TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL CONSEJO DE LA JUDICATURA OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN EJECUTIVA DE PLANEACIÓN REGLAS GENERALES

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1 TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL CONSEJO DE LA JUDICATURA OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN EJECUTIVA DE PLANEACIÓN REGLAS GENERALES REGLAS GENERALES QUE ESTABLECEN LOS REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LAS CUENTAS POR LIQUIDAR CERTIFICADAS DEL TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL Y DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL F E B R E R O 2013 Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero

2 ÍNDICE CONTENIDO PÁGINA I.- Introducción 3 II.- Marco Jurídico 4 III.- Reglas generales 6 IV.- Formatos e instructivo de llenado 11 V.- Autorización 24 Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero

3 INTRODUCCIÓN I.- INTRODUCCIÓN Como parte del proceso de modernización administrativa dentro de las áreas adscritas al Tribunal Superior de Justicia y el Consejo de la Judicatura, ambos del Distrito Federal y en correspondencia a los principios de eficacia, eficiencia y calidad que regulen el adecuado control y manejo de las Cuentas por Liquidar Certificadas, el presente documento se ha elaborado con el propósito de que lo establecido en la normatividad aplicable sea clara y de fácil manejo por las unidades ejecutoras y auxiliares del gasto, clarificando los mecanismos de control que actualmente se tienen y robusteciendo los esquemas de transparencia aplicados en las operaciones del gasto. Por tal motivo la Oficialía Mayor del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura, ambos del Distrito Federal a través de la Dirección Ejecutiva de Recursos Financieros y en coordinación con la Dirección Ejecutiva de Planeación, elaboran y fortalecen los mecanismos de control, a fin de garantizar que se cuente con las reglas generales que faciliten su manejo y permitan dar transparencia y eficiencia a la aplicación de los gastos. Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero

4 MARCO JURÍDICO II.- MARCO JURÍDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos: Artículo 122, Apartado C base cuarta, fracciones II, III y VI Estatuto de Gobierno del Distrito Federal: Artículo 83, Artículo 85. Ley del Impuesto Sobre la Renta Ley Orgánica del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal: Artículo 1, Artículo 182, Fracciones II, y V, Artículos 195, Artículos 199, Fracción II, y Artículos 201, Fracciones IX, X y XX. Ley General de Contabilidad Gubernamental Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal Ley de Ingresos del Distrito Federal Código Fiscal de la Federación. Código Fiscal del Distrito Federal Decreto de Presupuesto de Egresos Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero

5 MARCO JURÍDICO Reglamento de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal Acuerdo General 15-11/2005 por el cual se establecen las bases para el manejo de los recursos presupuestales que se asignen al Tribunal Superior de Justicia y al Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, en el Decreto de Presupuesto de Egresos y en el Código Financiero del Distrito Federal, así como otros provenientes de fuentes privadas o gubernamentales. Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero

6 III.- REGLAS GENERALES 1. La Cuenta por Liquidar Certificada (CLC), es el instrumento financiero del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura; ambos del Distrito Federal, documento que la Dirección Ejecutiva de Recursos Financieros elabora para el ejercicio y pago de los compromisos adquiridos con cargo al Presupuesto de Egresos y les es autorizada por el titular de la Oficialía Mayor. 2. La Cuenta por Liquidar Certificada (CLC), identifica el gasto ejercido del presupuesto, constituyéndose como el instrumento de autorización de pago, con fundamento en lo establecido en la Ley de Presupuesto y Gasto eficiente y su Reglamento. 3. Toda CLC presentada por las Unidades Ejecutoras y Auxiliares del Gasto deberá estar revisada y soportada con los documentos comprobatorios y justificatorios, donde la Dirección Ejecutiva de Recursos Financieros verificará que la documentación cumpla con los requisitos fiscales y administrativos que le sean aplicables. 4. Para los efectos y consideraciones pertinentes por parte de las unidades ejecutoras y auxiliares del gasto es importante que se entienda como: Documentos comprobatorios: todos aquellos documentos que demuestren la entrega de las sumas de dinero a los acreedores. Documentos justificatorios: todos aquellos comprobantes legales que establezcan el compromiso y obligación de efectuar un pago y que dentro de ellos se encuentran las requisiciones, contratos administrativos, contratos pedido, órdenes de servicio, facturas autorizadas, notas de entrada al almacén y actas de entrega recepción, número de inventario por bien; entre otras. 5. Los comprobantes fiscales contenidos en las CLC s, deberán contener las firmas autógrafas de los Titulares de las Unidades Ejecutoras del Gasto, Titulares de las Unidades Auxiliares de la Ejecución del Gasto, y aquellos servidores públicos que sean responsables de conformidad a los instrumentos legales de la recepción de los bienes o servicios, así como la firma correspondiente a la autorización de trámite de pago. Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero

7 6. Las Cuentas por Liquidar Certificadas deberán contener alguna de las siguientes modalidades: Normal.- para su pago y que correspondan a cargos presupuestales u operaciones ajenas que se realizan en el transcurso del año calendario. Pasivo.- corresponden a compromisos efectivamente devengados, contabilizados y no pagados al 31 de diciembre del año en curso. Las relativas a los gastos a comprobar que no implican salida de efectivo, (se encuentran dentro de las nórmales, solo se hace la aclaración de que no implica salida de dinero). 7. Las claves presupuestarias incluidas en las CLC s, deberán contar con disponibilidad presupuestal acumulada al mes de registro, por tal motivo las unidades ejecutoras y auxiliares del gasto aplicaran las medidas de control necesarias para que los cargos a las claves se realicen de conformidad con los montos, calendarios autorizados y disposiciones de ley. 8. Los servidores públicos Titulares de las Unidades Ejecutoras del Gasto, así como los Auxiliares del Gasto, que hayan autorizado y solicitado trámite de pago, garantizaran que la documentación justificatoria y comprobatoria que remitan a la Dirección Ejecutiva de Recursos Financieros; así mismo serán los garantes de la verificación y autorización de los documentos para su trámite de registro presupuestal y pago de los montos derivados de conceptos tales como; las nóminas, impuestos, cuotas, aportaciones y todos aquellos que se deriven de una prestación laboral; así como, de la recepción de los servicios prestados, trabajos de obra y estudios realizados, recepción de bienes muebles e inmuebles y del otorgamiento de la autorización en el ámbito de sus competencias, desde el momento de la remisión de la documentación. 9. La Dirección de Programación y Presupuesto realizará los registros presupuestales correspondientes, de conformidad a la normatividad aplicable, utilizando el sistema electrónico establecido en las instituciones y enviará las CLC s registradas presupuestalmente con su expediente soporte a la Dirección de Administración Financiera para que realice su pago. Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero

8 10. La Dirección de Administración Financiera remitirá a la Dirección de Contabilidad las CLC s pagadas con su expediente soporte, así como con los comprobantes de pago a lo que haya lugar para que se proceda a realizar el registro contable correspondiente. 11. En el caso de CLC s de nóminas extraordinarias y honorarios, se anotará en la columna de documento de referencia, el número y fecha de autorización emitido por la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, en el caso de estas CLC s los importes a favor de terceros, se elaboraran conforme al catálogo de deducciones y retenciones, comunicadas por la citada Dirección Ejecutiva, respetando el orden, clave y descripción que le corresponda. 12. Para la expedición de las CLC s en el caso de sueldos y salarios caídos, se deberá contar con la solicitud de la Dirección Jurídica de las instituciones, misma que deberá comunicar por oficio la orden del juez o autoridad competente, al igual que con el oficio de remisión de la plantilla validada y autorizada por la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, cuyo documento de pago será turnado por oficio a la Dirección Jurídica, quien deberá comunicar a las Direcciones Ejecutivas de Recursos Humanos y de Recursos Financieros por escrito la entrega del mismo y remitir el recibo debidamente firmado por el beneficiario, así como remitir el documento emitido por las instancias judiciales que correspondan, donde se acredite que queda finiquitado dicho proceso. Es importante mencionar que el recibo servirá de finiquito junto con los antecedentes de justificación que servirán como comprobantes del gasto. Una vez comunicado este, la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, deberá emitir la información respectiva para realizar el pago de cuotas y aportaciones, así como de las retenciones derivadas de dicho proceso, estando sujetas a los criterios de emisión y validación de cifras de las instancias federales respectivas, siendo responsabilidad de la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos la emisión y comunicación de las mismas a la Dirección Ejecutiva de Recursos Financieros y a la Dirección Jurídica. 13. Para el caso exclusivo de las nóminas, las CLC s correspondientes deberán elaborarse en los plazos previamente establecidos, a fin de ministrar los recursos de manera ágil y oportuna. Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero

9 14. Las Unidades Ejecutoras y Auxiliares del Gasto, deberán de remitir la documentación comprobatoria y justificatoria del gasto con la firma de autorización del pago, así como con la firma de satisfacción en la recepción de los bienes o servicios de las áreas requirentes. En caso de ser comprobantes fiscales electrónicos cumplirán con lo siguiente: Los archivos electrónicos en formato *.XML que contengan los comprobantes fiscales de conformidad con lo establecido por la autoridad hacendaría; Impresión de la verificación de dichos documentos en los medios que para tal efecto implemento el SAT en su pagina electrónica; La representación impresa del comprobante fiscal que contenga las firman que recepción de bienes y/o servicios, así como la firma de autorización de pago; Para el resguardo de los documentos fiscales electrónicos, en la Dirección Ejecutiva de Informática se crearan los archivos correspondientes, mismos que se deberán conservar de conformidad con la reglas de carácter general que para tal efecto emita el SAT. 15. La Dirección Ejecutiva de Recursos Financieros a través de la Dirección de Contabilidad, tendrá la obligación de mantener bajo su custodia la documentación soporte que corresponda efectivamente a los bienes, servicios y obra pública ejercida. 16. Las cuentas por liquidar certificadas, se elaborarán de conformidad al instructivo de llenado del formato anexo. 17. El pago de las CLC s, se realizará por conducto de la Dirección de Administración Financiera, la cual en su caso las recibirá y con ellas conformará su programa de pagos dependiendo en justa medida de la disponibilidad financiera. 18. Los pagos a proveedores, contratistas y prestadores de servicios efectuados por la Dirección de Administración Financiera, se harán vía transferencia electrónica a la cuenta de cheques designada y no podrán por ningún motivo efectuar depósitos a tarjetas de débito, crédito, cuentas de ahorro o contratos de inversión. Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero

10 19. Solo se cubrirán pagos con cheque de manera excepcional, bajo la responsabilidad del titular de la Dirección de Administración Financiera y con el visto bueno de la Direccion Ejecutiva de Recursos Financieros, cuando la condición del beneficiario o la naturaleza del pago así lo ameriten. 20. Cuando en el momento de la emisión de la Cuenta por Liquidar Certificada no se conozca el número de cuenta bancaria, se emitirá cheque. 21. Cuando se contraigan compromisos en moneda extranjera, se consignará el tipo de cambio de la fecha de su expedición y la Dirección de Administración Financiera considerará el tipo de cambio vigente del día en que se efectúe la transferencia electrónica o se realice el pago. 22. Las CLC s pagadas por la Dirección de Administración Financiera, deberán contener las firmas autógrafas del servidor público facultado que haya atendido la autorización para su pago. 23. Las Unidades Ejecutoras del Gasto de la Oficialía Mayor, deberán comunicar en el momento de formalizar los contratos, pedidos, ordenes de trabajo y cualquier instrumento legal, con el cual se acredite la realización de un pago a un tercero, el número de cuenta bancaria, a efecto de que se realice el pago correspondiente mediante depósito. 24. En el caso de que no proceda la realización del pago de alguna CLC, la Dirección de Administración Financiera, remitirá a la Dirección de Programación y Presupuesto la relación de las mismas, así como el expediente respectivo justificando el motivo por el cual no se concreto el pago, para las aclaraciones a las que haya lugar. 25. Las Direcciones de Programación y Presupuesto, de Administración Financiera y de Contabilidad realizaran en el sistema electrónico autorizado del Tribunal y del Consejo, los registros presupuestales, financieros y contables en el ámbito de sus respectivas competencias. Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero

11 FORMATOS IV.- FORMATO E INSTRUCTIVO DE LLENADO Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero

12 TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL REF-06 Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero

13 REF-06 Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero

14 (1) (2) (3) TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL (4) (6) (7) (5) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) REF-06 Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero

15 (17) (18) (19) REF-06 Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero

16 Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero REF-06

17 Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013 REF-06 17

18 (1) (2) (3) (4) (6) (7) (5) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013 REF-06 18

19 (17) (18) (19) REF-06 Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero

20 FORMATOS DESCRIPCIÓN DEL FORMATO Nombre del formato: Número de formato: Objetivo del formato: Elabora: Número de tantos del formato: Distribución: Cuenta por liquidar certificada REF-06 Contar con los mecanismos de control para garantizar los requisitos que deben cumplir las Cuentas por Liquidar Certificadas CLC s Dirección Ejecutiva de Recursos Financieros Original y dos copias Original y primera copia: para la Dirección de Contabilidad Segunda copia: para la Dirección de Administración Financiera INSTRUCTIVO DE LLENADO No. DE CONCEPTO SE DEBE ANOTAR: 1.- Fecha de expedición Día, mes y año de la fecha en que se elabora la CLC. 2.- Número Número consecutivo de las CLC s realizadas. 3.- Hoja En orden consecutivo el número de hojas de los que conste el formato 4.- Banco/Num. de cuenta Nombre de la institución bancaria y el número de cuenta correspondiente Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero

21 FORMATOS 5.- Sírvase pagar el importe Cantidad que ampara la CLC correspondiente a la operación en número y letra 6.- Clave Clave que se la asigna a la Unidad Responsable 7.- Unidad responsable Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal 8.- Moneda extranjera Nombre de la divisa, importe de la misma y el tipo de cambio correspondiente 9.- No. SEC Consecutivo de las claves otorgadas 10.- Clave presupuestaria Estructura presupuestaria a la cual se carga el gasto 11.- Documento de referencia El tipo y su número del comprobante 12.- Beneficiario/contratista/proveedor Persona Moral o Física 13.- Concepto Descripción de la partida 14.- Importe Tanto el importe bruto como el neto de la adquisición Elaboró Nombre completo, cargo y firma de la Directora Ejecutiva de Recursos Financieros 16.- Autorizó Nombre completo, cargo y firma del Oficial Mayor autorizando la CLC 17.- Claves de documentos Tipo de comprobantes de acuerdo al listado anexo Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero

22 FORMATOS 18.- Notas específicas o aclaraciones Comentarios u observaciones que se presenten 19.- Sello y fecha de pago El sello, día, mes y año de la fecha en que se presenta a la Dirección de Administración Financiera Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero

23 VALIDACIÓN Elaborado por: Validado por: Lic. Bertha Xóchitl Benítez Pérez Directora Ejecutiva de Recursos Financieros C.P. Luis Roberto López Carbonell Director Ejecutivo de Planeación Vo. Bo. Lic. Carlos Vargas Martínez Oficial Mayor Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero

24 AUTORIZACIÓN Autoriza: El Consejo de la Judicatura del Distrito Federal Mag. Edgar Elías Azar Presidente Mag. Norma Raquel Lagunes Alarcón Consejera Dr. Héctor Samuel Casillas Macedo Consejero Lic. Sandra Luz Díaz Ortiz Consejera Lic. Rafael Santa Ana Solano Consejero Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero