ómo conceptuar, estructurar y desarrollar contenidos para un portal de empleados de una gran organización

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1 IV Jornadas de Gestión de la Información Nuevos escenarios: contenidos, colaboración y aprendizaje 26 y 27 de Noviembre de 2002 C ómo conceptuar, estructurar y desarrollar contenidos para un portal de empleados de una gran organización Una historia contada en 9 pasos... Rafael Casado Ortiz Telefónica de España SAU [V: ] 1

2 De qué vamos a hablar Contenidos 1 El contexto 2 La estrategia 3 El proyecto 4 El concepto 7 Algunos pantallazos... 5 El método 8 Algunos datos de interés... 6 Las herramientas 9 Algunas lecciones aprendidas... 2

3 1 >> El contexto Todo empezó... Año

4 2 >> La estrategia Dimensiones y elementos para... Transformación ebiz+gdc Dimensión 1 Dimensión 2 Dimensión 3 Transformación del modelo de negocio existente aprovechando las nuevas tecnologías y las posibilidades de Internet Creación de valor participando en los nuevos negocios asociados al mundo Internet Transformación del modelo organizativo, cultura, valores y liderazgo para estar preparados para la GdC Elementos Elementos Elementos Nuevas formas de relacionarse con los clientes (B2C) Nuevos procesos de relación interna (B2E y E2E) Nuevos formas de relación con otros socios (B2B) Servicios de plataformas Integración de Servicios Participación en negocios de intermediación B2B, B2C y C2C Nuevos valores y nueva cultura organizacional Nuevo modelo organizativo y nuevas formas de liderazgo y relación Nuevas plataformas e integración de herramientas y servicios para la GdC 4

5 2 >> La estrategia Hacia la e-company Las empresa, ayer... La empresa, hoy Relaciones internas Relación tradicional y a través de la Intranet Sustitución de los procesos internos por procesos on-line (B2E y E2E) Portal del empleado Relaciones con clientes Catálogo tradicional y web de productos e información general de la empresa Canal on-line como vía primaria de relación clientes (B2C) Portal del cliente Relaciones con proveedores Relaciones tradicionales y a través de la web de la empresa Integración con proveedores y distribuidores (B2B) Portal del proveedor Relaciones Institucionales Relaciones por medios tradicionales y a través de la web de la empresa Colaboración con Admin. (B2A), Partners (B2B) y Accionistas (B2S) Portal corporativo Plataforma tecnológica e-business<>gdc 5

6 2 >> La estrategia Hacia la organziación hipertexto Conocimiento Tácito e-domus Portal del empleado Conocimiento Interno P3 P1 P5 P2 P6 B2E E2E Conocimiento Externo Estructura de proceso P4 P7 Estructura de posición B2C TOL Portal del cliente Almacén de conocimiento Conocimiento Explícito B2B e-ágora Portal del proveedor Fuente: Nonaka (1995) y elaboración propia 6

7 2 >> La estrategia Los 5 pasos metodológicos 1 Divulgar 2 Evaluar 3 Identificar 4 Priorizar 5 ventajas de preparación catálogo de Implantar soluciones/ ebiz+gdc para ebiz soluciones/ soluciones/ proyectos +GdC proyectos proyectos Criticidad para el negocio La matriz de priorización Abonado Barbecho Quick-wins (Fruta madura) Sembrado Puntos claves Enfocar los esfuerzos iniciales en aspectos críticos del negocio que puedan aportar gran valor y estén alineados con los nuevos valores de la organización y su estrategia de cambio (Business Value). Elaborar proyectos a corto plazo, fáciles de implantar y que permitan obtener rápidos resultados tangibles (Business Plan) Crear un sistema que recompense a las áreas y personas involucradas en los proyectos de cambio (feed-back). Facilidad de implantación 7

8 2 >> La estrategia La organización y desarrollo Comité de Dirección >Metodología 3x3x3 >Filosofía de la versión >El proyecto catalizador y gestor del cambio Negocio Comité ebiz (DD.GG Áreas y Negocios) Programa ebiz Program Owner Proyecto 1 Project Manager Jefe Proyecto Gestión del cambio I.T. e-leader (1 Director por DG) N Programas N Proyectos e-manager Soporte y apoyo metodológico, seguimiento y evaluación (cuadro de mando) Consultoría estratégica y operativa soluciones ebiz+gdc Plataforma Tecnológica ebiz+gdc Desarrollo de aplicaciones y herramientas específicas e-soporte, etc Arquitectura de Sistemas Corporativos: Estándares, Protocolos,. Arquitectura de Red Corporativa: Estándares, Protocolos, 8

