UNIDAD I CONCEPTOS PREVIOS CONCEPTOS PREVIOS

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1 CONCEPTOS PREVIOS NATURALEZA DE LA FUNCION GERENCIAL...2 DATO E INFORMACION...3 ATRIBUTOS DE LA INFORMACION...5 LA INFORMACION COMO UN RECURSO DE LAS ORGANIZACIONES...7 LOS RECURSOS INFORMATICOS...8 PREMISAS...14 PRINCIPIOS BASICOS...14 LA SOCIEDAD DE LA INFORMACION...14 REQUISITOS DE LA INFORMACION...16 BUSQUEDA DE INFORMACION...19 VALOR Y COSTO DE LA INFORMACION...20 PANORAMA GENERAL DEL PROBLEMA...22 EL PROCESO INFORMATICO...23 CICLO DE VIDA DE LOS DATOS...25 COMUNICACIÓN...27 EL HOMBRE COMO PR0CESADOR DE INFORMACION...28 EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES...30 GLOSARIO...34 QUE ES UN SISTEMA? COMPONENTES DE LOS SISTEMAS...37 CONCEPTOS DE SISTEMAS...37 JERARQUIA DE LOS SISTEMAS...39 LIMITES DE UN SISTEMA...40 CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS...41 PLANEAMIENTO ESTRATEGICO DE SISTEMAS...42 METODOLOGIA DE PLANEAMIENTO DE SISTEMAS...43 AREAS DE PLANEAMIENTO...44 DESCRIPCION DE LA METODOLOGIA...45 MODELOS, CONSTRUCCION DE MODELOS...47 USO DE MODELOS...48 LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS...49 TEORIA GENERAL DE SISTEMAS...50 CARACTERISTICAS DEL ENFOQUE DE SISTEMAS...51 METODOLOGIA GENERAL DEL ENFOQUE DE SISTEMAS...52 ENFOQUE DE SISTEMAS AL DISEÑO ORGANIZACIONAL

2 NATURALEZA DE LA FUNCIÓN GERENCIAL. Cuando una organización, departamento o cualquier otra unidad de la estructura de una empresa se le encomienda una función, esto implica asignarle personas y otros recursos para desarrollar dicha función. El gerente, responsable de la unidad organizativa, no tiene que hacer estos trabajos, si que tiene que hacer que se efectúen, esta es la función propia gerencial. Para cumplir con su función, realiza las llamadas "tareas o funciones gerenciales", las que se concretan a través de las siguientes actividades: Planificar Detectar y medir resultados Controlar (comparar el plan con el resultado) Decidir. Para cumplir esa función, el gerente tiene que hacer el mismo sus propios trabajos, las llamadas tareas o funciones gerenciales: Planificar las actividades Asignarlas a personas específicas Dirigir su ejecución Coordinar el empleo de recursos escasos Motivar al personal para el logro de metas concordantes con el objetivo de la empresa Controlar que todo sea hecho en cumplimiento de las normas y los planes. Decidir. Cada uno de estos trabajos gerenciales se desagregan en un gran número de acciones cotidianas. Para desarrollarlas el gerente emplea recursos asignados por la organización. Un recurso importante es la Autoridad, sin la cual no podría asumir su responsabilidad. Esta Autoridad, así como la relación de la misma con la Autoridad de otros puestos, debe ser asignada y definida, para todos y cada uno de los puestos gerenciales, mediante la formulación de la estructura de la organización, expresada a través de organigramas y manuales. La característica distintiva de la actividad gerencial es que fundamentalmente, manejan símbolos, a diferencia de las actividades operativas, que manejan objetos materiales. Esta característica identifica al gerente como un PROCESADOR DE INFORMACIÓN. Si, por ejemplo, se visita un taller de carpintería, la observación de las tareas operativas pondrían en evidencia que la materia prima es la madera, y que para trabajarla se utilizan diversas maquinarias (sierra, pulidora, cepillo, etc.), sin ninguna duda, el objetivo consiste en procesar madera para obtener un producto (sillas, camas, puertas, etc.). 2

