Generación de Comprobantes Fiscales Digitales para HOMEX.

Transcripción

1 Generación de Comprobantes Fiscales Digitales para HOMEX. Este documento persigue puntualizar la definición que debe hacerse en el sistema Aspel-SAE 4.0 si se desea facturar electrónicamente a HOMEX. Los pasos a seguir son: 1. Configuración del sistema Para facturar electrónicamente, primero se debe preparar al sistema, esto se realiza mediante la configuración de Aspel-SAE desde la opción Utilerías / Configuración. Para más información favor de consultar el documento: Configuración de Aspel-SAE 4.0 para Comprobantes Fiscales Digitales. Es recomendable iniciar un periodo de pruebas con el Cliente antes de generar comprobantes reales. 2. Definición de datos comerciales El archivo XML de la Factura Digital, se divide en 2 secciones, en la primera se define la información fiscal y se encuentra reglamentada por el Anexo 20 de la RMF. La segunda sección está destinada para la información comercial que cada cliente requiere (por ejemplo, el lugar de entrega, códigos adicionales del producto, etc.), a dicha sección se le conoce con el nombre de Addenda. Para que el sistema agregue la información adicional de forma automática a esta sección, es necesario tener registrada en Aspel-SAE dicha información, a continuación se indican los campos de Aspel-SAE 4.0 donde ésta debe ser capturada. Datos de clientes Ruta de Acceso: Módulos/Clientes y CxC y/o el icono En este catálogo se debe identificar al cliente o cadena comercial a quien se le va a facturar electrónicamente. En dicho registro se debe verificar en la carpeta de Generales se tengan capturados los datos de: Nombre RFC Colonia CP, etc. En la carpeta Ventas: Días de crédito En la carpeta de Datos Adicionales: Campo Libre 1: Anotar el código de la empresa. Campo Libre 2: Escribir el código de proveedor. 18/02/2009 1

2 Figura 2-1. Verificando los datos del cliente (ejemplo). Datos de Inventarios Ruta de Acceso: Módulos/Inventarios y/o el icono. En los productos que se le venden a HOMEX, se debe revisar que la información sea la correcta, así como poner especial cuidado en los campos siguientes: En la sección Datos Generales: Descripción: Revisar que la descripción del producto, sea exactamente la misma que la que se muestra en la orden de aceptación emitida por HOMEX, respetando espacios, mayúsculas, etc. Unidad de Entrada y Salida: En su gran mayoría, la unidad de entrada deberá ser PZ. Revisar que sea la misma descripción que en la orden de aceptación Figura 2-2. Verificando la información de los inventarios 18/02/2009 2

3 En la sección Precios y Control: Precio público: Verificar que el precio sea el mismo que aparece en la orden de aceptación, respetando los decimales que ahí se indican. En la sección Datos Adicionales: Campo libre 1: Indicar la unidad de medida en la que se le está vendiendo el producto a HOMEX, el cual puede ser PZA, M2, MTS, etc. Esto también se muestra en la orden de aceptación. Revisar que la información sea la correcta Figura 2-3. Revisión de Precio y unidad de medida 3. Configuración de la plantilla de addenda Obteniendo la plantilla Aspel-SAE genera las addendas a través de plantillas, dicha plantilla se puede descargar desde: o puede solicitarla a su asesor. Las plantillas NO TIENEN NINGUN COSTO EXTRA. Para el caso de HOMEX, la plantilla a utilizar es: Addenda_Homex10_imp10.xml: Plantilla para la emisión de Factura electrónica con addenda al 10% de IVA. Addenda_Homex10_imp15.xml: Plantilla para la emisión de Factura electrónica con addenda al 15% de IVA. Guardando la plantilla Después de haber obtenido el archivo anterior, se debe: a) Copiar al directorio donde se almacene la base de datos, por ejemplo C:\ Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ SAE4.00 \ Datos o algún otro que se tenga configurado. 18/02/2009 3

4 b) Renombrar el archivo de addenda a la clave del cliente identificada en el punto 2. Por ejemplo, si el cliente tiene la clave 26 en Aspel-SAE, entonces, el archivo se deberá llamar 26.xml. Figura 3-1. Renombrando la plantilla con el nombre de la clave del cliente. Para revisar que el archivo de Addenda fue configurado de forma correcta, se debe ingresar al detalle del cliente en Aspel-SAE 4.0, dar clic en la sección Comprobantes Fiscales Digitales / Addendas y mostrará una ventana con el contenido de la plantilla. NOTA: Esta opción únicamente es de consulta. Figura 3-2. Revisando que se encuentre configurada correctamente la plantilla de addenda 18/02/2009 4

