Subsidios para cuidado de niños. Guía para Familiares, Amigos y Vecinos proveedores de cuidado de niños

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1 Subsidios para cuidado de niños Guía para Familiares, Amigos y Vecinos proveedores de cuidado de niños Revisado el 6 de enero de 2014

2 Índice Introducción... 2 Funciones y responsabilidades... 3 Determinación de la elegibilidad y pagos... 5 Tarifas de los subsidios para cuidado de niños del estado... 8 Copago mensual... 9 Reglas de facturación del cuidado de niños subsidiado... 9 Uso de Invoice Express...11 Opciones de pago...11 Información impositiva...11 Recursos...12 Subsidios para cuidado de niños: Guía para Familiares, Amigos y Vecinos proveedores de cuidado de niños 1

3 Introducción Esta guía brinda información acerca de la elegibilidad, la facturación y el pago de los subsidios del estado de Washington para proveedores de cuidado de niños que son Familiares, Amigos y Vecinos (FFN). Consulte esta guía cuando facture servicios de cuidado de niños del estado brindados por proveedores FFN. Programa de Cuidado de Niños Working Connections (WCCC) El WCCC ayuda a las familias elegibles a pagar el cuidado de niños mientras participan en actividades aprobadas, por ejemplo, trabajo, capacitación y programas educativos, y actividades aprobadas por TANF. Los proveedores de FFN pueden ser elegibles para brindar el cuidado de niños pagado por el WCCC. El Departamento de Aprendizaje Temprano (DEL) establece las políticas y las reglas de todos los programas de subsidios para cuidado de niños. El Departamento de Servicios Sociales y de Salud (DSHS) determina la elegibilidad de las familias, autoriza el cuidado de niños y paga a los proveedores por todos los programas de subsidios para cuidado de niños. Programas de cuidado de niños de la Administración de Niños (CA) Los trabajadores sociales de la CA aprueban los servicios de cuidado de niños para las familias elegibles. Los trabajadores sociales deben verificar que un proveedor calificado brinde el cuidado de niños. Los pagos a los proveedores son autorizados por el trabajador social asignado al niño y pagados por DSHS. Los proveedores de FFN pueden ser elegibles para brindar el cuidado de niños pagado por CA. Sindicato Internacional de Empleados de Servicios Filial 925 (SEIU 925) El SEIU 925 representa a los proveedores de cuidado de niños en hogares familiares (FHCC) con licencia y a los proveedores de cuidado de niños que son Familiares, Amigos y Vecinos (FFN). El Acuerdo de Negociación Colectiva (CBA) establece las disposiciones y los beneficios para los miembros del SEIU 925. Ver el contrato del CBA. Los miembros del SEIU 925 reciben los beneficios que se describen en el contrato negociado entre el SEIU y el estado de Washington. Los miembros pagan cuotas del 2% de los servicios de cuidado de niños pagados por el estado. Las cuotas tienen un límite máximo de $50 por mes. El estado paga a los proveedores FFN $10 por cada niño al que brindan cuidado, una vez que finalizan la capacitación sobre facturación de subsidios. La autorización debería aparecer en su factura en el plazo de 60 días después de la finalización de la capacitación. Haga un seguimiento de su capacitación en sus registros de asistencia para justificar su facturación. Si tiene alguna pregunta, llame a la Línea de Proveedores al Usted podría ser elegible para recibir más beneficios de capacitación como miembro del SEIU 925, por ejemplo: Reembolso de matrícula para ciertas clases que complete Una bonificación en efectivo si se convierte en proveedor de cuidado de niños en hogares familiares con licencia Una bonificación en efectivo por realizar una cantidad específica de cursos de capacitación aprobados por el DEL Glosario CA: Administración de Niños (Children s Administration) CBA: Acuerdo de Negociación Colectiva (Collective Bargaining Agreement) DEL: Departamento de Aprendizaje Temprano (Department of Early Learning) DSHS: Departamento de Servicios Sociales y de Salud (Department of Social and Health Services) FFN: Familiares, Amigos y Vecinos (Family, Friends and Neighbors) SCC: Cuidado de Niños Temporal (Seasonal Child Care) SEIU 925: Sindicato Internacional de Empleados de Servicios Filial 925 (Service Employees International Union Local 925) SSPS: Sistema de Pago de Servicios Sociales (Social Services Payment System) WAC: Código Administrativo de Washington (Washington Administrative Code) WCCC: Programa de Cuidado de Niños Working Connections (Working Connections Child Care) WCIP: Teléfono de Información de Working Connections (Working Connections Information Phone) Subsidios para cuidado de niños: Guía para Familiares, Amigos y Vecinos proveedores de cuidado de niños 2

