CTEAJE COMPARATIVA DE LOS SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS. Elaborado por el grupo de trabajo de Gestión Archivística

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1 COMPARATIVA DE LOS SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS Elaborado por el grupo de trabajo de Gestión Archivística Septiembre 2014

2 FICHA DEL DOCUMENTO PROYECTO: Grupo de Trabajo de Gestión Archivística RESPONSABLE DEL PROYECTO: INTEGRANTES DEL GRUPO: NOMBRE DEL DOCUMENTO: COMPARATIVA DE LOS SISTEMA DE CÓDIGO DEL DOCUMENTO: -GA-INF _Comparativa de los sistemas de Gestión de Archivos CONTROL DE VERSIONES: 0.5 APROBACIÓN: Palabras Clave del documento: METADATOS FECHA DE INICIO:17/02/2014 FECHA DE FINALIZACIÓN: 25/09/2014 Pág. 2 de 26

3 CONTROL DE VERSIONES Versión Fecha Descripción del cambio /02/2014 Versión Inicial del documento /02/2014 Incorporadas las modificaciones del Servicio de Archivo Judicial de la Consejería de Justicia e Interior de Andalucía /02/2014 Revisión del Documento /09/2014 Adaptación a la revisión realizada en la reunión de seguimiento /09/2014 Adaptación a las propuesta de Navarra y Asturias Pág. 3 de 26

4 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN CUADRO RESUMEN DETALLE DE LA COMPARATIVA Documentos y expedientes judiciales Gestión de metadatos e interconexión del expediente judicial Clasificación Gestión de transferencias Gestión del almacenamiento Gestión de préstamos y consultas Identificación, valoración, selección y eliminación Búsquedas y recuperación Otras funcionalidades Informes y estadísticas Usuarios, seguridad y auditoría Conexión con otros sistemas Pág. 4 de 26

5 1. INTRODUCCIÓN Antes de afrontar el desarrollo de aplicaciones informáticas de archivo que permitan la organización y control de los documentos judiciales, se ha considerado prioritario estudiar la situación de partida y articular una política de gestión de documentos y archivos judiciales que permita ceñirse al máximo a las necesidades detectadas y al marco jurídico y normativo que les afecta. Este documento que suministra el Grupo de Trabajo de Gestión Archivística pretende ser el primer paso hacia el objetivo de determinar cuáles serían los requisitos funcionales para un sistema de gestión de Archivos y Documentos Judiciales genérico, que pueda servir como hoja de ruta para el desarrollo y evolución de los aplicativos para las diversas Administraciones competentes en esta materia. Este documento se basa en el análisis de los módulos funcionales existentes en las aplicaciones de gestión archivística y de documentos judiciales actualmente en producción en Andalucía y Navarra. Contempla, inicialmente, una explicación y definiciones de dichos módulos funcionales. A continuación se desglosa cada uno de estos módulos en varios requisitos en un cuadro resumen que muestra una comparativa entre las dos aplicaciones que se usan en la comunidad andaluza y navarra. Finalmente, se presenta un anexo comparativo detallando las particularidades de interés que afectan, para cada módulo, a los sistemas de gestión archivística disponibles en las aplicaciones JARA (Sistema de Préstamos y Transferencia de Documentación Judicial) implantada en Andalucía y ArchidocWeb (Sistema de Gestión de Archivos y Documentos Judiciales) de la Comunidad Navarra. Los requisitos y funcionalidades que se definan en próximos documentos deberán cumplir lo expuesto en el documento de Políticas de gestión de documentos y archivos judiciales desarrollado en este mismo grupo de trabajo. Además, es necesario llevar a cabo un análisis exhaustivo de toda la normativa recogida en dicho documento de Políticas o de cualquier otra norma aplicable que se vaya produciendo, para añadir funcionalidades necesarias que no existen actualmente en las aplicaciones analizadas y, por lo tanto, no se recogen en el presente documento. En concreto, se considera imprescindible incluir funcionalidades específicas del Archivo Judicial Electrónico. 2. CUADRO RESUMEN Se toman las principales funcionalidades de las aplicaciones comparativo entre las dos aplicaciones consideradas: y a continuación se expone el cuadro Pág. 5 de 26

