MANUAL DEL USUARIO ASPEL-SAE V

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1 MANUAL DEL USUARIO ASPEL-SAE V

2 INDICE 2-63

3 1.INSTALACION Requisitos del Sistema Para iniciar el uso de este sistema adminsitrativo requiere en su instalación ciertos requisitos que hay que cubrir para que me deje trabajar en mi ordenador sin ningun problema a continuación menciono dichos requisitos: Requerimiento de equipo Procesador Intel Pentium o compatible, de 300 Mhz o superior* 256 Mb de RAM * 220 Mb de espacio libre en disco duro Monitor super VGA (800 X 600) o superior Microsoft Windows NT, 2000, XP, 2003 o superior. Los requerimientos del sistema operativo pueden ser mayores, por lo que es importante tener en cuenta las recomendaciones propias del sistema operativo instalado. Para una instalación en el servidor es recomendable una configuración mayor, dependiendo del número de usuarios de empresas a operar en el mismo servidor. Esquema de Licenciamiento Cuando hablamos acerca de las Licenciamiento de un sistema nos referimos a los permitos que debe tener este por el proveedor, aspel no es la ecepción maneja ciertos numero de usuarios que operaran sus sistemas es una forma de controlar y tener seguridad en ellos a continuación pongo un ejemplo claro del licenciamiento que otorga Aspel en especifico su Sistemas Administrativo Empresarial (SAE). Total 8 Usuarios 99 Empresas 99 Empresas 3-63

4 Asistente de Instalación El asistente de Instalación nos dara la pauta para empezar a instalar desde el principio siempre siguiendo las indicaciones mencionadas que muestra el asistente de instalación como muestra en las imagenes siguientes. Despues de ver la anterior pantalla donde menciona el contrato de licencia precionamos el botón si y mostrara la siguiente imagen en pantalla. Por ultimo empezara a correr la instalación atravez del asistente y se vera en pantalla la siguiente imagen donde se extraen los archivos. 4-63

5 Información sobre trabajo en red, la siguiente ventana mostrara la continuación de la instalación paso a paso. Recuerde donde quedara los archivos de instalación elija correctamente la ruta como a continuación se muestra. 5-63

6 Por ultimo de este bloque se instalan los archivos comunes DAC. Seleccionar la carpeta de programas Estado de Instalación que debe de llegar hasta el 100% 6-63

7 despues seguira determinar como es el tipo de instalación local o en el servidor. Por ultimo terminar la instalción, no seleccionar las cajas de verificación que muestra esta imagen. Activación del Sistema una vez que ha pasado los anteriores pasos ahora es el momento de activar el sistema al igual son una serie de ventanas que mostrara en el curso de la activación. 7-63

8 La siguiente ventana es la activación del sistema decidir si activo o no el sistema en ese momento. Al empezar la etapa de activación del sistema tenemos que tener a la mano al numero de serie y el codigo de activación estos dos vienen en el cetificado de autenticidad junto con el paquete original del programa. 8-63

9 Aqui es donde teclearemos el numero de serie y codigo de activación. Despues saldra en pantalla la siguiente ventana una vez que se le tecleo el nuemero de seri y codigo de activación, recuerde marcar la casilla para no volver a mostrar este mensaje en lo sucesivo. Entramos a la etapa de configuración de la instalación del sistema, a continuación se muestra la ventana donde se refiere a que si se han usado archivos de versiones anteriores del sistema, si requiere recuperarla tienes que saber donde se encuentran los datos como lo muestra a continuación. 9-63

10 Si selecionamos modificar empresa en el punto anterior podemos hacer cambios en los datos de la empresa. Oprimiremos el botón de siguiente ya que el de configurar lo veremos en el tema configuración de la empresa

11 Siguiente ventana es para seleccionar otros parametros que en un momento dado se pudieran ocupar en la administración de los inventarios entre otros. 2.Configuración del Sistema Traducción En este menu encontraremos la configuración de los Perfiles de Usuarios asi tambien los parametros de la empresa, a continuación muestro las ventanas que corresponden a la configuaración de los usuarios para niveles de seguridad de la información como algunos parametros que necesita el sistema. Parametros del Sistema El proceso de traducción en la versión 4.0 te permitirá incluir o trasladar los parámetros definidos en la versión anterior (2x o 3.0), a la nueva versión. Antes de ejecutar este proceso te recomendamos que generes un respaldo de los archivos de configuración de la empresa anterior

12 Perfiles de Usuario Este proceso te permite convertir el archivo de perfiles de usuario de Aspel-SAE generado en las versiones anteriores para hacerlo compatible con esta nueva versión del sistema. 3.Configurar Empresa en la ventana que sigue mostraemos las diversas configuraciones que tendra la empresa asi como los diferentes modulos, en un momento dado se pueden definir nuevos parametros en el manejo del sistema. Configurar Empresa en la enterior ventana podremos cambiar los datos de la empresa

13 Parametros generales.-en la siguiente imagen el usuario puede difinir otros parametros diferentes a como empezo en las herramientas que se ocupan en SAE asi como la configuración de la ruta de acceso a los datos. Clientes y Cuentas por Cobrar.- aqui podremos cambiar algunos parametros de los conceptos que se manejan las Cuentas por pagar. Provedores y Cuentas por pagar.-sección del Sistema donde se le puede cambiar la configuración a este modulo si es necesario

14 Inventarios.-al igual que los anteriores modulos aqui se pueden configurar parametros acerca de los inventarios que se llevan dentro de un almacen. Facturas.- Los parametros de las facturas se pueden cambiar o configurar en la siguiente ventana que a continuación muestra esta ventana es de suma importancia manejarla adecuadamente ya que aqui se configura el folio del SAT para la factura electronica, ademas de manejar configuraciones para documentos como Pedidos,Remisiones etc

15 Compras.-de la misma manera que la configuración del modulo de facturación, compras tiene tambien la comfiguración que permite en un momento dado cambiar los parametros de este modulo a continuación se muestra la ventana. Cuentas contables.-este sección de configuraciones del sistema en el modulo de cuentas contables se pueden aplicar las cuentas que se manejan en los diferentes rubros como lo muestra la siguiente ventana

16 Aplicaciones asociadas Aquí puedes definir las aplicaciones que se activarán automáticamente cuando elijas la opción Calculadora, Editor de textos (Editor de formatos del menú Archivos) o solicites una Hoja de cálculo. Estas aplicaciones son importantes. El contar con una calculadora te permitirá efectuar operaciones en cualquier parte del sistema, esta calculadora es adicional a la que proporciona el sistema en los campos de tipo monto. Uso de la calculadora dentro de los campos El editor de formatos te permite crear o modificar los formatos que se utilizan para imprimir los reportes, y con la hoja de cálculo puedes establecer un vínculo dinámico que se actualizará cada vez que abras un archivo, con información generada en tu sistema

