PGM EL SOFTWARE PARA LA PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO

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2 ÍNDICE DE CONTENIDOS: EL MANTENIMIENTO INDUSTRIAL Y LA APLICACIÓN DE SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTIÓN BENEFICIOS DE LA INFORMATIZACIÓN DEL MANTENIMIENTO CÓMO CONSEGUIR QUE LA IMPLANTACIÓN SEA UN ÉXTIO CONCLUSIÓN QUÉ ES PGM Win ESTRUCTURA DE PGM Win PROCESO DE ADQUISICIÓN DE PGM Win 12 PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE PGM Win 13 SERVICIO POSTVENTA Y CONTACTO 16 EDICIONES DE PGMWin

3 EL MANTENIMIENTO INDUSTRIAL Y LA APLICACIÓN DE SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTIÓN La finalidad de toda empresa es gestionar y optimizar al máximo todos sus recursos con el fin de producir los bienes y servicios que permiten dar continuidad y expansión al negocio. El éxito de toda actividad empresarial depende de todas las partes que forman la estructura de una organización. El mantenimiento de planta es una de las partes más importantes en una organización empresarial y afecta a todos los activos de la empresa, representando normalmente entre un 5 y un 20% de los costes totales de la empresa. Mantenimiento no es solo reparar. El incremento en los costes y la complejidad del mantenimiento, así como su efecto final en la producción, establece la necesidad de la planificación, administración y seguimiento de los procesos de mantenimiento. Para realizar esta tarea, se ha ido evolucionando en el tiempo pasando de sistemas manuales a sistemas de gestión del mantenimiento informatizados (GMAO, CMMS). La mayoría de estos sistemas incluyen módulos básicos para identificación y codificación de activos, ordenes de trabajo, mantenimiento preventivo, historial de eventos de equipos, administración de compras y gestión de almacén de repuestos así como herramientas para el análisis de la cantidad de información que genera el día a día de cualquier proceso industrial. Estos módulos básicos pueden proporcionar los cimientos de un efectivo sistema de administración de mantenimiento. Generalmente los beneficios visibles, son los que derivan de automatizar las tareas repetitivas para saber si el mantenimiento ha sido efectuado, teniendo un control de los costes y recursos empleados. Aun tratándose de algo sumamente importante, quedarse sólo con esta idea, resulta muy pobre y no permitirá agilizar el retorno de la inversión que supone la implantación del sistema. Identificar por qué y cómo los equipos se desgastan y fallan, permitirá a los responsables del mantenimiento desarrollar estrategias para tratar de eliminar las causas del fallo, en definitiva, eliminar tiempos de no producción. A la hora de amortizar la inversión, este sí es un factor importante, por no decir el principal. 01

4 Beneficios de la Informatización del Mantenimiento La implantación del sistema, proporcionará beneficios fácilmente medibles, que justificarán el gran esfuerzo y recursos necesarios para ponerlo en marcha. Entre estos se incluirán: Mejor control del trabajo. Mejor planificación y programación del trabajo. Mejores prácticas de mantenimiento Preventivo y Predictivo. Programación automática de tareas e inspecciones. Posibilidad de monitorizar las tendencias en los equipos para reconocer las causas de fallo. Menor inventario de partes de trabajo, menos papeleo. Mejor análisis de la información para determinar las causas de fallos. Mejor estimación de los costes de mantenimiento y por consiguiente, mejor administración del presupuesto. Mejor capacidad para medir el desempeño de las actividades de mantenimiento. Mejor nivel de información de mantenimiento, creación de base de datos histórica. Optimización y reducción de stocks de repuestos. Trabajo dentro de los estándares de calidad y medio ambiente, certificaciones ISO 9000, ISO Integración de la prevención de riesgos laborales.certificación OSHAS

