Introducción. H.C.E (Historia Clínica Electrónica) Ambulatorio, Guardia. Fraccionamiento de Medicamentos Citostáticos.

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1 SISTEMAS 1

2 Introducción El Sanatorio Güemes se encuentra altamente sistematizado y en proceso de informatización continua. Cuenta con todos los sistemas básicos necesarios para la registración y seguimiento de las actividades del paciente ya sea de guardia, ambulatorio programado o de internación: Agenda médica, turnos, admisión, administración de camas, derivaciones, solicitud de prácticas e insumos, farmacia, suministros, archivo, etc. En el presente documento haremos mención sólo de algunos desarrollos que por su envergadura, alcance e importancia consideramos relevantes y que se encuentran en constante proceso de optimización: H.C.E (Historia Clínica Electrónica) Ambulatorio, Guardia. Fraccionamiento de Medicamentos Citostáticos. Informes Diagnóstico por Imágenes. Trazabilidad de Medicamentos. Indicadores Estadísticos / Ocupación Sanatorial. Internación Quirúrgica Breve (IQB). Digitalización de Imágenes (PACs). Legales (Responsabilidad Civil, Mala Praxis, Incidentes Adversos). Administración de Quirófano. Nutrición. Hospital de Día Oncológico. Residencias Médicas (Inscripción, bibliografía, corrección). UDH. 2

3 También enumeraremos los proyectos más importantes que se encuentran en desarrollo, en diferentes etapas de ejecución: Historia Clínica Electrónica en Internación. Policonsultorios. Cuidados Domiciliarios. Rediseño de la intranet, Sanatorio Güemes. Rediseño del sitio web, Sanatorio Güemes. HCE Incorporación de Antecedentes. HCE Especialización de la HCE de Pediatría. HCE Especialización de la HCE de Obstetricia. Medicina Laboral. Identificación de pacientes. Protocolo Quirúrgico Electrónico (PQE). HCE Esquemas en oncología. Guardias Pasivas. Proyecto H.C.E. (Ambulatorio, Guardia) El Sanatorio Güemes posee un parque de 520 PC`s de las cuales 110 se encuentran ubicadas en los consultorios de Guardia, Shock Room, Hospital de día Oncológico, consultorios Ambulatorios y áreas de soporte para la utilización de la HCE. La historia clínica electrónica es el registro unificado, personal y multimedia, en el que se archiva en soporte electrónico toda la información referente al paciente y a su atención, permitiendo registrar íntegramente los actos médicos, de enfermería y administrativos realizados al y para el paciente. Cumple con los requisitos de seguridad necesarios para garantizar su integridad e inviolabilidad y está respaldada por el circuito legal correspondiente. Utiliza los estándares de codificación diagnóstica CIAP-2 y CIE10. Permite contar en la consulta con los antecedentes clínicos de las anteriores atenciones del paciente, como así también con los resultados e informes de las prácticas de diagnóstico realizadas, resultados comparativos de Laboratorio y visualización de las imágenes digitalizadas, evitando la repetición de estudios y consultas. Ha permitido desarrollar elementos de comunicación externa y registro en los casos de pandemia como así también contar con el Registro de Trauma, herramienta de la que disponen solo los Centros de Trauma de Nivel 1, que cumple con las normas de categorización del Committee on Trauma del American College of Surgeons y que permite recabar información muy importante para lo asistencial y lo académico. Incorpora Sistemáticas de atención para las diferentes especialidades lo que genera la estandari- 3

4 zación de los protocolos de atención para las diferentes patologías. Permite la denuncia de Incidentes adversos desde la HCE al sistema de Legales, para el seguimiento del médico legista. Se ha eliminado totalmente la HC en papel en las áreas de Guardia y Ambulatorio, lo que generaba un movimiento de aproximadamente 2500 historias ambulatorias diarias. Se han desarrollado nuevas utilidades para el manejo médico, de enfermería y administrativo de la HC: ubicación de profesionales, registro horario de su actividad, listados de soporte, auditoria de consultorios, consultas para coordinadores de especialidad, sistema de mensajería en capa clínica, canal on line de mesa de ayuda y sugerencias médicas, de enfermería y administrativas para la mejora continua. Los usos: - Asistencial: La misión principal de la Historia Clínica es proteger toda la información médica con objeto de prestar la mejor atención posible. - Docente. - Investigación: tanto clínica como epidemiológica. - Gestión clínica y planificación de recursos. - Jurídico legal: Por ser testimonio de la asistencia prestada.- Autenticidad: Ej.: firma electrónica.- Seguridad: Login y password.- Intangibilidad: Imposibilidad de acceder por elementos ajenos.- - Control de la calidad asistencial. Características: - Única, para cada paciente.- - Acumulativa, incorporación progresiva de la información.- - Informativa: Identificación del paciente, circunstancias del ingreso, apoyar el diagnóstico, justificar el tratamiento, documentar los resultados, etc.- - Estructura normalizada que permita la obtención de información.- - Disponibilidad para fines asistenciales, legales, etc.- - Integrada, toda la información referente al paciente de forma que contenga la información de todos los contactos y episodios del paciente. - Dinamismo: Presentación dinámica de los datos, dependiendo de cada necesidad, con independencia de cómo estén registrados. Esto permite acceder solo a lo necesario, sin tener que consultar la Historia Clínica completa.- - Clasificación de datos - Control de acceso (personas-datos).- - Protegida jurídicamente: valor probatorio y sanciones especiales.- - Utilización accesoria de la información (estadística-investigación).- 4