6 Funcionalidad JARA ArchidocWeb Documentos Relación de documentos que forman parte del expediente Indicación del contexto de producción mediante indicación de la unidad productora Metadatos e interconexión del expediente judicial Carga de metadatos descriptivos asociados a expedientes desde sistemas/formatos externos mediante web service de transferencias Búsqueda y recuperación de metadatos descriptivos Actualización de metadatos descriptivos Vocabularios controlados Web service para la captura automática de los documentos electrónicos y sus metadatos Clasificación Creación y mantenimiento de niveles del cuadro de clasificación Codificación de elementos del cuadro de clasificación (identificadores) Ordenación de elementos del cuadro de clasificación Identificación de las actividades de la organización (series documentales) Exportación del cuadro de clasificación Indicación del contexto de producción mediante indicación de la unidad productora Gestión de transferencias Pág. 6 de 26

7 Listado de las relaciones de transferencia Administración de las relaciones de transferencia Envío de una relación de transferencia Cotejo de relaciones de transferencia Aceptación o Rechazo de relaciones de transferencia Firma digital de relaciones de transferencia Signatura de relaciones de transferencia Impresión de relaciones de transferencia Multiarchivo Transferencia de expedientes electrónicos Calendario de transferencias previstas Generación de etiquetas Ingresos y transferencia a archivo externo Gestión del almacenamiento Creación de depósitos físicos Gestión de diferentes formatos de unidades de instalación Movimiento de unidades de instalación Control de los niveles de Ocupación Posibilidad de utilización combinada de diversos repositorios (depósitos electrónicos) Pág. 7 de 26

8 Gestión de préstamos y consultas Listado de las solicitudes de préstamos, devoluciones y prórrogas Administración de las solicitudes de préstamos, devoluciones y prórrogas Envío de una solicitud de préstamo, devolución o prórroga Aceptación o Rechazo de solicitudes de préstamos, devoluciones y prórrogas Firma digital de solicitudes de préstamos, devoluciones y prórrogas Impresión de solicitudes de préstamos, devoluciones y prórrogas Impresión de testigos de solicitudes de préstamos Identificación,valoración, selección y eliminación Identificación y Estudio Valoración Resultados: Tablas de Valoración Listado de las relaciones de envío a la Junta de Expurgo Administración de las relaciones de envío a la Junta de Expurgo Firma digital de una relación de envío a la Junta de Expurgo Envío de una relación de envío a la Junta de Expurgo Aceptación de relaciones de envío a la Junta de Expurgo Impresión de relaciones de envío a la Junta de Expurgo Búsquedas y recuperación Pág. 8 de 26

9 Otras funcionalidades Estructura Organizativa Gestión de Reprografía Gestión de Sala de consulta Gestión de Salas de consulta de investigadores Gestión de Firmantes de documentos electrónicos Gestión de los tipos de procedimiento Gestión de Tipos de pieza Gestión de Asociación entre organismos y archivos Informes y Estadísticas Informes Estadísticas Usuarios, seguridad y auditoría Listas de control de acceso Usuarios, perfiles y grupos Auditoría Conexión con otros sistemas Integración con una plataforma de firma electrónica Integración con un sistema de Single Sign-On Pág. 9 de 26

