HERRAMIENTAS AVANZADAS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

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1 HERRAMIENTAS AVANZADAS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS Sesión 01: Introducción al WBS Chart Pro

2 Objetivo de la sesión Conocer las generalidades del WBS Chart Pro. Conocer las funcionalidades y comandos principales del WBS Chart Pro.

3 Contenido de la Sesión Generalidades del WBS Chart Pro 1.1 Qué es el WBS Chart Pro? 1.2 Qué es el Diagrama WBS? 1.3 Cómo ingresar al WBS Chart Pro? 1.4 Visualizando el WBS Chart Pro 2. Barra de Herramientas del WBS Chart Pro 2.1 Barra de Herramientas Menú 2.2 Barra de Herramientas Standard (Estándar) 2.3 Barra de Herramientas Microsoft Project 2.4 Barra de Herramientas Arrange (Organizar)

4 Contenido de la Sesión Barra de Herramientas Edit (Editar) 2.6 Barra de Herramientas Outline (Presentación) 2.7 Barra de Herramientas Views (Vistas) 3. Usando el WBS Chart Pro 3.1 Crear un nuevo Diagrama WBS 3.2 Agregar nuevas Tareas. 3.3 Ingresar información 3.4 Transfiriendo un Diagrama WBS a PERT Chart Expert

5 Contenido de la Sesión Transfiriendo un Diagrama WBS a MS Project 3.6 Creando Diagramas WBS desde archivos MS Project 3.7 Copiar, Mover y Reposicionar Tareas 3.8 Explorando Vistas 3.9 Mostrar campos en la caja de Tareas

6 1. GENERALIDADES DEL WBS CHART PRO

7 1.1 Qué es el WBS Chart Pro? WBS Chart Pro crea y muestra los proyectos mediante un diagrama WBS usando el enfoque Top-Down. Muestra información como: Duración, Fecha de Inicio, Fecha de Fin, Costo, Trabajo, Recursos, etc.

8 1.2 Qué es un Diagrama WBS? Un Diagrama Work Breakdown Structure (WBS) es la organización de un proyecto en diferentes niveles de detalle utilizando un esquema jerárquico para representar los entregables del proyecto.

9 1.3 Cómo ingresar al WBS Chart Pro? Dar click aquí

10 1.4 Visualizando el WBS Chart Pro Barras de Herramientas Área de Trabajo

11 2. BARRA DE HERRAMIENTAS DEL WBS CHART PRO

12 2.1 Barra de Herramienta: Menús Barra de Menús

13 2.1 Barra de Herramientas: Menús OPCIÓN FILE (ARCHIVO) Crea un nuevo Diagrama WBS Abre un archivo WBS Cierra el archivo del Diagrama actual Guarda el Diagrama WBS actual Guardar el archivo con un nombre diferente Guarda el Diagrama actual en un archivo de imagen Guarda el Diagrama en una página web Organiza el Diagrama WBS para una página de impresión Configura y diseña la página a imprimir Muestra opciones de impresión antes de imprimir el Diagrama WBS Vista previa antes de la impresión Desvincula información con otro programa(ms Project, Pert Chart) Permite ingresar información general del proyecto

14 2.1 Barra de Herramientas : Menús OPCIÓN EDIT (EDITAR) Opciones para deshacer los cambios Opciones de edición Opciones de insertar Tareas Sirve para eliminar Tareas Muestra la caja de Información de una Tarea Encuentra una Tarea de acuerdo al ID ingresado Permite la selección de las Tareas

15 2.1 Barra de Herramientas: Menús OPCIÓN VIEW (VISTA) Sirve para modificar el área de trabajo del WBS Chart Pro Muestra las barras de herramientas del WBS Chart Pro Permite crear, copiar, renombrar, eliminar, importar, exportar una Vista Sirve para mostrar, ocultar las Tareas del Diagrama Indica el progreso de las Tareas o Tareas Resumen. Amplia o reduce el Diagrama WBS

16 2.1 Barra de Herramientas : Menús OPCIÓN FORMAT (FORMATO) Permite dar formato a los campos de las Tareas Permite seleccionar el estilo del borde de la Tarea Permite configurar el Diagrama Permite definir el estilo, forma y color de las líneas conectoras Configura la caja de Tarea Permite alinear el Diagrama

