SUBAUDITORÍA SUPERIOR A CARGO DE LA PLANEACIÓN Y NORMATIVIDAD TÉCNICA

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1 GUÍA PARA EL PROCESO DE CIERRE DEL EJERCICIO 2014 SUBAUDITORÍA SUPERIOR A DE LA PLANEACIÓN Y NORMATIVIDAD TÉCNICA Aud tper or de Estado de Oaxaca 2

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3 GUÍA PARA EL PROCESO DEL CIERRE DEL EJERCICIO 2014 CONSIDERACIONES GENERALES La Ley de Ingresos Municipal y el Presupuesto de Egresos Municipal se sujetan a ejercicios fiscales, por lo que al concluir el ejercicio fiscal 2014, debe haber certeza sobre el contenido de la información financiera que será base para la consolidación de la contabilidad del ejercicio; información que sustentará la integración de la cuenta pública que por mandato constitucional los Municipios deben presentar al Congreso del Estado. Con la finalidad de que la información financiera de los Municipios por el período del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014, garantice certidumbre en el cumplimiento de lo establecido en el marco normativo del gasto público, se emite la presente Guía. OBJETIVO Proporcionar a los Ayuntamientos de los municipios del Estado de Oaxaca, una herramienta que coadyuve al cierre del ejercicio fiscal 2014, para que presenten razonablemente su información financiera. JUSTIFICACIÓN Durante el presente año se inició la implementación de la Armonización Contable en los Municipios del Estado de Oaxaca, con el Sistema Municipal de Contabilidad Armonizada SiMCA, proporcionado por la Auditoría Superior del Estado de Oaxaca; al concluir el ejercicio fiscal, se requiere de una revisión integral de los registros contables y presupuestales para corroborar que los saldos contables muestren una información veraz, representativa, objetiva y suficiente, apegada a las normas y lineamientos relativos al ejercicio y ejecución de los recursos públicos. MARCO LEGAL Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley General de Contabilidad Gubernamental Ley Federal del Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Ley de Coordinación Fiscal Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Oaxaca Ley del Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria del Estado de Oaxaca Ley Orgánica Municipal del Estado de Oaxaca Ley de Fiscalización Superior del Estado de Oaxaca Ley de Coordinación Fiscal para el Estado de Oaxaca Ley General de Ingresos Municipales del Estado de Oaxaca para el Ejercicio Fiscal 2014 Auditoría Superior del Estado de Oaxaca 1

4 Reglamento de la Ley Federal del Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2014 Manual de Contabilidad Gubernamental para los Municipios del Estado de Oaxaca. 1.- PROCESO DE CIERRE DEL EJERCICIO FISCAL Para la consolidación de la información financiera, el período contable se divide en períodos uniformes para el registro de las operaciones y la rendición de cuentas. El período relativo es de un año calendario, del 1 de enero al 31 de diciembre; por lo tanto, los compromisos financieros y presupuestales, así como la documentación contable fechada con el año 2014, debe ser afectada en el ejercicio presupuestal correspondiente. Para la consolidación de los registros contables, presupuestales y patrimoniales, se sugiere considerar lo siguiente en el proceso de cierre: 1.1. REGISTROS PRESUPUESTALES Corresponden a los efectuados sobre los ingresos considerados en la Ley de Ingresos Estimada y los gastos afectados en el Presupuesto de Egresos MODIFICACIONES DE LA LEY DE INGRESOS La base de los ingresos municipales la constituye la Ley de Ingresos Municipal aprobada por el Congreso del Estado. Para reflejar saldos correctos en este rubro de registro se deberán verificar los importes estimados en relación con los incrementos autorizados y los ingresos recaudados, para determinar si hay conceptos pendientes de captura o excedentes en los mismos y proceder a su registro ADECUACIONES Y MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS El gasto municipal está regulado por el Presupuesto de Egresos Aprobado por el Cabildo Municipal, basado en el Plan Municipal de Desarrollo; la ejecución del gasto se debió realizar para la consecución de los programas y proyectos y cumplimiento de objetivos y metas programados por el ente municipal. Si para lo anterior hubo necesidad de realizar adecuaciones y modificaciones presupuestales, las mismas deben estar registradas en la contabilidad, justificadas y debidamente autorizadas. Se deberá prever la suficiencia presupuestaria para los pasivos registrados al 31 de diciembre de Auditoría Superior del Estado de Oaxaca 2

