de los casos, las cuales pueden ser invariantes o dinámicas. e) Ejercer Funciones Conexas Con respecto a administrar la información legal: Corresponde al registro, actualización y consulta de documentación en materia de conceptos y decisiones de la PGN; resoluciones, directivas y circulares; y Jurisprudencia de las Altas Cortes. Con respecto a administrar información asociada: Corresponde al registro, actualización y consulta de antecedentes disciplinarios y penales. Requerimientos de Alto Nivel (Documento Final) Pág. 10

11 El sistema de información para la misión de la PGN no solo debe apoyar los procesos de la PGN sino también debe brindar todas las ayudas necesarias para la generación de los productos (resultado de la atención de solicitudes y de la ejecución de los casos), en las diferentes categorías planteadas por la Universidad, por igual para las tres funciones de la misión: Productos principales de los procesos Productos asociados Información del proceso Información asociada (estado y seguimiento) Información legal y de relatoría Así como los procesos optimizados han sido clasificados en obligatorios u opcionales y comunes y específicos, con respecto al alcance, el sistema debe manejar los siguientes tipos de información para cada uno de los casos que se abren en el sistema: Información común obligatoria: la cual aplica para todas las solicitudes y casos que se abren en el sistema y es la información mínima requerida para la atención de las solicitudes y la ejecución de los casos. Información común opcional: la cual aplica para todos los casos que se abren en el sistema y es opcional para la ejecución de los casos. Información específica obligatoria: la cual aplica para todos los casos de un mismo tipo (Ej: laboral, derechos humanos, ambiental, menor y familia, etc.) que se abren en el sistema y es la información mínima requerida para la ejecución de los casos de ese tipo. Información específica opcional: la cual aplica para todos los casos de un mismo tipo (Ej: laboral, derechos humanos, ambiental, menor y familia, etc.) que se abren en el sistema y es opcional para la ejecución de los casos de ese tipo. Requerimientos de Alto Nivel (Documento Final) Pág. 11

12 CAPÍTULO 3. REQUERIMIENTOS Y RESTRICCIONES GENERALES 3.1 Alcance Funcional y Misional del Sistema Para determinar el alcance funcional y misional del sistema, se tomaron como base los documentos generados en las etapas de Entendimiento y de Levantamiento y Mejoramiento de Macroprocesos del presente proyecto. El documento de entendimiento Entorno de la Entidad y Funciones de cada Área Misional, detalla en el Capítulo 4 - Descripción de las Áreas Misionales, las competencias de la PGN por cada una de las funciones constitucionales. La gráfica siguiente sintetiza dichas funciones: Requerimientos de Alto Nivel (Documento Final) Pág. 12

13 Control disciplinario Promoción, protección y defensa de lo D.H Funciones Vigilancia superior con fines preventivos Actuación ante las autoridades administrativas judiciales Estas funciones tienen como fin último garantizar que los funcionarios en el cumplimiento de sus funciones se ajusten al derecho en sus actuaciones; que los procesos administrativos y judiciales se desarrollen con la garantía total para las partes; que la vigilancia preventiva inhiba comportamiento y promueva acciones para la mejor gestión pública y por último que las relaciones sociales se basen en el respeto de los derechos humanos como marco de convivencia. Para el cumplimiento de estas funciones constitucionales, la PGN ejerce funciones misionales y funciones conexas (de apoyo a la misión), las cuales han sido analizadas en el capítulo anterior. Los documentos de la etapa de Levantamiento y Mejoramiento de Macroprocesos, TOMO I- Procesos Existentes y TOMO II Propuesta de Optimización, describen en detalle los macroprocesos que soportan las 3 funciones misionales y los macroprocesos relacionados con las funciones conexas de administración de información legal e información asociada. 3.2 Supuestos para la Definición del Sistema La definición del sistema se ha realizado teniendo en cuenta los siguientes criterios: Requerimientos de Alto Nivel (Documento Final) Pág. 13

