MANUAL DE ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA VisualCont

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1 MANUAL DE ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA VisualCont

2 Contenido INTRODUCCIÓN... 3 ALCANCES... 3 SOLO PARA EMPRESAS QUE ESTÁN TRABAJANDO CON EL PCGR... 3 I. Acceso de las Carpetas para la Actualización II. Verificación del sistema Visualcont Realizar la Copia de Seguridad - Backup Verifica si la empresa Trabaja con Puntos Verifica en qué año se inicio cada Empresa Verifica En la Base de datos si se Trabaja con Puntos III. Proceder con la actualización: Ubicar la carpeta de Contabilidad/Actualizar Actualizar de la carpeta 1- Archivos Actualizar de la carpeta 2- Actualizar_Sistema Actualizar de la carpeta Cierre PCGE/Antes del Cierre Realizar el Cierre Anual del VisualCont por Empresa Actualizar de la carpeta Cierre PCGE/Despues del Cierre Actualizar de la carpeta 3- Consultas Actualizar de la carpeta Voucher Apertura IV. Probar el VisualCont:

3 INTRODUCCIÓN El presente manual, tiene por objetivo servir de guía en el manejo y operación de la actualización del Sistema ContableVisualCont Vers con motivo de los cambios en los dispositivos tributarios y contable que afectan el manejo del programa. ALCANCES Se indicara pasos a seguir para la actualización del sistema VisualCont para que a partir del presente año 2011, usted trabaje con el nuevo PCGE y los nuevos formatos contables. SOLO PARA EMPRESAS QUE ESTÁN TRABAJANDO CON EL PCGR I. Acceso de las Carpetas para la Actualización. Paso 1: Pedir al Usuario que nos dé acceso a su PC. Con el programa TeamVeawer. Pedir el Id y Contraseña del TeamVeawer. Dentro de su PC. (Del usuario), ingresar al correo de yahoo usuario visualcont2005. Clic en el buzón, buscar la carpeta Actualización 2011-Febrero, abriry descargarlo. Paso 2: Muestra la ventana indicando donde desea guardar la carpeta comprimida, seleccione la carpeta de Contabilidad, dentro de ello crear una carpeta con el nombre de Actualización, haga clic en el botón guardar. 3

4 Una vez que se guardó los archivos proceda a descomprimirlos cada carpeta, haca clic derecho en la carpeta actualización de sistema y seleccione la opción de Extraer aquí. O puede hacer la transferencia de archivos desde el TeamVeawer: Paso 1: Seleccione la opción de transferencia de archivo, automáticamente muestra la ventana de transferencia de archivos. Paso 2: En el ordenador local ubicar la dirección donde se encuentra la carpeta que se desea transferir. Paso 3: En la columna de Ordenador local(es nuestra PC que estamos Trabajando) aleccionamos la carpeta comprimida de la actualización Paso 4: Haga clic en la imagen enviar Paso 5: En el ordenador remoto ubicar la dirección de la carpeta Contabilidad, dentro de la carpeta crear una carpeta con el nombre de Actualización. Paso 6: En la columna del ordenador remoto seleccionamos la carpeta Actualización Paso 7: Luego haga clic en el botón aceptar. Muestra un mensaje de confirmación indicándole que se transfirieron los archivos satisfactorios. Paso 8: Haga clic en el botón cerrar. 4

5 Una vez que se guardó los archivos proceda a descomprimirlos cada carpeta, haca clic derecho en la carpeta actualización de sistema y seleccione la opción de Extraer aquí. Nota: Tener encuentra para la actualización debes de tener las siguientes carpetas. 1. Carpeta Archivos. Carpeta RptCry. BDContaMaestra1.Bak Ejecutable VisualCont 2. Carpeta Actualizar Sistema. 0.- Quitar Puntos a Plan_Contable 1.- Solo Para Empresas Antes del Tablas 3.- Campos 4.- Vistas, Stores y Triggers 5.- Otros Cierre PCGE Actualiza todos los cambios de la BD1 3. Carpeta Consultas. Proveedor 9 Sexo sp_balancexcuentadetinv_ic SP_RepBalanceInventario Sp_RepCuentaCorrientePendientes 4. Carpeta Voucher. Sp_VoucherApertura II. Verificación del sistema Visualcont. 1. Realizar la Copia de Seguridad - Backup. Para realizar con la actualización, tener que sacar un backup de todas las empresas existentes dentro del sistema VisualCont. Paso 1: Haga clic en el ejecutable del VisualCont que se encuentra en el escritorio de tu PC. Paso 2: Muestra el login del sistema, seleccione la empresa, digite su contraseña (en caso de no saber la contraseña preguntar al cliente la contraseña de dicha empresa) y presione el botón aceptar. 5

