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1 Unidad 4 Proceso contable Competencias Al finalizar la unidad, el alumno: Registrará s contables de transacciones económicas aplicando la partida doble. Utilizará el formato de Libro Diario y esquemas de mayor (como representación didáctica del Libro Mayor). Realizará: balanza de comprobación, Estado de resultados y estado de situación financiera para comprender el proceso contable que sigue una entidad económica al generar información financiera como fundamento para la toma de decisiones.

2 Descripción temática Unidad 4. Estado de resultados 4.1. Registro de operaciones Partida doble Reglas de la partida doble La cuenta Partes de la cuenta Saldo de las cuentas Reglas del cargo y el abono Catálogo de cuentas y su instructivo Libros de contabilidad Diario General Libro Mayor.

3 Introducción En unidades anteriores vimos como se presenta el Balance generaly el Estado de resultados. Se explicó que dichos estados inancieros se obtienen del registro contable de las operaciones que se realizan en las empresas, por lo que en esta unidad veremos los pasos a seguir para llevar a cabo dicho registro del cual se derivan los estados inancieros. Primero necesitamos conocer la teoría de la partida doble y su aplicación, deinir el concepto de cuenta, las partes que la forman y cómo se modiican sus valores de acuerdo con las reglas del cargo y del abono. También veremos la función que tiene el catálogo de cuentas y su instructivo en el registro de las operaciones, y lo que se debe tomar en cuenta al elaborarlos. Por último se analizarán las operaciones más comunes que se realizan en las empresas comerciales, se explicará lo que es un contable y cómo se registran en los libros contables de diario, Libro Mayor y auxiliares. 121

4 Contabilidad FinanCiera i 4.1. Registro de operaciones Ya vimos en las unidades anteriores que los estados financieros se obtienen del registro contable de las operaciones que realiza una entidad. Ahora bien, qué es el registro contable?, dónde se registran las operaciones?, qué reglas se aplican? Estas preguntas se responderán conforme nos adentremos en la unidad. En qué consiste y cómo se efectúa el registro de las operaciones? Dentro de sus funciones, los administradores llevan a cabo un sinnúmero de transacciones, tales como compras, ventas, cobros, pagos, etc. El proceso contable se inicia con el registro de esas operaciones. Se entiende por registro la acción de anotar las operaciones de una empresa en los libros y auxiliares correspondientes. Para ello se requiere que se informe al departamento de contabilidad de las transacciones realizadas; esto se hace mediante la entrega del documento original o de una copia que compruebe la operación realizada. Generalmente estos comprobantes son facturas, recibos, cheques, fichas de depósitos bancarios, pagarés, etc. Las facturas son el comprobante de una operación de compra o venta de mercancías; los recibos son los comprobantes del pago de servicios ya sea de luz o de teléfono; o bien los recibos de nómina si se trata del pago de salarios, por citar algunos. También en la actualidad es bastante común recibir comprobantes por medios electrónicos, pero independientemente del tipo de comprobante que se tenga, éstos se guardan en los archivos de la empresa para que cuando se requiera hacer una revisión o verificar algún dato puedan ser consultados. Después de recibir el comprobante respectivo, la persona encargada Qué entiendes por de contabilizar analiza la transacción y determina las cuentas que deben ser contable? afectadas para realizar el registro en los libros contables. Al registro de cada operación se le denomina contable. Los libros utilizados para el registro contable son el Libro Diario y el Libro Mayor. Más adelante en esta unidad veremos el manejo que debe darse a cada uno de ellos. Los pasos que deben seguirse para registrar los s contables se presentan en la figura 4.1. Éstos son: 1. Realizar la transacción. 2. Informar al departamento de contabilidad por medio de un documento. 3. Registrar la operación en el Libro Diario. 4. Pasar el contable al Libro Mayor. 5. Realizar el registro en auxiliares de mayor. Se denomina contable al registro de cada una de las operaciones realizadas por la empresa. Transacción Documento Libro Diario Libro Mayor Auxiliares Figura 4.1. Pasos a seguir para el registro de las transacciones. 122

