MANUAL DE REGISTRO Y ACREDITACIÓN

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1 Recaudación Electrónica Versión 5.2 MANUAL DE REGISTRO Y ACREDITACIÓN Versión 5.2

2 Recaudación Electrónica Versión ÍNDICE ÍNDICE... 2 CERTIFICACIÓN... 4 Sitio Web Recaudación Electrónica... 6 Home... 6 Contacto... 7 Qué Hacer?... 7 Contrato... 8 Reglamento... 9 Noticias Software Compatibles PARA TODOS LOS USUARIOS Solicita Convenio Verificar Verificación de los certificados USUARIOS NUEVOS Y ANTIGUOS Ver pagos Detalle pago Modificar Convenio ReSolicitar Convenio Administrar Estado del Certificado Lista de Sub. Convenios para Administrar Solicitud para Sub. Convenios Respuesta de Solicitud Sub. Convenios Lista de Sub. Convenios Administrar Sub. Convenios... 29

3 Recaudación Electrónica Versión Concentración de empresas Empresas Concentradoras Empresas Concentradas Obtener Certificado Raíz C.A... 32

4 Recaudación Electrónica Versión INTRODUCCIÓN El presente manual contiene información que le permitirá - Conocer el sitio de Recaudación Electrónica, - Registrar su empresa en el sitio - Verificar el estado de su convenio y la modalidad utilizada para acreditarse en la aplicación Recaudación Electrónica (Certificado Digital o Credencial) - Revisar en el sitio sus pagos en línea o por transferencia, y los comprobantes enviados a través de la aplicación - Modificar los antecedentes de su empresa en el sitio - Resolicitar y administrar certificados digitales - Concentrar varias empresas en un certificado digital CERTIFICACIÓN El auge de las tecnologías de la comunicación, y en concreto, las relativas a Internet, ha supuesto en nuestros días un nuevo concepto de trabajo, creando con ello herramientas que facilitan trabajar a través de la red. Por eso se hace necesario, sobre todo en algunas operaciones (tales como transferencias bancarias, consulta de expedientes, todas las que se refieran a circulación de datos confidenciales por su naturaleza), garantizar al usuario una seguridad razonable. La seguridad en los intercambios de información en Internet comprende tres aspectos principales: la privacidad, la integridad y la autentificación. La privacidad hace referencia a que la información enviada no sea accesible por un tercero; la integridad, que el contenido no ha sido alterado; la autentificación garantiza la identidad de su emisor. Los esquemas de seguridad se basan en distintas técnicas de transformación y encriptación: criptografía simétrica y criptografía asimétrica. Para la utilización de transmisiones seguras es necesario establecer una infraestructura de llaves públicas, basado en la criptografía asimétrica. La criptografía asimétrica, también conocida como criptografía pública, se basa en que el usuario dispone de dos llaves, una pública y otra privada. Todas aquellas personas con las que otro quiera comunicarse de forma segura deben disponer de la llave pública de éste, quien deberá a su vez, disponer de las llaves públicas de los otros. Este intercambio de llaves públicas puede hacerse de forma automática, mediante un sistema informático denominado infraestructura de llaves públicas. Por firma digital se entiende el control de la integridad de contenido y del remitente. La firma digital garantiza que un documento llega íntegro desde su origen, pero verificar la identidad del remitente requiere la intervención de una entidad que, como tercero, garantice que los datos del remitente entre ellos, la llave pública- son reales. Esta entidad se denomina Autoridad Certificadora y asegura, mediante un certificado digital, que las claves públicas pertenecen a quien dicen: es el último eslabón en el proceso de transmisión segura. Desde la versión 2.3 del sistema de Recaudación Electrónica, se destaca la utilización de la certificación digital, lo que permite tener comunicaciones seguras y con ello una mayor confiabilidad