10 Integración con otros sistemas Pág. 10 de 26

11 3. DETALLE DE LA COMPARATIVA Siguiendo la estructura del cuadro resumen anterior, en los siguientes epígrafes se reseñan algunas las particularidades de las funcionalidades anteriores de la aplicación JARA implantada en Andalucía, y de la aplicación ArchidocWeb de la Comunidad Navarra, ahondando en aquellas cuestiones que puedan favorecer una mejor comprensión del funcionamiento de cada sistema. Documentos y expedientes judiciales El Sistema de Gestión de Archivos gestionará expedientes judiciales. El expediente judicial es una agrupación documental constituida por todos los documentos que reflejan las actuaciones procesales como por aquellos que hayan sido aportados por las partes o por terceros al proceso por escrito o por medios electrónicos o telemáticos, con independencia de cuál sea el soporte material en que se encuentren recogidos, así como los expedientes gubernativos que se sustancien en los Juzgados y Tribunales. El expediente judicial puede encontrarse en soporte físico o electrónico (digitalizado o nativo electrónico),, o en ambos a la vez, soporte mixto o híbrido (parte de los documentos del expediente se encuentran en formato electrónico y parte en soporte físico). Aunque todas las organizaciones tienen como objetivo alcanzar plenamente el expediente en soporte electrónico, a día de hoy la realidad es que el papel sigue formando parte de gran parte de los procesos de cualquier organización. La Ley 18/2011 regula en su capítulo II el expediente judicial electrónico y lo define como el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento judicial, cualquiera que sea el tipo de información que contenga. Funcionalidades de ArchidocWeb para la gestión de agrupaciones documentales: Relación de documentos que forman parte del expediente o Relación entre expediente y documentos que lo componen, con metadatos descriptivos asociados. Indicación del contexto de producción mediante indicación de la unidad productora Por su parte, en JARA se trabaja con cajas, libros, y cajas en otro formato no estándar, sin entrar en el detalle de la relación de documentos o sus metadatos. Pág. 11 de 26

12 Gestión de metadatos e interconexión del expediente judicial La Ley 18/2011 define los metadatos como información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan. Funcionalidades de ArchidocWeb para la gestión de metadatos: Carga de metadatos descriptivos asociados a expedientes desde sistemas/formatos externos mediante web service de transferencias o La aplicación cuenta con un servicio web que permite integración para la transferencia desde las unidades de gestión. o La aplicación cuenta con un esquema en xml que permite transferir los metadatos de los expedientes y de sus documentos. En el caso de expedientes electrónicos, en el xml se puede indicar el apunte al repositorio donde se encuentra el expediente (y documentos) o bien incluir en binario los datos. Búsqueda y recuperación de metadatos descriptivos o Los metadatos pueden exportarse a formato csv, excel, txt y pdf. Actualización de metadatos descriptivos o Actualización de los metadatos según se determine qué metadatos pueden ser modificados por el usuario. o Las modificaciones de metadatos pueden ser auditadas Vocabularios controlados o La aplicación cuenta con listas de descriptores, que permiten normalizar los puntos de acceso a la información. o Permite al administrador aplicar y modificar reglas del esquema de metadatos, incluyendo reglas sintácticas, esquemas de codificación y estados de obligación. Con ánimo de establecer la interoperabilidad entre las Administraciones Públicas y la Administración de Justicia así como entre los propios Órganos Judiciales los metadatos de un documento judicial electrónico y de un expediente judicial electrónico tienen que estar alineados por lo dispuestos en las Guías de Interoperabilidad y Seguridad del Documento y del Expediente Judicial Electrónico. La interoperabilidad es la capacidad de los sistemas de información y de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos. Pág. 12 de 26

13 Por lo tanto, será necesario disponer de herramientas que permitan compartir datos e intercambiar información con otros sistemas judiciales y la consulta o remisión de documentos mediante esquemas estandarizados. El sistema de gestión para los documentos judiciales es soporte para todas las actividades de la organización judicial y por tanto deberá integrarse con las aplicaciones de registro, gestión procesal y archivo. En el contexto de interoperabilidad se considerará aquellas premisas que desde el Grupo de trabajo del CTE denominado Bases de la interoperabilidad del CTE se establezcan. Además, se debe considerar las Guías de Interoperabilidad y Seguridad del DJE y EJE como estándares que la AJU utiliza para la interoperabilidad de información. En cuanto a ArchidocWeb, se reseñan: Integración con las aplicaciones de gestión o o Clasificación Web service que permite la integración con las aplicaciones de gestión para la captura automática de los documentos electrónicos y sus metadatos, y su incorporación en el sistema de gestión del archivo judicial. Si los metadatos residen en un archivo digital en el que las aplicaciones han depositado los documentos electrónicos, la integración se realizaría con dicho archivo digital. Los documentos deben quedar clasificados conforme a las actividades de la organización. Para organizar y tratar los documentos judiciales de todas las unidades con los mismos criterios y métodos, es imprescindible clasificarlos desde el primer momento del ciclo de vida, a través de un esquema corporativo o cuadro de clasificación, herramienta que facilita la identificación, la captura, la recuperación, el mantenimiento y la disposición de documentos. El sistema deberá hacer uso de los cuadros de clasificación aprobados por el. Actualmente JARA no incluye la elaboración del Cuadro de Clasificación como herramienta dentro de la aplicación, sin embargo las Tablas maestras recogen la clasificación previamente establecida. Esta funcionalidad sí está desarrollada en la aplicación de ArchidocWeb, que para la gestión de la clasificación ofrece: Creación y mantenimiento de niveles del cuadro de clasificación. Pág. 13 de 26

