MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

Transcripción

1 1. OBJETIVO Establecer las normas complementarias que regulen los procedimientos institucionales de adquisiciones de bienes y contrataciones de servicios, de conformidad con la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, determinando las responsabilidades de las diferentes Unidades Orgánicas que intervienen en su ejecución. 2. ALCANCE Las normas y procedimientos establecidos en la presente Directiva deben ser aplicadas y cumplidas obligatoriamente por la Dirección, Jefatura de Administración, el Area de Abastecimiento y Servicios y el Area de Presupuesto, así como por la Oficina de Asesoría Legal, y todas las Unidades Orgánicas que intervengan en los procesos. Los funcionarios y servidores de las Unidades Orgánicas que participan en la ejecución de los diferentes procesos para las adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios, son responsables de la aplicación y cumplimiento de las disposiciones legales, administrativas, técnicas y de control, que los regulan. Cuando esta Directiva mencione la palabra Ley, se entenderá que se refiere al Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado mediante Decreto Supremo N PCM y la palabra Reglamento, al Reglamento del Ley aprobado por Decreto Supremo N PCM. 3. MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES La presente Directiva podrá ser modificada y actualizada por efectos de la evaluación periódica de su aplicación, para lo cual las Unidades Orgánicas vinculadas a los referidos procesos presentarán la correspondiente propuesta fundamentada a la Jefatura de Administración, la que una vez evaluada será remitida a la Unidad de Organización y Sistemas para la modificación respectiva y trámite de aprobación. 4. DISPOSICIONES GENERALES 4.1. Órganos y Funcionarios Responsables de la Entidad Para efectos de la aplicación de la presente Directiva en concordancia con la Ley y su Reglamento se considera: - EL Titular del Pliego, la máxima autoridad administrativa y ejecutiva, que es el Presidente Ejecutivo. - EL Órgano Responsable, de conducir y coordinar la formulación del proyecto del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y de efectuar las contrataciones y adquisiciones, es la Dirección. - EL Órgano de Apoyo Responsable, de formular el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y supervisar los procesos de selección y adquisición, es la Jefatura de Administración. - Los Comités Especiales designados para cada caso, y el Comité Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y de Menor Cuantía.

2 4.2. Programación de las Adquisiciones y Contrataciones Dentro de los montos, márgenes y cantidades aprobados en el Presupuesto Institucional, la Jefatura de Administración, dentro de su función de programación y evaluación de adquisiciones, a través de el Area de Abastecimiento y Servicios, deberá consolidar y valorizar las necesidades de bienes y servicios, que cada una de las dependencias de Protransporte le presentarán en función a sus respectivas metas, señalando sus prioridades, la oportunidad de contratación o adquisición y un perfil genérico de las especificaciones técnicas. Sobre la base del análisis de la información recibida, del estudio de las posibilidades del mercado y de la disponibilidad de recursos humanos y materiales de la Institución, la Jefatura de Administración, por intermedio de el Area de Abastecimiento y Servicios y el Area de Presupuesto y en coordinación con las dependencias usuarias, elaboraran el proyecto del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, el que deberá contener, cuando menos, lo siguiente: a) El objeto de la contratación o adquisición. b) La descripción de los bienes y servicios a adquirir o contratar. c) El valor estimado de la contratación o adquisición. d) El tipo de proceso que corresponde al valor estimado y al objeto. e) La fuente de financiamiento. f) Tipo de moneda. g) Los niveles de centralización o desconcentración de la facultad de adquirir o contratar. h) Las fechas probables de las convocatorias de los procesos de selección planificados. El Plan Anual considerará todas las adquisiciones y contrataciones con independencia del régimen que las regule. Serán incluidas en el Plan Anual las Adjudicaciones de Menor Cuantía cuyas adquisiciones y contrataciones puedan ser programadas. El Gerente de Administración y Finanzas presentara el proyecto del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones al Gerente General, quien lo derivara a la Oficina de Asesoría Legal el proyecto de resolución respectivo para su visación y trámite de aprobación por el Titular del Pliego. El Plan Anual deberá ser aprobado dentro de los treinta (30) días naturales siguientes de aprobado el Presupuesto Institucional y deberá estar en concordancia con el monto asignado conforme a las leyes presupuestales para el ejercicio anual a ejecutarse. La Jefatura de Administración es la responsable de preparar la documentación necesaria, a fin de que el Plan Anual aprobado sea difundido conforme lo establece el Artículo 26 del Reglamento. Solo se podrá convocar y efectuar las licitaciones públicas, concursos públicos, adjudicaciones directas y adjudicaciones de menor cuantía que hayan sido previamente programadas y se encuentren incluidas en el Plan Anual Adquisiciones y Contrataciones no incluidas en el Plan Anual Las licitaciones públicas, concursos públicos y adjudicaciones directas no contenidos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, serán incluidas en el proceso de modificaciones, previo informe técnico sustentatorio de la Unidad Orgánica solicitante,