3 Cuando se observa un trabajo administrativo, también es identificable la materia prima, constituida por Representaciones Simbólicas o Datos, que pueden estar contenidos en un soporte, (papeles o formularios), o no estarlo, tal es el caso de las comunicaciones personales o telefónicas. Luego estos datos también son procesados a efectos de efectuar registros contables, administrativos, etc., con el propósito de obtener un producto superior: Información. La manipulación de los datos no tiene iguales características en los distintos niveles de la organización mientras que en el nivel operativo tienden a concentrarse en el aspecto físico de los datos, los niveles superiores lo hacen en el aspecto lógico. El aspecto físico de una entidad alude a sus características materiales, a todos sus atributos que pueden describirse como magnitudes físicas: dimensiones lineales, volumen, peso, color, etc. En cambio el aspecto lógico se refiere al significado, mensaje o componente inteligente de la entidad y en general a sus atributos inmateriales. Ejemplo: Una silla está hecha de madera, pero una silla no es la madera. Al procesar la madera y transformarla en una silla, se le ha agregado forma, propósito, funcionalidad y utilidad. De igual modo, la información está hecha de datos, pero es algo distinto de ellos, tiene atributos diferentes. El problema que aqueja a muchos gerentes es el de padecer de sobreabundancia de datos y simultánea escasez de información (es decir sobra madera y faltan sillas). Gran parte de ello se debe por que se confunde dato con información. DATO E INFORMACIÓN El mundo real es una colección de entidades. En un ámbito campestre, por ejemplo, se encuentran las entidades, árbol, pasto, pájaro, nube, etc. También hay entidades que, siendo físicas, no son claramente tangibles o visibles, como aire, temperatura, presión, etc. Cada una de estas entidades tienen atributos, es decir, cualidades o características que poseen o pueden poseer todos los individuos de cada entidad. Por ejemplo, los atributos de la entidad árbol pueden ser especie, altura, color, edad, ubicación. Cada individuo de una entidad es descrito por valores particulares de su atributo. Por ejemplo: => ESPECIE => ROBLE ARBOL => ALTURA => 9 METROS => EDAD => 39 AÑOS ENTIDAD ATRIBUTOS VALORES 3

4 El DATO constituye una representación simbólica (letras, números o caracteres especiales) de esas entidades o hechos. En una organización encontramos entidades de existencia real (inmuebles, muebles, empleados, etc.) y para cada una de ellas existe una representación simbólica. Del mismo modo existen representaciones simbólicas no solo de lo que existe en la organización, sino también de lo que sucede en ellas. Por ejemplo, cuando se realiza una venta; esa venta en el mundo físico real, implica la entrega de mercadería y percepción de moneda. En el mundo de las representaciones simbólicas, esa venta genera un Nº de Factura, un Nº de Artículo, un importe, etc. "Un dato es una representación formalizada de entidades o hechos, adecuada para la comunicación, interpretación y procesamiento por medios humanos automáticos". Para Roberto G. Murdick Los datos constituyen un conjunto de símbolos, caracteres sin interpretar que describen un objeto, condición o situación, no tienen forma ni estructura y por sí sólos no tienen ningún valor. "Información es el significado que una persona asigna a un dato". La información constituye un conjunto de datos organizados y estructurados, capaces de generar estímulos que desencadenan en decisiones y comportamientos. El costo de una decisión mal tomada en algunos casos adquiere dimensiones exorbitantes, razón por la cual, al momento de tomar una decisión es cuando realmente se puede apreciar el valor de la información como atenuante de la dosis de incertidumbre o el grado de ignorancia. El ambiente cambiante y el incremento de tamaño y complejidad de los sistemas han incrementado la necesidad de información por parte de los gerentes. El dato es un material de valor escaso o nulo para un individuo en una situación concreta, es un material que no reduce la dosis de ignorancia o el grado de incertidumbre de quien tiene que tomar una decisión. La información es un dato o un conjunto de datos evaluados por un individuo concreto que trabaja en un momento dado sobre un problema especifico para alcanzar un objetivo determinado. La salida impresa de una computadora que un gerente lee pero cuyo significado no interpreta por no estar organizados, representa datos. 4

5 Un análisis organizado de ventas o una línea gráfica de la tendencia de costos influyen en el comportamiento del gerente y es información cuando se somete a su consideración La toma de decisiones se basa en la información; la incertidumbre ante el futuro y la falta de conocimiento sobre la situación actual hace que el gerente busque información, es decir datos seleccionados y organizados que reducen la incertidumbre al momento de tomar decisiones. Ejemplo: supongamos que la persona "A" a advertido a " B " que le enviará un papel con el número que obtuvo el premio de la lotería. "A" le entrega al mensajero " C " el papel. Este mensajero tentado por la curiosidad, observa el mensaje, pero solo ve un número, para él, el contenido del mensaje no es información. Cuando " B " recibe el mensaje, este lee el contenido, que tiene significado para él, es decir, es información. La misma representación simbólica que para una persona puede ser un dato, para otra puede ser información. O lo que es dato para una persona puede ser información en otro momento o frente a otro problema para la misma persona. El concepto de información marca la idea que se comunica algo valioso. Los datos carecen de valor propio. La información hace referencia, pues, a datos estructurados y seleccionados para un usuario, una situación, un momento y un lugar. Mientras no sean evaluados o aplicados a un problema especifico, los datos seguirán siendo solo datos, es decir, símbolos con poco o ningún significado. Es necesario, habilitar los medios para convertir los datos en información y esto es, el papel del sistema de información. Hacen falta buenos sistemas para suministrar a los gerentes información oportuna, adecuada y concisa en todo tipo de empresa. ATRIBUTOS DE LA INFORMACION Finalidad: La información persigue dar respuesta a alguna necesidad o problema guiando la toma de decisiones. Toda información debe tener una finalidad, de lo contrario será sólo dato o ruido. La finalidad puede ser detectar errores, planificar, resolver problemas, decidir. Modo y Formato: El hombre recibe información a través de sus cualidades sensoriales (oído, tacto, olfato, gusto). Las máquinas reciben la información en formato de patrones de energía, cintas, tarjetas e incluso en forma escrita. 5

