Manual usuario Alojamientos

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1 Manual usuario Alojamientos

2 Bienvenidos a TRAVEL OPEN APPS LA SOLUCION Y SU FUNCIONALIDAD INTRODUCCION ACCESO AL SISTEMA VISTAS Y ELEMENTOS ALTA TARIFAS Operativa de Tarifas Índice Nombre de la tarifa. Importes de la tarifa. Tipos de pago. Beneficio por grupo de clientes Clientes con políticas especiales. Cupos para esta tarifa. Aplicación precios para la tarifa. Estancia mínima para la tarifa. Días de entrada para la tarifa. Gastos de cancelación para la tarifa. Fechas de vigencia de la tarifa. Utilidad, Copiar tarifas. Vistas y elementos a la carga de Precios. Pestaña Precios. Pestaña Suplementos. Pestaña Descuentos. Pestaña Cupos. Valorar tarifa OPERATIVA Gestión de reservas Buscador de reservas 19 MULTIMEDIA Operativa de servicios. RESERVAS Creación de reservas. CONFIGURACIÓN Gestión configuraciones Soporte e incidencias Notas

3 Bienvenidos a TRAVEL OPEN APPS Bienvenidos a Travel Open Apps, la plataforma de distribución turística global que la Generalitat pone a disposición de todos los agentes del sector de la Comunitat Valenciana. Una herramienta con la que mejorar nuestras capacidades de comercialización y distribución y dar un salto cualitativo en nuestra posición de liderazgo en el turismo nacional e internacional. Travel Open Apps representa un ambicioso proyecto destinado a mejorar la capacidad del sector de la Comunitat Valenciana en la creación, comercialización y distribución del producto turístico, utilizando todo el potencial que nos ofrecen las nuevas tecnologías. El proyecto apuesta por la gestión íntegra de la cadena de valor por los propios agentes del sector, siendo la administración la proveedora de la herramienta y garante de su acceso, utilidad y uso. Travel Open Apps es un proyecto enfocado tanto a empresas como a destinos, en el que ambos encontrarán la posibilidad de hacer visible todo el potencial de su producto y distribuirlo o comunicarlo adecuadamente a sus segmentos y clientes. Travel Open Apps es un proyecto Canal de comunicación de Travel Open Apps con el sector. tecnológico y estratégico que permite acceder a todo el inventario de la Comunitat Valenciana y así generar combinaciones de productos de alto valor para el cliente final. De este modo son los mismos actores y agentes del sector los que, como verdaderos conocedores de sus destinos y segmentos, crean, comunican y distribuyen su producto por los canales de su elección. Travel Open Apps es un proyecto vivo, en constante cambio y proceso de mejora, porque es el sector el que va a hacerlo evolucionar tanto desde el punto de vista tecnológico, a través de la comunidad de desarrolladores, como estratégico, con el uso e implicación de todo el sector en el proyecto. Travel Open Apps provee al usuario de acceso a todo el inventario turístico de la Comunitat Valenciana, de tecnología 2.0 para aquellos agentes que la requieran y de las conexiones necesarias a todos los canales de distribución existentes. Con estos recursos el sector tiene las herramientas necesarias para construir productos adecuados para sus segmentos, capacidad para comercializar en las plataformas adecuadas y la posibilidad de distribuir por todos los canales existentes. Además, Travel Open Apps ofrece una serie de recursos de gestión que permiten sacar el máximo partido a nuestra tecnología. Así, el usuario puede elegir entre su propio PMS o tomar el que le ofrece la herramienta, y puede crear sus propias páginas web y mejorar la relación con sus clientes mediante herramientas de gestión social y

