Índice Introducción. Obligaciones legales. Reto de la administración de archivos. Administración de archivos. Acceso a la información y protección de

Transcripción

1 Instituto de Acceso a la Información n Pública Del Distrito Federal Homogeneización n de series documentales. Un avance en la organización n de archivos en el Distrito Federal 25 de agosto de 2011 Agustín Millán Gómez

2 Índice Introducción. Obligaciones legales. Reto de la administración de archivos. Administración de archivos. Acceso a la información y protección de datos personales. Modelo del Acceso a la información y Protección de Datos Personales.

3 Introducción El fortalecimiento de las instituciones públicas mediante la modernización de sus mecanismos de gestión es fundamental para el desarrollo, la igualdad de oportunidades y el bienestar social; y es sin duda la información organizada y adecuadamente conservada el principal promotor de una mayor eficiencia y efectividad en la administración gubernamental.

4 Introducción La incorporación de procesos de administración documental a los sistemas electrónicos para su difusión y publicación, enfocado al ejercicio del derecho de acceso a la información pública y la protección de datos personales, es un principio rector para la Federación, los Estados y el Distrito Federal, emanado de la adición de un segundo párrafo al artículo sexto constitucional, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 20 de julio de 2007.

5 Introducción La administración de archivos en el Distrito Federal, es coadyuvante del cumplimiento de las obligaciones de transparencia, rendición de cuentas y protección de datos personales sustentadas en la eficiente administración de los documentos que genera, integra y detenta cada Ente Público. El mejoramiento de la organización, conservación y manejo de documentos en posesión del los organismos públicos locales es una responsabilidad compartida por todos los servidores públicos del Distrito Federal, de conformidad con la Ley de Archivos del Distrito Federal, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal y la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

6 Introducción La nueva iniciativa internacional Asociación de Gobierno Abierto dirigida a la obtención de compromisos concretos de los gobiernos, en colaboración con la sociedad civil, para promover la transparencia, aumentar la participación ciudadana, combatir la corrupción y aprovechar las nuevas tecnologías para hacer un gobierno más abierto, eficaz y responsable, es un vehículo para promover la innovación y el crecimiento económico. Al liberar miles de bases de datos del gobierno, muchos países han desarrollado industrias totalmente nuevas y ahorrado miles de millones de dólares mediante el aprovechamiento de los conocimientos compartidos.

7 Introducción Los gobiernos abiertos y receptivos son más eficaces, eficientes e innovadores, desde la perspectiva de mejorar la prestación de servicios hasta reducir la corrupción. Los esfuerzos de un gobierno abierto están contribuyendo a construir sociedades más democráticas y prósperas que permiten a los ciudadanos tener una opinión más directa en las decisiones que afectan sus vidas diarias.

8 Obligaciones legales Conformación de Sistemas Institucionales de Archivos Organización y conservación de archivos Administración de Sistemas de Datos Personales Protección, acceso, rectificación cancelación y oposición de Datos Personales Publicidad del ejercicio público Acceso a la información pública

9 Reto de la Administración n de archivos Obsolescencia de los sistemas y métodos del trabajo archivístico Ausencia de políticas formales Inexistencia de archivos formalmente establecidos Ausencia de criterios y métodos para la valoración documental Incorporación desordenada de tecnología Inexistencia de programas de capacitación Recursos materiales inadecuados Recursos operativos insuficientes e inadecuados Deficiente relación institucional con los archivos Desdén por la actividad archivística por parte de la autoridad Desconocimiento de la función y desinterés de usuarios de la información archivística Administración patrimonialista de la información archivística

10 Administración n de archivos Se constituye como: Que conduce al: Desarrollo de Procesos Técnicos La Administración de Archivos es la metodología integral para planear, dirigir y controlar la producción, organización, circulación y uso de los documentos. A través del funcionamiento del : Ciclo vital de Documento A lo largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una mayor economía y racionalización en el manejo de los recursos operativos y las estructuras archivísticas.

11 Administración n de archivos Indicadores básicos de desarrollo Archivística Tradicional Administración de Archivos Ley de Archivos del Distrito Federal Manuales básicos Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal Bases, principios, estructura y planeación Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal Conservación exhaustiva de Información Conservación selectiva de la Información

12 Administración n de archivos Indicadores básicos de desarrollo Archivística Tradicional Principio de procedencia y orden original Administración de Archivos Principio de orden original Principio de procedencia Principio de Integridad Principio de Preservación Bases, principios, estructura y planeación Unidad general de archivo Ciclo vital del documento: 3 unidades de archivo: Trámite Concentración Histórico Sin planes Planificación de estructuras, recursos y servicios

