Manual de Programa ContpaQ

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1 Facultad de Contaduría y Ciencias Administrativas Manual de Programa ContpaQ Presenta: M. en A. Rigoberto López Escalera Septiembre de 2009.

2 Objetivo Que los alumnos adquieran los conocimientos de la Informática en el Área Contable y Administrativa y la utilicen como herramienta en la eficiencia de sus tareas profesionales.

3 Justificación Que el estudiante de la Licenciatura de Contaduría, Administración e Informática se familiarice con la paquetería contable y administrativa mas nueva y actual del mercado conociendo la estructura de estos paquetes, para el mejor desarrollo de su actividad profesional.

4 ESTRUCTURA DEL CURSO INTRODUCCION AL CURSO CREANDO UNA EMPRESA RESPALDANDO SU INFORMACION ANALISIS DE PRESUPUESTOS CONOCIENDO ContPAQ PERSONALIZANDO LA EMPRESA CAPTURA INICIAL DE MOVIMIENTOS ANALISIS DE GASTOS DEPTOS. OBTENIENDO INFORMACION CONCENTRANDO EDOS. FINANC. CERRANDO EL EJERCICIO OBTENIENDO AYUDA

5 CARACTERISTICAS DE ContPAQ EL SISTEMA ContPAQ ES LA MEJOR HERRAMIENTA PARA LLEVAR LA CONTABILIDAD DE SU EMPRESA. YA QUE LE PERMITE OBTENER LA INFORMACION FINANCIERA Y FISCAL NECESARIA PARA FACILITAR EL TRABAJO, ASÍ COMO PARA HACER MAS EFICIENTE LA RAPIDA Y OPORTUNA TOMA DE DECISIONES DE SU COMPAÑÍA A NIVEL DIRECTIVO Y GERENCIAL.

6 CONOCIENDO ContPAQ LE PERMITE LLEVAR UNA CONTABILIDAD ORDENADA Y CONFIABLE DE ACUERDO LAS NECESIDADES DE LA EMPRESA. PODRA GENERAR EN FORMA AUTOMATICA TODA LA INFORMACION FINANCIERA PARA LA OPERACIÓN DIARIA DE LA COMPAÑÍA. PODRA PERSONALIZAR REPORTES E INFORMACION FINANCIERA. PODRA INTEGRAR TODA LA CONTABILIDAD CON LA INFORMACION QUE USTED CONTROLA DESDE EXCEL. LE AHORRA TIEMPO Y RECURSOS YA QUE PODRA OBTENER LA INFORMACION NECESARIA PARA EL ADECUADO Y OPORTUNO CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES FISCALES. LE DARA MAYOR SEGURIDAD EN EL CONTROL Y REGISTRO DE LA CONTABILIDAD. LE AHORRA TIEMPO AL EVITAR LOS LARGOS Y LABORIOSOS CIERRES MENSUALES LE AYUDA EN EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES REPETITIVAS DE LA EMPRESA. LE DARA UNA CONTABILIDAD FLEXIBLE PARA MOFIFICACIONES EN PERIODOS ANTERIORES O FUTUROS.

7 VENTANA PRINCIPAL BARRA DE MENU BARRA DE TITULO BARRA DE HERRAMIENTAS AREA DE TRABAJO BARRA DE ESTADO

8 BARRA DE HERRAMIENTAS MANEJO DE EMPRESAS ACCESORIOS PREFERENCIAS ESTADO DEL SISTEMA MODULOS

9 TECLAS DE ACCESO RAPIDO CTRL + E CTRL + R CTRL + U CTRL + F F3 ALT + F4 CTRL + X CTRL + V CTRL + P CTRL + O F4 CATALOGO DE EMPRESAS REDEFINIR IMPRESA USUARIOS Y TABLAS REDUCCION FISICA DE ARCHIVOS RESTAURAR EMPRESA CERRAR VENTANA ACTIVA CORTAR PEGAR POLIZAS PREPOLIZAS BAJAR POLIZA

10 TECLAS DE ACCESO RAPIDO F5 CTRL+ D CTRL + T CTRL + B CTRL + F3 ALT + F3 F6 F7 CTRL + N CTRL + L F1 CTRL+ S CARGAR POLIZA CUADRAR POLIZA CAMBIAR UN IMPORTE DE DE CARGO POR ABONO Y VICEVERSA DESPLEGAR LA LISTA DE CONCEPTOS Y DIARIO VENTANA PARA CAPTURA DE CATALOGO DESPLIEGUE DEL CATALOGO BAJAR CATALOGO CARGAR CATALOGO NUEVO ELIMINACION DE PERIODOS ANTERIORES AYUDA SALDA CERO A LA BASE DE DATOSUADRAR POLIZA

