PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO. SELECCIÓN ABREVIADA SUBASTA INVERSA PRESENCIAL No. SA-DIS-SI

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1 PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO PRESENCIAL OBJETO: ADQUISICIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE PARA LA RENOVACIÓN TECNOLÓGICA REQUERIDA EN LA ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTAL PEREIRA AGOSTO Pag.1 de 102

2 1. OBJETO: ADQUISICIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE PARA LA RENOVACIÓN TECNOLÓGICA REQUERIDA EN LA ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTAL 2. DESCRIPCION O ALCANCE DEL OBJETO: A continuación se relacionan los elementos de hardware y software organizado por grupos, que se deben suministrar para la renovación tecnológica requerida por la Administración Departamental, en el ANEXO 3 Precios de Referencia, se relacionan las cantidades requeridas con los precios unitarios definidos en el estudio de mercado realizado por la entidad y que determinan el valor del presupuesto oficial estimado para el presente proceso; dicho anexo es informativo para los proponentes. El Anexo 5. Es un archivo en Excel que corresponde al Formulario de la propuesta económica el cual debe diligenciar el proponente de forma digital solo valor unitario por cada elemento requerido; el proponente ANEXO 4 Fichas Técnicas, se determinan las especificaciones técnicas y cantidades que se deben suministrar: GRUPO NOMBRE DEL GRUPO 1 COMPUTADORES, PORTÁTILES, TABLETS Y LICENCIAS 2 EQUIPO DE IMPRESIÓN Y CAPTURDA DE DATOS 3 REPUESTOS Y ACCESOSRIOS INFORMÁTICOS 4 EQUIPOS E INSUMOS PARA RED DE DATOS 5 EQUIPOS PARA IMAGEN Y SONIDO 6 EQUIPOS IMPRESIÓN ESPECIALIZADA GRUPO AL DETALLE CANTIDADES TOTALES 1 COMPUTADORES, PORTÁTILES, TABLETS Y LICENCIAS 131 COMPUTADOR TIPO 1 13 COMPUTADOR TIPO 2 11 COMPUTADOR TIPO 3 33 COMPUTADOR TIPO 4 1 LICENCIA 4 LICENCIA 52 PORTATIL TIPO 1 10 PORTATIL TIPO 2 1 TABLETS 6 2 EQUIPO DE IMPRESIÓN Y CAPTURDA DE DATOS 14 ESCANER 2 IMPRESORA 11 Lector de Código de Barras 1 3 REPUESTOS Y ACCESOSRIOS INFORMÁTICOS 304 AMARRAS 13 APUNTADOR 1 Pag.2 de 102

3 Baterías para portátil 15 BLOWER PARA LIMPIEZA DE PC 1 Cámara IP (Ethernet) en Domo Full HD 3 Cargador de Pilas AAA y AA 1 Cargador de Pilas de 9v 1 CARGADORES PARA PORTATILES 5 Cartuchos para la etiquetadora portátil 3M PL100 3 CONVERTIDOR 1 Diademas con micrófono 2 DISCO DURO EXTERNO 5 DISCOS DUROS DE PORTATIL 10 DISCOS DUROS PARA PC 15 Etiquetadora Portátil 3M PL FUENTE 1 FUENTES DE PODER 20 FUENTES DE PODER GENERICAS 10 FUSORA 1 GRABADORA DE PERIODISTA 3 IMPRESORA 5 Kit de herramientas Black & Decker 1 KIT DE LIMPIEZA 2 KIT DE MANTENIMIENTO 16 KIT DE MANTENIMIENTO 6 KIT DE MANTENIMIENTO COMPLETO PARA EL MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS Y LECTORES DE CODIGOS DE BARRAS 11 KIT DE MANTENIMIENTO PARA SCANNER 13 KIT DE MANTENIMIENTO SCANNER 3 KIT DE MANTENIMIENTO Y SCANNER 6 LECTOR 3 LECTOR DE DISCOS DUROS 2 MEMORIA RAM 20 Memorias 14 MEMORIAS DDR2 15 MOUSE 30 Multímetro Fluke Organizador de cable Pilas recargables de 9v 4 Pilas recargables de AA 4 Pilas recargables de AAA 4 Pag.3 de 102

