GUÍA PARA PROVEEDORES

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1 GUÍA PARA PROVEEDORES CRECEMOS CON COMPASS GROUP

2 Indice Introducción pág. 3 Proceso de Compra pág. 4 Cumplimiento de requisitos legales y de otra índole pág. 5 Inscripción de Proveedores pág. 7 Proveedores de Alimentos pág. 8 Proveedores de Servicios pág. 8 Manejo Integrado de Plagas pág. 8 Servicio Externo de Auditorias Internas pág. 9 Productos de Limpieza y Desinfección pág. 9 Calibración de Instrumentos de Medición pág. 9 Transporte de Alimentos pág. 9 Transporte de Pasajeros pág. 9 Suministro de Personal pág. 10 Disposición de Residuos pág. 10 Dotación y EPI S pág. 10 Lab de análisis Microbiológico pág. 10 Contratistas pág. 11 Propuesta Comercial y Actualización de Datos pág. 11 Propuesta Comercial pág. 11 Actualización de Datos pág. 11 Condiciones Comerciales pág. 12

3 1 Introducción BIENVENIDOS Queremos que nuestros proveedores conozcan Compass Group, cómo trabajamos y lo que es importante para nosotros, de esta forma trabajaremos como aliados estratégicos de manera eficaz y eficiente buscando mantener los mas altos niveles de calidad, seguridad, salud ocupacional y responsabilidad en nuestras actividades. Esta guía para proveedores ha sido elaborada para comunicar los requisitos necesarios para que nos presten sus servicios en nuestra compañía. 3

4 2 Proceso de Compra Para hacer parte de nuestro grupo de proveedores autorizados es un requisito diligenciar el formato de registro para proveedores e iniciar los procesos que la compañía ha diseñado para la gestión de compras: selección, evaluación, calificación y negociación de proveedores. La negociación es centralizada, únicamente se realiza a través de nuestro departamento de compras y es formalizada con la firma del Acuerdo Comercial. Nuestra prioridad número uno es la seguridad de clientes, colaboradores y contratistas, por lo tanto: Todos los proveedores de Compass Group deben cumplir nuestro código de ética y de conducta. Deben aceptar y cumplir las políticas de HSEQ de la compañía y la legislación colombiana vigente. Es un requisito indispensable la participación activa en las actividades complementarias de la compañía, el cumplimiento de las normas de seguridad, demostrar idoneidad, competencia y experiencia de su personal. Deben suministrar y diligenciar las fichas técnicas requeridas, desarrollar y cumplir los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA). En cada uno de estos procesos Compass Group se reserva el derecho de elegir a los oferentes de acuerdo a los criterios establecidos. Nuestra meta es tener una operación segura libre de incidentes alimentarios y accidentes de trabajo. 4

5 3 Cumplimiento de requisitos legales y de otra indole Los proveedores y contratistas tienen el deber y la obligación de cumplir la normatividad legal Colombiana vigente aplicable y de otra índole especificas solicitadas por Compass Group Services relacionada con los servicios y productos suministrados a Compass Group Services, entre las cuales se encuentran: - Normas Legales y de otra índole con requisitos de seguridad industrial y salud ocupacional - Normas Legales y de otra índole con requisitos de gestión y cumplimiento ambiental. - Normas Legales y de otra índole con requisitos de respeto por los derechos humanos. - Normas Legales y de otra índole con requisitos de responsabilidad social empresarial. - Normas Legales y de otra índole con requisitos de calidad e inocuidad. - Normas Legales y de otra índole con requisitos de seguridad social, laborales y de orden fiscal. Igualmente los contratistas se obligan a presentar el inventario/matriz de las normas legales vigentes aplicables relacionadas con los servicios y productos suministrados a Compass Group Services, este debe ser presentado como anexo en la evaluación de proveedores. 4