5 Unidad 4 - proceso Contable Es muy importante registrar adecuadamente cada transacción, ya que cualquier error u omisión en el registro de las operaciones afecta los estados financieros, que son el producto final de la contabilidad. Se podría pensar que como actualmente la gran mayoría El registro contable es la anotación de las empresas, inclusive las pequeñas, utiliza sistemas de que se hace en los libros de cómputo para llevar su contabilidad (lo cual facilita el registro contabilidad, respecto a las de operaciones y la elaboración de reportes), no es necesario operaciones de las empresas. estudiar el proceso contable de forma manual, lo cual no es así, ya que si la contabilidad se realiza de manera manual o utilizando computadoras, los pasos para el registro y la elaboración de reportes no se alteran. Sin embargo, al hacerlo de manera manual se conoce el modo como los sistemas contables procesan los datos y proveen reportes, y así se pueden entender e interpretar más ampliamente Partida doble La ecuación contable es la base de la contabilidad, ya que todas las transacciones financieras que se efectúan en las empresas, independientemente de lo sencillo o complicado que éstas sean, se reflejan en los elementos de esta ecuación. Recordemos la fórmula: Activo = Pasivo + Capital contable Para mantener dicha igualdad, el registro contable se realiza sobre la base del concepto de la partida doble, la cual se define como: El sistema de registro por medio del cual siempre se ven afectadas por lo menos dos cuentas, por cada transacción. 1 La partida doble se basa en que toda operación realizada tiene una causa y efecto en los elementos de la fórmula, y que cualquier cambio en el activo, ya sea que aumente o disminuya, se reflejará en un aumento o disminución en otros activos o en el pasivo o capital contable, y que este cambio debe ser siempre por la misma cantidad, para no alterar la ecuación. La partida doble es el método utilizado para el registro contable, donde por cada transacción se afectan dos o más partidas Reglas de la partida doble El registro de cada operación aumenta o disminuye por lo menos dos elementos de la ecuación contable. A esto se le conoce como reglas de la partida doble; y sirven de guía para analizar las distintas transacciones y facilitar el registro contable. 1 Horngren, Sundem, Elliot, Contabilidad f inanciera, 5ª edición, México, Prentice-Hall, T. I, pág

6 Contabilidad FinanCiera i Las reglas de la partida doble son nueve, y se refieren al impacto que produce en los activos, pasivos y capital contable, el cambio en una partida específica de los rubros mencionados: A todo aumento de activo corresponde: 1. Disminución de otro activo. 2. Aumento de un pasivo. 3. Aumento de capital contable. A toda disminución de pasivo corresponde: 4. Aumento de otro pasivo. 5. Disminución de un activo. 6. Aumento de capital contable. A toda disminución de una partida de capital contable corresponde: 7. Un aumento de otra partida de capital contable. 8. Una disminución de activo. 9. Un aumento de pasivo. La tabla 4.1 muestra las nueve reglas de la partida doble, sólo se requiere identificar el elemento de la ecuación contable que se modifica y determinar si esto aumenta o disminuye, para identificar el efecto que produce en otro de los elementos: por ejemplo, si un activo aumenta veremos la primera línea horizontal; en cambio, si aumenta un pasivo veremos la segunda columna vertical. Tabla 4.1. Aumentos y disminuciones. Disminución de activos Aumento de pasivos Aumento de capital contable Aumento de activo >A <A >A >P >A >CC Disminución de pasivo Disminución de capital contable <P <A <P >P <P >CC <CC < A <CC >P <CC >CC Analizaremos un ejemplo de cada una de las reglas a fin de comprobar su aplicación, además utilizaremos los nombres de los principales renglones que vimos en la unidad 2. Las reglas de la partida doble son nueve y se refieren al efecto que producen en el activo, en el pasivo y capital contable, los aumentos o disminuciones en dichos rubros. 124

7 Unidad 4 - proceso Contable 1. El aumento de un activo se puede dar como consecuencia de la disminución de otro activo: Recibir el pago de un cliente significa que tenemos más efectivo y menos cuentas por cobrar, ambos son activos + Efectivo = - Clientes 2. El aumento de un activo puede ser provocado por el aumento de un pasivo: Comprar una computadora a crédito se refleja en un aumento del equipo de cómputo y un aumento de acreedores; el equipo es un activo y acreedores es un pasivo + Equipo de cómputo = + Acreedores diversos 3. El aumento de un activo puede ser consecuencia del aumento del capital contable: Recibir efectivo para iniciar un negocio deberá registrarse como un aumento de efectivo y un aumento de capital social. El efectivo es un activo y el capital social es un reglón de capital contable. + Efectivo = + Capital social 4. La disminución de un pasivo puede ser consecuencia del aumento de otro pasivo: Se tiene una cuenta por pagar a un proveedor y se firma un documento; ésto deberá registrarse como una disminución de proveedores y un aumento de documentos por pagar. Ambos proveedores y documentos por pagar son pasivos. - Proveedores = + Documentos por pagar 5. La disminución de un pasivo puede ser provocada por la disminución de un activo: Pagar una cuenta a un proveedor disminuye proveedores y disminuye el efectivo. Proveedores es cuenta de pasivos y el efectivo es un activo. - Proveedores = - Efectivo 125