4 La solución. Internet se ha convertido en una herramienta fundamental a la hora de reservar un viaje o unas vacaciones ya que ofrece una gran flexibilidad aparte de tarifas muy competitivas, esto conviertes a TravelOpenapps en la perfecta solución para el sector turístico y para quien quiera reforzar su distribución en la red sin tener que asumir unos importantes gastos de promoción y un excesivo mantenimiento de tareas en las distintas webs B2B. Los miembros colaboradores se beneficiaran de una mayor distribución, pudiendo estar presente su producto en las mayores agencias de viajes tradicionales, mayoristas, tour operadores y OTAS. El acceso personalizado a web.travelopenapps.org permite una gestión conjunta de todas los canales, cualquier cambio se actualiza en tiempo real a todos los canales de distribución. Nuestro servicio se convierte en una herramienta única en el mercado, en consecuencia un aumento significativo de sus ventas. Funcionalidad. TravelOpenapps ofrece la posibilidad de manejar tarifas de forma eficiente, sistema de fácil manejo y movilidad entre los distintos canales de distribución. La solución consiste en una serie de herramientas para manejar el mundo complejo de distribución online. Pre-configurador del establecimiento, definición de tipos de habitación, capacidades, regímenes alimenticios y tipos de ofertas a comercializar con su gestor de orden y tipo de aplicación. Administrador multi-tarifas, lugar único desde donde podrá manejar su precios y condiciones de venta incluido el de su sitio web ( PVP y Netos ) Alarmas sobre disponibilidades. Aviso por mail de la situación de su inventario, configuración de alarmas en cupos predeterminados. Configuración de umbrales, establecer limitadores de precios mínimos. Modificar disponibilidad y estancia mínima de forma ágil intuitiva y rápida. Compatibilidad 100% con suplementos y descuentos mas frecuentes del vacacional como suplementos individuales, estancias mínimas y posibilidad de suplementos varios, asi como también toda la variedad de descuentos tipo, niños 1º y 2º, Early Booking,camas adicionales, días x días y otros tipo galas, puentes y festivos. Formatos de vistas, permitirá ordenar por día, semana, mes, o semestre su planing de ocupación. Tarifario, vista por tipos y características informando además de la disponibilidad y estancia mínima establecidas. Sistema cierre express y/o cambio de sistema de inventario. Carga material multimedia. Fotografías, direcciones, zonas, ubicación GPS etc CRS, Operativa, diario de reservas, gestión clientes, multi formato descarga de datos de reserva. Análisis estadísticos y funcionales del comportamiento del establecimiento en la plataforma. Completo sistema de registro de actividades. 4

5 Introducción. Para visualizar correctamente el sitio web se recomienda: Internet Explorer 8 o superior y/o Firefox 4.0, aunque se ha testeado su correcto funcionamientos con otros exploradores como Google Chrome, Opera 11.0 o Safari. Así mismo el sitio web está optimizado para utilizar la resolución de pantalla 1280x1024 píxeles. Presentación pantalla principal o paneles, una vez ha sido validado el formulario de autenticación. En este documento encontrará información útil para el acceso a la Plataforma así como procedimientos e imágenes de ejemplo, todo ello en beneficio de la usabilidad y correcto manejo del sistema. Léalo detenidamente y en caso de duda consulta acuda al centro HELP DESK de Travel Open Apps o consulte la página 25. Url de Acceso : 5

6 Acceso al Sistema. Mediante el formulario de autenticación, y debiendo indicar obligatoriamente los campos cliente, usuario y contraseña accederemos a la plataforma. 6

7 Vista general de la pantalla carga de tarifas Copia Tarifas * Campo escritura Selector Fijar bloque Mas opciones * Ver Página 10 Utilidad Copia Tarifas. Vista general de la pantalla carga de tarifas El sistema permite la creación ilimitada de tarifas. De igual forma existe la posibilidad de realizar copias basadas en otras tarifas e incluso vincular la gestión de cupos y releases entre ellas. A titulo informativo se muestran datos básicos para visualizar el nombre de la tarifa, estado comercial y a través de Alojamiento y Regímenes podremos verificar la pre configuración definida para el establecimiento. 7