5 Módulo HCE 5

6 HCE de Enfermería 6

7 Ficha Politraumatizados HCE Ambulatoria Sala de Espera 7

8 HCE Ambulatoria - Evoluciones anteriores del paciente 8

9 Proyecto: Fraccionamiento de Medicamentos Citostáticos Se entiende como manejo de Citostáticos al conjunto de operaciones que incluye desde la recepción del medicamento hasta la eliminación de los residuos. El correcto manejo debe realizarse de modo de asegurar la protección del paciente, del ambiente y del personal de salud encargado de la manipulación de estos fármacos. El sistema se encuentra abocado a: Control y seguimiento de medicamentos fraccionados, implementando la confección de etiquetas, las cuales contemplan una serie de datos, considerados de suma utilidad a la hora de verificar: existencia, vencimientos y lotes de pertenencia. El manejo del stock para gestión de medicamentos Citostáticos, por paciente, permitiendo realizar un seguimiento de partidas cargadas, principios activos utilizados, etc. Tanto para el Sanatorio como así también para el Centro de Investigación perteneciente al Sanatorio y demás instituciones que requieran de mezclas confeccionadas por el mismo. Cabe mencionar que el presente proyecto fue presentado con menciones en la 40 JAIIO Jornadas Argentinas de Informática. 29/08 a 02/09, 2011 UTN Fac. Reg. Córdoba. 9

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11 Es importante mencionar que el presente modulo brinda la posibilidad de lograr un control pormenorizado de la disponibilidad y ubicación de los respectivos insumos, así como las pautas de aplicación de los mismos, concepto que podemos definir bajo el termino de trazabilidad interna, además de contar con los medios necesarios para permitir una correcta auditoria de dichos insumos. Al tratar el proyecto de trazabilidad se plantearon puntos de coincidencia con el presente proyecto. Proyecto: Informes Diagnóstico por Imágenes La funcionalidad del sistema de Informes consiste en optimizar una herramienta de gestión que centralice todo reporte, el cual debe ser formalizado siguiendo la idiosincrasia de un equipo de profesionales médicos destinados a realizar distintos tipos de estudios, lograr mayor celeridad en la entrega de los mismos, reducción del margen de error ya que el profesional confecciona el informe con el paciente en línea, optimización de recursos, mayor asistencia al profesional médico permitiéndole el acceso a otras herramientas (PACs servidor de imágenes -, laboratorio, evoluciones anteriores, informes anteriores) El mismo posee como herramientas: - Corrector ortográfico en pantalla (utilizando un recurso open-source gestionado por la aplicación). - Diccionario de datos. - Listado de Encabezados por prestación, permitiendo resumir los textos de encabezado acorde la prestación que se desea informar. - Listado de Normales por prestación, permitiendo determinar los textos que correspondería al reporte de resultados correctos/normales, los cuales no ameritan mayor detalle. - Inteligencia en línea, en la asociación de palabras o términos y reemplazo de los mismos por el texto oportunamente configurado (conocido como IntelliSense - autocompletado, documentación y desambiguación de nombres. - Se está probando la incorporación de una herramienta de reconocimiento de voz (pasaje directo de voz a texto). 11

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13 Visualización de Imágenes desde Consultorios 13

