EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CENTRO DE SALUD SAN JUAN DE DIOS EL PITAL HULA INFORME PORMENORIZADO ESTADO DE CONTROL INTERNO

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1 EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CENTRO DE SALUD SAN JUAN DE DIOS EL PITAL HULA INFORME PORMENORIZADO ESTADO DE CONTROL INTERNO AGOSTO 2014

2 2 Informe Pormenorizado Estado de Control Interno 1. FORTALEZAS, DIFICULTADES Y ACCIONES DE MEJORAMIENTO 1.1. Fortalezas Control Estratégico-Control de Evaluación y Gestión 1. Cumplimiento del Plan de gestión vigencia 2013 evaluado por parte de la Junta Directiva de la E.S.E., con calificación satisfactoria; 2. Plan de acción y operativo de la vigencia 2014, construido, aprobado y evaluado. 3. Presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia 2014, realizado, aprobado y ejecutado con base en los ingresos realmente recaudados; 4. Estatuto de contratación de la E.S.E. actualizado en Junio de 2014 a las directrices expedidas por el Ministerio de Salud y Protección Social. 5. Nivel de satisfacción del personal que labora en la Empresa y del clima organizacional evaluado en el instrumento diseñado y adoptado; 6. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y Plan de Acción y Operativo anual construidos como instrumentos de autocontrol, autorregulación y autogestión; 7. Suficiente de personal profesional y de apoyo para la prestación de los servicios de salud, para dar cumplimiento con las normas vigentes y la atención de los requerimientos de información de los entes de control; 8. Presentación de Informes de seguimiento a riesgos realizados por las auditorías de las EPS y por el auditor de calidad. Control de Gestión-Información y Comunicación 1. Realización de cruces de información entre contabilidad y las diferentes áreas de la Empresa, con el fin de que la información contable refleje la realidad de la Empresa; 2. Archivos de contratación y pagos organizado de acuerdo a las recomendaciones de la Contraloría departamental, el asesor jurídico y el asesor de control interno; 3. Plan de acción, informe de gestión, presupuesto, informes de control interno, plan anticorrupción y de atención al ciudadano y plan de compras de la E.S.E., publicados en página WEB, en las fechas y términos establecidos en las normas legales vigentes; 4. Personal capacitado sobre los procedimientos para la generación y envió de la información a los diferentes entes de control y en los términos y fechas;

3 5. Existencia de cronogramas para el seguimiento al cumplimiento de diferentes planes y el envío de la información a los diferentes entes de control, como instrumentos de autocontrol, autorregulación y auto gestión. 6. Personal capacitado sobre las últimas normas sobre atención al usuario, administrativas, financieras, contables, disciplinarias, control interno y demás. 7. Normograma del Sistema de Control Interno actualizado con las normas generales de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le son aplicables a la E.S.E., para la implementación y desarrollo del MECI; 8. Diseño y capacitación instrumentos de control con el fin de realizar revisión previa y oportuna a los informes y certificaciones que conforman el informe anual del plan de gestión vigencia 2014; Control de Evaluación y Seguimiento 1. Informes trimestrales del análisis contable, financiero y presupuestal de 2014 de la E.S.E., de acuerdo a la información presentada por el contador y las ejecuciones presupuestales de la E.S.E.; 2. Realización de auditorías para el mejoramiento continuo de la calidad de la atención en salud, con la participación de las aseguradoras de los usuarios de los servicios de salud que la E.S.E. presta; 3. Seguimiento constante a las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos durante la vigencia 2014, que sirve de insumo para toma de decisiones; 4. Presentación de informes de auditoría realizadas por las EPS. 5. Revisión permanente durante la vigencia 2014 de los informes enviados por el SIHO, en cumplimiento del decreto 2193 de 2004, a la Contraloría Departamental del Huila y demás entes de control; 6. Presentación durante la vigencia 2014 de los informes de seguimiento al sistema de control interno exigidos por los entes de control; 7. Seguimiento permanente de la información contable por parte del asesor contable; 8. Seguimiento nivel de cumplimiento del plan de desarrollo institucional y del plan de acción y operativo; 9. Elaboración y cumplimiento de actividades del plan de mejoramiento de la cuenta de la vigencia 2013, enviado a la Contraloría Departamental del Huila. 3