5 Recaudación Electrónica Versión en la transferencia de la información de las empresas que utilizan el sistema por la Internet, lo que constituye un elemento importante dentro de las comunicaciones electrónicas actuales. El presente módulo tiene por objetivo indicar los pasos a seguir para la obtención, a través del sitio Recaudación Electrónica, de los documentos digitales que le permitirán acceder a los beneficios que proporciona una comunicación segura. Para la implementación de esta herramienta se deben tener presentes dos situaciones. La primera corresponde a los usuarios de versiones anteriores del sistema, es decir, aquellos que mantienen un contrato con la CCAF de Los Andes y que operan con el sistema antiguo de Recaudación Electrónica. La segunda situación, está constituida por los usuarios nuevos, que operarán por primera vez con el sistema. Se analizan en detalle ambas situaciones, además de mostrar otras opciones de su página

6 Recaudación Electrónica Versión Sitio Web Recaudación Electrónica o El sitio Web de Recaudación Electrónica ha experimentado cambios adecuándose a los nuevos requerimientos para operar bajo el nuevo esquema. El nuevo sitio se ha diseñado para que los visitantes puedan acceder a la información en forma expedita y clara. A continuación se describen sus funcionalidades. En el sector izquierdo de la página de Inicio o Home se dispone de un menú. A este puede accesar cualquier usuario que desee obtener información acerca del sistema. El menú consta de los siguientes Links o enlaces Home En el Home o página de inicio, se presenta un artículo con la explicación general del sistema Recaudación Electrónica. Muestra un sector de noticias donde se indicarán las novedades sobre el sistema y lo relacionado con los períodos de proceso. En el sector Empresa, éstas, ingresando su Rut, pueden registrar la solicitud de convenio, o administrarlos en el caso que estén registradas en el sistema.

7 Recaudación Electrónica Versión Contacto El siguiente link es Contacto, dispuesto para que los visitantes puedan enviar mensajes expresando inquietudes o consultas acerca del producto. El mensaje es dirigido a la casilla de correo donde personal capacitado responderá a través del mismo medio o vía telefónica. Qué Hacer? En esta página se especifican los pasos que deben seguir las empresas para hacer uso del sistema de Recaudación Electrónica. Este ítem tiene relación con la parte legal y administrativa que compete al sistema de Recaudación Electrónica, respecto de, la firma del convenio y procedimientos administrativos que se realizan una vez efectuado este trámite. En general se explica la forma de proceder.

8 Recaudación Electrónica Versión Contrato Para aquellas empresas que deseen respaldar la el uso del sistema de recaudación, pueden descargar el Convenio Mandato para el representante legal de la empresa lo firme.

9 Recaudación Electrónica Versión Reglamento Aquí se especifican las condiciones de uso del sistema de Recaudación Electrónica, indicando los requisitos que se deben cumplir para dicho efecto, como por ejemplo la firma del mandato por parte de la empresa y la entrega del software por parte de la Caja de Compensación de Los Andes, en resumen, el reglamento describe las obligaciones de las partes involucradas. Se recomienda la lectura del reglamento

10 Recaudación Electrónica Versión Noticias Mes a mes se incorpora a las noticias el calendario de procesos correspondientes, se indica tanto el período de pruebas, como la fecha tope del proceso de pago de las cotizaciones para el mes de operación. Además, se publicará en esta sección cualquier evento de interés para las empresas que utilizan el sistema.

11 Recaudación Electrónica Versión Software Compatibles Recaudación electrónica es compatible con diferentes software de remuneraciones, estos software tienen la capacidad de generar un archivo del tipo texto (Fijo o CSV), que puede ser interpretado por el módulo Importador, dando la posibilidad de ingresar en forma masiva la información.