4 PRCESADOR COREI DE TECLADOS 30 4 EQUIPOS E INSUMOS PARA RED DE DATOS 22 Access Point FortiAP-221B 2 CABLE DE RED 6 Herramienta de red 4 Probador de Cable de Red TRENDnet TC-NT2 v1.1r 1 SWITCH 8 TESTER 1 5 EQUIPOS PARA IMAGEN Y SONIDO 6 AMPLIFICADOR DE AUDIO 1 Cámara Web 2 SISTEMA DE VIDEO CONFERENCIA 1 TELEVISOR 1 VIDEO BEAM 1 6 EQUIPOS IMPRESIÓN ESPECIALIZADA 3 FOTOCOPIADORA 2 PLOTTER 1 Total general OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA. El proponente se compromete a: 3.1. Responder porque los ítems a entregar se encuentren en condiciones óptimas de presentación y empaque Cada uno de los elementos deben ser nuevos NO REMANUFACTURADOS 3.3. Presentar el certificado y el proceso para acceder a la garantía de los equipos ofertados Los elementos requeridos deben ser entregados en el almacén de la Gobernación de Risaralda, previo acuerdo con el interventor y de acuerdo a la facturación 3.4. Parafiscales. Los Contratistas están en la obligación del pago de parafiscales durante el tiempo de ejecución del Contrato, ellos son: EPS, Pensión, ARL, Sena, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Caja de Compensación Familiar. Esto en concordancia con el Artículo 50 de la Ley 789 y el Articulo 23 de la ley 1150 de Según el caso EL CONTRATISTA se compromete a diligenciar conjuntamente con la Interventoría la evaluación de proveedores, conforme a las obligaciones y documentación solicitada EL CONTRATISTA se compromete además del objeto del Contrato y su alcance, a cumplir con todas las obligaciones inherentes a él, en especial, las relacionadas con el uso de la documentación utilizada en el Sistema de Gestión de Calidad de la Gobernación de Risaralda. 4. PREVALENCIA NORMATIVIDAD VIGENTE. Pag.4 de 102

5 Lo dispuesto en el presente Pliego de Condiciones se regirá por lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y demás Decretos reglamentarios y normas vigentes sobre la materia. En todo caso de discordancia entre éstas y aquel prevalecerá la normatividad anteriormente expuesta. 5. DIRECCIONES Y CRONOGRAMA DE LA 5.1 Dirección Página Web: y 5.2 Dirección de la Contratación. 5.3 Dirección Física: Toda correspondencia por escrito y la Propuesta del Oferente, deberá ser entregada directamente a la Dirección de Recursos Físicos de la, Palacio de la Gobernación, carrera 13 No , piso 4 plazoleta de la ciudad de Pereira. P. B. X , extensión 277. El Departamento de Risaralda no se hace responsable por comunicaciones o Propuestas enviadas por correo, entregadas en archivo, dirigidas o entregadas en otra Dependencia y el Interesado y/o Proponente no tendrá derecho a reclamo posterior si esto ocurriere. Los horarios de atención al público en la Gobernación, son los días hábiles, de lunes a viernes de las 7.30:00 a las 12:00 horas y de las 14:00 a las 17:30 horas DIRECCIÓN DONDE SE PUEDEN CONSULTAR LOS ESTUDIOS PREVIOS. Los estudios y documento previos del presente proceso estarán a disposición de los interesados en la, Dirección de Informática y Sistemas, Palacio de la Gobernación, carrera 13 No , piso 1 plazoleta de la ciudad de Pereira. Los proyectos de pliego y pliegos definitivos, especificaciones técnicas, presupuesto oficial, cronograma del proceso, convocatoria a las veedurías ciudadanas, convocatoria pública, aclaraciones o adendas, listados y actas que se produzcan durante el proceso, estarán publicados en el portal único de contratación y en la página WEB del Departamento, los interesados podrán consultarlos y bajarlos de las páginas. Pag.5 de 102

6 5.5. Cronograma ACTIVIDAD FECHA HORA SITIO Publicación del Proyecto pliegos de Condiciones, aviso de convocatoria, Ficha técnica, Estudio previo, análisis de riesgos y análisis del sector. Octubre 8 de 2014 Portal Único de contratación -Web Publicación Convocatoria Veeduría Octubre 8 de 2014 Portal Único de contratación -Web Observaciones al Proyecto de pliego de Condiciones Respuesta de Observaciones al Proyecto de pliegos Publicación pliego definitivo y Resolución de Apertura del proceso Octubre 8 al 16 de 2014 Octubre 20 de 2014 Octubre 21 de o Secretaria Portal Único de contratación -Web Portal Único de contratación -Web Cierre del proceso (entrega de sobres) Octubre 28 de :00 a.m. Oficinas de la Dirección de Recursos físicos 4to piso Publicación de los proponentes habilitados Términos para subsanar y traslado de la evaluación Audiencia de subasta inversa presencial (o negociación cuando solo haya un proponente habilitado) Publicación del acto de Adjudicación y/o declaratoria de desierta Noviembre 5 de :00 a.m. Noviembre 5,6 y 7 de 2014 Noviembre 11 de :30 p.m. Noviembre 12 de 2014 Portal Único de contratación -Web Oficinas de la Dirección de Recursos físicos 4to piso Oficinas de la Dirección de Recursos físicos 4to piso Portal Único de contratación -Web Suscripción del contrato Noviembre 14 de 2014 Secretaría Jurídica Legalización del Contrato Noviembre 18 de 2014 Secretaría Jurídica 5.6. PRESENTACION DE LA PROPUESTA: Pag.6 de 102