4 10. Realización de planes de acción anuales teniendo en cuenta las recomendaciones de las aseguradoras, entes de control, asesor de control interno, auditor médico y calidad, usuarios y demás partes interesadas Dificultades 1. Las mayores responsabilidades asignadas a las instituciones públicas prestadores de servicios de salud contrastan con los ingresos reales de la E.S.E.; 2. Impacto económico, financiero y social de las actuales, nuevas y venideras normas legales y sentencias de la corte constitucional, sobre vinculación laboral del personal; 3. Impacto económico, financiero y social de la ampliación del Plan de Beneficios del Sistema General de Seguridad Social en Salud; 4. Cambios normativos frecuentes del sector salud. 5. Posición de poder de negociación de las EPS para la contratación de los servicios de salud con la E.S.E. 6. Falta de un Software contable, financiero y presupuestal; 7. Carencia de un sistema de contabilidad de costos por servicios y unidades funcionales; 8. Falta diseñar instrumentos de autoevaluación de algunos procesos; 9. Falta de comprensión de algunos procedimientos de autoevaluación y autocontrol del personal nuevo que ingresa a prestar sus servicios en la Empresa; 10. Variedad de riesgos a que está sujeta la empresa por ser prestadora de servicios de salud; 11. Los cambios constantes en la normatividad origina que permanentemente algunos procedimientos documentados se encuentren desactualizados. 12. Cambios permanentes en los procedimientos establecidos en las normas legales vigentes y en los requerimientos de las aseguradores y los entes de control; 1.3. Acciones de Mejoramiento 1. Expedición en mayo de la presente vigencia de acto administrativo por el cual se establecen acciones para actualizar el Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014 en la E.S.E.; 4

5 2. Realización reunión del Comité de Coordinación de Control Interno y Auditoría, donde se aprueba el Plan de Actualización MECI 2014 en la E.S.E.; 3. Realización y socialización de folleto guía actualización Modelo Estándar de Control Interno MECI Suscripción por parte de los líderes de los procesos de Acta de compromiso a colaborar y apoyar en la realización de las actividades que conlleven la actualización y mantenimiento del MECI en la E.S.E. 5. Revisión del cumplimiento de los indicadores del informe de cumplimiento del plan de gestión vigencia 2013; 6. Construcción, aprobación y Socialización del plan de acción y operativo de la vigencia 2014; 7. Realización de charlas y talleres por medio del cual se fomenta el autocontrol. 8. Medición del nivel de satisfacción del personal que labora en la Empresa y del clima organizacional. 9. Actualización, adopción y socialización del estatuto de contratación de la E.S.E. 10. Realización del manual de procedimientos por medio del cual se determinan los aspectos administrativos de la actividad contractual. 11. Organización de los archivos de la contratación de acuerdo con las recomendaciones de la contraloría, asesoría jurídica y asesoría de control interno. 12. Presentación de evaluaciones al cumplimiento del plan de acción y operativo anual de la vigencia Construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano de la vigencia 2014, con la participación del personal que labora en la Empresa; 14. Contratación suficiente de personal profesional y de apoyo, para la prestación de los servicios de salud, para dar cumplimiento con las normas vigentes y la atención de los requerimientos de información de los entes de control; 15. Verificación de controles establecidos en revisiones realizadas por el Asesor de Control Interno, Asesor Jurídico, Asesor de Calidad y Asesor Contable; 16. Fortalecimiento del control de la cartera de las cuentas presentadas por servicios de salud prestados; 17. Aplicación de los indicadores y verificación del cumplimiento de las metas, por parte de la Gerencia y asesores; 5