12 Recaudación Electrónica Versión PARA TODOS LOS USUARIOS Los nuevos usuarios del sistema Recaudación Electrónica deben registrarse y de esta forma podrán comenzar a operar en forma automática. El procedimiento es sencillo, primero debe ingresar el Rut de la empresa, en el casillero RUT de la sección EMPRESA, y luego presionar el botón Ingresar Se despliegan las siguientes alertas de seguridad que nos indica que estamos ingresando a una conexión segura Presione Aceptar botón

13 Recaudación Electrónica Versión Si su empresa no ha sido registrada anteriormente, al ingresar el Rut se iniciará el proceso de solicitud de convenios el que se describe en las siguientes páginas. Presione Sí botón Solicita Convenio A continuación, se inicia el proceso de envío de solicitud de convenio. Para cursar correctamente esta solicitud, debe ingresar los datos de la empresa que se solicitan en el formulario que se muestra. Los campos marcados con * son obligatorios y no podrá enviar la solicitud si no los completa. Es importante que los datos que registre en este formulario sean reales, ya que serán utilizados por la CCAF de Los Andes para la creación de las empresas en los sistemas internos y en la creación a la página lugar del cual se extraen las planillas de cotizaciones con el timbre pagado. El usuario tiene la opción de operar bajo certificado digital o credencial.

14 Recaudación Electrónica Versión

15 Recaudación Electrónica Versión Una vez ingresados todos los datos, debe presionar el botón Enviar, con esto enviará la solicitud mencionada. A continuación aparecerá un mensaje que indica que la solicitud fue recepcionada. Uno de los datos solicitados es la contraseña, la cual debe ingresar dos veces para asegurar que fue registrada en forma correcta. Esta contraseña debe ser guardada en un lugar seguro, ya que, cuando la empresa sea habilitada para operar con el sistema, la empresa debe ingresarla cuando se le solicite. Además si la empresa decide operar bajo la autenticación de Credencial, será solicitada por la aplicación Re para el envío de información. Una vez enviado el formulario, aparecerá una pantalla mostrando el resultado de la Solicitud de Convenio, indicando que los datos fueron recepcionados, y que lo visitará un relacionador para la firma de los documentos respectivos. En esta página además, aparecerán los datos ingresados previamente, los cuales deben ser verificados con el fin de detectar algún error en el ingreso de los mismos. Como información adicional, se indican los pasos a seguir después de enviar la solicitud.

16 Recaudación Electrónica Versión A continuación se muestra la página descrita anteriormente. La activación del convenio solicitado se realizará a la brevedad, tan pronto como se realicen todos los tramites administrativos. Es importante mencionar que en el contrato se deben indicar la cantidad de convenios que la empresa solicita para operar el sistema, con este dato la CCAF de Los Andes habilitará los convenios que se indiquen los que posteriormente serán administrados por el convenio 001 de la empresa. Para revisar el estado de la solicitud de convenio, debe visitar nuevamente el sitio Web e ingresar el Rut y la contraseña de la empresa en el Home en el sector Empresa, (descrita anteriormente en página 16). La primera vez que ingresa al sitio como usuario registrado, debe hacerlo identificándose con el Sub. Convenio 001. Ya que debe verificar el estado de su solicitud.

17 Recaudación Electrónica Versión A continuación se presenta la página en la que debe ingresar la contraseña. Luego de ingresar la contraseña debe presionar el botón Enviar. Aparecerá la página Verificar donde se muestra el estado de la solicitud de convenio, el cual puede ser Activo o Inactivo según corresponda a su situación. Si la solicitud de convenio aún no ha sido activada, se informará que aún no puede descargar el certificado cliente, el que es necesario para hacer uso del sistema, sin embargo si puede descargar el certificado raíz de la CCAF de Los Andes. A continuación, aparece la página que muestra el estado del convenio, en este caso aún no es activado, Estado Actual: Inactivo.

18 Recaudación Electrónica Versión Verificar Una vez que la Caja active su solicitud de convenio, éste aparecerá con el Estado Actual: Activo. Dentro de la información que se entrega en la página correspondiente, se indica que el certificado está disponible. Para obtener el certificado digital necesario para hacer uso del sistema de Recaudación Electrónica, solo debe presionar el botón que tiene como etiqueta Baje su certificado Ahora... En esta página se indica el modo de operar para obtener los certificados.