17 Graficas y copiado especial.-definir los parametros para crear graficos ademas de copiados especiales que en se pueden ocupar cuando trabajemos en SAE con información. Tadas las anteriores configuraciones son los parametros que los difirentes modulos del SAE ocupa y en el cual debemos de conocer ya que se presentaran casos especiales donde sea necesario reconfigurar alguno de los modulos. 4.Generales Algunas generalidades se mencinaran en esta 4 sección del manual donde mostraremos ventanas que comunmente manejaremos en el uso de SAE, sin restarle meritos a las restantes: Abrir la empresa.- aqui se tecla el usuario y la contraseña para accesar al Sistemas SAE tambien podemos seleccionar en que empresa trabajaremos si es que esta dada de alta mas de na el inventario podria ser diferente

18 Cuando hablamos de almacenar la base de datos y la información que se genera es atravez de la ventana de configuración como lo muestra a continuación, es decir el directorio de trabajo. Cerra la empresa. Cuando en algun momento de dejar de trabajar en el sistemas lo mas adecuado es cerrar bien la sesión del sistema. Operaciones de aplicación general. Datos de la Empresa. qui podremos modificar o consultar algun dato de la empresa menos la razón social

19 Salir. Es para salirnos completamente del sistema SAE simpre y cuando se hallan cerrado los modulos. Activar sugerencias Modo alterno de captura Personalizar herramientas Modulos del Sistema. Los modulos que se trabajan en Aspel.Sae son facturación,compras, inventarios etc... se localizan en el menu Modulos

20 5.Catalogos Los catalogos son la base principal de este sistema administrativo, estos deben de ser alimentados con información oportuna que despues se ocupara en otros modulos de sistema, existen catalogos como vendedores, clientes etc... entre los mas importantes. Catologo de vendedores.- en este modulo se almacenara en el sistema los vendedores con que cuanta la empresa para controlar toda la información relevante del vendedor que atiende a cierto cliente ademas de saber en un momento sus comisiones por ventas. Por ultimo se mostrara la ventana para dar de alta a un los vendedores de la empresa.este modulo de vendedores esta compuesto por dar de alta un nuevo vendedor,modificar a un vendedor en sus datos generales y por ultimo el eliminarlo del sistenas

21 Zonas.Las zonas se refiere a cual va ser su zona de distribución del vendedor en el desplazamiento de sus productos por ejemplo trabajar en la Zona Centro o oriente etc... Clientes.En este modulo se controla la gama de clientes que le empresa maneja con todas sus generales a continuación presento la ventana del modulo de clientes donde tambien tenemos iconos de nuevo,modificar y eliminar un cliente si se requiere. 1. ir al Menu de Modulos y despues seleccionar y entrar en Clientes y cuentas por cobrar. 2.se presentara la siguiente ventana en pantalla donde se maneja de manera facil la captura de los clientes de la empresa

22 Catalogo de Proveedores. Aqui en este modulo de Aspel-SAE se da de alta a los proveedores de la empresa, todos sus datos generales se capturan en esta ventana ya que despues cuando se haga alguna compra necesitaremos de la información del proveedor. 1. Primero vamos a los Modulos despues a Proveedores y cuentas por cobrar presionamos con el mouse y abrimos el Modulo de proveedores. 2.despues aparecera una ventana igual a la siguiente

23 Al igual que los anteriores modulos exiten dentro de la anterior ventana la manera de modifica ó eliminar un Proveedor en su caso. Lineas de Productos.- en un almacen puede a ver un sin fin de lineas de productos tambien dependiendo del giro de la empresa pero en siempre recomendable dividir las lineas de productos en el inventario que tenemos para ello damos de alta las lineas que despues van a ser requiridas las claves de cada una en otros modulo o reportes, a continuación muestro la pantalla de captura de lineas de productos. 1. nos vamos a Modulos y despues seleccionamos inventarios. 2. despues de entrar a inventarios buscamos el catalogo de Lineas de Productos en el menu archivo de la ventana de Inventario como se muestra. 3. por ultimo muestra la ventana de Catalogo de Lineas de Productos

24 La diferencia que existe es en esta ventana no me permite eliminar una Linea de producto solo dar de alta y modificar algun dato necesario. Grupos de Productos Conjunto de subproductos que resultan de las combinaciones entre las variantes de los elementos o características de un producto modelo. Es decir, un producto modelo que agrupa las distintas variedades que existen de un producto, tomando en cuenta varios elementos como: tallas, colores, estilos, etc. Esta agrupación te permite en un solo paso dar de alta para un producto todas las combinaciones posibles, dependiendo de las variantes definidas para cada elemento, pudiendo combinar solamente hasta dos elementos. Cuentas con un Catálogo de grupo de productos, en el cual podrás consultar todos productos modelo registrados con sus respectivos subproductos. Cuando se realizan las compras o ventas de subproductos de algún grupo de productos, se presenta una ventana de captura especial con la que resulta muy sencillo manejar y seleccionar los artículos de interés de entre todos los productos que conforman el grupo. Cuando manejes Grupo de productos debes de tener en cuenta las siguientes consideraciones: No se puede comprar un grupo de productos, sino más bien a sus subproductos. Antes de poder dar de alta un grupo de productos, primero necesitas configurar los nombres o leyendas de los elementos que utilizará el sistema en todos los procesos que los involucren en Configuración / Inventarios. Lo siguiente que debes hacer es configurar en el Catálogo de líneas de producto, líneas de productos que manejen grupo de productos, para que definas las variantes de los elementos y posteriormente puedas obtener o armar las distintas combinaciones de un producto. Inventarios.- en este modulo se tendra el registro de los productos o servicios de la empresa, se dara de alta atravez de una clave que sea sencilla de ocupar para el resto de los procesos de la administración de los inventarios a continiación se presenta la ventana de captura. 1. ir al menu Modulos despues seleccionamos el submenu Inventarios 24-63

25 2. mostrara la pantalla donde se enlista el inventario como lo vez en la siguiente ventana. Tambien aqui podemos encontrar los iconos de Nuevo, modificar y eliminar algun producto siempre y cuando se encuentre en cero existencias

26 Dentro de la ventana anterior nos encontramos con las opciones que en n momento dado se tienen que seleccionar dependiendo el inventaruio que se lleve en la empresa son Productos, Servicios, Kit o un grupo de productos con esto quedara registrado en alguno de estos rubros. 6.Clientes y/oproveedores. Módulo de Proveedores y CxP, menú Archivos, opción Proveedores / Colocarse sobre el registro del proveedor a suspender / Menú Edición, opción Suspensión de proveedores o la tecla F7. Es una opción que sirve para indicar cuando se suspendan o reactiven las compras a un proveedor cambiando su status de activo a suspendido, de tal forma que al generar algún documento en el módulo de Compras lo notificará el sistema. Esencial Al ejecutar este proceso el sistema te indica el saldo que tiene ese proveedor. Dependiendo del status del proveedor, el sistema te preguntará si deseas suspender o reactivar las compras del mismo. A continuación se muestran las ventanas que se utilizan para Suspender a un proveedor