13 Administración n de archivos Indicadores básicos de desarrollo Archivística Tradicional Administración de Archivos Procesos técnicos Acceso Organización Descripción Conservación Preservación Difusión Especializado (archivos para servir a la Historia) Producción Integración Organización Protección de Sistemas de Datos Personales Circulación Descripción Valoración Conservación Preservación Difusión Acceso institucional, social y cultura

14 Acceso a la información n y Protección n de datos personales Organización de documentos Archivos organizados y conservados para el Acceso a la Información y Protección de Datos Personales Conservación de documentos Serie documental Vigencia documental Valoración basada en: Ley de Archivos del Distrito Federal Identificación de temas institucionales con base en funciones oficiales Ley de Archivos del Distrito Federal Criterios: Administrativos Legales Contables Fiscales Ley de Protección de Datos Personales para el Identificación de sistemas de datos Personales Ley de Protección de Datos Personales para el Valores: Científico Estadístico Histórico Acceso a la información organizada y datos personales protegidos Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal

15 Modelo del acceso a la información n y Protección n de datos personales Sistema institucional de archivos

16 Modelo del acceso a la información n y Protección n de datos personales Propuesta de instrumento metodológico para homogeneización de series documentales Basado en el análisis de las funciones institucionales Indispensable como base para la mayoría de las actividades de la gestión de documentos Considerando que las funciones son más estables que las estructuras administrativas La descripción de funciones juega un papel fundamental en la explicación de la procedencia de los documentos. Las descripciones de funciones pueden ayudar a situar firmemente a los documentos en su contexto de producción y utilización.

17 Modelo del acceso a la información n y Protección n de datos personales Propuesta de instrumento metodológico para homogeneización de series documentales Área de identificación Marco Jurídico Tipología Fondo documental Unidad administrativa Código archivístico de serie Carácter de la función (sustantiva o administrativa) Áreas de relación Fundamento legal de la serie Objetivo de la función Intervalo de desarrollo Extinción de la función Función Subfunción Proceso Actividad Tarea Acción

18 Modelo del acceso a la información n y Protección n de datos personales Propuesta de instrumento metodológico para homogeneización de series documentales Valores archivísticos: Valores primarios Administrativo, legal contable y fiscal. Valor datos personales Estadístico, científico e histórico. Valores secundarios Testimonial, evidencial e informativo

19 Modelo del acceso a la información n y Protección n de datos personales Propuesta de instrumento metodológico para homogeneización de series documentales Caducidad y vigencia de la información Control de acceso a la información n reservada Fiscal Archivo de Tramite Propiedad intelectual, patentes o marcas Procedimientos administrativos en forma de juicio Procedimientos de responsabilidad de servidores públicos Opiniones, recomendaciones o puntos de vista del proceso deliberativo de los servidores públicos Estrategias y medidas a tomar en materia de controversias legales Perjuicio de terceros o de entes públicos Seguridad de las instalaciones Archivo de concentración Archivo histórico Destino: Eliminación Conservación (completa o selectiva)

20 Modelo del acceso a la información n y Protección n de datos personales Propuesta de instrumento metodológico para homogeneización de series documentales Condiciones de seguridad de información reservada: Seguridad físicaf Seguridad lógical Seguridad de desarrollo y aplicaciones Seguridad de cifrado Seguridad de comunicación n y redes Instalaciones Equipos Soportes de información Identificación de usuarios Autenticación de usuarios Autorización de tratamiento Algoritmos Claves Contraseñas Acceso a dominio Programas autorizados Manejo de Telecomunicaciones

21 Modelo del acceso a la información n y Protección n de datos personales Propuesta de instrumento metodológico para homogeneización de series documentales Control de acceso a la información confidencial y de sistemas de datos personales: Sistema de datos personales y datos personales (Asociado a serie documental) Tipo de seguridad Nivel de seguridad Categorías de datos personales Validación y aprobación de la descripción de la serie Elaboración del documento Autoridades que validan y aprueban

22 Conclusiones Se concluye que los elementos para elaborar la descripción de una serie o función deben concebirse como un mecanismo completo, homogéneo y único destinado a facilitar el control y el acceso a la información. Con esta base metodológica la organización de los documentos permite un nivel de comprensión y utilidad de los acervos como suma de los procesos de ordenación preestablecida, la operación de identificación y la creación integrada de criterios clasificatorios.

23 Conclusiones Al proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones que faciliten la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo, se logra concretar un proceso homogéneo de agrupación de información con base en una estructura funcional determinada, así como ordenar los documentos de archivo estableciendo la relación entre cada agrupación o serie documental de acuerdo con una unidad de orden establecida para cada caso.

24 Agustín n Millán n GómezG agustin,millan@infodf.org.mx Agosto 2011