5 Cómo conseguir que la implantación sea un éxito Un programa de gestión del mantenimiento, es una poderosa herramienta de administración, pero sólo eso, una herramienta. La adquisición y puesta en marcha de un sistema de este tipo significa una inversión enorme de capital y recursos humanos, generalmente, sólo al alcance de las grandes compañías. Para obtener el máximo rendimiento de estas aplicaciones, debemos definir primero el alcance y objetivos que deseamos obtener al utilizarlas. La decisión de informatizar el mantenimiento es una responsabilidad muy seria, implica imponer una disciplina de trabajo al grupo de técnicos de mantenimiento, tradicionalmente independientes y difíciles de controlar. Por otro lado, los datos de mantenimiento tendrían que ser extremadamente detallados y no provenientes de diferentes personas con diferentes criterios que utilizan nomenclaturas inconsistentes. Es necesario preparar formatos para estandarizar la información y asegurar que los datos sean lo más reales posible. Cuando decida implantar un sistema de este tipo, tenga en cuenta esta consideración ya que la obtención de buenos resultados dependerá de cómo se han introducido los datos en el sistema. Es necesario hacer una evaluación de nuestras prácticas actuales de mantenimiento, para definir las necesidades de prácticas mejores. Desarrolle un plan estratégico, preferiblemente a largo plazo, basado en prioridades por acción. No intente implantar el sistema de un día para otro. Establezca un equipo humano para la implantación y puesta en marcha, implique personal de mantenimiento, producción, administración etc. De la aceptación y convencimiento del personal afectado, dependerá el éxito futuro del sistema. 03

6 Conclusión La implantación y uso de un sistema informatizado para la gestión del mantenimiento es un trabajo difícil que puede conducir a un fracaso en sus resultados si no se planea cuidadosamente desde el principio. Tradicionalmente al departamento de mantenimiento se le mide por lo que gasta y no se le atribuyen posibilidades de producir. Esto es debido a la imposibilidad de demostrar con datos y económicamente que mantenimiento realmente produce. Cuando se decida a implantar un sistema informatizado de gestión, mida los efectos de su sistema de mantenimiento y logre demostrar que mantenimiento también puede producir beneficios. 04

7 QUÉ ES Habitualmente, este tipo de sistemas solo están al alcance de las grandes multinacionales. Los elevados costes del software así como la necesidad de tener personal únicamente dedicado al sostenimiento del sistema hacen inviable su implantación en las pequeñas compañías. Por otro lado, el endurecimiento de las condiciones de mercado obliga cada vez más a producir bajo estándares de calidad muy rigurosos que no sólo afectan a las cadenas de producción sino también a cómo se realiza el mantenimiento de éstas. es una herramienta informática diseñada para dar soporte en la cada vez mas complicada tarea de gestionar el mantenimiento de planta. Las nuevas tecnologías así como los actuales sistemas de calidad, medioambiente y prevención de riesgos, hacen impensable la gestión del mantenimiento sin el empleo de aplicaciones de este tipo. es sin duda un paquete de software para la gestión del mantenimiento industrial (GMAO), diseñado por gente de mantenimiento para gente de mantenimiento, y enfocado hacia la pequeña y mediana empresa. En la mayoría de los casos, el gran problema no es la adquisición de un determinado paquete de software, en el mercado se pueden encontrar numerosas opciones de compra mas o menos ventajosas. Lo verdaderamente difícil y complicado es la implantación y puesta en marcha del sistema así como la buena disposición y aceptación por parte de los futuros usuarios. PGMWIN ha sido desarrollado pensando precisamente en estos últimos, sin olvidar los beneficios que ha de reportar a los procesos de negocio de la empresa. no es software empaquetado, se trata de un sistema modular, abierto y personalizado según las necesidades del cliente. no impone una metodología de trabajo rígida, es PGMWIN quien se adapta a la forma y recursos del cliente. 05