14 Proyecto: Trazabilidad de Medicamentos Consiste en cumplir con las normas y resoluciones estatales vigentes en materia de control y seguimiento de medicamentos: Resolución 435/2011, Disposición ANMAT 3683/11, Resolución S.S.S. 594/11 (notificando vía webservice internet- a la Administración Nacional de Medicamentos, Alimentos y Tecnología Medica ANMAT-), con la finalidad de erradicar la adulteración y comercialización de medicamentos ilegítimos y contar con un canal de seguimiento y logística de los mismos. Para el sanatorio representa además potenciar su circuito de control y trazabilidad interna, en materia de medicamentos costosos y de riesgo (Ej.: Medicamentos Citostáticos), permitiendo además elaborar un modelo de capacitación del personal del sector de farmacia, optimizando la calidad profesional de sus miembros integrantes, constituyéndose en un modelo a seguir por otras instituciones de salud. En una segunda instancia, resta abordar el proceso de dispensación de medicamentos, proyecto en etapa de desarrollo, por parte del departamento de sistemas. Como se puede apreciar el concepto Trazabilidad presenta dos instancias de gestión, las cuales claramente podemos definir como: - Trazabilidad Interna, aplicable en el entorno del area de Farmacia perteneciente al sanato rio, con posibilidad de interacción con otras aplicaciones de gestión. - Trazabilidad Externa (interacción con webservice) permitiendo notificar al ANMAT del evento (en este caso Recepción. ), contemplando todos los puntos de control y validación que ello conlleva. Dicha notificación se realiza a traves de internet. Recepción de medicación propia 14

15 Recepción de medicación de terceros 15

16 Proyecto: Ocupación Sanatorial / Indicadores Estadísticos El primero consiste en un desarrollo de un sitio web con perfil BI y uso inicial intranet, para distintos niveles de informes totalizados, referidos a la situación ocupacional y atención del sanatorio. Informes que deberán reflejar resultados obtenidos en línea ó a requerimiento de actualización de las respectivas consultas que arrojan los paneles. Dicho panel consta de 6 solapas, las cuales encierran los ítems concentradores de los diversos parámetros considerados para la toma de decisiones. Estado de Ocupación Resumen Gráfica Estadística Censo alfabético de pacientes Censo por sector Altas diarias Por otro lado los Indicadores Estadísticos, permiten obtener un resumen evolutivo por periodo de diversas señales con el objeto de brindar material de estudio y análisis en la toma de decisiones. En este caso contamos con indicadores aplicados a los sectores de: Internación, Ambulatorio, Guardia Medica. Siendo los elementos de medición contemplados ítems tales como: porcentaje de ocupación, promedio de permanencia, giro cama, tasa de mortalidad, cirugías, partos, cesáreas, rechazos, egresos, días cama, etc. 16

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18 Proyecto: IQB Permite el seguimiento de pacientes que han pasado por una Internación Quirúrgica Breve mediante una encuesta de seguimiento telefónico, midiendo parámetros de control y evolución del paciente. Una vez finalizada la misma el sistema envía un mail automático con el resultado al profesional responsable del paciente que evaluará los pasos a seguir. 18

19 Proyecto: Digitalización de imágenes Junto con la adquisición del equipamiento necesario para la digitalización de las imágenes se encaró este proyecto que, entre muchas otras ventajas como una mejor calidad diagnóstica, mayor velocidad de diagnósticos y resultados, disminución de los efectos adversos para técnicos y pacientes, permite la incorporación de las imágenes de los estudios complementarios a la HCE. Los mismos pueden visualizarse desde la HCE del paciente, minimizando los tiempos de demora, evitando duplicaciones, permitiendo la consulta de antecedentes y las consultas interdisciplinarias con otros profesionales no presentes en el consultorio y su visualización desde los diferentes módulos existentes. También se desarrollaron las interfaces necesarias para alimentar, con una única carga administrativa y el pasaje de datos desde el HIS, la worklist de los equipos, evitando la duplicación de la carga de datos y disminuyendo la posibilidad de errores. - PCR Eleva S Plus - PCR Eleva S Hi-re 19

20 Proyecto: Legales (Responsabilidad Civil, Mala Praxis, Incidentes Adversos) Registro, control y seguimiento de los requerimientos / demandas, que el departamento de legales gestiona, encuadrándose los mismos en Responsabilidad Civil / Mala Praxis. Incidente Adverso Permite el registro de todo aquel incidente que se sospecha puede ocasionar futuros problemas legales. Los hechos son evaluados por el área legal quienes determinan la viabilidad del mismo. Deja registros que funcionan como alertas ante cualquier movimiento de la HC de ese paciente. 20

