Procedimiento para la Identificación y Evaluación de Cumplimiento de los Requisitos Legales y Otros Aplicables.

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1 Página: 1 de 1 Hoja de Control de Emisión y Revisiones. N de Revisión Páginas Afectadas Motivo del Cambio Aplica a partir de: 0 Todas Generación del documento 30-Septiembre-2013

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3 Página: 2 de 7 Contenido 1.0 PROPÓSITO ALCANCE REFERENCIAS RESPONSABILIDADES DEFINICIONES PROCEDIMIENTO REGISTROS Y FORMATOS DIAGRAMAS Y FLUJOGRAMAS ANEXOS...6

4 Página: 3 de PROPÓSITO Este procedimiento tiene como propósito establecer la metodología para identificar, determinar y evaluar el cumplimiento de los requisitos legales, normatividad y otros requisitos en materia de seguridad, salud ocupacional y protección ambiental aplicables a los procesos, servicios y actividades de la organización. 2.0 ALCANCE Este procedimiento aplica para los diferentes sitios de trabajo, ya sean oficinas o proyectos, de la organización para los aspectos e impactos ambientales, peligros y riesgos de seguridad y salud ocupacional que son detectados por el Sistema de Gestión Integral. 3.0 REFERENCIAS Política de Gestión Integral de CONIP Contratistas. Manual de Gestión Integral de la Organización. Norma ISO-9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos Norma ISO Sistema de Gestión Ambiental - Requisitos Norma OHSAS Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional Requisitos Procedimiento de Control de Documentos y Registros (CC-PGI-009). 4.0 RESPONSABILIDADES. La Dirección de operaciones es responsable de la aprobación de este procedimiento así como de otorgar todas las herramientas, facilidades y medios para su cumplimiento y mejora. Los Directores, Gerentes, Superintendentes y todo el personal que labora en la organización, son responsables de identificar los requisitos legales, normativos y otros requisitos en materia ambiental y de seguridad y salud aplicables a los centros de trabajo donde la organización prestes sus servicios. Así también, son responsables de establecer las acciones necesarias para lograr su cumplimiento. El Responsable de Seguridad, Salud Ocupacional y Protección Ambiental (SSPA) es responsable de identificar y evaluar el cumplimiento de los requisitos legales, normativos y otros requisitos relacionados con las actividades, aspectos ambientales peligros y riesgos de seguridad y salud declarados por la organización El Gerente de Gestión de la Calidad deberá de ser informado en forma permanente de las no conformidades relacionadas con los Requisitos Legales, normativos y otros requisitos y de las Acciones Preventivas y/o Correctivas implementadas. 5.0 DEFINICIONES Requisitos legales. Son los especificados en la normatividad vigente y que son de aplicación obligatoria para la organización; ya sea de carácter general o específicos en función del sector al que pertenece, de la

5 Página: 4 de 7 ubicación en el que se asienta (internacional, nacional, estatal, municipal, local) o del tamaño de la organización o del número de trabajadores, etc. De aquí en adelante cuando se mencione requisito(s) legal(es) aplicable(s) se entenderá que son legales, contractuales o de otro tipo. Requisitos contractuales: Son aquellos adquiridos por la organización con los clientes y quedan establecidos por medio de un contrato formal. Otros requisitos: Son aquellos a los cuales la organización se puede suscribir de manera voluntaria como acuerdos con las partes interesadas, principios o códigos o los mismos requisitos corporativos del grupo u organización. 6.0 PROCEDIMIENTO En todos los centros de trabajo donde la organización preste sus servicios es necesario que se identifiquen y cumplan los requisitos legales aplicables a la organización referente a sus actividades, servicios o procesos. 6.1 Identificación de requisitos legales aplicables La identificación de los requisitos legales se llevará a cabo en relación a las actividades, servicios, procesos o proyectos que se desarrollen en el sitio de trabajo así como a los aspectos ambientales y riesgos identificados. Estos requisitos legales aplicables podrán ser: 1. Leyes, Normas, Reglamentos, Códigos Industriales por Sector a nivel Federal, Estatal y Municipal. 2. Requisitos específicos para el producto o servicios de la organización. 3. Requisitos específicos de la organización 4. Autorizaciones, licencias y permisos que rigen en la entidad donde la organización presta sus servicios. Para esta identificación la organización dispondrá de diferentes fuentes como son: 1. Diario Oficial de la Federación-DOF (papel o electrónico). 2. Internet 3. Periódicos y revistas especializadas. 4. Partes interesadas 5. Matriz de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos 6. Matriz de Aspectos Ambientales 7. Suscripción de la organización a algún sistema de información en legislación y normatividad ambiental y de seguridad para actualizarse periódicamente 8. Organizaciones gubernamentales (SEMARNAT, PROFEPA, LGEEPA) 9. Cualquier otro medio Las matrices de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos (PGS-001-R1) y la de Aspectos Ambientales (PGA-001-R1), servirán de referencia cuando el proceso de identificación de requisitos legales se realiza por primera vez o bien, cuando estas matrices sean actualizadas o modificadas y por estos cambios aplican nuevos requisitos legales.

