Manual de Usuario Plataforma de Servicio Webmail 2.0 Interfaz White

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1 Manual de Usuario Plataforma de Servicio Webmail 2.0 Interfaz White Preparado exclusivamente para Movistar Chile Manual versión: Versión Nº 4 Octubre /95

2 Tabla de Contenido TABLA DE CONTENIDO... 2 CONTROL DE CAMBIOS INTRODUCCIÓN INICIO Y ACCESO A WEBMAIL Inicio y Acceso a Webmail Acceso Rápido Correo Contactos Calendario Disco Virtual Alertas Sincronización Buscar Opciones MÓDULOS PLATAFORMA WEBMAIL CORREO Panel Cuentas de Correo Nuevo Mensaje: Opciones de Ordenamiento: Actualizar bandeja de mensaje: Eliminar Mensaje: Elegir una acción: Buscar Mensajes: Leer y responder correo recibido: CONTACTOS Libreta de Direcciones: Papelera: Nuevo Correo: Agregar Contacto: Agregar Comunidad: Ordenar Alfabéticamente: Buscar Contacto: Eliminar Contacto: CALENDARIO Actualizar: Crear un Evento Nuevo: Crear una Nueva Reunión: Buscar Calendario: Botón Eliminar: Botón Imprimir: Botón Ocultar Panel: Crear un Nuevo Calendario: /95

3 3.4 DISCO VIRTUAL Vista del Panel de Disco Virtual: Nueva Carpeta: Agregar Archivos: Ordenar: Buscar: Herramientas de Visualización: Agregar y Eliminar Comentarios: ALERTAS Agregar Nueva Alerta: Editar Alerta: Copiar Alerta: Activar o Desactivar Alerta: Eliminar Alerta: SINCRONIZACION Sincronización: Configurando el dispositivo que se desee sincronizar con Webmail Agregar Nuevo dispositivo: Sincronización con dispositivo móvil: Inscripción del dispositivo Móvil que se sincronizará con el servidor: Características necesarias de un aparato móvil para realizar una sincronización Agregar dispositivo PDA: Herramienta de sincronización con el ordenador de escritorio (Desktop Sync Tool): Instalación de Desktop Sync Tool: Configuración Desktop Sync Tool: Configuración del sincronizador: Uso de Herramienta de disponibilidad de calendario Free Bussy: Cómo usar Free Bussy? Configuración de una cuenta Outlook para utilizar Free Bussy: Utilización de la disponibilidad de horario de usuarios con cuenta Webmail Free Bussy BUSCAR Realizar búsqueda Resultados de la búsqueda OPCIONES General: Presencia: Correo: Pantalla de Correo: Configuración de las cuentas de Correo Firmas: Filtros: Reenvío automático: Respuesta automática: Contactos: Configuración de pantalla: Importar contactos: Exportar contactos: Calendario: Configuración del calendario: Semanas de Calendario: Opciones de Recordatorio de Calendario: /95

4 Configuración de tareas: Disco virtual: Alertas: Alertas Predeterminadas: Configuración de Alertas: SALIR TABLA DE ILUSTRACIONES /95

5 Tabla de Ilustraciones Ilustración 1: Inicio de Sesión. 10 Ilustración 2: Módulo Correo 13 Ilustración 3: Correo Electrónico Nuevo Correo 15 Ilustración 4: Ordenamiento de Opciones 17 Ilustración 5: Elegir una acción 18 Ilustración 6: Bandeja de Entrada 19 Ilustración 7: Ver contenido correo electrónico 19 Ilustración 8: Módulo Contactos 22 Ilustración 9: Crear nuevo correo en módulo Contacto 24 Ilustración 10: Agregar Contacto 25 Ilustración 11: Cargar Imagen 26 Ilustración 12: Listado de Contactos 26 Ilustración 13: Edición registro de Contacto 27 Ilustración 14: Agregar nueva comunidad 28 Ilustración 15: Listado de Comunidades 29 Ilustración 16: Calendario 31 Ilustración 17: Formulario de nuevo evento 32 Ilustración 18: Rango de fecha y hora de un evento 33 Ilustración 19: Archivo adjunto 34 Ilustración 20: Invitar contacto 34 Ilustración 21: Insertar contacto 35 Ilustración 22: Insertar grupo 35 Ilustración 23: Buscar direcciones 35 Ilustración 24: Rango de fecha y hora de un evento 36 Ilustración 25: Disponibilidad 37 Ilustración 26: Ocultar panel 38 Ilustración 27: Panel ocultado 38 Ilustración 28: Nuevo calendario 39 Ilustración 29: Formulario nuevo calendario 39 Ilustración 30: Disco virtual 40 Ilustración 31: Vista del panel de disco virtual 41 Ilustración 32: Crear Carpeta. 42 Ilustración 33: Agregar archivos 43 Ilustración 34: Visualización de archivos en lista 44 Ilustración 35: Visor de Comentarios. 45 Ilustración 36: Vista en miniatura 45 Ilustración 37: Descarga archivo 46 Ilustración 38: Eliminar comentario 47 Ilustración 39: Ventana inicial - Alertas 48 Ilustración 40: Formulario de Alerta añadir nuevo Criterio 50 Ilustración 41: Formulario de Alertas Acciones asociadas 50 Ilustración 42: Formulario de Edición de mensaje de notificación 51 Ilustración 43: Selección de Alerta a editar 52 Ilustración 44: Formulario de Edición de Alertas 52 Ilustración 45: Copiar alerta 53 5/95

6 Ilustración 46: Activar o Desactivar una Alerta 54 Ilustración 47: Ventana de Confirmación de Eliminación de Alerta 54 Ilustración 48: Sincronizador 56 Ilustración 49: Nuevo sincronizador 56 Ilustración 50. Selección de dispositivo 57 Ilustración 51: Configuración teléfono móvil 58 Ilustración 52: Selección de móvil 58 Ilustración 53: Selección de país 58 Ilustración 54: Selección de proveedor 59 Ilustración 55: Selección de modelo de móvil 59 Ilustración 56: Selección de dispositivo 61 Ilustración 57: Aplicación pocket PC 61 Ilustración 58: Aplicación palm 62 Ilustración 59: Selección dispositivo PC 63 Ilustración 60: Descarga aplicación 63 Ilustración 61: Sincronizador 65 Ilustración 62: Sincronizador paso 2 65 Ilustración 63: Sincronizador paso 3 65 Ilustración 64: Configuración cuenta 66 Ilustración 65: Configuración paso 2 67 Ilustración 66: Configuración paso 3 67 Ilustración 67: Configuración paso 3 68 Ilustración 68: Visualización Outlook 69 Ilustración 69: Creación del evento 69 Ilustración 70: Invitación 70 Ilustración 71: visualización del calendario 70 Ilustración 72: Agenda miento 71 Ilustración 73: Módulo Buscar 72 Ilustración 74: Vista del detalle del correo encontrado 73 Ilustración 75: Menú de opciones 74 Ilustración 76: Selección del apartado GENERAL 75 Ilustración 77: Perfil de Usuario 76 Ilustración 78: Configuración de Vcard 76 Ilustración 79: Configuración de fecha y hora 77 Ilustración 80: Opción de servicios 77 Ilustración 81: Cambio de contraseña 78 Ilustración 82: Cambio de Pin 78 Ilustración 83: Agregar categoría 78 Ilustración 84: Asistente de administración 79 Ilustración 85: Presencia 79 Ilustración 86: Guardar opciones de correo 80 Ilustración 87: Configuración de cuenta de correo 81 Ilustración 88: Agregar una nueva cuenta de correo 81 Ilustración 89: Agregar firma 82 Ilustración 90: Formulario de creación de firma de correo 83 Ilustración 91: Agregar filtros 84 Ilustración 92: Formulario de creación de filtros 84 Ilustración 93: Opción de reenvió 85 Ilustración 94: Opción de respuesta automática 86 6/95

7 Ilustración 95: Configuración de pantalla 87 Ilustración 96: Importar contactos 87 Ilustración 97: Exportar contactos 88 Ilustración 98: Configuración de calendario 89 Ilustración 99: Semanas de Calendario 89 Ilustración 100: Opciones de recordatorio de calendario 90 Ilustración 101: Configuración de tareas 91 Ilustración 102: Configuración de visualización de archivos 91 Ilustración 103: Descarga 92 Ilustración 104: Alertas Predeterminadas 93 Ilustración 105: Configuración de resumen de alertas 93 Ilustración 106: Link salir del sistema 94 7/95

8 Control de Cambios BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES Fecha Nombre Modificación 22/07/2010 Víctor Contreras Actualización de manual a versión 2 05/08/2010 Víctor Contreras Actualización de manual a versión 3 14/10/2010 Víctor Contreras Actualización de manual a versión 4 19/10/2010 Víctor Contreras Actualización de manual a versión 5 8/95