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23 Proyecto: Administración de Quirófanos Registra la programación de las cirugías ambulatorias y de internación con todos sus atributos y requerimientos interconectándose con las diferentes áreas involucradas: Admisión de pacientes, Hemoterapia, Compras, Anestesia, quienes registran su conforme a las necesidades planteadas, verificación del paciente, requerimiento de sangre, prótesis, o materiales especiales, tipo de anestesia, etc. También se registran en el mismo, una vez finalizadas, los datos de los intervinientes, horarios de los diferentes hitos y las cirugías de urgencia. 23

24 Proyecto: Nutrición El módulo de Solicitud y Manejo de Dietas genera automáticamente el Desayuno, Almuerzo, Merienda y Cena tomando como referencia la dieta solicitada para ese paciente. 24

25 Proyecto: Hospital de día oncológico Este módulo sigue el proceso del paciente de HDO desde la asignación del turno, hasta la aplicación de la quimioterapia, generando las alarmas entre administración, auditoria, HCE y farmacia para coordinación de las diferentes instancias requeridas: autorización, turnos, solicitud de la medicación, recepción y preparación de la misma, controles previos de laboratorio y de salud, generando las cancelaciones cuando alguno de los pasos no es cumplimentado en tiempo y forma. Este módulo está interrelacionado con el módulo de fraccionamiento de citostáticos e HCE. 25

26 Proyecto: Residencias Médicas (Inscripción, bibliografía, corrección) Módulo de perfil web, el cual se encuentra abocado a la tarea de registro de la bibliografía, que constituirán las preguntas a ser implementadas en los exámenes de residencia del año en curso. Se siguió un lineamiento el cual se fue optimizando, a saber: 1- Total de preguntas 50 x profesional. 2- Temas 1 y 2 + Farmacia. 3- Respuestas 1 correcta 4 distractores. 4- Por profesional y especialidad. 5- Sub-Especialidad. 6- Dimensiones (resolución de problemas, conocimiento / información, comprensión y aplicación) 7- Autor. Consideraciones: 1- Determinar especialidades y profesionales responsables. 2- Establecer código de autorización para la tarea de carga. 3- Determinar sub-especialidades para c/especialidad. 4- Verificar dimensiones para cada caso. 26

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29 Proyecto: UDH Consiste en el registro web al módulo de Unidad Docente Hospitalaria, para alumnos pregrado de la UBA, tanto para el ciclo clínico como también para las especialidades quirúrgicas. 29

30 Proyectos que se encuentran en ejecución con diferentes grado de avance: en proyecto, relevamiento, análisis, desarrollo, prueba e implementación. Proyecto: Historia Clínica Electrónica en Internación Nos encontramos en etapa de análisis para el desarrollo de la HCE en internación, la misma comprenderá el registro médico y de enfermería de la atención del paciente incluyendo la evolución, indicaciones médicas, prescripción electrónica, epicrisis, alta sanatorial, HCE de enfermería avanzando en un futuro en la registración de la administración de medicación a pie de cama para cumplir con la fase de dispensación de la ley de Trazabilidad. Este módulo se interrelaciona con el proyecto de Identificación de Pacientes 30

31 Proyecto: Policonsultorios El proyecto consiste en dotar a los Policonsultorios de Bristol Park de los sistemas de gestión ambulatoria, agenda médica, turnos, registración de profesionales, HCE médica y de enfermería, etc, para la atención de los pacientes de Osuthgra, logrando así tener una HC única para cada paciente con las posibilidad de consultar las diferentes atenciones realizadas en el Sanatorio o en otros policonsultorios, resultados de laboratorio, informes e imágenes. Esto redundará en beneficios para el paciente y también para la institución, logrando una mejor atención ya que se contará con todos los elementos de diagnósticos disponibles, evitará demoras y repetición de estudios, facilitará la auditoria y brindará elementos para la gestión. 31