8 Nombre de la tarifa. A modo de libre escritura apartado destinado para indicar el nombre de la tarifa. La creación de las tarifas es ilimitada. Importes en tarifa. Indique si los importes corresponden a PVP o NETOS a cobrar. Tipo de pago. Seleccione el tipo de pago.* Opción solo válida para producto WEB+CMS. Beneficiario por grupo de clientes. Creación grupos de clientes. La pre-configuración inicial de este apartado debe ser realizada por el departamento de soporte y a través del correspondiente formulario de alta. Consiste en la creación de los distintos grupos de clientes que pudiera tener el establecimiento, incluyendo en cada grupo los clientes pertenecientes al mismo. Recorte pantalla configuración tarifa Desde se muestra listado de los mismos incluidos en cada grupo. Clientes con políticas especiales. Se permite la opción de realizar un cambio de asignación de políticas especiales en cada momento, pudiendo de forma inmediata indicar para cada cliente una política comercial distinta a la definida inicialmente en el grupo de clientes. 8

9 Cupos para esta tarifa. Opción por la cual se indica si la tarifa dispone de sus propios cupos de lo contrario comparte los mismos con otra tarifa ya existente. o Aplicación precios para la tarifa. Indicar el tipo de cálculo a realizar, se muestran los distintos valores como, precio pasajero y noche, habitación y noche o en caso de que el establecimiento sea un apartamento existe la modalidad en la cual podemos combinar alojamiento por unidad y régimen alimenticio por pasajero y noche. Esta funcionalidad es a criterio del establecimiento. Estancias mínimas para la tarifa. Definición de la estancia mínima y/o máxima obligatoria definida para la tarifa, incluyendo la posibilidad de poder condicionarlo por tipo de habitación, característica habitación y régimen alimenticio. Esta opción es restrictiva, debido a que para estancias inferiores a la establecida en este apartado, el sistema no dará opción a reservar. Existe la posibilidad de condicionar estancias mínimas sujetas a suplementos, como veremos el en apartado correspondiente. 9

10 Días de entrada para la tarifa. Se dispone la posibilidad de condicionar la entrada o salida del establecimiento a un dia concreto de la semana. Gastos de cancelación para la tarifa. Opción por la cual y mediante los valores disponibles puede establecer los gastos de cancelación. Indique importe fijo o porcentaje a cobrar. Fechas de vigencia de la tarifa: Apartado por el cual indicando periodo de vigencia ( fecha inicio y fecha fin ) se podrán realizar reservas. Utilidad, Copiar tarifas: Para poder realizar copias de tarifas es necesario disponer de alguna creada anteriormente. Sitúese en la pestaña de tarifas, localice y seleccione [NUEVA TARIFA],le será mostrado opción desplegable desde la cual podrá seleccionar la tarifa que se desee copiar. Indique obligatoriamente nombre a la nueva tarifa y realice los ajustes/ modificaciones que crea oportunos, recuerde cambiar situación de venta ya que por defecto queda en situación de NO A LA VENTA. 10

11 Información de usuario y servicio Vistas y elementos a la carga de Precios. Cierre sesión e Inicio. Pestañas Aviso GRABAR DATOS Estado comercial y datos tarifa Formulario carga precios Info Alertas y Errores Selector de Vistas Filtros búsqueda ** Selector mes Leyenda situación venta Anterior/Posterior MES Día / Día información precios y régimes Vistas y elementos a la carga de Suplementos Descuentos Información de usuario y servicio Cierre sesión e Inicio. Estado comercial y datos tarifa Aviso GRABAR DATOS Estado comercial y datos tarifa Pestañas suplementos/ descuentos Info Alertas y Errores Mas Opciones * Filtros búsqueda Listado de tarifas. Listado de suplementos/ descuentos * Botones para poder filtrar y visualizar los resultados de los precios cargados con anterioridad en los distintos tipos de habitación y regímenes. ** Solo válido para configuraciones avanzadas. 11

12 Tarifas Precios Suplementos Descuentos Cupos Pestaña Precios Una vez creada la tarifa el sistema nos facilita el acceso a la carga de precios, mediante el calendario y los distintos selectores podemos realizar la carga en base a temporadas y precios. Al asignar la primera partida de datos, a modo de aviso aparece el botón pudiendo en este instante guardar los datos dados de alta hasta este momento. El abandono de la sesión sin previa validación del aviso provocará la perdida de las ultimas modificaciones, por lo que se recomienda realizar esta acción de forma periódica. 12

