MUNICIPIO DE SONSÓN ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN. ÁREAS QUE INTERVIENEN Todas las dependencias de la Alcaldía Municipal de Sonsón

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César Poblete Ávila
hace 7 años
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ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Identificar y agrupar los de las dependencias productoras en series y subseries de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y ordenar

ÁREAS QUE INTERVIENEN Todas las dependencias de la Alcaldía Municipal de Sonsón GENERALIDADES La organización de archivos de gestión debe ser realizada en todas las dependencias de la alcaldía.

1 ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Identificar y agrupar los de las dependencias productoras en series y subseries de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y ordenar los en cada expediente, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó el trámite que los produjo. ÁREAS QUE INTERVIENEN Todas las dependencias de la Alcaldía Municipal de Sonsón GENERALIDADES La organización de archivos de gestión debe ser realizada en todas las dependencias de la alcaldía. GLOSARIO DE TÉRMINOS Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Depuración: Operación, dada en la fase de organización de, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Folio: Hoja.

2 Foliación: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

3 Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. NORMAS N1. Los Archivos de Gestión o de Oficina se organizarán por parte de la oficina que los produce, el director, jefe o coordinador de oficina, debe disponer del personal necesario para aplicar la Tabla de Retención Documental avalada por el Comité Interno de Archivo y con la asesoría y verificación de la Oficina o quien haga sus veces. N2. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público. N3. En la organización del archivo debe hacerse una clara separación entre los de gestión y los de apoyo. Estos últimos deben estar organizados y depurados pero no se incluyen en las Tablas de Retención y su organización puede en consecuencia seguir parámetros distintos a la aplicación de éstas. Debe quedar constancia de la depuración de los de apoyo. N4. Los funcionarios de oficinas deben actualizar periódicamente sus inventarios documentales. PROCEDIMIENTO Nº ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE A partir de la TRD de la 1. Identificar series y dependencia se verifica en el subseries archivo de gestión la existencia de las series y subseries

Los Archivos de Gestión o de Oficina se organizarán por parte de la oficina que los produce, el director, jefe o coordinador de oficina, debe disponer del personal necesario para aplicar la Tabla de

4 2. 3. Clasificar la documentación Aplicar medidas de conservación preventiva. Ordenar los documentales establecidas allí. Con base en las TRD, se agrupan los del archivo de gestión en series y subseries y se procede a conformar los expedientes. Retirar de los el polvo y los elementos metálicos, desdoblar pliegues y dobleces y reemplazar las unidades de conservación (carpetas) por las autorizadas por la Alcaldía del Municipio de Sonsón Al interior de cada carpeta o expediente, los tipos documentales (piezas documentales) se ordenan cronológicamente y en orden descendente (del documento más antiguo (arriba), al más reciente), siguiendo el orden natural en el que se efectuó el trámite. Una carpeta de tapas independientes debe contener máximo 200 folios. Si el expediente es mayor a este número se dividirá en el número de carpetas que sea necesario y a cada una se le asignará el consecutivo que corresponda, por ejemplo, 1 de 2, 2 de 2. El primer orden entre unidades documentales o carpetas en cada serie y subserie será cronológico (por años).

Retirar de los el polvo y los elementos metálicos, desdoblar pliegues y dobleces y reemplazar las unidades de conservación (carpetas) por las autorizadas por la Alcaldía del Municipio de Sonsón Al

5 5. Depurar 4. Rotular unidades de almacenamiento Simultáneamente con la ordenación de los, se separan las copias, duplicados idénticos, en blanco, sin firma y en general todos aquellos sin valor o que hagan parte de los de apoyo, con el fin de depurar la carpeta y conservar el contenido estricto que la compone. De los depurados se debe conservar un registro debidamente autorizado por el funcionario competente. Identificar en el rótulo o marbete el nombre del expediente objeto de organización. El nombre dado a la unidad de almacenamiento debe indicar de forma clara el nombre del fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso 6. Foliar la documentación (formato para marcar carpetas y cajas) Se enumeran las hojas o folios de los contenidos en la carpeta, en la esquina superior derecha, preferiblemente a lápiz, sin repetir números ni usar suplementos como A, B, C o bis, el trazo debe ser suave. Oficinas Productoras

de los de apoyo, con el fin de depurar la carpeta y conservar el contenido estricto que la compone. De los depurados se debe conservar un registro debidamente autorizado por el funcionario competente.

6 El orden de la foliación se debe corresponder con el orden cronológico de los contenidos en la carpeta. (Ver: Foliación en Archivos. Archivo General de la Nación). 7. Almacenar y archivar la documentación Se almacenan las carpetas debidamente organizadas en el mobiliario o en las cajas de archivo Nº 12. Si se usan cajas, éstas deben identificarse mediante el rótulo definido y aprobado por la Oficina de Archivo y Correspondencia, que permita identificar de forma clara su contenido. Si se usa estantería esta se debe marcar con la nomenclatura correspondiente. Al interior del mueble las series se organizarán alfabéticamente. 9. Elaborar el Inventario Documental (Formato marcar cajas) Diligenciar el Formato Único de Inventario Documental, ingresando allí los datos de los expedientes, nombre de la serie o subserie, fechas extremas, numero de carpeta y caja cuando sea el caso. (Ver: Instructivo del Formato de Inventario)

Si se usan cajas, éstas deben identificarse mediante el rótulo definido y aprobado por la Oficina de Archivo y Correspondencia, que permita identificar de forma clara su contenido.

7 8. Seguimiento y control La oficina de archivo debe verificar, mediante visitas de seguimiento por oficina, que la aplicación de las TRD se ha llevado a cabo de acuerdo con las directrices, procedimientos y guías aprobados, y efectuar los refuerzos o correcciones que sean necesarios. Por su parte, las oficinas deben informar a la Oficina de Archivo o a quien haga sus veces sobre los cambios en el personal y en la producción documental de la dependencia, con el fin de evitar atrasos, tomar las medidas pertinentes como ajustes o actualizaciones de las Tablas de Retención o transferencia de los. Oficina de Archivo ANEXOS Formato Identificación Cajas Formato Identificación Carpetas Formato Único Inventario Documental NOVEDADES Y ACTUALIZACIONES VERSIÓN FECHA CARGO RAZON DE LA ACTUALIZACION

Por su parte, las oficinas deben informar a la Oficina de Archivo o a quien haga sus veces sobre los cambios en el personal y en la producción documental de la dependencia, con el fin de evitar

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