4 Se recomienda a los miembros del sindicato que realicen los cursos de capacitación sobre facturación de subsidios que se describen en el CBA. Puede obtener más información acerca de esta capacitación y otros beneficios llamando al SEIU 925 al Funciones y responsabilidades Sus responsabilidades como proveedor FFN Para ser un proveedor FFN elegible, debe presentar un formulario de autorización de antecedentes completo ante el DSHS. Si usted cuida de un niño en su propio hogar, también debe presentar un formulario de autorización de antecedentes completo de cualquier persona mayor de 16 años que viva con usted o que se mude a su hogar. Las averiguaciones de antecedentes se deben realizar como mínimo cada dos años o con mayor frecuencia si el DSHS tiene una razón válida para que usted así lo haga. Informe al DSHS en el plazo de 24 horas acerca de cualquier condena penal o acusaciones pendientes contra usted o cualquier persona mayor de 16 años en su hogar, si el cuidado se brinda en su hogar. Informe al DSHS en el plazo de 10 días si cambia su nombre legal, domicilio o número de teléfono. Para ser elegible como proveedor FFN de cuidado de niños en el marco del programa WCCC, debe cumplir los siguientes requisitos: Debe ser mayor de18 años y ciudadano o residente legal de los Estados Unidos. No puede ser madre o padre biológico, madrastra o padrastro, madre o padre adoptivo o tutor legal del niño, ni un adulto que actúa en representación de los padres del niño o el cónyuge del tutor legal o del adulto que actúa en representación de los padres del niño. Debe tener buena salud física y mental para satisfacer las necesidades de los niños que cuida y, si el DSHS lo solicita, debe presentar prueba escrita de que usted tiene salud física y mental suficiente para ser un proveedor seguro de cuidado de niños. Debe acceder a brindar cuidado, supervisión y actividades diarias basadas en las necesidades de desarrollo del niño, incluidas las necesidades ambientales, físicas, nutricionales, emocionales, cognitivas, sociales y relativas a la seguridad. Debe brindar cuidado al niño sin castigo físico ni abuso mental. Debe estar informado acerca de las prácticas básicas de salud, la prevención y el control de enfermedades infecciosas, y las vacunaciones. Debe mantener la limpieza personal y brindar cuidado al niño en un hogar seguro. Debe ser puntual y constante en su empleo de cuidado de niños. Como proveedor FFN, debe colaborar con los padres para completar el formulario de solicitud. La solicitud completa debe estar fechada y firmada por usted y los padres del niño, y debe incluir los siguientes datos: Su nombre legal y su domicilio y su número de teléfono actuales. Una copia de una identificación con fotografía válida, como una licencia de conducir. Una copia de su tarjeta válida de seguro social o tarjeta de residencia permanente. El formulario de autorización de antecedentes con firma y fecha. Subsidios para cuidado de niños: Guía para Familiares, Amigos y Vecinos proveedores de cuidado de niños 3