13 Tarifas Precios Suplementos Descuentos Cupos Pestaña Suplementos Estancia mínima. Apartado destinado a indicar los días de estancias mínima con coste asociado, dicho concepto puede ser condicionado por tipos, características y regímenes alimenticios. Como norma general este suplemento se indica a modo de porcentaje %. Suplemento Individual. Indique porcentaje o importe correspondiente a dicho suplemento. Este concepto puede ser condicionado por tipos, características y regímenes alimenticios. Tarifas Precios Suplementos Descuentos Cupos Pantalla ejemplo carga suplementos estancia mínima y suplemento individual. Borrado definitivo del suplemento/descuento. Parar temporalmente la aplicación del suplementos / descuentos Utilizando de forma correcta los filtros podemos mostrar en formato lista todos los suplementos y descuentos dados de alta. 13

14 Tarifas Precios Suplementos Descuentos Cupos Pestaña Descuentos Cama adicional. Seleccione tipo de habitación, característica, régimen y fechas de validez e indique porcentaje o importe para establecer descuento cama adicional. Recorte pantalla configuración tarifa Reserva anticipada. Seleccione tipo de habitación, característica, régimen, fechas de validez e indique si se trata de un rollin booking o early booking, establezca porcentaje o importe para establecer descuento Reserva anticipada. Recorte pantalla configuración tarifa Descuento de niño. Seleccione tipo de habitación, característica, régimen, fechas de validez e indique los descuentos correspondientes para las unidades de niños pre configuradas, establezca porcentaje o importe para establecer descuento de niños. Bebes, por defecto siempre son GRATIS por lo que no es necesario establecer la gratuidad. Recorte pantalla configuración tarifa Gratuidad de régimen. Seleccione tipo de habitación, característica, régimen, fechas de validez e indique que valor se establece como gratuidad en función de lo reservado. Recorte pantalla configuración tarifa Gratuidad de noche. Seleccione tipo de habitación, característica, régimen, fechas de validez e indique el importe de noches gratis en función de la cantidad de noches reservadas. 14 Recorte pantalla configuración tarifa

15 Tarifas Precios Suplementos Descuentos Cupos Asignar cupos. En primera estancia debemos definir un numero de habitaciones de cupo y su release con sus diferentes modalidades. A través de Modificar Cupos podremos aumentar o disminuir la cantidad asignada inicialmente. Modificar estado. Mediante las acciones ABRIR, CERRAR, VENTA LIBRE y PARO VENTAS podemos realizar cambios de situación, únicamente debemos seleccionar dia o periodo a realizar el cambio y ejecutar la acción. Modificar cupo y release. Seleccionando cupo o release e indicando la cantidad podemos incrementar o disminuir los valores actuales. A modo de control y con la finalidad de evitar omisiones de información necesaria para poner la tarifa a la venta, el sistema realizará las comprobaciones necesarias para tal fin, pudiendo reportar errores que el operador debería subsanar. Estos errores pueden ser ocasionados por la existencia de precios y carencia de cupos para los mismos o viceversa. Es recomendable revisar los mensajes de error y las alertas, ya que en caso contrario, no nos permitirá poner la tarifa a la venta. Mensaje de error de ejemplo. Tarifa a la venta. Haciendo click sobre se pone a la venta de forma inmediata y de igual forma realizando la misma acción sobre conseguimos el efecto contrario. 15

16 Valorar tarifa: Podrá localizar este apartado una vez situado sobre la pestaña de Precios. El simulador de precios tiene como finalidad realizar pruebas de calculo sobre cada una de las tarifas dadas de alta, permitirá verificar la correcta aplicación de precios en relación a la política diseñada por el establecimiento. Desde Ver Detalles > dispone de una pantalla informativa la cual le facilita ver con máximo detalle la valoración realizada por el sistema, podrá visualizar desgloses de la reserva por habitación e incluso las valoraciones por persona. Antes de la puesta de la tarifa a la venta es aconsejable verificar que todos los parámetros de aplicaciones sean correctos. 16