6 Políticas de HSEQ Cada uno de nosotros en Compass Group Services Colombia S.A tiene la obligación moral de cuidarnos los unos a los otros, a nuestros clientes, al medio ambiente y a la propiedad al operar en un ambiente de trabajo sano, seguro y sin riesgos de accidentes o incidentes alimentarios; siempre sirviendo alimentos aptos para ser consumidos y minimizando el impacto que podemos generar hacia el medio ambiente a partir de la prestación de servicios de alimentación y soporte. Nuestra prioridad es la seguridad de nuestros colaboradores, clientes y contratistas, gestionando a nuestra gente y nuestras prácticas de una manera segura y responsable. Como mínimo cumpliremos los requisitos contractuales, toda la legislación aplicable en HSEQ y los códigos de comportamiento y trabajo vigentes con el fomento y compromiso de la Responsabilidad Social. Para asegurar las mejores prácticas, hemos desarrollado unos estándares mínimos, comunes y un modelo de comportamiento que serán de obligatorio cumplimiento en todos los lugares donde operamos. Están basados en los más estrictos requisitos regulatorios y en las mejores prácticas de la industria a nivel internacional. Nos hemos fijado objetivos claros sobre los cuales mediremos y reportaremos nuestra gestión y mejora continua del desempeño en HSEQ, específicamente: Seguridad Alimentaria Salud + Seguridad Ambiental Prestamos servicios de alimentación con altos estándares de inocuidad, basados en: Alimentos preparados bajo las mejores condiciones sanitarias, evitando riesgos de contaminación física, química o biológica. Colaboradores informados, entrenados y con las herramientas necesarias para hacer su trabajo de manera higiénica. El cumplimientos de las políticas y procedimientos de seguridad alimentaria, por todos los colaboradores. La supervisión de la Gerencia y el compromiso de cada Gerente y Jefe, para logar el cumplimiento de nuestros estándares. Calidad Prestamos servicios de alimentación y soporte, con altos estándares de calidad, de acuerdo con: El cumplimento de requerimientos y necesidades de nuestros clientes. La satisfacción permanente de clientes y consumidores. El mejoramiento continuo de nuestros sistemas. El acatamiento y disposición de la legislación y reglamentación vigente. Buscamos prevenir cualquier accidente de un colaborador, visitante, cliente o contratista, haciendo énfasis en: caídas, quemaduras, cortaduras y contusiones. Constantemente identificamos peligros, presentes en nuestras unidades, para mitigar los riesgos. Siempre entregamos, a nuestros colaboradores, los Elementos de Protección Personal necesarios. Nos aseguramos que cada colaborador tiene el entrenamiento correcto y adecuado, para poder desempeñar sus labores de manera sana y segura. Buscamos estrategias y sensibilizamos a los colaboradores para prevenir enfermedades de tipo laboral. Alcoholismo y sustancias psicoactivas Prohibimos la posesión, uso, transporte o tráfico de sustancias psicoactivas y bebidas alcohólicas dentro de las instalaciones de la Compañía y en las Unidades de Negocio. Restringimos el consumo de cigarrillo al interior de nuestras instalaciones y unidades de negocio. Consideramos una falta grave, que nuestros colaboradores se presenten a laborar en estado de embriaguez o bajo la influencia de sustancias psicoactivas. En caso de una prescripción médica, que contenga sustancia psicoactivas; el colaborador deberá informar al jefe inmediato para tener en cuenta los efectos secundarios. Sensibilizamos al personal para prevenir el consumo de estas sustancias. Nos aseguramos que cada colaborador esté entrenado correctamente, para poder desempeñar sus labores con las herramientas necesarias para operar con responsabilidad ambiental. Optimizamos el consumo de agua, energía y gas natural en todas nuestras unidades de negocio; a través de campañas de sensibilización y uso adecuado de los recursos. Reducimos los desechos sólidos mediante actividades de aprovechamiento de los mismos y el reciclaje. Realizamos una adecuada disposición de residuos líquidos. Preservamos la fauna (especies animales) y flora (especies vegetales) presentes en nuestro entorno. Usamos sustancias biodegradables que no causan impactos negativos al medio ambiente. Seguridad Vial Hacemos que todo el personal que conduce vehículos conozca y cumpla las normas establecidas. Garantizamos un alto desempeño en todas las actividades de transporte velando por la integridad de las personas, los insumos y los bienes materiales. Sensibilizamos a nuestros colaboradores en temas de seguridad vial para prevenir incidentes y accidentes de tránsito. Cumplimos con la legislación vigente en temas de transporte terrestre. Responsabilidad Social Nos caracterizamos por ser mejores personas y buenos ciudadanos corporativos. Actuamos frente a la sociedad como gestores del mejor Servicio, comprometidos con la más alta calidad. Generamos espacios de participación en las comunidades y contribuimos con su desarrollo. Entendemos que los mejores resultados, son producto del esfuerzo colectivo en pro de la salud, la estabilidad y la prosperidad. Estas son nuestras nuevas políticas. Vívelas todos los días y demuestra que en Compass, HSEQ es lo primero! Nuestra prioridad es la seguridad de nuestros colaboradores, clientes y contratistas, gestionando a nuestra gente y nuestras prácticas de manera segura y responsable. Como Presidente de la Compañía, es mi responsabilidad asegurar que los recursos humanos y financieros se comprometan para divulgar e implementar las diferentes políticas, anteriormente relacionadas, en todas nuestras unidades de negocio. El cumplimiento de las políticas se tratará en todas las reuniones del comité directivo y cada mes reportaremos a casa matriz los avances y las novedades de las mismas. Albeiro Herrera Presidente Compass Group Services Colombia