5 Como proveedor FFN, debe implementar las siguientes prácticas de mantenimiento de registros: Lleve un registro de asistencia que indique los días y las horas en los que brindó cuidado a cada niño. Lleve un registro escrito, basado en la información proporcionada por los padres, que indique los nombres, los domicilios y los números de teléfono de las personas que pueden buscar al niño cuando los padres están ausentes. Solicite a los padres que firmen y coloquen la fecha en los registros de asistencia, al menos, una vez por semana. Presente copias de los registros de asistencia en un plazo de 14 días si el DSHS o el DEL así lo solicitan. Conserve los registros de asistencia durante cinco años. Los registros de asistencia de menos de un año de antigüedad deben estar disponibles inmediatamente al ser solicitados. Los siguientes requisitos de facturación se aplican a usted como proveedor FFN: No se le pagará por cuidado de niños brindado antes de que el DSHS apruebe la averiguación de antecedentes. Si brinda cuidado antes de que el DSHS apruebe su averiguación de antecedentes, la familia es quien tiene la responsabilidad de pagarle. Usted no puede facturar al DSHS por más de seis niños durante las mismas horas por cuidado que fue brindado para actividades aprobadas. Responsabilidades de los padres Los padres tienen la responsabilidad de completar el proceso de solicitud y los formularios exigidos para determinar la elegibilidad. Las familias pueden solicitar subsidios de diferentes maneras: Centro de Contacto de DSHS: En línea en Washington Connection Envíe por fax la solicitud al Centro de Contacto de DSHS: Presentación o envío por correo de la solicitud impresa a la Oficina de Servicios Comunitarios (CSO). Las solicitudes se pueden retirar en la CSO local. Las familias deben completar el proceso de solicitud y los formularios exigidos para determinar la elegibilidad. Las familias deben hacer lo siguiente: Cumplir con las pautas de ingresos del programa y participar en trabajo, capacitación, programas educativos y otras actividades de apoyo familiar aprobadas. Hacer los arreglos necesarios para el pago de servicios de cuidado de niños brindados que no estén aprobados por el WCCC. Pagar al proveedor el copago mensual y cualquier cargo adicional por servicios que solicite. La familia puede hacer los arreglos necesarios para que un tercero pague el copago en forma total o parcial. Asegurarse de que se brinde el cuidado en el lugar que el DSHS aprobó. Informar al DSHS sobre todo cambio relacionado con los proveedores de cuidado de niños en el plazo de cinco días. Las familias deben informar al DSHS en el plazo de 10 días si se produce algún cambio en lo siguiente: La cantidad de horas que se necesita cuidado. Ingresos familiares, si el cambio provocaría que la familia supere el límite máximo de ingresos para elegibilidad. Las familias pueden informar una disminución en los ingresos que pudiera disminuir su copago. Cantidad de miembros de la familia, por ejemplo, si alguien se muda a la casa o se va de esta. Horario de trabajo, capacitación o educación. Domicilio o número de teléfono de la familia. Obligación legal de la familia de pagar manutención de menores. Subsidios para cuidado de niños: Guía para Familiares, Amigos y Vecinos proveedores de cuidado de niños 4

6 La familia debe hacer lo siguiente: Presentar una lista escrita al proveedor con los nombres, los domicilios y los números de teléfono de las personas que pueden buscar al niño en su ausencia. Controlar el entorno y los servicios de cuidado de niños recibidos del proveedor. Asegurarse de que los niños estén al día con todas las vacunaciones del estado de Washington, excepto cuando estén exentos por razones médicas, religiosas o personales. Los padres que decidan no participar en las vacunaciones deben completar un Certificado de Exención según lo exigido por la ley estatal. Responsabilidades del DSHS Determinar la elegibilidad de una familia para recibir subsidios para cuidado de niños. Autorizar el cuidado de niños para actividades aprobadas fuera del hogar del cliente. Pagar a los proveedores elegibles por servicios de cuidado de niños autorizados y facturados y que se brinden a una familia elegible. Notificar a las familias y los proveedores con un mínimo de 10 días de antelación cuando los beneficios del subsidio finalicen antes de la fecha original de finalización de la notificación* del SSPS. Evaluar los sobrepagos y los pagos insuficientes. Responder preguntas relacionadas con la elegibilidad, las autorizaciones y los pagos. *El DSHS no notifica a las familias con 10 días de antelación cuando la familia ya no desea recibir subsidios para el cuidado de niños o no ha informado su nuevo domicilio al DSHS. Responsabilidades del DEL Escribir las políticas y las normas de elegibilidad del WCCC y el SCC. Administrar el CBA para proveedores FHCC y FFN. Informar al gobierno federal sobre los programas de subsidios para cuidado de niños de Washington. Determinación de la elegibilidad y pagos Paso 1: La familia solicita el subsidio La familia solicita la participación en el programa WCCC comunicándose con el DSHS de una de las siguientes tres maneras: Por teléfono, al Centro de Contacto al En línea en Washington Connection. CSO local. Paso 2: Se completa la solicitud y la averiguación de antecedentes La familia completa la solicitud y presenta la documentación necesaria a DSHS. Usted y los padres pueden completar la solicitud juntos. Usted y los padres deben completar y firmar la Parte 2 de la solicitud. Usted deberá presentar una identificación legible con fotografía y una tarjeta válida de seguro social. Es posible que también deba presentar documentación del INS. Subsidios para cuidado de niños: Guía para Familiares, Amigos y Vecinos proveedores de cuidado de niños 5