7 Quienes deseen proponer, deberán presentar en la fecha y antes de la hora de cierre prevista para el efecto, CUATRO sobres cerrados, Los dos primeros sobres con la propuesta TÉCNICO JURIDICA Y FINANCIERA, Original y Primera Copia, Los dos sobres restantes con la propuesta ECONOMICA, Original y Primera Copia, la cual sólo será abierta al momento del inicio de la puja, indicando claramente su contenido así: Departamento de Risaralda,, Dirección de informática y Sistemas, Selección Abreviada SUBASTA INVERSA PRESENCIAL SA- DIS-SI objeto, municipio, nombre del Proponente, dirección, teléfono, fax (sí lo posee), correo electrónico (sí lo posee). Todas las páginas contenidas en los sobres deberán venir legajadas, foliadas, y rubricadas (firmadas) por el Representante Legal, cuando se trate de Persona Jurídica, o por la Persona Natural o por el Representante del Consorcio o Unión Temporal. 6. CONDICIONES GENERALES 6.1. PERFIL SOLICITADO: PERSONA JURIDICA: Cuyo objeto comercial esté relacionado en el suministro de hardware y software, objeto de la presente contratación con el respectivo certificado de la Cámara de Comercio, con capacidad para celebrar Contratos, según las disposiciones vigentes. PERSONA NATURAL: Con establecimiento de comercio, plenamente capaz e inscrita en el registro mercantil, cuya actividad comercial esté relacionado con el suministro de hardware y software, objeto de la presente contratación, lo cual se acreditará con el respectivo certificado de la Cámara de Comercio CONSORCIO O UNIONES TEMPORAL: Los integrantes del consorcio o unión temporal deben estar legalmente constituidos, cuya actividad comercial esté relacionado con el suministro de hardware y software objeto de la presente contratación, con capacidad de celebrar Contratos, según las disposiciones vigentes. Estas personas deberán cumplir los siguientes requisitos: Que presenten documento de conformación del Consorcio o Unión temporal debidamente firmado y conforme a los requisitos establecidos en el estudio previo. Que todos los integrantes se encuentren inscritos en el Registro Único de Proponentes, en la actividad, especialidad y grupo solicitado y que éste se encuentre vigente y en firme. Cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión temporal deberán cumplir con el perfil. 6.3 Registro Único de Proponentes. El proponente deberá presentar el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio expedido de conformidad con la norma vigente, se realizará la verificación en el RUP de la clasificación UNSPSC así: Pag.7 de 102

8 CODIGO PRODUCTO UNSPSC COMPUTADOR TIPO LICENCIA LICENCIA LICENCIA PORTATIL TIPO TABLETS ESCANER IMPRESORA IMPRESORA IMPRESORA IMPRESORA Lector de Código de Barras AMARRAS APUNTADOR Baterías para portátil BLOWER PARA LIMPIEZA DE PC Cámara IP (Ethernet) en Domo Full HD Cargador de Pilas AAA y AA Cartuchos para la etiquetadora portátil 3M PL CONVERTIDOR DISCO DURO EXTERNO FUENTE FUENTES DE PODER GRABADORA DE PERIODISTA IMPRESORA Kit de herramientas Black & Decker KIT DE LIMPIEZA KIT DE MANTENIMIENTO KIT DE MANTENIMIENTO KIT DE MANTENIMIENTO KIT DE MANTENIMIENTO PARA SCANNER KIT DE MANTENIMIENTO SCANNER KIT DE MANTENIMIENTO Y SCANNER KIT DE MANTENIMIENTO Y SCANNER LECTOR LECTOR DE DISCOS DUROS MEMORIA RAM MOUSE Pilas recargables de 9v PRCESADOR COREI DE TECLADOS CABLE DE RED CABLE DE RED Probador de Cable de Red TRENDnet TC-NT2 v1.1r SWITCH Pag.8 de 102

