ALCALDIA DE SIACHOQUE - BOYACA

Transcripción

1 NORMALIZACIÓN DOCUMENTAL Página 1 de 11 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO PERÍODO: ENERO a ABRIL DE 2016 El artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 "Estatuto Anticorrupción" y desde la fecha de su expedición, 12 de julio de 2011, establece la responsabilidad que tiene el Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno o quien haga sus veces de presentar cada cuatro meses un informe que dé cuenta del estado del Sistema de Control Interno de la entidad y de conformidad con la información y evidencias encontrados a través del cumplimiento del rol de evaluación y seguimiento, la Coordinación de Control Interno de Gestión de la Alcaldía de Siachoque presenta un informe de avances en los siguientes términos: En la vigencia 2015 se llevó a cabo la Actualización del Modelo Estándar de Control interno del Municipio de Siachoque donde quedaron plasmados los dos (2) Módulos, el de Control de Planeación y Gestión y el de Control de Evaluación y seguimiento y el Eje Transversal Información y Comunicación. Durante estos primeros cuatro meses se llevó a cabo una revisión del documento dejado en el proceso de empalme para luego realizar la socialización a los trabajadores de la Alcaldía de Siachoque. 1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN En cuanto al primer Módulo se cuanta con dos Componentes Así: Componente de Talento Humano: a. Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos Código de Ética (Resolución No. 113 del 3 de noviembre 2015) Comité de Ética (Resolución No. 136 del 7 de diciembre de 2015) b. Desarrollo de Talento Humano, para la ejecución de se cuenta con los siguiente Planes: Plan de Inducción y reinducción Plan de Bienestar Plan Institucional de Capacitación Incentivos y Reconocimientos Evaluación del Desempeño Manual de Funciones Siachoque Componente Direccionamiento Estratégico Plan de Desarrollo Control (da a conocer como es el proceso de Formulación, Adopción, Ejecución y seguimiento del Plan de Desarrollo del Municipio de Siachoque). Estructura Organizacional (Organigrama). Indicadores Modelo de Operación por Procesos (Ciclo P.H.V.A.)

2 NORMALIZACIÓN DOCUMENTAL Página 2 de 11 Planificar P Secciones 1, 2, 3, 4, 5, 6 Hacer H Sección 7 Verificar V Sección 8 Actuar A Sección 8 Caracterización de Procesos. Componente Administración del Riesgo Administración del Riesgo (Procedimiento) Identificación del Riesgo (Manual) (Riesgos de Gestión). Análisis de Riesgos Valoración del Riesgo. Mapa de Riesgos. Autoevaluación Institucional 2. MODULO CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Autoevaluación de Control, se indica cómo se debe realizar la Autoevaluación Institucional a fin de evidenciar posibles fallas y plantear actividades de mejora al interior de la organización, de igual forma se habilita el formato de evaluación del Modelo Estándar de Control Interno para ser adoptado, e implementado. Auditorias Para la ejecución de las Auditorías Internas de Gestión se plantean algunos formatos los cuales se pondrán en consideración del Comité del Sistema de Control (Programación de Auditorias, Plan Específico de Auditorias, Lista de Chequeo, Informe de Auditoria, Acciones Preventivas y Correctivas y Auditoria Interna. Planes de Mejoramiento La elaboración de los planes de mejoramiento permite ajustar o corregir las falencias que se presentan al interior de la Alcaldía de Siachoque, y las cuales impiden el cumplimiento de metas y objetivos consignados en el Plan de Desarrollo Municipal, además de obstaculizar el buen funcionamiento y desarrollo de las actividades que cumplen los funcionarios. Para la formulación de los Planes de Mejoramiento se define un procedimiento tanto para el Individual como por procesos. Se Formulan algunos modelos de Planes de Mejoramiento los cuales serna revisados en conjunto con el Comité de Control Interno.