7 Todos los proveedores de cuidado de niños deben completar una averiguación de antecedentes, la cual se debe aprobar. Una averiguación de antecedentes también se exige a cualquier persona mayor de 16 años que viva en su hogar o se mude a su hogar mientras usted está brindando cuidado de niños en su hogar. Debe informar al DSHS en el plazo de 24 horas cuando alguien se mude a su hogar. Paso 3: Se determina la elegibilidad de la familia La familia completa la solicitud y brinda la verificación necesaria. DSHS reúne información acerca del hogar y las actividades y los ingresos de los padres para determinar la elegibilidad. Si la familia es elegible para el WCCC, los padres reciben una carta de asignación. Esta carta muestra las fechas en las que la familia es elegible para el cuidado de niños y el monto del copago mensual. Los programas de subsidios para cuidado de niños no pagarán por cuidados de niños brindados antes de la fecha de inicio que figura en la carta de asignación ni antes de la averiguación de antecedentes aprobada. Usted puede coordinar el pago de forma particular con la familia durante el plazo de determinación de la elegibilidad. Si se decide que la familia no es elegible y no se autoriza el subsidio para cuidado de niños, puede brindar el cuidado de niños y coordinar el pago de forma particular. Paso 4: El cuidado de niños se autoriza en el Sistema de Pago de Servicio Social (SSPS) del DSHS Llame a la Línea de Proveedores y proporcione su dirección de correo electrónico para recibir notificaciones por correo electrónico sobre las fechas de inicio, cambio o finalización de las autorizaciones de cuidado de niños del WCCC. Paso 5: Notificación del SSPS Recibirá una notificación del SSPS por correo, en la cual se confirmará la elegibilidad y la autorización de una familia. Paso 6: Autorización para brindar cuidado de niños Ahora está autorizado para recibir pagos del DSHS por brindar cuidado de niños subsidiado. Paso 7: Llega la factura Recibirá una factura, generalmente antes del último día de cada mes. Es posible que la primera factura por una nueva autorización no llegue hasta mediados del mes siguiente. Paso 8: Complete la factura de acuerdo con los registros de asistencia Revise el registro de asistencia diaria para determinar la cantidad de unidades que debe facturar según la asistencia, los días de ausencia y la autorización del niño. Complete la factura, fírmela y coloque la fecha. Para presentar la factura, puede llamar a Invoice Express al o enviarla por correo al DSHS a la siguiente dirección: State of Washington Dept. of Social and Health Services ISSD Data Control PO BOX Olympia, WA Paso 9: Se emite el pago Una vez que el DSHS recibe la factura completa, el SSPS procesa la factura inmediatamente después del final del mes de servicio y le envía el pago. El pago generalmente se envía por correo para distribución tres días laborables después de su procesamiento. Subsidios para cuidado de niños: Guía para Familiares, Amigos y Vecinos proveedores de cuidado de niños 6