3 el valor referencial y el tipo de proceso determinado por el especialista en adquisiciones y con la opinión de disponibilidad presupuestal de el Area de Presupuesto. El Titular del pliego o el funcionario en quien este delegue esta atribución mediante resolución expresa, aprobará las modificaciones del PAAC. La Jefatura de Administración es la responsable de disponer la preparación de la documentación necesaria para la inclusión y exclusión de procesos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, de conformidad con la asignación presupuestal o en el caso de reprogramación de las metas institucionales. La modificación del Plan Anual se realizará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 27 del Reglamento Determinación del Proceso de Selección La Jefatura de Administración en coordinación con la dependencia usuaria y en el marco del Artículo 78 del Reglamento, determinará el proceso de selección aplicable para la adquisición o contratación de bienes y servicios, según corresponda Valor Referencial El Gerente de Administración y Finanzas, a propuesta de los Especialistas de Adquisiciones Nacionales e Internacionales aprobará el valor referencial debidamente sustentado para los procesos de Licitación Pública y Concurso Público. En el caso de los procesos por ítems, el valor referencial de cada ítem no será inferior a una (1) Unidad Impositiva Tributaria vigente al momento de la transacción de conformidad con lo dispuesto en el inciso g) del numeral 2.3 del artículo 2 de la Ley. El Gerente de Administración y Finanzas, a propuesta de los Especialistas de Adquisiciones Nacionales e Internacionales aprobará el valor referencial debidamente sustentado para los procesos de Adjudicaciones Directas Públicas y Selectivas y Adjudicaciones de Menor Cuantía. En los procesos de Adjudicaciones Directas Selectivas y Públicas y Adjudicaciones de Menor Cuantía cuya modalidad sea por ítem, el valor referencial de cada ítem no será inferior a una (1) Unidad Impositiva Tributaria. Los ítems menores a una (1) Unidad Impositiva Tributaria serán programados como compras o contrataciones directas serán aprobadas por el Gerente general, a propuesta de la Jefatura de Administración (Especialista en Adquisiciones). Para la determinación de los valores referenciales deberá tomarse en consideración los recursos previstos en el presupuesto y los resultados de los estudios o sondeos sobre los precios que ofrece el mercado. El valor referencial y el sustento respectivo serán puestos en conocimiento de los Comités Especiales respectivos, los que podrán observarlos y solicitar su revisión a la Jefatura de Administración El valor referencial se calculará incluyendo todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas y de ser el caso los costos laborales respectivos, conforme a la legislación vigente, así como cualquier otro concepto que le sea aplicable y que pueda incidir sobre el valor de los bienes y otros según los Artículos 32, 33 y 35 del Reglamento. No deberán tener una antigüedad mayor a dos (2) meses Confidencialidad de las Propuestas

4 Los integrantes del Comité Especial, del Comité Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuantía, el Gerente de Administración Y Finanzas asi como los Especialistas y Asistentes en Adquisiciones, son los responsables de velar por la confidencialidad de las propuestas y/o cotizaciones presentadas por los postores, debiendo evitar que la información de los procesos sea transmitida a personas ajenas a los mismos Responsables de la conducción de los Procesos de Selección La ejecución de los procesos de selección estará a cargo de: - El Comité Especial, para los casos de Licitaciones Publicas y Concursos Públicos. - El Comité Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuantía, para los casos de Adjudicaciones Directas Públicas y Selectivas, y las Adjudicaciones de Menor Cuantía programables. - La Jefatura de Administración, para los casos de adquisiciones o contrataciones cuyos montos en cada caso, sean iguales o inferiores a una Unidad Impositiva Tributaria (UIT), vigente al momento de la transacción. A requerimiento del Comité Especial o del Comité Especial Permanente, la Jefatura de Administración designará un Notario para los actos públicos que requieran los procesos. Constitución del Comité Especial El Comité Especial para los procesos de Licitaciones Publicas y Concursos Publicas será designado por Resolución del Presidente Ejecutivo, a propuesta del Gerente General, con cargo a dar cuenta al Directorio, según el artículo 43 del Reglamento. Para tal efecto, la Jefatura de Administración, en el marco del artículo 41 del Reglamento, coordinara con las Áreas técnicas correspondientes a fin de que estas propongan la participación de personal idóneo como miembros Técnicos titulares y suplentes de los respectivos Comités. La designación puede ser para más de un proceso siempre que así lo establezca expresamente la Resolución. En caso del proceso de selección para la adquisición y contratación de bienes y servicios especializados, el Comité Especial deberá estar conformado par uno o más especialistas en el objeto de la convocatoria, de la misma Entidad u otra Entidad, pudiendo ser un experto independiente. Constitución del Comité Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuantía El Comité Especial Permanente para los procesos de Adjudicaciones Directas Públicas y Selectivas y Adjudicaciones de Menor Cuantía será designado por Resolución del Presidente Ejecutivo, a propuesta del Gerente General. En casos de Adjudicaciones Directas Públicas y Selectivas para la contratación y adquisición de bienes y servicios altamente sofisticados, el Comité Especial Permanente deberá incorporar profesionales especializados que serán designados por el Gerente General, a propuesta de la Jefatura de Administración, conforme a lo dispuesto en el Artículo 41 del Reglamento.