17 Buscador Utilidad por la cual podemos consultar reservas realizadas, mediante la correcta utilización y combinación de los filtros podremos obtener de forma inmediata el resultado deseado, para ello debemos cumplimentar de forma correcta algunos de los siguientes campos: Localizador: De forma exacta indique numero de localizador por el cual desea consultar. Referencia: Indique referencia cliente por el cual desea consultar la reserva. Esta búsqueda puede realizarse de forma parcial. Estado: Selector estado de la reserva, permite localizar valores en función de las opciones disponibles. Cliente: Selector por cliente. Hotel: Selector por hotel. Detalles: Seleccionando esta opción se mostrarán los resultados a modo extendido. 17

18 Tipo de fecha: Selector por el cual permite seleccionar entre los distintos valores disponibles. Desde: Fecha entrada de la estancia por la cual se iniciara el proceso de búsqueda. Hasta: Fecha salida de la estancia por la cual se finalizará el proceso de búsqueda. Persona de contacto: Indicando de forma total o parcial el nombre del titular de la reserva, el sistema nos informará de las coincidencias encontradas en las reservas realizadas. Resultado de la búsqueda: Acceso a la reserva. Mediante el botón accedemos a la información completa de la reserva, pudiendo realizar en este momento las siguientes acciones de operativa: Confirmar: Acción de validar reserva cuando su estado inicial es distinto a conforme. Cancelar: Acción de anular reserva. Ver valoración: Mediante esta opción el sistema nos muestra del detalla de la valoración de la reserva, pudiendo facilitar la misma en modo habitación o desglose por pasajero. 18

19 Ver valoración: Mediante esta opción el sistema nos muestra del detalla de la valoración de la reserva, pudiendo facilitar la misma en modo habitación o desglose por pasajero. 19

20 Panel operativo cuya finalidad principal es facilitar al cliente/s la información general gráfica y descriptiva del servicio, para ello disponemos de las siguientes opciones: Ficha del servicio: Formulario por el cual de solicitan los datos de localización les del establecimiento. Descripción: Formulario por el cual podemos redactar en múltiples idiomas la descripción comercial del establecimiento. Facilidades : A modo checkbox, se muestran las facilidades del establecimiento tales como de la habitación, deportivas,de entretenimiento y del servicio. Información : En este apartado indicaremos las distancias en metros o kilómetros con respecto a los puntos cercanos de interés general. En el apartado de Ubicación se dispone del API de Google Maps por el cual le permitirá posicionar y conocer la localización latitud/longitud de su establecimiento. Multimedia : Apartado por el cual podemos subir imágenes del establecimiento pudiendo indicar en multi idioma una breve descripción de la misma. 20

21 Desde esta opción se dispone de la posibilidad para dar de alta reservas a modo de CALL CENTER. En base a la carga realizada de tarifas y sus condiciones,se dota al sistema de la utilidad para consultar disponibilidad y dar de alta reservas de forma manual. Toda la gestión de dichas reservas se realizaran por el correspondiente apartado de Operativa. Mediante la combinación de los distintos selectores y debida cumplimentación del formulario de reserva se informa de la disponibilidad del producto. Servicio: Selector por el cual se informa de los establecimientos disponibles en el sistema y por los cuales se pueden realizar consultas al mismo. Zona: Selector por el cual se informa de las Zonas por las cuales se pueden realizar consultas al sistema. Fechas desde/hasta/noches: Introducir fechas desde y hasta, o bien en base a la fecha desde, indicar número de noches a realizar la consulta todo ello indicado de forma manual o bien seleccionándolo a través del calendario. Cliente: Selector por el cual se nos permite elegir cliente. Detalles: Modo checkbox, por el cual se nos muestran los resultados de la búsqueda de la forma mas detallada posible. Distribución: Indique la distribución adultos y niños con sus correspondientes edades así como el numero de habitaciones a realizar la consulta. 21

