BOLETÍN DE ACTUALIZACIÓN EN CALIDAD REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS EN UNA GESTIÓN POR PROCESOS

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1 BOLETÍN DE ACTUALIZACIÓN EN CALIDAD REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS EN UNA GESTIÓN POR PROCESOS N 2 AÑO 2014

2 REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS EN UNA GESTIÓN POR PROCESOS Es compromiso del Rector, en el contexto de la calidad, proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión de la calidad, así como la mejora continua de su eficacia comunicando a la comunidad universitaria la importancia de satisfacer tanto los requisitos del estudiante, previsto en los currículos de estudios de carreras profesionales y programas de posgrado, como los requisitos legales y reglamentarios. Incluso, en la determinación de los requisitos relacionados con el servicio formativo, la Universidad debe determinar los requisitos legales y reglamentarios aplicables a la ejecución curricular. En la gestión por procesos, la hoja de descripción de procesos debe incluir los elementos de entrada que deben contener los requisitos legales y reglamentarios aplicables al igual que los de salida. Los requisitos legales son los que conforman el cuerpo de leyes en su más amplio concepto derivadas de decisiones del Estado y de obligatorio cumplimiento por las organizaciones; los reglamentarios pertenecen al ámbito de la Universidad que, de acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 18 de la Constitución Política, le autoriza fijar su propia reglamentación en virtud de la autonomía normativa. Las jerarquías, dueños de procesos y los que participan de las actividades de los procesos en la Universidad tienen la obligación del cumplimiento de la ley, reglamentos, planes estratégicos, planes operativos, instructivos de trabajo y manuales sin excepción alguna. Las verificaciones que realizan los cuadros jerárquicos y las revisiones que efectúa la Dirección Ejecutiva a través de las auditorias, permiten examinar y evaluar el cumplimiento de las normas para prevenir su incumplimiento y acatamiento, previniendo que las actividades se desarrollen sin afectar ningún aspecto normativo. Además, todo requisito normativo debe estar a disposición de la comunidad universitaria y del conocimiento público. 1

3 La Universidad ha escogido como modelo de calidad, la Norma Internacional ISO para orientar la mejora continua de la calidad del servicio formativo. En este sentido la Universidad debe identificar, integrar a las actividades y tareas, y controlar los requisitos legales y reglamentarios aplicables al servicio formativo en forma directa e indirectamente a la gestión administrativa. La Universidad debe demostrar que los requisitos legales y reglamentarios aplicables al servicio que ofrece han sido propiamente identificados, están a disposición, y son de fácil recuperación. Los cuadros jerárquicos de la Universidad como son rector, decanos, director de escuela de posgrado, directores de escuelas y jefes de división, así como los auditores de la Dirección Ejecutiva deben estar conscientes de los requisitos legales y reglamentarios generales y específicos, aplicables al servicio formativo que se ofrece, que estén a disposición y se apliquen. Es así que durante la fase de preparación de las verificaciones y auditorias deben obtener información relevante de fuentes internas y externas sobre requisitos legales y reglamentarios para verificar su cumplimiento. En este sentido ellos deben: Asegurar que los requisitos legales y reglamentarios aplicables estén integrados a la ejecución de actividades. Asegurar que los requisitos legales y reglamentarios son utilizados como entradas de los procesos y cuando se da el seguimiento a las salida de los procesos. Asegurar que cualquier declaración a cumplimientos de requisitos legales y reglamentarios está demostrada apropiadamente por la Universidad. Si se encuentra evidencia, durante la verificación o revisión, de que una información sobre requisitos legales y reglamentarios no fue tomada en cuenta, los encargados deben levantar una no conformidad. Igualmente si se identifica directamente un no cumplimiento. 2

