Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas Coordinación de Contabilidad MANUAL CONTABLE DIAN FUNCION RECAUDADORA

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1 MANUAL CONTABLE DIAN FUNCION RECAUDADORA

2 2 NESTOR DIAZ SAAVEDRA Director General UAE. DIAN CECILIA RICO TORRES Subdirectora de Gestión de Recaudo y Cobranzas MARIELA ALZATE VILLARRAGA Coordinadora de Contabilidad de la Función Recaudadora

3 3 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION 6 OBJETIVOS 7 1. GENERALIDADES CREACION DE LA DIAN OBJETO MISION VISION PROCESOS QUE SE DESARROLLAN EN LA DIAN OBJETIVOS ESTRATEGICOS ESTRUCTURA ORGANICA MARCO NORMATIVO NORMAS EXTERNAS NORMAS INTERNAS ASPECTOS GENERALES DE CONTABILIDAD APLICADAS EN LA DIAN LA CONTABILIDAD DE LA DIAN PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD DE LA DIAN JURISDICCIÓN Y APLICACIÓN CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE DE LA DIAN PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICADOS EN LA DIAN FUNCIÓN RECAUDADORA POLITICAS CONTABLES EN LA UAE DIAN POLITICAS PARA EL REGISTRO DE DOCUMENTOS POLITICAS PARA EL MANEJO DE CUENTAS Devolución sobrantes de Impuestos Fondos en transito Otros Depósitos en Instituciones Financieras Rentas por cobrar Deudores Inventarios 24 3

4 Acreedores Otros bonos y títulos emitidos Otros pasivos Ingresos Gastos Costos de ventas y operación Cuentas de Orden POLITICAS DE SOPORTES, COMPROBANTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD Soportes Contables Soportes contables por operaciones de administración de obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias Formularios Tributarios Formularios Aduaneros Documentos internos Actos Administrativos Soportes por operaciones de custodia, administración y disposición de mercancías aprehendidas, decomisadas y abandonadas Comprobantes de Contabilidad Libros de Contabilidad POLITICAS SOBRE LA TENENCIA, CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE LOS SOPORTES, COMPROBANTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD POLITICAS DE EXHIBICIÓN DE SOPORTES, COMPROBANTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD POLITICAS DE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES POLÍTICAS DE CONTROL FORMA DE ORGANIZACIÓN Y EJECUCION DEL PROCESO CONTABLE ACTORES DEL PROCESO CONTABLE Proveedores de la Información Clientes RESPONSABLES EN EL PROCESO CONTABLE En las Direcciones Seccionales Nivel Central ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE Identificación 52 4

5 Clasificación Registro y Ajustes Elaboración de los Estados Contables y demás Informes Cierre Mensual Cierre Anual Integración de la Información Contable Generación de Libros Generación de Estados Balance general Estado de actividad financiera Notas a los estados contables básicos FLUJO DE INFORMACION CONTABLE ENTREGA DE INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA PLAN DE CUENTAS DESCRIPCIONES Y DINAMICAS DEL PLAN DE CUENTAS ACTIVOS PASIVO PATRIMONIO INGRESOS GASTOS COSTOS CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS CUENTAS DE PRESUPUESTO Y TESORERIA COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE RECOMENDACIONES 232 GLOSARIO 233 ANEXOS 244 5

6 6 INTRODUCCION Dentro de los procesos misionales de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, esta el correspondiente a la Gestión de Recaudo cuyo propósito es dirigir y controlar las actividades relacionadas con el recaudo de tributos nacionales, derechos de aduana, impuestos al comercio exterior y sanciones cambiarias, presentación de la cuenta fiscal de ingresos públicos, actualización y depuración de la cuenta corriente, devolución y/o compensación de los saldos a favor, así como también la recuperación de cartera morosa generada a partir de las actividades de control y recaudo de impuestos. Con el propósito de lograr la efectividad de dicha gestión, la Entidad debe buscar los mecanismos necesarios que le faciliten el seguimiento y control a los recursos del Estado, razón por la cual, se elaboró el presente Manual Contable que tiene como objetivo servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional y proporcionar los elementos necesarios para la ejecución, registro y control de los ingresos administrados por la DIAN, basado en la normatividad vigente y en los lineamientos del Plan General de Contabilidad Pública, expedidos por la Contaduría General de la Nación. El manual además de Instrumento de soporte de la función institucional constituye una guía que permite la uniformidad, transparencia y objetividad en el manejo de la información contable básica de la entidad, lo cual facilitara la presentación de estados financieros confiables 6