11 SISTEMA DE CODIFICACION ESTRUCTURA DEL CATALOGO ESTRUCTURA SEGMENTOS DIGITOS EJEMPLOS A2 PODEMOS MANEJAR HASTA 20 DIGITOS Y 9 SEGMENTOS

12 CUENTA CADA SEGMENTO SI ES UN NIVEL EJEMPLOS: SEGMENTOS = 5 ESTRUCTURA = CADA SEGMENTO NO ES UN NIVEL SEGMENTO = 2 ESTRUCTURA = 33 A PARTIR DE LAS CUENTAS DE MAYOR SEGMENTOS = 3 ESTRUCTURA = 333 ACTIVO CIRCULANTE FIJO DIFERIDO CAJA BANCOS BANCO X BANCO Y CHEQUERA X CHEQUERA X CHEQUERA Y1 CLIENTES

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14 CAPTURANDO TABLAS

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16 COMO REGISTRAR CONCEPTOS? NUMERO NOMBRE 1 COBRANZA DEL DIA 2 PAGO DE LA FACTURA NUM. 3 VENTA SEGÚN FACTURA NUM. 4 COMPRA DE MERCANCIA

17 CAPTURANDO DIARIOS ESPECIALES NUMERO NOMBRE TIPO 1 COMPRAS MOVIMIENTOS 2 VENTA DE ACTIVO FIJO MOVIMIENTOS

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19 ALTA DE MONEDA EXTRANJERA

20 MODIFICAR TIPO CAMBIARIO

21 USUARIOS Y ACCESOS

22 PARA RESPALDAR LA EMPRESA F2

23 PARA RESTAURAR LA EMPRESA F3

24 CAPTURA INICIAL DE MOVIMIENTOS ETAPAS PARA LA CAPTURA CONFIGURACION DE LA VENTANA POLIZAS CONFIGURACION DE PREPOLIZAS CAPTURAR SALDOS INICIALES CAPTURAR DIARIA DE MOVIMIENTOS

25 C O N F I G U R A R MODIFICA TAMBIEN EL ANCHO DE LAS COLUMNAS V E N T A N A

26 SI DESEA COMENZAR A OPERAR LA EMPRESA EN CAPTURA DE SALDOS INICILALES ENTONCES CAPTURE LA POLIZA DE APERTURA EN ENERO DEL 2003 DICIEMBRE 2002 MARZO DEL 2003 FEBRERO 2003 CAPTURAR POLIZA CON LOS SIG. DATOS CAMPO FECHA TIPO No. 1 CONCEPTO DIARIO SALDO INICIAL DATO

27 POLIZA CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA CARGO ABONO CAJA 10, BANCOS 1 CTA BANCOS 2 CTA AMALIA DISEÑOS CLAUDIA PEREZ JOSE ANTONIO RODRIGUEZ SEARS I.V.A. ACREDITABLE 15% 105, MERCERIA DE GUADALAJARA TELAS FINAS DE MEXICO 43, HILOS Y JOYERIA DE FANTASIA 46, COMERCIAL DEL CENTRO 11, EQUIPO DE COSTURA CAMACHO 1, I.V.A. TRASLADADO 15% 62, CAPITAL SOCIAL 1,864, TOTALES 2,077, ,077,400.00

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29 CREAR UNA PREPOLIZA CTROL + O

30 APLICANDO LA PREPOLIZA

31 cuenta Cargo Abono ,

32 PARA CAMBIAR EL PERIODO DE TRABAJO O SABER EN QUE PERIODO ME ENCUENTRO?

33 PARA CONOCER QUE POLIZAS TIENEN LA CUENTA DE CUADRE

34 IDENTIFICACION DE LA CUENTA DE CUADRE

35 POLIZA IDENTIFICADA

36 CAMBIO DE PERIODO PARA ENTRAR A MARZO 2002

37 QUITAR LA CUENTA DE CUADRE DE LA POLIZAR

38

39 QUE ES TRASPASO DE AUXILIARES ES EL PROCESO POR EL QUE ES POSIBLE TRANSFERIR LOS MOVIMIENTOS DE UNA CUENTA A OTRA SIN NECESIDAD DE BORRARLOS Y RECUPERARLOS. ES MUY UTIL CUANDO SE HAN REALIZADO REGISTROS A UNA CUENTA INCORRECTA, LA CORRECCION DESDE LA POLIZA SERIA MUY LENTA Y TEDIOSA. REQUISITO UNICAMENTE PUDE SER EN CUENTAS AFECTABLES.