5 INGRESOS MUNICIPALES Al 31 de diciembre estarán registrados contablemente todos los ingresos municipales recibidos en la tesorería municipal, incluyendo aquellos recursos provenientes del 2 y 5 al millar de la obra pública ejecutada por el municipio, rendimientos bancarios, etc. Asimismo, los reintegros por concepto de devoluciones de sueldos, cancelaciones de gastos, cheques no cobrados y otros conceptos de retención realizados en el ejercicio. Se realizará la conciliación respectiva entre los saldos contables y presupuestales de las cuentas de ingresos, en relación con los saldos finales de caja y bancos; realizando las correcciones necesarias en los registros del sistema de contabilidad; en este proceso se recomienda revisar la autorización de los arqueos de caja y que todos los recibos de ingreso provenientes de la recaudación estén debidamente contabilizados. Se incluye la confirmación de los saldos de Otros Ingresos y Beneficios Varios y Funcionarios y Empleados, relacionados con los excedentes y faltantes de los arqueos de caja. Respecto a los ingresos por concepto de Participaciones, Aportaciones y Convenios pendientes de recibir al 31 de diciembre correspondientes al ejercicio que concluye, se registrarán contablemente como ingresos, ajustando el importe de la cuenta de Bancos contra una cuenta deudora a nombre de la Secretaría de Finanzas, la cual quedará saldada en 2015 una vez que se reciban dichos recursos APLICACIÓN DEL GASTO Si el ejercicio del gasto se ajustó al calendario presupuestal aprobado, al mes de diciembre su aplicación será coincidente con el avance en el cumplimiento de objetivos y metas programadas, por lo que al cierre del ejercicio únicamente quedarán gastos pendientes de pago en servicios básicos y en el caso de contratos o pedidos registrados que por alguna situación extraordinaria debidamente justificada no pudieron concluir su proceso de pago. Atendiendo al principio de anualidad del presupuesto, los Ayuntamientos de los municipios se abstendrán de iniciar cualquier proceso de contratación de obra pública o adquisición de bienes o servicios fuera del ejercicio presupuestal. En relación con las obligaciones fiscales, quedará evidencia documental de que se cumplieron con oportunidad, quedando pendientes de pago solamente las que correspondan al mes de diciembre, garantizando su cumplimiento con saldo en bancos. Para verificar que la información contable y presupuestal del gasto es correcta, es necesario conciliar ambos saldos, cotejando cuidadosamente las cifras por capítulo de gasto, partida y en sus diferentes clasificadores, cerciorándose de que al 31 de diciembre los saldos sean iguales y correspondan a la naturaleza del gasto aplicado. Si hubiera registro de gastos improcedentes o cancelación de los mismos, se realizará la cancelación de eventos en el sistema de contabilidad, con sus reclasificaciones respectivas. Asimismo, se tienen que depurar aquellos remanentes de gastos comprometidos no devengados. Auditoría Superior del Estado de Oaxaca 3

6 Al cierre del mes de diciembre, todos los gastos procedentes deberán estar devengados, sólo habrá saldos pendientes por aplicar en los momentos presupuestales del ejercido y pagado en aquellos conceptos que constituirán los adeudos de ejercicios fiscales anteriores y que quedarán pendientes de pago para el ejercicio Todos los gastos afectados al presupuesto deben estar debidamente registrados en el sistema de contabilidad. Ningún pago podrá hacerse que no esté comprendido en el Presupuesto de Egresos del Municipio (Artículo 137 de la Constitución Política del Estado de Oaxaca) Particularmente sobre el ejercicio de los recursos federales su aplicación deberá ajustarse a lo dispuesto por los artículos 54 de la Ley Federal del Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, 49 y 50 de la Ley de Coordinación Fiscal, 8 del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2014 y 23 A de la Ley de Coordinación Fiscal para el Estado de Oaxaca INVERSIÓN PÚBLICA Tratándose de contratos de inversión pública, su ejecución debió ajustarse a la reglamentación que rige el Ramo y Fuente de Financiamiento del recurso; todos los gastos de inversión pública debieron estar considerados presupuestalmente y registrados contablemente, por lo que no procederá afectación en el ejercicio siguiente para el pago de adeudos, en caso de que no se hayan registrado en el período contable correspondiente GASTOS A COMPROBAR Toda vez que estos recursos fueron entregados a servidores públicos municipales para gastos oficiales previamente determinados, a la conclusión del ejercicio serán debidamente comprobados o devueltos por su deudor, quedando cancelado su saldo contable. No procederá su registro como ADEFAS. El mismo tratamiento se dará a los importes de viáticos no comprobados al cierre de diciembre. En ambos casos se cancelarán en el sistema de contabilidad los importes presupuestales comprometidos no devengados FONDOS REVOLVENTES Los recursos financieros entregados a servidores públicos municipales, como fondo revolvente, para el pago de gastos menores, deberán comprobarse en su totalidad o, en su caso, reintegrados a la tesorería municipal, cancelándose las cuentas deudoras correspondientes. De igual manera no procederá su registro como ADEFAS. Auditoría Superior del Estado de Oaxaca 4