9 AMPLIFICADOR DE AUDIO Cámara Web SISTEMA DE VIDEO CONFERENCIA TELEVISOR VIDEO BEAM PLOTTER FOTOCOPIADORA Organizador de cable 6.4. ACTUACION EN LA AUDIENCIA DE SUBASTA. En la audiencia de subasta pública, que se realizará de acuerdo con el cronograma, deberá asistir el proponente que está facultado para comprometerse, en caso contrario podrá autorizar a un tercero, otorgando en el escrito amplias facultades para comprometerse, para hacer lances y para notificarse, si fuere el caso, del acto de adjudicación. Conforme al Artículo 41 numeral 4 del Decreto 1510 de 2013, para que pueda llevarse a cabo la Subasta Inversa deberá resultar habilitados para presentar lances de precios por lo menos dos (2) proponentes. Si sólo un oferente resultaré habilitado para participar en la subasta, la entidad adjudicara el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda del presupuesto oficial indicado en el pliego de condiciones. La administración departamental propende por la maximización de sus recursos económicos, es por esto que invitará al único proponente a que realice un descuento en su oferta de por lo menos un lance de mejora propuesta para este proceso Presupuesto Oficial para la presente contratación es de: CUATROCIENTOS SETENTA Y DOS MILLONES CIENTO DIEZ Y SEIS MIL SEISCIENTOS SETENTA Y CUATRO PESOS MONEDA CORRIENTE, ($ ,oo)incluido IVA; Con recursos propios de las diferentes Secretarías de la Administración Departamental. 6.6 Precios Referencia. De acuerdo con lo establecido en el Numeral 4 del Artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, atendiendo las características, especificaciones técnicas requeridas, el Departamento de Risaralda se utilizó como base Los precios referencia que se obtuvieron a partir de los costos de los elementos adquiridos en la vigencia 2013 en proceso de licitación aplicando el ajuste de acuerdo al IPC con vigencia 2014; igualmente se realizaron consultas por internet directamente tomando el valor del dólar a $2.000 y un incremento del 25% por gastos de importación y envío de elementos. Todos los estudios de mercado se encuentran en archivo digital en Excel compra de equipos 2014 en la carpeta del presente proceso. Luego de realizar los estudios de mercado respectivos con el fin de establecer el presupuesto oficial y los precios de referencia, se consultó y realizaron una serie cotizaciones con precios actuales en el mercado, obteniéndose cotizaciones de los siguientes posibles oferentes: Elatín Calle 19 No Oficina 1503 teléfono Infortec Carrera 7 No Oficina 505 teléfono DELL SMARTOCH Pag.9 de 102

10 De los precios anteriormente citados se sacó un promedio para obtener el precio de referencia e indicativo para el presente proceso y se encuentra en el anexo técnico No 3. (Cantidades y precios de referencia) Indemnidad. El contratista mantendrá indemne y defenderá a su propio costo al DEPARTAMENTO DE RISARALDA de cualquier pleito, queja o demanda y responsabilidad de cualquier naturaleza, incluyendo costos y gastos provenientes de actos y omisiones del contratista en el desarrollo de este contrato. El contratista se obliga a evitar que sus empleados y/o los familiares de los mismos, sus acreedores, sus proveedores y/o terceros, presenten reclamaciones (judiciales o extrajudiciales) contra el DEPARTAMENTO DE RISARALDA, con ocasión o por razón de acciones u omisiones suyas, relacionadas con la ejecución del presente contrato. Si ello no fuere posible y se presentaren reclamaciones o demandas contra el DEPARTAMENTO DE RISARALDA, esta entidad podrá comunicar la situación por escrito al contratista. En cualquiera de dichas situaciones, el contratista se obliga a acudir en defensa de los intereses del DEPARTAMENTO DE RISARALDA. Si el DEPARTAMENTO DE RISARALDA estima que sus intereses no están siendo adecuadamente defendidos, lo manifestará por escrito al contratista, caso en el cual acordará la mejor estrategia de defensa o, si el DEPARTAMENTO DE RISARALDA lo estima necesario, asumirá directamente la misma. En este último caso, el DEPARTAMENTO DE RISARALDA cobrará y descontará de los saldos a favor del contratista todos los costos que implique esa defensa, más un diez por ciento (10%) del valor de los mismos, por concepto de gastos de administración. Si no hubiere saldos pendientes de pago a favor del contratista el DEPARTAMENTO DE RISARALDA podrá proceder, para el cobro de los valores a que se refiere este numeral, por la vía ejecutiva, para lo cual este contrato, junto con los documentos en los que se consignen dichos valores, prestarán mérito ejecutivo. 6.8 Plazo de Ejecución El plazo de ejecución del contrato que se adjudique será de 30 días calendario contado a partir de la fecha y firma del acta de iniciación del contrato y este plazo no podrá exceder el 31 de Diciembre de Forma de entrega del bien o servicio. El lugar de la entrega del suministro se hará en la ciudad de Pereira, en el almacén general de la Gobernación de Risaralda; previa aceptación y autorización por parte del interventor y de acuerdo a la facturación Lugar de la prestación del servicio del objeto contractual: El lugar de la entrega del suministro se hará en la ciudad de Pereira, en el almacén general de la Gobernación de Risaralda Repercusiones laborales. EL CONTRATISTA se obliga a título de contratista independiente. EL DEPARTAMENTO DE RISARALDA no adquiere con él ni con las personas que ocupe para la ejecución del contrato, ninguna vinculación de carácter laboral ni administrativo. Por lo tanto EL DEPARTAMENTO DE RISARALDA sólo contrae la obligación de pagar el precio convenido, ya que son de cargo de EL CONTRATISTA todos los gastos que ocasione el cumplimiento de las obligaciones que por este contrato adquiere, incluyendo el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnización de sus trabajadores Pag.10 de 102