6 Página: 5 de 7 Todos los requisitos legales, contractuales y otros requisitos que se hayan identificado serán registrados en el formato PGI-002-R1 Matriz de Requisitos Legales Aplicables. Este formato se podrá llevar en electrónico y solo imprimirlo cuando sea necesario o se requiera. El llenado de la Matriz de Requisitos Legales inicia indicando la Norma, Ley Reglamento ó Fundamento Legal aplicable, posteriormente se anotarán los rubros, artículos, fracciones o requisitos aplicables así como su descripción y el área o procesos a quienes aplica. Se deberá anotar así mismo, el Mecanismo mediante el cual se da cumplimiento al requisito legal, la periodicidad de cumplimiento y el área o proceso responsable de contar con dicho mecanismo. 6.2 Cumplimiento de requisitos legales aplicables. Una vez identificados los requisitos legales aplicables, estos serán analizados por el Responsable de SSPA en conjunto con la Gerencia Jurídica y aquellas otras áreas que así se requiera; esto con la finalidad de establecer los puntos que aplican a la organización o sitio de trabajo en función de lo mencionado en el primer párrafo de este punto. Los responsables arriba mencionados, deberán revisar el contenido del o los requisitos aplicables así como las implicaciones que estos conllevan. Posterior a esta actividad, establecerán las acciones y medios con los cuales se dará cumplimiento a dichos requisitos. Todos aquellos requisitos aplicables identificados cuyos documentos oficiales o formales, requieran ser adquiridos por la organización; como leyes, reglamentos y/o normas, son considerados como documentos externos y deberán ser controlados de acuerdo a lo establecido en el procedimiento CC- PGI-009 Control de Documentos y Registros en su versión más actual. 6.3 Evaluación del cumplimiento de los requisitos legales aplicables Una vez que los requisitos legales aplicables han sido analizados y se han establecido los mecanismos y medios para su cumplimiento, de manera semestral, se deberá evaluar el grado y nivel de cumplimiento de los mismos. Lo anterior a través de auditorías (internas y externas), revisiones documentales, listas de verificación, observaciones, inspecciones, reportes, entrevistas directas o cualquier otra evidencia que soporte dicha actividad. Si en esta evaluación se detecta el incumplimiento de alguno (s) de los requisitos legales aplicables identificados en la matriz, se considerará como una No Conformidad y se deberá atender como tal en base a lo establecido en el procedimiento CC-PGI-008 No Conformidades, Acciones Preventivas y Correctivas. De igual manera la evaluación del cumplimiento legal, podrá realizarse en las reuniones de Revisión por la Dirección así como en las reuniones trimestrales o extraordinarias que lleve a cabo el Comité Directivo y convocadas por el Representante del SGI de la organización. Se deberá mantener el registro correspondiente de la evaluación del cumplimiento de los requisitos legales aplicables como puede ser una minuta, un reporte o una lista de verificación por mencionar ejemplos.

7 Página: 6 de Actualización de la Matriz de Requisitos Legales Aplicables La Matriz de Requisitos Legales Aplicables (PGI-002-R1) se debe mantener actualizada en base a los cambios en la legislación, normatividad o ante nuevos requisitos legales aplicables o de otra índole a los cuales la organización se suscriba de manera voluntaria o por obligación. La revisión de los cambios en la normatividad se realizará de manera trimestral. Esta matriz, también podrá ser modificada en caso de que existan cambios o modificaciones en su alcance, entendiéndose como cambios por ejemplo: 1. La incorporación de nuevas actividades, servicios o procesos en la organización o proyecto, 2. La ampliación o modificación de las instalaciones o sitios de trabajo, 3. La identificación de nuevos peligros y su evaluación de riesgo. 4. La identificación de nuevos aspectos ambientales y su impacto Para la actualización de matriz, se podrá disponer de las fuentes de información mencionadas en el punto 6.1 de este documento. Todos los cambios y actualizaciones deberán ser comunicados a la organización a través de los medios de comunicación establecidos previamente para ellos de acuerdo al procedimiento CC-PG- 013 Procedimiento de Comunicación Interna y Externa. 7.0 REGISTROS Y FORMATOS Titulo Matriz de Requisitos Legales Aplicables Formato PGI-002-R1 8.0 DIAGRAMAS Y FLUJOGRAMAS El diagrama de la siguiente página, muestra de forma gráfica y general el proceso para la identificación de peligros, evaluación de riesgos y control operacional mencionado en este documento. 9.0 ANEXOS Anexo 1 Anexo 2 Legislación vigente Normatividad vigente

8 Página: 7 de 7 Diagrama de Flujo del Proceso. INICIO Identificación de requisitos aplicables (legales, contractuales y otros) Análisis del contenido de los requisitos aplicables identificados PGI-002-R1 Matriz de Requisitos Legales Aplicables. Establecimiento de los puntos y las obligaciones aplicables Definición de los mecanismos y medio para su cumplimiento Evaluación del cumplimiento legal de los requisitos aplicables No Cumple? No Conformidad por incumplimiento (CC-PGI-008) Si Seguimiento y actualización FIN

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