9 1. Introducción La plataforma de servicios de correo (WEBMAIL) de Telefónica Chile, está basada en el ambiente de tecnología Web 2.0. La plataforma Webmail 2.0 de Telefónica Chile, es un servicio que permite acceder a su cuenta de correo electrónico a través de una página Web, de esta forma puede ser accedido desde cualquier computadora que tenga conexión a Internet. Webmail 2.0 de Telefónica Chile reúne servicios como: Correo, Libreta de Contactos, Calendario, Disco Virtual, Alertas y Sincronización de la información con distintos dispositivos Móviles. De esta forma la plataforma de servicios WEBMAIL 2.0, se convierte en una potente aliado en sus comunicaciones ya que permite mantenerse siempre actualizado de los mensajes de correo electrónico, además posee potentes filtros anti-spam los cuales mejoran la seguridad del correo, configuración de alertas de mensaje con notificaciones en Aim, Messenger Hotmail y Yahoo, agendamiento de reuniones, y todo esto sincronizadle con distintos dispositivos como Palm/PDA o teléfonos móviles. A lo ya mencionado anteriormente, se debe agregar y destacar la opción Disco Virtual. Aquí es donde se puede almacenar todo tipo de archivos, documentos, imágenes, música e incluso publicar una página Web propia. Webmail 2.0 de Telefónica Chile, tiene un estilo visual gráfico que ayuda al usuario a la navegación, continuidad, intuición y flexibilidad de adaptación e interacción con la plataforma. Esto es gracias a la Tecnología AJAX implementada en esta plataforma, la cual permite trabajar sobre mensajes y archivos mediante drag & drop (arrastrar y soltar, es decir, acción de mover con el puntero del mouse objetos de un lado a otro dentro de la misma ventana u entre ventanas). 9/95

10 2. Inicio y Acceso a Webmail Inicio y Acceso a Webmail 2.0 El Inicio de sesión corresponde al acceso a la Plataforma de Servicios Webmail 2.0 que Telefónica Chile proporciona, entregando un nombre de usuario y contraseña. Para acceder a la plataforma de servicios Webmail 2.0, debe escribir la dirección a través de su navegador Web para acceder a la interfaz White. Como resultado de lo anterior, obtendrá una pantalla como la que se visualiza a continuación: Ilustración 1: Inicio de Sesión. En esta pantalla se solicita el ingreso de un nombre de usuario y una contraseña. Una vez ingresados los datos solicitados, presione el botón Es importante mencionar que el nombre de usuario corresponde al nombre de su casilla de correo electrónico de forma completa con el dominio incluido 10/95

11 2.2 Acceso Rápido La plataforma de servicios Webmail 2.0 de Telefónica Chile, en su parte superior posee un menú con Tabs o Pestañas de acceso para los distintos servicios o módulos que posee, lo cual permite un acceso rápido a cada servicio que la plataforma le provee. Los servicios clasificados en módulos que la plataforma le provee, son los siguientes: Correo Módulo el cual permite acceder a la cuenta de correo, visualizando los correos electrónicos y realizar el envío y/o recepción de estos mensajes. Contactos Módulo que permite agregar, editar y eliminar contactos. El ingreso de contactos posee información detallada que hace posible la generación de Vcard (Formato estándar para el intercambio de información personal). Calendario Módulo que permite efectuar agendamiento de reuniones, con opción de generar alertas de aviso para los distintos eventos, cuyas alertas son generadas a través del correo electrónico. Este módulo posee funcionalidades para agregar más de un calendario o grupos de calendarios compartidos. Disco Virtual El módulo Disco virtual de Webmail 2.0, es un espacio de almacenamiento de información que emula un disco duro pero que tiene acceso de cualquier equipo que tenga conexión a Internet. El Disco Virtual de Webmail 2.0, permite categorizar la información en distintas carpetas de música, imágenes, sitios Web y videos. Estos archivos podrán ser organizados en distintas carpetas, las cuales se pueden compartir con toda persona con acceso a Internet. 11/95

12 Alertas Este Módulo le permite crear una alerta con diferentes criterios (gatillante de la acción) y acciones a realizar (envío de correo, envío de mensaje, agendamiento, eliminación). Las alertas pueden trabajar de forma independiente o en conjunto con algún otro módulo de la plataforma de servicios Webmail 2.0 de Telefónica Chile. Sincronización Módulo que le permite sincronizar sus contactos y/o calendarios con distintos dispositivos, PDA, Pocket PC y PC de escritorio. En este módulo existe un asistente de configuración para cada tipo de dispositivo. Buscar Este módulo permite una búsqueda más rápida dependiendo de la palabra clave que introduzca en el campo. Opciones Módulo que permite administrar o configurar los distintos parámetros o preferencias de los módulos existentes en la plataforma de servicios Webmail 2.0 de Telefónica Chile: 1. General 2. Presencia 3. Correo 4. Contactos 5. Calendario 6. Disco Virtual 7. Alertas 12/95

13 3. Módulos Plataforma Webmail CORREO Es el primer módulo que se visualiza en la parte superior de la pantalla. Módulo el cual le permite acceder a su cuenta de correo, visualizando los correos electrónicos y realizar el envío y/o recepción de mensajes. Al ingresar a este módulo se observa a la izquierda de la pantalla un panel el cual tiene por nombre CUENTAS DE CORREO, el cual almacena las opciones de creación de correo, envío, guardado del mismo y una papelera de los correos borrados, además de un pequeño gráfico de capacidad de memoria de la plataforma de servicio y la capacidad de memoria ocupada hasta el momento. Ilustración 2: Módulo Correo Panel Cuentas de Correo Opción Carpeta Nueva y Administrador de carpetas: Esta opción permite crear una nueva carpeta o bien administrar las carpetas de correo para visualizar en el panel. Para crear una nueva carpeta es necesario asignarle un nombre. 13/95

14 Carpeta Bandeja de Entrada: Carpeta donde se almacenan los mensajes que se reciben. El número que aparece entre paréntesis (2) indica los correos que no han sido leídos. Carpeta Borrador: Carpeta donde se pueden guardar correos enviados, recibidos u/o por enviar. correos enviados. Carpeta Enviados: Carpeta donde se almacenan los Carpeta Papelera: Carpeta donde son enviados los correos eliminados. Esta carpeta puede ser configurada en el módulo opciones para ser vaciada al momento de abandonar el sistema Nuevo Mensaje: En el módulo de Correos, este permite Crear nuevo correo. Al seleccionar este icono desplegará una ventana de redacción de un nuevo mensaje, tal como lo muestra la siguiente ilustración: 14/95

15 Ilustración 3: Correo Electrónico Nuevo Correo a) Detalle Redacción Mensaje: CUENTA: PARA: CC: Asunto: Permite que al momento de tener múltiples cuentas poder elegir con cual mandar correo mediante el listado emergente (combo box) Su función es de almacenar las direcciones de los destinatarios a los que desee enviar el mensaje. También puede abrir la libreta de direcciones haciendo clic en PARA. Su función es de almacenar las direcciones de los destinatarios a los que desee enviar copia del mensaje. También puede abrir la libreta de direcciones haciendo clic en CC. Proporciona una breve descripción del mensaje. b) Acciones sobre el nuevo mensaje: Enviar: Envía los correos a destinatarios seleccionados. 15/95

16 Guardar: Guarda una copia del correo en la carpeta borradores. (Los archivos adjuntos también se guardan con el mensaje) Adjuntar: Permite agregar archivo(s) y anexarla (s) al nuevo correo. Estos archivos pueden ser obtenidos desde Mi PC o bien desde Disco Virtual. Ortografía: Revisa la ortografía del texto que se está redactando en los mensajes. Opciones de Creación: Este icono habilita o deshabilita las opciones definidas a continuación: Solicitar Confirmaciones: En este campo tendrá 2 opciones las cuales podrá activar mediante check box, las cuales serán: cuando se entregue el mensaje llegara un correo notificando la entrega del mismo y la segunda opción de notificación es cuando se lea el mensaje el cual al contacto que ha recibido el correo le emergerá ventana emergente de recepción de lectura, al momento de responder el mensaje este enviara la notificación a nuestro correo de que fue leído. Enviar: Prioridad: Firma: Formato: Adjuntar Vcard: En este campo se podrá escoger en qué momento enviar el mensaje, ya sea inmediatamente o más tarde, en el cual debe ingresar la hora y fecha de envío. En él se puede asignar un nivel de prioridad al mensaje (baja, normal alta) Se podrá agregar una firma al mensaje, previamente definida en el módulo Opciones/Correo/ Firmas. Asignar un formato al mensaje, HTML o bien sin formato. Para activar el formato HTML se deberá ingresar a Opciones/Correo/Pantalla de correo. Esta opción permite adjuntar una vcard previamente definida en el módulo Opciones/General/ Configurar Vcard. 16/95

17 Eliminar: redactando. Esta opción permite borrar el mensaje que se está Opciones de Ordenamiento: Esta opción permite ordenar/agrupar los mensajes por diversos criterios, tales como: fecha más reciente, fecha menos reciente, agrupar por fecha, asunto, remitente, tipo de mensaje, marcados como importantes o marcados como urgentes. Ilustración 4: Ordenamiento de Opciones Actualizar bandeja de mensaje: Esta opción permite la actualización de los mensajes contenidos en la carpeta seleccionada. Puede utilizar este icono para la actualización de la bandeja de entrada Eliminar Mensaje: Esta opción permite eliminar uno o mas mensajes, de acuerdo a su selección, enviándolo (s) a la papelera, donde solo accediendo a dicha carpeta, se podrá(n) suprimir definitivamente. 17/95

18 3.1.6 Elegir una acción: Esta acción le permite tipos de opciones para el correo tales como: responder, responder a todos, reenviar, marcar o quitar marca como importante o urgente, marcar como leído o no leído, copiar, mover y eliminar. Ilustración 5: Elegir una acción Para seleccionar una acción, el procedimiento es elegir un mensaje seleccionando en la casilla de verificación tal como se muestra a continuación. No seleccionado. Seleccionado Buscar Mensajes: Permite la búsqueda de mensajes de acuerdo al filtro especificado Leer y responder correo recibido: Para leer o responder un correo nuevo se debe posicionar sobre uno de ellos. En la siguiente imagen se visualiza un nuevo correo en la bandeja de entrada. 18/95

19 Ilustración 6: Bandeja de Entrada Este icono nos indica que es un mensaje sin leer. Este símbolo indica el número de mensajes nuevos o sin leer en alguna de las carpetas de cuenta de correo. Este símbolo indica que el correo posee uno o más archivos adjuntos. Para abrir el correo, se deberá hacer clic sobre el mail deseado a ver. Una vez abierto el mensaje visualizara la siguiente imagen. Ilustración 7: Ver contenido correo electrónico 19/95

20 electrónico del remitente. Este campo muestra la dirección de correo recepción del mensaje. Este campo muestra la fecha y hora de Las opciones destacadas en rojo en la Ilustración anterior, se describen a continuación: Esta opción sirve para responder el mensaje al mismo remitente. Al seleccionar esta opción podrá responder el mensaje recibido a todos los destinatarios incluidos en el mensaje. Esta opción permite reenviar el correo recibido a los destinatarios que estime conveniente Esta opción permite marcar un mensaje por importancia. Esta opción permite borrar los correos de la bandeja de entrada como los guardados. Esta opción permite cerrar el mensaje. contactos. Opción que permite agregar el remitente del correo a su lista de 20/95

21 Opción que permite crear una comunidad desde el correo que se tiene abierto, para lo cual será necesario darle un nombre a esa comunidad. Opción que permite marcar al remitente como correo no deseado y también permite enviar una notificación de dicho correo Opción que muestra una información más profunda del correo actual, muestra sus características y detalles. Opción que abre una nueva ventana emergente con la vista preliminar para su posterior impresión. Opción que permite guardar el archivo adjunto al mensaje. Opción que permite la eliminación del archivo adjunto. Nota: La opción de Guardar archivo y quitar solo aparece cuando existe un archivo adjunto al mensaje. 21/95

22 3.2 CONTACTOS Este módulo permite administrar la información de sus contactos, creando nuevos o ingresando y actualizando la información de ellos. También es posible la creación de comunidades, con las cuales, es posible de asociar un grupo de contactos, a los cuales es enviada la información Los contactos y las comunidades creadas se organizan en la libreta de direcciones, la cual es posible de importar y exportar desde algún otro sistema o aplicación. Ilustración 8: Módulo Contactos Libreta de Direcciones: Al seleccionar esta opción se desplegara una lista de los contactos que se encuentren en su libreta de direcciones, además de comunidades 22/95

23 Aquí se encuentran sus contactos organizados por comunidades. Por ejemplo; amigos, colegas, entre otros Papelera: Aquí se encuentran los contactos o comunidades que han sido eliminados, los cuales es posible restaurar. Para esto solo debe seleccionar el checklist Restaurar Elemento y el elemento seleccionado se restaurará inmediatamente. Podrá además eliminar definitivamente los elementos que se encuentren en la papelera seleccionando aceptando la eliminación definitiva de ellos., y Nuevo Correo: En el módulo de Contactos, este permite Crear nuevo correo. Al seleccionar este icono desplegará una ventana de redacción de un nuevo correo, tal como lo muestra la siguiente imagen. 23/95

24 Ilustración 9: Crear nuevo correo en módulo Contacto Agregar Contacto: Para agregar contactos deberá hacer clic en agregar contacto, y el sistema desplegara un formulario donde deberá ingresar los datos del nuevo contacto. Para dejar registrada la información deberá seleccionar el botón o bien si no desea realizar el registro seleccione el botón. 24/95

25 Ilustración 10: Agregar Contacto Los datos a ingresar son tales como Detalles personales, Mensajería Instantánea, Direcciones de correo electrónico, Números de teléfonos, Dirección de trabajo, Información de la dirección particular, Notas, Categorías e incluso subir una imagen del contacto. Si desea agregar imagen al nuevo contacto deberá seleccionar para que el sistema muestre una ventana pequeña donde al seleccionar, puede buscar una imagen en su ordenador. Por último para agregar por completo la imagen presione CARGAR o bien cancelar si no desea realizar la acción. 25/95

26 Ilustración 11: Cargar Imagen Luego de haber cargado la imagen y haber completado los datos necesarios, guarde la información y posteriormente tendrá su contacto agregado como muestra la imagen que viene a continuación. Ilustración 12: Listado de Contactos 26/95

27 Podrá editar sus contactos con solo hacer doble clic sobre uno de ellos o bien hacer clic con el botón derecho del mouse y seleccionar Editar Contacto. Luego de esto el sistema mostrará un formulario como lo indica la siguiente ilustración, en donde tendrá que seleccionar el icono para realizar la modificación. Ilustración 13: Edición registro de Contacto Agregar Comunidad: Esta opción permite agregar una comunidad permitiendo asignar contactos. En la imagen que se muestra a continuación verá un ejemplo de cómo agregar una comunidad y posteriormente se describe las funciones de las herramientas. 27/95

28 Ilustración 14: Agregar nueva comunidad En este campo comunidad, en este caso la llamaremos Amigos. debe otorgarle un nombre a la Acá debe escribir una pequeña descripción de la comunidad, en este caso serán Amigos del Trabajo Este botón sirve para agregar un contacto a la lista. Este botón sirve para quitar un contacto de la lista Acá se visualiza el cuadro de contactos disponibles, que mediante del botón de selección enviamos a contactos asignados. 28/95

29 comunidad. Acá se visualizan los contactos asignados a la nueva Una vez que tenga todos los contactos necesarios agregados guarde la comunidad, dando clic al botón, de lo contrario si quiere abortar el procedimiento, haga clic en el botón. Ya una vez guardado tendrá la nueva comunidad tal como se muestra en la siguiente ilustración. Las opciones marcadas destacan la comunidad, donde el círculo izquierdo de la ilustración representa la comunidad creada y el círculo de la derecha representa la ruta. Ilustración 15: Listado de Comunidades Ordenar Alfabéticamente: Esta opción permite ordenar contactos por nombre, apellido o por presencia en forma alfabética. 29/95

30 3.2.7 Buscar Contacto: Esta herramienta permite buscar un contacto ingresando de acuerdo al filtro de búsqueda Eliminar Contacto: Esta opción seleccionado (s) en la lista. permite eliminar un contacto, luego de haberlo (s) Contacto no seleccionado. Contacto seleccionado. 30/95

31 3.3 CALENDARIO En este módulo es posible llevar un control y orden de tareas, reuniones o eventos de manera que sean de gran utilidad al usuario, manteniéndolo alerta de eventos programados para que así se informe con anterioridad. En el calendario se pueden agregar, editar y eliminar eventos, incluidas las reuniones. Es posible compartir calendarios con otros usuarios. En la lista de tareas se pueden agregar, editar y eliminar tareas. Se puede asignar un nivel de prioridad y un estado como completas, pendientes o por completar. También podrá configurar la visualización del calendario, como por ejemplo: día, semana laboral, semana, mes. A continuación imagen previa de calendario. (Visualización mes) Ilustración 16: Calendario 31/95

32 3.3.1 Actualizar: Esta opción permite ver un listado actualizado de los eventos que hayan sido borrados, modificados o creados Crear un Evento Nuevo: Los eventos son actividades que se agregan a calendarios. Para agregar se debe hacer clic en el botón o bien haciendo clic sobre el icono más al lado del número que representa el día de un mes específico. El icono es el siguiente:. Se abrirá una ventana emergente con el formulario de ingreso de datos asociados al detalle del evento. Ilustración 17: Formulario de nuevo evento 32/95

33 Acciones sobre el nuevo Evento: Lengüeta Detalles del Evento En este Campo deberá introducir el título del evento. El título que se indique se usa como etiqueta en la vista de calendario. realizará la reunión. De forma opcional se puede introducir el lugar donde se Para agregar información del evento se completara la información en el campo. En los campos Inicio y Término se debe ingresar la fecha y hora del evento de inicio y termino del evento. Si fuera un evento de todo un día, se selecciona la casilla de verificación, la cual al elegirla automáticamente, llenará la hora de Inicio y Término, como muestra la siguiente ilustración. Ilustración 18: Rango de fecha y hora de un evento En este campo podrá definir el intervalo o periodo de repetición del evento diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente. 33/95

34 Acciones sobre el nuevo Evento: Archivos Adjunto Mediante esta acción se podrá adjuntar direcciones URL las cuales podrán agregarse más de una mediante botón. En la siguiente ilustración se visualiza el formulario Crear una Nueva Reunión: Ilustración 19: Archivo adjunto Mediante el botón, al hacer clic en el botón emergerá un formulario de búsqueda en el cual se podrá buscar un correo por contacto y grupo, a continuación se visualiza en la siguiente ilustración. Ilustración 20: Invitar contacto En esta pestaña podremos encontrar la función de buscar el contacto en la libreta de contactos proporcionada por webmail, la cual mediante selección se podrá agregar para la nueva reunión, seleccionando y después haciendo clic en el botón como se visualiza en la siguiente ilustración. 34/95

35 Ilustración 21: Insertar contacto En esta pestaña podremos visualizar el listado de grupos de contactos, por lo cual se podrá agregar grupos completos para la invitación de reunión, a continuación se visualizara la ilustración, (es la misma acción de la ilustración 20). Ilustración 22: Insertar grupo En esta pestaña podrá buscar la dirección mediante búsqueda avanzada, en la cual rastreara en todo los contactos registrados, (es la misma acción de la ilustración 20). Ilustración 23: Buscar direcciones Al presionar aceptar volvemos al formulario de la nueva reunión. 35/95

36 En este Campo deberá introducir el título de la reunión. El título que se indique se usa como etiqueta en la vista de calendario. realizará la reunión. De forma opcional se puede introducir el lugar donde se alguna sala disponible para la reunión. Es para asociar recursos al dominio ej: Para agregar información del evento se completara la información en el campo. En los campos Inicio y Término se debe ingresar la fecha y hora del evento de inicio y termino del evento. Si fuera un evento de todo un día, se selecciona la casilla de verificación, la cual al elegirla automáticamente, llenará la hora de Inicio y Término, como muestra la siguiente ilustración. Ilustración 24: Rango de fecha y hora de un evento 36/95

37 En este campo podrá definir el intervalo o periodo de repetición del evento diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente. En esta pestaña podrá estipular la disponibilidad para reuniones, mediantes opciones estas funciones son las mismas anteriormente explicadas las cuales se muestran en la siguiente ilustración: Ilustración 25: Disponibilidad Las demás pestañas se encuentran descritas anterior mente Buscar Calendario: Esta herramienta ayuda en el desplazamiento de la búsqueda de las fechas en el calendario Botón Eliminar: El botón permite eliminar un evento, para poder realizar la eliminación deberá seleccionar el evento y luego hacer clic en el botón. 37/95

38 3.3.6 Botón Imprimir: El botón permite imprimir ya sea el calendario completo o un evento, para poder realizar la impresión del evento, deberá seleccionar el evento y luego hacer clic en el botón Botón Ocultar Panel: El botón permite ocultar el panel de visualización de calendario pequeño y quedar ya sea el calendario completo o visualizar las 2 opciones, se muestran en la siguiente ilustración 25 antes de hacer clic en el botón encerrado en el círculo rojo: Ilustración 26: Ocultar panel Después de hacer clic en el botón se visualizara de la siguiente forma el calendario: Ilustración 27: Panel ocultado 38/95

39 3.3.8 Crear un Nuevo Calendario: Ilustración 28: Nuevo calendario El botón permite agregar un calendario a un listado de creación, emergerá formulario el cual se visualizara a continuación: Ilustración 29: Formulario nuevo calendario 39/95

40 3.4 DISCO VIRTUAL El servicio de disco virtual permite cargar archivos a una variedad de carpetas, las cuales son administradas por el usuario. Permite compartir carpetas y archivos con otros usuarios. Puede desplazarse por las carpetas y subcarpetas para almacenar y administrar archivos. La siguiente ilustración muestra la pantalla inicial de esta opción y el panel de disco virtual a la izquierda de la pantalla. Ilustración 30: Disco virtual La opción destacada en la ilustración anterior permite elegir los archivos a visualizar según estado, los cuales son los siguientes: Privada: Carpetas en donde solo usted tiene acceso a su contenido. Pública: Cualquier persona puede ver esta carpeta y su contenido. Compartida: comparta sus carpetas y sus contenidos con otros contactos y comunidades específicos. 40/95

41 3.4.1 Vista del Panel de Disco Virtual: Ilustración 31: Vista del panel de disco virtual : Carpeta general que almacena todas las carpetas que albergan los archivos sean imágenes, archivos de música, de texto, etc. : En esta carpeta podrás alojar archivos de música en la cual podrás crear además subcarpetas. : En esta carpeta podrás alojar archivos de fotos e imágenes en la cual podrás crear además subcarpetas. : En esta carpeta podrás alojar archivos multiformatos en la cual podrás crear además subcarpetas. : Poder guardar paginas en formatos HTML. : En esta carpeta podrás alojar archivos de video en multiformatos en la cual podrás crear además subcarpetas. 41/95

42 otros contactos. : Acá se visualizan los archivos y carpetas que han compartido realizado. : En este enlace podrá visualizar las búsquedas que se han ocupado. : Acá se visualiza cuanto espacio de disco virtual tiene Nueva Carpeta: La opción (Nueva Carpeta) permite agregar una carpeta al panel de Disco virtual, la cual desplegara una ventana emergente que se muestra en la siguiente ilustración. Ilustración 32: Crear Carpeta. Desplegada la ventana debe otorgarle un nombre y una descripción breve (solo si lo desea), luego debe hacer clic en. 42/95

43 3.4.3 Agregar Archivos: La opción (Agregar Archivo) permite agregar o subir archivos y carpetas. Una vez que haya seleccionado el icono aparecerá la siguiente pantalla. Ilustración 33: Agregar archivos La imagen anterior muestra la ventana en donde podrá agregar archivos haciendo clic en el botón podrá seleccionar un archivos desde su ordenador. Posteriormente haga clic en el botón para que el archivo sea adjuntado. Existe la posibilidad de agregar más de un archivo, para eso debe hacer clic en. Luego de haber adjuntados el o los archivo(s) seleccione para guardar la acción. 43/95

44 3.4.4 Ordenar: Esta opción le permite ordenar los archivos por distintos criterios, tales como: nombre, tipo, fecha modificación, tamaño, comentarios, valoraciones Buscar: Ésta herramienta de archivos, carpetas, documentos de texto, etc. permite al usuario realizar búsquedas Herramientas de Visualización: (Lista) Esta opción permite visualizar los archivos en una lista tal como muestra la siguiente ilustración. Ilustración 34: Visualización de archivos en lista (Visor de Comentarios) Esta opción permite ver los archivos con sus comentarios, la siguiente ilustración hace referencia a lo antes mencionado. 44/95

45 Ilustración 35: Visor de Comentarios. Esta opción permite ver los archivos en miniatura, así como muestra la siguiente imagen. Ilustración 36: Vista en miniatura Esta opción permite aumentar o disminuir el zoom de visualización de las carpetas y archivos. Este icono descarga el archivo entregando un mensaje en donde podrá seleccionar abrir o guardar el archivo, la siguiente imagen hacer referencia a lo antes descrito. 45/95

46 3.4.9 Agregar y Eliminar Comentarios: Ilustración 37: Descarga archivo La opción de agregar comentarios se encuentra disponible en todos los archivos. Solo debe seleccionar o bien hacer clic con el botón derecho del mouse para elegir agregar comentario/valoración. Luego se mostrará un detalle de sus opciones. En esta opción podrá de modo opcional agregar el correo electrónico del usuario que está realizando el comentario. En esta deberá ingresar el comentario. Esta opción permite agregar el dominio. Por último podrá seleccionar si desea agregar o cancelar el comentario/valoración. Para eliminar los comentarios solo debe seleccionar el archivo y luego hacer clic con el botón derecho del mouse y seleccionar el icono y 46/95

47 automáticamente desaparecerá el comentario/valoración que se encontraba en el archivo, tal como muestra la siguiente ilustración. Ilustración 38: Eliminar comentario 47/95

48 3.5 ALERTAS Alertas es una aplicación segura basada en Web que puede integrarse con otros servicios como correo, calendario o archivos. Ud. puede configurar alertas para cualquiera de estos servicios con la finalidad de que el sistema le avise de ciertos eventos que ud. quiera estar informado. Para cada evento que cree, puede seleccionar entre diversas opciones de entrega de alertas. La ventana inicial de Alertas se muestra en la siguiente ilustración. Ilustración 39: Ventana inicial - Alertas Agregar Nueva Alerta: Haga clic en, donde se activará una nueva ventana con el formulario de ingreso de datos asociado a una nueva alerta. El formulario de ingreso de datos se subdivide en 4 partes: Nueva Alerta: En este campo deberá ingresar el nombre de la alerta. 48/95

49 tipo de evento como categorización En este campo podrá seleccionar el Los tipos de eventos son los siguientes: Por ejemplo podrá seleccionar si es una invitación a reunión, recordatorio de tarea, entre otros. campo podrá describir detalles del evento a crear. En este Criterios: Permite que ud. le añada ciertos criterios a la alerta que tiene relación con el tipo de notificación y criterios. Al seleccionar el tipo de notificación podrá verificar que la alerta cumple: - Todos los criterios - Algunos criterios - O simplemente que no se utiliza ningún criterio (Sí no se selecciona ningún criterio continúe en la sección agenda). Para crear o agregar un nuevo criterio, deberá presionar sobre el icono, activándose en el mismo formulario nuevamente los datos de un criterio. Para Eliminar un criterio, deberá presionar sobre el icono criterio creado con anterioridad, y se eliminará un 49/95

50 Ilustración 40: Formulario de Alerta añadir nuevo Criterio Agenda: Ud. podrá decidir si la alerta se activa o no en su agenda de compromisos y/o actividades. La alerta podrá estar siempre activa en su agenda, o bien solo los fines de semana, o solo días laborales o tal vez en una fecha especificada. Acciones: Esto tiene relación directa con que acción el sistema debe efectuar sobre la alerta en relación a enviar un mensaje a su misma casilla de correo o bien enviar el mensaje a otra casilla de correo adicional. Ilustración 41: Formulario de Alertas Acciones asociadas 50/95