7 RECURSOS REMANENTES DE EJERCICIOS ANTERIORES Los saldos de cada fondo deberán ejercerse en el ejercicio fiscal que corresponda, con base en el principio de anualidad del presupuesto y lo dispuesto en el artículo 8 del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal Respecto a los recursos remanentes del ejercicio que concluye y que se puedan considerar ahorro, economía presupuestal o que representen subejercicio del gasto, se ajustarán a lo establecido en la normatividad del ramo y fuente de financiamiento que los regula. Se recomienda revisar las disposiciones previstas en los artículos 81 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental, 54 de la Ley Federal del Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, 49 y 50 de la Ley de Coordinación Fiscal y 23 A de la Ley de Coordinación Fiscal para el Estado de Oaxaca ADEUDOS DE EJERCICIOS FISCALES ANTERIORES (ADEFAS) Para la determinación de los conceptos de ADEFAS, se tomarán en cuenta los siguientes elementos: Concepto de ADEFAS según el Manual de Contabilidad Gubernamental emitido por el CONAC: Asignaciones destinadas a cubrir las erogaciones devengadas y pendientes de liquidar al cierre del ejercicio fiscal anterior, derivadas de la contratación de bienes y servicios requeridos en el desempeño de las funciones de los entes públicos, para las cuales existió asignación presupuestal con saldo disponible al cierre del ejercicio fiscal en que se devengaron. Es decir, se considerarán Adeudos de Ejercicios Fiscales Anteriores, aquellos pasivos que se generen por conceptos de gastos devengados y registrados presupuestal y contablemente al 31 de diciembre de cada ejercicio y no pagados en esa fecha, siempre que se tenga el recurso disponible para su liquidación en las cuentas de caja o bancos o se haya provisionado su recepción en el año Las operaciones aplicables a un ciclo presupuestal deberán estar sustentadas con la documentación que acredite el compromiso del municipio, es decir, que acrediten haber iniciado el proceso adquisitivo de bienes, servicios, la construcción de obras o con pedidos debidamente fincados a proveedores de bienes o servicios. Con la documentación que acredite el compromiso, se deberá crear el pasivo correspondiente afectando el presupuesto del ejercicio fiscal en curso, constituyéndose con esta cuenta por pagar el registro de los adeudos. La documentación comprobatoria y justificatoria del gasto: facturas, estimaciones y cheques entre otros, deberá integrarse como soporte documental de los gastos. En el caso de servicios personales, se considerarán aquellas operaciones devengadas no pagadas, incluyendo retenciones a favor de terceros por pagar. Auditoría Superior del Estado de Oaxaca 5