5 El Comité Especial estará conformado por tres (3) o cinco (5) integrantes titulares con igual número de suplentes. Cualquier suplente puede sustituir a un titular por ausencia de este último, siempre y cuando se respete la conformación establecida. Una vez que el miembro titular ha sido reemplazado por el miembro suplente ya no podrá reincorporarse al proceso de selección. De la recepción de propuestas por el Comité Especial Permanente para Adjudicaciones Directas En los casos de Adjudicaciones Directas Selectivas, las propuestas de los postores serán obligatoriamente ingresadas en sobre debidamente selladas a través de la Recepción y derivadas directamente al Comité Especial Permanente, organismo autónomo y responsable de estos tipos de procesos. En el caso de Adjudicaciones de Menor Cuantía, las propuestas también serán obligatoriamente ingresadas en sobre debidamente selladas a través de la Recepción y derivadas directamente al Comité Especial Permanente por el postor o remitidas vía fax o correo electrónico. De las funciones del Comité Especial y del Comité Especial Permanente El Comité Especial y el Comité Especial Permanente son los responsable de llevar adelante el proceso de selección respectivo y tienen a su cargo la organización, conducción y ejecución de la integridad del proceso hasta que la buena pro quede consentida, administrativamente firme o hasta que se produzca la cancelación del proceso, de acuerdo a las siguientes actividades: a) Elaborar el proyecto de Bases para su aprobación por el Titular de Pliego o del funcionario en quien se haya delegado dicha facultad; b) Disponer la realización de la convocatoria del proceso; c) Solicitar el apoyo de las Unidades Orgánicas o dependencias pertinentes que se requiera para el desarrollo del proceso. Las dependencias tienen la obligación de prestar dicho apoyo bajo responsabilidad; d) Observar el valor referencial en caso de considerarlo necesario y con la debida justificación; e) Observar las especificaciones técnicas detalladas que le propongan, cuando considere que no se ajustan a la normatividad o no estén de acuerdo con las posibilidades que ofrece el mercado; f) Evaluar y absolver las consultas a las bases; g) Evaluar y absolver las observaciones a las bases; h) Recibir las ofertas (propuestas) de los postores interesados en el proceso de selección; i) Abrir, calificar (determinar si es propuesta válida) y evaluar las propuestas de los postores, de acuerdo al cronograma correspondiente del proceso; j) Ser el único autorizado a interpretar las bases luego que han sido integradas y sólo para efectos de su aplicación; k) Postergar, en su caso, los actos públicos o etapas del proceso, por causa debidamente sustentada, comunicando a todos los participantes registrados y a la Jefatura de Administración; 1) Realizar todo el acto necesario o conveniente en el proceso hasta que la buena pro quede consentida o administrativamente firme, incluyendo los informes relativos a recursos de impugnación;

6 m) Hacer del conocimiento de los interesados los resultados de la evaluación y buena pro, según el mecanismo legal previsto: Publicación y/o Notificación; n) Una vez consentida la buena pro, remitir a la Jefatura de Administración el expediente completo del proceso ejecutado conteniendo la documentación correspondiente, debidamente foliado, y o) Declarar desierto. - El Comité Especial no podrá de oficio modificar las bases aprobadas. - Los miembros del Comité Especial deberán presentar a la Jefatura de Administración una Declaración Jurada de quo no tienen sanción vigente por su actuación come miembro de algún Comité Especial. De la forma de decisiones Para que el Comité Especial y el Comité Especial Permanente puedan sesionar como tal se exige la presencia del número total de sus miembros. En caso de ausencia se procederá conforme a lo dispuesto en el Artículo 48 del Reglamento, es decir, cualquier suplente puede sustituir a un titular por ausencia de este último, siempre que se respete la conformación establecida en el Artículo 41 del Reglamento. Una vez que el miembro titular ha sido reemplazado por el miembro suplente ya no podrá reincorporarse al proceso de selección. Los acuerdos se adoptan por unanimidad o por mayoría. No cabe la abstención por parte de ninguno de los miembros. De la Autonomía El Comité Especial y el Comité Especial Permanente son autónomos en sus decisiones, solo requieren ratificación en los casos que la Buena Pro ha sido otorgada a una propuesta económica superior al valor referencial dentro del margen del 10% adicional en los que se requiere la opinión presupuestal favorable de el Area de Presupuesto en donde se evidencia que se cuenta con la asignación suficiente de recursos aprobada por el Titular del Pliego. De la Responsabilidad Todos los miembros del Comité Especial y del Comité Especial Permanente son responsables solidariamente por las decisiones que adopten y por ende por que la selección realizada se encuentre arreglada a Ley dentro de los márgenes de discrecionalidad para su actuación que indique las normas de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, en consonancia con los principios que regulan las Adquisiciones del Estado: moralidad, libre competencia, imparcialidad, transparencia, eficiencia, economía, vigencia tecnológica y trato justo e igualitario Acceso a las Bases Luego que el Comité Especial y el Comité Especial Permanente elaboren las bases y estas sean aprobadas, serán registradas por el Especialista en Adquisiciones en el Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, desde donde podrán tener acceso los proveedores a dicho documento. Todo proveedor que desee participar en el proceso deberá registrarse pagando un derecho en el Area de Presupuesto. Asimismo, todo participante que haya cumplido con el pago del derecho de registro, podrá solicitar un juego de bases al Comité correspondiente o donde se indique en las bases del proceso. El Comité Especial y el Comité Especial Permanente informaran a la Jefatura de

7 Administración a más tardar el día anterior a la convocatoria, el cronograma de las etapas del proceso a fin que proceda a cobrar el derecho de participación a todos los interesados. Al término del plazo indicado, el Tesorero remitirá al Comité Especial o al Comité Especial Permanente, según corresponda, la relación de proveedores registrados, adjuntando fotocopia de las facturas emitidas por dicho concepto. Sin perjuicio de lo establecido en el párrafo anterior, el Tesorero deberá informar permanentemente por escrito y/o vía sistema al Comité Especial y al Comité Especial Permanente de los registros, a fin que estos puedan notificar a los proveedores participantes la absolución de consultas y de observaciones a las bases que se hubieren presentado. En casos que se prorrogue el proceso, el Comité Especial y el Comité Especial Permanente comunicarán oportunamente a la Gerencia de General la fecha hasta la cual se efectuará el registro de los participantes Constancias del CONSUCODE El pastor ganador de la Buena Pro, antes de la suscripción del Contrato o recepción de la Orden de Compra - Guía de Internamiento o de la Orden de Servicio, presentará a la Jefatura de Administración, la constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado, otorgado par el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - CONSUCODE, con excepción de los procesos de Adjudicación de Menor Cuantía en donde la verificación será efectuada directamente por el Especialista en Adquisiciones, conforme al Artículo 8 de la Ley y 200 del Reglamento y del articulo 33 del Reglamento Nacional de Contratista y Registro de Inhabilitados para contratar con el Estado. La Jefatura de Administración remitirá a la Oficina de Asesoría Legal, copias de las Constancias a que se refieren los dos párrafos anteriores Elaboración y suscripción de los Contratos La Jefatura de Administración remitirá todo el expediente de lo actuado por el Comité Especial, a la Oficina de Asesoría Legal, para la formalización del Contrato El expediente contiene: copia de las Bases, copia de la absolución de consultas y de observaciones, copia de las actas de evaluación técnica y Adjudicación de la buena pro, así como copia de las propuestas técnicas y económicas del pastor o postores que obtuvieron la buena pro. El contrato, con la conformidad del Jefe de la Oficina de Asesoría Legal, del Jefe del Área usuaria, del Gerente de Administración y Finanzas y del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, será presentado al Gerente General para su suscripción. El contrato se suscribirá en tres (3) ejemplares, los que serán distribuidos dos para la Jefatura de Administración (01 para el Expediente y 01 para Adquisiciones) y otro para el Postor Ganador. Asimismo se deberá remitir copia del Contrato debidamente firmado a el Area de Presupuesto, y a los usuarios o solicitantes del bien o servicio objeto del contrato, pudiendo utilizar medios electrónicos de transmisión de datos (scanner, , etc.).