11 6.12. Veeduría Ciudadana La presente contratación está sujeta a Veeduría Ciudadana, la cual es convocada públicamente en la página del portal único de contratación y en la página web, en todo caso la veeduría ciudadana deberá sujetarse a lo establecido en la Ley 850 de Reserva en Documentos: Según los numerales 2 y 3 del Artículo 24 de la Ley 80 de 1993, las personas interesadas en los procesos contractuales pueden conocer y controvertir los conceptos y las decisiones que tomen las entidades públicas, y para ello pueden examinar los expedientes. Además, el Articulo 74 de la Constitución Nacional dispone que toda persona tiene derecho a acceder los documentos públicos, salvo los casos que establece la ley. Por lo tanto, en caso de que el Proponente considere que algún documento de su oferta goza de reserva legal, deberá manifestarlo por escrito y soportarlo conforme a las normas que le brindan tal carácter Prohibición de Ceder el Contrato: El contrato estatal es intuito personae y, en consecuencia, una vez celebrado, no podrá cederse sino con autorización previa y escrita del Departamento de Risaralda Convocatoria Pública: Para el presente proceso de contratación se efectuará convocatoria pública a través del portal único de contratación según corresponda dicho aviso contendrá la información necesario para dar a conocer el objeto a contratar, la modalidad de selección que se utilizará, el lugar físico o electrónico donde se pueda consultar el pliego de condiciones, el presupuesto oficial del contrato, los estudios y documentos previos que sirvieron para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones Principio de Buena Fé. De conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política de Colombia, las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquellos adelantes ante estas. Sin embargo en caso que la entidad tenga conocimiento de alguna posible Irregularidad, podrá hacer la verificaciones a que ha ya lugar PROGRAMA ESPECIAL LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN Toda persona que llegue a conocer casos especiales de corrupción en las Entidades del Estado debe reportar el hecho al Programa Presidencial Lucha contra la Corrupción a través de los teléfonos (57 1) , (57 1) y (57 1) ; al fax: (57 1) ; a la línea gratuita nacional ; al sitio de denuncias del programa, en la página de Internet: por correspondencia o personalmente en la Carrera 8 No. 7 27, Bogotá, D.C. Colombia. También puede reportar el hecho a las páginas Fuente de Financiación: La entidad cuenta con los siguientes CDPs: Pag.11 de 102

12 SECRETARIA CDP Rubro Descripción Valor Secretaria de Desarrollo Económico y Competitividad /02/ Apoyar la consolidación de la competitividad del Departamento de Risaralda /02/ Fortalecimiento empresarial para el desarrollo productivo local y regional /03/ Apoyar la consolidación de la competitividad del Departamento de Risaralda Secretaria de Educación /02/ Fortalecimiento de los procesos de planeación y gestión educativa Fortalecimiento de los procesos de planeación y gestión educativa /07/ Fortalecimiento de la Infraestructura tecnológica y Competencias TIC's /08/ Fortalecimiento de la Infraestructura tecnológica y Competencias TIC's Secretaria de Desarrollo Agropecuario /04/ Mejoramiento de la capacidad técnica operativa del sistema de planeación agropecuaria del Departamento de Risaralda Control Interno /04/ Capacitación, promoción, fortalecimiento del control interno de la Administración Central y los municipios de 4, 5 y 6 categoría del Pag.12 de 102

13 Departamento de Risaralda Secretaria de Salud /05/ Compra de equipo Compra de equipo - superávit- venta de bienes y servicios Compra de equipo - superávit sanciones tributarias Compra de equiposuperávit Resol y licencias Fortalecimiento del programa de medicamentos - Recursos de capital - Superávit - Fondo rotatorio de estupefacientes /03/ Compra de equipo - superávit- venta de bienes y servicios /08/ Compra de equipo Secretaria Administrativa /08/ Renovación y Administración de los Sistemas de Información, Sistemas de Cómputo y Sistemas de Telecomunicaciones del Departamento de Risaralda /09/ Compra de equipo Secretaria de Hacienda /05/ Fortalecimiento de los procesos de fiscalización de las rentas del Departamento de Pag.13 de 102

14 Risaralda Comunicaciones /08/ Fortalecer los procesos de comunicación entre la Administración y la comunidad del Departamento de Risaralda Infraestructura /08/ Preinversión e inversión en obras de Infraestructura Física de Risaralda Preinversión e inversión en obras de Infraestructura Física de Risaralda Preinversión e inversión en obras de Infraestructura Física de Risaralda Preinversión e inversión en obras de Infraestructura Física de Risaralda /08/ Construcción, mejoramiento, rehabilitación, mantenimiento y estudio de vías, puentes y caminos de Risaralda En caso de que la propuesta no supere el presupuesto oficial establecido en este proceso, la Gobernación de Risaralda podrá concertar con el proponente las cantidades adicionales de algunos de los elementos requeridos Resolución de Apertura: La entidad expedirá la resolución No 065 emanada del Despacho del Gobernador o su delegado, el día 6 de octubre de 2014, mediante la cual se ordena la apertura de la presente contratación Documentos que Conforman el Pliego de Condiciones: El Proyecto de Pliegos, los Pliegos Definitivos. Pag.14 de 102