22 La correcta combinación de las distintas opciones facilitan el resultado de la consulta. Reservar: Una vez obtenida la correspondiente consulta podemos proceder a reservar. Previo al cierre de la reserva, se nos muestra a modo resumen el detalle de la reserva e incluso detalles de valoración por habitación y/o por pasajero, pudiendo hasta este punto cancelar el proceso de alta o bien formalizar dicha reserva obteniendo como resultado un número de localizador facilitado por la plataforma. Cierre de la reserva: Para cerrar la reserva debemos cumplimentar la siguiente información. Referencia cliente: Espacio para indicar referencia cliente, ello permitirá vincular relación administrativa entre las reservas de ambos sistema. Persona de contacto: Nombre y apellidos del titular de la reserva, un teléfono de contacto o bien mail al cual se informara del las operaciones realizadas sobre esta reserva. Observaciones: Campo de libre escritura por el cual se podrán indicar notas de texto relativas a la reserva. Cerrar: Validación total de los datos de la reserva. Referencia cliente: Espacio para indicar la referencia cliente, ello permitirá vincular relación administrativa entre las reservas de ambos sistema. Persona de contacto: Nombre y apellidos del titular de la reserva, un teléfono de contacto o bien mail al cual se informara del las operaciones realizadas sobre esta reserva. 22

23 Observaciones: Campo de libre escritura por el cual se podrán indicar notas de texto relativas a la reserva. Cerrar: Validación total de los datos de la reserva. Obteniendo como resultado el correspondiente localizador de confirmación 23

24 Configurar habitación A través de este apartado, podrá realizar cualquier cambio en relación a los valores configurados inicialmente para las habitaciones. Añadir habitación: Elija nuevo tipo de habitación y modalidad a incluir en el sistema. Recuerde posteriormente incluir los nuevos precio, suplementos, descuentos y gestión de cupos para este nuevo tipo. Distribución no permitida Selección: Utilidad por la cual se permite el cambio de capacidades de personas en la habitación seleccionada. Seleccione tipo de habitación y característica a modificar y establezca los nuevos valores. En modo grafico el sistema proporciona las capacidades seleccionadas, pudiendo en cualquier momento seleccionar las distribuciones no permitidas efectuando click sobre Valora sobre: Esta utilidad permite la vinculación entre dos tipos de habitaciones distintas en su características o modalidades pero iguales en tarifa, de esta forma únicamente debemos mantener una única tarifa a nivel de precios, dejando que los planing de ocupación se gestionan de forma independiente. Ejemplo: (BASE) Habitación Doble Estandar precio 50 pax/dia en MP (ANIDADA) Habitación Doble Superior precio 50 pax/dia en MP + Suplemento SUPERIOR 10 pax/dia * Antes de realiar cualquier cambio en este apartado consulte con Soporte mas detalles. 24

25 Configuración de suplementos. Añadir extras : A través de este apartado, podrá seleccionar nuevos tipos de suplementos que a posteriori dispondrá para la carga de sus importes y condiciones. Añadir descuento: Seleccione de la lista disponible el suplementos o descuento extra a incluir, de esta forma podrá disponer de el para la introducción de precios o porcentajes. 25

26 Soporte y seguimiento de incidencias: Mediantes el sistema de reportes además de poder comunicar errores podrá realizar sugerencias, mejoras y además estará informado en todo momento de la situación y evolución de los mismas. En el proceso de alta e inclusión de su empresa en la plataforma, se le facilitarán claves personalizadas para acceder al sistema de Soporte Podrá verificar el acceso de las credenciales facilitadas, a través de la dirección Web : Una vez validado en el sistema JIRA, localice en la parte superior derecha [+Nueva Incidencia], cumplimente los datos de los que disponga para su registro facilitando el máximo de información descriptiva posible e incluso adjunte ejemplos gráficos a través de Attachment. Formulario Alta incidencias. 26

27 NOTAS: Notas y Accesos Acceso Travel OpenApps Cliente: Usuario Acceso sistema de reportes JIRA. Usuario: Password: 27