4 Teniendo en cuenta que las verificaciones y revisiones son ejecutadas en la misma red de interacciones que la ejecución de los procesos, los participantes de los equipos de calidad como son los coordinadores, especialistas, profesionales, docentes y otros, deben tener conocimiento de los requisitos legales y reglamentarios, aun al mismo nivel que los cuadros jerárquicos y los auditores internos de calidad. Este conocimiento aplicado puede ser considerado como una formación en gestión universitaria básica para todos los docentes y administrativos de la Universidad ya que contribuye a la mejora de la coordinación sobre la base de un idioma común: el de los requisitos legales y reglamentarios, consolidando la gestión por procesos donde cada uno se auto regula en función a las normas y con el trabajo en equipo. Por qué es útil que los docentes y administrativos comprendan y aplique los requisitos legales y reglamentarios? Las actividades en la Universidad se generan por la división del trabajo en procesos que responden a una estructura de apoyo para su realización y desempeño, asimismo requiere de la coordinación de tales tareas para su realización. Los requisitos legales y reglamentarios conforma un mecanismo básico para la coordinación que mantiene la cohesión y la confianza de la institución educativa en cuanto a que ordena los procesos de trabajo, siendo complementario a otros mecanismos como la adaptación mutua, la supervisión directa, la estandarización del proceso de trabajo, la estandarización de los resultados y la estandarización de las habilidades. La ausencia de estos mecanismos de coordinación hacen que las organizaciones sean proclives a politizarse, en la medida en que los conflictos que por lo general surgen cuando las personas tienen que rivalizar para obtener cierta influencia en un vacío relativo de poder. La naturaleza de la norma pretende orientar lo que debe hacer cada uno en cada caso. 3

5 La institución universitaria tiene el propósito de que los docentes y administrativos se encuentren concienciados de la importancia de su participación en la organización y motivados para desarrollar su trabajo con la mayor calidad. Por ello la formación en los requisitos legales y reglamentarios por cada uno de ellos tienen por objetivo conocer qué hacer, el por qué y la aceptación de su rol en la organización. Es una forma de hacerles conocer los canales de coordinación o comunicación básicos que permitan una interacción eficaz no solo entre ellos sino con los estudiantes. No hay que olvidar que la Universidad es autónoma de acuerdo a las leyes por lo tanto está sujeta a regulaciones, entre otras, la que se relaciona con el estudiante. Si estas no se cumplen pueden causar grave perjuicio económico y de imagen y son generadas por no aplicar la normatividad publicada en la página Web de la Universidad. Docentes y administrativos contribuyen a la responsabilidad de la universidad abordando los requisitos legales y reglamentarios? Cuando se aborda y ejerce responsabilidad social, el objetivo primordial de la organización es maximizar su contribución al desarrollo sostenible evidenciando el cumplimiento de los siguientes principios: rendición de cuentas, transparencia, comportamiento ético, respeto a los intereses de las partes interesadas, respeto al principio de legalidad y respeto a los derechos humanos. El principio de legalidad se vincula con los requisitos legales y reglamentarios. Este principio se evidencia cuando en la organización se acepta que este principio es de cumplimiento obligatorio. Esto se refiere a la supremacía de los requisitos legales y reglamentarios, y en particular, a la idea de que ningún miembro de la comunidad universitaria está por encima de la norma. Este principio se contrapone con el ejercicio arbitrario del poder en cualquier nivel de la organización. Está implícito en el principio de legalidad que los requisitos legales y reglamentarios estén escritos y difundidos públicamente y se haga cumplir de manera justa, de acuerdo a los procedimientos establecidos. 4

6 En el contexto de la Universidad, cumplir con el principio de legalidad implica que dentro de ella se cumplen todos los requisitos legales y reglamentarios aplicables y de informar a docentes, administrativos y estudiantes de su obligación de observar e implementar esas medidas. En este sentido la Universidad debe: Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios en la Sede Central, centros académicos y filiales, aun cuando no se cumplan de manera adecuada en el sector universitario. Asegurar que sus relaciones y actividades cumplan con el marco legal previsto y aplicable. Mantenerse informada de todas las obligaciones legales. Revisar periódicamente el grado de cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios que le son aplicables. JBDG/. Chimbote, octubre 2014 Rector - Director Ejecutivo 5

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