8 Para el registro de ADEFAS resultan aplicables los fundamentos señalados en el numeral Aplicación del Gasto de la presente guía. Para efectos del proceso de cierre en el Sistema de Contabilidad Municipal, se realizará la conciliación de saldos en los momentos presupuestales del gasto, localizando y corrigiendo las diferencias en los momentos del ejercido y pagado que deben ser considerados por el sistema como ADEFAS al cierre del ejercicio REGISTROS EN CUENTAS CONTABLES Toda vez que al cierre del ejercicio únicamente quedarán saldos en las cuentas patrimoniales, verificar que los saldos correspondan a la realidad financiera del municipio; para la verificación de los mismos, se recomienda atender lo dispuesto en el proceso de depuración y cancelación de saldos, que se señala en el numeral 2 de esta guía CUENTAS DE ACTIVO EFECTIVO Y EQUIVALENTES: Toda vez que representan recursos a corto plazo, de gran fluidez, bajo responsabilidad de los servidores públicos de los Ayuntamientos de los Municipios, al cierre del ejercicio, la información financiera sólo reflejará saldo en la cuenta: BANCOS/TESORERÍA: Mostrará saldo disponible para el pago de los pasivos generados al cierre del ejercicio 2014, (ADEFAS), debidamente registrados contable y presupuestalmente, los que serán liquidados en el ejercicio Derivado de la transición hacia la contabilidad armonizada, revisar que los importes de caja y bancos que constituyeron remanentes del ejercicio 2013, se hayan registrado y aplicado en el ejercicio DERECHOS A RECIBIR EFECTIVOS Y EQUIVALENTES: Representan los derechos de cobro originados en el desarrollo de las actividades del ente público, de los cuales se espera recibir una contraprestación representada en recursos, bienes o servicios a corto plazo; al concluir el ejercicio fiscal, estas cuentas de activo circulante deben estar saldadas, salvo casos excepcionales debidamente fundamentados, como el de la cuenta: CRÉDITOS SUJETOS A RESOLUCIÓN JUDICIAL. En esta cuenta se dará el seguimiento jurídico a los casos que se tengan registrados a favor del ente público por responsabilidades, a fin de que el saldo final del ejercicio corresponda a los importes documentados con las denuncias levantadas. (Dictaminar considerando el proceso actual del caso, prescripción, falta de elementos jurídicos, incobrabilidad, nula acción, etc.) Auditoría Superior del Estado de Oaxaca 6

9 11297 SUBSIDIO PARA EL EMPLEO. Revisar que su saldo se ajuste a lo dispuesto en el artículo 94 fracción I de la Ley del Impuesto sobre la Renta y las disposiciones transitorias de dicha ley. Artículo Décimo. Subsidio para el Empleo. En su caso, observar lo establecido en el artículo 22 del Código Fiscal de la Federación relacionado con la devolución de impuestos. Si concluida la depuración, hay saldos que no se ajustan al sustento normativo fiscal, se deberá proponer su cancelación con afectación al gasto en el capítulo de servicios personales, específicamente en la partida de donde proviene su aplicación. DERECHOS A RECIBIR BIENES Y SERVICIOS: Toda vez que representan los anticipos entregados de forma anticipada a la recepción parcial o total de bienes o prestación de servicios exigibles en el ejercicio fiscal, al cierre del ejercicio las cuentas deben quedar canceladas, salvo en los siguientes casos: ANTICIPO A PROVEEDORES Y ANTICIPO A CONTRATISTAS. Estas cuentas presentarán los saldos pendientes de amortizar respecto de las ADEFAS que se pagarán en 2015, por lo que deberán estar debidamente documentados. BIENES MUEBLES E INMUEBLES. Respecto al registro de bienes que forman parte del Patrimonio municipal, es importante tener especial cuidado en la verificación física y conciliación con los registros contables, pues estos registros permanecerán en el sistema de contabilidad con un control individual de los mismos y su depreciación acumulada. Al mes de diciembre se tienen que identificar los bienes registrados en el asiento de apertura con una vida útil de un año, pues al término del ejercicio habrá concluido su vida útil y procederá la baja del inventario, para que previamente se registren aquéllos que hayan sido objeto de venta. En relación con los bienes cuya vida útil concluye pero estén en buenas condiciones de uso, el Comité de Depuración mencionado más adelante, determinará su reincorporación al inventario con una reasignación de vida útil y 1236 CONSTRUCCIONES EN PROCESO EN BIENES DE DOMINIO PÚBLICO Y EN BIENES PROPIOS A la conclusión del ejercicio las áreas responsables de obra, tendrán la responsabilidad de verificar que el avance físico de las mismas corresponda a su avance financiero, cerciorándose de que los expedientes técnicos estén correctamente integrados. Tratándose de obras públicas por contrato concluidas y pagadas en su totalidad, registradas en el sistema de contabilidad, deberán estar reclasificadas y registradas en el inventario de bienes inmuebles o infraestructura, según corresponda. Tratándose de obras capitalizables que formarán parte del patrimonio del Municipio su registro permanecerá sujetándose a una vida útil. En el caso de obras transferibles o no capitalizables, deberán afectarse a gasto no capitalizable a través del concepto de baja aplicable en el inventario. Auditoría Superior del Estado de Oaxaca 7