8 Contabilidad FinanCiera i 6. La disminución de un pasivo puede corresponder al aumento de capital contable: Para cubrir la deuda con un acreedor se le invita a ser socio de la empresa y para ello se aumenta el capital. La cuenta de pasivos acreedores disminuye, y el capital social aumenta. - Acreedores = + Capital social 7. La disminución de una partida de capital puede corresponder al aumento de otra partida de capital: Se acuerda con los accionistas repartir utilidades por medio de acciones y aumentar el capital. Aumenta el capital social y disminuyen las utilidades retenidas, ambos son reglones del capital contable. - Utilidades retenidas = + Capital social 8. La disminución de capital contable puede corresponder a una disminución de activo: Se acuerda repartir las utilidades y se entrega efectivo a los accionistas. Disminuyen las utilidades retenidas, que es un reglón de capital contable, y disminuye el efectivo, que un activo. - Utilidades retenidas = Efectivo 9. La disminución de capital contable puede corresponder al aumento de un pasivo: Se decreta el pago de dividendos. Disminuye las utilidades retenidas, que es una cuenta de capital, y aumenta a cuenta de dividendos por pagar, que es un pasivo. - Utilidades retenidas = + Dividendos por pagar 4.3. La cuenta Para generar la información que proporciona a los distintos usuarios, la contabilidad utiliza una herramienta conocida como cuenta, donde anotan los aumentos o disminuciones que va teniendo 126

9 Unidad 4 - proceso Contable cada renglón de los estados financieros como consecuencia de las operaciones. En ésta se resumen los cambios experimentados en dichos renglones, operación que ayuda a determinar el saldo de cada una de las cuentas que aparecerán en los estados financieros. Lo esencial de la cuenta es la naturaleza de los datos que contiene y no tanto la forma en que éstos se puedan o no registrar. Al instrumento que sirve para registrar los aumentos o disminuciones de cualquier elemento de los estados financieros, con motivo de las transacciones que realizan las empresas, se le da el nombre de cuenta. Cada renglón utilizado en el registro contable es una cuenta. Por ejemplo, en la cuenta de efectivo se registrarán los movimientos que durante el mes tenga el dinero, esto es, irá aumentando cada vez que se reciba dinero o disminuyendo cuando la empresa realice un pago; al final del periodo se suman los aumentos y las disminuciones, y se determina el monto que a esa fecha se tiene para presentarlo en el balance. El número de cuenta dependerá del giro y del tamaño de la empresa, así como de la necesidad de tener un registro especial para ciertos eventos; por ejemplo, algunas empresas pueden tener una cuenta para controlar a los clientes nacionales y otra para clientes extranjeros, o bien puede llevarse una cuenta de ventas generales o ventas por departamento, etcétera. Cuántas cuentas se utilizan en el registro contable? Partes de la cuenta La cuenta consta de las siguientes partes: 1. Nombre. 2. Columna del lado izquierdo. 3. Columna del lado derecho. La cuenta es el registro individual de los aumentos y disminuciones de los renglones que se presentan en los estados financieros. Gráficamente la cuenta se representa con la letra T, por lo que recibe el nombre de cuenta T, por su relación con el mayor general, también se le conoce como esquema de mayor. El nombre de cada cuenta se anota al centro sobre la línea horizontal. La columna del lado izquierdo se llama Debe y la del lado derecho Haber. Es importante tener presente que Debe no quiere decir que la empresa tengan deudas, su significado tal y como se anotó anteriormente, es izquierda. De igual manera, Haber no quiere decir que la empresa posee algo, significa derecha. La forma de la cuenta es la siguiente: Debe Nombre de la cuenta Haber 127