15 Formatos y Formulario de la Propuesta Convocatoria a Veedurías Convocatoria Pública Aclaraciones. Actas de Audiencia Adendas Minuta Anexos Estudio Previo Especificaciones Técnicas Análisis Unitarios Propuestas Parciales o Incompletas. Se admitirán propuestas por grupo que cumplan completamente con las condiciones establecidas en el grupo, NO PROPUESTAS PARCIALES O INCOMPLETAS. No se admitirán Propuestas que no cumplan completamente con las condiciones técnicas establecidas Actas de audiencia, reuniones posteriores y correspondencia cruzada entre los Interesados en participar o los Proponentes y La Entidad, después de la fecha de apertura y antes de la fecha de cierre Nota: * Son equivalentes aquí, los términos Pliego de Condiciones, Pliegos de la Selección Abreviada subasta inversa, y se usarán indistintamente. * Son equivalentes los términos Formulario de la Propuesta, Cuadro de la Propuesta, Formulario de Cantidades y Precios, Cuadro de Cantidades y Precios, Formulario de Precios, y se usarán aquí indistintamente Número Mínimo de Proponentes: De acuerdo al numeral 4 del artículo 41, del Decreto 1510 de Para que una subasta pueda llevarse a cabo, deberán resultar habilitados para presentar lances de precios por lo menos dos proponentes. La entidad estatal debe publicar un informe de habilitación de los oferentes, en el cual debe indicar si los bienes o servicios ofrecidos por el interesado cumplen con la ficha técnica y si el oferente se encuentra habilitado de conformidad con lo señalado en el numeral 3 del art. 41 del Decreto 1510 de En dicho informe se señalarán los proponentes que se consideran habilitados y a los cuales se les concederá un plazo para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes, so pena del rechazo definitivos de sus propuestas. Luego de verificados y subsanados los requisitos habilitantes, si a ello hubiere lugar, la entidad procederá a llevar a cabo la subasta dentro de los plazos fijados en los pliegos de condiciones. Si en el proceso de contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica y está habilitado, la entidad estatal puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa, de acuerdo a lo establecido en el numeral 5 del art. 41 del Decreto 1510 de Pag.15 de 102

16 6.24. Relacionan los impuestos, retenciones y gastos generales para este tipo de Contratos con el Departamento: Retención en la Fuente. En aquellos casos que determine la Ley, sobre el valor de cada pago Estampilla bienestar del adulto mayor Del TRES POR CIENTO (3.0 %) sobre el valor del Contrato, Estampilla Pro Hospitales del DOS POR CIENTO (2 %) sobre el valor del Contrato, Esta solo para los recursos de Salud Impuesto de ICA, que será del uno (1%) Impuesto de Valor Agregado IVA, que será del dieciséis (16%) Estampilla Pro Desarrollo del DOS POR CIENTO (2%) sobre el valor del Contrato Pólizas Modificaciones a los Pliegos de Condiciones: En caso de ser necesaria alguna modificación en los Pliegos, El Departamento lo hará por medio de Adendas o Aclaraciones que se publicarán en el portal único de contratación y en la página Web Adendas: En ningún caso podrá expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para adición del término previsto para ello. Las adendas se expedirán en todo caso con 24 horas de anticipación al cierre Estimativo de las Cantidades- El proponente tiene la responsabilidad de hacer los análisis de mercado necesarios para preparar su oferta. Tiene igualmente libertad de preparar las ofertas y en ningún momento es una imposición del Departamento presentar los precios publicados. Las cantidades podrán variar durante la ejecución Inexactitudes y Prioridades: Cuando en una Propuesta existan discrepancias entre los valores consignados en la carta remisoria y el Formulario de la Propuesta, primará el valor del Formulario de la Propuesta, esto solo para efectos de Cuadro de Cierre, ya que su valor total es el que resulte corregido en la revisión aritmética Forma de Pago del Contrato: El Departamento de Risaralda, cancelará el valor del Contrato que se suscriba con ocasión de esta SUBASTA INVERSA PRESENCIAL de la siguiente forma: Mediante actas parciales mensuales, de acuerdo a factura presentada por el contratista, y recibo a satisfacción por parte del supervisor con la respectiva acreditación del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y de aportes parafiscales. Pag.16 de 102

