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1 INSTRUCCION 2/2009, DE 12 DE MARZO, PARA LA DIGITALIZACIÓN DE FONDOS DOCUMENTALES DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCIALES POR PARTICULARES UTILIZANDO SUS PROPIOS MEDIOS. En el cumplimiento de las funciones encomendadas a los Archivos Históricos provinciales se viene requiriendo, cada vez con mayor frecuencia, la digitalización de documentos en ellos depositados. En muchas ocasiones, son los propios particulares, personas físicas o jurídicas, las que manifiestan su interés en obtener copia digital de documentos obrantes estos archivos, y no disponibles en ese soporte, así como de hacerlo utilizando sus propios medios materiales y personales. Esta posibilidad resulta especialmente conveniente cuando se solicita la realización de copia de un gran volumen de documentos o cuando dada sus peculiares características la realización de esa copia, o no es posible con los medios disponibles por esta Administración o significaría un uso tan intenso de ellos que impediría atender otras solicitudes de particulares o el normal desarrollo de la actividad del Archivo. El artículo 21 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común recoge, como parte de los instrumentos con los que lograr la unidad de acción, y con ello la mayor eficacia de la actuación administrativa, la capacidad de los órganos administrativos de dirigir la actividad de sus órganos jerárquicamente dependientes mediante instrucciones y órdenes de servicio. De conformidad con el artículo 33 del Decreto 18/2009, de 10 de febrero, del Gobierno de Aragón, por el que se aprueba la estructura orgánica del Departamento de Educación, Cultura y Deporte, corresponde a este Servicio asumir la elaboración, gestión y coordinación de las acciones de investigación y difusión del Patrimonio Cultural así como la dirección de la gestión de los archivos históricos propiedad o de gestión directa del Gobierno de Aragón En su virtud, al objeto de que la digitalización de fondos documentales de los archivos históricos provinciales por particulares interesados, utilizando sus propios medios, se realice en condiciones adecuadas de calidad y seguridad y de forma

2 homogénea por las distintas unidades dependientes de este servicio, se entienden oportuno dictar las siguientes INSTRUCCIONES: 1.- Condiciones de la digitalización de documentos. La digitalización de fondos de los Archivos cuya gestión depende del Servicio de Investigación y Difusión del Patrimonio Cultural se deberá efectuar con arreglo a las condiciones y normas técnicas fijadas por la Dirección General de Patrimonio Cultural. Se recogen como anexo I las condiciones generales de esta digitalización, con arreglo a las cuales, adecuándolas cuando proceda al caso concreto, se concederá la autorización de estas digitalizaciones. Las normas técnicas serán determinadas por la Dirección General procurando su conveniente actualización, 2.- Procedimiento para la autorización de digitalización de documentos. Solicitada por los particulares la obtención de copia digital de los documentos obrantes en los Archivos (se adjunta como Anexo II modelo de solicitud), los Directores de los Archivos darán traslado de la solicitud de autorización a esta Dirección General en el plazo máximo de 15 días, adjuntando su informe. Corresponderá al Director General de Patrimonio Cultural la autorización de tal actuación y la determinación de las condiciones y normas técnicas con arreglo a las cuales se deberá realizar. De dicha autorización se dará traslado al Archivo a efectos de su comunicación al particular y adoptar las medidas necesarias para su ejecución. 3.- Archivo de imágenes El Archivo que ha cursado la solicitud guardará copia digital de todos los trabajos de digitalización, que pondrá a disposición de los interesados en posteriores consultas, limitando en todo lo posible la manipulación de los originales, así como su eventual utilización en actuaciones de difusión. A su vez, el Archivo Histórico remitirá una copia a este Servicio. En Zaragoza, a 12 de marzo de 2009 EL JEFE DEL SERVICIO DE INVESTIGACIÓN Y DIFUSIÓN DEL PATRIMONIO CULTURAL Fdo.: Juan José Generelo Lanaspa

3 ANEXO I CONDICIONES DE AUTORIZACIÓN DE LA DIGITALIZACIÓN DE FONDOS DOCUMENTALES DE UN ARCHIVO HISTÓRICO POR PARTICULARES UTILIZANDO SUS PROPIOS MEDIOS 1. En su caso, y con carácter previo, se deberá proceder previa presentación de un programa de trabajo, al examen documental e identificación de los documentos de los que se desea obtener copia digital. Respecto a los mismos se deberá elaborar una relación y remitirla a esta Dirección General de Patrimonio Cultural indicando su deseo de proceder a su digitalización. 2. Solo se podrá autorizar la digitalización de documentos o conjuntos de documentos suficientemente identificados y descritos a juicio del responsable del Archivo. 3. Podrá procederse a la digitalización de los documentos solicitados, siguiendo las instrucciones que les haga el responsable del Archivo. 4. Los derechos de propiedad intelectual y de reproducción del material que resulte del acceso a los documentos del Archivo serán de propiedad del Gobierno de Aragón. 5. Las copias digitales se efectuarán con las condiciones técnicas y normas de calidad, respecto a su resolución, compresión de imágenes, metadatos, etc que se señalen por el Servicio de Investigación y Difusión del Patrimonio Cultural de esta Dirección General. 6. Las copias de naturaleza impresa o de cualquier otra naturaleza, así como las citas y las referencias de los mismos deberán incluir la mención Gobierno de Aragón. Archivo Histórico Provincial de Las copias de los documentos solo podrán ser usadas sin ánimo de lucro, con fines de investigación y uso privado.

4 8. No podrán utilizarse las copias digitales obtenidas para ninguna edición, incluyendo su distribución o disponibilidad por Internet o cualquier otro medio de difusión, sin la previa autorización expresa por la Dirección General de Patrimonio Cultural. 9. Las labores necesarias se llevarán a cabo en la sede del Archivo Histórico correspondiente, bajo la supervisión de personal técnico del centro y de acuerdo con las condiciones fijadas en la autorización y las que para su correcta ejecución adopte el responsable del Archivo. El acceso a los documentos y los trabajos de selección de documentación, y digitalización se realizarán en el lugar, tiempo y horario que le sean indicados por el responsable del Archivo; así como con los equipos y medios materiales y personales que en cumplimiento de las condiciones de la autorización sean aceptados por el responsable del Museo. 10. El particular deberá entregar al Archivo Histórico al menos una copia de cuantos documentos se generen de la actividad. Siempre que sea posible, la copia será digital.

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