14 o Se permiten crear todos los niveles que sean necesarios para realizar la clasificación documental. o Los elementos del cuadro de clasificación pueden desplazarse a un nuevo contexto jerárquico y ser actualizados (si sus datos descriptivos lo requieren). Codificación de elementos del cuadro de clasificación (identificadores) o La codificación de los elementos puede ser automática (en este caso la aplicación genera los identificadores según un patrón determinado) o bien manual (el gestor indica el código identificativo del elemento). o Al margen de la codificación visible desde la aplicación, la gestión interna se realiza mediante identificadores únicos. Ordenación de elementos del cuadro de clasificación. o Los elementos del cuadro pueden ordenarse según diferentes criterios: fechas, unidad productora etc. Identificación de las actividades de la organización (series documentales). o Las actividades quedan reflejadas en series documentales (Conjunto de documentos que son testimonio continuado de una actividad), en particular, en JARA se recoge en las tablas maestras. Exportación del cuadro de clasificación. o Exportación de todo o parte del cuadro de clasificación Indicación del contexto de producción mediante indicación de la unidad productora o En las distintas agrupaciones documentales queda reflejada la unidad orgánica productora, en particular, en JARA queda reflejado en las tablas maestras. o Actualización de los cambios operados en la asignación de funciones y competencias en las estructuras orgánicas de las organizaciones, manteniendo las relaciones de dependencia entre los distintos niveles jerárquicos del cuadro de clasificación. En JARA se actualizan las tablas maestras de tipos procedimientos y tipos de piezas separadas Gestión de transferencias La transferencia es el proceso mediante el cual se remiten los documentos de una etapa a otra del archivo, siguiendo el ciclo de vida de los mismos y según unos plazos previamente establecidos. Para los expedientes físicos la transferencia implica: transferencia de metadatos al sistema destinatario, que pasa a gestionar desde ese momento los expedientes cambio de ubicación de las unidades de instalación a los depósitos del archivo destino Para los expedientes electrónicos la transferencia implica: Pág. 14 de 26

15 transferencia de metadatos al sistema destinatario (los metadatos pueden seguir visualizándose desde las aplicaciones de gestión con sus propias aplicaciones, si así se determina) Respecto a la ubicación de los documentos electrónicos transferidos, puede seguir siendo la misma desde la captura (un único Archivo Digital, que puede tener diferentes sistemas de almacenamiento) o bien implicar un cambio de ubicación (Archivo Digital distribuido en sistemas que se comunican para la transmisión de documentos, sean marcadores o datos en binario). Estos dos modelos de transferencia electrónica conviven actualmente en las Administraciones. A excepción de la firma electrónica dentro de la propia aplicación y de forma externa en la plataforma Portafirmas disponible en JARA, ambas aplicaciones disponen de: Listado de las relaciones de transferencia o Limitado al ámbito de competencia del perfil que ha accedido a la aplicación, se habilita un buscador que permite acotar por distintos criterios el nº de registros devueltos Administración de las relaciones de transferencia o Creación, modificación, eliminación y visualización, en los casos previstos Envío de una relación de transferencia o A la plataforma de firma electrónica Portafirmas, requiriendo la firma digital del Secretario Judicial o de la persona en quien delegue o Al Archivo Judicial, una vez firmada la relación de transferencia en el juzgado remisor Cotejo de relaciones de transferencia o Llevando a cabo las modificaciones que se estimen oportunas o Es posible cotejar simultáneamente varias relaciones de transferencia o cada relación individualmente Aceptación o Rechazo de relaciones de transferencia o En caso de rechazo debe justificarse el motivo del mismo Firma digital de relaciones de transferencia o Interna a la aplicación para los usuarios de Archivo Signatura de relaciones de transferencia o Se asigna una signatura a cada expediente, siempre en una transferencia aceptada por Archivo o Puede ser manual o automática, en ese caso se especifica un índice inicial Impresión de relaciones de transferencia Pág. 15 de 26