6 Redundancia y Eficiencia: Existe redundancia cuando la información producida excede de la necesaria (existe duplicidad de datos) La redundancia existe en toda organización. * Eficiencia = 1 - Redundancia Cuanto menor sea la redundancia, mayor será la eficiencia. Velocidad: La velocidad de transformación o recepción de información se representa con el tiempo que uno tarda en entender un problema en particular. Frecuencia: En términos generales, podemos definir la frecuencia como el número de veces que sucede un fenómeno en una unidad de tiempo. Haciendo referencia al tema, la cantidad de veces que se transmite o recibe información en una unidad de tiempo. Por ejemplo: una vez al año, 10 veces al año, siendo en este caso la unidad de tiempo: el año. La información que aparece con excesiva frecuencia tiende a producir interferencia, ruido o distracción. Determinística o Probabilística: Información determinística: Se la conoce con certeza, se obtiene sobre la base de datos históricos. Información probabilística: Cuando suministra un conjunto de resultados posibles. Es aquella que se refiere al futuro. Surge de una proyección. Costo: Constituye un factor limitante de su obtención. Tanto el diseñador del sistema como el gerente han de evaluar constantemente el valor de la información y relacionarlo o compararlo con su costo. Valor: Surge de mensurar la posible ganancia que es susceptible de generar la información o de la posible pérdida que habría que afrontar de no contar con esta. Depende mucho de otras características: modo, velocidad, frecuencia, características determinísticas, confiabilidad y validez. Confiabilidad y Precisión: Es más caro obtener una gran precisión y confiabilidad, que bajos valores de ambas; por consiguiente, es posible un intercambio entre costo, precisión y confiabilidad. Exactitud: Nos mide el grado de aproximación de la información con la realidad que pretende describir. Validez: La información será válida en la medida en que represente, lo que realmente pretende representar. 6

7 Actualidad: Designa la antigüedad de la información. La misma debe reflejar la realidad actual, de lo contrario sería obsoleta. Densidad: Está mensurada por el volumen de información presente en un informe o mensaje. Cuanta mayor información contenga, mayor será la densidad. ATRIBUTOS DE LA INFORMACION RELACIONADOS PRINCIPALMENTE CON LA MAQUINA ESTADO ESTABLE o DINÁMICO. Estado Estable: La información no varía con el tiempo. Ej.: una máquina de control numérico que indica reducir en un cuarto una unidad en proceso después de otra. Estado Dinámico: Tanto las entradas como las salidas de la computadora varían con el tiempo. Ej.: sería el caso de un sistema de inventarios donde registra operaciones de entradas y salidas en tiempo real. LINEAL O NO LINEAL. Lineal: Cuando la información surge de un comportamiento lineal de alguna variable. Ej. ecuación de oferta, ecuación de demanda. No Lineal: Cuando las variables generan la información tienen un comportamiento no lineal o aleatorio. CONTINUA O DISCRETA Casi toda la información es discreta. Es decir que se reciben informes en períodos separados de tiempo. Este tipo de información se utiliza para la toma de decisiones gerenciales cuando se reorganiza en lotes. La información continua es adecuada así mismo para la entrada de máquinas que requieren en una operación sin interrupciones. LA INFORMACIÓN COMO UN RECURSO DE LAS ORGANIZACIONES En un mundo globalizado, tecnificado y conectado, el efectivo manejo de la información es un elemento clave para el éxito y la supervivencia de las organizaciones. Tan es así que la información pasó de representar un componente de valor agregado a configurarse como uno de los recursos vitales para el éxito de la gestión, con igual importancia a la asignada tradicionalmente a los Económicos, Financieros, Materiales y Humanos. Esta concepción la posiciona como uno de los activos más importantes de las organizaciones. 7

8 En un principio, la aparición de las computadoras tuvo gran auge en las organizaciones. Pero la aplicación de las herramientas electrónicas apareció mas llena de fracasos que de éxitos. Por lo tanto resulto necesario, poner atención en aquellos factores y fenómenos que se encuentran alrededor de los computadores. Circunstancias Importantes La información y la tecnología tienen gran importancia en el progreso de los países mas desarrollados Económico Social Cultural Información = Recurso Importante y estratégico, que aporta al Planeamiento Organizativo Generación de Ventajas y Oportunidades Competitivas Eficiencia del Sistema de Información. Excelencia de la Gestión Administrativa. El éxito de los especialistas en el Diseño y la implementación de sistemas depende del dominio de los principios y prácticas de administración de las organizaciones. Administración de la Información como Recurso. La información debe administrarse de manera correcta. Aunque se encuentra siempre a nuestro alcance, su uso no debe considerarse gratuito. Administración de la Información Generada por Computadora La información generada por computadora difiere en diversas formas de aquella generada manualmente, los costos para crear y mantener a estas son aparentemente mayores. Con frecuencia la información que se genera por computadora se trata con menor escepticismo que la obtenida por otros medios, así mismo, puede llegar a multiplicarse a velocidades impresionantes. LOS RECURSOS INFORMATICOS Ellos constituyen un nuevo enfoque en el manejo de las herramientas que las tecnologías de computación y comunicaciones aportan a las organizaciones, el cual se generó en la necesidad de interpretar e integrar un conjunto de fenómenos que la realidad ha incorporado al contexto cotidiano de las organizaciones. 8