19 Recaudación Electrónica Versión Presione botón Baje su Certificado Ahora Independientemente de la opción que siga para bajar los certificados, se indicará el momento en que se inicie la instalación del certificado raíz de la CCAF de Los Andes. Para completar el procedimiento solo debe presionar el botón Si, cuando se pregunte Desea agregar el siguiente certificado al almacén de certificados raíz?. En este mensaje encontrará una completa descripción del certificado, donde se indican el emisor, la fecha de validez, número de serie, etc. Si ha seguido los pasos indicados anteriormente, aparecerá la página que indica que el certificado fue correctamente instalado.

20 Recaudación Electrónica Versión Verificación de los certificados Para verificar la existencia de los certificados obtenidos, ir al Menú Herramientas, Opciones de Internet del MS Explorer 5.5 o superior. Realizadas las acciones indicadas anteriormente, aparecerá la ventana que se muestra a continuación. Seleccione Contenido, y presione el botón Certificados, aparecerá la ventana en la cual se muestra la identificación del certificado, para el convenio correspondiente. En la imagen se muestra el certificado que será utilizado con el sistema de Recaudación Electrónica.

21 Recaudación Electrónica Versión En la imagen siguiente, se muestra el certificado Raíz o de Autoridad Certificadora, que en este caso corresponde a la CCAF de Los Andes. USUARIOS NUEVOS Y ANTIGUOS Si la empresa tiene el convenio activo y obtuvo el certificado, puede comenzar a utilizar las funciones que el sitio de Recaudación Electrónica pone a disposición de las empresas usuarias del sistema y que a continuación se describen. Ver pagos Esta opción permite verificar los envíos realizados por el usuario, además de los pagos realizados.

22 Recaudación Electrónica Versión Detalle pago Esta opción permite imprimir los comprobantes de pago, desde cualquier PC que tenga conexión a Internet. Se debe seleccionar el proceso y luego Vista de impresión. Modificar Convenio Si necesita modificar algún dato de su solicitud, debe presionar el link Modificar del menú que se encuentra a la izquierda y aparecerá la página que a continuación se muestra. En ésta puede modificar todos los datos, menos el Rut. Una vez realizadas las modificaciones, debe presionar el botón Modificar.

23 Recaudación Electrónica Versión Una vez presionado el botón modificar, aparecerá la página que indica que la modificación se realizó exitosamente.

24 Recaudación Electrónica Versión ReSolicitar Convenio La opción de ReSolicitar Convenio se utiliza cuando se realiza un cambio o formateo del PC de trabajo. Sólo en estos casos se debe ReSolicitar un convenio, previa solicitud de la revocación del certificado anterior. Para revocar el certificado para el convenio 001, debe ponerse en contacto con el Call Center ( opciones 1 y 1) de CCAF de Los Andes. En caso de que el certificado pertenezca a uno de los Sub. Convenios, el convenio 001 como administrador de Sub. Convenios es quien debe revocarlos. Una vez inactivo el certificado anterior, ingrese en la opción y presione el botón Siguiente.

25 Recaudación Electrónica Versión Administrar Cuando lo visite el relacionador de la CCAF de Los Andes, debe indicarle que necesita firmar Sub. Convenios. La empresa es responsable de administrar estos Sub. Convenios, asignándoles una contraseña y activándolos o desactivándolos, de acuerdo a sus necesidades. Para realizar estas tareas debe ingresar a la página Administrar y seleccionar el certificado correspondiente al convenio 001, que es el convenio que administra los Sub. Convenios.

26 Recaudación Electrónica Versión Estado del Certificado Ingresar Para los usuarios que operan bajo certificado digital tienen la posibilidad de cambiar a credencial en forma automática, al presionar Certificado Digital

27 Recaudación Electrónica Versión Lista de Sub. Convenios para Administrar Solicitud para Sub. Convenios

28 Recaudación Electrónica Versión Respuesta de Solicitud Sub. Convenios Lista de Sub. Convenios Lo primero, es asignar una contraseña a los Sub. Convenios. Mientras los Sub. Convenios no soliciten la activación a la empresa por intermedio de una solicitud, no se les podrá cambiar el estado de Inactivo a Activo. Es decir, los Sub. Convenios deben solicitar la activación directamente a la empresa, de la misma forma en que el convenio 001 lo hiciera a la CCAF de Los Andes.

