CONTROL Y MONITOREO DE INDICADORES DE CALIDAD

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1 CONTROL Y MONITOREO DE INDICADORES DE CALIDAD ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Henry Giraldo Gallego Angela Viviana Echeverry Díaz Armando Rodríguez Jaramillo Cargo: Profesional Universitario Cargo: Asesor Cargo: Secretario de Despacho

2 Página 2 de 7 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ALCANCE DEFINICIONES NORMATIVIDAD CONDICIONES GENERALES CONTENIDO REGISTROS DE CALIDAD DOCUMENTOS DE REFERENCIA ANEXOS... 7

3 Página 3 de 7 1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto el control y monitoreo de los indicadores de manera permanente y suministrar la información en los términos definidos por la entidad. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la elaboración, control, evaluación y presentación de los indicadores por Objetivos de Calidad. Incluye la participación directa de la Secretaría de Planeación y Planificación. 3. DEFINICIONES 3.1 EVALUACION Señalamiento, estimativo, apreciación, cálculo del valor de una acción o cosa. Medición dentro de términos previstos del desarrollo o resultado de una operación. Examen analítico y crítico del Sistema de Control Interno orientado a prevenir, subsanar u obviar fallas en el proceso. 3.2 INDICADOR Se caracteriza porque no se refiere al proceso mismo sino al resultado cuando se compara con una meta establecida previamente. Se expresa generalmente en términos porcentuales y pueden medir variaciones con relación a una meta propuesta o establecer tendencias de un proceso determinado. Expresa relación de causa - efecto y por ello es elemento fundamental para la toma de decisiones. 3.3 META Sumatoria de objetivos orientados dentro de un esquema de planeación. Permite precisar el alcance del objetivo. Son la expresión tangible de un objetivo en términos cuantitativos y cualitativos.

4 Página 4 de OBJETIVO Resultado que la Entidad aspira lograr a través del cabal discernimiento de su misión. Es una descripción de resultados que deben ser alcanzados. Finalidad a la que se orientan las acciones de un plan, programa, subprograma o proyecto. El objetivo debe ser de amplio alcance organizacional, enfocado a lograr resultados realistas y posibles. Debe ser un reto, claro y definido, en el corto, mediano y largo plazo y tener capacidad para ser priorizado. Los objetivos deben ser comprendidos por todos los miembros del grupo de quienes se espera contribuyan a lograrlos. Define lo que se pretende hacer. Están directamente relacionados con la misión, visión y valores. 3.5 UNIDAD ADMINISTRATIVA Corresponde a la denominación general que se le da a las diferentes dependencias jerárquicas en que se distribuye la estructura organizacional de la Entidad: Despacho del Gobernador, Oficina y Secretarías de Despacho. 4. NORMATIVIDAD - NTCGP 1000: CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Gestión de la Planeación y la Planificación. SUBPROCESO: Desarrollo Organizacional INTERRELACIONES PROVEEDOR: Todos los procesos. CLIENTE: Todos los procesos, Comunidad, Entidades Públicas Nacionales y Territoriales. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES

5 Página 5 de Riesgos No contar con información veraz para la medición de los indicadores por objetivo de Calidad Puntos de control Coordinación entre la Secretaría de Planeación y Planificación y las dependencias para el suministro veraz y oportuno de la información que permita la medición de los indicadores. (Actividad 2)

6 Página 6 de 7 6. CONTENIDO No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO 1 Solicitar a cada una de las dependencias el suministro de información necesaria para el seguimiento y medición de los previstos en el Manual MDAP-01. Revisión de indicadores Continuo 2 Realizar la medición de los indicadores por cada objetivo de calidad. 3 Elaborar el informe para el Representante por la Dirección con los resultados consolidados de la medición de indicadores Medición de Indicadores Informe medición de indicadores Coordinador del SIGA Continuo Anual 4 Plantear propuestas para la modificación de los indicadores por objetivo de calidad cuando se considere pertinente. Propuestas realizadas Continuo

7 Página 7 de 7 7. REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL Código Nombre Recolección Indización Clasificación LM-PLA-06 F-PLA-21 Listado Maestro de Indicadores Informe y Acta Revisión por la Dirección Coordinador del SIGA Coordinador del SIGA Personal Autorizado Carpeta - Base Consecutivo Secretaría de de Datos Planeación y Planificación Carpeta Consecutivo Secretaría de Planeación y Planificación Tiempo de Retención Método 2 años Archivo Central 2 años Archivo Central 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 M-PLA-01 Manual de Calidad. 9. ANEXOS 9.1 LM-PLA-06 Listado Maestro de Indicadores 9.2 F-PLA-21 Informe y Acta de Revisión por la Dirección