14 1. La PGN contará con toda la infraestructura de hardware, software de base, comunicaciones y redes suficientes para la operación del sistema misional. 2. El sistema debe ser diseñado teniendo en cuenta los macroprocesos institucionales y no los procesos individuales de cada una de las áreas de la PGN. 3. La arquitectura del sistema de información debe estar orientada y unificada para las tres funciones misionales de la PGN: prevención, intervención y disciplinaria. 4. La arquitectura del sistema de información debe estar orientada y unificada para la utilización en los tres niveles organizacionales de la entidad: central, regional y provincial. 5. La arquitectura tecnológica que apoye el sistema debe estar orientada con base en la tecnología disponible en el mercado. 6. Con respecto a la información jurídica, manejar en el sistema lo que es exclusivo a las acciones de la PGN. 7. Los subsistemas del sistema de información misional estarán integrados entre sí y con los restantes sistemas de la PGN tanto de tipo estratégico como de apoyo administrativo de forma automática. De igual manera, el sistema debe estar integrado con los sistemas externos de otras entidades del Estado con los cuales se requiera la integración de forma automática. 3.3 Actores del Sistema En el siguiente cuadro se encuentra el esquema de los actores involucrados en el sistema. Requerimientos de Alto Nivel (Documento Final) Pág. 14

15 3.4 Requerimientos Generales a) Manejar de manera global el control de las etapas de los casos, y de manera particular, cada una de las actividades para ejecutar los casos. El sistema debe permitir la selección de una etapa y dentro de cada una de ellas las actividades correspondientes. b) Tener un control global de las solicitudes y los casos, con puntos de control comunes para las diferentes funciones misionales, bajando en las etapas y actividades en la medida que se requiera para las funciones de coordinación y control de la función misional respectiva. c) Permitir el manejo de diferentes casos que involucren las tres áreas misionales (preventiva, disciplinaria e intervención) para una misma solicitud. No deberían existir restricciones para que una solicitud sea trabajado por las tres áreas misionales al mismo tiempo. d) El sistema, dentro de sus funcionaes misionales, debe incluir las solicitudes y casos manejados por la Oficina Jurídica de la entidad, relacionados con estas funciones, tales como demandas, acciones o tutelas contra la PGN. e) Los procesos (casos) deben tener descriptores que permitan transferir automáticamente la información al subsistema que maneje la información jurídica (relatoría) para describir Requerimientos de Alto Nivel (Documento Final) Pág. 15

16 los documentos. f) Consultar la información del sistema por diferentes aspectos tales como por caso, agente, dependencia, entidad y otros. g) Controlar la vigencia de los hechos, para determinar la prescripción de los casos disciplinarios. h) Tener relacionados los documentos asociados con el proceso (solicitudes o casos), bien sean digitalizados, o en cualquier otro tipo de formato (Ej: word, excel, etc.) y su administración asociada. Estos documentos pueden ser de entrada a los procesos (solicitudes y casos) o de salida generados por la PGN. i) El traslado por competencia debe garantizar la identificación única del proceso (solicitud o caso) para seguirle la pista al interior de la entidad. j) Estar en capacidad de soportar actuaciones conjuntas tanto externas como internas en la ejecución de los casos, es decir, el sistema también debe permitir el registro de la información de seguimiento de las actuaciones de la entidades externas tales como la Rama Judicial, Fiscalía y Oficinas de Control Interno Disciplinario de las entidades estatales cuyos procesos se encuentran en intervención por parte de la PGN. k) Ser simple y amigable, que no se tenga involucrado el árbol de decisión del caso en la herramienta del flujo de trabajo. l) Contar con un módulo de administración de los casos que permita fraccionarlos, unificarlos, embeberlos, reasignarlos y registrar los motivos de cada situación. También debería permitir dar peso a los casos según su naturaleza y complejidad. m) Registrar y manejar los instrumentos como actividades relacionadas a cada caso. n) Contar con procesos de control de calidad para evitar y/o corregir que los funcionarios sigan los caminos del árbol de decisión que no deben. o) Manejar la situación donde caso maneja múltiples documentos y un documento puede ser manejado por varios casos.. p) Registrar el histórico de las diferentes actuaciones de los funcionarios. q) El sistema debe lanzar alertas de vencimientos y términos para las actividades de un caso. Requerimientos de Alto Nivel (Documento Final) Pág. 16