9 El papel de los recursos informáticos La administración de los recursos informáticos (RRII) constituye un nuevo enfoque en el manejo de las herramientas que la tecnología de computación aporta a las organizaciones. El gran desarrollo de las computadoras auguró inicialmente un edénico panorama de organizaciones eficientes, sin embargo apareció más llena de fracasos que de éxitos. Resultó necesario concentrar la atención en importantes factores y fenómenos alrededor de las máquinas, de los programas, archivos y técnicos de sistemas. Así, las siguientes son algunas principales circunstancias: Es evidente que la información y la tecnología informática tienen un rol en los progresos económicos, sociales y culturales de los países más desarrollados. La información es un recurso importante de las organizaciones, y existe una estrecha correlación entre la eficiencia del sistema de información y la excelencia de la gestión organizacional. La información posee valor como recurso estratégico, tanto por lo que aporta para el planeamiento estratégico como por lo que implica la generación de oportunidades y ventajas. Existe un consenso acerca de que el éxito de los especialistas en el diseño de sistemas de información posean conocimientos de los principios y prácticas administrativas de la organización. Los ejecutivos están advertidos que un adecuado sistema de información es un requisito para la funciones decisorias de la organización. Los servicios de información deben incluir la automatización de oficinas, telecomunicaciones y procesamiento de datos. Un efecto relevante de la integración de las distintas tecnologías, ya mencionadas, es la diseminación de RRII, más allá de toda frontera. Este proceso de innovación requiere el aporte de ejecutivos y profesionales que lo induzcan y sostengan, como también que adviertan el decisivo rol estratégico del sistema de información. La creciente complejidad de los sistemas de información adquiere un esfuerzo orientado a la integración de los aspectos administrativos, tecnológicos, operacionales, psicosociales, culturales y políticos involucrados. Esto ha producido una importante transformación del papel del responsable máximo de sistemas en las organizaciones. Es necesario distinguir entre la administración de los RRII y el manejo de la arquitectura y de los dispositivos. La información es un recurso importante para las organizaciones sin embargo la naturaleza y la significación del valor de la información como recurso no están claramente advertidos. 9

10 El enfoque A.R.I. (Administración de los Recursos Informáticos) El uso de la tecnología informática puede responder a tres enfoques: El enfoque del Procesamiento Electrónico de Datos (P.E.D.) El enfoque de los Sistemas de Información (S.I.) El enfoque de la Administración de los Recursos Informáticos (A.R.I.) El enfoque PED concentra la atención en la tecnología de equipos de computación (hardware) y programas para manejarlos (software). La organización que se encuentra en esta etapa considera a estos recursos como un gasto inevitable, la actividad de planeamiento vinculada con ellos sólo alcanza la inclusión en el presupuesto anual. La dirección superior tiene un compromiso mínimo. Un área PED está orientada a la aplicación netamente operativa y de gran volumen; con recursos tecnológicos optimizados pero con deficiencia en el sistema de información. La mayoría de las actividades se realizan a requerimiento de los usuarios y se caracterizan sus aplicaciones por un sistema de procesamiento diferido y centralizado, y tienen una perspectiva gerencial limitada. El segundo enfoque concentra su visión en el Sistema de Información. En las organizaciones que se encuentran en esta etapa tanto el hardware como el software son considerados como herramientas que constituyen un gasto necesario para procesar los datos que alimentan al subsistema de decisión. Ello es así, porque se formula un plan operativo y la dirección se involucra en la definición de los sistemas de información. Existe una mayor proporción de aplicaciones en línea y una marcada tendencia hacia la distribución del procesamiento. El enfoque de la administración de los recursos informáticos (ARI), considera los RR.II. como una fuente de oportunidades para generar ventajas competitivas. Cuando la organización se encuentra en esta etapa, las sumas aplicadas a su apropiación y empleo son consideradas una verdadera inversión. Se formula un plan estratégico de aplicación de esa tecnología; la dirección participa estrechamente en la adopción de decisiones respecto a los recursos informáticos, pone a la información a la altura de los recursos más importantes y su acción se refiere a toda la información vital para el manejo de la organización. Se destaca su capacidad gerencial, su clara visión de las necesidades de información y, en menor medida, su dominio de la tecnología de computación, la tecnología excede su condición de herramienta para reducir costos penetrando además en el ámbito de la producción de ganancias. La actividad de procesamiento se encuentra muy distribuida con mayor incidencia de la PC y participación del usuario en el diseño de su propio sistema. Busca la optimización de la capacidad de la organización para responder con rapidez a un contexto cambiante. 10