10 Sobre esta reclasificación, orientarse en las guías proporcionadas por el área de Armonización Contable de la Auditoría Superior del Estado. En el caso de obras por administración directa el tratamiento será el mismo, realizando previamente la capitalización de obras en el apartado de Registro de Obras del Sistema de Contabilidad. Esta capitalización consiste en reclasificar los importes de los gastos contables generados por la obra por concepto de servicios personales, materiales y suministros, servicios generales y otros a la cuenta de construcción en proceso que corresponda, ya sea en bienes de dominio público o en bienes propios, para que reflejen su afectación en las cuentas de activo no circulante. Quedarán con saldo únicamente aquellas obras no concluidas en el período, por encontrarse en alguno de los supuestos para considerarse como adeudos de ejercicios fiscales anteriores ESTUDIOS, FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS El saldo de esta cuenta será capitalizable en las cuentas 1235 y 1236 como Construcciones en Proceso con el correspondiente proceso de registro contable. OTROS ACTIVOS NO CIRCULANTES: Comprende las cuentas que regulan los bienes otorgados en concesión o en comodato, recomendándose revisar la vigencia de los contratos CUENTAS DE PASIVO PASIVO CIRCULANTE: Constituido por las obligaciones cuyo vencimiento es menor al ejercicio fiscal. Las cuentas de este grupo deberán estar saldadas al cierre del ejercicio fiscal, mostrando saldo aquéllas Cuentas por Pagar a Corto Plazo que constituirán los Adeudos de Ejercicios Fiscales Anteriores, por ejemplo: Proveedores por Pagar a Corto Plazo, Contratistas por Pagar a Corto Plazo. Se recomienda revisar detalladamente los saldos en las cuentas de: RETENCIONES Y CONTRIBUCIONES POR PAGAR A CORTO PLAZO. Su saldo reflejará únicamente las retenciones pendientes de pago debidamente justificadas, incluyendo los importes del 2 y 5 al millar de las estimaciones de obra pendientes de pago registradas como ADEFAS PORCIÓN A CORTO PLAZO DE LOS PRÉSTAMOS DE LA DEUDA PÚBLICA INTERNA. Esta cuenta deberá quedar saldada al final del ejercicio, pues su registro representó la porción de la deuda que se amortizó en el ejercicio. Auditoría Superior del Estado de Oaxaca 8

11 PASIVO NO CIRCULANTE: trascienda el ejercicio fiscal. Constituido por las obligaciones cuyo vencimiento Atendiendo al principio de anualidad del presupuesto únicamente quedarán saldos en casos extraordinarios, como el de la cuenta: PRÉSTAMOS DE LA DEUDA PÚBLICA INTERNA POR PAGAR A LARGO PLAZO. Esta cuenta mostrará el saldo pendiente de pagar tratándose de contratos de financiamiento a largo plazo, debidamente autorizados por el Congreso del Estado. Para la amortización de la porción de la deuda que corresponda al año 2015 deberá preverse su inclusión en el presupuesto para el siguiente ejercicio CUENTAS DE ORDEN CONTABLES Este grupo de cuentas registra hechos que no alteran el patrimonio del ente público, pero que informan sobre circunstancias contingentes o eventuales, por lo que es importante corroborar sus registros. Se revisarán saldos de Avales y Garantías, Pasivos Contingentes, registros de Fianzas y los Bienes bajo contrato en concesión o comodato RECLASIFICACIÓN DE CUENTAS Terminada la revisión integral de saldos, se realizarán las reclasificaciones que se consideren indispensables para que la información financiera del municipio cumpla con las características establecidas en la Ley General de Contabilidad Gubernamental y las normas del Consejo Nacional de Armonización Contable. El contenido de esta guía es coadyuvante con lo establecido en los reglamentos de los propios municipios para el ejercicio del gasto y presupuesto. Todos los casos no previstos en esta guía deberán ajustarse a lo dispuesto en el marco normativo enunciado al principio de este documento PROCESO DE CIERRE DEL EJERCICIO EN LA CONTABILIDAD ARMONIZADA El procedimiento de cierre del ejercicio en el Sistema Municipal de Contabilidad Armonizada (SiMCA), se realiza mediante la ejecución automática de los asientos contables señalados en el Manual de Contabilidad Gubernamental emitido por el Consejo Nacional de Armonización Contable, por lo que al cierre de diciembre el usuario deberá confirmar los siguientes procesos: Auditoría Superior del Estado de Oaxaca 9