27 Despues mostrara la siguiente una vez que estamos adentro del modulo de ahi nos vamos al menu edición submenu suspención de Proveedores le damos clic con el mouse y aparecera el mensaje que se muestra a continuación. Al igual los clientes en un momento dado se suspende su actividad con la empresa puede ser por deudas u otros que solamente las politicas son las dictaminan este tipo de suspensión. Actualización de Saldos 27-63

28 Módulo de Proveedores y CxP, menú Herramientas, opción Actualización de saldos / elegir el rango de proveedores a actualizar. Utiliza este proceso cuando por fallas en la energía eléctrica o por haber modificado manualmente el campo de Saldo en el Catálogo de Proveedores, existan diferencias en el Saldo del proveedor en Cuentas por pagar y Proveedores. En esta actualización el sistema calcula el saldo con base en los movimientos que tengan registrados tus proveedores y lo registra en la Consulta de Proveedores despues de seleccionar la actualización de saldos me muestra la pagina siguiente donde definimos de el rango de proveedores para que de forma automatica lo actualice. Intereses moratorios Módulo de Clientes y cuentas por cobrar, Menú Herramientas, opción Intereses moratorios / (aplicación manual o automática). Con estas opciones (manual o automática) calculas los intereses moratorios sobre las cuentas por cobrar de los clientes. Operaciones en moneda extranjera 28-63

29 Reportes de catalogo de clientes Es un reporte que contiene los datos siguientes: Clave, nombre o razón social, status, teléfono, Fax, R.F.C, clasificación, vendedor, días de crédito, días de revisión y pago, dirección, población código postal, porcentaje de descuento otorgado, nombre de la persona que atiende en ventas y cobranza y fecha de la última venta. Luego de esta ventana saldra otra donde definimos rangos para sacar algun catalogo de clientes

30 Acomulado de clientes Reportes de Proveedores y Cx 7.Enlace e Integración de Modulos 8.Procesos de Inventarios y Servicios. Generación de almacenes Este proceso te brinda una manera rápida de transportar una serie de productos a un nuevo almacén

31 Módulo Inventarios, Menú Archivos, opción catálogo de Multialmacén, oprimir el botón de generación de almacén: de la barra de herramientas de la ventana de Multialmacén. Menú Herramientas del módulo de Inventarios, opción Generación de almacenes. Agregar Productos Por medio de esta opción podrás agregar productos en los almacenes. Este proceso lo puedes realizar de tres formas: 1. Uno a uno, teniendo abierto el catálogo de multialmacén, mediante la opción Agregar. 2. Copiando un producto o rango de productos de un almacén a otro (o desde el inventario) mediante la Generación de Almacenes 3. Al registrar (Agregar) un producto en el inventario. Aquí también puedes agregarle existencias a un producto dentro de cada almacén (a pesar de que para los servicios y kits no se tiene un control de existencias en el sistema, si es necesario asignarlos a un almacén). Para modificar las existencias es necesario tener activo el parámetro Cambio a existencias en Configuración / Inventarios (lo más recomendable es que las existencias se modifiquen mediante movimientos identificables por un número de documento)

32 Traspaso entre almacenes Este proceso te da la posibilidad de enviar mercancía de un almacén a otro, ahorrándote tiempo y ofreciéndote mayor seguridad, ya que no será necesario registrar dos movimientos al inventario (uno de Salida en un almacén y otro de Entrada al otro depósito), sino que el sistema realiza estos movimientos automáticamente. Módulo Inventarios, Menú Archivos, opción Movimientos al Inventario / Menú Edición / opción Traspaso entre almacenes. O desde la ventana del catálogo de Movimientos al inventario, con el botón. Actualización de Existencias Esta opción permite el ajuste total de las existencias sumando las registradas en las diferentes bodegas o almacenes y actualizando lo anotado en el catálogo de Inventarios y Servicios. Ocasionalmente puede ocurrir un desajuste, debido a causas ajenas al usuario (p.ej, una falla en la energía eléctrica) o a confusiones al momento de configurar el sistema (p.ej, pudiste haber definido un solo almacén general, haberlo utilizado así y posteriormente haberlo cambiado para que funcionara como multialmacén, sin hacer los ajustes correspondientes)

33 Inventario Fisico Esta función te permite cuadrar las existencias de tus productos registradas en el sistema contra las existencias que tienes realmente en tus bodegas. Para realizar la conciliación de tu inventario deberás ejecutar el siguiente ciclo: 1. Congelar existencias. 2. Capturar existencias físicas. Capturar existencias (forma manual), ó Capturar existencias por Archivo. 3. Registrar los movimientos al inventario. Manualmente. Ajuste automático. 4. Descongelar existencias Esencial Si deseas registrar los movimientos al inventario manualmente (dando de alta un movimiento de entrada y uno de salida para los productos involucrados), recuerda que al no llevarse a cabo el proceso de ajuste automático las existencias continuarán congeladas y en ese caso deberás ejecutar el proceso de Descongelar existencias. Exporta Movimientos al Inventario. Con esta función puedes enviar los movimientos al inventario que elijas a un archivo con terminación 33-63

34 .A0X (donde "X" corresponderá al número de empresa en la que trabajas), a fin de poder llamarlo desde otra computadora. Esta función es de utilidad cuando, por ejemplo, uno de los almacenes de tu empresa se encuentra distante y necesitas capturar los movimientos al inventario en la computadora que lleva la administración central. Puedes seleccionar los movimientos por clave, rango de fechas y tipo de movimiento al inventario. Anota el nombre del archivo y oprime Aceptar. 1.Ir al Menu Herramientas luego elegir Exporta movs al inventario 2.despues aparecera la ventana donde manejamos este proceso de exportación siguiendo las indicaciones. Captura por archivo En algunas ocasiones no será posible que tus almacenes estén conectados en red, por lo que las actualizaciones de tus movimientos al inventario tendrán que hacerse de manera indirecta, a través de la captura de un archivo que contenga los movimientos al inventario efectuados en dichos almacenes. Para ello, deberás guardar en un disco flexible o dispositivo de almacenamiento disponible un archivo con los movimientos al inventario del almacén o sucursal que quieres actualizar. Este archivo deberás generarlo en la opción Exportación de datos. Una vez que hayas hecho esto, esta opción te permitirá leer la información del archivo creado y registrado los movimientos que incluye. 1. Ir al Menu Edición y luego seleccionar Captura por archivo lo muestra la imagen a continuación 34-63