6 Paso 3: En el interfaz del VisualCont, haga clic en el menú de ejecutar, seleccione la opción de Copia Seguridad BACKUP y clic en realizar una copia. Paso 4: Nos muestra la ventana de copia de Seguridad. 1. Seleccionar la empresa. 2. Elegir el destino a realizar 3. Presione el botón de Crear Copia de Seguridad. 4. Muestra una ventana de mensaje de conformidad indicando que la copia a completado, haga clic en el botón acepta. 2. Verifica si la empresa Trabaja con Puntos. Paso 1: Haga clic en el icono plan contable, muestra la ventana del mantenedor de plan contable. Paso 2: En la columna cuentas verificar si maneja puntos, en esta imagen muestra que la cuenta es manejada por puntos

7 3. Verifica en qué año se inicio cada Empresa. Paso 1: Haga clic en el menú Utilitarios, seleccione la opción crear empresas. Paso 2: Muestra la ventana de manteamiento de empresas elige una empresas existente. Paso 3: Verificar el año de inicio de dicha empresa. Paso 4: Salir del sistema VisualCont. 4. Verifica En la Base de datos si se Trabaja con Puntos. Paso 1: Haga clic en el botón Inicio/Todos los Programas/SQL Server, haga clic en la opción Administrador Corporativo. Paso 2: Muestra la ventana del administrador corporativo, haga clic en la base de datos BDContMaestra1. Selección la tabla, haga clic derecho en Plan Contable opción abrir tabla y seleccione la opción devolver todas las filas. Muestra la ventana de los datos tablas del Plan contable verificamos la Codcuenta; en este caso la BD está trabajando con puntos. 7

8 Nota: Realizar estos paso para saber si el sistema se está trabajando con el plan contable general revisado (PCGR) o con el plan contable general empresarial (PCGE) esto nos servirá de ayuda para la actualización del sistema. III. Proceder con la actualización: 1. Ubicar la carpeta de Contabilidad/Actualizar Paso 1: Hagaclic derecho en el ejecutable VisualCont (desde el escritorio) seleccionar la opción propiedades; desde la ventana de propiedades haga clic en el botón Abrir ubicación. Paso 2: Nos muestra la ventana de contabilidad. Paso 3: Abrir la carpeta Actualizar, nos muestra 4 carpetas de actualización. 2. Actualizar de la carpeta 1- Archivos. Paso 1: Desde la carpeta Actualizar, Hago Clic en la carpeta 1- Archivos. Paso 2:Nos muestra los archivos y carpetas para reemplazar. 8

9 Paso 3: Dentro de la Carpeta 1-Archivos copiar la carpeta RptCry. Paso 4: En la carpeta de Contabilidad existe una carpeta con el mismo nombre, renombrarlo por RptCry_Old, luego pega la carpeta RptCry. Paso 5: Desdela Carpeta 1-Archivos copiar el Backup de la BDContaMaestra1.bak. Paso 6: Dentro de la carpeta Contabilidad, haga clic en la carpeta BDMaestra; existe el archivo con el mismo nombre, renombrarlo por BDContaMaestra1_Old.bak, luego pega el archivo BDContaMaestra1.bak. Paso 6: Desde la Carpeta 1-Archivos copiar el ejecutable del VisualCont. Paso 7: En la carpeta de Contabilidad, haga clic en el ejecutable del VisualCont; existe el archivo con el mismo nombre, renombrarlo por VisualCont_Old, luego pega el ejecutable delvisualcont. 9