12 1. Revisión de capitalización de obra por administración y por contrato. 2. Validación de saldos en cuentas presupuestales de ingresos y egresos. En esta fase, se determinarán los saldos que constituirán ADEFAS. 3. Verificación de baja de bienes con valor de vida útil de 1 año. La póliza de baja será automática en seguida de la póliza de depreciación. Validado lo anterior, el sistema permitirá la ejecución del cierre del ejercicio. Efectuado éste, el proceso es definitivo y la información generada también. Queda bajo la estricta responsabilidad de los Ayuntamientos de los Municipios la validación de los procesos y el contenido de su información. Finalmente todas las cuentas de ingresos, gastos y presupuestales de ingresos y gastos quedarán saldadas al igual que las cuentas propias del cierre. Sólo mostrarán saldo las cuentas patrimoniales: activo, pasivo y hacienda pública/patrimonio, los cuales se trasladarán al asiento de apertura del ejercicio fiscal CIERRE DE ACTIVIDADES Y DETERMINACIÓN DEL RESULTADO DEL EJERCICIO Se ilustra el proceso de cierre con los siguientes asientos: 1.- Cierre de Cuentas de Ingresos y Gastos. Se realiza el traspaso de saldos de ingresos y gastos para determinar el resultado del ejercicio. 1.1 Traspaso del saldo de ingresos Ingresos y Otros Beneficios Pérdidas y Ganancias 1.2 Traspaso del saldo de Gastos: Pérdidas y Ganancias Gastos y Otras Pérdidas 1.3 Registro del Ahorro en la Hacienda Pública/Patrimonio, determinando el Ahorro o Desahorro de la Gestión. Si se determina ahorro del ejercicio Pérdidas y Ganancias Utilidad del Ejercicio Auditoría Superior del Estado de Oaxaca 10

13 Si se determina desahorro del ejercicio Pérdida del Ejercicio Pérdidas y Ganancias 2. Cierre de cuentas patrimoniales. Traspaso del Ahorro o Desahorro de la Gestión al Patrimonio Generado Utilidad del Ejercicio Resultado del Ejercicio (Ahorro/Desahorro) Resultado del Ejercicio (Ahorro/Desahorro) Pérdida del Ejercicio 3. Cierre de cuentas presupuestarias. Cancelación de saldos de las cuentas presupuestales de ingresos y gastos Ley de Ingresos devengada no recaudada Ley de Ingresos Devengada Ley de Ingresos por Ejecutar 3.2 Ley de Ingresos Por ejecutar no devengada: Ley de Ingresos por Ejecutar Ley de Ingresos Estimada Auditoría Superior del Estado de Oaxaca 11

14 3.3. Traspaso al cierre del ejercicio de las modificaciones negativas a la Ley de Ingresos Modificaciones a la Ley de Ingresos Estimada Ley de Ingresos por Ejecutar 3.4 Traspaso al cierre del ejercicio de las modificaciones positivas a la Ley de Ingresos Ley de Ingresos por Ejecutar Modificaciones a la Ley de Ingresos Estimada 3.5. Presupuesto de Egresos Comprometido no Devengado Presupuesto de Egresos por Ejercer Presupuesto de Egresos Comprometido 3.6 Traspaso al cierre del ejercicio de las modificaciones negativas al Presupuesto aprobado Presupuesto de Egresos por Ejercer Modificaciones al Presupuesto de Egresos Aprobados 3.7 Traspaso al cierre del ejercicio de las modificaciones positivas al Presupuesto aprobado Modificaciones al Presupuesto de Egresos Aprobado Auditoría Superior del Estado de Oaxaca 12

15 82211 Presupuesto de Egresos por Ejercer 3.8 Traspaso al cierre del ejercicio del Presupuesto de Egresos por ejercer no comprometido Presupuesto de Egresos Aprobado Presupuesto de Egresos por Ejercer 3.9 Asiento Final de los gastos durante el ejercicio (Determinación de Adeudos de Ejercicios Fiscales Anteriores ADEFAS) Adeudo de Ejercicios Fiscales Anteriores Presupuesto de Egresos Devengado Presupuesto de Egresos Ejercido 3.10 Asiento Final de acuerdo con la Ley de Presupuesto (Superávit Financiero) Ley de Ingresos Recaudada Presupuesto de Egresos Pagado Superávit Financiero Adeudos de Ejercicios Fiscales Anteriores ADEFAS Auditoría Superior del Estado de Oaxaca 13