7 4 Inscripción de Proveedores Los proveedores deben anexar los siguientes documentos generales y específicos, según el tipo de producto o servicio suministrado: C e r t i f i c a c i ó n d e E x i s t e n c i a y representación Legal de la Cámara de Comercio, con fecha no superior a 60 días. Fotocopia del RUT ( R e g i s t r o Ú n i c o Tributario). Certificación bancaria indicando entidad bancaria, tipo de cuenta (ahorros o corriente), número de cuenta, nombre del titular, NIT. F o t o c o p i a d e d o c u m e n t o d e i d e n t i f i c a c i ó n d e l Representante Legal. (Personas Naturales) Certificado de lectura y aceptación de los códigos de ética y de conducta de Compass Group. D e c l a r a c i ó n Juramentada OFAC (Lista Clinton) Fichas Técnicas y Hojas de Seguridad de productos e insumos que se suministrarán a Compass Group 5

8 4 Inscripción de Proveedores Servicio Externo de Auditorias I n t e r n a s Hoja de vida del profesional indicando que posee Certificado de Auditor Interno con mínimo 6 meses de experiencia, o Certificado de Auditor Líder. C a l i b r a c i ó n de Instrumentos d e M e d i c i ó n Certificación por ONAC de los instrumentos que van a calibrar las herramientas de Compass Group P r o d u c t o s d e Limpieza y Desinfección Fichas técnicas de los productos. Hojas de seguridad de los productos. Certificado de biodegradabilidad. T r a n s p o r t e de Alimentos Concepto sanitario del vehiculo. Revisión técnico-mecánica y de gases del vehículo (se exime a partir de modelos 2012). Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito vigente (SOAT). Carné de manipulación de alimentos del conductor y ayudantes Licencia de Conducción. Los vehículos deben cumplir con las condiciones de la resolución Nro del Ministerio de Transporte. Verificar que el vehículo tenga pito de reversa (Alarma de retroceso). Manejo defensivo. Extintor - Botiquín - Equipo de Carretera. Transporte de Pasajeros Permiso para transporte de pasajeros. Revisión técnico-mecánica y de gases. Documentos requeridos del conductor. Modelo del vehículo no superior a tres años de antigüedad. Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito especifico para transporte de pasajeros vigente. Pólizas de responsabilidad civil ante terceros. 7