51 Si desea enviar un mensaje puede editar el cuerpo del mensaje presionando sobre el botón, activándose así, una ventana emergente con el formulario de edición del mensaje de notificación, tal como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 42: Formulario de Edición de mensaje de notificación En el formulario anterior, ud. podrá seleccionar cual es la opción de envío del mensaje y escribir el cuerpo de mensaje si lo desea. Para guardar la información deberá presionar sobre el botón Aceptar, o bien presionar el botón Cancelar para cerrar la ventana emergente y no generar ninguna acción sobre el sistema asociado a Acciones. Para crear una nueva acción, deberá presionar sobre el icono, activándose en el mismo formulario nuevamente los datos de una acción. Para Eliminar una acción, deberá presionar sobre el icono, y se eliminará la acción seleccionada. 51/95

52 Si presiona el botón Aceptar del formulario de alertas, se creará la alerta en el sistema y se visualizará en el listado de alertas creadas Editar Alerta: Seleccione la alerta en la casilla de selección y a continuación haga clic en para que se despliegue la ventana con las opciones de la alerta a editar, tal como muestra la siguiente ilustración: Ilustración 43: Selección de Alerta a editar Ilustración 44: Formulario de Edición de Alertas 52/95

53 Finalizada las modificaciones presione sobre el botón Aceptar para dejar registrados los nuevos datos asociados a la alerta Copiar Alerta: Seleccione la alerta en la casilla de selección y luego haga clic en para que se despliegue la ventana que se observa en siguiente ilustración, donde automáticamente se completará el campo de nombre con el mismo de la alerta que se está copiando. Es posible realizar la modificación de todos los datos, sin embargo esta opción es para facilitar la creación de alertas. Ilustración 45: Copiar alerta Activar o Desactivar Alerta: Seleccione la alerta y luego haga clic en o según sus necesidades. En las opciones antes mencionadas antes de efectuarlas por completo aparecerá un mensaje en donde deberá aceptar o cancelar la realización de ésta, tal como muestra la siguiente ilustración. 53/95

54 Ilustración 46: Activar o Desactivar una Alerta Eliminar Alerta: Está opción permite eliminar una alerta, desactivando todas las acciones que contenga. Para realizar dicha operación debe seleccionar una alerta y luego hacer clic en el botón. Realizado esto, aparecerá un mensaje solicitando al usuario que ACEPTE ó CANCELE la eliminación. La siguiente ilustración muestra el mensaje que aparecerá. Ilustración 47: Ventana de Confirmación de Eliminación de Alerta 54/95

55 3.6 SINCRONIZACION Sincronización: La aplicación de sincronización, es la coincidencia en tiempo y espacio de frecuencia emitida entre un emisor de frecuencia con un servidor de servicios. Webmail Telefónica Chile cuenta con un servidor dedicado receptor de frecuencias, el cual recepta las frecuencias emitidas por un agente externo para realizar la sincronización, el rol de emisor de frecuencias esta dado por parte de los aparatos móviles (celulares). La sincronización permite que el usuario pueda transferir información desde distintos dispositivos móviles hasta el sistema Webmail Telefónica Chile vía conexión WAP o WIFI desde aparatos móviles. El sistema, solo permite sincronizar cierta información desde el dispositivo móvil el cual se divide en aplicaciones dentro de este. Las aplicaciones permitidas para la sincronización son: Contactos Calendario Tareas Eventos Toda la información que está contenida en estas aplicaciones, son las que permite sincronizar el sistema con los distintos dispositivos móviles compatibles con Webmail para la sincronización. Una vez realizada la sincronización, el usuario podrá visualizar en los distintos módulos del sistema los datos traspasados desde el aparato celular a Webmail y viceversa. Los tipos de dispositivos que son compatibles para la sincronización con el servidor Webmail son: Dispositivos Móviles: Llámese a cualquier aparato móvil celular con conexión a Internet, con su plan de datos GPRS habilitado (en Webmail se especifican todos los modelos compatibles y sus marcas) IPAQ: Llámese a todos aquellos Pocket PC o computadores de bolsillos con conexión a Internet vía GPRS o WI-FI Palm: Todos los dispositivos móviles Palm con conexión a Internet vía GPRS o WI-FI Pocket PC: Dispositivos Móviles con conexión a Internet vía WI-FI o GPRS Escritorio: Correos de escritorio Outlook en todas sus versiones; Microsoft Outlook, XP, 2003, Microsoft Outlook Express /95

56 Sincronización, es una potente herramienta que brinda las propiedades de respaldo de información, sobre todo cuando esta información es útil e importante. Puede aprovechar la comodidad que supone usar dispositivos móviles para agregar, modificar y eliminar contactos, eventos y tareas cuando quiera y donde quiera, y después sincronizarlos con el conjunto "maestro" almacenado en Contactos y Calendario, o también realizar cambios desde Webmail y luego sincronizar el móvil o cuenta de correo electrónico Outlook para que se reflejen los cambios. Puede controlar qué elementos sincronizar en cada dispositivo, así como definir más opciones de sincronización. Puede realizar seguimientos de las sesiones de sincronización para cada dispositivo y ver el número de elementos agregados, modificados o eliminados en un dispositivo durante la última sincronización, ya que con cada sincronización y traspaso de datos, Webmail entrega el usuario un reporte de fecha, hora y datos traspasados en la sincronización. Configurando el dispositivo que se desee sincronizar con Webmail Agregar Nuevo dispositivo: Para agregar un nuevo dispositivo, debe de ingresar al módulo sincronización haciendo clic con el puntero del Mouse sobre la pestaña de sincronización Ilustración 48: Sincronizador Una vez dentro del módulo, deberá hacer clic nuevamente sobre el botón nuevo dispositivo, luego visualizará en pantalla la siguiente imagen. Ilustración 49: Nuevo sincronizador Dentro de las opciones de asignación de aparatos de sincronización, existen 3 tipos los cuales serán tratados y explicados a lo largo de este documento 56/95

57 Ilustración 50. Selección de dispositivo Aquí deberá deseleccionar el tipo de dispositivo que el usuario desea agregar: - Teléfono Móvil: Esta opción, permitirá agregar o registrar en su cuenta el aparato móvil que será sincronizado con el sistema, el usuario podrá agregar más de un dispositivo móvil al sistema para que pueda ser sincronizado con el servidor de Webmail - PDA: La opción PDA, permite configurar y registrar en su cuenta Webmail la sincronización que realice el usuario con cualquier tipo de dispositivo Palm o Pocket PC (Asistentes de bolsillo), estos funcionan casi de la misma forma cuando se sincroniza un aparato móvil pero con la diferencia de que con estos dispositivos es necesario descargar unos pequeños programas los cuales deben ser instalados en el dispositivo o Palm o Pocket PC. Estas aplicaciones o programas de sincronización son brindados por Webmail 2.0 Telefónica chile de forma gratuita - PC de Escritorio: Esta opción, permite descargar desde el sistema una aplicación o programa sincronizador que permite al usuario conectar o concordar las frecuencias del servidor con las aplicaciones de correo de su cuenta Webmail y Microsoft Outlook de su PC con el servidor del sistema, Así podrá sincronizar contactos, calendarios, tareas y eventos que posea en su Outlook Sincronización con dispositivo móvil: Lo primero que el usuario debe hacer, es hacer clic en la pestaña de sincronización y luego en el botón nuevo dispositivo. Una vez realizados los pasos anteriores, se debe de hacer clic en el campo Dispositivo y luego seleccionar en el combo box la opción teléfono móvil. A continuación debe asignar un nombre a la conexión de sincronización que configurara 57/95

58 Luego debe hacer clic en la imagen de esto se cargará una ventana con los campos necesarios para registrar el dispositivo móvil que se sincronizará Ilustración 51: Configuración teléfono móvil El usuario deberá de ingresar los datos solicitados en los recuadros de texto del formulario. Al momento de ingresar el modelo, si no sabe qué modelo de móvil tiene, el usuario puede ir probando haciendo un clic en cualquier modelo asociado a la marca de su aparato. Una vez seleccionando el modelo, el sistema mostrará una imagen preview del modelo seleccionado, ahí el usuario corroborara si el modelo seleccionado es similar al que aparece en la imagen, tal como lo grafica la siguiente imagen Ilustración 52: Selección de móvil Inscripción del dispositivo Móvil que se sincronizará con el servidor: a) Seleccione el país de donde se encuentra, ejemplo: si su residencia actual es Chile, seleccione en el campo país a la opción Chile Ilustración 53: Selección de país 58/95