10 3. Actualizar de la carpeta 2- Actualizar_Sistema. Nota:Para Actualizar también la BDContaMaestra1se tiene que agregar como si fuera una empresa más. Paso 1: Haga clic en el botón Inicio/Todos los Programas/SQL Server, haga clic en la opción Administrador Corporativo. Paso 2: Buscar la BDContaMaestra1, clic en Tabla nos muestra todas las tablas creadas, haga clic derecho en la tabla Empresas, seleccionar Abrir Tabla y clic en la opción devolver todas las tablas. Paso 3: Nos muestra la ventana de los datos de la tabla Empresa, Copiar una de las empresa existentes colocar el mouse en la última fila (que debe estar en blanco), haga clic derecho elige la opción pegar o Ctrl +v. 10

11 Paso 4: Solo reemplazar las dos opciones de la columna Nombre de BD y RazonSocial por el de BDContaMaestra1, salir del SLQ Server. Nota: Después de realizar la actualización eliminar la BDContaMaestra1que se creó en la tabla empresas. Desde la carpeta Actualizar: Paso 1: Desde la carpeta Actualizar, hago Clic en la carpeta 2- Actualizar_Sistema. Paso 2: Nos muestra la ventana de la carpeta Actualizar_Sistema. Desde la carpeta Actualizar_Sistema, hago clic en el ejecutable de Actualiza todos los cambios de la BD1. 11

12 Paso 3: Nos muestra la ventana de Actualizar Base de Datos, donde podemos observar las carpetas de actualización del 0 al 5, también se puede todas las empresas incluido la BDContaMaestra1. Nota: Seleccione la carpeta 0.-Quitar Puntos a Plan_Contable, Si todas las empresa y la BDContMaestra maneja en la cuenta contable con puntos, puedes activar en el casillero todas las empresasy presione el botón Actualizar(Esto realizar desde la carpeta 0 hasta la carpeta). Estos pasos Realizar carpeta por carpeta, desde la carpeta 0.- Quitar Puntos a Plan_Contable hasta la carpeta 5.- Otros. Paso 4: Seleccione la carpeta 0.-Quitar Puntos a Plan_Contable, seleccionamos la Empresa y presione el botón Actualizar. 12 Paso 5: Muestra un mensaje de confirmación, haga clic en el botón Aceptar.

13 4. Actualizar de la carpeta Cierre PCGE/Antes del Cierre. Ejecutar manualmente en el analizador de consultas solo a la BDMaestra1 (los 6 archivos que contiene la carpeta Paso 1.Antes de Cierre) tmp_amarres tmp_parametroasientos tmp_parametrotributario tmp_plan_contable tmp_tipovouchercab tmp_tipovoucherdet Paso 1: Desde la carpeta Actualizar, hago Clic en la carpeta 2- Actualizar_Sistema. Selecciono la carpeta Cierre PCGE, hago clic en la carpeta Paso1. Antes de Cierre_BDMaestra. Paso 2: Muestra 6 archivos que serán ejecutados manualmente en el analizador de consulta. Abrir el archivo tmp_amarres luego copiarla en el analizador de consulta. Paso 3: Ingresar al analizador de consulta haga clic en el botón Inicio/Todos los Programas/SQL Server, haga clic en la opción Analizador de Consulta. 13

14 Paso 4: Muestra la ventana del analizador de consulta del SQL Server. Ubicar la Base de Datos de BDContaMaestra1. En la consulta pegar la consulta del archivo tmp_amarres. Haga clic, en el botón ejecutar. Nota: Estos pasos también hacerlos para los demás archivos de consulta. 5. Realizar el Cierre Anual del VisualCont por Empresa. Paso 1: Haga clic en el ejecutable del VisualCont que se encuentra en el escritorio de tu PC. 14