5 Agregando el NAMESPACE Para el caso de HOMEX, se debe configurar un NAMESPACE 1 de cliente, esto se realiza de la forma siguiente: a) Obtener el archivo NamespaceClie.ini, el cual se incluye dentro del empacado de nombre Aspel-HOMEX10.zip y se puede descargar desde en la sección Grandes clientes. b) Copiar al directorio donde se tenga almacenada la base de datos, por ejemplo C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ SAE4.00 \ Datos o algún otro que se tenga configurado (el proceso es similar al de la plantilla de Addenda). c) Renombrar el archivo NamespaceClie.ini iniciando con las siglas ns seguida de la clave del cliente identificada en el punto 2. Ejemplo: si el cliente tiene la clave 26 en Aspel-SAE, entonces, el archivo se deberá llamar ns26.ini. Figura 3-3 Ejemplo del archivo que contiene el NAMESPACE del cliente Para verificar que el archivo se configuró de forma correcta, se debe abrir el detalle del cliente HOMEX y en la sección de nombre Comprobantes fiscales digitales dar clic en el botón Namespace, entonces deberá mostrar el contenido como se muestra en la figura siguiente: 1 El NAMESPACE, contiene direcciones Web de validación de estructura para el CFD, estas direcciones se utilizan para verificar que dicha estructura sea la correcta para el SAT y en algunos casos (como el de Buzón E.) para el cliente. 18/02/2009 5

6 Figura 3-4. Configuración del NAMESPACE del cliente con los cambios realizados Archivo de configuración para los datos adicionales del Addenda El archivo de configuración, lleva por nombre EtiquetasAddenda.ini y deberá colocarse dentro del directorio SAE4.00 que se encuentra dentro del Directorio de Archivos Comunes (DAC), el cual se encuentra normalmente en C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ SAE4.00, a menos que se haya configurado un directorio distinto. Ruta donde se coloca el archivo Se debe sustituir por el archivo que ya se encuentra Figura 3-5. Sustituyendo el archivo EtiquetasAddenda.ini 18/02/2009 6

7 4. Generación de CFD s Elaboración de la factura digital Ruta de Acceso: Módulos/Facturas y vendedores y el icono. Para la elaboración de la factura se debe: a) Dar de alta una nueva factura. b) Si el folio que se utiliza para la generación de facturas digitales no es el predefinido, se puede seleccionar el tipo de folio con la tecla F9 ó pulsando el icono. (La definición de un folio como predefinido se realiza en la opción de Utilerías / Perfiles de Usuario). c) Pulsar el botón (Addenda Cabeza) y capturar la información adicional que se solicita para el addenda, al finalizar, se debe grabar la información con el botón tecla de función F3. o pulsando la Figura 4-1 Ejemplo de la captura de los datos adicionales del addenda d) Se debe revisar que la información que del resto de los campos sea la correcta. e) En las observaciones de cada partida, anotar el número de la orden de aceptación. Información adicional del Addenda Figura 4-2 Ejemplo de la información de la factura 18/02/2009 7

8 NOTA: Si alguno de los datos anteriores no aparece en la orden de aceptación, se deberá de escribir un 0 (cero), pero no se deben dejar vacíos los campos f) Al momento de guardar la factura, el sistema muestra una ventana en donde permite verificar la información fiscal del cliente, ésta deberá de ser revisada, para verificar que está en el campo correcto (con el botón modificar puede corregirse alguna diferencia), al momento de pulsar el botón grabar, los posibles cambios quedarán almacenados en los campos correspondientes, en ese momento se genera el comprobante fiscal digital. Revisar que la información se encuentre en los campos correctos Figura 4-3 Datos de facturación digital del cliente 5. Visualización del CFD De forma impresa Ruta de Acceso: Módulos/Facturas y vendedores/reportes/emisión de Documentos Para visualizar la factura electrónica en su representación impresa, al momento de guardar el documento el sistema pregunta si se desea imprimir o bien, se puede re-imprimir a través de la emisión de documentos y seleccionando el formato Emisión de facturas digitales.qr2, de esta forma se puede entregar la impresión a los clientes que no soliciten el archivo, como una factura tradicional, la cual, cumple con todas las disposiciones que marca el SAT. 18/02/2009 8

9 Figura 5-1. Ejemplo de una factura electrónica impresa. Con el visor de Aspel Ruta de Acceso: Módulos/Facturas y vendedores y el icono Después de guardar el documento, se puede consultar el archivo xml de la factura o nota de crédito con el visor de Aspel, seleccionando dicho documento y pulsando el botón antes mencionado. También se puede guardar una copia del archivo en otra ubicación y con el nombre que se requiera pulsando el botón. 18/02/2009 9

10 Figura 5-2. Resultado del CFD con el visor de Aspel. Desde el archivo XML Los archivos de la factura electrónica, se generan con la extensión XML y se almacenan generalmente en la ruta del DAC en: \ Comprobantes \ SAE \ Empresa nn \ aaaa \ mm \ dd (en donde: nn = número de empresa, aaaa = año, mm = mes y dd = día). Figura 5-3. Ejemplo de la ruta en donde generalmente se almacena el archivo XML. Desde la ruta anterior, se puede abrir el archivo XML con el bloc de notas o el Internet Explorer para revisar su contenido, el cual aparecería como se muestra en la figura siguiente: 18/02/

11 Área regulada por el SAT Addenda Figura 5-4. Detalle del archivo XML. 6. Entrega del CFD al cliente En el caso de HOMEX, la entrega del comprobante se debe hacer por medio del portal en Internet de Buzón Electrónico. En caso de estar en proceso de prueba, al finalizar el procedimiento, sólo basta enviar el archivo XML generado por al contacto que se tiene en Buzón Electrónico y esperar sus comentarios, de ser positivos, el mismo procedimiento se debe realizar en el servidor con los datos reales y la base que se maneja en producción. 18/02/