17 El contratista presentará la facturación de acuerdo a los elementos ya entregados a satisfacción por parte del supervisor para cada secretaria y a valores unitarios presentados en su oferta económica, hasta agotar el presupuesto oficial, según el rubro aportado por cada secretaria. NOTA: El cuadro de elementos por secretaria, será socializado una vez se legalice el contrato Ajustes al Valor del Contrato: El contrato que se genere del presente proceso, no tendrá ajustes en el valor de las actas parciales o totales ejecutadas, en consecuencia el Oferente deberá analizar los ítems teniendo en cuenta las posibles alzas tanto de materiales, transportes, alquiler de equipos y herramientas, mano de obra, entre otros, que puedan ocurrir durante el transcurso de los mismos. 7. ANÁLISIS DEL RIESGO. De conformidad a lo establecido en el artículo 17 del Decreto 1510 de 2013 y a la guía de riesgo publicada por Colombia Compra Eficiente, la Entidad procedió a realizar el respectivo análisis del riesgo aplicable a la presente contratación, procediendo a establecer el contexto, identificar y clasificar, evaluar, calificar, asignar y mitigar los riesgos o eventualidades que afectan los propósitos y metas esperados por la administración en el presente proceso de selección, para lo cual estableció especificaciones técnicas y obligaciones que mitigaban el impacto y probabilidad del riesgo, sin embargo también procede en esta oportunidad a establecer una matriz de riesgos, en los cuales se tipificó, estimó y asignó las principales eventualidades que afectan esta contratación. A CARGO DEL CONTRATISTA RIESGO TIPIFICACIÓN PROBABILIDAD IMPACTO Porcentaje (%) ECONOMICOS Alzas súbitas del valor del dólar que pudieren generar sobrecostos en la Alto Alto 100% QUE ASUME TECNICOS Y/O OPERATIVOS Y/O EJECUCION Riesgo ejecución humano del contrato por accidente laboral que afecte al personal del contratista sin perjuicio a terceros Riesgo técnico, operativo o tecnológico que afecte la ejecución del contrato Pérdida, destrucción o robo de los Medio Alto 100% Alto Alto 100% Alto Alto 100% bienes objeto del presente proceso Riesgo de que los bienes adquiridos tengan imperfecciones ADMINISTRATIVOS Demoras debido a que el contratista no Bajo Alto 100% Medio Alto 100% aporta oportunamente los documentos para legalizar el contrato Pag.17 de 102

18 Traumatismo en la entrega oportuna de Alto Alto 100% los elementos de hardware y software por parte del contratista, o imposibilidad en el suministro de los mismos por daño, deterioro, etc., Reclamaciones deberá efectuar de en forma las obligaciones oportuna el reemplazo laborales, derivadas dichos de elementos la contratación según el de caso. personal que presta el servicio durante la ejecución A CARGO el contrato DEL DEPARTAMENTO Los efectos favorables o desfavorables de las variaciones en la legislación tributaria, de tal manera que el DEPARTAMENTO asumirá los efectos derivados de las tarifas impositivas, la creación de nuevos impuestos, la supresión o modificación de los existentes y en general cualquier Los efectos evento desfavorables que modifique originados las condiciones por nuevas tributarias normas existentes durante la al ejecución momento del de contrato la presentación y que de sean la propuesta. aplicables al objeto del mismo. Alto Alto 100% Bajo/Bajo 100% Bajo/Bajo GARANTÍAS. PARA EL PROPONENTE 8.1 Seriedad de la Oferta: por el DIEZ POR CIENTO (10%) del valor del presupuesto oficial y una vigencia hasta por noventa (90) días calendario, a partir del cierre del proceso. PARA EL CONTRATISTA 8.2. Cumplimiento: Por el VEINTE POR CIENTO (20%) del valor del contrato, por el término del mismo y ocho (8) meses más. En todo caso la garantía deberá mantenerse vigente hasta que se logre la liquidación del contrato Este garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato. El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado. En virtud de lo señalado por el artículo 44 de la Ley 610 de 2000, la garantía de cumplimiento cubrirá los perjuicios causados a la entidad estatal como consecuencia de la conducta dolosa o culposa, o de la responsabilidad imputable a los particulares, derivados de un proceso de responsabilidad fiscal, siempre y cuando esos perjuicios deriven del incumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato amparado por la garantía. En todo caso la garantía de cumplimiento deberá mantenerse vigente hasta que se logre la liquidación del contrato. Pag.18 de 102