11 En este enfoque la tecnología excede su condición de herramienta para reducir costos. Habilidades Conocimiento A.R.I. Gerenciales del Negocio S.I. P.E.D. Dominio de la Tecnología ASPECTOS En que se concentra la atención? Cómo se Consideran los fondos destinados a Sistemas? Cómo se Planifica las Actividades de Sistemas? Cómo es el compromiso de la Dirección Superior? Cómo es el modo generalizado de procesamiento? ENFOQUES P.E.D. S.I. A.R.I. En el Hardware y en el Software Como un Gasto Inevitable Se calcula la Partida Presupuestaria En los Sistemas de Información Como un Gasto Necesario Se formula un Plan Operativo Anual Mínimo Participa en la definición de los Diferido y Centralizado Sistemas de Información En la Información como Recurso Estratégico Como una Inversión Se formula un Plan Estratégico de Sistemas Participa en la definición del Plan Estratégico De Sistemas En Línea. Muy distribuido. Tendencia a Computación Distribuido. Personal. Participación del Usuario. Según Michel Porter dice El administrador de recursos informáticos es una nueva especie. Ya no se trata de un especialista en sistemas que controla la tecnología informática de un modo muy especializado y separado del resto de la organización. Ahora es un gerente que cruza toda la organización. El administrador de recursos informáticos es, cada vez más, un hombre de negocios y no un técnico. Debe tener una visión holística de la firma. Por eso, hay una creciente tendencia a que los hombres de sistemas sean graduados en escuelas de administración, y esto se irá enfatizando más aún. 11

12 Cada día se reconoce seriamente que los profesionales de sistemas de información necesitan aprender más acerca de las actividades para las cuales diseñan sistemas, trasladar el énfasis desde una orientación a la producción hacia una orientación a la comercialización; ahora hay que apuntar al mercado y a los clientes. Enfoques Tecnología Informática es una Inversión. Generación de Proyectos. Planificación estratégica. Tecnología reduce costos. Se transciende los limites de la comunicación Tecnología Informática es un Gasto necesario. El responsable entiende el Negocio. Intervención con los niveles Superiores. ARI SI PED Tecnología Informática es un Gasto inevitable. Atención en el Software y Hardware. Aplicaciones netamente operativas. Dominio de Tecnología. La informática en el mundo de hoy. En nuestros días la información constituye un factor clave en el mantenimiento de una posición competitiva en el mercado, desde este punto de vista la información se convierte en un recurso tal como el dinero. El advenimiento de la sociedad industrial provocó el paso de una economía basada en la posesión de tierras, en el trabajo no especializado y en el capital, a una economía basada en la tecnología, trabajos especializados y en instrumentos de intercambios financieros. En consecuencia toda empresa debe planificar su estrategia teniendo en cuenta que esta pasando de una economía industrial a una economía de la información, lo que implica: Considerar a la información como un activo estratégico. Vincular la administración de la información con el planeamiento estratégico del negocio. Elevar la responsabilidad de la administración de los RRII a los niveles más altos de la organización. Es necesario considerar los cambios que han tenido lugar en el ámbito informático: Se ha desplazado de temas técnicos al reconocimiento del valor de la información. 12

13 El informe A.R.I. requiere una generación distinta del procesamiento de datos y aún de los sistemas de información. La función A.R.I. se orienta a la integración de las diversas tecnologías aplicables a los negocios. El concepto de recursos informáticos no incluye sólo los medios para capturar, procesar, almacenar, etc., información, sino también la información misma que requiere un responsable que la administre. La cantidad de usuarios crece aceleradamente y su control escapa a las tradicionales gerencias de procesamiento de datos. El ejecutivo de sistemas de tener una actitud productiva, adopta una postura sustentada en los siguientes "principios básicos": El administrador de los recursos informáticos es el ejecutivo de alto nivel, responsable de establecer las políticas, los estándares, y el control gerencial sobre el conjunto de los recursos informáticos de la organización. El reconocimiento del ejecutivo A.R.I. no sobrevendrá por imposición, sino por la generalizada valoración de la información como recursos valiosos de la organización. El ejecutivo A.R.I. debe ejercer una administración centralizada del planeamiento del control de la función, aunque el procesamiento y el uso de la información estén distribuidos funcional y geográficamente a través de la organización. Quizás el principal éxito del ejecutivo A.R.I. sea comprender que las computadoras son solo una pieza del rompecabezas que debe resolver. Los ejecutivos que tengan responsabilidad en materia de sistema, por lo tanto, están imperiosamente obligados a cambiar su enfoque y pautas de conducta gerencial, por lo cual deberán: Privilegiar la información por sobre la computación. Entender el negocio de su empresa. Encontrar oportunidades para vincular la tecnología informática con la obtención de ventajas competitivas. Adoptar una actitud de marketing para "vender" los servicios de su área; cambiar su lenguaje técnico, por el comercial. Integrar el plan de sistemas en el plan de negocios de la empresa. Prestar atención a los aspectos humanos en la gestión de su área. Retirar el planeamiento y el control de los recursos informáticos. Mejorar su comunicación horizontal (lateral) y vertical. Mantenerse al día con la evolución tecnológica. Crecer "hacia fuera" más que "hacia adentro". 13