29 Recaudación Electrónica Versión Una vez ingresada la contraseña como se indicó anteriormente, los Sub. Convenios podrán ingresar al sitio seleccionando el Sub. Convenio correspondiente e ingresando la contraseña que se le asignó a los Sub. Convenios. Así, los Sub. Convenios podrán trabajar en forma independiente en el sitio Web y solicitarle a la empresa la activación necesaria para operar con el sistema. Cada Sub. Convenio es responsable de hacer la solicitud respectiva, del mismo modo que lo hiciera la empresa. Pero en este caso, la solicitud va dirigida a la misma empresa y no a la C.C.A.F. de Los Andes. El procedimiento es básicamente el mismo, se deben ingresar los datos requeridos y presionar el botón Siguiente, entonces aparecerá la página que indica el resultado de la operación, es decir, del envío. En adelante, la forma de operar con el Sub. Convenio es la misma que se realizó con la empresa, es decir, debe revisar el estado de la solicitud y una vez que ésta cambie al estado Activo, podrá bajar los certificados. Administrar Sub. Convenios Para activar los Sub. Convenios debe ingresar con la clave del convenio 001, que es el único que tiene esta capacidad. El administrador, una vez que cambie el estado a Activo del Sub. Convenio previamente solicitado por el computador que enviará la información de esas cotizaciones previsionales, debe presionar el botón Modificar para que el cambio se efectúe. Finalmente, una vez que el Sub. Convenio 001 o los Sub. Convenio asociados al Rut de la empresa, tengan los certificados digitales instalados en el computador que usarán para el proceso de Recaudación Electrónica, podrán hacer uso del sistema.

30 Recaudación Electrónica Versión Agregar sub-convenios A través de esta opción la empresa podrá crear los sub convenios que requiera sin necesidad de llamar a Call Center Concentración de empresas Los usuarios de Recaudación Electrónica que operen con varias empresas o subconvenios en el sistema, más de 10, pueden concentrar todos sus certificados en uno solo, perteneciente a una empresa que llamaremos Concentradora y que cuenta con un perfil especial en la página administrativa Esto simplificará su trabajo en la aplicación, debido a que no necesitará ubicar dentro de una lista de certificados el específico del envío (ya que contará sólo con uno) y no tendrá que salir del programa cuando deba enviar la información de una empresa o convenio distinto. Empresas Concentradoras Las Empresas Concentradoras podrán administrar tanto la información de ellas mismas como la de sus empresas Concentradas. Para ello deben iniciar la consulta en la página con su rut concentrador y luego escoger la empresa que consultará.

31 Recaudación Electrónica Versión En esta pantalla se puede apreciar: Rut de la empresa Concentradora Lista de empresas Concentradas Lista de Subconvenios que pertenecen a la empresa Concentrada seleccionada Clave de la empresa Concentrada seleccionada Nota: es importante destacar que una empresa cuando es Concentradora, automáticamente se asocia a ella misma como empresa Concentrada, por lo tanto, también aparecerá en la lista de Empresas Concentradas Para operar con alguna empresa es necesario realizar lo siguiente: Seleccione una Empresa Concentrada. Seleccione un SubConvenio de la Empresa Concentrada Seleccionada. Ingrese la Clave Secreta de la Empresa Concentrada y SubConvenio Seleccionado. Presione el botón Enviar. Al ingresar contará con las mismas opciones de las empresas normales, pero bajo el control de la Empresa Concentradora.

32 Recaudación Electrónica Versión Empresas Concentradas Las Empresas Concentradas solo tendrán disponible las opciones de Ver Pagos y Det. Pagos, como se aprecia en la siguiente pantalla. Obtener Certificado Raíz C.A. Para poder operar en modo Seguro es necesario Obtener el Certificado Raíz o Certificado del Servidor de la CCAF, el cual acredita que Ud. cree en nosotros. Al Descargar el Certificado Raíz, saldrá un cuadro de advertencia, al cual deberá responder afirmativamente, y se desplegará el siguiente mensaje. La instalación de su certificado se ha realizado exitosamente

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