35 2.dar clic al menu y en la ventana que sigue nombra el archivo y el titulo del reporte Cambio de Precios Módulo de Inventarios, Menú Edición, opción Cambio de precios. O desde la barra de herramientas principal del módulo de Inventarios o desde el catálogo de inventarios y servicios, con el botón: Esta opción permite modificar los Precios de venta de un producto o grupo de productos, sin necesidad de ingresar a cada registro para cambiarlo; esto disminuye el tiempo invertido en la actualización de precios

36 Luego de seleccionar el submenu Cambio de Precios mostrar la siguiente ventana donde se realiza el proceso de cambio de precios. Reportes de Inventarios y Servicios En este menu encontraremos todos y cada uno de los reportes que se pueden manejar en un momento dado en el inventario de forma automatica determinando los parametros para que el reporte que se requiera salga en pantalla. 1.Ir al menu Reporte de l modulo de inventarios y mostrara la lista seleccionar el tipo de reporte a generar como se muestra en la imagen. 9.Facturación y Compras Politicas Esta opción te permite definir, modificar, eliminar y consultar las políticas que se aplican dentro de tu compañía, así como obtener el reporte que las desglosa. Al ingresar se presentará la consulta de políticas de descuento con las siguientes columnas: 36-63

37 Tipo de política. Descripción. Status. Producto inicial. Producto final. Línea. Limite. Vendidas. Alta de Documentos Se refiere a la alta de los documentos de una salida de mercancia la se hara una previa remisión para que despues se genera la factura que se le entregara al cliente para su pago. 1. en primer lugar se debe accesar al modulo de Facturas y Vendedores si es el caso de una salida a continuación se muestra el menu que corresponde. 2. al ingresar en este menu saldra la ventana donde se llevan las facturas hechas por las salidas de productos

38 3.luego de aparecer la ventana principal del Modulo de facturas aparace en la parte superior izquierda el icono de agregar en el cual le damos clic para empezar la captura de una factura. De la misma forma en el modulo de compras tendremos un proceso similar como el anterior para capturar una compra lo veremos a continuación. 1. dar clic en el menu del modulo de Compras 2. seleccionar el menu compra e ingresar y presentara la ventana principal del Modulo para agregar un nuevo documento

39 3.por ultimo aparecera la ventana de captura para generar un documento de compras, entradas al inventario de productos. Nota: cabe mencionar que tanto en el modulo de facturación como en el modulo de compras se pueden generar documentos previos antes de facturar a favor o en contra como por ejemplo hacer una orden,pedido,remisión etc..que son docuementos administrativos para el control de un inventario. Consulta de Ofertas Consulta de documentos Desblqueo de documentos Puede ocurrir que un usuario del sistema esté utilizando en red un documento (por ejemplo, una Factura, la cual esté enlazada a una Remisión) cuando de pronto ocurra un corte de energía eléctrica o por error se apague la computadora o "se pierda la comunicación con la red", entonces dicho documento enlazado quedará bloqueado y, al momento de querer accesarlo, el sistema lo impedirá mandando el mensaje "Documento en uso". En este caso, puedes recurrir a esta opción. Únicamente se recomienda que, si recibiste el mensaje de "Documento en uso", primero certifiques que ningún usuario esté utilizando dicho documento en ese momento, porque de ser así el desbloqueo desenlazará el ciclo de venta que dicho usuario se encuentre elaborando. Observa entonces que un desbloqueo del documento implica desenlazarlo de otros. 1.en el modulo de Facturas y Vendedores en el menu herramientas existe la opciòn para desbloquar documentos

40 2. despues se mostrar la ventana en la cual le damos aceptar para desbloquear los documentos. Personalización de Captura Con esta opción defines los campos visibles y capturables del encabezado de tus documentos en los módulos de Facturas y Vendedores y Compras; ello facilitará el proceso de captura, adaptándolo a las necesidades específicas de tu empresa. Esta configuración de captura se almacena en un archivo con extensión ".CFT". Por ejemplo, "FACT1.CFT" puede contener información que le indica al sistema la forma en que se capturan las facturas en la bodega, donde no se permite cambiar los datos de comisiones de los vendedores, o incluso "no es necesario que se vean" y, a su vez, "FACT2.CFT" puede tener la configuración de captura de las facturas en la caja principal, en donde sí es importante poder modificar dichas comisiones. Sólo debes seleccionar el archivo de configuración en el diálogo que se presenta. 1. Ir al menu de l modulo de Facturas y vendedores o tambien en compras ambos casos se puede hacer. Presionamos clic con el mouse en este submenu y despues saldra la ventana siguiente

41 Agregar Especial Esta opción te permite dar de alta un documento con una configuración de captura diferente y que sólo estará vigente hasta que se termine o se cierre la ventana de captura. Manejo Al momento de elegir esta opción, el sistema presentará un diálogo en el que podrás escoger la configuración elaborada por ti previamente. Escoge en la ventana el archivo de configuración que desees emplear de manera temporal, con lo que aparecerá dicha configuración en la ventana de captura. Esencial Debido a que esta función te permite utilizar la configuración especial para una sola ocasión, una vez que hayas completado los campos, si oprimes el botón Grabar el sistema te solicitará las observaciones y presentará el diálogo informativo para verificar los datos; al momento de Aceptar, la ventana de Agregar especial se cerrará automáticamente. 1. Ir al menu edición despues de ahi seleccionar el menu agregar especial aparecera una ventana como la que se muestra. Lee Configuración Esta opción es necesaria para abrir o agregar la configuración que se le realizo a un archivo de personalización de captura; y lo cual es necesario para leer su configuración. Durante la captura de un documento, esta opción te permite cambiar su configuración de captura, la cual se mantendrá en tanto no cierres la ventana, ya que al ingresar nuevamente al sistema retomarás la configuración original. Esta opción es similar a la de Agregar Especial en el sentido de que permite por un momento, cambiar la manera habitual de captura de un documento de venta. La diferencia estriba en que Agregar Especial solamente permite cambiar la configuración para un sólo documento y desde su inicio, esto es, desde que se abre la ventana de captura