8 4.11. De las responsabilidades Del Comité Especial El Comité Especial es responsable del proceso de selección de Licitaciones y Concursos Públicos, desde la elaboración de las Bases Administrativas, la convocatoria y hasta que quede consentida la buena pro o se cancele el proceso Del Comité Especial Permanente El Comité Especial Permanente es responsable del proceso de selección de Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuantía, desde la elaboración de las Bases Administrativas, la convocatoria y hasta que quede consentida la buena pro o se cancele el proceso Del Gerente de Administración y Finanzas El Gerente de Administración y Finanzas es responsable del proceso de selección de Licitación Publica, Concurso Publico, Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuantía, desde la recepción del requerimiento hasta la remisión al Comité Especial o al Comité Especial Permanente; y a parir del consentimiento del proceso hasta la liquidación del contrato respectivo. Así mismo es responsable de aprobar y supervisar las compras y contrataciones directas Del Asistente en Adquisiciones El Especialista en Adquisiciones es responsable de realizar el estudio o indagaciones del mercado, determinar el valor referencial, Elaborar las órdenes de Compra y/o Servicios, y archivamiento del expediente, de los procesos de selección que se le asignen Del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios Es responsable de la supervisión y control de las actividades del Especialista en Adquisiciones Del Gerente de Administración y Finanzas El Gerente de Administración y Finanzas refrenda los actos del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios y del Especialista en Adquisiciones, así como su documentación mediante el control correspondiente Del control previo y concurrente El Gerente de Administración y Finanzas, el Jefe de la Oficina de Asesoría Legal, así corno los funcionarios y trabajadores quo participan en los procesos de selección, son responsables de efectuar las acciones de control previo y concurrente de las etapas de los procesos para las Adquisiciones y Contrataciones, de obtención de recursos, del seguimiento y control de cumplimiento de las obligaciones contractuales, de la recepción de bienes y de la prestación de servicios; así como de los procesos en el ámbito de su competencia, y respecto de sus responsabilidades directas De las Exoneraciones Los procesos de selección exonerados de acuerdo al artículo 19 de la Lev, serán

9 llevados a cabo por la Jefatura de Administración. Todas las exoneraciones (Art. 19 y 20 de la Ley), salvo aquellas para contratar servicios públicos sujetos a tarifas cuando estas sean únicas, se aprobarán mediante Resolución del Titular del Pliego, siendo esta facultad indelegable De los procesos declarados desierto El Comité Especial otorgará la Buena Pro en los procesos de Licitación Publica, Concurso Publico o Adjudicación Directa, así como en los casos en que se declare como valida una única oferta. El proceso de selección será declarado desierto cuando no quede válida ninguna oferta y parcialmente desierto cuando no quede valida ninguna oferta en alguno de los ítems identificados particularmente. La declaración de desierto de un proceso obliga a la presentación de un informe que evalúe causas, debiéndose adoptar medidas correctivas antes de convocar nuevamente. Dicho informe será elaborado por el Comité Especial. En el supuesto que la Licitación Publica, Concurso Publico o Adjudicación Directa sean declaradas desiertas por ausencia de postores hasta en dos oportunidades, se convocará a proceso de Adjudicación de Menor Cuantía. 5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA LOS PROCESOS DE SELECCION 5.1 Licitaciones Públicas y Concursos Públicos Justificación técnica del Proceso La justificación técnica para realizar estos procesos será efectuada por el Área usuaria correspondiente, en función a lo programado en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Para tal efecto, la Jefatura de Administración remitirá a las Áreas usuarias dentro de los quine (15) días naturales siguientes de haber sido publicada la resolución que aprueba el Plan Anual, la relación de los procesos programados en el Plan que le son de su competencia, a efectos de que preparen con la debida anticipación la justificación técnica que corresponda. Esta justificación técnica deberá ser remitida a la Jefatura de Administración, cuando menos dos (2) meses antes del mes programado en el Plan Anual para la convocatoria del proceso y deberá estar acompañado de las especificaciones técnicas detalladas del bien o servicio a adquirir o contratar, así como de la propuesta de dos (2) miembros titulares y dos (2) miembros suplentes para que integren el Comité Especial que llevara a cabo el proceso de selección. De no remitir el Área usuaria la información a que se refiere en el párrafo anterior y no justificar el hecho, la Jefatura de Administración informará a la Dirección sobre dicho incumplimiento para que se adopten las acciones correctivas del caso. La Jefatura de Administración, a través del Especialista de Adquisiciones, después de verificar la conformidad de los documentos remitidos par el Área usuaria dentro de los treinta (30) días naturales siguientes deberá definir con precisión la cantidad y las características de los bienes y servicios que se van adquirir o contratar y elaborar los siguientes documentos:

10 a) Especificaciones técnicas detalladas y precisas que permitan la correcta identificación del bien o servicio que se requiere; b) Propuesta de criterios de evaluación técnica, documentación sustentatoria de tales criterios que deba presentar el postor, los respectivos puntajes por criterio y la forma de asignarlos; c) Propuesta de valor referencial, previo estudio de las posibilidades que ofrezca el mercado, y d) Proyecto preliminar de las Bases del Proceso. La Jefatura de Administración, solicitará opinión de disponibilidad presupuestal al área de Presupuesto, y luego propondrá a la Dirección la aprobación del expediente, la autorización para realizar la convocatoria, la designación del Comité Especial, la designación de asesores externos o internos de ser el caso, que deberá ser aprobado por el titular del pliego, con cargo a dar cuenta al Directorio Organización, conducción y ejecución del Proceso de Selección La organización, conducción y ejecución de la integridad de los procesos de Licitación Publica y Concurso Publico, desde la preparación de las Bases hasta que la adjudicación de la Buena Pro quede consentida, esta a cargo del Comité Especial designado para dichos efectos Aprobación de las Bases y publicación de la convocatoria Las bases para las Licitaciones y Concursos Públicos elaboradas por el Comité Especial en función a los documentos mencionados en los literales a), b), c) y d) del numeral serán aprobadas por el Titular del Pliego o el funcionario designado por este último mediante Resolución; asimismo luego de aprobadas el Comité Especial las remitirá vía correo electrónico al SEACE para su publicación, previa comunicación y remisión por igual medio, a la Contraloría General de la Republica Publicación de la adjudicación de la Buena Pro Dentro del día siguiente de haber quedado consentido el otorgamiento de la buena pro, esta deberá ser publicada por el Comité Especial en el SEACE Expedientes del Proceso El Comité Especial sin perjuicio de las funciones establecidas en el numeral 4.8. remitirá a la Jefatura de Administración el Expediente completo del proceso para su archivo institucional. 5.2 Adjudicaciones Directas Públicas y Selectivas Justificación del Proceso La justificación técnica para realizar estos procesos será elaborada por el área usuaria correspondiente en función a lo establecido en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Para tal efecto, la Jefatura de Administración remitirá dentro de los quince (15) días naturales siguientes de haber sido publicada la resolución que aprueba el Plan Anual, la relación de los procesos programados en el Plan que sean de su competencia, a efectos de que preparen con la debida anticipación la justificación técnica que corresponda.

11 Esta justificación técnica deberá ser remitida a la Jefatura de Administración, cuando menos un (1) mes antes del mes programado en el Plan Anual para la convocatoria del proceso y deberá estar acompañado de las especificaciones técnicas detalladas del bien o servicio a adquirir o contratar. De no remitir el área usuaria la información a que se refiere el párrafo anterior y no justificar el hecho, la Jefatura de Administración informará a la Dirección sobre dicha situación para que se dispongan las acciones correctivas del caso. La Jefatura de Administración, después de verificar la conformidad de los documentos remitidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, deberá definir con precisión la cantidad y las características de los bienes y servicios que se van a adquirir o contratar y elaborar los siguientes documentos: a) Especificaciones técnicas detalladas y precisas que permitan la correcta identificación del bien o servicio que se requiere. b) Propuesta de criterios de evaluación técnica, documentación sustentatoria de tales criterios que deba presentar el postor, los respectivos puntajes por criterio y la forma de asignarlos. c) Propuesta de valor referencial, previas indagaciones de las posibilidades que ofrezca el mercado. d) Proyecto preliminar de las Bases del Proceso. El Area de Abastecimiento y Servicios deberá evaluar los requerimientos en el marco de las adjudicaciones directas previstas en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones; evitando incurrir en fraccionamiento, y verificará que se encuentre incluido en el Calendario de Compromisos, que de encontrarse conforme será derivado a la Dirección, a través de la Jefatura de Administración, para su autorización. En caso contrario, será devuelto con un memorándum al área usuaria, indicando los motivos y las acciones a seguir. La Jefatura de Administración, solicitará la previsión de recursos presupuestales a el Area de Presupuesto. La Jefatura de Administración, aplicará la meta institucional ligada al proceso, la especifica del gasto y el concepto del gasto según la naturaleza del bien o servicio a adquirir o contratar; así como, determinará el valor estimado en el Plan, el tipo de proceso que deberá llevarse a cabo y la fuente de financiamiento. Para los efectos del párrafo anterior, se establece que: - La definición de la naturaleza del bien como corriente o de capital, corresponde al Especialista Contable, quien deberá absolver las consultas que se le presenten dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de recibidas. - La definición de la Meta Presupuestal, la Especifica del Gasto y el concepto del gasto corresponden al Especialista en Presupuesto, quien deberá absolver las consultas que se le presenten dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de recibidas. La justificación del proceso tendrá la conformidad del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, quien remitirá la documentación de los literales a), b), c) y d) del numeral al Comité Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuantía.

