NARRATIVA DE COMPRAS NACIONALES: MATERIA PRIMA Y SUMINISTROS

Transcripción

1 COMPAÑÍA CASONA 1 S.A NARRATIVA DE COMPRAS NACIONALES: MATERIA PRIMA Y SUMINISTROS Requerimiento El proceso de compra de materia prima y suministros se inicia de acuerdo con las necesidades del área de producción, tanto para materia prima como para suministros, en el caso de materia prima, el encargado de logística (Luis P.), elabora en Excell un cuadro estadístico de consumo de materia prima por item) observando cuando se presenta la necesidad de compra, conforme se vaya consumiendo el stock en la producción. En el caso de suministros, el Jefe de mantenimiento Ing. Carlos flores firma la solicitud de pedido el cual es enviada al área de logística para su compra, (Formato 001) la solicitud de compra es firmada por el Director de Finanzas (Hernán Y.), Director de Producción Roberto N. y el encargado de logística (Luis P.), en señal de conformidad, y se inicia el proceso de compras y según el cuadro de requerimiento de materia prima, elaborado por Luis P., se inicia el proceso para la compra de materia prima, solicitándose cotizaciones de precios de materia prima y o suministros por Luis P., comparando los precios que los proveedores ofrecen. Como política general se mantiene en suministros un stock mínimo, solo para uso inmediato. Requerimiento a Proveedores Por lo general las compras se realizan a proveedores recurrentes, en el caso de materia prima como la resina. En los años 2005 y en lo que va del 2006, se han incrementado las adquisiciones en el mercado nacional, se compra en el País a: COMINTER SAC. Pero igualmente se continua realizando importaciones con los proveedores: PETCO ( Colombia), ARKEMA ( España), LG Corporation (Corea), OCI Internacional Inc ( EE.UU.). En el caso de suministros y materia prima auxiliar, como los pigmentos, las compras son nacionales, figurando entre los principales proveedores: BAYER, Química Suiza, Vico, Clariant Perú S.A., etc. Se ha visto por conveniente la estandarización en la adquisión de los pigmentos, por experiencia se ha determinado por ejemplo, adquirir cada color de un proveedor diferente, ya sea por precio pero básicamente por calidad. El Encargado de Logística (Sr. P.) obtiene de los proveedores las cotizaciones, se pasan al encargado del Departamento de Finanzas (Hernán Y.), para el análisis y elaboración del flujo de caja y las condiciones de pago, adjuntándose este cash flow a las cotizaciones. El proceso de decisión de las compras de materias primas, por el volumen adquirido (resinas), esta a cargo del Sr. Eduardo M. (Representante de los Accionistas), él decide verbalmente el proveedor, de acuerdo a las cotizaciones y al flujo de caja que se le adjuntan. En otros casos, como por ejemplo de suministros y materia prima auxiliar las compras son