16 o Tanto desde el juzgado como desde Archivo, es posible imprimir varias transferencias conjuntamente o de forma individual o Se incluye un pie de firma con los datos de firma electrónica del documento y la identificación del firmante Multiarchivo o En JARA cada juzgado se asocia a un archivo (manteniendo también el histórico, caso de posibles reasignaciones de archivo) o En ArchidocWeb los distintos archivos y niveles de archivo se dan de alta en la propia aplicación, en JARA se recuperan de TEMIS, el sistema centralizado de tablas comunes y núcleo para el resto de aplicaciones de ámbito judicial o En JARA la transferencia es siempre de un juzgado a un archivo, ArchidocWeb permite definir distintos flujos de transferencias entre archivos Adicionalmente, ArchidocWeb ofrece funcionalidades adicionales no disponibles en JARA: Transferencia de expedientes electrónicos Calendario de transferencias previstas Generación de etiquetas Ingresos y transferencia a archivo externo (previsto en JARA) Gestión del almacenamiento La incorporación de un documento al sistema implica, previamente su captura y su posterior almacenamiento, bien en medios electrónicos, bien en depósitos físicos o híbridos, según corresponda. Para gestionar el almacenamiento de documentos electrónicos se debe referenciar el documento de forma única (Metadato establecido en la GIS documento judicial electrónico) permita recuperar unívocamente cualquier documento concreto, para lo que normalmente suele utilizarse un identificador único. Análogamente, en el caso de documentos en otros soportes, la gestión de depósitos permite controlar la ubicación, instalación y ocupación física, propia de cada documento o referida al libro o caja que lo contenga. Esto supone que la aplicación debe ser capaz de crear, modificar, eliminar depósitos y sus partes (estanterías, cuerpos, baldas, etc.), a imagen y semejanza de los depósitos físicos. Tendrá que contemplar la casuística de cada órgano judicial: múltiples archivos, distribución de un archivo en varias localizaciones y salas, etc Pág. 16 de 26

17 Asimismo, el Real Decreto 4/2010, del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), en su artículo 21 establece medidas organizativas y técnicas con el fin de garantizar la interoperabilidad, entre ellas la identificación única e inequívoca de cada documento por medio de convenciones adecuadas, que permitan clasificarlo, recuperarlo y referirse al mismo con facilidad y medidas de identificación, recuperación, control y tratamiento de los documentos electrónicos Actualmente, JARA sólo considera la localización de documentos pertenecientes a expedientes físicos. Por su parte, ArchidocWeb permite la gestión del almacenamiento de expedientes físicos e híbridos y, mediante la creación de conectores a los medios de almacenamiento electrónico, el almacenamiento y recuperación de los documentos electrónicos. Funcionalidades de JARA y ArchidocWeb para la gestión de depósitos físicos: Creación de depósitos físicos (sólo en ArchidocWeb) o La aplicación permite dar de alta y definir ubicaciones, depósitos y elementos inferiores hasta el nivel de hueco en balda. o Identificación de cada uno de los elementos que compone la ubicación (salas, cuerpos de estantería, baldas, huecos ) o En el último nivel queda asignada la unidad de instalación, donde se instalan una o varias agrupaciones documentales. Gestión de diferentes formatos de unidades de instalación o La aplicación permite gestionar diferentes formatos y asignarlos a ubicaciones específicas. En JARA se trata de cajas y libros y cajas de otro formato; en ArchidocWeb se consideran cajas, carpetas, formatos especiales Movimiento de unidades de instalación (disponible en ArchidocWeb, previsto en JARA) o Las unidades de instalación pueden moverse a nuevas ubicaciones (individual o masivamente) o Se registran los cambios de ubicación. Ocupación (sólo en ArchidocWeb) o Consulta e informe sobre ocupación de diferentes elementos del depósito. o Gestión de huecos: reservados, libres u ocupados. Funcionalidades de ArchidocWeb para la gestión de depósitos electrónicos: Posibilidad de utilización combinada de diversos repositorios (se define a nivel de serie documental). Pág. 17 de 26

18 Gestión de préstamos y consultas El objetivo de la gestión de préstamos y consultas es llevar a cabo el control administrativo de los fondos, en los servicios de acceso a los documentos que realiza el archivo judicial. El acceso puede darse por el órgano judicial responsable de la documentación (producida por el mismo o heredada de un órgano extinto) o por ciudadanos autorizados. En lo referente a expedientes físicos las consultas se realizan en el mismo Archivo, por el propio órgano judicial o por ciudadanos autorizados. El Archivo también puede proceder a la digitalización de todo o parte del expediente para que la documentación pueda ser consultada on line por el órgano judicial peticionario. El préstamo de expedientes físicos implica la salida temporal del expediente del archivo. Únicamente los órganos judiciales pueden solicitar este servicio. Si el órgano judicial necesita disponer de la documentación en préstamo durante más tiempo, puede realizar una solicitud de prórroga que será resuelta por el Archivo. En cuanto a los expedientes y documentos electrónicos, no cabe la diferenciación entre préstamo y consulta. El acceso al expediente y documentos digitales podrá ser directamente desde las aplicaciones de gestión procesal o indirectamente a través del Archivo Judicial, según esté definido en la ley y en función de como se configure el Archivo Digital y su sistema de almacenamiento. Deberán tomarse las actuaciones de gestión oportunas para garantizar que la documentación electrónica custodiada en el Archivo Digital tenga un acceso continuado. En este caso la funcionalidad es muy similar, tomando como base la funcionalidad de JARA (que aparte gestiona la firma de los documentos de forma electrónica), obtenemos: Listado de las solicitudes de préstamos, devoluciones y prórrogas o Limitado al ámbito de competencia del perfil que ha accedido a la aplicación, se habilita un buscador que permite acotar por distintos criterios el nº de registros devueltos Administración de las solicitudes de préstamos, devoluciones y prórrogas o Creación, modificación, eliminación y visualización, en los casos previstos Pág. 18 de 26

19 o En JARA son los juzgados los que realizan las solicitudes, y el Archivo puede realizar peticiones de oficio pero en ArchidocWeb también pueden hacerlas los usuarios investigadores o En ArchidocWeb, además de préstamos, devoluciones y prórrogas, también se maneja el concepto de reserva Envío de una solicitud de préstamo, devolución o prórroga o En JARA, se envía a la plataforma de firma electrónica Portafirmas, requiriendo la firma digital del Secretario Judicial o de la persona en quien delegue o Al Archivo Judicial, una vez firmada la solicitud en el juzgado remisor o Es posible enviar simultáneamente varias solicitudes, o cada solicitud individualmente Aceptación o Rechazo de solicitudes de préstamos, devoluciones y prórrogas o La aceptación y el rechazo pueden ser parciales (limitados a algunos de los procedimientos o documentos de la solicitud) o totales o En caso de rechazo (parcial o total) de una solicitud, debe motivarse el mismo o Es posible aceptar o rechazar simultáneamente varias solicitudes, o cada solicitud individualmente Firma digital de solicitudes de préstamos, devoluciones y prórrogas o Interna a la aplicación para los usuarios de Archivo Impresión de solicitudes de préstamos, devoluciones y prórrogas o Tanto desde el juzgado como desde Archivo, es posible imprimir varias solicitudes conjuntamente o de forma individual o Se incluye un pie de firma con los datos de firma electrónica del documento y la identificación del firmante o En el juzgado se trabaja con la solicitud provisional, y en el Archivo con la solicitud definitiva (se considera definitiva una vez que ha sido aceptada o rechazada por Archivo) o Por su parte, en ArchidocWeb existe también un registro de entregas y exportación de resultados a hoja de cálculo Pág. 19 de 26