17 2.1 Barra de Menús del WBS Chart Pro OPCIÓN TOOLS (HERRAMIENTAS) Permite configurar el Diagrama Permite definir el calendario del proyecto (horas, días, etc.) Permite agregar, eliminar recursos del proyecto Permite resumir los datos a cada nivel del gráfico Permite cambiar el nombre del campo Permite definir títulos personalizados para la ruta crítica, las banderas Transfiere los datos a PERT Chart EXPERT Opciones para usar con Microsoft Project Permite especificar la ubicación predeterminada para guardar los documentos, y la vista por defecto del diagrama

18 2.1 Barra de Herramientas: Menús OPCIÓN WINDOWS (VENTANAS) Muestra los archivos WBS uno tras otro Permite visualizar en la misma pantalla todos los archivos WBS abiertos Organiza los íconos de los archivos WBS abiertos

19 2.2 Barra de Herramientas : Standard (Estándar) Contiene los siguientes botones: Muestra Información de la Tarea Cambia el modo de arrastre Opciones generales Inserta Tareas en diferentes direcciones Gradúa el tamaño del Diagrama

20 2.3 Barra de Herramientas : MS Project (Microsoft Project) Transfiere el Diagrama a PERT Chart Expert Transfiere el Diagrama a Microsoft Project

21 2.4 Barra de Herramientas : Arrange (Organizar) Organiza diferentes Vistas del Diagrama Tipos de Alineación de Tareas Alinea Tareas

22 2.5 Barra de Herramientas : Edit (Editar) Edita el nombre de la Tarea seleccionada

23 2.6 Barra de Herramientas : Outline (Presentación) Muestra y oculta Tareas

24 2.7 Barra de Herramientas : Views (Vistas) Ubica la Vista Muestra tipos de Vistas Avanza o retrocede el tipo de Vista

25 3. USANDO EL WBS CHART PRO

26 3.1 Crear un nuevo Diagrama WBS Se crea el primer nivel del Diagrama Nota : Al iniciar el WBS no se muestran habilitados algunos botones en la barra Standard.

27 3.2 Agregar nuevas Tareas Después de crear el primer nivel del Diagrama se habilitarán los demás botones de la Barra Standard que permite crear Tareas

28 3.3 Ingresar Información Para ingresar información en la Tarea seleccionamos la Tarea, y damos clic en el botón Task Information.

29 3.3 Ingresar Información Ingresar el nombre de la Tarea Duración de la Tarea Ingresar Horas de trabajo Fecha de Inicio de la tarea Tipo de Restricción Numeración correlativa de las cajas de tareas % Completado Ingresa el Costo de la Tarea Fecha de Fin de la tarea Fecha de restricción Lista de recursos disponibles

30 3.3 Ingresar Información Para crear nuevos recursos en el proyecto seguir la ruta: Tools >> Resources

31 3.3 Ingresar Información Se ingresa el nombre del Recurso. Si desea agregar más recursos hacer click en Insert.

32 3.3 Ingresar Información Cuando se ingresa los nombres de los recursos, automáticamente mostrara las iniciales de los nombres en la siguiente columna. Finalmente hacer click en OK.

33 3.3 Ingresar Información Ingresar el número de la tarea predecesora Permite introducir datos y no se muestran en la pestaña general Permite ingresar la fecha de término Ingresar el número de la tarea sucesora Permite ingresar la fecha de inicio Permite eliminar campos Permite agregar campos Permite ingresar campos

34 3.3 Ingresar Información Permite definir los cuadros de tareas con colores

35 3.3 Ingresar Información Permite dar una descripción para el vinculo de la tarea. Permite ingresar la dirección completa del vinculo de Internet Permite vincular un documento al cuadro de tarea seleccionado Permite seleccionar la ruta del archivo a vincular Permite vincular una sección de un documento

36 3.4 Transfiriendo un Diagrama WBS a Pert Chart Expert Ir a la barra de herramientas del WBS Chart Pro y seleccionamos el botón Go to PERT Chart EXPERT.

37 3.4 Transfiriendo un Diagrama WBS a Pert Chart Expert -Seleccione la ubicación para guardar el archivo. -Ingrese el nombre del archivo. -Click en Guardar.

38 3.4 Transfiriendo un Diagrama WBS a Pert Chart Expert Al exportar de WBS Chart Expert a PERT Chart EXPERT se presenta la siguiente vista :

39 3.5 Transfiriendo un Diagrama WBS a MS Project Con el comando GO TO PROJECT se pasa la información al MS Project

40 3.5 Transfiriendo un Diagrama WBS a MS Project Nos mostrará una ventana en el cual haremos click en Aceptar la transferencia del Diagrama WBS a Microsoft Project

41 3.5 Transfiriendo un Diagrama WBS a MS Project -Ingresar el nombre del archivo. -Dar clic en Guardar. -En el campo Tipo dejar por defecto Microsoft Project 2007.

