MICROSOFT EXCEL QUÉ ES MICROSOFT EXCEL?

Transcripción

1 MICROSOFT EXCEL QUÉ ES MICROSOFT EXCEL? Excel es un paquete especializado en cálculos de todo tipo y gráficas, especialmente creado para Nominas, Inventarios, Base de datos, etc. Podría seguir con la lista de cosas que se pueden hacer en Excel, por lo tanto porque no usarlo? A Excel se le da el nombre de súper calculadora, así es más potente que una calculadora científica. A veces me pregunto porque la gente lo usa para llenarlo de información como una simple tabla inservible, quizás no se imagina lo que puede hacer con él. En Excel se puede resolver todo tipo de problema aritmético y lógico, así es Excel puede tomar decisiones por si solo si se le programa por medio de funciones y formulas, bueno empezare explicándote eso: A Excel se le llama hoja de cálculo, sus archivos se le dan el nombre de libros. Así es un libro consta de muchas hojas y Excel no es la excepción. Una hoja está formada por columnas y filas, las columnas son las que van ordenadas alfabéticamente y las filas o renglones son ordenados numéricamente, entre la inserción de una columna y una fila se encuentra una celda. La celda se identifica por ser un rectángulo. La celda sirve para guardar información, cada celda puede almacenar hasta 255 caracteres y su ancho puede ser modificado si se desea. La celda puede almacenar valores de texto que incluye letras, números o símbolos, valores numéricos, valores de fecha, formulas, funciones, etc. El nombre de una celda se identifica por la columna y la fila donde te encuentres, por ejemplo si estas en la columna A y estas en la fila o renglón 1, entonces la celda se llama A1.

2 PASOS PARA ABRIR MICROSOFT EXCEL 1. Click en el botón Inicio 2. Todos los programas 3. Microsoft Office 4. Microsoft Office Excel COMPONENTES DE EXCEL Microsoft Excel está compuesto por: 1. Libro 2. Hojas 3. Columnas y Filas. 4. Celdas Libro: se le denomina libro porque es un archivo compuesto por varias hojas. Hojas: permiten realizar cálculos y están compuestas por columnas y filas. Columnas: se encuentran de forma vertical y están identificadas por letras que van desde la A hasta la XFD.

3 Filas: se encuentran de forma horizontal y están identificadas por números que van desde el 1 hasta Celdas: son todas las casillas de la hoja de cálculo que surgen al interceptarse las columnas con las filas.

4 IDENTIFICACIÓN DE CELDAS Para identificar las celdas hay que recordar que está formada por columnas y filas. Teniendo en cuenta que, si hablamos de la celda A1, estamos hablando de la casilla que está ubicada en la columna A y la fila 1. Porque se inicia siempre con la columna y luego con la fila. HERRAMIENTAS DE FORMATO DE CELDAS Las herramientas de formato de texto son aquellas que permiten personalizar dato, a través de la aplicación ó modificación de la fuente (tipo de letra), tamaño de fuente, color de fuente, estilos de fuente. Fuente (Tipo de letra) Tamaño de Fuente Estilos de Fuente N = Negrita K = Cursiva

5 S = Subrayado Color de Fuente ALINEACIONES Las alineaciones permiten ubicar un texto en cualquier parte de la hoja teniendo en cuenta la intención de este. Existen 3 tipos de alineaciones: 1. Alineación Izquierda 2. Centrar 3. Alineación Derecha Alineación Izquierda Permite alinear a la izquierda un texto con solo hacer un Click sobre este ícono antes de escribirlo. Centrar Permite centrar un texto con solo hacer un Click sobre este ícono antes de escribirlo. Alineación Derecha Permite alinear a la derecha un texto con solo hacer un Click sobre este ícono antes de escribirlo.

6 PLANILLAS Y LISTADOS Microsoft Excel permite realizar planillas y listados, utilizando las diferentes celdas de la hoja de cálculo. En el caso de que el nombre que se escriba sea muy largo y la celda no sea suficiente, se puede ampliar el tamaño de la columna, el cual, es el equivalente del tamaño horizontal de la celda. Si se quiere ampliar el tamaño de la Columna A, se ubica el cursor del mouse en la parte derecha de ella, el cursor se convierte en una cruz negrita. Después de esto hacemos Click sostenido mientras movemos el mouse hasta lograr el tamaño que seamos para esta Columna.

7 Si por el contrario se quiere ampliar el tamaño de la Fila 1, entonces se ubica el cursor del mouse debajo de ella, el cursor se convierte en una cruz negrita. Después de esto hacemos Clic sostenido mientras movemos el mouse hasta lograr el tamaño que seamos para esta Fila.

8 APLICAR FORMATO A CELDAS Recordando las opciones de formato de celdas, y aplicándolas a nuestra planilla o listado, podemos obtener algo como esto: MODIFICAR CELDAS Cuando hablamos de modificación de celdas hacemos referencia a la realización de cambios en la misma, ya sea que adicionemos o borremos. Para estas modificaciones existen varias formas: 1 Forma: Hacemos doble Click en la celda a modificar, y podemos adicionar o borrar lo que se desea. 2 Forma: - Hacemos Click en la celda

9 - Presionamos la tecla F2 - Adicionamos o borramos lo que se desea 3 Forma: Hacemos Click en la barra de formula y en esta adicionamos o borramos lo que se desea. GUARDAR LIBRO Qué es Guardar Libro? Cuando decimos guardar nos referimos a archivar en alguna parte del computador nuestro trabajo realizado en Microsoft Excel, para acceder a él cuando necesitemos. En informática se habla de guardar libro por primera vez y guardar cambios en un libro. Guardar Libro por Primer Vez: Este quiere decir, que el trabajo de cálculo que se realiza en Microsoft Excel no ha sido antes guardado y se guarda por primera vez. Esta es la ventana que nos aparece cuando vamos a guardar por primera vez un libro:

10 En la casilla de Guardar en: Se escoge el lugar donde se guardará el libro (Mis documentos, escritorio, Disco Local C, entre otros). En la casilla Nombre de archivo: Se escribe el nombre que se le quiera dar al libro. Y por último Click en el botón Guardar. Guardar Cambios en un Libro: Cuando decimos guardar cambios quiere decir que el libro ya ha sido antes guardado por primera vez y que a este se le realizan unas modificaciones las cuales queremos que mantenga; y a estas modificaciones se les llama cambios. Formas de Guardar por Primer Vez un Libro ó Guardar Cambios: 1 Forma Presionamos la tecla F12. Esta automáticamente nos muestra la ventana para Guardar por primera vez un libro. 2 Forma

11 Presionamos simultáneamente las teclas Ctrl y la letra G. Esta automáticamente nos muestra la ventana para Guardar por primera vez un libro. Y si este ya ha sido guardado antes, entonces nos guarda los cambios efectuados. 3 Forma Hacemos un Click sobre el ícono de Guardar. Este automáticamente nos muestra la ventana para Guardar por primera vez un libro. Y si este ya ha sido guardado antes, entonces nos guarda los cambios efectuados. 4 Forma Hacemos un Click en el Menú Archivo y Click en la opción Guardar. Esta automáticamente nos muestra la ventana para Guardar por primera vez un libro. Y si este ya ha sido guardado antes, entonces nos guarda los cambios efectuados. OPERADORES ARITMETICOS Como Excel es una hoja de cálculo, es obvio que se empleen los operadores Aritméticos para realizar operaciones. A continuación se muestra los operadores Aritméticos Básicos: + Se utiliza para las sumas - Se utiliza para las restas / Se utiliza para las divisiones * Se utiliza para las multiplicaciones ^ Se utiliza para elevar a una potencia ( ) Se utiliza para encerrar operaciones y darle prioridad sobre otras

12 PRIORIDAD DE LOS OPERADORES ARITMETICOS 1. Los paréntesis ( ) 2. Las elevaciones ^ 3. La división y la multiplicación / * 4. La suma y la resta + - FORMULAS MATEMÁTICAS BÁSICAS Las fórmulas matemáticas básicas son: suma, resta, multiplicación y división. Estas fórmulas se deben iniciar con el signo =. = = 6-2 = 8 * 2 = 9 / 3 FORMULAS MATEMÁTICAS COMPLEJAS = = (6+2)*8 = 5^2 + (8-3) = 8/2 + (5-3+8) FUNCIONES MÁS UTILIZADAS 1. Función suma: Se utiliza para sumar rangos de celdas = suma (A2:A10) 2. Función producto: Se utiliza para multiplicar celdas y rangos de celdas = producto (A2;B2) = producto (A2:A10) 3. Función promedio: Se utiliza para promediar un rango de celdas.

13 = promedio (A2:A10) 4. Función Máximo: Se utiliza para hallar el valor numérico mayor dentro de un rango de celdas. = max (A2:A10) 5. Función Mínimo: Se utiliza para hallar el valor numérico menor dentro de un rango de celdas. = min (A2:A10) 6. Función Contar: Se utiliza para contar los valores numéricos dentro de un rango de celdas. = contar (A2:A10) 7. Función Contara: Se utiliza para contar los valores numéricos y caracteres dentro de un rango de celdas. = contara (A2:A10) CONDICIONES Existen condiciones en Excel que permiten programar las celdas para realizar una acción determinada. OPERADORES COMPARATIVOS EN LAS CONDICIONES = Se utiliza para comparar la igualdad entre dos valores o caracteres > Se utiliza para comparar si un valor es mayor que otro

14 < Se utiliza para comparar si un valor es menor que otro >= Se utiliza para comparar si un valor es mayor e igual que otro <= Se utiliza para comparar si un valor es menor e igual que otro <> Se utiliza para comparar si un valor es diferente a otro TIPOS DE CONDICIONES 1. Condición Simple: Son aquellas que comparan una celda con un valor o carácter y si esta se cumple manda un mensaje. Y si no manda otro mensaje. = Si (A2>=5;2000;5000) = Si (A2>=5; Tiene descuento ; No tiene descuento ) 2. Condición con Y: Son aquellas que comparan dos celdas con algunos valores o caracteres y si ambas se cumplen manda un mensaje. Y si alguna de las dos o ninguna se cumple manda otro mensaje. = Si (Y (A2>=5;B2=10);2000;5000) = Si (Y (A2>=5;B2=10); Tiene descuento ; No tiene descuento ) 3. Condición con O: Son aquellas que comparan dos celdas con algunos valores o caracteres y si alguna de las dos se cumple manda un mensaje. Y si ninguna se cumple manda otro mensaje. = Si (O (A2>=5;B2=10);2000;5000) = Si (O (A2>=5;B2=10); Tiene descuento ; No tiene descuento ) 4. Condición Compleja: Son aquellas que comparan una celda con diferentes valores y de acuerdo a la que se cumpla manda un mensaje determinado. = Si (A2>5;10000;Si(A2>10;20000;Si(A2>15;30000;Si(A2>20;40000)))) = Si (A2=1; Canta Claro ;Si(A2=2; Pradera ;Si(A2=3; Floresta )))