20 Impresión de testigos de solicitudes de préstamos o Es posible imprimir varios testigos conjuntamente o de forma individual o En ArchidocWeb, además de testigos se dispone de etiquetas localizadoras Control de acceso o En ArchidocWeb se gestiona el control del derecho de acceso por parte del órgano o usuario solicitante (individualmente), mientras en JARA también se controla el acceso asociado al órgano productor y al perfil de usuario. Identificación, valoración, selección y eliminación La identificación de series es el análisis de un tipo de procedimiento que identifica la secuencia (o secuencias) de sus operaciones, sus vínculos y dependencias con otros tipos de procedimiento, la normativa que le afecta y los documentos que se crean para evidenciar dichas operaciones. La valoración documental es el proceso de estudio y análisis y determinación de los valores de los documentos en función de los efectos que causan y de la información que contienen. Estos valores condicionan el destino de los documentos, el establecimiento de plazos para la realización de las transferencias y la decisión sobre su conservación temporal, permanente o su eliminación. En muchos casos, en el proceso de valoración se analiza el régimen de accesibilidad y se decide el plazo de acceso a las series valoradas. La valoración permite disminuir la masa documental (en papel o bytes) a través de la eliminación de documentos, reduciendo los costes de conservación; además identifica y protege los documentos que tienen un valor para el futuro o los que son indispensables para la continuidad de las actividades en caso de siniestro. La valoración es un proceso que viene realizado por Comisiones multidisciplinares y sus resultados se plasman en las Tablas de valoración/calendarios de conservación publicadas en los boletines oficiales. El sistema debe ser capaz de aplicar lo establecido en las Tablas de Valoración/Calendarios de conservación en lo referente a ejecución de plazos de transferencia (véase Gestión de transferencias) y los procesos de selección y eliminación documental. Pág. 20 de 26

21 La selección es el proceso por el que se elige y se separa, en virtud del cumplimiento de los criterios dispuestos recogidos en las Tablas de valoración/calendario de conservación, la documentación que va a ser eliminada de los que se van a conservar. La eliminación es la destrucción física o eliminación del sistema de los expedientes seleccionados previamente para este fin, sin que exista la posibilidad de su recomposición. Dentro del proceso de eliminación la aplicación deberá gestionar los envíos a la Junta de Expurgo. La Junta de Expurgo es un órgano colegiado de naturaleza administrativa. Tiene por finalidad determinar, por cuenta del órgano responsable del respectivo Archivo Judicial de Gestión y del responsable del Archivo Judicial Territorial la exclusión o eliminación de los expedientes procesales o gubernativos del Patrimonio Documental o, en su caso, la transferencia de los mismos a la Administración competente en materia de Patrimonio Histórico. Las funcionalidades disponibles para la valoración, selección y eliminación son: Identificación o Respecto a la identificación, en ArchidocWeb se pueden indicar unidades que han producido los documentos, objeto, tramitación, legislación, documentos básicos, volumen, etc. Asimismo, en JARA está planteada la integración con el Sistema de Gestión Procesal Adriano, con el fin de integrar los asuntos automáticamente en la aplicación. Valoración (sólo en ArchidocWeb) o Determinación de valores y elaboración de propuesta de dictamen, indicando series precedentes y relacionadas, valores y plazos, régimen de acceso, propuesta e informes para remisión del dictamen Selección y eliminación (sólo en ArchidocWeb) o Criterios de eliminación (tipo de muestreo cuando se haya dictaminado la eliminación parcial) e informes. JARA permite enviar la documentación correspondiente a la Junta de Expurgo, cuya funcionalidad se resume esencialmente en: Pág. 21 de 26

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