14 PREMISAS La tecnología de la información ha aumentado la complejidad y la velocidad de la respuesta ante el cambio ambiental. Existe una demanda constante de información mejor y más oportuna. La información es como la sabia para el árbol como el sistema nervioso para el cuerpo humano. El conocimiento de los gerentes se torna obsoleto en un lapso de apenas 5 años, debido a: fuerza de la competencia, intensificada por los avances tecnológicos mayor competencia de compañías extranjeras, debido a adelantos tecnológicos y sueldos bajos. La supervivencia en el mundo moderno de los negocios depende de una administración excelente de la información y de la tecnología de las operaciones. PRINCIPIOS BASICOS Suministrada a quien y donde interese. Relevante. Tener la forma adecuada. No informar situaciones normales. Situaciones excepcionales deben complementarse con información relacionada con esta. Lo más completa posible (relación costo/utilización) pero solo de las situaciones de excepción (cuando se exceden ciertos parámetros preestablecidos, positivos o negativos). Su costo (de captar, elaborar, distribuir, utilizar y considerar) debe ser el mínimo posible, y no superar su utilidad. Disponible en el, momento que se la requiera. Lo mas precisa posible. Sintética LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN Las sociedades modernas están orientadas a la tecnología y empiezan modificar sus características a ritmo acelerado. Una de las principales características de la sociedad actual es la gran importancia que ha adquirido la posesión y el uso de la información. Estamos insertos en un contexto cambiante, por lo tanto, no podemos estar al día y esto se debe a los avances acelerados en tecnología, la fuerza de la competencia, la inserción de compañías extranjeras. En el año se generan millones de datos nuevos, es difícil usarlos y entenderlos. 14

15 Los gerentes de hoy en día reciben un gran volumen de datos que se convierten en cantidades de información, y debido a la cantidad y velocidad con que la información llega a los gerentes, estos deben ser cada vez más selectivos. En las ultimas décadas del siglo XX asistimos al nacimiento de los sistemas mundiales que trascienden las fronteras políticas. Son un ejemplo de sistemas que requieren un flujo de información que no se podía imaginar hace alguno años. La informática a facilitado este hecho, pero sucede que la información que se obtiene o produce en un lugar se precisa en otro distinto y a veces lejano. Ante este problema surge la teleinformática que es la combinación de la informática con las telecomunicaciones. Ejemplo de empresas transnacionales: EJESA, CARGIL, BAYER, REPSOL YPF, GILLETTE, BANCO SUDAMERIS, COCA-COLA, TELEFONICA, NIKE, etc. Es necesario estar bien informados, pero tener cantidades importantes de información no necesariamente educa; pues mucho de lo que se hace pasar por información no son mas que simples hechos o datos en bruto, hay quienes hasta recomiendan que en lugar de "explosión de información", habría que llamar a este fenómeno explosión de datos." Por ejemplo: Seguramente recodara que gran parte de la educación que recibió en la escuela se centraba en aprender una serie de datos para poder pasar los exámenes. Muchas veces las memorizaba justo antes del examen Recuerda haberse aprendido una larga lista de fechas en las clases de historia? Cuántos de esos sucesos o fechas recuerda ahora? Cree que el hecho de aprender aquellos datos le enseño a razonar y a llegar a conclusiones lógicas? Muchas veces la gente se siente agobiada no por el gran volumen de información accesible hoy en día, sino también por la frustración de tratar de transformar la información en algo que sea entendible, significativo y realmente informativo. Por consiguiente, cierta información es suficiente no por la cantidad, sino por la calidad y lo útil que está nos resulte personalmente. La clave para afrontar a esta era se encuentra en seleccionar y filtrar, seleccionar lo que vamos a escuchar ver, decir o leer y fijar prioridades al respecto, son medidas que puede eliminar mucha ansiedad de información. El secreto del procesamiento de información radica en limitar su campo de información a lo que sea relevante para su vida." Es esto necesario para su trabajo o su vida? Realmente necesita saber todas las trivialidades y chismes que se cuentan sobre los ricos y famosos? Hay quienes han logrado hacer un inventario de lo que leen y de los programas que ven en televisión y han eliminado todo aquello que estaba en su mente y también su casa. Por ejemplo han decidido suscribirse a un solo diario, al fin y al cabo todos los periódicos publican las mismas noticias. 15