9 4 Inscripción de Proveedores Todos los proveedores de Compass Group deben cumplir con los siguientes requisitos mínimos: P r o v e e d o r e s de Alimentos Para Registrarse Concepto sanitario vigente Registro sanitario vigente de los productos a suministrar Evaluación de HSE emitido por Compass. Acuerdo comercial firmado (Una vez acordada la negociación) Una vez registrado Soporte de pago de parafiscales (En la unidad de negocio) Análisis microbiológicos o fisicoquímicos (cuando sean requeridos) M a n e j o I n t e g r a d o Para el Control de Plagas Concepto de ente regulador. Acta de inspección vigilancia y control higiénico sanitaria-línea de seguridad química. Resolución que otorga registro sanitario a productos plaguicidas para uso en salud pública. Fichas técnicas de los productos utilizados en el manejo integrado de plagas. Certificación de disposición final de envases con residuos químicos generados por aplicador de plaguicidas. P r o v e e d o r e s de Servicios y Suministros no Alimenticios Para Registrarse Concepto técnico HSE emitido por Compass. Acuerdo comercial firmado (Una vez acordada la negociación) Una vez registrado Soporte de pago de parafiscales (En la unidad de negocio) Menaje Elaborado en material grado alimenticio. Ficha Técnica de los elementos, con descripción de materiales aceptados por FDA. Una vez aprobado su producto en nuestro catálogo debe mantener un stock para el correcto desarrollo de la relación comercial. Laboratorio clínico y servicio médico Licencia vigente del Laboratorio Clínico para prestar servicios de salud ocupacional y licencia de salud ocupacional de los médicos que realizan los exámenes médicos. Certificación de los técnicos en control y prevención de plagas. Licencias ambientales y certificaciones de permisos por los entes reguladores vigentes. 6

10 4 Inscripción de Proveedores Suministro de Personal Reglamento interno de trabajo. Contrato tipo. Cumplimiento de Perfiles de los cargos entregados por Compass Group. Autorización de funcionamiento por el Ministerio de Trabajo Autorización Temporal mediante resolución. Afiliación ARL en el nivel de riesgo correspondiente según el cargo Dotación y EPP Fichas técnicas de los elementos a suministrar. Fichas técnicas de los materiales. Laboratorio de Análisis Microbiológico Inspección vigilancia y control higiénico sanitario a laboratorios por ente regulador. Resolución de autorización para realizar análisis físico químicos y microbiológicos al agua de consumo humano emitido por el Ministerio de Salud y Protección Social - PICCAP. Bogotá: ser parte de la REDLA (Red Distrital de Laboratorios de Alimentos D i s p o s i c i ó n de Residuos Documentos de Representación Legal. Licencia o permiso para hacer el tratamiento y disposición final - Resolución de Secretaria Distrital o CAR Plan de Manejo Ambiental. Autorización para el seguimiento de la disposición de residuos orgánicos. Certificación de disposición final de residuos Contratistas Contrato firmado con Compass Group. Protocolos para el servicio: incluya estándares HSE para ejercer las tareas en CGS. Política de afiliación a Seguridad Social. Procedimiento por tareas de alto riesgo (alturas, espacios confinados, trabajos eléctricos y en caliente) Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo Envío mensual de pago de parafiscales: Durante la vigencia y antes de iniciar labores en CGS Cumplimiento de requisitos legales aplicables Reglamento Interno de Trabajo COPASO Certificado Médico Inducción a la compañía CGS antes de iniciar labores. Se adjunta la certificación de competencia para las especialidades que así lo requieran (soldadores, electricistas, armadores y certificadores de andamios, operadores de equipos pesados, mecánicos, etc.); expedidas por instituciones avaladas nacional e internacionalmente, de conformidad con la legislación colombiana. Dispone de personal competente y calificado (adjuntar los certificados de competencias del personal), para la ejecución de actividades de alto riesgo. El Contratista es responsable de disponer los recursos necesarios para adelantar su gestión HSE y dar cumplimiento al Plan HSE especifico del contrato, así como de garantizar la integridad de las personas, el medio ambiente y la infraestructura operativa, durante la ejecución del contrato. 7

11 5 Propuesta Comercial y Actualización de Datos Propuesta Comercial A los documentos anteriormente solicitados debe adicionar el listado de precios o tarifas fijas vigentes para el período negociado. Se debe anexar el registro de proveedores firmado por el representante legal de la empresa. Actualización de datos El proveedor debe actualizar sus datos si presenta cualquier tipo de cambio, ya sea a nivel jurídico, legal y comercial. Cada vez que se modifiquen las condiciones comerciales de descuento o plazo de pago se debe firmar un nuevo acuerdo comercial. Cada vez que se acepte modificación de un precio, se debe actualizar la lista completa de productos aprobados por Compass, en papel membreteado, y ésta debe estar dividida por categorías de productos. 8