9 3 >> El proyecto 1 En qué consiste? 2 Qué pretende? 3 Qué impacto tendrá? >>Desarrollar un portal único del empleado, como puerta de entrada a una serie de autoservicios on-line, herramientas e información necesaria para el desempeño del puesto de trabajo y para el desarrollo personal y profesional >>Ser la puerta de entrada a una nueva forma de entender las relaciones en la empresa dentro del mundo digital (B2B, B2C, B2E y E2E). >>Crear hábito en el uso de las tecnologías Web y promocionar la cultura Internet entre los empleados >>Fuerte impacto a muy corto plazo en los procesos operativos de la compañía, eliminado tareas ineficientes y aportando una alta satisfacción al empleado en su puesto de trabajo 4 Qué beneficios tendrá? >> Aumento de la productividad por la disminución del tiempo de acceso a la información y herramientas de trabajo. >>Incremento de la transferencia de conocimiento por la disminución del tiempo entre la generación del conocimiento por una persona y su consumo por otras. >>Reducción de los costes de entrega, gestión y administración de la información. 9

10 3 >> El proyecto Estructura de contenidos: Una visión general DP Desarrollo Profesional Mapa EL En Línea Ayuda HN Herramientas para el Negocio Buscar Novedades HT Herramientas de trabajo Noticias IC lnformación Corporativa IG lnformación General SA Soporte a mi actividad 10

11 3 >> El proyecto Estructura de contenidos y funcionalidades V1 Comunicaciones internas y gestión del cambio >EnRÉDate >Infobuzón >Noticias corporativas >Enlaces Autoservicios on-line >Cambio domicilio bancario >Certificado empleo >Certificado de haberes >Excedencias >Anticipos Oficina virtual >Correo corporativo >Aplicaciones >Herramientas >Directorios https://edomus.tesa Autenticación y personalización básica Gestión del conocimiento >Teleformación >Centros Doc. On-line >Sala Profesorado >Expediente formativo Aprendizaje organizativo, dinamización e intercambio >Foros >Chats >Encuestas >Directorio Información general >Actualidad >Informes >Noticias >Enlaces 11

12 3 >> El proyecto Comunicaciones internas y gestión del cambio >EnRÉDate >Infobuzón >Noticias corporativas >Enlaces Autoservicios online >Vacaciones >Cambio acoplamiento >Traslados >Nómina >... Oficina virtual >Correo corporativo >Aplicaciones >Herramientas >Integración https://edomus.tesa 1.Mejoras navegación y amigabilidad 2.Autenticación y personalización avanzada Hacia el Single Sign On Gestión del conocimiento >Teleformación >Centros Doc. On-line >Sala Profesorado >Expediente formativo Aprendizaje organizativo, dinamización e intercambio >Foros >Chats >Encuestas >Directorio Información general >Actualidad >Informes >Noticias >Enlaces 12

13 4 >> El concepto La estrategia detrás de la pantalla Cuál es la estrategia de negocio? Qué concepto tenemos de los empleados? Qué concepto tenemos de la organización? https://edomus.tesa a https://edomus.tesa b https://edomus.tesa c 13

14 4 >> El concepto Preparando la interfaz... 1 Qué portal quiero? CONCEPTO 4 De qué herramientas dispongo Cómo puedo integrarlas? TECNOLOGÍA https://edomus.tesa? 2 Qué portal y cómo lo quieren los usuarios empleados? USABILIDAD 3 De qué contenidos dispongo (dentro y fuera) Cómo los vamos a gestionar? CONTENIDOS 14

15 5 >> El método Atributos básicos Técnica del 3X3X3 Filosofía de la versión Estilo Down-Top 1 2 Análisis Diseño 3 Construcció 4 Implantación n Visión ambiciosa, pasos firmes (Quick wins ) 15

16 5 >> El método: Primer reto Qué tengo, qué falta, qué quito, qué pongo...? a inventariar! Código Módulo Funcionalidad Descripción Propietario Impacto Versión Observaciones Código Módulo Funcionalidad Descripción Propietario Impacto Versión Observaciones Código Módulo Funcionalidad Descripción Propietario Impacto Versión Observaciones 16

17 5 >> El método: Segundo reto Cómo meter todo esto aquí? La tiranía de los 800x600 https://edomus.tesa 17