7 7 OBJETIVOS Generales - Regular y unificar los procedimientos y registros contables de las operaciones que realiza la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales función recaudadora, en la administracion y control de los tributos a su cargo, de forma que los Estados Contables y la información complementaria, reflejen ciertamente la realidad económica y financiera. - Servir de instrumento de control para el manejo de los ingresos administrados por la DIAN. Específicos - Identificar la totalidad de las operaciones y transacciones que se generan en la DIAN, función recaudadora y fijar el tratamiento contable en cada una de ellas. - Desarrollar y fijar las políticas necesarias para el manejo, registro, control y seguimiento de los diferentes documentos, soportes, cuentas e informes que intervienen en los hechos que se generan diariamente. - Facilitar la inducción, consulta seguimiento a quienes tienen la responsabilidad directa en el registro y elaboración de los Estados Financieros y rendición de cuentas. - Definir los términos y plazos de los informes que deben ser presentados por las areas que intervienen en el proceso. - Establecer responsabilidades, en materia contable, para las áreas donde se produzcan actos administrativos que constituyan o extingan derechos u obligaciones a favor o a cargo de la Nación. 7

8 8 1. GENERALIDADES 1.1. CREACION DE LA DIAN Mediante el Decreto 2117 del 29 de Diciembre de 1992 se constituyó la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como Unidad Administrativa Especial, la cual se llevó a cabo a partir del 1º. De junio de 1993 cuando se fusionaron la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales con la Unidad Administrativa Especial Dirección de Aduanas Nacionales. De conformidad con lo establecido en el Decreto 1071 del 26 de junio de 1999 se da una nueva reestructuración y se organiza la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como una unidad administrativa especial del orden nacional, de carácter eminentemente técnico y especializado, con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal, con patrimonio propio, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Mediante Decreto 4048 del 22 de octubre de 2008, se modifica la estructura de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales OBJETO La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) tiene como objeto coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias y la facilitación de las operaciones de comercio exterior a través de la administración de los impuestos tributarios y derechos aduaneros, a fin de obtener recursos disponibles por parte del Estado para el cumplimiento de actividades y proyectos en materia de salud, educación, justicia, seguridad,, servicios públicos e infraestructura, que permitan un desarrollo y crecimiento sostenible de la economía, garantizando la provisión oportuna y equitativa de bienes y servios a la comunidad. 8

9 MISION En la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia somos responsables de prestar un servicio de facilitación y control a los agentes económicos, para el cumplimiento de las normas que integran el Sistema Tributario, Aduanero y Cambiario, obedeciendo los principios constitucionales de la función administrativa, con el fin de recaudar la cantidad correcta de tributos, agilizar las operaciones de comercio exterior, propiciar condiciones de competencia leal, proveer información confiable y oportuna, y contribuir al bienestar social y económico de los colombianos VISION En el 2010 la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia ha consolidado: la autoridad fiscal del Estado, la autonomía institucional, altos niveles de cumplimiento voluntario de las obligaciones que controla y facilita, la integralidad y aprovechamiento pleno de la información, de los procesos y de la normatividad, el aporte de elementos técnicos para la adecuación de la carga fiscal y la simplificación del sistema tributario, aduanero y cambiario. Contando con un equipo de funcionarios públicos comprometido y formado para salvaguardar los intereses del Estado con un sentido de servicio, un soporte tecnológico integral y permanentemente actualizado, y un régimen administrativo especial propio de una entidad moderna que responde a las necesidades de la sociedad, funcionarios, contribuyentes y usuarios PROCESOS QUE SE DESARROLLAN EN LA DIAN En la DIAN se desarrollan diferentes procesos los cuales son ejecutados por las diferentes dependencias que integran la Entidad. Procesos Estratégicos: Su finalidad es orientar a la Entidad para que cumpla con su misión, visión, política y objetivos y satisfacer las necesidades de las artes interesadas (organización, persona o grupo) que tengan un interés de la Entidad. 9