12 6 Condiciones Comerciales El proveedor debe realizar la distribución de los productos o servicios solicitados de manera completa y oportuna de acuerdo con la fecha solicitada por cada una de nuestras unidades de negocio acordadas. En caso tal que el Proveedor no posea inventario de algún producto solicitado, debe informar al Category Manager de forma escrita la fecha de entrega. Si el proveedor no informa esta novedad y se genera un sobrecosto, Compass Group dará aviso para la generación de la Nota Crédito al Proveedor, para lo cual tendrá 5 días hábiles para hacer llegar la información.. En caso de no cumplimiento con este plazo, Compass Group generará la Nota Contable de forma directa. El Proveedor deberá conocer la forma de trabajo individual de las Unidades de Negocio, en los cuales debe entregar los insumos, materias primas o servicios, y cumplir los requisitos exigidos para el ingreso a las instalaciones de nuestros clientes. Los precios acordados tienen vigencia a partir del cierre de la negociación y por el período definido entre Compass y el proveedor. Los cambios de precios deberán ser informados por parte del proveedor al Category Manager, con mínimo 30 días de anticipación para su respectivo análisis y aprobación. El proveedor no puede entregar listados de precios a la Unidad de Negocio, ya que esto debe ser informado de manera interna por Compass Group. Tampoco puede entregar productos que no estén acordados con el Category Manager o que hayan sido solicitados por un medio diferente a una Orden de Compra. Todo evento promocional o rebaja de precios puntuales, deberá ser revisada por el proveedor únicamente con el Category Manager correspondiente. El proveedor debe confirmar la recepción de las órdenes de compra máximo 8 horas después de recibida la solicitud. 9

13 6 Condiciones Comerciales Las facturas emitidas por el Proveedor deben cumplir con todas las normas tributarias vigentes, y deben especificar el centro de costo solicitante. Se debe enviar original y copia con el despacho a cada unidad de negocio y se debe anexar la Orden de Compra o Autorización de Suministro (AS). Por ningún motivo se acepta mercancía remisionada o sin factura. Al momento de entregar su mercancía o prestación de servicio, debe exigir el correspondiente sello de recibo de Compass Group y el nombre claro de quién recibe en la factura. En caso que el proveedor facture con precios superiores a los pactados con nuestra compañía, Compass elaborará la respectiva nota crédito. El plazo establecido para el pago de las facturas se maneja en DIAS MES VENCIDO. Esta figura hace referencia a que todo lo recibido durante el mes, se contabiliza con fecha como si fuese recibido el último día del mes vigente. A partir de esta fecha contaran los días mes vencido acordados. Los pagos a los proveedores se realizan durante los 10 primeros días de cada mes. La compañía no autoriza generar anticipos a sus proveedores por ningún concepto, excepto que éste sea autorizado por la Dirección de Compras. En tal caso, el proveedor debe entregar pólizas las cuales serán definidas en la orden de compra. El proveedor debe realizar conciliación de cartera con Compass Group periódicamente, esto facilitará la comunicación y garantizará el cumplimiento del plazo de pago acordado. Compass Group ratifica que por políticas a nivel mundial, la compañía no firma pagares como respaldo de las solicitudes de crédito. 10

14 6 Condiciones Comerciales El Proveedor que para el desarrollo e impulso de sus productos entregue equipos en comodato (tales como dispensadores de jugo, neveras, canastillas, etc.) en las Unidades de Negocio de Compass Group, deberá informar al Category Manager por medio escrito mínimo 3 días antes de la entrega del equipo y el documentos de activo en comodato en la Unidad de Negocio. La firma del acuerdo comercial entre Compass y el proveedor, activa a éste dentro del portafolio de proveedores autorizados,sin generar relación comercial permanente o exclusividad alguna con el proveedor. Compass Group da la bienvenida a cada uno de ustedes y reitera que esta es la oportunidad de generar valor a través de relaciones sólidas y duraderas con nuestros proveedores, con las mejores condiciones cuantitativas y cualitativas sustentadas en principios éticos, soluciones y servicio. 11

15 Compass Group Services Colombia S.A. Bogotá, DC: Autopista Norte No Costado Occidental. PBX: (57)(1) Fax: (57)(1) Cali: Calle 18 Norte No. 3N - 24 Ed. Centro Ejecutivo, Oficina 201. Tel: (57)(2) Medellín: Carrera 50 GG 12 Sur Sector de Guayabal - : (57) (4)

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