10 Contabilidad FinanCiera i Al menos se maneja una cuenta para cada uno de los renglones que aparecen Qué son cargos y en los estados financieros. El conjunto de cuentas recibe el nombre de mayor los abonos? general, haciendo referencia a que es el registro más importante para el proceso final de los estados financieros. Cuando se requiere observar rápidamente el efecto que tendrá una operación en la contabilidad se utilizan varias cuentas T. En ambos lados de las columnas de la cuenta se registran los importes de los aumentos y disminuciones, los registrados en la columna del lado izquierdo o Debe se llaman cargos y los anotados en la columna del lado derecho o Haber son los abonos. También se utilizan los términos de débito y crédito para cargo y abono, respectivamente. A la suma de las cifras registradas en el lado del Debe se le denomina movimientos deudores y a la del Haber movimientos acreedores. Debe Nombre de la cuenta $1,200 Cargos $2,520 Suma de movimientos deudores Haber $ Abonos 170 $760 Suma de movimientos acreedores La cuenta tiene dos columnas: la izquierda se llama Debe y la derecha se llama Haber. En ellas se anotan los cargos y los abonos, respectivamente. A la diferencia entre los movimientos se denomina saldo, el cual puede ser deudor o acreedor. Se dice que la cuenta tiene saldo deudor si la diferencia entre la suma de los cargos es mayor a la suma de los abonos. En caso contrario, o sea que la diferencia entre la suma de los abonos es mayor a la de cargos, la cuenta tiene saldo acreedor. Veamos gráficamente cómo se determinan los saldos en una cuenta T. Suma de movimientos deudores Saldo deudor Nombre de la cuenta Debe $1, Haber $ $2,520 $760 Suma de movimientos acreedores $1,

11 Unidad 4 - proceso Contable Nombre de la cuenta Debe Haber Suma de movimientos deudores $2, $3,400 1, $2,700 $5,200 Suma de movimientos acreedores $2,500 Saldo acreedor La cuenta está saldada cuando su saldo es igual a cero, o sea que la suma de los cargos y los créditos son iguales. Debe Nombre de la cuenta $2, Suma de $2,700 movimientos deudores $1,200 1, Haber $2,700 Suma de movimientos acreedores La diferencia entre la suma de movimientos deudores y la suma de movimientos acreedores se llama saldo Saldo de las cuentas Las cuentas de acuerdo con el estado financiero en que se presentan se clasifican en cuentas de balance y cuentas de resultados. Para identificar el saldo que normalmente tiene cada cuenta, recordemos la presentación del balance en forma de cuenta, donde los activos se presentaban en el lado izquierdo y el pasivo + capital contable, en el lado derecho y comparemos con los saldos que tienen las cuentas. Qué saldo tienen las cuentas que integran el Balance general? Activo Balance general Pasivo + Capital contable Debe Saldo deudor Nombre de la cuenta Haber Saldo acreedor 129

12 Contabilidad FinanCiera i Al observar ambos esquemas, podemos deducir que las cuentas de activo tienen saldo de naturaleza deudora; en cambio las cuentas de pasivos y el capital contable tienen saldo de naturaleza acreedora. Las cuentas de ingresos aumentan el capital, por lo tanto tienen saldo de naturaleza acreedora; en cambio las cuentas de gastos lo disminuyen, por lo tanto su saldo es de naturaleza deudora. La tabla 4.2 contiene la naturaleza de los saldos de los conceptos más importantes del balance y del Estado de resultados. Tabla 4.2. Naturaleza de los saldos de los grupos importantes del balance y del Estado de resultados. Cuentas de: Activo Pasivo Capital contable Ingresos Gastos Saldo: Deudor Acreedor Acreedor Acreedor Deudor Las cuentas de activo y de gastos tienen saldo deudor y las cuentas de pasivo, capital contable e ingresos, tienen saldo acreedor Reglas del cargo y el abono Si las cuentas acumulan los aumentos y disminuciones que va teniendo cada renglón de los estados financieros como consecuencia de las operaciones realizadas en la empresa y estos aumentos o disminuciones se registran contablemente mediante cargos y abonos, cómo se aumenta la cuenta de efectivo, se carga o se abona?, cargar significa lo mismo para una cuenta de activo que para una cuenta de pasivo?, las cuentas pueden tener algunos meses saldo deudor y en otros saldo acreedor? En las cuentas los cargos se anotan del lado izquierdo y los abonos del derecho. Si los aumentos a los activos se anotan del lado izquierdo y las disminuciones del lado derecho, entonces los aumentos se cargan y las disminuciones se acreditan. Asimismo, si los aumentos a pasivos y capital contable se anotan del lado derecho y las disminuciones del lado izquierdo, entonces cualquier aumento a estas cuentas se acredita (se abona) y cualquier disminución se carga. Los aumentos a ingresos se registran del lado derecho o se acreditan. Los aumentos a gastos se anotan del lado izquierdo, o sea, se cargan. Para registrar correctamente los aumentos y disminuciones a cada cuenta se aplican las reglas del cargo y del abono; éstas son las siguientes: 130