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41 ADELANTANDO LA CAPTURA EN POLIZAS ES EL ESTADO EN QUE PUEDEN PERMANECER LAS POLIZAS PARA QUE ESTAS NO AFECTEN O MODIFIQUEN LOS SALDOS, ES DECIR, LAS POLIZAS QUE ESTAN MARCADAS SIN AFECTAR NO SERAN CONSIDERADAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS. EJEMPLO CAPTURE LOS SIGUIENTES DATOS CAMPO DATO FECHA TIPO DIARIO NUMERO 3 HAGA CLIC EN LA OPCION CLASE SIN AFECTAR, COMO LA POLIZA YA EXISTE SOLO PRECIONE EL BOTON ACEPTAR

42 NOTA: SI DECEAS QUE TODAS LAS POLIZAS SE GUARDEN COMO CLASE SIN AFECTAR IR A POLIZAS QUE SE ENCUANTRA EN LA VENTANA DE PARAMETROS DE LA REDEFINICION DE EMPRESA.

43 PARA IDENTIFICAR LAS POLIZAS SIN AFECTAR

44 POLIZA CLASE SIN AFECTAR

45 CUANDO SE HAN CAPTURADO POLIZAS SIN AFECTAR Y ES NECESARIO QUE ESTAS AFECTENA LOS SALDOS DES PUES DE UN PERIODO DE TIEMPO, ES NECESARIO REALIZAR EL SIGUIENTE PROCEDIMIENTO. ACTIVE DEL MENU POLIZAS LA OPCION AFECTACION DE POLIZAS.

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48 NOTA: NO ES POSIBLE CERRAR EL PERIODO\EJERCICIO, SI EXISTEN POLIZAS DE CLASES SIN AFECTAR. POR LO QUE PUEDE ELIMINAR DICHAS POLIZAS DE CLASES SIN AFECTAR O ELIMINARLAS.

49 EJERCICIO EN LA EMPRESA CONFECIONES FINAS S.A. DE. C.V. SUCURSAL MEXICO 1.- EN LA EMPRESA NO NECESITAN LA COLUMNA REFERENCIA EN LA CAPTURA DE MOVIMIENTOS DE POLIZAS, POR LO TANTO, ES NECESARIO REDUCIR EL TAMAÑO DE LA COLUMNA AL MINIMO. 2.- TODOS LOS DIAS 21 DE CADA MES SE DEBE PAGAR $100, AL PROVEEDOR DE PUBLICIDAD PUBLICATE, S.A. DE C.V. CUENTA , CON UN CHEQUE DEL BANCO 1 CUENTA , POR LO QUE ES NECESARIO GENERAR TODAS LAS POLIZAS DE LOS PERIODOS DEL EJERCICIO PERO SIN QUEAFECTEN SALDOS. 3.- EN LA EMPRESA SE HAN DADO CUENTAS QUE LOS SALDOS DE BALANCE NO CUADRAN YA QUE APARECE UNA NOTA AL CALCE DEL REPORTE DONDE INDICA QUE LA CUENTA DE CUADRE TINE MOVIMIENTOS, POR LO TANTO ES NECESARIO LOCALIZAR LAS POLIZAS EN LA QUE SE ASIGNA LA CUENTA DE CUADRE. ASIGENE TODOS LOS MOVIMIENTOS A LA CUENTA EL CONTADOR DECEA IMPRIMIR LOS ESTADOS FINANCIEROS BASICOS EN DONDE SE CONSIDEREN YA TODAS LAS POLIZAS CAPTURADAS, POR LO TANTO ES NECESARIO REALIZAR LA AFECTACION DE LAS POLIZAS DE TODO EL EJERCICIO. 5.- VERIFIQUE EL REPORTE DE BALANCE GENERAL AL MES DE MARZO Y ASEGURECE QUE ESTE CUADRADO

50 REDUCIR REFERENCIA

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53 REGRESE A LAEMPRESA CONFECCIONES FINAS S.A.DE C.V. EJECURAR REPORTES DE LA HOJA ELECTRONICA ENTRAR A LA HOJA DE POLIZAS

54 BUSCA EL NUMERO EN FORMA AUTOMATICA

55 IMPRECION DE POLIZAS CHEQUES REPORTES OTROS REPORTES

56 MANEJO DE PRESUPUESTOS

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58 CERRANDO EL EJERCICIO CAMBIO DE PERIODO GENERACION DE POLIZA DE CIERRE CIERRE DEL EJERCICIO

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60 PARA REALIZAR UNA POLIZA DE CIERRE ES IMPORTANTE TOMAR ENCUENTA LO SIGUIENTE 1.- TODAS LAS VENTANAS DE DIALOGO DEBEN ESTAR CERRADAS 2.- EN VERSIONES DE RED NINGUN USARIO DEBE ESTAR UTILIZANDO LA EMPRESA 3.- CAMBIARSE AL PERIODO DE AJUSTE VERIFICAR QUE NO EXISTAN POLIZAS CON MOVIMIENTOS A LA CUENTA DE CUADRE 5.- VERIFICAR QUE NO EXISTAN POLIZAS SIN AFECTAR 6.- DAR DE ALTA UNA CUENTA DE CAPITAL ACREEDORA, EN LA QUE SE GUARDA EL RESULTADO DEL EJERCICIO A CERRAR

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