16 Una vez establecida las prioridades en cuanto a la información que adquiere tomando en cuenta sus necesidades haga lo mismo tomando en cuenta sus intereses, pues el interés es la fuerza que impulsa a aprender. REQUISITOS DE LA INFORMACION EFICIENTE Para que la información se considere eficiente, es decir, para que proporcione un grado de utilidad que justifique el empleo de los recursos que se apliquen para producirla, ésta debe contar con los siguientes requisitos: ECONOMIA: " El costo de producir una información no debe ser superior al beneficio esperable de su utilización". La información es un bien económico y por tal: Se puede comprar y vender. Puede envejecer y tornarse obsoleta. Se puede almacenar Se puede transportar Puede sobreabundar o escasear Requiere inversión de tiempo, recursos e instalaciones. Por lo tanto, debemos comparar el beneficio y el costo de obtener información. Económicamente se utiliza el análisis marginal; así un bien económico será consumido en cantidades crecientes mientras el costo marginal de la información (C.Mg.I.), es decir, el costo de obtener una unidad adicional de dicho bien, sea inferior o igual a la utilidad marginal de la información (U.Mg.I.), es decir, la utilidad que proporciona esa misma unidad adicional. La U.Mg.I. disminuye a medida que aumenta la cantidad de información. Por ejemplo: Una empresa minorista analiza la posibilidad de abrir una sucursal en un determinado lugar, para ello demanda información sobre los compradores potenciales de ese sitio, así obtiene en primer término el promedio diario de la cantidad de transeúntes, luego aumenta la información al relevar sobre las fluctuaciones de circulación; seguirá con el nivel socioeconómico de los potenciales compradores y extremando el crecimiento de la cantidad de la información, llegaría al absurdo de un análisis estadístico del color de cabello de sus posibles clientes. Si suponemos que la utilidad se mide en alguna unidad monetaria, la curva de la utilidad marginal de la información sería: $ Umg de la Información Cantidad de Información 16

17 Con respecto al costo, a medida que aumenta la cantidad de información, aumenta también el costo de hacerla disponible. Si el costo se mide en alguna unidad monetaria, la curva de costo marginal de la información sería: $ Cmg de la Información Cantidad de Información La cantidad óptima de información para una organización será aquella en la que el costo de adquisición de una unidad adicional sea igual al beneficio o utilidad de esa unidad. Mediante la unión de las curvas de UMg y CMg de la información se obtiene: $ Cmg de la Información e Umg de la Información Cantidad de Información e: cantidad óptima de información. Ejemplo: El postulante de un empleo. Al presentarse, con sólo una mirada se obtiene información (sexo, edad aproximada, apariencia, etc.). Luego, se necesitará invertir unos minutos para conocer la voz, las expresiones y probablemente, de 2 a 3 horas para una prueba técnica y psicológica, pero sólo al terminar el mes se podría llegar a conocer en un mayor porcentaje. Cada aumento porcentual de ese conocimiento implica más tiempo y por tal más costo. La cantidad óptima de información será aquella donde el C.Mg.I. sea igual a la U.Mg.I., por cuanto por cada unidad adicional de información tendría costos cada vez más altos. OPORTUNIDAD: " La información debe estar disponible en el momento en que se la requiere" Este requisito hace referencia al momento y a la frecuencia con que la información debe ser suministrada. En algunas empresas existen " Operaciones de actualización de archivo " que por el atraso en que se realizan resulta un mantenimiento de la desactualización permanente de tales archivos. Ejemplo: El hecho de que un ejecutivo hubiera requerido la actualización de un archivo, mediante la incorporación diaria de las transacciones del día anterior, supone que ese ejecutivo necesita conocer hoy lo que ocurrió hasta ayer. De 17

18 acuerdo con la rutina de funcionamiento de los sistemas de información, si hubiera un atraso crónico de tres o cuatro días en el procesamiento, se efectuaría una actualización que, a pesar de ser diaria, nunca llegaría a satisfacer la necesidad del ejecutivo, por lo que, si no es posible superar el atraso, seria mejor (menos costoso) que esa actualización no se realizara en absoluto. Esta situación tiene su frecuente equivalente en los grandes listados que se imprimen cuando la información que contienen ya no sirve para nada (es decir, ya no es información). UTILIDAD: " Toda salida de un sistema de información debe satisfacer una necesidad ". En primer lugar, debe ser considerada innecesaria, mientras no se compruebe su utilidad. Esto encuentra su génesis en el hecho de que toda salida nace con un pecado original, el costo (costo de diseño, impresión, encuadernación, archivo, etc.). Por esto se debe tratar de que los responsables de salidas de información impidan o reduzcan al mínimo, la aparición de aquellas que no satisfacen necesidades y procurando controlar el origen de las mismas que provoquen salidas de información, ya que suele ocurrir que algunas veces las salidas de un tipo de información estaban justificadas porque eran útiles a una necesidad, pero que hoy ésta no existe. Esto puede solucionarse con un control periódico de utilidad COMPARABILIDAD: La información debe ser contrastable en el espacio, en el tiempo y en el alcance. La comparabilidad en el espacio: Ejemplo: La información de una sucursal debe ser comparable con la de las otras. No habría comparabilidad si las ventas de una estuviesen expresadas en unidades físicas vendidas y las de las otras en unidades monetarias. La comparabilidad en el tiempo: Significa que la información de un período debe ser comparable con la de otros. La comparabilidad en el alcance: Se refiere a que las informaciones que se comparan correspondan a entidades semejantes del sistema objeto. Los errores que suelen producirse reconocen, como causa frecuente, una inapropiada identificación del concepto que se informa. Ejemplo: Suministra información de diversas fuentes bajo el título "horas extras" pero en algunos casos se incluyen las guardias y en otros no. 18