13 Unidad 4 - proceso Contable Cargos Aumentan los activos Aumentan los gastos Disminuyen los pasivos Disminuye el capital contable Disminuyen los ingresos Abonos Aumentan pasivos Aumenta capital contable Aumentan los ingresos Disminuyen los activos Disminuyen los gastos Para que la ecuación contable permanezca en equilibrio, se debe aplicar el registro por partida doble, por lo cual cada contable consta de un cargo y un abono, o bien, pueden ser varios cargos y varios abonos, pero que sumen la misma cantidad, a fin de no alterar la ecuación contable. Se dice que por cada peso cargado debe tenerse un peso abonado. Aplicar estas reglas a cada una de las cuentas facilita el registro contable. A continuación se presentan en forma gráfica (tabla 4.3). Tabla 4.3. Reglas del cargo y del abono aplicadas a cada uno de los grupos principales de los estados financieros. Activo Pasivo Capital contable Ingreso Gastos Cargo Abono Cargo Abono Cargo Abono Cargo Abono Cargo Abono En análisis preliminares es común que se registren Los cargos en las cuentas aumentan activos y/o los s en cuentas, a fin de abreviar el proceso. gastos y disminuyen pasivos, capital e ingresos; en Para ello a cada operación se le asigna un número cambio los abonos aumentan pasivos, capital e y con él se identifica el cargo y el abono respectivo. ingresos y disminuyen activos y gastos. Veamos el registro de las siguientes operaciones, analizando en cada una las cuentas que se deben afectar y aplicando las reglas del cargo y el abono; asimismo, cómo se van incrementando las cuentas y los movimientos de cada una. Es importante recordar la definición de cada una de las cuentas. Es recomendable repasar los contenidos de las unidades 2 y 3 para lograr una mayor comprensión de los siguientes ejemplos. Ejemplo 1. Se inicia la empresa y los socios efectúan una aportación inicial de $50,000 en efectivo como capital. Analicemos las cuentas que se tienen que afectar: efectivo y capital social. Recibir dinero aumenta el efectivo y es una cuenta de activo. De acuerdo con las reglas del cargo y del abono, para aumentar una cuenta de activo se carga, y para aumentar el capital, que es cuenta de capital contable, se abona. Efectivo Capital social 1) $50,000 $50,000 (1) 131

14 Contabilidad FinanCiera i Ejemplo 2. Compra de mercancías a crédito por un importe total de $5,000. Las cuentas que deben afectarse son: inventario de mercancías y proveedores. Al comprar mercancías tenemos más de éstas; el inventario de mercancías es una cuenta de activo que para aumentarla se carga. Proveedores es una cuenta de pasivo y para que aumente es necesario abonarla. Veamos cómo se van aumentando las cuentas, identificando cada operación con un número progresivo. Inventario de mercancías Proveedores 2) $5,000 $5,000 (2) Ejemplo 3. Compra a crédito de una camioneta con valor de $70,000. La camioneta debe registrarse en la cuenta de equipo de reparto, por tratarse de un aumento al activo, se debe cargar, y a los acreedores diversos se les debe más y, como es cuenta de pasivo, en este caso se debe abonar. A continuación se muestran sólo las cuentas que se afectan. Equipo de reparto Acreedores diversos 3) $70,000 $70,000 (3) Ejemplo 4. Se compra un escritorio con valor de $20,000, pagando $10,000 de contado y el resto a crédito. Las cuentas que deberán afectarse son: equipo de oficina, efectivo y acreedores diversos; si se compró equipo, se incrementa el activo y se registra con un cargo; al entregar efectivo se disminuye su saldo y como se debe más a los acreedores, y es cuenta de pasivo, hay que abonarla. Para registrar la operación primero buscamos si la cuenta ya existe, en caso contrario se dan de alta las cuentas que se vayan a afectar por primera vez. Efectivo Equipo de oficina Acreedores (1) $50,000 $10,000 (4) (4) $20,000 $10,000 (4) Ejemplo 5. Se compran mercancías de contado por $3,000. Las cuentas que deben ser afectadas son: inventario de mercancías y efectivo; como se tienen más mercancías y es cuenta de activo, se carga, y al pagar tenemos menos efectivo, y al ser cuenta de activo para que disminuya, se abona. Efectivo 1) $50,000 $10,000 (4 3,000 (5 Inventario de mercancías 2) $5,000 5) 3,

15 Unidad 4 - proceso Contable Ejemplo 6. Se venden mercancías a crédito por $1,800. El costo de la mercancía vendida es de $1,200. Las cuentas que deben ser afectadas son: ventas y clientes. La primera partida corresponde a una cuenta de ingresos, y como tal se abona para aumentarla. Clientes representa un derecho que tiene la empresa y como tal constituye una cuenta de activo, la cual se carga para aumentarla. Ventas $1,800 (6 6) $1,800 Clientes El costo de las mercancías vendidas da origen al incremento de un gasto, el cual debe cargarse y disminuye el inventario, el cual por ser un activo debe abonarse. Costo de ventas 6) $1,200 2) $5,000 5) 3,000 Inventario de mercancías $1,200 (6 Después del registro de las operaciones anteriores, los movimientos en las diferentes cuentas quedarían de la siguiente manera: Efectivo 1) $50,000 $10,000 (4 3,000 Inventario de mercancías 2) $5,000 5) $3,000 $1,200 (6 Capital social Proveedores $50,000 (1 $5,000 (2 Equipo de reparto Acreedores diversos 3) 70,000 $70,000 (3 10,000 (4 Ventas $1,800 (6 6) $1,800 Clientes Costo de ventas 6) $1,200 4) $20,000 Equipo de oficina 133

16 Contabilidad FinanCiera i Conforme van surgiendo nuevas operaciones se debe tener cuidado de abrir las cuentas que se requieran, evitando no duplicar alguna que ya esté abierta. Es necesario también tener mucho cuidado cada vez que se registre una operación, utilizando la cuenta correcta y comprobando que se cumpla con la igualdad de los cargos y los abonos Catálogo de cuentas y su instructivo Definición y objetivos De acuerdo con el tipo de operaciones que realiza la empresa, y a sus necesidades de información para propósitos administrativos, fiscales y de información a terceros, es necesario que se establezcan de antemano las cuentas con su nombre. A esta lista de cuentas se le conoce como catálogo de cuentas, y se define como: Relación ordenada y pormenorizada que contiene el código y nombre de las cuentas que deberán ser utilizadas para el registro contable de las operaciones de una empresa. 2 Estructura y clasificación Cada empresa elaborará su propio catálogo de cuentas, ya que dependiendo de las características de las operaciones que realiza, será el nombre que dará a sus cuentas; es recomendable que se asignen nombres sencillos que reflejen el tipo de operación que representan, por ejemplo, si se trata de una empresa que se dedica a la venta de productos y servicios de limpieza, podrá tener las siguientes cuentas de ingresos: ingreso por servicios de limpieza e ingresos por venta de productos; en cambio, si la empresa es un hotel, no podrá utilizar esos nombres, ya que no representan el motivo de sus ingresos. Los nombres de las cuentas que pudieran reflejar correctamente sus ingresos serían: ingresos por servicios de habitación, ingresos de cafetería y restaurante, e ingresos por lavandería. De igual manera serán distintos los nombres de las cuentas que utilicen en su contabilidad los hospitales, las salas de cines, las tiendas departamentales, etcétera. El código puede ser alfanumérico. Con mayor frecuencia sólo es numérico. En lo que se refiere al número que se asigna a cada cuenta, las empresas lo deciden aunque generalmente inician con: Qué código se utiliza al diseñar el catálogo de cuentas? 1. Las cuentas de activo. 2. Las cuentas de pasivo. 3. Las cuentas de capital. 4. Las cuentas de ingresos. 5. Las cuentas de gastos. Dependiendo del número de cuentas que maneja, la empresa puede agregar los ceros necesarios, por lo que los activos pueden tener los números 100 ó 1,000 y se irán asignando de acuerdo con 2 Franco Díaz, Eduardo M., Diccionario de contabilidad, 3 a Ed., Siglo Nuevo Editores, 1980, p