42 A su vez, Lee Configuración te permite modificar la forma de captura en cualquier instante y se mantiene para el actual y siguientes documentos en tanto no se cierre la ventana o se indique otra configuración. 1. Ir al menu edición del modulo de facturas y vendedores despues seleccionar lee configuración. Campos no visibles Documento Modelo Si dentro de tu empresa se generan periódicamente documentos que contienen la misma información, en el sistema podrás generar, almacenar y leer dichos documentos llamados "modelos". La gran ventaja es que te permiten capturar de manera repetitiva algún artículo o grupo de artículos que requieras comúnmente y también puedes especificar el cliente o proveedor al cual se le asignará el documento. Por ejemplo, cuando un cliente compra periódicamente los mismos productos, es conveniente almacenar el documento con el que se le surte y sólo usarlo cuando se necesite, en lugar de elaborarlo nuevamente cada vez. Esta información se guarda en archivos con terminación ".MOD". 1.Ir a Menu Herramientas del modulo de facturas y vendedores se mostrara la siguiente ventana Generación masiva de Documentos Posiblemente en tu empresa deseas elaborar un mismo documento de venta a uno varios clientes y emitirlos en ese momento. Estamos hablando entonces de generar documentos en forma masiva a partir de un documento modelo. 1.Ir al menu Edición del modulo de facturas y vendedores y seleccionar el submenu Generación masiva de Documentos

43 Vencimiento de apartados Este proceso te permite liberar todos aquellos artículos que se hayan apartado de todos los pedidos que fueron elaborados en una fecha anterior a la que indiques. 1. Ir al menu herramientas despues seleccionar vencimiento de apartados todo lo haces dentro del modulo de Facturas y vendedores

44 Acumulados (actualización) Cuando en la Configuración del sistema, dentro de los parámetros de Facturación, especificaste que NO deseabas el acumulado de ventas en línea, debes utilizar esta opción para que se actualicen las ventas y devoluciones en los diferentes conceptos incluyendo impuestos, descuentos, comisiones, etc. Asimismo, se te recomienda ejecutar esta opción antes de pedir la edición de acumulados. 1.Menu herramientas dentro del modulo de Factaras y Vendedores opción acumulados-actualización Acumulados (Edición) A través de esta opción podrás visualizar y/o modificar los acumulados de ventas, descuentos, descuentos financieros, impuestos y comisiones, así como los acumulados referentes a las devoluciones de tu empresa. Esencial Dentro de la ventana podrás visualizar la información de la manera como se conformaron los acumulados, tanto de ventas como de devoluciones de venta. A fin de que las estadísticas de ventas cuenten con toda la información necesaria para generarse, es conveniente que el sistema tenga registrados todos los acumulados del año; si iniciaste el trabajo con el sistema en un mes posterior a enero, podrás utilizar esta opción para agregar la información necesaria. Reportes Podrás desplegar varios tipos de reportes a partir de los distintos documentos que se generan en este módulo

45 De cada tipo de documento puedes obtener su propio grupo de reportes; sin embargo, por ser muy semejantes y para efectos explicativos, se agrupan aquí algunos de los listados que comparten prácticamente la misma información y que pertenecen al ciclo de venta. Facturas Electronicas Es la representación digital de un tipo de Comprobante Fiscal Digital (CFD) que posee los estándares establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en cuanto a forma y contenido, para que pueda contar con validez fiscal. A su vez, este tipo de comprobante se basa en los estándares de tecnología y seguridad de la Firma Electrónica Avanzada, misma que le transfiere sus características intrínsecas a los CFD. Entre dichas características se encuentran garantizar la Integridad, Autenticidad y No repudio del documento. Los principales beneficios de utilizar la Factura Electrónica son: Tiene exactamente la misma validez que los comprobantes fiscales en papel. Se reduce considerablemente el uso de papel. Permite ahorros importantes en costos y reducción de tiempos tanto en los procesos administrativos como operativos. Mejor servicio al cliente y agilización en la interacción con los proveedores, al realizar el intercambio electrónico de comprobantes con validez fiscal. Como diferencias importantes entre una factura de papel y una Factura Electrónica encontramos que desde el punto de vista fiscal, ambas facturas tienen los mismos efectos y alcances, sin embargo, las facturas electrónicas cuentan con elementos de seguridad superiores a las tradicionales. Otra diferencia importante es la versatilidad, ya que a diferencia de las facturas en papel, las facturas electrónicas son creadas, enviadas, validadas y almacenadas por medios electrónicos y se pueden imprimir en caso de que así se requiera. Manejo Para poder emitir una Factura Electrónica es necesario que las Personas Físicas y Morales reúnan lo siguiente: 45-63

46 Deben contar con un Certificado Digital vigente de su Firma Electrónica Avanzada. Llevar su contabilidad en un sistema electrónico. Este es el procedimiento que se sigue para obtener la Firma Electrónica Avanzada con su correspondiente certificado: 1. El contribuyente deberá concertar una cita con la Administración Local de Asistencia al Contribuyente (ALAC). 2. Luego procede a la descarga del software SOLCEDI ingresando al portal del SAT en la sección de Firma Electrónica Avanzada y lo instala en su PC. 3. Utilizando el software se genera un par de llaves necesarias para obtener la firma: una Llave privada y una Llave pública o archivo de requerimiento, las cuales deben ser almacenadas en un lugar seguro de la PC. Adicionalmente la llave pública se guarda en un disquete o CD que debe adjuntarse a la documentación que se presentará el día de la cita ante el ALAC para acreditar la identidad del contribuyente. 4. Posteriormente el contribuyente se presenta a su cita con su documentación y el disquete que contiene el archivo de su llave pública. El personal del SAT revisa dicha documentación y en caso de ser aprobados se genera el Certificado Digital de su Firma Electrónica Avanzada. Entonces en este punto, al contar con un Certificado Digital vigente de la Firma Electrónica Avanzada y manejar la contabilidad en un sistema electrónico, se pueden emitir comprobantes de las operaciones que se realicen mediante documentos digitales, siempre y cuando dichos documentos cuenten con un Sello Digital amparado por un certificado expedido por el SAT, cuyo titular sea la persona física o moral que expida los comprobantes. Por lo tanto, además del Certificado Digital de la Firma Electrónica Avanzada existen otros elementos involucrados que se necesitan para poder emitir una Factura Electrónica: Un Certificado de Sello Digital. Tener un rango de folios asignados por el SAT. Configurar las facturas en el sistema electrónico que se utilice para que pueda emitir Facturas Electrónicas. Para mayor información acerca de cómo obtener el Certificado Digital de tu Firma Electrónica Avanzada así como el procedimiento para la obtención del Certificado de Sello Digital y el rango de folios, visita la página del SAT, en donde encontrarás todo lo relacionado con estos temas en forma más detallada 10.Cuentas por pagar y/o Cuentas por cobrar Cuentas por pagar Dentro del módulo de Proveedores y CxP el sistema lleva un seguimiento de los cargos y abonos que se generan con relación a las compras realizadas a proveedores y otros cargos diversos como letras por pagar, intereses moratorios, etc. Asimismo, el sistema cuenta con una serie de funciones relevantes con información sobre la cartera de proveedores, como Saldo general del proveedor, la Antigüedad de saldos y el Pronóstico de pagos. Además, la función de Aplicación de anticipos te permite registrar un anticipo a algún documento de tu proveedor. El sistema normalmente está configurado para controlar las Cuentas por Pagar contra 46-63