8 Qué es Al final del proceso de implantación, el producto adquirido mas que un software hecho a medida, es un sistema de trabajo totalmente consensuado con el cliente. Por todo esto lo bueno de si no sus resultados. no es La estructura de es tan sencilla que en muchos casos no seria necesario la existencia de un departamento informático para su mantenimiento. Los propios usuarios del sistema pueden ser con un mínimo de conocimientos y de formación los administradores de la aplicación. La sencillez e intuición a la hora de trabajar con hace que la implantación del nuevo sistema de trabajo, no suponga un cambio frustrante para quien realmente lo ha de sufrir que es en definitiva, el departamento de mantenimiento. soporta cualquier tipo de bases de datos, desde las más sencillas hasta los RDBMS más potentes. Esto hace de un interface capaz de integrarse fácilmente en cualquier ERP corporativo. La capacidad de de exportar datos a formatos Excel, Word, PDF, Lotus Notes, le permitirá si lo desea generar informes o analizar datos sin necesidad de tener instalado. Opcionalmente, utilizando servidores OPC comerciales, puede conectar directamente con los procesos de planta, determinando por ejemplo, la periodicidad de tareas programadas en función de las horas de funcionamiento de los equipos. 06

9 LA ESTRUCTURA DE La estructura funcional de es totalmente modular. La relación entre las diferentes partes de la aplicación se refleja claramente en el gráfico siguiente. INVENTARIADO DE ARCHIVOS ACTIVOS ARCHIVO DOCUMENTAL BASE DEL CONOCIMIENTO PREGUNTAS AVERÍAS INCIDENCIAS RESPUESTAS REPARACIONES SOLUCIONES INSTALACIONES MÁQUINAS-SISTEMAS PARTES DE MÁQUINAS PIEZAS Y COMPONENTES BIBLIOTECA TÉCNICA MANUALES CATÁLOGOS LEGISLACIÓN ANÁLISIS DE DATOS Y COSTES PETICIONES DE COMPRA REPUESTOS COMPRAS PROVEEDORES STOKS ÓRDENES PROYECTOS PERSONAL PROPIO ALMACÉN PRESUPUESTOS PROYECTOS RECURSOS HUMANOS RECURSOS MATERIALES REPARACIONES REFORMAS COSTE ORDENES OBRA NUEVA TAREAS PROGRAMADAS ÓRDENES DE TRABAJO PREDICTIVO CORRECTIVO PREVENTIVO PREDICTIVO GESTIÓN CALIDAD MEDIOAMBIENTE SEGURIDAD PREVENTIVO OBRA NUEVA PLAN DE LUBRICACIÓN LUBRICANTES PUNTOS RUTAS INSTRUCCIONES PROCEDIMIENTOS NORMAS MATERIAS PELIGROSAS RESIDUOS PELIGROSOS 07

10 El entorno de trabajo, sencillo y amigable, hace que el acceso a los diferentes módulos operativos se realice de una forma rápida y sin ninguna complicación para el usuario. INVENTARIADO DE ACTIVOS Todo sistema de mantenimiento depende en gran medida de un buen inventario de activos a mantener así como de la constante actualización durante la vida útil de los mismos. dispone de módulos para inventariar hasta el más pequeño e insignificante elemento de una instalación. El criterio de codificación empleado es aplicado a todo el conjunto de elementos del sistema y permite tanto la localización de elementos como el análisis de datos de una forma rápida y sencilla. Además de los módulos para inventariar sus instalaciones, también dispone de módulos para realizar las siguientes funciones de gestión en sus procesos de mantenimiento. 08