15 Paso 2: Muestra el login del sistema, seleccione la empresa, digite su contraseña (en caso de no saber la contraseña preguntar al cliente la contraseña de dicha empresa), ingresar el mes de DICIEMBRE y año. Presione el botón aceptar. Paso 3: En el interfaz del VisualCont, haga clic en el menú de ejecutare, elegir la opción de Cierre Anual Ctas. Balance. Paso 4: Nos muestra una ventana indicándole que el proceso se encarga de generar el asiento del cierre anual, haga clic en el botón Aceptar. Paso 5: Muestra un mensaje indicándole si desea Cerrar, haga clic en el Botón SI, luego de realizar el cierre te muestra un mensaje de confirmación, haga clic en el botón cerrar. 15

16 Nota: Hacer el cierre de acuerdo al año en que inicio la empresa, ejemplo si la empresa XXXX inicio en el año 2008, se tiene que realizar el cierre a partir de ese año hasta el año Actualizar de la carpeta Cierre PCGE/Despues del Cierre. Ejecutar manualmente en el analizador de consultas por empresa los archivos de consulta que contiene la carpeta Paso 2.Despues del Cierre. Paso 1: Desde la carpeta Actualizar, hago Clic en la carpeta 2- Actualizar_Sistema. Desde la carpeta Cierre PCGE, hago clic en la carpeta Paso2. Después de Cierre. Paso 2: Muestra 2 archivos que serán ejecutados manualmente en el analizador de consulta. Abrir el archivo Cabecera Voucher de Cancelación, luego copiarla en el analizador de consulta. Paso 3: Ingresar al analizador de consulta, haga clic en el botón Inicio/Todos los Programas/SQL Server, haga clic en la opción Analizador de Consulta. Paso 4: Muestra la ventana del analizador de consulta del SQL Server. Ubicar la Base de Datos de las empresas existente. En la consulta pegar la consulta del archivo Cabecera Voucher de Cancelación. Haga clic, en el botón ejecutar, esto se debe hacer para cada empresa. 16

17 Nota: Estos pasos también hacerlos para los demás archivos de consulta. Paso 5: Ingrese a la carpeta Actualizar, hago Clic en la carpeta 2- Actualizar_Sistema. Desde la carpeta Cierre PCGE, hago clic en la carpeta Paso3. Después de Cierre. Paso 6: Realizar desde el paso 2 hasta el paso 4, para cada empresa los archivos de consulta de la carpeta 3. Después del Cierre. Paso 7: Ingrese a la carpeta Actualizar/carpeta 2- Actualizar_Sistema/4.- Vistas, Stores y Triggers, abrir la carpeta Ctas x Cobrar-Pagar. Abrir el archivo sp_repcuentacorrientecliprov_manual,luego copiarla en el analizador de consulta que se ejecutara en el analizador de consulta por empresa. 17

18 Paso 8: Realizar desde el paso 3 hasta el paso 4, para cada empresa. Paso 9: Ingrese a la carpeta Actualizar/carpeta 2- Actualizar_Sistema/4.- Vistas, Stores y Triggers, abrir la carpeta Libro Mayor. Abrir el archivo sp_replibromayorauxiliar_pasar Manual, luego copiarla en el analizador de consulta que se ejecutara en el analizador de consulta por empresa. Paso 10: Realizar desde el paso 3 hasta el paso 4, para cada empresa. 7. Actualizar de la carpeta 3- Consultas. Ejecutar manualmente en el analizador de consultas por empresa los archivos de consulta que contiene la carpeta 3-Consultas. Paso 1: Ingrese a la carpeta Actualizar, hago Clic en la carpeta 3- Consulta. Paso 2: Muestra 4 archivos que serán ejecutados manualmente en el analizador de consulta. Abrir el archivo Provedor9_sexo, luego copiarla en el analizador de consulta. Paso 3:Ingrese al analizador de Consulta del SQL Server, haga clic en el botón Inicio/Todos los Programas/SQL Server, haga clic en la opción Analizador de Consulta. 18

19 Paso 4: Muestra la ventana del analizador de consulta del SQL Server. Ubicar la Base de Datos de las empresas existente. En la consulta pegar la consulta del archivo Provedor9_sexo. Haga clic, en el botón ejecutar, esto se debe hacer para cada empresa. Nota: Estos pasos también hacerlos para los demás archivos de consulta. 8. Actualizar de la carpeta Voucher Apertura. Ejecutar manualmente en el analizador de consultas por empresa el archivo de consulta que contiene la carpeta Voucher Apertura. Paso 1: Ingrese a la carpeta Actualizar, hago Clic en la VoucherApertra. 19