42 3.5 Transfiriendo un Diagrama WBS a MS Project

43 3.6 Creando Diagramas WBS desde archivos MS Project Si tengo un archivo en Microsoft Project se puede crear un Diagrama WBS con el comando GO TO WBS Chart Pro

44 3.6 Creando Diagramas WBS desde archivos MS Project Se obtiene el siguiente resultado

45 3.7 Copiar, Mover y Reposicionar Tareas Copiar Tarea: - Seleccionar la Tarea. - Click derecho y elegir la opción Cut (Cortar). - Selecciona la ubicación de la Tarea y click derecho y elegir la opción Copy (Copiar). - Luego Mostrar el Resultado.

46 3.7 Copiar, Mover y Reposicionar Tareas Para mover una Tarea de una Fase a otra debemos hacer lo siguiente: - Seleccionar la Tarea 3.2 Tarea 2 y arrastrarla a la Tarea 4.2 Tarea 2.

47 3.7 Copiar, Mover y Reposicionar Tareas Como vemos en el Diagrama WBS, la Tarea 3.2 Tarea 2 fue movida a la Fase 4.

48 3.7 Copiar, Mover y Reposicionar Tareas Reposicionamiento implica mover una Tarea o un conjunto de Tareas sin cambiar la estructura del Diagrama WBS. Para reposicionar la Tarea o conjunto de Tareas se selecciona la Tarea y sólo se arrastra con el mouse hacia la nueva ubicación.

49 3.8 Explorando Vistas Para ver las distintas Vistas que tiene el WBS Chart Pro hacemos clic en la flecha de la barra de herramientas de Vistas.

50 3.8 Explorando Vistas VISTA: CRITICAL PATH VIEW Esta vista muestra la Ruta Crítica del proyecto que está sombreada en color rojo. Estas Tareas pertenecen a la Ruta Crítica

51 3.8 Explorando Vistas Esta Vista muestra: -Ruta Crítica del Proyecto en rojo. -Nombre de la Tarea -Duración. -Fecha de Inicio y Fecha de Fin. -% Completado. -Numeración Correlativa. VISTA: CRITICAL PATH VIEW 2

52 3.8 Explorando Vistas Esta Vista nos muestra: -Nombre de cada Tarea -Numeración -Duración -La fecha de Inicio y Fin de cada Tarea. VISTA: FLAGS VIEW

53 3.8 Explorando Vistas VISTA: HOURS AND COST VIEW Esta vista nos muestra: -Nombre de cada Tarea -Ruta Crítica -El tiempo en horas -El costo de cada Tarea Esta Fase no pertenece a la Ruta Crítica

54 3.8 Explorando Vistas VISTA: PLANNING VIEW Esta Vista nos muestra: -Nombres de cada Tarea

55 3.8 Explorando Vistas VISTA: PLANNING VIEW 2 Esta Vista nos muestra: -Nombre de la tarea -Numeración correlativa de cada Tarea -Duración -Fecha de Inicio y Fin de cada Tareaa

56 3.8 Explorando Vistas VISTA: PROGRESS VIEW Esta Vista Muestra: -Nombre de cada Tarea -Numeración correlativa de cada Tabla (Id) -% completado -Sombreado: Verde: Pendiente Azul: Terminado Amarillo: en Progreso

57 3.9 Mostrar campos en la Caja de Tareas Para mostrar campos en el Diagrama WBS debe seguir los siguientes pasos: 1.Seleccione un caja de Tarea.

58 3.9 Mostrar campos en la Caja de Tareas 2. Ir al menú Format y elegir la opción Task Boxes.

59 3.9 Mostrar campos en la Caja de Tareas 3. Para agregar campos en la caja de Tarea debemos seleccionar Rows o Columns.

60 3.9 Mostrar campos en la Caja de Tareas Al agregar campos a la Tarea se tendrá que seleccionar cuál es el tipo de campo, en la opción Field. Para nuestro caso elegimos los siguientes campos: Name (Nombre de la tarea). Start (fecha de inicio de la tarea). Finish (fecha de fin de la tarea)

61 3.9 Mostrar campos en la Caja de Tareas Y el diagrama se verá así:

62 HERRAMIENTAS AVANZADAS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS Sesión 01: Introducción al WBS Chart Pro

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