3 NORMALIZACIÓN DOCUMENTAL Página 3 de EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Dentro de este eje se plantean siguientes Manuales para una mejor interacción entre el Municipio y la comunidad. Manual de Atención al Ciudadano En este manual se da a conocer la forma como los Funcionarios de la Alcaldía Municipal sin excepción alguna debe darles trato a los clientes externos y sobre el cumplimiento de los horarios en los puestos de trabajo. Inventario de sistemas de Información Se plantea un formato para realizar el levantamiento de la Información con respecto al inventario de los Sistemas de información de la Alcaldía de Siachoque. Matriz de Comunicaciones Se plantea una Matriz dofa con toda el área de comunicaciones que se debe plantear y armonizar al Interior y hacia el exterior de la Alcaldía Municipal. Rendición de Cuentas Se Plantea un manual para llevar a cabo la Rendición de Cuentas a la Comunidad en cumplimiento de la normatividad vigente, ya que la Rendición de Cuentas como obligación legal y ética contribuye a demostrar el compromiso y gestión con los recursos del Estado; La Alcaldía Municipal de Siachoque por medio del manual, pretende consolidar sus estrategias de rendición de cuentas como un proceso permanente, donde la innovación continua en establecer espacios de comunicación e interacción con la ciudadanía y la utilización de múltiples medios, permitan un acercamiento y afianzamiento de una cultura de rendición de cuentas institucional, bajo el principio fundamental de la transparencia. Formatos para Atención al Ciudadano Con el fin de tener una mejor comunicación y que en todas las dependencias de la Administración Municipal se hable el mismo Idioma se propenderá por unificar los formatos y protocolos de atención ciudadana. Para lo cual se formulan algunos formatos a implementar así: Plan de Comunicaciones; Presentación de PQRSD por parte de los Usuarios; Control de PQRSD, Sugerencias; Consolidado de Sugerencias; Encuesta de Satisfacción del usuario; Tabulación de Encuestas; Publicaciones en la Página WEB de la Alcaldía de Siachoque; Convocatoria; Cronograma; Agenda; Preguntas y Sugerencias; Asistencia a la Rendición de Cuentas y Evaluación de la Rendición de Cuantas. Procedimientos

4 NORMALIZACIÓN DOCUMENTAL Página 4 de 11 Se formulan o proponen los Procedimientos para la elaboración e implementación del plan de comunicaciones de la Alcaldía; para la Publicación de documentos y manejo de la página Web de la Alcaldía con base en las normas del nivel Nacional y bajo los parámetros del Plan de Comunicaciones; el procedimiento para la Rendición de Cuentas a la comunidad, y por último el procedimiento para la Comunicación externa. Resolución No.141 del 14 de diciembre de 2015 Por el cual se Actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en la ALCALDÍA MUNICIPAL DE SIACHOQUE BOYACA. Con base en lo anterior y atendiendo el gran trabajo que se lleva a cabo en la Secretaria de Planeación y Obras Públicas se define en la primera reunión del Comité coordinador de control Interno, llevar a cabo el estudio para contratar una persona que apoye la revisión, socialización e implementación del Modelo Estándar de Control interno con base en los Estudios realizados por la Administración Anterior y realizar las correcciones a que haya lugar de ser el caso. El Manual de procesos y procedimiento se estructuro de la siguiente manera: 1. PROCESOS ESTRATÉGICOS 1.1. Gestión Para el Desarrollo Territorial 1.2. Gestión Financiera 1.3. Gestión Administrativa Y de Control Interno 1.4. Gestión Jurídica 2. PROCESOS MISIONALES 2.1. Planeación Territorial y Obra Pública y Gestión del riesgo 2.2. Justicia y Seguridad 2.3. Cultura Deporte y recreación 2.4. Servicios Públicos Domiciliarios 2.5. Enlace Municipal 2.6. Programas Sociales 2.7. Gestión Para la Salud 3. PROCESOS DE APOYO 3.1. Contabilidad y Finanzas 3.2. Sistema de Información 3.3. Gestión de Talento Humano 3.4. Contratación Estatal 3.5. Gestión Documental Y Almacén