17 3.5 Restricciones Generales A continuación se enumeran las restricciones que se han identificado hasta el momento para la definición del sistema y para los subsistemas en sí mismos y hasta dónde llegan y qué no contendrían los sistemas. a) Disponibilidad de recursos económicos para que la PGN cuente con los recursos necesarios (hardware, software de base, comunicaciones y redes) para la operación de los sistemas. b) Los sistemas estratégicos y de apoyo administrativo de la PGN, así como los sistemas misionales existentes que continuarán operando en la entidad, deberán ser adaptados para su integración con el sistema de información misional de la PGN. c) Los eventos (etapas, actividades y actuaciones) que se registren deben ser los mínimos necesarios para no volver inoperante el sistema para los abogados que adelantan los procesos misionales (solicitudes y casos). d) Con relación a la información jurídica la PGN, solo deberá ingresar información asociada con su rol, para la restante información jurídica, preferiblemente debe promover convenios o contratos para adquirir esta información externamente, ya que mucha de esta información existe en otras entidades del estado o a través de empresas privadas que la suministran con fines comerciales. e) Acceso a la red de la PGN, por cualquier medio, físico o móvil en la participación de las audiencias verbales. f) El sistema debe ser diseñado considerando los requerimientos de seguridad de la información, de acuerdo con los niveles de criticidad de la información manejada por los subsistemas. 3.6 Características Generales A continuación se enumeran una serie de características o condiciones generales que deben cumplir los sistemas: a) El sistema debe definirse considerando los procesos transversalmente, sin suscribirlos a una Delegada o área específica, permitiendo que los traslados de los procesos de un área a otra se realicen de manera transparente. b) La generación de estadísticas y reportes debe ser uniforme y general. Requerimientos de Alto Nivel (Documento Final) Pág. 17

18 c) Debe ser un sistema homogéneo con entradas y salidas preestablecidas. d) La navegación por el sistema para los funcionarios de la PGN debe ser similar. La navegación debe ser uniforme, se deberían tomar algunos conceptos y navegaciones actuales para hacer una transición suave a los nuevos sistemas. e) Los términos (plazos) y modalidades de las actividades de los casos deben ser independientes y deben estar definidas como parámetros en el sistema f) El sistema debe permitir homogenizar el grado o nivel de detalle con el cual se le hace seguimiento a los casos. g) El sistema no solo debe registrar eventos (etapas, actividades y actuaciones), sino que debe ser inteligente para detectar posibles omisiones, duplicaciones, etc. En algunos casos, como por ejemplo violaciones a los derechos humanos o infracciones al DIH, el sistema debería también orientar al funcionario en la calificación de las conductas y las pruebas relevantes que deben ser solicitadas según el tipo de infracción. h) La información restringida debe tener los mecanismos de seguridad suficientes para mantener la confidencialidad de los casos. i) Por el alto nivel de criticidad de la calidad de información para el buen funcionamiento y la sostenibilidad del sistema, la información debe filtrarse y generar procesos de alerta tempana al respecto. El sistema debería manejar diferentes grados de seguimiento, por ejemplo, tipificando los casos como de connotación internacional, nacional, regional o local, teniendo en cada caso, una escala de seguimiento diferente. j) Se debe manejar con claridad la dispersión de procesos, duplicidad de procesos y las múltiples decisiones en casos colectivos. k) El sistema debe ser autodocumentado funcionalmente, con ayudas automáticas. l) Generar y hacer un seguimiento a flujos paralelos, atendiendo la naturaleza de los procesos. m) El sistema de manejo de la información jurídica debe tener esquemas de ingreso de la documentación de manera ágil y estandarizada para aumentar la cobertura en cuanto al contenido de sus bases de datos. n) El sistema debe estar en capacidad de manejar la parametrización de las etapas y actividades para las diferentes funciones misionales de la PGN en los casos de cambios de legislación y adicionalmente, debe poder funcionar en forma simultánea los casos con las diferentes condiciones de cada una de las leyes. (Ejemplo: procesos que se tramitan con la Ley 200 de 1995 y procesos con la Ley 734 de 2003). Requerimientos de Alto Nivel (Documento Final) Pág. 18

19 o) Las interfaces que se desarrollen entre el SIM, SIRI y otros sistemas no misionales de la PGN, deben ser desarrolladas con el esquema de solicitudes y respuestas entre los sistemas, con el propósito de que si alguno de los sistemas tiene cambios en el futuro, el desarrollo de los restantes sistemas se impacte lo menos posible. No obstante, podrán existir interfaces que por sus características o por las condiciones de los sistemas existentes como SIRI, puedan requerir otro tipo de interoperabilidad entre ellos. Un ejemplo de esto sería la interface requerida entre SIMIP y SIRI (SIMIP_INT_2) cuando se requiere transmitir la información de los fallos sancionatorios en SIMIP a SIRI. Requerimientos de Alto Nivel (Documento Final) Pág. 19