17 Unidad 4 - proceso Contable el orden de presentación en los estados financieros. A continuación se muestra un catálogo que contiene las cuentas que se utilizan más comúnmente en el registro contable de las operaciones de las empresas comerciales: Catálogo de cuentas Número de cuenta Nombre de la cuenta 101 Efectivo 105 Inversiones temporales 107 Clientes 108 Estimación de cuentas incobrables 110 Deudores diversos 115 Documentos por cobrar 120 Inventario de mercancías 122 Anticipo de proveedores 124 Seguros pagados por anticipado 125 Rentas pagadas por anticipado 126 Papelería y útiles de oficina 128 Propaganda y publicidad 140 Terrenos 145 Edificios 146 Depreciación acumulada de edificio 148 Equipo de transporte 149 Depreciación acumulada de equipo de transporte 150 Equipo de reparto 151 Depreciación acumulada de equipo de reparto 154 Mobiliario y equipo de oficina 155 Depreciación acumulada de mobiliario y equipo de oficina 160 Equipo de cómputo 161 Depreciación acumulada de equipo de cómputo 170 Gastos de organización 171 Amortización acumulada de gastos de organización 173 Gastos de instalación 174 Amortización acumulada de gastos de instalación 175 Derechos de autor 176 Marcas 177 Patentes 205 Proveedores 215 Impuestos por pagar 220 Acreedores diversos 225 Anticipo de clientes 230 Rentas cobradas por anticipado 235 Dividendos por pagar 240 ISR por pagar 245 PTU por pagar 135

18 Contabilidad FinanCiera i 250 Préstamos hipotecarios 260 Préstamos bancarios a largo plazo 310 Capital social 315 Aportaciones para futuros aumentos de capital 318 Capital donado 320 Prima en venta de acciones 330 Utilidad del ejercicio 335 Pérdida del ejercicio 350 Utilidades retenidas 355 Pérdidas acumuladas 358 Reserva legal 401 Ventas 415 Devoluciones sobre ventas 417 Descuentos sobre ventas 440 Productos financieros 450 Otros productos 501 Costo de ventas 520 Gastos de administración 530 Gastos de venta 540 Gastos financieros 550 Otros gastos Se recomienda que cuando se asignen los números de cuenta no sean en forma consecutiva, sino que es recomendable dejar espacios entre cuenta y cuenta para, si posteriormente se requiere incluir una nueva cuenta, no tener que modificar los números que ya se tienen registrados. Las subcuentas son el desglose de las cuentas de mayor. La mayoría de las Qué entiendes por empresas subdivide las cuentas a fin de tener información detallada de los subcuenta? distintos conceptos o personas que integran cada una de ellas, y para ello utilizan lo que se conoce como: subcuentas. Por ejemplo, de la cuenta de gastos de venta, sus subcuentas podrían ser sueldos de repartidores, gasolina, renta de bodega, etc.; a continuación se ejemplifica Gastos de venta Sueldos de repartidores Gasolina Renta de bodega En cambio, las subcuentas de clientes serían los nombres de las personas a las cuales les vendimos mercancías a crédito. El hecho de llevar subcuentas no altera el registro contable, ya que sólo se trata de un registro complementario y siempre la suma total de las subcuentas deberá ser igual que el saldo de la cuenta de mayor respectiva. Instructivo del catálogo de cuentas Contar con un catálogo de cuentas no asegura que el registro contable se realice correctamente, ya que no solamente se necesita conocer el nombre de las cuentas sino que, además, es necesario 136