10 10 Procesos Misionales: Tienen que ver con la razón de ser y las responsabilidades de la DIAN como institución del Estado que se refleja en su misión, que comprende coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad, transparencia y legalidad. Procesos de apoyo Proporcionan el soporte a los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora. Procesos de evaluación Permiten garantizar un ejercicio de medición, retroalimentación y ajuste, de tal forma que la entidad alcance los resultados propuestos. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales OBJETIVOS ESTRATEGICOS Alcanzar la excelencia en la operación Unas reglas de juego dadas para la DIAN, unos recursos del Estado escasos y el objetivo de maximizar la recaudación acorde con esas reglas, el reto para la Entidad es uno de los mayores en la gestión del Estado. Este reto debe asumirse de manera inteligente, procesando la mayor cantidad de información posible, que le permita a la entidad identificar a todos los obligados y su estado frente al fisco. Igualmente, los contribuyentes deben encontrar transacciones fáciles y transparentes que les permita cumplir con sus obligaciones, pero a la vez la DIAN debe fortalecer el control tributario y aduanero para garantizar el cumplimiento de dichas obligaciones. En desarrollo de esta estrategia, la DIAN debe hacerle sentir a sus clientes que cuentan con el apoyo y la asesoría de ésta cuando están al día con sus obligaciones, así como la reacción inmediata con la fortaleza necesaria en los momentos en que se no lo hacen. 10

11 11 Para la DIAN es fundamental alcanzar la excelencia en la operación del día a día, no sólo con el fin de aumentar la recaudación, sino demostrando que lo hace con una asignación e inversión más eficiente de sus recursos. Redireccionar la entidad hacia el servicio Las instituciones públicas deben responder a las exigencias del ciudadano moderno ofreciendo más y mejores productos y servicios a menor precio. En el caso de la DIAN, esto se traduce en velar por el estricto cumplimiento de las normas vigentes, garantizando que cada contribuyente pague exactamente lo que le corresponde, y que todos los contribuyentes que están en la obligación de hacerlo, paguen sus impuestos. Para ello la estrategia debe ser integral, se deben proveer servicios que faciliten la tarea para los que cumplen y tener las herramientas adecuadas para reducir de manera significativa la evasión, el contrabando y las infracciones cambiarias. Ello implica reorientar la organización, sus procesos y su gente hacia el servicio, optimizar las operaciones de control aduanero, administrar la red de recaudación, así como optimizar, agilizar y flexibilizar los procesos de apoyo que soportan la gestión de la entidad. Consolidar la autonomía y legitimidad Más del 95% de los ingresos recaudados por la DIAN vienen del cumplimiento voluntario de las obligaciones por parte de los contribuyentes. Igualmente, el pago de los impuestos es uno de los principales momentos en los que el ciudadano tiene contacto con el Estado. La manera como se dé esta relación, es determinante para la actitud presente y futura del ciudadano frente a su responsabilidad contributiva y su sentimiento con el Estado. Si bien la DIAN no es responsable por la gestión del Estado en general, si puede ser un vehículo para comunicar sus resultados, especialmente a aquellos ciudadanos que han contribuido con el pago de sus impuestos. Debe ser un ejemplo de buena gestión y transparencia ante la ciudadanía, no sólo en el manejo de sus recursos y de su administración en general, sino en los servicios que presta, las transacciones que se hacen con ella y la aplicación de la normatividad de manera justa y objetiva. Ello implica luchar frontalmente contra la corrupción y crear los mecanismos 11

