Cines Unidos logra la centralización de sus procesos administrativos gracias a Solomon, parte de Microsoft Business Solutions.

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1 Caso de éxito Descripción de la Solución Cines Unidos logra la centralización de sus procesos administrativos gracias a Solomon, parte de Microsoft Business Solutions. La implementación de esta solución le ha permitido a la compañía la disminución de costos y aumento de la eficiencia, así como información oportuna para la toma de decisiones. Cines Unidos ha sido pionero en la industria de la exhibición cinematográfica en Venezuela, con una trayectoria que supera los 56 años en el mercado. En 1996, esta compañía inicia una agresiva labor para transformar la experiencia de ir al cine en este país. Introduce al país lo último en tecnología, nuevos conceptos, nuevos productos y nuevos servicios de alta calidad a precios competitivos que garantizan demanda y altos volúmenes de espectadores. Hoy, Cines Unidos conforma el más grande y moderno circuito de cines en Venezuela con 141 pantallas. Es una empresa que crece continuamente y consolida su posición de liderazgo con un 56% del mercado de la exhibición de películas. Según Roberto Juárez, Director de Administración y Finanzas de Cines Unidos, el objetivo fundamental de la Compañía es ofrecer un concepto global de entretenimiento. Un concepto que sea económicamente accesible, que se realice dentro de un complejo de salas con los más altos estándares de calidad Perfil de la entidad. Cines Unidos se dedica a la exhibición y distribución de películas, así como a la venta de comidas y bebidas en los cines. Desde hace 56 años esta compañía es líder en la industria del entretenimiento. Espera crecer estratégicamente y desarrollar la eficiencia operativa y administrativa. Situación de negocio. La compañía requería una solución para integrar el sistema de información, eliminar duplicidad en los trabajos y automatizar los procesos. Solución. Implementación de Solomon, parte de Microsoft Business Solutions, en todas las áreas administrativas integradas a la operación de la empresa.

2 y un impecable servicio. Un concepto donde el público encontrará mucho más que películas. Para sus usuarios frecuentes, Cines Unidos ha creado un programa de lealtad denominado Club Inteligente. Los clientes podrán multiplicar su entretenimiento acumulando puntos y canjeándolos por premios para ir al cine. De esta forma disfrutarán de su película favorita cualquier día, a cualquier hora y en cualquiera de las salas. Proyectando el éxito Dentro de la compañía, la centralización de los procesos es algo muy importante. Cines Unidos contaba con un sistema de compras descentralizado y no controlado. No existía un sistema formal de aprobaciones y análisis de proveedores. Por otra parte, los inventarios de productos estaban controlados por un sistema diferente al sistema principal y los activos, respecto a estos, se encontraban fuera del control del sistema. Los problemas también se presentaban en el flujo de caja y la disponibilidad, que eran manejados por un área externa contable. Las ventas se hacían por fuera del sistema y luego se registraban en éste. Este procedimiento traía como consecuencia la duplicación de la labor y el registro a destiempo. Con estos antecedentes, y luego de evaluar diferentes soluciones en el mercado, la compañía elige a Solomon, solución presentada por Sistemas Empresariales Solomon IV C.A., socio de negocios de Microsoft. Tomamos la decisión de implementar esta solución porque comenzamos un plan de reingeniería cuya finalidad principal era agregar valor a la cadena: Proveedor, Empresa, Cliente. La integración del sistema de información, la automatización y la eliminación de duplicaciones de trabajo era fundamental para lograr esa tarea, explicó Roberto Juárez. Se implementaron los módulos de Compras, Inventarios, Administración de Efectivo y Reportes en FRx. Así mismo, Sistemas Empresariales Solomon IV C.A., Socio de Negocios de Micrososoft, hizo la revisión del Módulo de Ventas. Actualmente, se encuentran en proceso de implementación los módulos de Administración de Contratos, el de Proyectos y el de Activos Fijos. Roberto Juárez Director de Administración y Finanzas Cines Unidos