19 Unidad 4 - proceso Contable saber los motivos por los cuales se debe cargar o abonar cada una, por lo que todo sistema de contabilidad requiere tener un instructivo o guía de contabilización, el cual se define como: El documento que contiene, además, del código y el nombre de las cuentas, la explicación de lo que debe registrarse como cargo o abono en cada una de ellas y lo que su saldo representa. Cuando existe alguna duda de cómo registrar alguna operación, las personas encargadas del registro contable consultan el catálogo de cuentas o el instructivo, a fin de determinar las cuentas que deben utilizar; muchas veces sólo se requiere consultar el catálogo de cuentas para corroborar el nombre de la cuenta que va a ser modificada, pero en otras ocasiones el nombre deja algunas dudas y se hace necesario consultar el instructivo. El contar con un instructivo del catálogo de cuentas, además de proporcionar una buena organización al departamento de contabilidad, facilita el entrenamiento del nuevo personal al servirle de guía en el conocimiento y manejo de las cuentas que la empresa utiliza. Para qué se utiliza el instructivo contable? La manera de redactar el instructivo, así como su presentación, depende de cada empresa, pero es muy importante que la redacción sea sencilla y de fácil comprensión. Por lo general, en sus primeras páginas, las empresas incluyen el catálogo de cuentas; también es recomendable clasificar las cuentas de acuerdo con la presentación que tienen en los estados financieros, especificando las cuentas que son de activo circulante, fijo, intangible, etc., ya que de esta manera también se facilita y asegura que la información se presente correctamente. No hay que olvidar que cuando se requiera abrir una nueva cuenta, además de hacerlo en el catálogo de cuentas, deberá también incluirse en el manual contable para especificar los motivos por los cuales se debe cargar y abonar y lo que su saldo representa. A continuación presentamos el instructivo que complementa El instructivo del catálogo de cuentas el catálogo de cuentas que proporcionamos para una empresa contiene nombre, número, por qué comercial. Probablemente algunos conceptos no se han visto se carga y abona cada una de todavía, pero conforme se avance en el texto serán ampliamente las cuentas utilizadas en el registro tratados; asimismo será necesario en las siguientes unidades contable y lo que su saldo representa. aumentar los motivos de cargos y abonos de algunas cuentas, así como incluir algunas nuevas, por lo que se recomienda a los alumnos actualizar el catálogo y el instructivo para poder consultarlo cada vez que lo requieran, facilitando así el estudio de la materia. 137

20 Contabilidad FinanCiera i Instructivo del catálogo de cuentas Número Nombre de la cuenta Se carga Se abona Su saldo representa Activo circulante 101 Efectivo Por el dinero que se reciba, ya sean billetes, cheques, moneda extranjera, etc., sin importar el motivo. Cada vez que se entregue, pague o compre de contado, ya sea con dinero o cheque, sin importar el motivo. La cantidad de dinero que tiene la empresa, en efectivo y en cuentas barcarias. 105 Inversiones temporales Cuando se adquieren acciones o bonos por un periodo no mayor a un año y con la inalidad de obtener un rendimiento. Cuando se venden las acciones o los bonos, siempre a su costo de adquisición. El costo de las inversiones que tiene la empresa. 107 Clientes Cuando se venden a crédito mercancías. Por gastos hechos por cuenta del cliente. Por los intereses moratorios. Por el importe de los pagos recibidos, ya sean parciales o totales. Por devolución de la mercancía comprada a crédito. Por boniicaciones y descuentos concedidos a nuestros clientes. El monto pendiente de cobrar por ventas a crédito, por gastos hechos por cuenta del cliente y por intereses moratorios. 108 Estimación de cuentas incobrables Cuando se utiliza la estimación para cubrir adeudos de clientes que según los estudios realizados será imposible cobrarles. Por los aumentos a la estimación para cuentas de cobro dudoso. La cantidad que razonablemente se estima que no será recuperada por cobro de ventas a crédito. 110 Documentos por cobrar Cuando se irman pagarés o letras de cambio a favor de la empresa. Por el valor nominal de los documentos o letras de cambio cobrados o cancelados. El total de los documentos a favor de la empresa pendientes de cobro. 115 Deudores diversos Por préstamos al personal. Por ventas a crédito distintas a las mercancías. Por pagos recibidos parciales o totales. Por descuentos o boniicaciones concedidos a deudores. Las cantidades pendientes de cobrar por motivo distinto a la venta de mercancías. 120 Inventario de mercancías Por el costo de las compras de mercancías del giro principal del negocio. Por el costo de mercancías que los clientes devuelven. Por el costo de las mercancías vendidas en el ejercicio. Por el costo de las devoluciones de mercancías que hacemos a nuestros proveedores. El costo de las mercancías del giro principal del negocio que pertenecen a la empresa. 125 Rentas pagadas por anticipado Por el importe de las rentas pagadas Por el importe de las rentas que se de manera anticipada, por un tiempo hayan devengado durante el periodo mayor al periodo contable. contable. El importe de las rentas pagadas correspondientes a meses pendientes de transcurrir. 130 Seguros pagados por anticipado Por el importe de seguros pagados, para cubrir nuestros bienes contra accidentes, robos, incendios, etc., el cual cubre un plazo mayor al periodo contable. Por el importe de los seguros, correspondiente al periodo contable actual. El importe de los seguros pagados que cubren primas de meses futuros. 138

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