12 12 efectivos que permitan blindarla frente a ella. Implica consolidar su autonomía con una legislación que le de flexibilidad ante su gestión y sus objetivos, así como contar con las alianzas estratégicas con otros entes del Estado para habilitar mayores posibilidades de gestión, cobertura y productividad. Se trata de fortalecer la imagen institucional para que la ciudadanía y el Estado confíen cada vez más en ella y para posibilitar el acceso a más recursos de forma tal que sea posible sostener y potenciar la inversión en ella. Contribuir a la competitividad del país Por su naturaleza, la DIAN es una entidad con alto impacto en la competitividad nacional. La manera cómo ésta garantiza el cumplimiento y la consistencia en las reglas de juego asociadas con el sistema tributario, aduanero y cambiario es fundamental para las expectativas de inversión (nacional o extranjera), la competitividad en las operaciones de comercio exterior y la reducción del tiempo y costo asociados al cumplimiento de las obligaciones. Por esta razón, el adecuado balance entre la facilitación y el control y la seguridad jurídica y unidad de criterio son acciones prioritarias para la DIAN, que combinadas con la simplificación de la legislación y una planeación proactiva de los cambios legislativos, deben coadyuvar al desarrollo competitivo de nuestro país. Para ello la DIAN debe proveer de información y análisis que faciliten a los responsables de la legislación la toma de decisiones acertadas y debe proyectar los comportamientos tributarios y económicos para presentar alternativas y fomentar la planificación legislativa. Esto requiere de una entidad con mayores habilidades estratégicas y con un proceso de inteligencia consolidado y sistemático. 12

13 ESTRUCTURA ORGANICA Comisión Nacional Mixta de Gestión Tributaria y Aduanera Comité de Coordinación Estratégica Comité Programa de Promoción e incentivos Estructura Orgánica - Nivel Central DIRECCION GENERAL Defensor del Contribuyente y del Usuario aduanero Comité Coordinación Del Sistema de Control Interno Comisión de Personal Comisión del Sistema Específico de Carrera Oficina de Control Interno Oficina de Comunicaciones Dirección de Gestión de Recursos Y Administración Económica Dirección de Gestión Organizacional Dirección de Gestión Jurídica Dirección de Gestión de Ingresos Dirección de Gestión de Aduanas Dirección de Gestión de Fiscalización Dirección de Gestión de Policía Fiscal y Aduanera Subdirección de Gestión de Control Disciplinario Interno Subdirección de Gestión de Procesos y Competencias Laborales Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina Subdirección de Gestión de Recaudo Y Cobranzas Subdirección de Gestión de Comercio Exterior Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria Subdirección de Gestión Operativa Subdirección de Gestión de Personal Subdirección de Gestión de Análisis Operacional Subdirección de Gestión de Recursos Jurídicos Subdirección de Gestión de Asistencia al Cliente Subdirección de Gestión Técnica Aduanera Subdirección de Gestión de Fiscalización Aduanera Subdirección de Gestión de Inteligencia Policial Subdirección de Gestión de Recursos Físicos Subdirección de Gestión de Tecnología de información y Telecomunicaciones Subdirección de Gestión de Representación externa Subdirección de Gestión de Registro Aduanero Subdirección de Gestión de Control Cambiario Subdirección de Gestión de Recursos Financieros Subdirección de Gestión de Fiscalización Internacional Subdirección de Gestión Comercial Direcciones Seccionales 13