3 En octubre de 2003 se inició el proyecto de implementación. Este se dividió en tres fases: la primera consistió en la evaluación de los procesos. Allí se analizaron las fortalezas y debilidades del sistema a través de cursos de entrenamiento de los procesos actuales. Así mismo, se propusieron modificaciones y se obtuvo el consenso y los recursos necesarios para la implementación de las modificaciones. La segunda fase, fue el desarrollo de procesos bajo las premisas de equipos de trabajo coordinados para tomar decisiones en conjunto. Entre los objetivos de esta fase figuraban: eliminación de actividades que no agregan valor; automatización y sistematización del proceso al máximo; identificación de clientes internos y externos, así como sus requerimientos; y por último, la determinación de medidas de desempeño en función de dichos requerimientos. En la tercera fase se realizó la evaluación del desempeño en la que se hizo la implementación de un cuadro integral de mandos y la medición de desempeño (Balance Score Card) a través de la metodología Six Sigma. Sistemas Empresariales Solomon IV C.A. instaló los módulos de: Compras, Inventarios, módulo de Administración de Efectivo y reportes en FRx. Así mismo, hizo la revisión del módulo de Ventas. Actualmente, se encuentran en proceso de implementación los Módulos de Administración de Contratos, el de Proyectos y el Módulo de Activos fijos. La herramienta ha traído grandes beneficios. Los más importantes son: disminución de costos y aumento de la eficiencia debido a la automatización de las operaciones; eliminación de duplicidad de trabajo, información oportuna para la toma de decisiones; disminución de la carga de trabajo operativo; disminución de personal y mejoramiento de la calidad de la información. La herramienta ha traído grandes beneficios representados en la disminución de costos y aumento de la eficiencia. Esto se debe a la automatización de las operaciones y a la eliminación de duplicidad de trabajo. Roberto Juárez Director de Administración y Finanzas Cines Unidos

4 En compras, Cines Unidos está utilizando el módulo en toda su extensión. Desde la ficha del proveedor, pasando por la requisición de mercancía o el servicio, automatización del libro de compras, automatización de las retenciones de impuesto y uso de los reportes. Esto hace que la compañía tenga una adecuada distribución de funciones; un adecuado sistema de aprobaciones y la correspondiente protección de los activos. El módulo de Inventarios permite crear los códigos de todos los artículos inventariables y mantener actualizados los inventarios en el sistema de manera detallada. En concepto de Roberto Juárez, este módulo nos facilita el proceso de compra y administración de los inventarios. Nos permite mantener un costo de venta actualizado y emitir reportes por tipo de inventario. Por otra parte, la implementación del módulo de Administración de Efectivo mantiene un flujo de caja proyectado automatizado, considerando los futuros ingresos de las órdenes de venta y los futuros egresos de las órdenes de compra. Facilitando la determinación de los requerimientos mínimos de efectivo. Adicionalmente, tenemos ahora automatizado el proceso de conciliaciones bancarias y registro de transacciones, complementa Roberto Juárez. La compañía se encuentra utilizando los listados de back order por medio del módulo de Ventas, para analizar las que se han perdido y así mismo facturar todos los ingresos a través del sistema. El grado de aceptación de los usuarios con esta solución ha sido bueno, con algunas excepciones. Sin embargo, las medidas que se tomaron para minimizar el impacto fueron el entrenamiento a través de los cursos y la asesoría interna para la emisión y uso de reportes. También se han comunicado las ventajas que trae el proceso de automatización a través de correos y memorandos.

5 Toda empresa que necesite mejorar en sus procesos, debe pensar en implementar una solución de este tipo, de una manera integral. Así mismo, debe aprovechar al máximo todas las herramientas disponibles para que les sirva de base en la toma de decisiones. Mayor información Para mayor información acerca de los productos y servicios de Microsoft, llame a nuestra línea de respuesta local en cada país. Para información en Internet vaya a todos los derechos reservados. Microsoft Corporation. Este caso de estudio tiene propósitos informativos únicamente. Microsoft no ofrece garantía expresa o implícita de este contenido. Todas las marcas y nombres de Microsoft son propiedad de esta Compañía. Las demás marcas y nombres mencionados son marcas registradas de sus respectivos dueños.

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