47 Documento. Para llevar el control contra Saldo debes especificarlo en los parámetros del sistema y regenerar el índice de Cuentas por pagar. Cuentas x pagar Dentro del módulo de Proveedores y CxP el sistema lleva un seguimiento de los cargos y abonos que se generan con relación a las compras realizadas a proveedores y otros cargos diversos como letras por pagar, intereses moratorios, etc. Asimismo, el sistema cuenta con una serie de funciones relevantes con información sobre la cartera de proveedores, como Saldo general del proveedor, la Antigüedad de saldos y el Pronóstico de pagos. Además, la función de Aplicación de anticipos te permite registrar un anticipo a algún documento de tu proveedor. El sistema normalmente está configurado para controlar las Cuentas por Pagar contra Documento. Para llevar el control contra Saldo debes especificarlo en los parámetros del sistema y regenerar el índice de Cuentas por pagar. Cuentas por Cobrar Dentro del módulo de Clientes y CxC el sistema lleva un seguimiento de los cargos y abonos que se generan con relación a las facturas emitidas a clientes y otros cargos diversos, como letras por cobrar, intereses moratorios, etc. El sistema cuenta con una serie de funciones relevantes con información sobre la cartera de clientes, la antigüedad de saldos y el pronóstico de cobranza, entre otros, permitiéndote realizar tus operaciones de cobro. Contiene la opción de recepción de pagos, que te permite registrar diferentes formas de pago referidas a una misma factura. El sistema está configurado para controlar las Cuentas por Cobrar contra Documento. Para llevar el control Contra Saldo debes definirlo en los parámetros específicos y regenerar el índice de Cuentas por Cobrar. Recepción de pagos Esta opción te permite registrar en una misma ventana de captura los abonos que se efectúen a un mismo documento. Al final de la captura debes oprimir el botón para que queden registrados los pagos

48 Si deseas terminar la operación sin grabar, oprime el botón Durante la captura, puedes eliminar con el botón. algún pago que no desees. Módulo de Clientes y cuentas por cobrar, Menú Edición / Recepción de pagos. Aplicación de anticipos Esta función es utilizada para registrar los anticipos que los clientes realizan hacia su saldo. Para realizar esta función debes dar de alta un movimiento de cuentas por cobrar con el concepto de Anticipos con su respectivo monto que se desee aplicar posteriormente. Esta opción sólo se presenta si el manejo de Cuentas por cobrar es Contra Documento. Puedes utilizar anticipos para pagar el adeudo de una o varias facturas o cargos, de un cliente específico y sin importar la fecha de aplicación. En la ventana ubica el cursor sobre la factura o documento al cual vas a aplicar el abono. En el caso de que estés manejando multimoneda solamente podrás aplicar el anticipo a aquellos documentos que manejen la misma moneda en la que fue generado

49 Una vez aplicado el anticipo a los cargos pendientes de pago, el sistema genera automáticamente los siguientes movimientos contables: NÚMERO DE CONCEPTO CONCEPTO OPERACIÓN QUE REALIZA: 17 Aplicación anticipo Abono a la cuenta por cobrar 16 Cancelación anticipo Cargo al anticipo Al saldo del anticipo se le resta el monto de la factura (o documento elegido), registrándose como movimientos derivados. Cuando el anticipo tiene un monto mayor al del cargo que afecta, el anticipo puede aplicarse para pagar varias operaciones de cargo, puesto que al restarse el monto factura - monto anticipo, resultará un saldo negativo, es decir, que el anticipo no ha sido ocupado en su totalidad y aún cuenta con una cantidad a favor del cliente. El saldo indicará la cifra que aún es posible aplicar a los adeudos del cliente. El mismo anticipo podrá ser utilizado hasta que su saldo quede en ceros. Al momento de aplicar un anticipo, el movimiento que se genera toma como número de referencia el del documento al que fue abonado; por ejemplo, si una parte del anticipo "ANT01" es utilizado para pagar la factura "FAC01", el movimiento contable que genere el sistema por concepto de aplicación de anticipo, llevará como número de referencia el de la factura a la que fue aplicado ("FAC01") y como número de documento el del anticipo del que formó parte ("ANT01"). Módulo de Clientes y cuentas por cobrar/ Menú Edición, opción Aplicación de Anticipos / Indica la clave del cliente que deseas afectar. Módulo de Clientes y cuentas por cobrar, abrir Catálogo de clientes / colocar el cursor en el nombre del cliente al que vas a afectar / Menú Edición / opción Aplicación de Anticipos División de Cargos Esta ventana te permite realizar el proceso de la división de cargo para los conceptos que se tienen dentro del catálogo. Selecciona con el cursor el documento que deseas dividir en varios cargos y oprime Enter o doble clic con el ratón

50 11.Consulta de Información Saldo General del Cliente Ingresa a esta consulta para conocer el saldo general y de detalle de los movimientos efectuados por un cliente hasta la fecha. La carpeta General contiene la siguiente información: CABECERA DEL DOCUMENTO Clave y nombre del Cliente. Fecha de corte y saldo. DOCUMENTO Concepto del movimiento. Número de Documento. Fecha de aplicación del documento y fecha de vencimiento del mismo. Monto del documento y saldo actual. Y, en la base de esta carpeta, Saldo total de los movimientos. En el caso de que se este trabajando con multimoneda, la consulta se puede visualizar de dos formas por medio del botón de moneda. Si el botón se tiene desactivado se presentará toda la información indicada en los puntos anteriores, y todas las cantidades se manejarán en moneda base. Si el botón se activa se presenta la columna de moneda, la cual indica la moneda en que fue realizado el movimiento y la moneda en que están los montos y saldos por partida. Solamente el saldo que se presenta en la cabeza de la consulta está en moneda base. No se presentan totales dado que el tipo de cambio puede variar. Los montos de los movimientos que se presentan en esta consulta aparecerán en la moneda en la que se realizó el movimiento. Al hacer doble clic en el documento o elegir la pestaña Detalle, podrás ver las partidas con la información detallada del movimiento. Módulo de Clientes y cuentas por cobrar/ Menú Archivos / Saldo general del cliente, elige el 50-63