20 CAPÍTULO 4 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES 4.1 Alcance de los Sistemas con Relación a los Procesos Los requerimientos del sistema de información propuestos en el presente documento, cubren los macroprocesos definidos en la propuesta de optimización, y que se enumeran a continuación: a) Comunes obligatorios (COB) b) Comunes opcionales (COP) c) Específicos opcionales (EOP) d) Específicos obligatorios (EOB) Sub-procesos comunes obligatorios (COB) COB_Valorar y Radicar Solicitud COB-Clasificar Asunto y Asignar Competencia COB-Asignar Servidor Público COB-Evaluar Asunto COB-Abrir Caso COB-Verificar Hechos COB-Establecer Marco Normativo COB-Evaluar y Decidir Caso COB-Cerrar Caso COB-Archivar Documentación Sub-procesos Comunes opcionales (COP) COP_Presentar Instrumento COP_Resolver Instrumento Requerimientos de Alto Nivel (Documento Final) Pág. 20

21 Sub-procesos específicos opcionales (EOP) EOP_PDI_Tomar Medidas Preventivas EOP_PIJ_Revisar Expediente en Despacho Judicial o Administrativo EOP_PFP_Hacer Seguimiento Sub-procesos específicos obligatorios (EOB) EOB_PRE_Divulgar Información Jurídica EOB_PRE_Recopilar Información Legal EOB_PRE_Atender Consultas Internas EOB_PSI_Aplicar Sanción EOB_PSI_Registrar Evento EOB_PSI_Verificar Cumplimiento EOB_PSI_Controlar Calidad EOB_PSI_Emitir Certificado Antecedentes En el Anexo 1 de este documento se muestra la relación existente entre los procesos optimizados (definidos en el Entregable 2 TOMO II Procesos Optimizados) y los sistemas de información (identificados en el Entregable 5 Mapa de Sistemas). 4.2 Listado General de Requerimientos (Casos de Uso) En el cuadro de las siguientes páginas se identifican los requerimientos de alto nivel utilizando la nomenclatura de UML para los Casos de Uso. Se ha identificado el nombre del caso de uso, una breve descripción y los actores involucrados. Este listado general de requerimientos ha sido clasificado por los sistemas de información identificados en el documento del Mapa de Sistemas. Requerimientos de Alto Nivel (Documento Final) Pág. 21

22 SISTEMA NOMBRE REQUERIMIENTO DESCRIPCION ACTORES SIMIP1 Asignar competencia (Dependencia) El presente caso de uso tiene como objetivo asignar la dependencia que se hará cargo de la solicitud. El sistema automáticamente debe asignar la dependencia competente para una solicitud o petición basado en la información registrada en el sistema en el caso de uso de SIAM Administrar Competencias de las Dependencias, en el que se describen los temas y normas que determinan las competencias. Esta asignación automática se puede realizar cuando los ciudadanos o autoridades diligencien la solicitud o petición de manera completa, en cuyo caso se cuenta con toda la información. SIMIP2 Evaluar duplicidad El presente caso de uso tiene como objetivo evaluar la duplicidad de solicitudes ingresadas al sistema, y advertir al servidor para que decida si definitivamente la solicitud debe ser abierta o no. Si la solicitud llega por la Web y el sistema detecta duplicidad, la advierte al usuario, indicándole en número de radicación de la solicitud o caso existente. El mecanismo también debe funcionar cuando la solicitud se inicia de oficio. También debería funcionar si lo que se reporta es el inicio de una investigación disciplinaria, para el ejercicio del poder preferente. Servidor SIMIP3 Acumular solicitud El presente caso de uso tiene como objetivo combinar la información de una solicitud con otra ya existente, vinculando las dos solicitudes indicando cual solicitud depende de la otra e inactivando la solicitud dependiente. Servidor SIMIP4 Reversar acumulación El presente caso de uso tiene como objetivo permitir reversar la acumulación efectuada sobre una solicitud o un caso. SIMIP5 Abrir un documento de correspondencia en varias solicitudes El presente caso de uso tiene como objetivo permitir que una solicitud recibida en correspondencia se convierta en más de una solicitud en el sistema en el momento en que se considere que debe ser atendida por varias dependencias (ejemplo: tiene un componente de intervención, uno de disciplinario, etc). en división de registro y control SIMIP6 Acumular caso El presente caso de uso tiene como objetivo combinar la información de varios casos en uno solo, vinculando la información, creando una relación de dependencia, de un caso en otro existente e inactivando el caso dependiente. Servidor Requerimientos de Alto Nivel Funcionales (Documento Final) Pág. 22

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