12 5.2.2 Autorización para convocar y realizar el proceso de selección El Gerente General autorizará por escrito o mediante su firma en el requerimiento o Solicitud respectiva, la convocatoria y ejecución de los procesos de Adjudicación Directa Pública en tanto que las de Adjudicación Directa Selectiva serán autorizadas por el Gerente de Administración y Finanzas Organización, conducción y ejecución del proceso de selección La organización, conducción y ejecución de la integridad de los procesos de Adjudicación Directa Publica y Selectiva, desde la elaboración de las bases hasta el consentimiento de la adjudicación de la buena pro, esta a cargo del Comité Especial Permanente, el que deberá cumplir y aplicar estrictamente las disposiciones establecidas en la Ley, su Reglamento, modificatorias y otras vinculadas con el proceso Aprobación de las Bases El Comité Especial Permanente elaborará las Bases para las adjudicaciones directas publicas, las que conjuntamente con la justificación a que se refiere el inciso de esta Directiva, sean presentadas al Gerente General para su aprobación, la que deberá efectuarse por escrito o mediante su firma en las Bases, previa remisión de las Bases vía correo electrónico a la Contraloría General de la Republica, así como también la información requerida por el SEACE. De igual manera elaborará las Bases para las Adjudicaciones Directas Selectivas, las que serán aprobadas par el Gerente de Administración y Finanzas, previo cumplimiento de la información requerida por el SEACE Convocatoria a los procesos de selección Para los procesos de adjudicación directa publica, el Comité Especial Permanente remitirá las bases al SEACE para su respectiva publicación. En los casos de adjudicaciones directas selectivas, el Comité Especial Permanente invitará a no menos de tres (3) proveedores y se notificará a la Comisión de Promoción de la Pequeña v Micro Empresa - PROMPYME siempre que el objeto del proceso corresponda a sectores económicos donde exista oferta competitiva por parte de las MYPES Presentación de Propuestas En los casos de adjudicaciones directas públicas; la presentación de propuestas se regirá por lo dispuesto en los artículos 121, 122 y 123 del Reglamento, debiéndose realizar en acto público y en privado cuando se trate de adjudicaciones directas selectivas. En ambos casos, las propuestas se presentarán al Comité Especial Permanente en dos (2) sobres cerrados conteniendo el primero la propuesta técnica y el segundo la propuesta económica. Al término del plazo de presentación de propuestas, el Comité Especial Permanente procederá a abrir los sobres, a verificar su contenido, a suscribir cada uno de los documentos, así como a elaborar y refrendar el Acta correspondiente. En caso de no presentar toda la documentación requerida por las bases, la Ley

13 y el Reglamento el Comité Especial Permanente devolverá la propuesta teniéndola como no presentada Evaluación de las propuestas y adjudicación de la buena pro El Comité Especial Permanente es responsable de: - Revisar que el contenido de los sobres presentados se ajuste a lo establecido en los artículos 119 al 125 del Reglamento. - Evaluar las propuestas, de conformidad con el artículo 128 y 129 del Reglamento. El Comité podrá solicitar opinión al área usuaria u otras dependencias especializadas para que asesoren y apoyen en la evaluación técnica, las mismas que emitirán su opinión dentro del plazo especificado por el Comité bajo responsabilidad funcional. - Elaborar el Cuadro Comparativo de las propuestas técnicas y económicas. - Adjudicar la buena pro o declarar desierto al proceso de selección. Asimismo, registrar estas acciones en el Acta respectiva Notificación y Publicación de la adjudicación de la Buena Pro Cuando se trate de adjudicaciones directas públicas el otorgamiento de la buena pro se realizará en acto público. Una vez consentido el otorgamiento de la buena pro, este deberá ser publicado en el SEACE. Cuando se trate de adjudicaciones directas selectivas el otorgamiento de la buena pro se realizara en acto privado, dando a conocer los resultados del proceso a través de un cuadro comparativo, en el que se consigne el orden de prelación y el puntaje técnico, económico y total, obtenidos por cada uno de los postores, a los mismos y a PROMPYME. 5.3 Adjudicaciones de Menor Cuantía Aprobación de la justificación y convocatoria del Proceso La justificación que sustenta estos procesos será elaborada por el área usuaria y deberá presentarse, conjuntamente con información de las especificaciones técnicas y el requerimiento o solicitud respectiva que podrá ser un oficio o memorándum dirigido al Gerente de Administración y Finanzas quien la canalizara a el Area de Abastecimiento y Servicios. El Area de Abastecimiento y Servicios, después de recepcionar los requerimientos debidamente autorizados, por el área usuaria, deberá evaluarlos en el marco de la información agregada de las adquisiciones de Menor Cuantía previstas en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones; evitando incurrir en fraccionamiento, así como determinará si se encuentran incluidas en el Calendario de Compromisos. En el caso que los requerimientos cuenten con atingencias de normatividad legal y presupuestal, serán devueltos con un memorándum al área usuaria, indicando los motivos y las acciones a seguir. De existir adquisiciones y contrataciones prioritarias, el Area de Abastecimiento y Servicios, en coordinación con la Jefatura de Administración, previo sustento técnico del área usuaria correspondiente, deberá adoptar las acciones más convenientes en cumplimiento de la normatividad vigente. Si por urgencia o emergencia invocada por autoridad competente el requerimiento o solicitud se formulara verbalmente, el Gerente de Administración y Finanzas suscribirá un