14 14 2. MARCO NORMATIVO Las normas y procedimientos en las cuales se desarrolla la contabilidad función recaudadora, se encuentran contempladas en el siguiente marco normativo: 2.1. NORMAS EXTERNAS Decretos - Decreto 2789 del 31 de agosto de 2004: Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación. Resoluciones - Resolución Orgánica 5993 del 17 de Septiembre de 2008: Por la cual se modifica el Título VIII de la Resolución Orgánica No del 17 de diciembre de 2003; y los artículos 2º, 3º 4º, 5º, 7 y 8º de la Resolución Orgánica No del 15 de diciembre de Resolución Orgánica 357 del 23 de julio de 2008: Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la contaduría general de la Nación. - Resolución 375 del 17 de septiembre de 2007: Por la cual se modifican los Artículos 10 y 11 de la Resolución 248 de 2007 respecto a los plazos de reporte de la información contable a la Contaduría General de la Nación. - Resolución 356 del 5 de septiembre de 2007: Por La cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. - Resolución 355 del 5 de septiembre de 2007: Por la cual se adopta el Plan General de la Contabilidad Pública. - Resolución 354 del 5 de septiembre de 2007: Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su conformación y se define el ámbito de aplicación. - Resolución número 248 del 6 de julio de 2007: Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación. 14

15 15 - Resolución 5799 del 15 de diciembre de 2006: Por la cual se modifican los artículos 1, 65, 66, 77 y 81; adiciona los artículos 13 y 65 del Título VIII de la Resolución Orgánica número 5544 del 17 de diciembre de Resolución orgánica 5674 del 24 de junio de 2005: Por la cual se reglamenta la metodología para el Acta de Informe de Gestión y se modifica parcialmente la Resolución Orgánica 5544 de Resolución orgánica 5594 del 28 de junio de 2004: Por la cual se modifica parcialmente la Resolución Orgánica de diciembre 17 de Resolución 5544 del 17 de diciembre de 2003: Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República NORMAS INTERNAS Decretos - Decreto 4756 del 30 de diciembre de 2005: Por el cual se modifica la estructura de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. - Decreto 1265 del 13 de julio de 1999: Por el cual se organiza internamente y se distribuyen las funciones de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Resoluciones - Resolución No del 16 de marzo de 2007:Por el cual se modifica el artículo 38 de la Resolución 0478 de 2000 y se adopta un nuevo formato y las especificaciones para la presentación de la información correspondiente a recaudos y consignaciones por parte de las entidades autorizadas para recaudar, con el fin de soportar la rendición de la cuenta mensual de recaudo de los impuestos, contribuciones, anticipos, retenciones, tributos aduaneros, sanciones, intereses y demás tributos que administra la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. - Resolución del 12 de junio de 2006: Por medio de la cual se establece el procedimiento para la elaboración y rendición de la cuenta de los ingresos nacionales de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. 15

16 16 - Resolución Número 1618 del 22 de febrero de 2006: Por la cual se distribuyen funciones en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Ordenes administrativas - Orden Administrativa 006 del 31 de diciembre de 2004: Por la cual se fijan procedimientos para la aceptación, recibo, contabilización, administración y disposición de los bienes entregados a la UAE DIAN en pago de obligaciones fiscales. - Orden administrativa No. 003 del 23 de Marzo de 2001: Por la cual se establecen los procedimientos para la administración, disposición y control de mercancías aprehendidas, abandonadas y decomisadas a favor de la Nación en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Memorandos - Memorando 577 del 29 de septiembre de 2008: Registro de Situación Jurídica para Egresos por devolución, legalización, venta, garantía en reemplazo de aprehensión, entrega de vehículos a otros gobiernos y entrega de bienes a Fiscalía General y Dirección General de Estupefacientes. - Memorando 0092 del 20 de febrero de 2008: Establece lineamientos para controlar las cuentas por pagar de mercancías egresadas sin situación jurídica definida. - Circular No del 7 de junio de 2007: Registro y oportunidad en los Sistemas de Inventarios de Mercancías SIA o ADA. - Memorando No del 7 de febrero de 2007: Ajuste a Información de Ingresos, Egresos y Situación Jurídica de Inventarios de Mercancías Aprehendidas, Decomisadas y Abandonadas. - Memorando No del 19 de enero de 2007: Registro de información en los sistemas de inventarios. - Memorando 582 del 22 de septiembre de 2006: Rendición mensual de informes contables y conciliación de cuentas de balance. - Memorando 0817 del 21 de noviembre de 2002: Diligenciamiento formato solicitud de certificación de ingreso de dinero al banco popular. 16

17 17 3. ASPECTOS GENERALES DE CONTABILIDAD APLICADAS EN LA DIAN 3.1. LA CONTABILIDAD DE LA DIAN La contabilidad de la DIAN Funcion Recaudadora, de acuerdo al conjunto de políticas, principios, normas y procedimientos técnicos de la contaduria pública, registra, detallada y cornologicamente los hechos económicos originados en la administración de los ingresos tributarios y no tributarios, entre los cuales están: los impuestos de renta y complementarios, de timbre nacional, sobre las ventas; los derechos aduaneros, los derivados por operaciones del régimen cambiario y demás impuestos del orden nacional cuya competencia no esté asignada a otras entidades del Estado PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD DE LA DIAN Los conceptos, normas, procedimientos e instrumentos contables que se aplican en el registro de los ingresos de la Nación en la contabilidad de la DIAN (Funcion Recuadadora), se basan en las normas y parámetros de Contabilidad Pública en Colombia, establecidos por la Contaduría General de la Nación, cuyo propósito es dejar evidencia ordenada de los hechos económicos y pruebas documentales de las diferentes actuaciones adelatadas por la Entidad. Su objetivo es lograr la uniformidad, confiabilidad, calidad y oportunidad de la informacion contable, para atender las necesidades en los procesos de gestión y de control. Con fundamento en las normas contables, sustantivas y procedimentales que rigen en el sector público, uno de los propósitos de la contabilidad de la DIAN es dejar evidencia ordenada de los hechos económicos y pruebas documentales de las diferentes actuaciones adelatadas por la Entidad JURISDICCIÓN Y APLICACIÓN El registro de la Contabilidad en la Funcion Recaudadora se realiza en las direcciones seccionales y en el Nivel Central y su jurisdicción comprende el territorio Nacional. En las Direcciones Seccionales y sus Delegadas se realiza en el Sistema de Informacion Aduanera y Tributaria (SIAT), en lo correspondiente a los Actos Administrativos, Titulos Judiciales, Garantias, Resoluciones y demas documentos que se generan en su jurisdisccion; las declaraciones tributarias que 17

18 18 se reciben en las entidades autorizadas para recaudar, en el periodo contable en proceso y que correpondan a vigencias anteriores al año 2006, se registran automáticamente en el sistema SIAT. Las notas contables de ajustes y reclasificaciones y comprobantes de presupuesto se capturan por la de la Función Recaudadora; las declaraciones tributarias de vigencia posterior al año gravable 2006, las declaraciones aduaneras, cambiarias y recibos de pago se ingresan automáticamente a la contabilidad a traves del servicio electronico de Contabilidad MUISCA, asi como, los autos declarativos, las liquidaciones oficiales y las resoluciones de sanciones y las de devoluciones. En la Subdirección de Gestión Comercial se registra la información de las mercancías aprehendidas, decomisadas o abandonadas en el software Sistema Financiero. La elaboración y presentación de estados contables se realiza en el docimicilio principal de la Entidad, ubicado en la ciudad de Bogotá D.C., a través de la de la Función Recaudadora CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE DE LA DIAN Las caracteristicas de la informacion contable establecidas en el Plan General de la Contabilidad Pública 1 son: la Confiabilidad, Razonabilidad, Objetividad, Verificabilidad, Relevancia, Oportunidad, Materialidad, Universalidad, Comprensibilidad, Racionalidad, Consistencia; además de contar con éstas características, la información contable de la Función Recuadadora es: - Útil: Por que sirve como instrumento de revisión y evaluación de los resultados obtenidos y planteamiento de nuevas metas. - Pertinente: Por que posee valor de realimentación a nivel interno, a los organismos estatales de control y vigilancia y a las áreas de presupuesto y control PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICADOS EN LA DIAN FUNCIÓN RECAUDADORA 1 Artículo 100 y ss Régimen de Contabilidad Pública 18