6 18. Ejecución de directrices de cruces de información entre contabilidad y las diferentes áreas de la Empresa; 19. Organización de los archivos de pagos teniendo en cuenta las recomendaciones de la Contraloría departamental, el asesor jurídico y el asesor de control interno; 20. Publicación en página WEB del plan de acción, informe de gestión, presupuesto, informes de control interno, plan anticorrupción y de atención al ciudadano y plan de compras de la E.S.E.; 21. Capacitación al personal sobre los procedimientos para la generación y envió de la información a los diferentes entes de control y los términos y fechas; 22. Realización y socialización de cronogramas para el seguimiento al cumplimiento de diferentes planes y el envío de la información a los diferentes entes de control, como instrumentos de autocontrol, autorregulación y auto gestión. 23. Capacitación permanente al personal sobre las últimas normas sobre atención al usuario, administrativas, financieras, contables, disciplinarias, control interno, calidad y demás. 24. Confrontación de la información contable y financiera con la presupuestal, de tal forma que sea coherente entre las diferentes áreas; 25. Implementación de procedimientos de Verificación y confrontación de la información reportada a los diferentes entes de control; 26. Realización de auditorías para el mejoramiento continúo de la calidad de la atención en salud, con la participación de las aseguradoras de los usuarios de los servicios de salud que la E.S.E. presta; 27. Seguimiento constante a las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos, que sirve de insumo para toma de decisiones; 28. Revisión permanente de los informes enviados por el SIHO, en cumplimiento del decreto 2193 de 2004, a la Contraloría Departamental del Huila y demás entes de control; 29. Presentación de los informes de seguimiento al sistema de control interno exigidos por los entes de control; 30. Seguimiento nivel de cumplimiento del plan de desarrollo institucional y del plan de acción y operativo; 6

7 2. AVANCE DE IMPLEMENTACIÓN DEL MECI EN CADA UNA DE LAS FASES 2.1. Control Estratégico-Control de Planeación y Gestión El desarrollo de esta fase de implementación del MECI en la E.S.E., permite asegurar que la planeación y ejecución de la E.S.E. tuviera los controles necesarios para su realización, introduciendo en la cultura organizacional de la Empresa el control en los procesos de direccionamiento estratégico, misionales, de apoyo y de evaluación. Con el diseño e implementación de lineamientos estratégicos se contribuye a crear un ambiente favorable al control, la forma de operación con base en una gestión orientada a procesos, administrando el riesgo del no cumplimiento de sus objetivos y fines constitucionales y legales. En la entidad se permite ejecutar la planeación bajo condiciones de control que logran evidenciar las posibles desviaciones en el cumplimiento de los objetivos, permitiendo contar con los elementos necesarios para asegurar razonablemente el cumplimiento de la misión que le ha sido asignada. Los componentes y elementos de este Módulo brindan los controles necesarios para que la planeación y ejecución de la Empresa se realicen de manera eficiente, eficaz, efectiva y transparente, logrando una adecuada prestación de los servicios que le son inherentes Control de Gestión-Información y Comunicación La información y comunicación en la Empresa vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de sus operaciones internas, dándole al usuario una participación directa en el logro de los objetivos, es un factor determinante para involucrar a todos los niveles y procesos de la organización. En la empresa se diseñan e implementan políticas y mecanismos de consecución, captura, procesamiento y generación de dados, así como políticas y directrices que satisfacen la necesidad de divulgar los resultados para demostrar las mejoras en la gestión administrativa, de tal forma que la información y la comunicación de la Empresa y de cada proceso es adecuada a las necesidades de la ciudadanía y de las partes interesadas. 7

8 Se identifica las necesidades de la ciudadanía, de las partes interesadas, identificando las fuentes y definiendo una estructura para su procesamiento y socialización Control de Evaluación- Autoevaluación Institucional La Empresa permite en los procesos y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad. Los servidores dirigen y ejecutan los procesos, según el grado de responsabilidad y autoridad para su operación y toma como base los criterios de evaluación incluidos en la definición de cada uno de los elementos del control interno, así como la existencia de controles que se dan en forma espontánea en la ejecución de las operaciones y en la toma de decisiones. Se diseñan e implementan elementos de control, orientados a controlar los procesos de la Empresa, el diseño e implementación de los mecanismos de verificación permite determinar la eficiencia y eficacia de los controles, el logro de los resultados de cada proceso y el buen desempeño de los servidores que llevan a cabo la ejecución de las operaciones. Firmado JUAN JACOB BARRETO HERNANDEZ Asesor de Control Interno 8