14 requerimiento propio con el cual se iniciara el correspondiente proceso. La Jefatura de Administración a través del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios deberá definir con precisión la cantidad y las características de los bienes y servicios que se van adquirir o contratar y elaborará, dentro del plazo que esta establezca, las especificaciones técnicas o términos de referencia, propuesta de criterios de evaluación técnica, y propuesta de valor referencial, previa indagación de las posibilidades que ofrece el mercado. El Area de Abastecimiento y Servicios, de ser procedente lo solicitado, aplicara la meta institucional ligada al proceso, la específica de gasto y el concepto del gasto, según la naturaleza del bien o servicio a adquirir o contratar.. Para efectos del párrafo anterior, se establece que: a) La definición de la naturaleza del bien como corriente o de capital, así como la definición de bien o servicio, corresponde al Especialista Contable, quien deberá absolver las consultas que se le presenten dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de recibidas. b) La definición de la Meta Presupuestal, la Especifica del Gasto y el concepto del Gasto; corresponde al Especialista en Presupuesto, quien deberá absolver las consultas que se le presenten dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de recibidas. La justificación del proceso con la conformidad del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, será presentada al Presidente del Comité Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuantía, para que proyecte las bases y/o términos de referencia del proceso respectivo Autorización para convocar y realizar el proceso de selección El Gerente de Administración y Finanzas autorizará por escrito o mediante su firma en el requerimiento o solicitud respectiva, en un plazo máximo de 24 horas, la convocatoria y ejecución del proceso de selección Organización, conducción y ejecución del Proceso de Selección La organización, conducción y ejecución de la integridad de los procesos de Adjudicación de Menor Cuantía, desde la preparación de las bases o términos de referencia pasta el consentimiento de la buena pro, esta a cargo del Comité Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuantía Aprobación de las bases El Area de Abastecimiento y Servicios elaborara el anteproyecto de Bases del proceso o términos de referencia y las presentará al Presidente del Comité Especial Permanente, para la formulación final y aprobación del Gerente General, el que deberá aprobarlas por escrito o mediante su firma en el proyecto de Bases o términos de referencia respectivo Convocatoria a los procesos de selección y entrega de bases El Comité Especial Permanente invitará a participar en el proceso y entregará gratuitamente las Bases o términos de referencia aprobados a los postores; conforme a lo establecido en el Artículo 106 del Reglamento.

15 5.3.6 Presentación de Propuestas Las propuestas serán presentadas al Comité Especial Permanente, dentro del plazo establecido en la convocatoria, pudiendo remitir sus propuestas mediante correo electrónico Evaluación de las propuestas y adjudicación de la buena pro El Comité Especial Permanente, es competente para: - Evaluar las propuestas - Otorgar la buena pro - Declarar desierto un proceso En las adjudicaciones de Menor Cuantía para la adquisición de bienes y contratación de servicios, en las que solamente se ha invitado a un proveedor, es suficiente la evaluación favorable de la propuesta presentada que satisfaga las características previstas en las bases Notificación de la adjudicación de la Buena Pro El otorgamiento de la buena pro realizado en acto privado se notificará a través de su publicación en el SEACE, en la Sede de la Entidad y a los correos electrónicos de los postores, de ser el caso, el mismo día de su realización, bajo responsabilidad del Comité Especial Permanente, el cual incluirá el acta y el cuadro comparativo detallado con los resultados del otorgamiento de la buena pro Compras o contrataciones directas Aprobación y justificación del proceso La justificación que sustenta estos procesos será elaborada por el área usuaria y deberá presentarse conjuntamente con información de las especificaciones técnicas y el Requerimiento o solicitud respectiva que podrá ser un oficio o memorándum dirigido al Gerente de Administración y Finanzas quien la canalizara a el Area de Abastecimiento y Servicios. El Area de Abastecimiento y Servicios, después de recepcionar los requerimientos debidamente autorizados por el área usuaria, deberá evaluarlos en el marco de la información agregada para las compras o contrataciones directas previstas en el Presupuesto Institucional, así como determinará si se encuentran incluidas en el Calendario de Compromisos. En el caso que los requerimientos cuenten con atingencias de normatividad legal y presupuestal, serán devueltos con un memorándum al área usuaria, indicando los motivos y las acciones a seguir. De existir compras o contrataciones prioritarias no previstas específicamente en el Presupuesto Institucional, el Area de Abastecimiento y Servicios, en coordinación con la Jefatura de Administración, previa opinión favorable del Especialista en Presupuesto y previo sustento técnico del área usuaria correspondiente, deberá adoptar las acciones más convenientes para adquirir o contratar el bien o servicio declarado prioritario. Si por urgencia o emergencia invocada por autoridad competente el requerimiento o solicitud se formulara verbalmente, el Gerente de Administración y Finanzas suscribirá un requerimiento propio con el cual se iniciara el correspondiente proceso. El Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios deberá definir con precisión la cantidad y las características de los bienes y servicios que se van adquirir o contratar directamente y elaborará, dentro del plazo que

16 establezca el Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, las especificaciones técnicas o términos de referencia y la propuesta de valor referencial, previa indagación de las posibilidades que ofrece el mercado. El Area de Abastecimiento y Servicios, de ser procedente lo solicitado, aplicará la meta institucional ligada al proceso, la específica de gasto y el concepto del gasto, según la naturaleza del bien o servicio a adquirir o contratar. Para efectos del párrafo anterior, se establece que: - La definición de la naturaleza del bien como corriente o de capital, así como la definición de bien o servicio, corresponde al Especialista Contable, quien deberá absolver las consultas que se le presenten dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de recibidas. - La definición de la Meta Presupuestal, la Específica del Gasto y el concepto del gasto, corresponde al Especialista en Presupuesto, quien deberá absolver las consultas que se le presenten dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de recibidas. La justificación del proceso con el visto bueno del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, será entregada al Asistente en Adquisiciones que se encargará de llevar a cabo el proceso, para que proyecte los términos de referencia del mismo Autorización para convocar y realizar el proceso El Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, autorizará por escrito o mediante su firma en el requerimiento o solicitud respectiva, en un plazo máximo de 24 horas, la convocatoria y ejecución del proceso de compra o contratación directa Organización, conducción y ejecución del proceso La organización, conducción y ejecución de la integridad de los procesos de compra o contratación directa, desde la preparación de los términos de referencia hasta la adjudicación, esta a cargo del Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios designado para llevar a cabo el proceso Aprobación de los Términos de Referencia y del Valor Estimado del proceso El Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios elaborará y visará el proyecto de términos de referencia y el valor estimado del proceso y los presentará, conjuntamente con el requerimiento debidamente autorizado al Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, en la correspondiente Solicitud de Cotización, a efectos de que sea aprobada y visada Convocatoria del proceso y entrega de la Solicitud de Cotización El Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios responsable del proceso invitara a participar en el proceso a un postor mediante la entrega gratuita (directa, por fax o por correo electrónico), de la Solicitud de Cotización. El Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios podrá exigir que en determinados procesos de contratación o compra directa, se invite a dos o más postores.

