MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS

Transcripción

1 MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS 1

2 INTRODUCCIÓN Las políticas de operación deben entenderse como el elemento de control que establece las guías de acción que permiten la implementación a las estrategias de ejecución de la entidad pública, definiendo los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas y proyectos previamente definidos. Imponen limitaciones y obligaciones sobre la forma de llevar a cabo la operación de la entidad. Las POLÍTICAS DE OPERACIÓN estructuran los criterios para definir los flujos de trabajo establecidos en el MODELO DE OPERACIÓN, los parámetros de diseño de las actividades y tareas requeridas para dar cumplimiento a los objetivos definidos para cada uno de los procesos, y los criterios de actuación que han de tenerse en cuenta para tomar decisiones cuando se presenten condiciones inesperadas en la operación de la entidad; establecen así mismo las acciones y mecanismos asociados a los procesos que permite prever los riesgos, que pueden inhibir el cumplimiento de las metas y sus resultados; definen los parámetros de medición del desempeño de los procesos y de los servidores que tienen bajo su responsabilidad la ejecución. Facilita el Control administrativo y reduce la cantidad de tiempo que los administradores ocupan en tomar decisiones sobre asuntos rutinarios. 2

3 Este elemento hace parte del componente Actividades de control que constituye el conjunto de elementos que al articularse e interrelacionarse, garantizan el Control a la ejecución de la función, planes y programas de la entidad pública, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos. 3

4 1. PRINCIPIOS Y FUNDAMENTOS La definición de las POLÍTICAS DE OPERACIÓN facilita el cumplimiento de los principios de Economía, al dotar a la entidad de los lineamientos necesarios para que la adquisición y mantenimiento de los recursos y capacidades requeridos para su gestión, se realice de acuerdo con las políticas de austeridad y mesura en el gasto público; de Eficiencia, al establecer los parámetros bajo los cuales deben realizarse las actividades y tareas para la obtención de productos y servicios que satisfagan las necesidades de sus grupos de interés, mediante un uso racional de los recursos y capacidades institucionales; de Eficacia, al establecer las condiciones bajo las cuales deben entregarse los productos y servicios requeridos por los públicos que atiende la entidad pública; de Celeridad, al determinar los tiempos y condiciones necesarias para la ejecución de las actividades y tareas; de Preservación del Medio Ambiente, al tener presente la protección de la vida y de las condiciones ambientales. Las POLÍTICAS DE OPERACIÓN permiten definir dentro de los límites establecidos por la Constitución y la ley, las normas y directrices relativas a la operación de la entidad, dando paso a la Autorregulación; facilita la Autogestión institucional, en tanto se aprovechan las fortalezas y capacidades en procura del propósito institucional y promueve el Autocontrol, al procurar de cada servidor la disposición de sus capacidades y habilidades al servicio de la entidad. 4

5 2. OBJETIVOS Establecer guías de acción que direccionen la operación de la entidad pública hacia la implementación de las estrategias organizacionales. Mantener la coherencia y armonía entre las definiciones estratégicas y la operación de la entidad. Establecer las normas administrativas necesarias a garantizar la adquisición y uso de los bienes y servicios, requeridos para el desarrollo de sus propósitos. 3. MARCO LEGAL La LEY 87 DE "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en la entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones argumenta a través de su Artículo 4º que se debe implementar dentro del marco de implementación del MECI los siguientes elementos la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos. El DECRETO Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial establece a través de su Artículo 14 que la EJECUCIÓN del sistema de control interno Implica el desarrollo de las actividades de la organización, determinadas en el proceso de planeación, que contribuyen al logro de los objetivos corporativos establecidos, mediante la aplicación y/o combinación adecuada de procesos, procedimientos, métodos, normas, recursos, sistemas de comunicación, información y seguimiento. 5

6 4. MARCO CONCEPTUAL POLITICAS DE OPERACIÓN. Guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad pública; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo previamente definido por la entidad. PROCESO: este se define como el conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los procesos se clasifican en: Procesos Estratégicos: incluyen los relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación, disposición de recursos necesarios y revisiones por la Dirección. Procesos Misionales: incluyen todos aquellos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento del objeto social o razón de ser. Procesos de Apoyo: incluyen aquellos que proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación. Procesos de Evaluación: incluyen aquellos necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. 5. NIVELES DE RESPONSABILIDAD La definición y divulgación de las POLÍTICAS DE OPERACIÓN para el caso de la Administración Central es responsabilidad en primera instancia del Alcalde Municipal, Equipo Directivo y el Equipo MECI. 6

7 6. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE GUTIÉRREZ 6.1. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS ESTRATÉGICOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO AL ESQUEMA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL, PLAN DE DESARROLLO Y ELABORACIÓN DE PROYECTOS: La Visión de desarrollo y progreso que se plantea para el municipio es el resultado del diagnóstico, análisis, proyección, debate y concertación de las necesidades más sentidas de la comunidad; este proceso se sintetiza en el plan de desarrollo municipal, esquema de ordenamiento territorial y en la elaboración de los distintos proyectos sociales. Su materialización se evidencia con la puesta en marcha de los diferentes proyectos y se evalúa en la rendición de cuentas. Los procesos que sugieren una planeación estratégica deben sustentarse en un diagnostico acorde con las necesidades de la comunidad a través de la elaboración de bases de datos confiables elaboradas y organizadas por los funcionarios de la administración. La planeación del municipio estará encabezada por la Secretaria de Planeación y Obras Publicas o en compañía de los funcionarios responsables de cada proceso según lo amerite. El direccionamiento de cada dependencia será programado a través de los planes de Acción de forma anual y serán formulados por los responsables de cada dependencia. 6.2 MODELO DE OPERACIÓN DE LOS PROCESOS MISIONALES TRANSPORTE ESCOLAR El objetivo principal de este proceso es lograr el buen funcionamiento y permanencia de la estrategia transporte escolar para todos los alumnos en edad escolar para secundaria residentes en el área rural y evitar de esta manera la deserción escolar. 7

