Requisitos Legales y Otros

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1 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Requisitos Legales y Otros Octubre 2015

2 1. Introducción; 2. Qué es un requisito legal?; 3. Otros requisitos aplicables; Contenido: 4. Enfoque metodológico de la identificación y evaluación de requisitos legales: A. Identificación y actualización de requisitos legales aplicables; B. Elaboración y aplicación de instrumento de medición de cumplimiento de normativa; C. Evaluación de cumplimiento; D. Acciones correctivas y preventivas. 5. Requisitos legales y las normas ISO 9001:2008 y 14001:2004; 6. Recomendaciones generales. Octubre 2015

3 1. Introducción: México no ha sido la excepción y hoy cuenta con numerosas disposiciones legales locales e internacionales vigentes, que regulan o intentan prevenir impactos sobre el medio ambiente y establecen las condiciones mínimas de higiene y seguridad en los lugares de trabajo, o sobre el entorno a la calidad del producto (servicio).

4 1. Introducción: Accionistas, directores, gerentes, ejecutivos y cada vez con mayor frecuencia los propios trabajadores y la comunidad en general, se preguntan si una organización ha identificado y cumple con la legislación que le aplica, deseando con esto, conocer el riesgo que significa el no cumplimiento de algún requisito legal.

5 1. Introducción: El no cumplimiento de un requisito legal, conlleva un riesgo que la sociedad por intermedio de sus legisladores y organismos del estado considera no admisible debido a la probabilidad y severidad de daños al medio ambiente, o para salud o seguridad de los trabajadores, así como un riesgo para el negocio por incumplimiento de políticas internas, daño a la imagen corporativa, multas, cierre de instalaciones, rechazo de los consumidores a la marca y pérdida de valor de la organización.

6 2. Qué es un requisito legal? Se le llama requisito legal al conjunto de leyes, decretos, resoluciones, normas oficiales, estatutos, reglamentos, etc. vigentes, de carácter general o particular, que sean aplicables al proceso desarrollado por cada una de las dependencias, ya sea por su naturaleza o por la jurisdicción bajo la cual se encuentra la organización.

7 3. Otros requisitos aplicables: Son obligaciones adicionales a los requisitos legales, que incluye acuerdos, normas técnicas, regulaciones internacionales, códigos de práctica u otros requisitos que hayan sido suscritos voluntariamente por la dependencia.

8 4. Enfoque metodológico de la identificación y evaluación de requisitos legales: A. Identificación y actualización de requisitos legales D. Acciones correctivas y preventivas B. Elaboración y aplicación de instrumento de evaluación C. Análisis y evaluación de cumplimiento

9 A. Identificación y actualización de requisitos legales aplicables: Para el desarrollo de esta etapa, se requiere que el equipo de trabajo conozca las actividades y procesos, identificando las variables de entrada al proceso como son: recursos requeridos; y por otro punto las variables de salida, por ejemplo: productos, residuos y emisiones. Una vez identificadas las actividades y procesos, se procede a iniciar el llenado del formato de la matriz de requisitos legales aplicables. Octubre 2015

10 Llenado del formato de la matriz de requisitos legales y otros: Citar la fecha en que se elabora por primera vez la ficha de descripción de proceso, colocando el día, mes y año a dos dígitos (dd/mm/aa), con letra Arial 12, centrar en la celda. Poner el número de versión de la ficha de descripción de proceso, si se realiza por primera vez será la versión 1, si se le hacen cambios será la versión 2 y así sucesivamente hasta un límite de 5 versiones, una vez dado este número de versiones se reinicia la numeración, con letra Arial 12, centrar en la celda; Mencionar la fecha de actualización de la ficha de descripción de proceso, colocando el día, mes y año a dos dígitos (dd/mm/aa), con letra Arial 12, centrar en la celda. Elegir el nombre de la dependencia a la cual pertenecen la matriz de requisitos legales y otros, con letra Arial 20, centrar en la celda;