19 8.3. DE CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES Y EQUIPOS SUMINISTRADOS: Por el 20% del valor total del contrato, por el término de éste y (1) un año más PAGO DE SALARIOS, DE PRESTACIONES SOCIALES LEGALES E INDEMNIZACIONES LABORALES: Por el 15% del valor total del contrato, por el termino del contrato y tres años (3) años más. 9. CAUSALES DE RECHAZO. 1. No anexar los documentos denominados habilitantes cuando éstos no sean subsanados dentro del término otorgado. 2. No acreditar el cumplimiento de la ficha técnica. 3. No anexar la propuesta económica en las condiciones solicitadas. 4. Cuando el proponente se haya incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad de las consignadas en la Ley. 5. Cuando las propuestas sean presentadas extemporáneamente, es decir por fuera de la fecha y hora establecidas en el pliego de condiciones. 6. Cuando haya disolución o liquidación de la sociedad. 7. Cuando se compruebe que un proponente presenta o participa en más de una oferta, diferente a alternativas que hayan sido permitidas o solicitadas. Es decir un oferente solo podrá participar como persona natural o como miembro de una persona jurídica no importando su porcentaje en la empresa, miembro de un consorcio o unión temporal, en este caso será admitida la propuesta presentada en primer término eliminando las demás. (Se tendrá el orden de llegada de las propuestas) 8. Cuando no subsane la información requerida dentro del término perentorio señalado. 9. Cuando el proponente al momento de subsanar la información que se requiere acredite documentos o circunstancias nuevas que mejoren o adicionen la propuesta o cuando al momento de subsanar no lo haga satisfactoriamente al requerimiento exigido. (No se podrán subsanar documentos que acrediten factores de calificación y/o que asignen puntaje) 10. Además por las causales de descalificación en la evaluación jurídica. 11. Cuando la propuesta este incompleta, es decir que no oferte las cantidad y los ítems solicitados o la descripción de los ítems estén incompletos. 12. Que se presenten dentro de la propuesta documentos que contengan tachaduras, borrones, enmendaduras que den lugar a diferentes interpretaciones o induzcan a error, siempre y cuando tales documentos aludan a factores de selección o calificación. (Ésta podrá ser subsanada o aclarada de tal manera que le permita a la entidad tener certeza y claridad de la información. Excepto en lo relativo a los factores de o calificación y/o que asignen puntaje. 10. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA. Quienes deseen proponer, deberán presentar en la fecha y antes de la hora de cierre de entrega de propuestas, CUATRO (4) sobres cerrados, Los dos primeros sobres con la propuesta TÉCNICO JURIDICA, FINANCIERA y FICHA TÉCNICA, Original y Primera Copia, Los dos sobres restantes con la propuesta ECONOMICA según ANEXO 1, Original, Primera Copia y en medio magnético, indicando el nombre del objeto a ejecutar, el nombre del proponente, dirección, teléfono, celular y/ mail, el contenido de los sobres (original y copia) con la propuesta TÉCNICO JURIDICA, FINANCIERA Y FICHA TÉCNICA, debe contener lo siguiente: Carta de Presentación de la Propuesta, según modelo suministrado con el presente documento y completamente diligenciada Formulario de la Propuesta el cual deberá contener la identificación clara del número del ítem, el nombre, las cantidades y el precio unitario y deberá ser presentado en forma total, Anexo No 3. Pag.19 de 102

20 10.3 Certificado de la Cámara de Comercio Sobre calificación y clasificación en el Registro Único Nacional de Proponentes, para la Persona Natural, la Persona Jurídica y para cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal. En éste se verificará que se encuentre vigente, la experiencia, la capacidad de organización, la capacidad financiera, además la información inscrita o consignada en el RUP deberá estar en firme en el momento que inicie la subasta En el caso de Personas Jurídicas, certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal Autorización para Contratar para persona jurídica, en casi de ser necesario Certificado de Registro Mercantil en el caso de la Persona Natural Documento de Conformación del Consorcio o Unión, con los requisitos que se solicitan en requisitos habilitantes Garantía de Seriedad de la Propuesta Recibo de Pago de la Garantía, Original o Fotocopia Certificado del Pago de Parafiscales de los últimos SEIS (6) meses, anteriores a la fecha de cierre del proceso desde la constitución de la Firma, según el caso, sólo para Personas Jurídicas, firmado por el Revisor Fiscal o en su defecto por el Representante Legal de la Firma, el certificado debe ser elaborado en los términos del Artículo 50 de la Ley Para persona natural, debe anexar el certificado de estar al día de la seguridad social Experiencia o certificaciones Requeridas Fotocopia de Cédula. Para persona Natural, para los integrantes del Consorcio o Unión Temporal o del Representante legal de la Persona Jurídica Fotocopia del Rut. Expedido por la DIAN de la Persona Jurídica o de las integrantes del Consorcio o Unión Temporal Verificación de antecedentes Disciplinarios Verificación de antecedentes fiscales Las Fichas Técnicas. Anexo No 3 y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS Con el fin de que los Proponentes puedan hacer uso de metodologías propias no es obligatorio trabajar sobre fotocopias o documentos bajados de Internet de los cuadros que se suministran con estos pliegos, sin embargo los que los reemplacen deben identificarse igual y contener la información mínima solicitada Idioma: El Oferente debe entregar la Propuesta en idioma Castellano Moneda: El valor de la Propuesta deberá presentarse en pesos colombianos. 12. CIERRE Y EVALUACION DE LAS PROPUESTAS 12.1 Cierre de la Selección Abreviada: Las Propuestas se entregarán en sobres cerrados, indicando claramente su contenido. Pag.20 de 102

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