16 3.11 Asiento Final de acuerdo con el Presupuesto (Déficit Financiero) Ley de Ingresos Recaudada Déficit Financiero Adeudos de Ejercicios Fiscales Anteriores ADEFAS Presupuesto de Egresos Pagado 3.12 Cierre del Ejercicio con Superávit Presupuesto de Egresos Aprobado Superávit Financiero Ley de Ingresos Estimada 3.13 Cierre del Ejercicio con Déficit Presupuesto de Egresos Aprobado Déficit Financiero Ley de Ingresos Estimada Auditoría Superior del Estado de Oaxaca 14

17 2.- PROCESO DE DEPURACIÓN Y CANCELACIÓN Para coadyuvar a la obtención de información financiera en términos del numeral 1 del presente documento, es indispensable efectuar previamente la depuración de cuentas y cancelación de saldos. Depuración: Proceso mediante el cual el Municipio debe examinar y analizar los saldos de las cuentas de balance, con el propósito de identificar aquéllos que no muestren razonablemente un cierto grado de recuperabilidad, exigibilidad o procedencia de los mismos. Así como para determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan su patrimonio Para realizar este proceso se recomienda al Municipio la integración de un Comité u órgano interno municipal con las facultades, atribuciones y obligaciones necesarias para tal actividad, el cual se propone esté integrado por: el Síndico Municipal como Presidente del Comité, el Tesorero como Secretario técnico y el Regidor de Hacienda como Vocal, entre otros, para: 1. Definir los criterios de depuración y cancelación de saldos contables y vigilar su aplicación. 2. Vigilar que se realicen las gestiones administrativas y jurídicas para la recuperación de adeudos a favor del municipio. 3. Integrar la evidencia documental que justifique la determinación de los saldos que fueron considerados como de difícil cobro, incosteables, incobrables o que hayan prescrito. 4. Determinar saldos sujetos a propuesta de depuración y cancelación. 5. Presentar a consideración y autorización del Cabildo o Asamblea General la relación que contenga la propuesta de los saldos sujetos a depuración y cancelación. 6. Vigilar que el responsable de la contabilidad efectúe los registros contables correspondientes una vez emitida la autorización del Cabildo o Asamblea General. 7. Participar de ese proceso a los órganos de control interno de los municipios o equivalentes, en su caso. 2.1 ACTIVIDADES RECOMENDADAS AL COMITÉ PARA LA DEPURACIÓN Y CANCELACIÓN DE SALDOS PROCESO GENERAL: 1. Identificar los errores contables. 2. Registrar los movimientos pendientes de contabilizar por error u omisión administrativa, siempre que estén justificados documentalmente. 3. Efectuar un análisis de las cuentas de balance para identificar plenamente la totalidad de los saldos, detectando aquéllos que no muestren movimientos, los que se dificulte determinar su procedencia por la antigüedad de sus registros, los que contengan cantidades mínimas, entre otros. Auditoría Superior del Estado de Oaxaca 15