11 MÓDULO DE GESTIÓN DE REPUESTOS Y ALMACÉN Sepa en todo momento el estado de sus stocks de repuestos, determine las cantidades mínimas y máximas a almacenar así como la localización exacta en el almacén. MÓDULO DE GESTIÓN DE PROVEEDORES Genere una base de datos con todos sus proveedores clasificándolos por servicios y sectores. Consulte directamente el estado de las peticiones de compra de cada proveedor así como la cantidad de horas hombre realizadas por sus contratas externas cada día. MÓDULO DE GESTIÓN DE COMPRAS Realice y controle el estado de sus peticiones de compra. Inserte directamente en sus pedidos piezas y elementos inventariados en su instalación. Genere pedidos que se repiten sin necesidad de introducir en cada ocasión las posiciones de compra. Envíe por correo electrónico, desde compra a sus proveedores., las peticiones de MÓDULO DE TAREAS PROGRAMADAS Organice su mantenimiento predictivo y preventivo en tareas programadas determinando las frecuencias de realización de estas. Tenga controladas las inspecciones de obligado cumplimiento por la normativa vigente (instalaciones de alta y baja tensión, calderas, recipientes a presión, etc.). Gestione sus contratos de mantenimiento externo. Relacione tareas con procedimientos, gamas de mantenimiento, normas de seguridad, fichas técnicas de materias peligrosas, etc. Convierta directamente en órdenes de trabajo la ejecución de las tareas programadas. La aplicación se encargará de avisar a los responsables de las tareas de la caducidad periódica de las mismas. 09

12 MÓDULO DE ÓRDENES DE TRABAJO Supervise el estado de las tareas de mantenimiento tanto las programadas como las imprevistas, determine prioridades y controle el coste real, tanto humano como material, de cada trabajo. MÓDULO DE GESTIÓN DE PROYECTOS Organice tanto la ejecución de su obra nueva como las paradas programadas de planta aglutinando las ordenes de trabajo propias de cada proyecto. MÓDULO DE GESTIÓN DE CALIDAD, MEDIOAMBIENTE Y SEGURIDAD En este módulo, se gestiona de forma integral, toda materia referente a calidad, medio ambiente y seguridad, relacionada con el mantenimiento de planta. Tenga acceso a la totalidad de los procedimientos, instrucciones y normas del sistema de gestión. Registre todas aquellas materias y residuos peligrosos que, por utilización, existencia o generación en los procesos de fábrica, pudieran afectar a la seguridad de las personas o al medio ambiente. Toda esta información, podrá ser vinculada posteriormente tanto a las tareas programadas como a las órdenes de trabajo. MÓDULO DE ANÁLISIS DE COSTES, EVENTOS Y CONTROL PRESUPUESTARIO Todos los datos introducidos en los módulos anteriores podrán ser analizados emitiendo informes que le servirán para determinar las estrategias a seguir. Controle los costes, la cantidad y el tipo de órdenes de trabajo realizadas para cada máquina o equipo de la planta. Analice la carga de trabajo real tanto del personal de mantenimiento propio como de las contratas externas. Compruebe el volumen de compras total realizado para cada uno de sus proveedores. Realice y controle en todo momento el estado de los presupuestos anuales de mantenimiento. 10

13 ARCHIVO DOCUMENTAL Y BASE DEL CONOCIMIENTO Tenga toda su documentación organizada y al alcance de todos. Planos, instrucciones de funcionamiento, certificados, procedimientos, la cantidad de papel que se puede llegar a manejar es considerable. Además de guardar electrónicamente su información, este módulo le permitirá acceder y visualizar toda la información asociada a cada elemento de la instalación. Cuantas veces nos ha sucedido la repetición de una incidencia o una avería y nos hemos preguntado Qué hicimos hace 3 años cuando nos sucedió esto mismo? o Qué hacemos ahora si la persona que lo entiende está ausente?. En hemos incluido la base del conocimiento, un entorno en el que compartir experiencias, resultados, soluciones, etc. dejando constancia de todo ello para el aprovechamiento futuro. BIBLIOTECA TÉCNICA Todos sabemos la tendencia actual que tienen los fabricantes de componentes a entregar su documentación en formatos electrónicos. Desde este módulo, usted podrá organizar y manejar sus catálogos, manuales técnicos y documentos de trabajo de una forma sencilla, usted podrá por ejemplo, sin salir de la aplicación, consultar un catálogo de componentes mientras está realizando una petición de compra. LUBRICACIÓN Nadie duda a estas alturas, de la importancia que tiene la Lubricación en el funcionamiento óptimo de los sistemas productivos. Mediante este módulo, la organización y ejecución del Plan de Lubricación se podrá realizar de una forma fácil y sencilla. Organice el Plan de Lubricación, puntos de engrase, tipos de lubricantes, métodos, frecuencias, limpieza y reciclaje de residuos. Ejecute el Plan de Lubricación generando rutas diarias mediante Check-list. 11