8 Paso 10: Nueva autorización Antes de que finalice una autorización, el DSHS envía un paquete a las familias para que vuelvan a presentar la solicitud. Durante el proceso de la nueva solicitud, el DSHS determina si la familia sigue siendo elegible para recibir subsidios para el cuidado de niños. Las familias pueden volver a presentar la solicitud de las siguientes maneras: Por teléfono, al Centro de Contacto de DSHS al Envío del paquete con la información actualizada. En línea en Washington Connection. Usted y la familia recibirán un recordatorio acerca de la nueva autorización aproximadamente cinco semanas antes del final del período de autorización. Quizás quiera recordarle a las familias cuando se acerca la fecha de finalización de su autorización, de modo que puedan volver a presentar la solicitud a tiempo. Si una familia completa el proceso de la nueva solicitud luego de la fecha de finalización de la autorización y no hay una lista de espera para el programa, es posible que el cuidado de niños se autorice cuando la familia complete el proceso de la nueva solicitud. Si una familia completa el proceso de la nueva solicitud luego de la fecha de finalización de la autorización y hay una lista de espera para el programa, es posible que se incluya a la familia en la lista de espera y que la nueva autorización no se otorgue de inmediato. Si continúa brindando cuidado después de la fecha de finalización de la autorización sin recibir una nueva autorización, el DSHS no pagará el servicio. La familia sería responsable de pagar los servicios de cuidado de niños de forma particular. El cuidado de niños no es retroactivo cuando las familias vuelven a presentar la solicitud después de la fecha de finalización de la autorización. Notificaciones del SSPS Una vez que se autoriza el cuidado de niños y se procesa la información, recibirá una notificación del SSPS aproximadamente una semana después de autorizado el servicio. Si no recibe una notificación en el plazo de dos semanas desde la fecha en que la familia recibió la carta de asignación, llame a la Línea de Proveedores al Controle la notificación del SSPS para asegurarse de que la siguiente información sea correcta: Su nombre Su número de proveedor Servicios autorizados Nombres de los niños Cantidad de unidades autorizadas Tarifa estatal de cuidado de niños autorizada Fecha de inicio y finalización de la autorización Copago mensual de la familia Cambios o interrupción de los servicios Si la notificación del SSPS no es correcta, llame a la Línea de Proveedores al Recibirá una notificación del SSPS cada vez que haya un cambio en la autorización o cuando finalicen los subsidios para cuidado de niños. Control del estado de la solicitud El Teléfono de Información de Working Connections (WCIP) es un sistema telefónico automatizado y está disponible las 24 horas, los 7 días de la semana, en inglés y español. Debido a la confidencialidad, es posible que no pueda acceder a cierta información de la familia. Subsidios para cuidado de niños: Guía para Familiares, Amigos y Vecinos proveedores de cuidado de niños 7

9 WCIP le permite controlar lo siguiente: Si una solicitud está aprobada, denegada, pendiente o cerrada. Las fechas de entrada en vigencia del servicio. Los servicios autorizados de cuidado de niños. El monto del copago mensual de la familia. Mensajes especiales relacionados con los programas de subsidios. Para utilizar WCIP, necesitará los siguientes datos: Su número de proveedor de cuidado de niños del SSPS. Su número de identificación de empleado o los últimos cuatro dígitos de su número de seguro social. El número de la solicitud de cuidado de niños de la familia que se encuentra en la notificación del SSPS. Teléfono de Información de Working Connections (WCIP): Teléfono de Información de Working Connections (WCIP): Para las familias Para utilizar el Teléfono de Respuestas, una familia necesitará su número de identificación del cliente y el número de seguro social. Mediante el Teléfono de Respuestas, las familias pueden controlar lo siguiente: Si su solicitud está aprobada, denegada o pendiente. Las fechas de entrada en vigencia del servicio. Los servicios autorizados de cuidado de niños. El monto del copago mensual de la familia. Teléfono de Respuestas: Tarifas de los subsidios para cuidado de niños del estado Como proveedor, usted recibirá el pago autorizado del DSHS y el copago mensual de la familia. Usted tiene la responsabilidad de cobrar el copago a la familia. El DSHS no pagará el copago de la familia. En el caso de los proveedores FFN, el estado paga una tarifa más alta por el niño de la familia que necesita la mayor cantidad de horas de cuidado y una tarifa más baja por el cuidado de cada niño adicional de la familia. Ver las tarifas por hora de proveedores FFN (consulte el Anexo A-2 del CBA). Teléfono de Respuestas: Cuidado de niños con necesidades especiales Los programas de subsidios para cuidado de niños pueden pagarle una tarifa adicional por el cuidado de niños de hasta 19 años de edad que tienen una afección física, mental, emocional o conductual verificada que requiere un nivel superior de cuidado especializado. La tarifa de necesidades especiales también se puede pagar para niños de 13 a 19 años de edad que están bajo supervisión de un tribunal. El DSHS no paga la capacitación ni los equipos necesarios para el cuidado de niños con necesidades especiales. Subsidios para cuidado de niños: Guía para Familiares, Amigos y Vecinos proveedores de cuidado de niños 8