51 cliente a consultar. Módulo de Clientes y cuentas por cobrar, Catálogo de Clientes / Posicionarse en el registro del cliente y oprimir la tecla F8 ó el botón. Cobros/Pagos al dia Esta opción muestra los clientes que tienen adeudos a un día determinado. Con base en esta información puedes realizar los cobros correspondientes así como programar los ingresos del día. Cuando manejas Cuentas por Cobrar contra Saldo, se presenta el monto del saldo vencido del cliente. Cuando el manejo es contra Documento, se pueden consultar todos los documentos que al día señalado se encuentran vencidos. Al oprimir el botón Aceptar, el sistema presenta la ventana de la consulta. Ésta presenta la Clave y nombre del cliente, el teléfono, clasificación, número de vendedor que atiende al cliente y saldo. En la parte inferior muestra el nombre de la persona que atiende la cobranza y el saldo vencido total del cliente. Cambiándote de pestaña ó con el botón detalle puedes ver ordenados tus cobros del día por el monto de los saldos o por la Clave del cliente. Puedes imprimir los cobros del día. Puedes volver a filtrar la ventana para seleccionar aún más tu información. Una vez desplegada la Ventana de cobros del día, si das de alta algún movimiento de CxC, no podrás visualizarlo inmediatamente en la consulta que ya se encuentra elaborada. Para que se incluya ese nuevo movimiento, es necesario cerrar la ventana y volver a ejecutar la opción. Módulo de Clientes y cuentas por cobrar, Menú Archivos, opción Cobros del día. Sobre la consulta de clientes hacer clic en el botón 51-63

52 Pagos al Dia Menú Archivos, opción Pagos del día. Desde la barra de herramientas del módulo de Proveedores y CxP con el botón Esta opción muestra los pagos que tienes pendientes con tus proveedores a un día determinado. Con base en esta información puedes realizar los pagos correspondientes así como programar los egresos del día. Cuando manejas Cuentas por pagar contra Saldo, se presentan los proveedores con los que tienes adeudos. Cuando el manejo es contra Documento, se despliegan los documentos que al día señalado se encuentran vencidos. Al oprimir el botón Aceptar, el sistema presenta la ventana de la consulta de Pagos del día: 52-63

53 Ésta presenta en columnas la Clave y Nombre del proveedor, el Teléfono, Clasificación y Saldo vencido con la razón o empresa correspondiente. En la parte inferior muestra el nombre de la persona que atiende los pagos y el saldo total por pagar a tus proveedores. Cambiándote de pestaña ó con el botón (Saldo / Clave) puedes ver ordenados tus pagos del día por el monto de los saldos o por la Clave del proveedor. Puedes imprimir los pagos del día con el botón Puedes volver a filtrar la ventana para seleccionar aún más tu información con el botón. Esencial Una vez desplegada la Ventana de pagos del día, si das de alta algún movimiento de CxP, no podrás visualizarlo inmediatamente en la consulta que ya se encuentra elaborada. Para que se incluya ese nuevo movimiento, es necesario cerrar la ventana y volver a ejecutar la opción. Pronostico de pago Es una proyección de cómo serán tus pagos a proveedores a un período determinado. Este proceso se elabora con base en las fechas de vencimiento de los documentos y sólo muestra aquellos que no han sido saldados. Presenta los saldos de los movimientos que se vencerán en los intervalos de tiempo que definas. Muestra la Clave, el Nombre del proveedor, el Límite de crédito y el Saldo del proveedor, además del saldo total vencido con la fecha a partir de la cual se deberá realizar el pago y el desglose de saldos por pagar, por periodo señalado. Puedes consultar los datos del proveedor con el botón Filtro de pronóstico de pagos con el botón ó hacer una selección a través del para especificar otra fecha de corte. Acceso Módulo de Proveedores y CxP, menú Archivos, opción Pronóstico de pagos / elegir el proveedor a consultar. Desde la barra de herramientas con el botón al proveedor de la lista que se despliega (*) / presionar F2 ó clic en el signo? y elegir

54 Antiguedad de Saldos Indica los saldos de los movimientos vencidos en intervalos de tiempo que definas (por omisión el sistema define intervalos de 30 días). Podrás observar el Nombre del proveedor así como el Límite de crédito y el monto del adeudo que tienes con él, los saldos vencidos por intervalo, el saldo total de documentos que vencen a la fecha de corte y el importe total de operaciones que vencen en fechas posteriores a la misma (saldo al corriente). Puedes consultar los datos del proveedor con el botón Filtro de Antigüedad de Saldos con el botón ó hacer una selección a través del para especificar otra fecha de corte. Con la opción de Filtro, puedes conocer el total de adeudos a la fecha de corte. Acceso Módulo de Proveedores y CxP, menú Archivos, opción Antigüedad de saldos / elige el proveedor a consultar

55 Resumen de Movimientos Acceso Módulo de Proveedores y CxP, menú Archivos, opción Resumen de movimientos / elegir el proveedor a consultar. Módulo de Proveedores y CxP, menú Archivos, opción Proveedores / posicionarse sobre el registro del proveedor a consultar / elegir del menú Archivos la opción Resumen de movimientos. Con el botón (*) Se refiere a la suma total de los montos de los movimientos agrupados por concepto (p. ej.; suma todas las compras y muestra el total). Muestra el estado de cuenta de un proveedor con el monto parcial y total de movimientos o conceptos realizados (compras, pagos de cheques). Al desplegar la consulta verás la Clave y Nombre del proveedor, su Límite de crédito, el Saldo que tienes con él, el Número o nombre del concepto, Cargos y Abonos relacionados con los mismos y, en la base de la ventana, los totales de los cargos y abonos. También puedes consultar los datos de tu proveedor con el botón La ventana de la consulta es la siguiente: Consultas en Clientes 12.Utilerias Control de archivos

56 Acceso Ventana principal, Menú Utilerías, opción Control de archivos. Proceso Recurre al mantenimiento de archivos cuando por algún problema ocurra una interrupción eléctrica abrupta en tu computadora o ésta reciba algún daño y el sistema señale alguna anomalía con ellos o adviertas que la información de tus catálogos no aparece o se encuentra desordenada. Este proceso te ayudará a saber en qué condiciones se encuentran tus bases de datos, si hubo algún daño considerable en alguno de tus archivos y si puedes recuperarlos y en qué porcentaje. NOTA: Antes de ejecutar cualquier operación de Control de Archivos, genera un respaldo de tu información. Ventana de Control de archivos Es esencial que conozcas el contenido de esta ventana: Procesos que puedes ejecutar: Si seleccionas un archivo de datos podrás ejecutar los procesos de: Diagnóstico Compactación Recuperación Creación Avanzado Conversión Si seleccionas un archivo de índice sólo podrás ejecutar: Regeneración 56-63