11 Llenado del formato de la matriz de requisitos legales y otros: Nombrar la ley, norma, estatuto, reglamento, etc., interna, es decir que la emitió alguna dependencia perteneciente a la UAEH; Nombrar la ley, norma, estatuto, reglamento, etc., externa, es decir que la emitió alguna dependencia no perteneciente a la UAEH; Nombrar la ley, norma, estatuto, reglamento, etc., a la cual se le debe de dar cumplimiento, con letra Arial 12, justificar en la celda; Mencionar la fecha de publicación o última reforma de la ley, norma, estatuto, reglamento, etc., con letra Arial 12, justificar en la celda; Colocar el nombre de la dependencia Internacional, federal, estatal, municipal o interna, que emite dicha ley, norma, estatuto, reglamento, etc., con letra Arial 12, justificar en la celda;

12 B. Elaboración y aplicación de instrumento de medición de cumplimiento de normativa: El objetivo de esta etapa, es desarrollar una herramienta que permita recolectar información objetiva y registrarla de manera sistemática. Para ello, la Matriz de Requisitos Legales y Otros recoge evidencias de cumplimiento o incumplimiento. Octubre 2015

13 Llenado del formato de la matriz de requisitos legales y otros: Sombrear la celda correspondiente en color verde en caso de que se cumpla con la ley, norma, estatuto, reglamento, etc., con letra Arial 12, justificar en la celda; Sombrear la celda correspondiente en color rojo en caso de que no se cumpla con la ley, norma, estatuto, reglamento, etc., con letra Arial 12, justificar en la celda; Mencionar la razón por la cual no se da cumplimiento a la ley, norma, estatuto, reglamento, etc., con letra Arial 12, justificar en la celda;

14 C. Evaluación de cumplimiento: El objetivo de esta etapa, es conocer de manera objetiva el cumplimiento de la normativa que aplica, basado en la existencia o inexistencia de evidencia visual o documental, según corresponda, segregando y diferenciando los aspectos evaluados obteniendo una visión real de la situación en que se encuentra la organización. Especial atención se debe tener con aquellos aspectos que signifiquen un riesgo inmediato para la salud o seguridad de los trabajadores o para el medio ambiente. Estas condiciones deben ser resueltas y/o comunicadas de manera inmediata a la alta gerencia.

15 D. Acciones correctivas y preventivas: Una vez identificados y evaluados los requisitos legales de higiene, seguridad y medio ambiente, se debe implementar un Plan que permita priorizar aquellos aspectos que se encuentren en incumplimiento y reforzar las acciones para actuar en conformidad a lo establecido en la normativa vigente. Dicho Plan debe ser informado a la alta gerencia, permitiendo a la empresa gestionar los recursos para corregir y prevenir los incumplimientos y darle seguimiento a las acciones que se emprendan.

16 5. Requisitos legales y las normas ISO 9001:2008 y 14001:2004: Por medio de la matriz de requisitos legales y otros, se dará cumplimiento a diversos requisitos de las normas, por ejemplo los siguientes: ISO 14001:2004 ISO 9001: Requisitos legales y otros requisitos. 5.2 Enfoque al cliente; Determinación de los requisitos relacionados con el producto (servicio).

17 Formato de Matriz de Requisitos Legales y Otros de la UAEH: Octubre 2015

18 6. Recomendaciones generales: Es importante mencionar que la normativa así como las condiciones de cualquier organización, sufren cambios frecuentemente de acuerdo a las necesidades del país y las características del negocio, por tanto la identificación y evaluación de requisitos legales debe ser un proceso permanente, que debe abrir y cerrar un ciclo con la periodicidad que permita a la organización, gestionar su plan de acción e incorporar la modificaciones o nuevas normas que sean promulgadas. Puede consultar las siguientes ligas, para revisar la normatividad que le puede aplicar: Octubre 2015

19 6. Recomendaciones generales: Después de elaborar y/o actualizar la Matriz de Requisitos Legales y Otros deberá guardarlo en formato de Excel, y validarlo el titular de la dependencia; Se debe nombrar al archivo colocando las siglas de la dependencia y las siglas MRL separadas por un guion, por ejemplo Matriz de Requisitos Legales y Otros de la Dirección de Gestión de la Calidad, el archivo deberá nombrarse de la siguiente forma DGC-MRL; Una vez terminado y validado deberá enviarlo a la Dirección General de la Calidad apegándose al procedimiento de control de documentos en formato de Excel, para su revisión técnica y aprobación.

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