10 En el caso del cuidado de niños con necesidades especiales, se autoriza uno de dos reembolsos: nivel 1 o nivel 2. Cualquiera de estas dos tarifas se suma a la tarifa del subsidio para cuidado de niños estándar del estado. Llame a la CSO local para presentar una solicitud para recibir la tarifa de necesidades especiales de nivel 1. Tarifa de necesidades especiales nivel 1: Una autorización de nivel 1 significa que usted acepta la tarifa estándar de necesidades especiales del estado. Tarifa de necesidades especiales nivel 2: El padre trabaja con usted, el DSHS y el DEL para determinar si su hijo califica para la tarifa de necesidades especiales nivel 2. Antes de que se pueda autorizar la tarifa de necesidades especiales, el DSHS debe tener lo siguiente: El formulario de solicitud de tarifa de cuidado de niños con necesidades especiales completado por separado y firmado por el padre o la madre. El formulario de solicitud de tarifa de cuidado de niños con necesidades especiales completado por separado y firmado por el proveedor. Verificación escrita emitida por un profesional de las áreas de salud, salud mental, servicios sociales o educación con, al menos, un título de maestría, o por un enfermero registrado. Obtenga más información acerca de necesidades especiales en el CBA, artículo La verificación debe describir el nivel adicional de cuidado especializado que se necesita en el entorno de cuidado de niños superior a lo que brindaría a niños sin necesidades especiales. Para la autorización de necesidades especiales, facture la misma cantidad de unidades que factura por la tarifa por hora estándar. Ver la solicitud de tarifa de cuidado de niños con necesidades especiales. Copago mensual Las familias deben hacer un copago para ayudar a pagar parte del costo del cuidado del niño. La notificación de SSPS y la factura incluyen el monto del copago mensual de la familia. Si no cobra el copago al padre, DSHS no pagará esa porción. Si una familia tiene más de un proveedor de cuidado de niños, el copago podría ser asignado a solo uno de los proveedores. Las familias pueden hacer un acuerdo de pago con usted para que un tercero pague el copago mensual de forma total o parcial. Si la familia no paga el copago, comuníquese con la Línea de Proveedores. Las familias pueden perder los beneficios de cuidado de niños si no pagan o si no hacen acuerdos aceptables para pagar su copago. Si decide no cobrar el copago, debe indicarlo en sus registros y proporcionar una copia a los padres. Reglas de facturación del cuidado de niños subsidiado Consulte sus registros de asistencia y las reglas de esta guía para realizar la facturación. Mantenga registros de asistencia diarios, precisos y completos de todos los niños bajo su cuidado que reciban subsidios para cuidado de niños. Conserve los registros de asistencia de cada niño, firmados por los padres al menos una vez por semana, durante cinco años, como mínimo. Tenga los registros de asistencia de los últimos 12 meses inmediatamente disponibles para su revisión a solicitud del DSHS o DEL. Presente al DSHS o DEL los registros de asistencia solicitados dentro de los 14 días posteriores a la solicitud. Subsidios para cuidado de niños: Guía para Familiares, Amigos y Vecinos proveedores de cuidado de niños 9