57 Si eliges un archivo de Observaciones, podrás ejecutar: Creación En cualquier caso podrás ejecutar el proceso de: Instalación automática Esencial Si no generaste la base de datos, podrás hacerlo con la Instalación Automática, que crea los archivos que no existen en la base de datos (si existe un archivo con datos, la Instalación no los borrará). Notas Importantes Se recomienda al usuario de la versión de Aspel-SAE: Que si su base está en un formato con estructura clientes/servidor (SQL, DB2 y Oracle), al momento de actualizar sus tablas de datos mediante los procesos de Instalación automática, Avanzado y Exportación, deshabilitar el parámetro ENABLE SCHEMA CACHE (se encuentra en el "bdeadmin" ubicado en la ruta donde fue instalado el BDE por primera vez) y eliminar los archivos que se encuentren en el directorio configurado en SCHEMA CACHE DIR, esto para mejorar el funcionamiento y actualización de información al momento de utilizar el Control de archivos y la Traducción de archivos. Una vez realizados los procesos anteriores también es recomendable habilitar de nuevo el parámetro ENABLE SCHEMA CACHE, pues éste agiliza las consultas hacia las tablas. Base de datos abiertas Se implementó una nueva funcionalidad, la cual consiste en el crecimiento de la tabla en función a las necesidades de uso e incremento de la información. Con esto nos referimos a que cuando en AspelSAE se ubique el cursor en cualquiera de las tablas (por ejemplo:facturas, compras, movimientos al inventario, etc) dicha tabla pudiera ampliar su tamaño o capacidad de almacenamiento ya que ahora con sólo ubicar el cursor en alguno de los archivos listados SAE realizará la revisión y reestructuración de la tabla en mantenimiento para definir un block size mayor (este parámetro está disponible en el Driver de Paradox) en caso de que se esté llegando al 80% del tamaño en bytes para la tabla. El parámetro que proporciona esta capacidad de almacenamiento es: BLOCK SIZE. Tamaño de bloque de disco usado para almacenar los registros en las tablas de PARADOX, en múltiplos de 1024 bytes. Las configuraciones válidas dependen del formato de la tabla: [1] Level 5 y , 2048, 4096, 16384, y Level 3 y , 2048, y 4096 Default: 2048 Respaldo de archivos Generación de Respaldo 57-63

58 Acceso Menú Utilerías / Respaldo de archivos / Generación del respaldo Esta opción sirve para copiar tus archivos de trabajo a otros dispositivos, como un disquete o en CD en la unidad de tu computadora, o al mismo disco duro, en otro directorio. El asistente creará un archivo "ZIP" con el nombre que le proporciones al sistema, este archivo contendrá uno o más archivos con la extensión.zip que a su vez contendrán los archivos con los datos que se quieren respaldar. Esta operación te permite contar con un antecedente de todos los movimientos que se efectuaron para que, en caso de que algún archivo se dañe definitivamente, puedas restablecerlo en tu directorio de trabajo. Nota: Para que el respaldo que generes funcione correctamente es necesario que los archivos de datos y de índices sean respaldados. El procedimiento es muy sencillo: 1. Anota los campos que te solicita esta ventana en su parte superior, sin olvidar el nombre que llevará tu respaldo. 2. Selecciona el tipo de información que vayas a respaldar, para este caso Aspel-SAE 4.0 te da varias opciones: 3. Oprime el botón Respaldar para que tu información quede grabada. Nota Es necesario que interrumpas la operación de todos los usuarios conectados al sistema hasta que se termine de elaborar el respaldo, ya que, si otra persona está trabajando con un archivo y trata de hacerle afectaciones mientras se está respaldando, el sistema indicará que el archivo No existe. Reinstalación de Respaldo Acceso Menú Utilerías/ Respaldo de archivos/ Reinstalación de respaldo. Con esta opción podrás reinstalar los archivos que hayas respaldado con anterioridad. La información proviene del respaldo que hayas realizado, ya sea de disco, de otra unidad o de 58-63

59 otro directorio. El procedimiento es muy sencillo: 1. Selecciona el archivo de respaldo que vayas a reinstalar. 2. Selecciona el tipo de información que vayas a respaldar, para este caso Aspel - SAE 4.0 te da varias opciones: Periodicidad de Respaldo Acceso Menú Utilerías/ Respaldo de archivos/ Periodicidad. Después de acceder a una base de datos, cuando el sistema lanza la ventana de aviso de respaldo (dependiendo lo configurado desde esta opción), Botón "Periodicidad" Manejo Esta opción te permitirá programar de manera oportuna y de acuerdo a tus necesidades un aviso de generación de respaldo. Este aviso se presentará al acceder a la empresa o base de trabajo mediante las especificaciones proporcionadas y/o configuradas desde esta ventana u opción. Mediante la programación periódica de se le indica al sistema en que momento debe disparar una ventana de aviso. La ventana de esta opción es: Campos de esta ventana 59-63

60 Campos Descripción Recordarme realizar mi respaldo Selecciona este campo si deseas que el aviso de generación de respaldo se realice en un tiempo determinado, selecciona el periodo o tiempo del aviso, cada 7 días, cada 30, etc. Cuando hayan pasado.. días de mi último respaldo Selecciona esta opción si deseas que el aviso de generación de respaldo se realice a un determinado día después de la realización del último respaldo. La ventana de aviso es la siguiente: Este mensaje de aviso se rige por los siguientes puntos: El mensaje de aviso saldrá dependiendo de lo configurado en la ventana de periodicidad y se mostrará sólo una vez. Si seleccionas el botón "Aceptar" de la ventana de aviso, se lanzará la ventana de Respaldo de archivos para iniciar el proceso de respaldo. Con el botón "Periodicidad", puedes configurar cada cuando el sistema debe sugerir el respaldo de tu información. Actualización de Archivos Sirve para integrar los movimientos de diversos catálogos cuando en tus parámetros indicaste que trabajarías de manera separada. Permite la actualización de los Inventarios, las Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar el proceso de actualización de estos archivos normalmente se realiza de manera automática durante el alta de documentos cuando los módulos están integrados, pero cuando no es así, es necesario utilizar este proceso para efectuar la actualización. Otra causa por la que pueden no haberse generado los movimientos de inventarios, es cuando se 60-63

61 factura sin existencias. Esencial Cuando se elige cualquier opción de actualización que afecte a los módulos el sistema solicita el rango de fechas de actualización el cual debes indicar para establecer un periodo de tiempo del cual quieres actualizar tu información. 1. el acceso es ir al menu utilerias submenu actualización de archivos en este menu relizamos la actualización dependiendo el modulo. Corte Anual Ventana principal, Menú Utilerías, opción Corte anual Elige la opción que deseas. La finalidad de esta opción es inicializar (borrar) los acumulados que se almacenan en los archivos de clientes, proveedores e inventarios. ARCHIVO AL REALIZAR EL CORTE ANUAL: Proveedores Al ejecutar el corte anual los campos de acumulados anuales de compras y ventas se Clientes inicializan a cero. Inventarios Inicializan a cero los campos de compra y ventas anuales en monto y en cantidad 61-63

62 62-63

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