5 NORMALIZACIÓN DOCUMENTAL Página 5 de 11 MAPA DE PROCESOS

6 NORMALIZACIÓN DOCUMENTAL Página 6 de 11 PLAN DE DESARROLLO Administración con Justicia Social Dentro del Plan de desarrollo que se formuló en cumplimiento de la Normatividad vigente y del Modelo Estándar de Control interno se plantea la siguiente Plataforma estratégica. 2. PARTE ESTRATEGICA LA PROPUESTA DEL GOBERNANTE VISION Dentro del contexto histórico que enmarca el desarrollo de nuestro municipio, estamos frente a un optimismo auténtico en nuestro futuro, con una confianza incomparable en nuestras potencialidades basadas especialmente en la producción agropecuaria y generando valor agregado; la paz y la tranquilidad que ostenta la región, buena ubicación a nivel regional, con posibilidades de convertimos en una economía emergente, atractiva para la inversión en el sector, siendo base fundamental una Administración Con Justicia Social. Ante este reto nos permite soñar con un Siachoque, donde las condiciones de vida de la población rural sean equitativas con las de la población urbana, con un municipio pujante económica y socialmente, integrado a la economía regional y nacional, con una infraestructura y un entorno competitivo y con una sociedad para la cual la sostenibilidad ambiental sea una prioridad y una práctica como elemento esencial del bienestar y como principio de Justicia social, para las futuras generaciones. MISIÓN La misión de Administración con Justicia Social, es encaminar la gestión hacia la construcción de procesos participativos de Justicia Social, buscando la asosiatividad que permitan favorecer el desarrollo político, social, cultural, psicológico e intelectual de la comunidad y que posibiliten un ambiente de trabajo propicio para la creatividad, integración y solidaridad con todas sus familias, actuando con honestidad, transparencia, eficiencia y oportunidad, entendiendo que el ejercicio de la política y la gestión pública es para el bien común y asumo para con mis paisanos, que serán los veedores de nuestras actuaciones los siguientes compromisos Humanos y de Gobierno: COMPROMISOS HUMANOS Como Siachoquense, de familia humilde, respetuosa y honesta, me propongo aplicar las buenas costumbres que me inculcaron, a fin de lograr la Justicia Social de mis conciudadanos y modelo de nuestras generaciones, donde el beneficio social este siempre por encima del interés particular, así: Honestidad en todas mis actuaciones para que lo que diga, piense y haga sea coherente con el bien común y el interés general y así alcanzar una justicia social.

7 NORMALIZACIÓN DOCUMENTAL Página 7 de 11 Transparente en el manejo de los recursos, para lo cual nos comprometemos a rendir cuentas a la comunidad sobre todas nuestras actuaciones y a tomar las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de los compromisos aquí consignados. Solidario con la comunidad en los momentos de dificultades o de éxito. Equitativo en el proceso de toma de decisiones para que cada habitante de Siachoque, tenga las mismas posibilidades en el ejercicio responsable de sus derechos y deberes por medio de una Administración Con Justicia social. Tolerante, disponiendo siempre de nuestra capacidad para entender, respetar y valorar a los demás. Participativo para que el desarrollo y el logro de las condiciones de bienestar general se conviertan en una responsabilidad de todos, como proyecto de destino común. COMPROMISOS DE GOBIERNO A partir del 2016, Administración Con Justicia Social, deberá dar cubrimiento y atención a los sectores más pobres y vulnerables del Municipio, haciendo énfasis en la generación de empleo, mejorando la calidad de vida de los pobladores, los servicios de salud y educación, brindando cultura y recreación, mejorando la producción agropecuaria e introduciendo valor agregado, control del medio ambiente y fortaleciendo la institución a fin de prestar mejores servicios y bienestar a la comunidad con Justicia Social. Teniendo en cuenta las ventajas comparativas de nuestro municipio que se halla en proceso de desarrollo, las competencias y responsabilidades que la constitución y la Ley le asigna, se sede iniciar un proceso de transformación institucional donde el fortalecimiento de la participación social y la consolidación de un proceso de desarrollo económico compatible con el medio ambiente, sean los principios de nuestra propuesta; he considerado que los siguientes ejes estratégicos serán los vitales en el Desarrollos de mi Siachoque. 1. REACTIVAR EL DESARROLLO ECONÓMICO Y LA GENERACIÓN DE EMPLEO La reactivación del sector productivo del municipio se constituye en un factor clave para propiciar la creación de riqueza expresada en transformación productiva, progreso técnico, desarrollo de infraestructura; lo que permitirá mejorar el desempeño competitivo y generar empleo de buena calidad. Para lograr la reactivación nuestro propósito es fortalecer la agroindustria, la implementación de tecnologías apropiadas en los procesos productivos agropecuarios y desarrollo sostenible del campo impulsando y generando valor agregado. Sera prioritario la utilización de la mano de obra calificada y no calificada de nuestros conciudadanos. 2. DESARROLLO SOCIAL INTEGRAL DE LOS SIACHOQUENSES