11 Horas de feriados escolares Los niños en edad escolar son aquellos que tienen entre 5 y 12 años de edad al 1 de septiembre y asisten a la escuela. Durante el año escolar, la mayoría de los niños en edad escolar solo necesitan cuidados antes y después de la escuela. En ocasiones, la escuela está cerrada o los niños deben salir antes del horario normal. Probablemente, el niño necesite horas extras de cuidado en esos días. Para facturar estas horas extras, utilice la casilla horas de feriados escolares de la factura. Facture las horas en esta casilla únicamente si usted cuidó de un niño en edad escolar durante las horas en que el niño normalmente hubiera estado en la escuela y brindó el cuidado durante más horas que las incluidas en la casilla de unidades normales. Las horas de feriados escolares solo están disponibles desde septiembre hasta mayo. No hay horas de feriados escolares en junio, julio ni agosto. Pagos insuficientes Los pagos insuficientes pueden producirse debido a que usted: Brindó servicios que no estaban autorizados, pero que eran actividades aprobadas para los padres. Cometió un error en su factura que provocó que reciba un pago insuficiente. No recibió pago por todo lo que incluyó en la factura. Siga estos pasos si cree que recibió un pago insuficiente: Controle sus registros para determinar si el nombre del niño apareció en la factura dentro de los 12 meses posteriores a la fecha del servicio. Compare sus registros de asistencia con su factura para determinar si recibió un pago insuficiente. Llame a la Línea de Proveedores al para informar un pago insuficiente. Para corregir un pago insuficiente, los proveedores deben presentar ante el estado la factura para pago por servicios de cuidado de niños antes de pasados los 12 meses después de la fecha del servicio. A los fines de corregir errores en los pagos en los que la factura para el pago se presentó a tiempo, el límite de tiempo de cada parte para corregir un error en el pago y solicitar un reembolso es el siguiente: Dos años si el error se encuentra en las tarifas pagadas por edad o región. Este límite de dos años no corresponde a auditorías federales, que pueden remontarse a tres años. Hasta tres años si el error está en cualquier otro aspecto. Sobrepagos Los sobrepagos pueden producirse debido a que usted: Factura más días que los autorizados para uno o varios niños. No tiene registros de asistencia. No tiene registros de asistencia que coincidan con sus registros de facturación. Llame a la Línea de Proveedores al para informar un sobrepago si sus registros de asistencia no coinciden con el monto que se le pagó. Recibirá una Notificación de sobrepago de proveedor si recibió un sobrepago. Si tiene preguntas acerca del sobrepago, llame al número de teléfono que figura en la notificación. No se podrá presentar quejas de las disputas concernientes a sobrepagos, pero estarán sujetas al proceso de audiencia administrativa. Subsidios para cuidado de niños: Guía para Familiares, Amigos y Vecinos proveedores de cuidado de niños 10