59 b) Seleccione un proveedor de servicios al que su teléfono móvil está afiliado. Ilustración 54: Selección de proveedor c) Seleccione el modelo de su teléfono, si no lo encuentra en la lista, tiene la opción de otros, al final del cuadro de selección. Ilustración 55: Selección de modelo de móvil d) Ingrese su número telefónico en ambos campos, solo número del teléfono móvil sin código de país y sin anteponer 0 Realizado este paso, el usufructuario deberá de presionar el botón para avanzar a la siguiente pantalla, la que contiene los parámetros necesarios para configurar una cuenta de sincronización para los distintos aparatos móviles, estas configuraciones se realizan directamente en su aparato móvil y son los necesarios para que su celular y el servidor webmail. Características necesarias de un aparato móvil para realizar una sincronización Los requisitos que debe de poseer el aparato móvil que se desee sincronizar con la aplicación, son: - Estar dentro de la lista de aparatos compatibles existentes en el formulario del sistema - Poseer cualquiera de las configuraciones necesarias de navegación a Internet móvil (APN, Conexiones a Internet, Configuraciones de conexión, wi.fi, paquetes de datos, GPRS) - Poseer permisos con accesos a conexiones de Internet o cualquiera de los nombrados desde el plan telefónico (en caso que posea teléfono con plan) o contar con acceso desde su prepago a Internet (consultar con 59/95

60 empresa telefónica pertinente a la cual esta suscrito para mayor información de planes y servicios) - Y contar con saldo suficiente para realizar la sincronización configuración del aparato Móvil (en caso de plan o prepago) Una vez el usuario haya realizado la inscripción del móvil en Webmail, el usuario deberá configurar su cuenta de sincronización en su dispositivo móvil, la forma de realizar este paso es la siguiente: 1. Buscar la opción sincronización en su aparato móvil (esta, por lo general se encuentra en ajustes o configuraciones (en el menú de su teléfono celular), dentro de la opción de conectividad) 2. luego se ingresa en la opción de nueva cuenta 3. El usuario deberá ingresar y modificar solo los parámetros que aparecen en la pantalla de Webmail, las demás opciones que aparecen en el formulario de nueva cuenta y que no aparecen en la pantalla, se deben dejar intactos sin realizar modificación alguna en ellas, los usuarios deberán ingresar los parámetros tal cual aparecen en pantalla, respetando caracteres, letras y números que aparezca en los parámetros entregados por el sistema 4. una vez ingresados los datos, el usuario deberá guardar los cambios realizados en la nueva cuenta, y luego sincronizar a través de esta cuenta nueva con el servidor Webmail - La siguiente dirección de Internet muestra un video de guía para el usuario, que muestra los pasos a seguir en la configuración de su aparato móvil NOKIA, la forma de realizar la sincronización de un aparato móvil de marca NOKIA - La siguiente dirección de Internet muestra un video de guía para el usuario, que muestra los pasos a seguir en la configuración de su aparato móvil Sony Ericsson la forma de realizar la sincronización de un aparato móvil de marca Sony Ericsson - La siguiente dirección de Internet muestra un video de guía para el usuario, que muestra los pasos a seguir en la configuración de su aparato móvil Motorola la forma de realizar la sincronización de un aparato móvil de marca Motorola 60/95

61 Una vez realizada las configuraciones necesarias, el usuario podrá sincronizar su dispositivo móvil con el servidor Webmail NOTA: Si tiene problemas con la sincronización, revise las configuraciones de su aparato móvil y revise si está bien configurado su plan de datos de conexión de su celular o consulte con la compañía de servicios telefónicos que lo provee (ENTEL, Movistar, Claro, etc.) o bien revise si tiene saldo en su dispositivo móvil Agregar dispositivo PDA: En la ventana de nuevo dispositivo de sincronización haga clic en el botón desplegara una ventana como la que visualizamos en la imagen. el cual Esta opción permite agregar al sistema una conexión de sincronización con dispositivos Palm o pocket PC, los cuales tienen una configuración diferente a los distintos aparatos móviles. Para estos aparatos PDA, existen dos aplicaciones que se pueden descargar desde el mismo sistema Webmail, la cual una de ellas deberán ser instaladas por el usuario al dispositivo dependiendo de que tipo de dispositivo se trate, ya que una de estas aplicaciones es para los aparatos móviles Palm y la otra es para los dispositivos Pocket PC, y se pueden descargar cliceando los iconos enmarcados con rojo de la siguiente imagen Ilustración 56: Selección de dispositivo Una vez ahí nos aseguramos que la selección de dispositivo este en PDA. Luego debe descargar la aplicación según su dispositivo. Para PocketPC posicione el puntero del Mouse en esta opción y luego haga clic, luego guarde en su PC la aplicación e instálela a su dispositivo móvil. Ilustración 57: Aplicación pocket PC Para PALM posicione el puntero del Mouse en esta opción y luego haga clic, luego guarde en su PC la aplicación e instálela a su dispositivo móvil. 61/95

62 Ilustración 58: Aplicación palm Una vez instalada la aplicación a su respectivo dispositivo Palm ó PDA, el usuario deberá configurar la aplicación con los parámetros que aparecen en pantalla desde los distintos menús de cada aplicación Herramienta de sincronización con el ordenador de escritorio (Desktop Sync Tool): La herramienta de sincronización de escritorio de Critical Path (Desktop Sync Tool) permite sincronizar datos de contactos, eventos y tareas entre las aplicaciones de su cuenta Webmail con los de su cuenta de correo de su computador Outlook. Desktop Sync Tool sincroniza los datos según una programación preconfigurada, proporcionando confirmación de un evento de sincronización correcto y más información según sea necesario. Versiones de Outlook admitidas por Desktop Sync Tool - Microsoft Outlook XP - Microsoft Outlook Microsoft Outlook Microsoft Outlook Microsoft Outlook Microsoft Outlook Express 6.0 Sistemas operativos admitidos por Desktop Sync Tool - Microsoft Windows Microsoft Windows XP - Microsoft Windows Vista - Microsoft Windows 7 62/95

63 3.6.7 Instalación de Desktop Sync Tool: Para instalar Desktop Sync Tool necesita el archivo Installer.exe de dicho programa que se encuentra disponible en su cuenta Webmail, al agregar nuevo dispositivo en la opción de PC escritorio Ilustración 59: Selección dispositivo PC Luego debe hacer clic en el botón de descarga del archivo que se muestra en pantalla Ilustración 60: Descarga aplicación 1. Haga doble clic en el archivo Installer.exe de Desktop Sync Tool. Aparecerá el asistente de instalación. 2. Haga clic en Siguiente para confirmar que desea continuar con la instalación. 3. En la ventana Elegir ubicación de destino realice una de las siguientes acciones: - Si el destino predeterminado es correcto, haga clic en Siguiente. - Si el destino predeterminado es incorrecto, haga clic en Examinar y seleccione el destino correcto. A continuación, haga clic en Siguiente. 4. Haga clic en Finalizar Esta interfaz permite seleccionar el cliente (Microsoft Outlook o Microsoft Outlook Express) que puede sincronizar en la interfaz Web. Si tiene varios clientes, el menú desplegable permite seleccionar uno de una lista. La interfaz también identifica los tipos de datos que está sincronizando. La interfaz de Desktop Sync Tool dispone de tres botones para mayor comodidad: 63/95

64 - Sincronización: Permite implementar sincronizaciones según se desee. - Configuración: Permite personalizar las opciones de sincronización, aquí es donde se debe los parámetros de su cuenta webmail que sincronizará con su cuenta de correo Outlook y también realizar configuraciones varias con respecto a la sincronización - Agenda en Red: Lo configura el administrador para conectarle automáticamente a un sitio específico de la empresa. En la ventana principal, Desktop Sync Tool muestra la fecha y la hora de la última vez que se efectuó la sincronización. Esto resulta muy útil después de haber configurado Desktop Sync Tool para la sincronización, ya que permite confirmar que las sincronizaciones se siguen realizando correctamente. Si se produce un error en una sincronización, Desktop Sync Tool muestra un informe del problema con comentarios para solucionarlo y un archivo de registro de ayuda Configuración Desktop Sync Tool: Una vez instalado Desktop Sync Tool, se recomienda que la sincronización inicial sea manual. Una sincronización manual incorpora todos los datos de contactos, eventos y tareas de la cuenta de Critical Path al cliente y todos los datos de cliente a la cuenta de Critical Path. Como resultado, en ambos puntos de acceso están almacenados datos idénticos. Después de haber realizado la sincronización inicial, debe activar la sincronización automática y dejar que la herramienta se ejecute de forma invisible en el sistema. En esta sección se proporcionan detalles sobre la sincronización inicial manual y sobre la activación de la sincronización automática. Inicio de sesión en Desktop Sync Tool La primera vez que sincronice los datos, se le pedirá que inicie la sesión. El administrador le puede proporcionar un nombre de usuario y una contraseña (las mismas de su cuenta de Webmail). Una vez identificado, Desktop Sync Tool sincroniza inmediatamente los datos según la configuración predefinida en cada ficha Configuración del sincronizador: Para configurar el sincronizador, siga los siguientes pasos: 64/95

65 1. Haga clic en Configuración. Ilustración 61: Sincronizador 2. Haga click en la pestaña Servidor, luego escriba la siguiente dirección en el Textbox de nombre Servidor Syncml.isc.cl Ilustración 62: Sincronizador paso 2 3. Luego escriba el nombre y contraseña de su cuenta de Webmail, es importante que se ingresen los mismos datos Ilustración 63: Sincronizador paso 3 4. Luego de esto se presiona aceptar para que queden establecidas las configuraciones realizadas y luego sincronizar, la pantalla de configuración contiene más pestañas las cuales permiten realizar configuraciones más personalizadas con respecto a la sincronización con el correo Outlook Uso de Herramienta de disponibilidad de calendario Free Bussy: 65/95