19 19 La DIAN Función Recaudadora se rige por los Principios de Contabilidad Pública en Colombia establecidos por la Contaduria General de la Nacion, los cuales constituyen las condiciones para el registro de las operaciones. Los principios de contabilidad pública son 2 : - Gestión continuada - Registro - Asociación - Medición - Prudencia - Período contable - Revelación - No compensación - Hechos posteriores al cierre 2 Art. 114 y SS Régimen de Contabilidad Pública 19

20 20 4. POLITICAS CONTABLES EN LA UAE DIAN Dentro de las políticas establecidas en la DIAN para el manejo de la contabilidad función recaudadora y enmarcardas dentro de lo preceptuado por la Contaduría General de la Nación, se encuentran: 4.1. POLITICAS PARA EL REGISTRO DE DOCUMENTOS El registro contable de documentos que ingresan por la red bancaria o a través de los servicios informáticos electrónicos, cuyo plazo para declarar era la vigencia 2006 en adelante (Renta año gravable 2005, Ventas, Retención, Patrimonio año gravable 2006 y Aduanas presentadas del 6 de febrero de 2006 en adelante) se hará en el servicio de contabilidad MUISCA y los documentos cuya vigencia para declarar era anterior al 2005 (Renta año gravable 2004, Ventas, Retención, Patrimonio año gravable 2005 y Aduanas presentadas hasta 31 de diciembre de 2005) se hará en el Sistema Información Aduanera Tributaria (SIAT) 3. Los actos administrativos que se generen sin impotar las vigencias antes estipuladas, se registrarán en SIAT, hasta que se implemente el servicio que permita su registro automático en el MUISCA o se implemente el software que permita traer la información de los sistemas corporativos ya existentes. Se deben validar automáticamente todas las declaraciones para establecer su consistencia, antes de ser registradas contablemente. Los documentos presentados por los contribuyentes que no contengan ningún tipo de error se clasificaran y contabilizaran como documentos consistentes en el rubro al que correpondan y los que contengan errores se clasificaran como documentos inconsistentes. Para los documentos inconsistentes se generará un documento interno, el cual se contabilizara mientras se gestiona la corrección. Vencido el termino que tienen los contribuyentes para realizar las correcciones y sin que estas se hayan realizado por parte de los mismos, se hará la reclasificación de la cuenta de documentos por validar a las cuentas que correspondan según el tipo de documento que las originó. Esta reclasificación se realizará mensualmente. 3 Resoluciones 6126 de 12 de junio de

21 21 El registro contable de los pagos se realizara de acuerdo a la imputación establecida en la ley 4, para lo cual la entidad generara un documento interno que refleje esta aplicación de pagos y este documento interno será el soporte del registro contable. En la contabilidad se registraran únicamente los actos administrativos que se encuentren debidamente ejecutoriados POLITICAS PARA EL MANEJO DE CUENTAS Comprenden las políticas establecidas para el manejo de las cuentas relevantes en los estados contables de la entidad Devolución sobrantes de Impuestos Cada Dirección Seccional tendrá un cupo asignado para el manejo del Fondo Rotatorio de devoluciones, el cual se proveerá con el trámite oportuno de las solicitudes de giro para la situación de fondos. Se autorizará situación de fondos adicionales de las direcciones seccionales que lo requieran, cuando se haya agotado la emisión de TIDIS de la vigencia o cunado el cupo asignado no alcance para cubrir las devoluciones que deban realizarse en el periodo para la cual se esta solicitando la situación de fondos El manejo y control de los fondos rotatorios de Devoluciones se realizará de acuerdo con las normas establecidas 5. Cada Dirección Seccional deberá dar aplicación al modelo del libro de bancos del anexo 01 del presente manual. La cuenta bancaria que se apertura para el manejo del Fondo Rotatorio de Devoluciones debe estar a cargo del Director Seccional y el Jefe de la División de Gestión de Recaudo o quien haga sus veces Mensualmente se realizaran las conciliaciones del fondo rotatorio, por parte de los responsables, para lo cual se deberán realizar los cruces de la siguiente información: 4 Art. 804 Estatuto Tributario 5 Orden Administrativa 004 de 2002, Circular 0012 del 19 de Nov de