32 Proyecto: Cuidados Domiciliarios Implementar un sistema de atención y cuidado a pacientes en domicilio brindando la asistencia requerida por el paciente y su entorno, contando con un plantel de profesionales los cuales son notificados por el sistema mediante un canal de mensajeria, permitiendo además por parte del profesional relevar su agenda de atención y actualizar la HCE del paciente desde un sitio web destinado a tal efecto, contemplando los debidos niveles de seguridad, obteniendo condiciones similares en calidad técnica a la sanatorial. El sistema contemplará además los canales de interface necesarios para proceder a la actualización de la información relevada del paciente en los archivos maestros del sanatorio. Proyectos: Intranet, Sanatorio Güemes site Una importante mejora a ser aplicada en la intranet del sanatorio como en su sitio web, con perfil de portal, consiste básicamente en un rediseño de ambos módulos, logrando no solo una mejora en cuanto al aspecto visual y el atractivo que ello implica, sino además una mejora en cuanto a la funcionalidad de ambos módulos, sumando además nuevas tecnologías, tal es el caso de HTML5, permitiendo: -En lo referente a la intranet, mostrar los conceptos relevantes en cuanto a Infraestructura, Personal, Estadísticas, Noticias y Desarrollo Institucional del Sanatorio. - Redefinir el paradigma del sitio web del sanatorio no sólo a una web del tipo informativo, sino a una aplicación web, con posibilidad de acceso a un paciente como al plantel de profesionales de la institución, sumando el concepto de canales seguros, sobre la premisa de manejo de protocolos de seguridad al igual que usuarios y contraseñas. También es importante mencionar la importancia de estar presentes en los ambientes sociales que brinda internet, tal es el caso de redes sociales, redes de microblogging, con el objeto de brindar un fluido intercambio de información, viralizar contenidos sociales, etc. Otro punto a destacar y por supuesto a aplicar sobre todo en el sitio web del sanatorio es la posibilidad de consultar el mismo, desde distintos dispositivos, siendo este tipo de requerimientos muy solicitados actualmente aplicándose el concepto de diseño responsivo o la posibilidad de ver nuestro sitio desde un navegador, tableta ó Smartphone. 32

33 Proyecto: HCE Antecedentes Optimización del módulo de HCE, cuyo objetivo es recabar información del tipo antecendentes personales y familiares sobre diversidad de patologías, consituyendose en un indicador para tomas de decisiones por parte del profesional. Siendo considerado como parámetro de seguimiento en cuanto a situaciones de alertas (Ej. donante, transfusiones, etc.) 33

34 Proyecto: HCE Pediatría Optimización del módulo de HCE, orientado al grupo etareo pediátrico, permitiendo un registro periódico de la evolución del paciente, sobre la base de diversas unidades de medida (peso, talla, etc.), algunas de las cuales son contempladas en la elaboración de los percentilos. 34

35 Proyecto: HCE Obstetricia Optimización del módulo de HCE, permitiendo el seguimiento de las evoluciones de embarazos anteriores o en curso, contemplando diferentes tipos de registro, tal es el caso de la serología y estudios complementarios, emite alertas sobre antecedentes críticos. 35

36 Proyecto: Medicina Laboral Permite llevar un registro y evolución de dos canales de información, los cuales se resumen en: - Estudios preocupacionales - Agenda y seguimiento del personal que ha solicitado médico, logrando en éste punto que el profesional lleve registro de motivos de consulta, diagnóstico, tipos de tareas, horarios reducidos hasta llegar al alta del paciente, tambien se puede programar una nueva cita de control médico. 36

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38 Proyecto: Identificación de Pacientes Tiene como objetivo lograr la identificación inequívoca de un paciente en la realización de procedimientos quirúrgicos ambulatorios o durante toda la internación. Incorporaremos la impresión de pulseras con texto, códigos de barra con la información del paciente y su foto, para que el mismo pueda ser identificado en las diferentes áreas que transite, como quirófano, áreas complementarias de diagnóstico, en sus traslados, área de internación, administración de medicación etc. 38

39 Proyecto: Protocolo Quirúrgico Electrónico Este proyecto comprende el desarrollo de una herramienta a través de la cual los profesionales intervinientes de un acto quirúrgico confeccionarán, en cada quirófano, el protocolo quirúrgico electrónico (PQE) dejando constancia del procedimiento realizado con todas sus características y detalles así como el área de soporte deberá registrar en línea los medicamentos e insumos utilizados. La registración de determinados eventos durante el acto quirúrgico permitirá el monitoreo del estado de situación de cada quirófano. Proyecto: HCE Esquemas de Oncología Incorporación a la HCE de los diferentes Esquemas de tratamiento a ser aplicados en el Hospital de día Oncológico o en Internación Oncológica. En el consultorio el profesional indicará dinámicamente el esquema a aplicar, su dosis, forma de administración y frecuencia, quedando el mismo en formato electrónico para seguir el proceso de auditoría, programación, preparación y administración. Este módulo se interrelaciona con el de Identificación de pacientes, ya que la medicación sale de nuestro Centro de Fraccionamiento de Citostáticos rotulada con los datos del paciente para el que fue preparada y deberá aparearse con la identificación del mismo. Proyecto: Guardia Pasiva Comprende el desarrollo de la herramienta de registro y soporte que permite la elaboración y mantenimiento de la agenda horaria de los profesionales que cumplen guardias pasivas. 39

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