8 NORMALIZACIÓN DOCUMENTAL Página 8 de 11 El objetivo del desarrollo de este eje es generar oportunidades a las personas tanto para el acceso a bienes y servicios como para propiciar seres humanos sanos, con adecuados niveles de nutrición, personas con acceso a una vivienda digna, con adecuados servicios públicos y con espacios reales y efectivos para participar activamente en la vida social, política y económica. ESTRATEGIAS Gestión contundente y sin tregua para lograr el cumplimiento de los propósitos del programa de gobierno aprovechando la ley y compes del bicentenario de la batalla de Boyacá. Se gestionarán recursos de cooperación departamental, nacional e internacional por medio de proyectos acorde al plan de desarrollo Nacional y departamental. En alianza con instituciones públicas y privadas que participan en el desarrollo de los municipios se impulsará el proceso de transformación y modernización del municipio adecuando su estructura a las necesidades de la comunidad. Fortalecimiento del proceso de planeación participativa que permita ubicar ejes estratégicos de desarrollo que conduzcan a construir el camino que encamine el desarrollo del municipio hacia un horizonte plenamente identificado, atendiendo con prontitud las necesidades prioritarias e identificar los grandes retos que deberán ser asumidos por las futuras administraciones. Persistencia en el cumplimiento de los compromisos adquiridos por el actual gobierno nacional, departamental e instituciones públicas y privadas. Evaluación permanente de la gestión Municipal e implementar los correctivos necesarios para dar cumplimiento a los propósitos del programa de gobierno. POLÍTICAS Serán políticas de mi administración las siguientes: Valor para poder enfrentar los grandes desafíos sin vacilaciones. Conformación de equipos de trabajo multidisciplinarios sólidos, donde se incluyan a niños, jóvenes, estudiantes, adultos, hombres, mujeres, colonias, profesionales, comerciantes, etc. Delegación de funciones en funcionarios idóneos y responsables. Toma de decisiones concertadamente. Imparcialidad en la toma de decisiones abierta al diálogo, comunicativa y participativa. Trabajo con responsabilidad, efectividad, oportunidad y cumplimiento.

9 NORMALIZACIÓN DOCUMENTAL Página 9 de 11 Manejo de los recursos públicos con trasparencia, honestidad y eficiencia, oportunidad y efectividad, bajo los parámetros de Justicia Social. Acción contundente y sin tregua para garantizar el cumplimiento del programa de Gobierno. Luchar incansablemente por que la apatía y la indiferencia desaparezcan de la comunidad Siachoquense, que se consolide el respeto mutuo y que la paz y el diálogo sean el medio de la tolerancia. Terminación y puesta en funcionamiento de las obras iniciadas en las anteriores administraciones. No dejar obras inconclusas excepto aquellos macroproyectos que por su prioridad y sus altos costos de financiación requieren ser ejecutados durante varios periodos de gobierno. No atomización de recursos

10 NORMALIZACIÓN DOCUMENTAL Página 10 de 11 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA ALCALDIA DE SIACHOQUE - BOYACÁ DESPACHO DEL ALCALDE MECI Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO SECRETARÍA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS SECRETARÍA DE GOBIERNO DIRECCION LOCAL DE SALUD SECRETARIA DE HACIENDA COORDINACIÓN CONTROL INTERNO INSPECCION DE POLICIA COMISARÍA DE FAMILIA

11 NORMALIZACIÓN DOCUMENTAL Página 11 de 11 CONTRUCCIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO La Alcaldía Municipal de Siachoque, está comprometida en la construcción de estrategias que permitan la lucha contra la corrupción, la gestión transparente, el control y prevención de los riesgos, la racionalización de trámites, la accesibilidad a sus trámites y servicios, la creación de espacios de participación ciudadana y el mejoramiento de la atención al ciudadano. Dichas estrategias buscan generar más confianza en la población objetivo de la entidad y en la ciudadanía misma que directa o indirectamente se beneficia con nuestros servicios, direccionando el accionar de la entidad hacia la transparencia en la gestión y lucha contra la corrupción. Para dar cumplimiento a lo anterior se formuló el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano con base en el nuevo modelo establecido por el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP. Original Firmado WILSON EDUARDO ACUÑA AVILA Secretario de Planeación y Obras Públicas Con funciones de Control Interno de Gestión