66 Free Bussy es una funcionalidad que esta implementada en el Webmail que permite a los correos Outlook ver la disponibilidad que tiene un contacto para agendar un evento en su calendario, esta funcionalidad no muestra el tipo de evento que tiene un contacto al cual se quiera invitar a un evento, solo muestra desde que hora y hasta que hora esta ocupado en un evento la persona a la cual quiera agendar a una reunión Para poder utilizar Free Bussy en su cuenta Outlook es necesario tener en cuenta que la disponibilidad que se muestre en el calendario del contacto deseado, es la disponibilidad según el agendamiento que tenga en el calendario solamente de la cuenta Webmail de este, esto quiere decir que no se desplegará información de calendarios de otro tipos de correos (Outlook, Thunderbird, etc.). Cómo usar Free Bussy? Para poder utilizar las bondades de Free Bussy es necesario entender el sistema de esta funcionalidad, el cual será explicado de manera fácil y explicita para su mayor entendimiento Free Bussy como ya sabemos es una funcionalidad la cual permite poder ver la disponibilidad de horario que tiene un usuario de correo electrónico según los agendamientos que tenga este en su calendario (solamente los agendamientos que se encuentren en el calendario de su cuenta webmail), esto con la finalidad de analizar si es que se realiza o no la invitación al usuario a dicho evento. Esta funcionalidad solamente es compatible de ejecutar en los correos Outlook que es la que permite esta opción dentro del módulo de calendario, para que esta funcionalidad quede activa necesitaremos configurar nuestra cuenta de correo Outlook Configuración de una cuenta Outlook para utilizar Free Bussy: Primero debe de dirigirse en su cuenta de Outlook a la opción Herramientas y en luego en Cuentas de correo electrónico Ilustración 64: Configuración cuenta 66/95

67 Luego se desplegará una ventana que permite configurar la cuenta Outlook con diferentes opciones Ilustración 65: Configuración paso 2 Luego de esto hacemos click en el botón ubicado en la sección Calendario en la pestaña Preferencias de la ventana de opciones, luego de esto se desplegará una ventana de opciones del calendario Ilustración 66: Configuración paso 3 A continuación se debe hacer click en el botón en la cual se desplegará una nueva ventana perteneciente a las opciones de disponibilidad 67/95

68 Ilustración 67: Configuración paso 3 Luego en el recuadro Buscar ubicación ubicado en la parte baja de esta ventana debemos ingresar la siguiente dirección A continuación se presiona el botón en todas las ventanas para poder guardar el cambio realizado en su cuenta de correo Outlook, luego cierre Outlook y vuelva a abrirlo para que si cuenta asuma la funcionalidad Free Bussy. Utilización de la disponibilidad de horario de usuarios con cuenta Webmail Free Bussy Una vez configurado su correo Outlook para utilizar la utilidad de disponibilidad de calendario y se ha reiniciado la cuenta de correo para que Outlook asumiera las modificaciones realizadas en la cuenta, el usuario podrá utilizar esta funcionalidad haciendo click sobre la pestaña calendario (encerrado en la imagen con un circulo rojo), de su cuenta de correo electrónico Outlook 68/95

69 Ilustración 68: Visualización Outlook Una vez dentro de calendario el usuario deberá crear un nuevo evento (cualquiera que sea) haciendo doble click sobre algún día del calendario o sobre botón desde donde se desplegará una ventana de creación de nuevo evento Ilustración 69: Creación del evento Una vez configurado el evento con las horas y las configuraciones pertinentes para la creación de un evento, el usuario debe de hacer click en la pestaña en la cual se desplegara una ventana en la cual el usuario podrá invitar a distintos usuarios a este evento 69/95

70 Ilustración 70: Invitación En esta ventana el usuario debe agregar en la columna todos los asistentes el correo del usuario que desee invitar con dominio webmail Luego de haber ingresado el o los usuarios que desee invitar al evento, deberá presionar el botón del cual se desplegará una lista en la que debe seleccionar la opción de actualizar disponibilidad Ilustración 71: visualización del calendario Una vez seleccionada la opción el usuario luego de un lapso de 1 minuto lograra ver en el calendario las horas que según el calendario de la cuenta webmail tiene la persona a la que se quiere invitar, de esta forma se ve la compatibilidad de horas que tendrá el usuario con respecto al evento para poder ser o no invitado 70/95

71 Ilustración 72: Agenda miento Si el usuario tiene sus agendamientos de calendario en el calendario de su cuenta Outlook y quiere que otros usuarios puedan ver su disponibilidad de horario, el usuario deberá sincronizar todos sus eventos contenidos en el calendario Outlook con el calendario de su cuenta Webmail con la herramienta de sincronización de escritorio Desktop Sync Tool que ofrece Webmail 71/95

72 3.7 BUSCAR Este módulo permite la búsqueda de correos en forma más rápida dependiendo de la palabra clave que introduzca en el campo, a través de un filtro de búsqueda específico. Ilustración 73: Módulo Buscar Realizar búsqueda. Introduzca el texto que desea buscar en el campo palabras claves. La palabra clave se pueden especificar en cualquier orden. Separe las palabras claves con espacios. En las búsquedas no se distingue entre mayúsculas y minúsculas. Deberá hacer clic en. Al ingresar una palabra clave como filtro de búsqueda, el sistema buscará los resultados asociados a la palabra clave asociado al módulo correo de Webmail, mostrando una tabla con los resultados obtenidos Resultados de la búsqueda búsqueda. Este botón te permite agregar más palabras claves o cambiar la 72/95

73 búsqueda. Este botón te permite borrar las palabras existentes e iniciar una nueva El sistema al encontrar un correo que se asocie a la palabra clave digitada como filtro de búsqueda, mostrará el listado con el Asunto del correo, el nombre de la carpeta donde está almacenado el correo, de parte de quien viene emitido, la fecha de emisión y el tamaño. Ud. al presionar doble clic sobre seleccionado, se abrirá el detalle del correo electrónico, tal como lo muestra la siguiente imagen: Ilustración 74: Vista del detalle del correo encontrado 73/95

74 3.8 OPCIONES Módulo el cual permite administrar y realizar ajustes al sistema, ya sea para la apariencia del sistema, actualizaciones de parámetros de visualización, entre otros. Las opciones de modificar son las que se muestran en la siguiente ilustración. Ilustración 75: Menú de opciones El menú de opciones consta con los siguientes apartados: - General o Opciones - PIN o Presencia o Correo o Contactos o Calendario o Disco Virtual o Alertas 74/95

75 3.8.1 General: Ilustración 76: Selección del apartado GENERAL En esta opción podrá editar, eliminar, o bien agregar datos relevantes asociados a: - Perfil de usuario - Opciones de Consola - Configuración de la Vcard - Configuración de Fecha y Hora - Servicio Predeterminado - Cambiar contraseña - Cambiar PIN - Categorías - Asistente de administración Perfil de Usuario: En esta opción podrá agregar o editar datos personales del usuario como por ejemplo, teléfonos, direcciones de correo, dirección particular, idioma, etc. Los campos a llenar se muestran en la siguiente ilustración. 75/95

76 Ilustración 77: Perfil de Usuario Si usted presiona el botón esta sección. En cambio si presiona el botón efectuados. guardará los cambios aplicados a podrá cancelar los cambios Configuración de VCard: Puede Agregar una o más VCard o, como también la(s) puede editar o eliminar. Esta tarjeta virtual o VCard, será adjuntada en los correos electrónicos que se envíen desde su cuenta principal, sus contactos tendrán la opción de guardarla en su cuenta. La siguiente imagen muestra el cuadro donde deberá ingresar los datos. Ilustración 78: Configuración de Vcard 76/95

77 Configuración de fecha y hora: Podrá editar el formato de fecha y hora, como también podrá definir su jornada laboral desde hora inicio, hasta hora de término y también día de inicio de semana. Ilustración 79: Configuración de fecha y hora Servicio predeterminado: En esta opción podrá seleccionar el servicio que desee que este como pantalla inicial al ingresar a Webmail (por defecto el sistema viene predeterminado para correo). La siguiente ilustración hace referencia al cuadro en el cual puede realizar los cambios. Ilustración 80: Opción de servicios Cambio de Contraseña: Esta opción le permite modificar su contraseña de inicio de sesión, donde se solicita la contraseña actual, contraseña nueva y la confirmación de la contraseña nueva, tal como muestra la siguiente imagen 77/95

78 Ilustración 81: Cambio de contraseña Cambiar PIN: Este PIN se utiliza para acceder a la cuenta mediante su teléfono móvil. Si desea definir una contraseña y no lo ha definido antes, deje el campo de contraseña actual en blanco y después de haber llenado los campos Nueva Pin y Repita Pin, debe seleccionar Ilustración 82: Cambio de Pin Agregar categorías: En esta opción podrá agregar las categorías que desee. Ilustración 83: Agregar categoría Asistente de administración: Esta opción le permite delegar un contacto para que administre su correo y el calendario, también este asistente podrá enviar correo y crear reuniones en su nombre. 78/95