14 PROCESO DE ADQUISICIÓN DE Después de la presentación del producto, el cliente expone sus necesidades y tras el estudio del alcance, los técnicos de y presentan la mejor oferta económica. confeccionan La adquisición de puede ser desde la simple compra de un paquete de software mas o menos personalizado hasta la realización de un proyecto llave en mano de implantación de un sistema de gestión. A la hora de confeccionar un presupuesto se tendrán en cuenta una serie de posibilidades: Sistema Monopuesto o Multiusuario Módulos operativos requeridos por el cliente: Inventariado de activos. Repuestos y almacén. Proveedores. Compras. Tareas programadas. Lubricación. Ordenes de trabajo. Proyectos. Gestión de calidad, medio ambiente y seguridad. Análisis de datos, costes y presupuestos. Archivo documental. Biblioteca técnica etc. Grado de personalización requerida: Se valora la desviación del estandar de. Servicios o actividades que se realizarán durante la implantación: -Formación de los usuarios. -Asesoramiento y coordinación del proyecto de implantación realizado por el cliente. -Proyecto llave en mano Inventariar definiendo la jerarquía de las diferentes partes de las instalaciones. Organizar los almacenes de repuestos. Generar las tareas de mantenimiento predictivo y preventivo. Generar el Plan de Lubricación. Análisis de buenas prácticas de mantenimiento. Integración de la calidad, medio ambiente y prevención. Creación del archivo documental. 12

15 PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE Como ya hemos comentado en la introducción de este producto, el éxito de todo sistema de gestión reside en como se programe y planifique su implantación. Para esto vamos a explicar de una forma breve como sería un proyecto tipo en el que el asesoramiento y la coordinación del proyecto de implantación realizado por el cliente seria llevado a cabo por el personal de. La decisión por parte del cliente de adoptar como sistema de gestión de mantenimiento, en buena lógica, viene después de aprobar el presupuesto presentado por el distribuidor de la aplicación. En este punto en el que nos encontramos, ya debería estar claro cuales son las necesidades reales del cliente. El siguiente paso a seguir será crear el equipo de trabajo necesario para la implantación. Un equipo tipo sería el siguiente: Jefe de proyecto: Persona perteneciente al cuerpo directivo bien de la empresa o del departamento de mantenimiento. Su misión será la de apoyar y facilitar los medios necesarios tanto humanos como materiales para la implantación. Gestor del proyecto: Técnico de implantación de. Su cometido será, además de informar al jefe de proyecto de la marcha del mismo, el servir de apoyo al equipo humano, del cliente, creado para la implantación. Será la persona encargada de comunicar a los técnicos de desarrollo de las posibles incidencias o necesidades derivadas de la implantación. 13

16 Proceso de implantación de Responsable de puesta en marcha: Técnico altamente cualificado cuya principal misión mientras dura el proyecto de implantación será el distribuir y supervisar diariamente el estado de los trabajos, informando tanto al jefe como al gestor del proyecto de las incidencias ocurridas. Técnicos de mantenimiento: Encargados de alimentar el sistema con toda la información necesaria para generar las bases de datos iniciales. Estarán bajo las ordenes directas del responsable de puesta en marcha. Técnicos de informática: Su misión será la de suministrar, configurar e instalar todos los medios necesarios para el correcto funcionamiento del sistema. Reciben información directa del gestor del proyecto. 14