12 En la Notificación de sobrepago de proveedor, se indica cómo se debe cuestionar el sobrepago. Si los sobrepagos no se solucionan hablando con el personal de la Línea de Proveedores de DSHS ni mediante una audiencia administrativa, debe devolver el dinero. Uso de Invoice Express Llame a Invoice Express: Cómo utilizar Invoice Express Folleto de Invoice Express Opciones de pago Cheques enviados mediante el Servicio Postal de los EE. UU. Debería recibir un cheque por correo aproximadamente 10 días laborables después de que el DSHS reciba su factura. El DSHS no puede garantizar la fecha de entrega de los cheques que se envían mediante el Servicio Postal de los EE. UU. Depósitos directos Puede elegir que sus pagos se depositen en una cuenta corriente o de ahorros. Los cheques se depositan en su cuenta el quinto día laborable después de que el DSHS procese la factura. Obtenga más información acerca de los depósitos directos: En el sitio web de DSHS. Por teléfono, al Solicite información por escrito a la siguiente dirección: DSHS-SSPS Attn: Direct Deposit Desk P.O. Box Olympia, WA En su solicitud, debe incluir la siguiente información personal: Nombre Solicitud escrita de formularios de depósito directo Número de proveedor del SSPS Domicilio postal, incluidos ciudad, estado y código postal Número de teléfono con código de área Información impositiva Se le enviará por correo un registro de los pagos que el DSHS le realizó. Este registro se denomina Notificación de Envío (Remittance Advice) e incluye una lista de las deducciones que se pueden utilizar para fines impositivos, incluidas las cuotas de sindicatos. Si una persona o una empresa desea verificar sus ingresos, puede presentarle la notificación de envío. Parte de la información de la notificación de envío es confidencial y no se debe divulgar. Es similar a un talón de pago. Si necesita otra documentación, además de la notificación de envío, puede solicitar un formulario de evidencia de ingresos al DSHS. Envíe su solicitud por escrito a la siguiente dirección: SSPS Attn: Evidence of Income P.O. Box Olympia, WA Subsidios para cuidado de niños: Guía para Familiares, Amigos y Vecinos proveedores de cuidado de niños 11

13 El impuesto federal sobre la renta no se retiene del pago que recibe del DSHS. Los ingresos que recibe del DSHS se informan al Servicio de Rentas Internas (IRS). Recibirá un formulario W-2 a los efectos del impuesto sobre la renta. Si desea que se retenga el impuesto federal sobre la renta de su pago de cuidado de niños, debe completar un formulario W-4 del IRS. Puede obtener el formulario comunicándose con el IRS en o llamando al Envíe por correo o fax el formulario W-4 completo a la siguiente dirección: DSHS Provider File Unit Section Two P.O. Box Olympia, WA Si tiene alguna pregunta sobre impuestos, comuníquese con el IRS. Recursos Programas del DSHS Teléfono de Información de Working Connections (WCIP) para proveedores de cuidado de niños: Disponible las 24 horas para WCCC y SCC Idiomas que se hablan: inglés y español Información acerca de lo siguiente: Autorización de la familia Copago Estado del caso Fechas de entrada en vigencia de la cobertura La información está disponible una vez que se ha procesado el caso de la familia. Línea de Proveedores del WCCC: Se dispone de asistencia en idiomas Correo electrónico: Fax: Solicitud de tarifa de necesidades especiales. Estado de una solicitud o revisión de WCCC o SCC. Autorización de pago o facturación. Brinde información acerca de sus tarifas. Informe un error en una autorización vigente. Haga preguntas acerca de una autorización. Subsidios para cuidado de niños: Guía para Familiares, Amigos y Vecinos proveedores de cuidado de niños 12

14 Administración de Niños del DSHS Para informar casos de abuso y negligencia: ENDHARM o Para informar en línea presuntos casos de negligencia y abuso de menores Centro de Atención al Cliente del DSHS: Fax: Las familias pueden solicitar servicios o informar cambios Teléfono de Respuestas del WCCC y el SCC para familias: Las familias autorizadas para formar parte del WCCC o el SCC pueden controlar el estado de su caso DEL: Información para proveedores de cuidado de niños Oficina del Superintendente de Instrucción Pública Programa de Alimentos para Cuidado de Niños: Brinda fondos federales para servir alimentos y bocadillos nutritivos a través del Programa de Alimentos para Cuidado de Niños Apoyo para miembros del SEIU 925: Si tiene preguntas acerca del contrato, las reuniones y los talleres de SEIU, o la representación en su área. Acuerdo de Negociación Colectiva Cuidado de la Salud SEIU 925: Línea de Quejas de Proveedores de Cuidado de Niños: Subsidios para cuidado de niños: Guía para Familiares, Amigos y Vecinos proveedores de cuidado de niños 13

15 Subsidios para cuidado de niños: Guía para Familiares, Amigos y Vecinos proveedores de cuidado de niños Revisado el 6 de enero de 2014 En línea: Department of Early Learning P.O. Box Olympia, WA Línea gratuita: DeptOfEarlyLearning

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