18 4. Identificar adeudos a favor del municipio, determinando a la persona física o moral a la que se atribuye el mismo. Tratándose de adeudos con un importe que a criterio del Cabildo Municipal se considere menor, tomando en consideración el costo-beneficio entre el importe del saldo a recuperar y el costo que implicaría iniciar un proceso de cobro, proponer al Cabildo o Asamblea General la cancelación de los mismos. 5. Verificar de acuerdo a las normas sustantivas aplicables si el derecho de cobro del municipio no ha prescrito. Tratándose de deudas a cargo del municipio hacer el análisis respectivo. En los casos de prescripción, los importes se pondrán a consideración del Cabildo para que determine el tratamiento que dará a los mismos. 6. Determinar los casos en que procede la compensación de adeudos, siempre que se cumplan totalmente las disposiciones normativas aplicables. (Código Civil para el Estado de Oaxaca vigente, TITULO QUINTO Extinción de las obligaciones, CAPITULO I. De la compensación). 7. Realizar las acciones extrajudiciales, de gestión de cobro o legales necesarias para la recuperación de los adeudos, recabando constancia documental que justifique los trámites efectuados. 8. Analizar el resultado de las acciones de recuperación de saldos y la evidencia documental recabada, definiendo los saldos que se consideran con notoria imposibilidad práctica de cobro, incluidos los casos fortuitos o de fuerza mayor, de difícil cobro e incosteables, para proponer su cancelación. En caso de saldos en los que no fue posible recabar documentación que los justifique, no obstante haber agotado las acciones señaladas en el punto 7, recabar opinión jurídica para determinar el tratamiento legal que procede. Efectuar mismo análisis para las obligaciones de pago del municipio. 9. Integrar cédula documental por cada uno de los saldos que serán propuestos al Cabildo o Asamblea General para autorización de su depuración y cancelación, justificada con la evidencia documental que justifique la propuesta. (Ver anexo 1) 10. Emitir un Informe de Resultados sobre el trabajo del Comité que incluya la relación de cuentas y saldos que serán propuestos para depuración y cancelación de saldos, la que deberá coincidir con las cédulas documentales emitidas. (Ver anexo 2) 11. Someter la propuesta de depuración y cancelación de saldos para la autorización del Cabildo o Asamblea General. Una vez autorizada la propuesta, deberá constar en un apartado del acta de sesión de cabildo, con el Informe de resultados del Comité como anexo del acta. 12. Una vez verificada(s) y autorizada(s) la(s) póliza(s) de registro deberá anexar toda la documentación que justificó la depuración y cancelación de saldos, integrando el expediente o expedientes respectivos. 13. Los saldos o adeudos que no fueron autorizados para depuración y cancelación, conservarán el mismo concepto, integrando un expediente para futuras consultas y seguimiento. 14. Al cierre del ejercicio los saldos contables reflejados en los estados financieros deberán ser verificables documentalmente. No se omite mencionar que los puntos enumerados en el proceso general son enunciativos más no limitativos. Además de que son coadyuvantes con la reglamentación interna de cada Municipio. Auditoría Superior del Estado de Oaxaca 16

19 INVENTARIO DE BIENES El registro de los bienes patrimoniales debe tener especial atención, por lo que se sugiere que el Comité de Depuración se guíe en el siguiente procedimiento para su adecuada depuración: 1. Realizar el inventario físico de bienes que conforman el patrimonio del municipio 2. Efectuar conciliación del inventario físico con sus registros contables. 3. Identificar los bienes sobrantes, recabar la documentación que acredite su ingreso al inventario y realizar el registro contable. 4. Detectar bienes faltantes e identificar al servidor público responsable del resguardo del bien, efectuando los trámites administrativos necesarios para la recuperación o reposición del mismo. De las gestiones realizadas quedará evidencia documental. Si agotadas las investigaciones pertinentes los bienes no son encontrados, se levantará el acta de cabildo respectiva. 5. Identificar bienes extraviados, robados o siniestrados y con el acta de cabildo dar parte a la instancia legal que corresponda. 6. Depurar los registros contables de aquéllos que no reúnan las características de activo, a través del proceso de baja que el municipio tenga establecido. 7. Revisar que la clasificación de los bienes en el sistema de contabilidad esté acorde con los conceptos de sus cuentas contables de registro y del catálogo de bienes. 8. Recabar la documentación que justifique que los bienes forman parte del patrimonio del municipio. De no contarse con documentos, se asignará valor y vida útil estimados, emitiendo el acta correspondiente. Tratándose de bienes inmuebles si no se cuenta con el documento idóneo que acredite su valor, se registrará a valor de avalúo o se podrá dar de alta a valor catastral en lo que se regulariza su registro. 9. Poner a consideración del Cabildo o Asamblea General los saldos propuestos para depuración y cancelación derivados de los puntos 4 y 5, a través del proceso establecido anteriormente. El resultado de la depuración del grupo de cuentas de bienes deberá reflejar el registro individual de los mismos verificable documentalmente y acorde a la clasificación del manual de contabilidad. Asimismo, se debe de actualizar la información de los bienes arqueológicos, artísticos e históricos que tenga bajo su custodia el ente municipal, reconocidos como tales con la declaratoria emitida en términos de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos y la Ley General de Bienes Nacionales. De igual manera, se revisará el registro de los bienes registrados en cuentas de orden bajo Comodato, así como los que el Municipio ha dado en comodato. Auditoría Superior del Estado de Oaxaca 17

20 ANEXOS Auditoría Superior del Estado de Oaxaca 18

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