17 Proceso de implantación de El proceso de implantación en el tiempo lo hemos definido en el gráfico siguiente: MES 01 MES 02 MES 03 MES 04 MES 05 MES 06 MES 07 MES ADQUISICIÓN PGMWin 02.- PERSONALIZACIÓN DEL SOFTWARE 03.- INSTALACIÓN DE LA APLICACIÓN 04.- CREACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO 05.- FORMACIÓN INICIAL 06.- MÓDULO INVENTARIO DE ACTIVOS Instalaciones Máquinas y Sistemas Partes de Máquinas y Sistemas Equipos, piezas y componentes 07.- MÓDULO DE PERSONAL 08.- MÓDULO DE REPUESTOS Codificación de repuestos Gestión de almacén 09.- MÓDULO DE PROVEEDORES 10.- MÓDULO DE COMPRAS 11.- MÓDULO DE MTTO. PREVENTIVO 12.- MÓDULO DE ÓRDENES DE TRABAJO 13.- MÓDULO DE ANÁLISIS DE COSTES 14.- MÓDULO DE GESTIÓN DE PROYECTOS 15.- LUBRICACIÓN 16.- ARCHIVO DOCUMENTAL Inicio del Proyecto de Implantación Introducción de datos iniciales Disponible para operación 15

18 ACTUALIZACIONES DE Después de la adquisición y personalización inicial, el producto podrá ser actualizado de forma gratuita durante el primer año a partir del inicio de la implantación del sistema. La actualización incluye la modificación de pantallas e informes siempre y cuando no sean necesarias modificaciones en las bases de datos. De ser así, estas reformas serían objeto de estudio para su valoración. SERVICIO DE ASISTENCIA TÉCNICA El servicio de asistencia técnica de se realiza, de forma gratuita, por correo electrónico o telefónicamente de Lunes a Viernes en horario de oficina. Este servicio comprende desde la consulta de cómo operar con la aplicación hasta la solución o notificación de incidencias ocurridas en el sistema. Asistencia vía mail: Asistencia Telefónica: (Horario Oficina de Lunes a Viernes): También existe un Centro de Soporte Técnico disponible en el Área de Clientes a través de nuestra página web: REQUISITOS DEL SISTEMA PARA LA INSTALACIÓN DE Para poder instalar la aplicación y que esta funcione correctamente se necesitan como mínimo los siguientes requisitos: Equipo recomendado: Pentium II a 800Mhz o superior, 128MB de Ram, disco duro de 5GB o superior. Sistema operativo: Microsoft Windows Me, Microsoft Windows 2000 o Microsoft Windows XP. no es operativo con Win95 y Win98. Es aconsejable tener actualizado el sistema operativo con los últimos Service Packs disponibles. 16

19 EDICIONES DE 2.1 Inventariado de Activos Repuestos y Almacén Mantenimiento Programado Ordenes de Trabajo Lubricación Personal Proveedores Análisis de Datos, Costes y Presupuestos Gestión de Compras Proyectos Archivo Documental Calidad, Medio Ambiente y Seguridad Base del Conocimiento Biblioteca Técnica Avanzada Básica * * * * * * Módulos con funciones reducidas Las ediciones estandar de PGMwin, pueden ser personalizadas para ajustarse a las necesidades requeridas por el cliente. (Consultar) Sistema multidatabase. (Access, SqlServer, Oracle, MySql). Licencias de bases de datos, en caso de necesidad, no incluidas. Servicio de asesoramiento y asistencia técnica: Telefónico, mail o web gratuito durante 1 año. Actualizaciones gratuitas durante 1 año. 17

20 DESARROLLO/DISTRIBUCIÓN/SOPORTE: Pol. Ind. de Prendes Carreño ASTURIAS. seprisa.net - (+34)

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