2 autorizadas por el Director de producción, el encargado de Logística y Gerente Financiero. Seguidamente el Encargado de Logística elabora y firma la orden de compra, (Formato 002) en original a 4 copias la que es firmada también por el Gerente Financiero (Hernán Y.). Encargado de Logística también obtiene firma del Director de Producción y Encargado de Laboratorio. Las cotizaciones de proveedores, también son La distribución de la O/C es como sigue: Original a Proveedor; 1 copia a Contabilidad, 1 copia a Almacén de Materias Primas, 1 copia al Archivo (proveedor) y 1 copia a Logística Esta orden de compra es enviada al proveedor, vía fax, sean importaciones o compras locales, para luego esperar la mercadería, en el caso de las importaciones, el Dpto. de Contabilidad y Finanzas, se encarga de todos los tramites que genere la importación. Cuando se trata de un producto nuevo (materia prima), se entrega muestra con su respectiva Hoja Técnica al Laboratorio, el que hace la evaluación respectiva, si el producto cumple con las condiciones para el proceso de producción y su respectiva aprobación, se realiza la requisición por escrito. ESTADISTICA DE PRECIOS DE MATERIAS PRIMAS (El cliente no proporciono información actualizada se mantiene información anterior) ARTICULO ENERO 2005 JUNIO 2005 DICIEMBRE 2005 AGOSTO 2006 US X TON. US X TON US X TON US X TON Resina Suspensión 1,040 (1)(3) 960(2)(4) 1,240(2)(4) 1,060(2)(4) Resina Emulsión 1,300(1)(5) 1,310(2) 1,550(2) 1,410(2) Plastificante DOP 1,150(1)(6) 1,125(1)(6) 1,235(1) (6) 1,570(1)(6) Plastificante DOP (local) 1,500(2) 1,400(2) 1,650(2) 1,850(2) (1) Costo y Flete (2) Puesto en fábrica (3) Importado de Korea. No incluye 4% de ad valorem + 5% de gastos de nacionalización (4) Importado de Colombia a través de un representante local COMINTER (5) Más 5 % de gastos de nacionalización (6) Importado de Korea. No incluye 12% de ad valorem + 5% de gastos de nacionalización Recepción: La recepción de mercadería en el almacén se realiza con la guía de remisión del proveedor, en el caso de las compras locales, (Formato 003) y con la guía de remisión de la empresa transportista de la mercadería, para las importaciones.

3 El Jefe de Almacén (Luis F.), recepciona la mercadería con la guía de remisión, pero ya tiene conocimiento previo de la compra, por que el área de logística, le paso una copia de la orden de compra. Asimismo está informado por el Sistema de Compras. El Jefe de Almacén sella la guía de remisión, indicando su conformidad, y elabora manualmente una hoja de ingresos de materia prima al almacén, indicando el código de la materias prima y el No. De la guía de remisión, y Laboratorio se lleva una muestra de la mercadería entrante, le da el visto bueno a la calidad de la mercadería, una vez que lo analizan y se verifica que la mercadería tiene los estándares de calidad requeridos, laboratorio lo aprueba, y pone su sello de conformidad en la orden de compra (copia rosada), en caso contrario, si el laboratorio indica que la mercadería no es de la calidad requerida, la devuelven, y piden que se vuelva a fabricar. Recepción de Factura y Provisión Contable: El área de contabilidad, en el caso de importaciones de materia prima, recibe una proforma en original del agente de aduana, (Formato 004) junto con las letras por pagar (Formato 005) para su firma y una Nota de débito por los intereses de letras. Con esta proforma auxiliar contable hace la contabilización de la compra, y luego le pasan una copia de la factura (materias primas locales) al área de logística, donde ésta le adjunta la orden de compra, la guía de remisión, que están firmados por el encargado de logística en señal de conformidad, luego estos documentos son enviados a contabilidad para la confirmación del pago. El agente de aduana elabora una liquidación de gastos (Formato 018) después de 10 a 15 días del envío de la factura pro forma. La provisión de las facturas (Formato 006) son realizadas en el sistema por el Sr. Alan Grados (Aux. contable). También se hacen compras menores de suministros a través de boletas de venta (Formato 007), las cuales en algunos casos tienen guía de remisión del transportista (Formato 008). Entre los asientos contables que se realizan están la provisión de la compra (Formato 009), el canje de letras (formato 010), la contabilización de los intereses de las letras por pagar (Formato 011), la cual viene acompañada de la nota de debito respectiva (Formato 012), aplicación de anticipos con facturas (Formato 015) y aplicación de anticipos de letras (Formato 017). Además el auxiliar contable lleva un control de las letras por pagar de acuerdo con su vencimiento (Formato 013) el cual sale del sistema.. Posteriormente agrega otras obligaciones como pagarés y saca por excell un detalle de obligaciones por pagar en el mes. (Formato 014) Pagos: Los pagos son programados de acuerdo a la fecha de vencimiento de las facturas o letras, generalmente las importaciones se pagan mediante letras a 90 a 120 días, (Formato 005) a través de las líneas de crédito directas con los proveedores. Muy poco se recurre a Cartas de Crédito La programación de pago es autorizada por el Gerente Financiero, quien aprueba los pagos a ejecutarse, elaborándose el cheque en la Sección Caja y autorizando el pago el Gerente Financiero.