18 5 >> El método: Tercer reto para encontrarlo después... La tiranía de los 3 clic https://edomus.tesa 3clic 1clic 2clic 18

19 6 >> Las herramientas: Cuarto reto Arquitectura de la plataforma edomus Gestión dinámica de usuarios LDAP Acierto en la selección del HW y SW Soluciones escalables! RHIN Interfaz Oracle Gestión dinámica de Conte Servidor WEB Story Server Proxy Seguridad Control de accesos Inteligencia Personalización (implícita y explícita) Single Sign On Servidor Otros sistemas Buscador Foros & Chat 19

20 6 >> Las herramientas: Quinto reto Herramienta de gestión de contenidos Plantillas Home 2º nivel Componentes Contenidos (BBDD) Gestión de contenidos Workfllow 3º nivel 20

21 7 >> Algunos pantallazos... 21

22 8 >> Algunos datos de interés... Evolución de la métricas del portal 2002 Ene 12% Abr Jul Sep Obj 02 Media diaria de usuarios (empleados distintos) Ene Abr Jul Sep Obj 02 Nº Transacciones realizadas de servicios al empleado (datos acumulados) Aumento considerable de las transacciones realizadas durante el 2002 respecto a las de 2001 ( acum. a dic.01), alcanzándose un 98% de cobertura de objetivo Se ha eliminado la Nómina en papel para FC (Sept 2002). Existe un plan para ampliar la Nómina Online para todos los empleados (hasta Dic 2002) El portal se ha consolidado como la puerta de entrada de los empleados a las aplicaciones, información y autoservicios. Se ha conseguido alcanzar un 86% de cobertura (datos de julio) y accediendo empleados distintos al cabo del mes. Ene Abr Jul Sep Obj 02 Nº Procesos incorporados en el portal Se ha realizado un esfuerzo importante por automatizar los procesos y por conseguir el cierre de los procesos tradicionales, siendo actualmente exclusivos 22 procesos 22

23 8 >> Algunos datos de interés... Evolución de la métricas del portal 2002 Cómo calificarías, por su utilidad, la información que recibes a través de los siguientes medios? 1 Televip 29% e-domus Infobuzón 69% Alta Dirección 11% Inmediato superior 51% Compañeros 67% Sindicatos 29 % RR.HH. 19 % % Empleados que consideran que la información es buena o muy buena 1 Fuente: Encuesta Mi.Telefonica.es % DC 80% FC >>e-domus se ha consolidado como la fuente de información más importante para los empleados, siendo mejor valorado que otros medios de comunicación corporativos (Infobuzón o Televip), y mejor que hasta los propios compañeros 23

24 8 >> Algunos datos de interés... Evolución de la métricas del portal 2002 Consideras que los contenidos que aparecen en el portal son? 58% 1% Nada Interesantes 6% 27% 8% Poco Interesantes Interesantes Bastante Muy interesantesantes Intere- 1 Fuente: Encuesta edomus >> El análisis muestra que la mayoría de los empleados ven interesantes (58%), bastante interesantes(27% y muy interesantes (8%) los contenidos que se muestran en el portal, tanto para el trabajo como para la realización de gestiones personales 24

25 9 >> Algunas lecciones aprendidas... 1 Contexto 2 Estrategia 3 Concepto 4 Método 5 Herramientas >>>La necesidad de crear un contexto favorable, donde exista una apuesta corporativa clara por la transformación y promoción de las tecnologías Web y cultura Internet. >>>La necesidad de disponer de una estrategia corporativa, que implique a la alta dirección e involucre a todas la áreas de la compañía, materializándose esta estrategia a través del desarrollo de proyectos concretos (Business Plan, Business Value, Feed-back value) >>>El concepto que tengamos de los empleados, de la organización, de los contenidos, de la tecnología... será determinate para el éxito del portal. Asegurar la usabilidad de los usuarios no es más que pensar en ellos y pensar bien. >>> Visión ambiciosa, pasos firmes : Técnica de 3x3x3, filosofía de la versión y estilo Down-top. Analizar, diseñar, construir e implantar pensando en el empleado (usuario) >>>Acierto en la selección de HW y SW. Soluciones escalables. Gestión y administración de contenidos y usuarios dinámica. Personalización, Single Sign One. Lo importante no es llegar, sino mantenerse. 25

26 5 >> Las herramientas Para el que no sabe donde va ningún viento le es favorable Séneca Muchas gracias por vuestra a atención!! +info: 26

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