17 5.4.6 Presentación de Propuestas Las propuestas serán presentadas a el Area de Abastecimiento y Servicios o al Asistente en Adquisiciones responsable del proceso, dentro del plazo establecido en la convocatoria, pudiendo remitir sus propuestas mediante correo electrónico Evaluación de las propuestas y adjudicación El Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios responsable del proceso, previa evaluación del cumplimiento de los términos y condiciones del mismo, adjudicará el proceso procediendo a visar la correspondiente cotización. Dicha cotización aprobada será puesta a consideración del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, para su revisión y visto bueno Notificación de la adjudicación La adjudicación del proceso se notificará mediante la entrega de la correspondiente orden de compra o de servicio, previa presentación y suscripción por parte del postor ganador de la Declaración Jurada que para tales efectos prepare el Area de Abastecimiento y Servicios. 6. ELABORACION, APROBACION Y COMPROMISO PRESUPUESTAL DE LA ORDEN DE COMPRA - GUÍA DE INTERNAMIENTO O DE LA ORDEN DE SERVICIO 6.1 Elaboración y aprobación de la Orden de Compra - Guía de Internamiento o de la Orden de Servicio El Area de Presupuesto remitirá a la Jefatura de Administración la información de la asignación de recursos aprobada en el Calendario de Compromisos mensual. El Gerente de Administración y Finanzas entregara al Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, la información de la asignación de recursos aprobada en el Calendario de Compromisos mensual. El Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios de acuerdo con el informe de los resultados del proceso de selección o al contrato suscrito, dispondrá elaborar, numerar y registrar, la Orden de Compra Guía de Internamiento o la Orden de Servicio, según corresponda, la que debe contener los requisitos y las condiciones establecidas en las bases y ofrecidas en el proceso de selección, las obligaciones de las partes o de ser el caso el número del respectivo contrato. Las Órdenes de Compra - Guía de Internamiento o las Órdenes de Servicios debidamente documentadas, serán visadas por el Asistente en Adquisiciones y el Especialista de Presupuesto, y firmadas por el Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios y el Gerente de Administración y Finanzas. 6.2 Compromiso Presupuestal por la Orden de Compra - Guía de Internamiento o por la Orden de Servicio Aprobación preliminar del Compromiso del Gasto La Orden visada por el Asistente en Adquisiciones y antes de ser firmada por el Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, será entregada por el Asistente de Adquisiciones al Jefe de el Area de Presupuesto de la Jefatura de Administración.

18 El Jefe de el Area de Presupuesto revisara las Órdenes y su documentación sustentatoria, procediendo, de encontrarlas conformes, a registrarlas en el Sistema bajo el estado de PENDIENTE. Este estado PENDIENTE será derivado al Asistente de Adquisiciones, a efectos que se registre la afectación del Calendario de Compromisos en la especifica y concepto del gasto que corresponde, en señal de lo cual visará la orden de compra o de servicios respectiva. El Jefe de el Area de Presupuesto entregará las Ordenes no conformes al Asistente de Adquisiciones que las elaboró pare las correcciones pertinentes. Una vez que las órdenes fueron registradas en el Sistema y en Calendario de Compromisos, el Jefe de el Area de Presupuesto, las entregará al Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios para las firmas correspondientes. Las órdenes de compra - guía de internamiento, debidamente firmadas, son remitidas por el Area de Abastecimiento y Servicios al Asistente en Logística para el ingreso al Almacén de los bienes correspondientes. Las órdenes de servicio son enviadas al usuario que corresponde para su respectiva conformidad, adjuntando el formato de conformidad de servicio Documentación sustentatoria para el devengado El Area de Abastecimiento y Servicios remitirá a el Area de Presupuesto para efectos del devengado la siguiente documentación: a) Para el caso de bienes Original y dos (2) copias de la orden de compra - guía de internamiento, firmada y sellada por el Asistente en Logística y el Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, copia del requerimiento del usuario y copia de la guía de remisión de la mercadería internada en el Almacén. Cuando la orden de compra del bien incluya su instalación, debe sustentarse la conformidad del servicio. b) Para el caso de servicio Original y dos (2) copias de la orden de servicio, sellada y firmada por el Gerente de Administración y Finanzas en el recuadro de conformidad, acompañada de la conformidad sellada y firmada por el usuario, así como de la solicitud del servicio Verificación de las Órdenes de Compra y de Servicio por el Area de Presupuesto. El Area de Presupuesto recibirá las Órdenes con sus respectivas conformidades remitidas por el Area de Abastecimiento y Servicios, dentro del plazo que no excederá de seis (6) días útiles del mes siguiente. El Gerente de Administración y Finanzas coordinará directamente con el Jefe de el Area de Presupuesto la necesidad del tratamiento especial de las órdenes de compra y servicio, fuera del plazo indicado. Previa verificación de la aprobación en el Sistema, el Jefe de el Area de Presupuesto, remitirá al Especialista Contable, para que actúen de acuerdo con lo establecido en los incisos 10.c) y 10.d) de la presente Directiva. De no encontrarlas conformes, las devolverá de inmediato a la Jefatura de