4 Canje de facturas por Letras por pagar. En el caso de las letras por pagar, el área de contabilidad se encarga de provisionar estas letras, cuando son canjeadas, y lleva el control de éstas. Importaciones: En el caso de las importaciones por compras de mercaderías, el pago se realiza a través de las letras por pagar y transferencias de fondos a los bancos.. El agente de aduana (proveedor) faxea una proforma, y luego manda la mercadería con la factura, y las letras para que las acepten. Entre los documentos de importación que sustentan las compras tenemos: determinación única de aduana (formato 0016) Los procedimientos desde el requerimiento hasta la contabilización de las facturas son los mismos que para las compras nacionales. Al 31 de Mayo del 2007 las compras se han comportado como sigue: MES COMPRAS NACIONALES COMPRAS DEL EXTERIOR TOTAL COMPRAS S/. S/. S/. ENERO 1,485, ,678 1,699,132 FEBRERO 1,885,858 1,594,835 3,480,693 MARZO 1,940,929 3,471,547 5,412,476 ABRIL 1,412, ,622 1,888,976 MAYO 2,128, ,102 2,268,182 8,852,675 5,896,784 14,749459

5 CONTABILIZACION DE LAS COMPRAS POR IMPORTACIONES 1. La provisión de la factura de las importaciones, se realiza con la fecha del embarque proforma, al tipo de cambio de fin de mes en que se realiza la compra transferencias por recibir xxx proveedores xxx 2. Cuando llega la mercadería con la factura, se registra la mercadería con fecha que entra al almacén Compras / mater prim xxx 28 Transferenc por recib xxx 3. Cuando se cancela la factura, se registra con la fecha de cancelación 42 Proveedores xxx 10 Caja y bancos xxx 4. Si hay diferencia de cambio y hay mercadería en stock de la compra, se manda al stock la diferencia de cambio proporcionalmente y si no hay se manda al gasto. 24 xxx 42 xxx 67 xxx 42 xxx

6 Cliente: Casona 1 S.A. Área de Auditoria: Narrativa de Compras Descripción de los procedimientos de Control 1. Se solicita por escrito, cotizaciones a los proveedores sobre los productos que se van a comprar. 2. La orden de compra es firmada por el encargado de logística, director de finanzas y el director de producción. 3. Jefe de almacén (Luis F.) compara copia de la orden de compra con la guía de remisión del proveedor e ingresa la materia prima. 4. Jefe de almacén sella y firma la guía de remisión del proveedor. 5. Los datos de la factura son los mismos datos de la guía de remisión. 6. Laboratorio realiza prueba de la calidad de la materia prima adquirida y firma orden de compra (copia rosada). 7. Las compras se registran en el registro de compras y por la factura contabilidad realiza contabilización. 8. Caja elabora el cheque de compra y paga de acuerdo a programación. Prueba de Procedimientos 1. Verificar que la compra se haya realizado sobre la base de cotizaciones de proveedores. 2. Revisar que la orden de compra este firmada por el encargado de logística y autorizada por el director de finanzas y el director de producción. 3. Verificar que exista evidencia de la comparación entre la orden de compra y la guía de remisión del proveedor. 4. Verificar que la guía de remisión del proveedor este firmada por el jefe de almacén de materias primas. 5. Comparar la factura del proveedor con la guía de remisión respectiva, revisar la conformidad de los datos. 6. revisar mediante la hoja técnica de laboratorio la prueba de control de calidad respectiva. 7. Revisar que las compras se encuentren registradas en el registro de compras. Verificar contabilización 8. Verificar la cancelación de la compra ya sea en efectivo o en letras por pagar.

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