79 Ilustración 84: Asistente de administración Presencia: Cuando el contacto de webmail tiene un servicio de presencia, el cual se puede conectar vía online, este se podrá habilitar en el sistema y poder agregar mas de una cuenta con su respectivo sistema. Ilustración 85: Presencia Correo: Esta opción permite configurar distintas características asociadas al módulo correo. El formulario de datos asociado a la configuración de correos consta de los siguientes sub-módulos: - Pantalla de Correo - Configuración de Cuenta de Correo - Firmas - Filtros - Reenvío automático - Respuesta automática 79/95

80 Pantalla de Correo: En esta opción podrá definir longitud máxima de las líneas de texto, tiempo de expiración de la papelera, correo enviado, guardado automático, encabezado, formato predeterminado, reenviar, tamaño lista, entre otros. Para hacer efectivo los cambios en esta configuración haga clic en guardar cambios, de lo contrario haga clic en restaurar. Ilustración 86: Guardar opciones de correo Configuración de las cuentas de Correo Opción la cual le permitirá agregar, editar y eliminar cuentas de correo. 80/95

81 Ilustración 87: Configuración de cuenta de correo Si desea agregar una nueva cuenta de correo deberá presionar sobre el botón Agregar. El sistema activará una ventana emergente con el formulario de datos asociados a la cuenta que desea agregar. Para guardar cambios deberá presionar el botón Aceptar, tal como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 88: Agregar una nueva cuenta de correo Si desea Editar o eliminar una cuenta de correo, ud. deberá seleccionar la cuenta y presionar el botón Editar o eliminar según sea el caso. Si edita una cuenta seleccionada se activará una ventana emergente con los datos para su modificación. 81/95

82 En cambio si elimina una cuenta seleccionada el sistema le preguntará Está seguro de que desea eliminar esta cuenta de correo? Si presiona Aceptar la cuenta será eliminada del sistema; Si presiona cancelar no se realizará ninguna acción sobre la cuenta Firmas: Una firma es un bloque de texto que se puede insertar en todos los mensajes que se envían. Por ejemplo, puede crear una firma con su nombre e información adicional. Puede agregar, editar o bien eliminar una firma. Ilustración 89: Agregar firma Si desea agregar una nueva firma deberá presionar sobre el botón Agregar. El sistema activará una ventana emergente con el formulario de datos asociados a la firma que desea agregar. Para guardar cambios deberá presionar el botón Aceptar, tal como se muestra en la siguiente ilustración: 82/95

83 Ilustración 90: Formulario de creación de firma de correo Si desea Editar o eliminar una firma asociada a una cuenta de correo, ud. deberá seleccionar la firma y presionar el botón Editar o eliminar según sea el caso. Si edita una firma seleccionada se activará una ventana emergente con los datos para su modificación. En cambio si elimina una firma seleccionada el sistema le informará lo siguiente: Si elimina una firma predeterminada, la cuenta correspondiente se volverá a configurar para no usar firmas continuar? Si presiona Aceptar la firma será eliminada del sistema; Si presiona cancelar no se realizará ninguna acción sobre la firma seleccionada Filtros: Puede crear filtros y administrar los correos que son enviados a su cuenta predeterminada. Para generar un filtro, es necesario crear una regla. Al crear una regla, puede definir el criterio de búsqueda, los parámetros para el criterio y las acciones que determinan el comportamiento del filtro. 83/95

84 Ilustración 91: Agregar filtros Si desea agregar un nuevo filtro deberá presionar sobre el botón Agregar. El sistema activará una ventana emergente con el formulario de datos asociados al filtro que desea agregar. Para guardar cambios deberá presionar el botón Aceptar, tal como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 92: Formulario de creación de filtros Si desea Editar o eliminar un filtro asociado a una cuenta de correo, ud. deberá seleccionar el filtro y presionar el botón Editar o eliminar según sea el caso. Si edita un filtro seleccionado se activará una ventana emergente con los datos para su modificación. En cambio si elimina un filtro seleccionado el sistema le informará lo siguiente: Está seguro de que desea eliminar el filtro seleccionado? Si presiona Aceptar el filtro será eliminado del sistema; Si presiona cancelar no se realizará ninguna acción sobre el filtro seleccionado. 84/95

85 Reenvío automático: Puede configurar el correo para que reenvíe automáticamente sus mensajes a otra cuenta. Ilustración 93: Opción de reenvió Para guardar los cambios registrados deberá presionar el botón Guardar cambios de lo contrario para restablecer los datos anterior deberá presionar sobre el botón Restaurar Respuesta automática: Esta opción permite activar y editar un mensaje, el cual será enviado al remitente, por ejemplo, para vacaciones, podrá editar un mensaje: estoy de vacaciones, vuelvo el día 15 de febrero. También podrá reenviar el correo el electrónico, o también definir la cantidad de veces que este será reenviado. 85/95

86 Ilustración 94: Opción de respuesta automática Para guardar los cambios registrados deberá presionar el botón Guardar cambios de lo contrario para restablecer los datos anterior deberá presionar sobre el botón Restaurar Contactos: Esta opción nos permite configurar la pantalla, directorios, exportar e importar contactos. El formulario de datos asociado a la configuración de contactos consta de los siguientes sub-módulos: - Configuración de pantalla - Importar Contactos - Exportar Contactos Configuración de pantalla: En esta opción podrá definir los elementos por página que desea mostrar, es decir la cantidad de contactos que se visualicen por páginas. 86/95

87 Ilustración 95: Configuración de pantalla Para guardar los cambios registrados deberá presionar el botón Guardar cambios de lo contrario para restablecer los datos anterior deberá presionar sobre el botón Restaurar Importar contactos: En esta opción podrá importar la libreta de contactos de Outlook u otros archivos de texto compatibles. Luego de seleccionar los contactos haga clic sobre Importar contactos. También puede configurar el juego de caracteres predeterminado, adjuntar un archivo, definir el carácter delimitador y el carácter de calificador de texto, tal como se muestra en la siguiente imagen: Ilustración 96: Importar contactos 87/95

88 Exportar contactos: Podrá exportar contactos desde la libreta de direcciones de Webmail a una libreta de Outlook o a un archivo de texto. Para esto debe hacer clic en Exportar contactos. Ilustración 97: Exportar contactos Calendario: Puede modificar las opciones de visualización de su calendario y de sus listas de tareas, así como los valores predeterminados de las tareas y los eventos nuevos. El formulario de datos asociado a la configuración de Calendario consta de los siguientes sub-módulos: - Configuración del calendario - Semanas de Calendario - Opciones de recordatorio de calendario - Configuración de tareas 88/95

89 Configuración del calendario: Podrá configurar la vista del calendario, ya sea para ver mes, la semana, día, etc. Además de la configuración predeterminada de un evento Ilustración 98: Configuración de calendario Para guardar los cambios registrados deberá presionar el botón Guardar cambios de lo contrario para restablecer los datos anterior deberá presionar sobre el botón Restaurar Semanas de Calendario: Le permite configurar como quiere mostrar las semanas del calendario (mostrar números de la semana y definir cuál es la primera semana del año que desea visualizar: - Empieza el 1 de enero - Primera semana de 4 días - Primera semana completa Ilustración 99: Semanas de Calendario 89/95

90 Para guardar los cambios registrados deberá presionar el botón Guardar cambios de lo contrario para restablecer los datos anterior deberá presionar sobre el botón Restaurar Opciones de Recordatorio de Calendario: Esta opción permite activar o desactivar el envío de recordatorio de eventos, reuniones y tareas. Ilustración 100: Opciones de recordatorio de calendario Para guardar los cambios registrados deberá presionar el botón Guardar cambios de lo contrario para restablecer los datos anterior deberá presionar sobre el botón Restaurar Configuración de tareas: Esta opción configurar las tareas de su calendario definiendo si desea que se muestre sus tareas de estado Completas. Agrupar las tareas por prioridad, tarea, fecha de vencimiento o bien por estado. Además puede definir un recordatorio predeterminado de las tareas cada ciertos minutos, horas o días y definir la vista predeterminada, Para guardar los cambios registrados deberá presionar el botón Guardar cambios de lo contrario para restablecer los datos anterior deberá presionar sobre el botón Restaurar. 90/95

91 Ilustración 101: Configuración de tareas Disco virtual: Esta opción permite la visualización de archivos.puede activar la casilla de verificación para confirmar eliminaciones, o bien si prefiere que no se solicite una confirmación, desactive la casilla de verificación. Si desea que el sistema muestra la capacidad de ocupación del disco debe activar la casilla de verificación, pero si no desea ver la capacidad no la active. Ilustración 102: Configuración de visualización de archivos 91/95

92 Acceso directo en el escritorio: (Sólo Windows 2000 o Windows XP). Al hacer clic en aparecerá un mensaje en donde podrá ejecutar o guardar el programa, tal como muestra la siguiente imagen. Ilustración 103: Descarga Acceso directo en el escritorio (usuarios con Windows Vista): Al hacer clic en aparecerá un mensaje en donde podrá ejecutar o guardar el programa, tal como muestra la siguiente imagen. Nota: Para utilizar esta aplicación en Vista tendrás que descargar la actualización Software Update for Web Folders (KB907603). De lo contrario, no funcionará Alertas: Esta opción permite predeterminar un tipo de alerta para los distintos eventos, tanto de calendario como de correo electrónico, también permite una configuración del resumen de la alerta Alertas Predeterminadas: Esta opción permite configurar las alertas predeterminadas, los eventos de correo electrónico o bien los eventos de calendario, para que sean enviados a su correo electrónico como un recordatorio. 92/95

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