20 Paso 2: Muestra 1 archivos que serán ejecutados manualmente en el analizador de consulta. Abrir el archivo Sp_VoucherApertura, luego copiarla en el analizador de consulta. Paso 3: Ingrese al analizador de Consulta del SQL Server, haga clic en el botón Inicio/Todos los Programas/SQL Server, haga clic en la opción Analizador de Consulta. Paso 4: Muestra la ventana del analizador de consulta del SQL Server. Ubicar la Base de Datos de las empresas existente. En la consulta pegar la consulta del archivo Sp_VoucherApertura. Haga clic, en el botón ejecutar, esto se debe hacer para cada empresa. IV. Probar el VisualCont: Verificar si el sistema actualizo correctamente, ingresar al sistema realizando una compra VisualCont, probar 20 Nota: Lo que se ve como resultado de todo esto. Al siguiente año se va aparecer el PCGE.

21 El asiento de apertura le va aparecer en el Excel con el PCGR, para que el cliente reclasifique con las cuentas del PCGE, después lo tiene que importar por el VisualCont en enero del Paso 1: Ingresar al sistema VisualCont, desde el interfaz del VisualCont, haga clic en el menú mantenimiento seleccione la opción de ingreso de Diario Paso 2: Muestra la ventana de Ingreso Diario, haga doble clic en el registro de listado de Movimientos. Paso 3: Nos muestra la Siguiente ventana, con la información del cierre del año 2010 presione el botón Apertura. Paso 4: Automáticamente muestra el reporte de apertura, haga clic en el icono exporta para visualizarlo en el Excel. 21

22 Paso 5: Nos Muestra el siguiente recuadro, seleccionamos el formato, el destino y presione el botón Aceptar. Paso 6: En el siguiente recuadro elegir la unidad donde desee guardar el Reporte de Apertura. Haga clic en el botón Guardar. 22

23 Paso 7: En el VisualCont,Cambiar al periodo a 2011, desde el menú Utilitarios ingrese a la opción de Selección de periodo, cambiar el mes y año presione el botón Activar. Paso 8: Desde el interfaz del VisualCont,haga clic en el icono plan Contable, muestra la ventana de plan contable donde verificamos que en el periodo enero del 2011 esté con el plan empresarial... correcto. Paso 9: Abrir el archivo de rptrepvoucherapertura con la extensión del Excel. Paso 10: Cambiar el nombre en la hoja de trabajo por APERTURA, dejar como ejemplo 2 cuentas lo resto eliminarlo. 23

24 Paso 11: Comprobar la cuenta del plan contable con el reporte de apertura del Excel, si observamos ambas cuentas en el reporte del Excel de la columna cuenta le falta un 0. Incrementar un 0 en el Excel de apertura (para todas las cuentas) manualmente. Guardar los cambios realizados en la apertura del Excel. Paso 12: Se debe tener en cuenta que para realizar la importación del asiento de apertura debemos estar en el mes de enero Importamos el archivo rptrepvoucherapertura del Excel. Selecciona el menú Utilitarios, clic en Importar Asiento de Apertura. Paso 13: Muestra el recuadro de Importación, selecciono la ruta donde se encuentra ubicado el archivo rptrepvoucherapertura, hago clic en el icono de Importar. Paso 14: Muestra el recuadro de verificación, indicándole que el asiento de apertura deben ser iguales si está seguro haga clic en el botón Acepta. 24

25 Paso 15: Le Informa que los datos se importo correctamente, haga clic en el botón acepta. Paso 16: Verificar si se importo la apertura correctamente. Ingrese al menú Mantenimiento, seleccione la opción de Ingresos de Diarios. Nos muestra el recuadro de Ingreso, podemos observar la apertura del mes de enero del Nota: Ahora cuando usted tenga listo el cierre anual definitivo por empresa y no va a modificar cuentas, comunicarse con para ejecutar dos procesos. Para que no se dupliquen sus cuentas por cobrar y por pagar. 25

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