19 FLEXIBILIDAD: "Todo sistema de información debe ser adaptable a los cambios del sistema objeto." Vinculado estrechamente con la utilidad y la satisfacción de las cambiantes necesidades de información de los ejecutivos y de toda la organización. Depende así también del grado de flexibilidad del sistema informático. Adquieren singular importancia las técnicas de B.D. (Base de Datos) a fin de que resulte más fácil de reorganizar, sin acarrear necesidad de cambios en los programas de computación, ni en las operaciones realizadas por los usuarios. CLARIDAD: " La información debe atender al nivel intelectual y técnico del destinatario. " " Este requisito también se manifiesta como de una información con mayor simplicidad de comprensión, aprendizaje, empleo y definición. " Puede completarse este postulado si se tiene en cuenta el lenguaje y las preferencias del destinatario. Suele ocurrir que el "diseño" de una salida de información que cuenta con fórmulas, (ratios,índices, varianzas, dispersiones, etc.) el destinatario no se atreve a confesar su falta de instrucción por lo que acepta la salida como se la han diseñado, condenándola a una eterna inutilidad. CONFIABILIDAD: " La información debe ser lo suficientemente creíble, fiable, digna de crédito, como para tomar decisiones basadas en ella. " A este fin deben empezar por ser confiables los datos primarios y sus sucesivas transformaciones, lo que significa que no deben contener o introducir errores derivados de factores conocidos. La calidad de un sistema de información está determinada por la cualidad de sus datos primarios. Mientras la información tiende a la exactitud en progresión aritmética, el costo de lograr esa exactitud tiende a ascender en progresión geométrica. El intervalo de ineficiencia (tolerancia al error) en una información destinada a la adopción de decisiones, es aquel en el que, cualquiera sea el significado que adquiera la información, siempre dará adopción a la misma decisión. Una significativa consecuencia de estas consideraciones es la exaltación del papel de los gráficos como forma de presentación de información ya que la existencia de un intervalo de indiferencia permite el empleo de graficación sin las restricciones que impondrían una exactitud matemática. BUSQUEDA DE INFORMACION En una organización aquel que decide, obtendrá la información necesaria para tal fin de alguna de las siguientes fuentes: 19

20 El ambiente. De un sistema de almacenamiento para el sistema operativo. De situaciones actualizadas (operación de laboratorio u otra similar). La obtención de información del ambiente resulta complicada puesto que en ciertas ocasiones no interpretamos que representa información de todo lo que percibimos en cuales son los datos más relevantes. Aún cuando generalmente sabemos lo que estamos buscando, la forma en que puede llegar a manifestarse la información es sumamente impredecible F.J. Aguilar define cuatro modos de investigar el ambiente: Observación no dirigida: el que busca no tiene en mente un objetivo específico; lo único que desea es encontrar cosas que le puedan ser de utilidad en el momento presente o en el futuro. Ejemplo: a) La lectura de un diario. b) Selección aleatoria de los programas de T.V. c) Apreciación del medio al caminar. Observación condicionada: el observador centra su atención en algún área más o menos identificada o específica. Su búsqueda no está dirigida a resolver un problema determinado, pero si encuentra algo que pueda ser de utilidad está listo captarla y evaluarla. Ejemplo: Una persona que cuenta con cierto capital, el cual desea invertir en el campo dirige su atención a toda fuente que difunda información sobre el sector agrícola ganadero Búsqueda informal: es una búsqueda activa, dirigida a un objetivo específico pero con una estructuración muy pobre, es decir, no fue muy bien organizada, no se tomaron en cuenta todos los recaudos necesarios. Ejemplos: a) La investigación de mercados alternativos para un nuevo producto. b) El reclutamiento de personal. c) La búsqueda de ideas de productos originales Búsqueda Formal: es un método sistemático, que sigue un plan previamente establecido tendiente a obtener información especifica o información relacionada a un problema concreto. Ejemplos. a) Una encuesta científicamente planeada y realizada con sumo cuidado. b) Una investigación dirigida al diseño de un prototipo de automóvil de bajo costo y buen rendimiento VALOR y COSTO DE LA INFORMACION Es un recurso, que tiene valor y costo 20

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