8 LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN El objetivo de este proceso es otorgar las licencias de construcción a los usuarios solicitantes que cumplan los requisitos establecidos en el orden nacional, pensando en el desarrollo integral y ordenado de nuestro municipio. SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS Este proceso va en caminado a prestar los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo de manera eficiente en cumplimiento de lo establecido en el plan de desarrollo conforme a los recursos existentes y que se puedan gestionar, para lograr el desarrollo integral de la población Gutierrense. DESARROLLO AGROPECUARIO Y AMBIENTAL La finalidad de este proceso es Fomentar en el Municipio la Asistencia Técnica y el Desarrollo Agropecuario en conjunto con la calidad del medio Ambiental. Esto se logra a través del Mejoramiento y fortalecimiento la Sanidad de los animales de producción y compañía; mejorando la calidad y fortalecimiento de los productos (Cultivos) ya establecidos y los nuevos; Mejorando y dando oportunidad a los productores con más posibilidades genéticas para su ganadería y Fomentar en la comunidad la conciencia y actitud por un ambiente sano. SEGURIDAD Y ORDEN PÚBLICO Lograr la tranquilidad y paz social en todo el territorio del Municipio de Gutiérrez, a través de la oportuna reacción de las autoridades administrativas, militares y de policía. 8

9 GESTIÓN DEL RIESGO Identificar, conocer y reducir los riesgos de desastres que tengan posibilidad de ocurrir en el Municipio de Gutiérrez y que puedan afectar las vidas, los bienes y derechos de las personas. VICTIMAS Formular o ejecutar los planes, programas, proyectos y acciones específicas, tendientes a la atención y reparación integral de las víctimas del conflicto interno armado. FAMILIAS EN ACCIÓN Realizar procesos de verificación de cumplimiento de compromisos, inscripción, pagos, trámites de novedades, etc, a los beneficiarios del programa familias en acción EJECUCIÓN DE PROYECTOS Materializar o poner en marcha los proyectos previamente planeados por las distintas dependencias. 9

10 LECTOESCRITURA, SISTEMAS Y LUDOTECA Prestar servicios y herramientas que ayuden a la formación educativa y cultural de la comunidad Gutierrense en especial a los niños y jóvenes. Facilitar recursos informativos y prestar servicios mediante diversos medios con el fin de cubrir las necesidades de personas y grupos en materia de instrucción, información y perfeccionamiento personal comprendidas actividades intelectuales de entretenimiento y ocio MODELO DE OPERACIÓN DE PROCESOS APOYO CORRESPONDENCIA El objetivo de este proceso consiste en garantizar que la toda la correspondencia física, telefónica, verbal y electrónica se le dé trámite y respuesta oportuna y adecuada logrando la participación del Municipio en diferentes proyectos y oportunidades para su comunidad y evitar sanciones por parte de los organismos de control. TRAMITES ADMINISTRATIVOS Gestionar las distintas solicitudes y requerimientos provenientes de la comunidad, autoridades administrativas, judiciales, organismos de control, etc, culminando con una respuesta, un acto administrativo, un oficio, una certificación o la solución al respectivo requerimiento. 10

11 ADQUISICIÓN DE MAQUINARIA Gestionar la modernización del banco de maquinaria pesada para el Municipio, al igual que el mantenimiento rutinario de la misma. MANEJO DE PERSONAL Consiste en la búsqueda, evaluación y selección de los funcionarios que cualitativamente requiere la Administración para el cumplimiento de sus objetivos y metas, así como su formación y capacitación para que mantengan su idoneidad. FACTURACIÓN Prestar de forma oportuna el servicio de facturación para generar ingresos al municipio y poder revertir los ingresos en el mejoramiento de los procesos de acueducto, alcantarillado y aseo. CONTRATACIÓN Satisfacer las necesidades que tengan las diferentes dependencias y comunidad en general. 11

12 RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS Colaborar a la comunidad en general para la resolución de conflictos comunitarios y familiares teniendo como primera opción el mecanismo de la conciliación y como última instancia haciendo efectivas sanciones de policía o imposición de órdenes para el restablecimiento de derechos de los niños niñas y adolescentes. INVENTARIO DE BIENES Llevar registro actualizado de los bienes muebles e inmuebles del municipio, y de esta manera ejercer el control y custodia de los bienes del Municipio. FINANCIEROS Garantizar la óptima gestión de los recursos públicos Municipales desde la base de un equipo de trabajo organizado, responsable, honesto, transparente, eficiente y eficaz en el manejo las finanzas públicas territoriales, lo cual incluye la correcta ejecución presupuestal activa y pasiva, como su contabilización y rendición de informes de cara a la comunidad en pro de cumplir con el Plan de Desarrollo. INFORMACIÓN SOBRE HABITANTES Recopilar la información de todos los habitantes del municipio para formar una estadística general y ser priorizada. A través de este proceso se conoce y mantiene actualizada la base de datos de los habitantes del Municipio. 12

13 6.4. MODELO DE OPERACIÓN DE PROCESOS EVALUACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO La función de la Oficina de Control Interno está orientada hacia el trabajo de sensibilización de los funcionarios, con el propósito de lograr la aceptación y compromiso en la nueva filosofía de gerencia estratégica, que incluye la implementación a todo nivel del Control Interno bajo el esquema del Modelo Estándar de Control Interno MECI. 13