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1 ü,ffiil tr $upxrimtmndmnu'[s d* ;r*r:t$i#fi{}& CIRCULARN" 165Í VISTOS: Las facultades que confiere la ley a esta Superintendencia, se imparten las siguientes instrucciones de cumplimiento obligatorio para la Sociedad Administradora de Fondos de Cesantía. REF. : CONTABILIDAD DE LOS FONDOS DE CESANTÍA. Crea Plan y Manual de Cuentas para el Fondo de Cesantía y el Fondo de Cesantía Solidario. Establece tratamiento de cargos y abonos bancarios indebidos, pagos con documentos a los Fondos de Cesantía y tratamiento de los cheques protestados de recaudación. Derosa Circular N' 1604.

2 INDICE GENERAL L TNTRODUCCTÓN....3 II. TRATAMIENTO DE CARGOS Y ABONOS BANCARIOS INDEBIDO,S ill. PAGOS CON DOCUMENTOS AL FONDO DE CESANTÍA Y TRATAMIENTO DE LOS CHEQUES HROTESTADOS DE RECAUDACTÓN...14 IV TRATAMIENTO DE CHEQUES CADUCADOS Y DE PAGOS EN DINERO EFECTIVO NO COBRADOS..,' V. PLAN DE CUENTAS DE LOS FONDOS DE CESANTíA...21 W. MANUAL DE CUENTAS DE LOS FONDOS DE CESANTtA...,.,...27 WI. EMISIÓN Y FORMALIDADES DEL LIBRO MAYOR WII. MODIFICACIONES A L./I NORMATIVA x. DISPOSICIONES TRANSITORTA.S x. WGENCIA ANEXO NO I INFORME MENSUAL DE CARGOS Y ABONOS BANCARúOS ANEXO N" 2 LISTADO DE CUENTAS CORRIENTES..266 ANEXO N" 3 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA L.4 TRANSMISIÓN DEL INFORME MENSUAL DE CARGOS Y ABONOS BANCARIOS Superintendencia de Penslones

3 INTRODUCCIÓN. La Ley N' publicada en el Diario Oficial el , perfeccionó el Seguro Obligatorio de Cesantía e introdujo un conjunto de modificaciones alaley N" con el objeto de establecer por ley los límites máximos por clase de instrumentos financieros para el Fondo de Cesantía y el Fondo de Cesantía Solidario respectivamente, además, crea una nueva cartera referencial de inversiones para ambos Fondos, como consecuencia de lo cual se hace necesario una separación patrimonial entre el Fondo de Cesantía y el Fondo de Cesantía Solidario. En consideración a los cambios antes citados. se hace necesario modificar el sistema contable de los Fondos de Cesantía, para que refleje la separación patrimonial del Fondo de Cesantía y el Fondo de Cesantía Solidario. La presente Circular establece un Plan de Cuentas y un Manual de Cuentas, en los cuales se establecen las cuentas y subcuentas que deberá utilizar cada Fondo, especificando en láminas individuales el nombre de las cuentas y subcuentas, como asimismo su clasificación, nivel, función, movimientos de cargos y abonos, saldo, instrucciones especiales que les afecten y la descripción del registro auxiliar que debe llevar la cuenta o subcuenta, según corresponda. Además, señala cuando la imputación de operaciones de una cuenta o subcuenta sólo puede ser utilizada en alguno de los Fondos o cuando exista un uso común para ambos. Finalmente esta Superintendencia, a través de la presente norma, imparte instrucciones que deberá cumplir la Sociedad Administrara de Fondos de Cesantía para el tratamiento de cargos y abonos bancarios indebidos, pago con documentos a los Fondos de Cesantía y de los cheques protestados de recaudación, cheques girados por los Fondos de Cesantía y caducados, prestaciones no cobradas por los beneficiarios y contabilizaciín de las operaciones que se realizanen los respectivos Fondos que dicha Sociedad administra. Superintendencia de Pensiones

4 n. TRATAMIENTO DE CARGOS Y ABONOS BANCARIOS INDEBIDOS. 1. Cargos bancarios (Registrados como abonos en la contabilidad de los Fondos de Cesantía). Todo cargo registrado en las cartolas de ciene de las cuentas corrientes bancarias de los Fondos de Cesantía, que no conesponda a lo señalado en el Capítulo VI de la presente Circular, o se desconozca su origen, deberá ser financiado con recursos propios de la Sociedad Administradora, am ás tardar el día hríbil subsiguiente a la fecha del cargo. De igual manera se procederá respecto de los cargos indicados en el N" 6 del presente Capítulo. Si el cargo bancario se ha efectuado en una cuenta corriente extranjera de los Fondos de Cesantía, la Sociedad Administradora podrá depositar su importe en una cuenta corriente Banco Inversiones Nacionales del correspondiente Fondo, debiendo informarlo en las Notas Explicativas del Informe Diario del día en que realizó el depósito. Para convertir a moneda nacional el cargo expresado en moneda extranjera, se deberá emplear el tipo de cambio que publica el Banco Central de Chile para el día del financiamiento, en conformidad a lo dispuesto en el artículo 44o de la Ley N" , de Con todo, la Sociedad Administradora no estará obligada a financiar con recursos propios, aquellos cargos bancarios que fueron destinados a reversar abonos bancarios indebidos, siempre que el cargo y el abono indebido se encuentren registrados en las cartolas de cierre de las cuentas corrientes bancarias correspondientes al mismo día o en cartolas del día hábil siguiente. Abonos bancarios (Registrados como cargos en la contabilidad de los Fondos de Cesantía). Se agruparán en dos grandes clasificaciones, debiendo contabilizarse de acuerdo a lo siguiente: 1. Abonos indebidos contabilizados en las cuentas corrientes Banco Recaudaciones qrre hayan sido determinados como tales, sólo como resultado de los procesos de controles operacionales de recaudación establecidos en las norrnas impartidas por esta Superintendencia. Dichos abonos deberán ser traspasados a la cuenta Provisiones y Otros a más tardar el último día hábil del mes en que así hayan sido determinados. Abonos indebidos reflejados en las cartolas de cierre de las cuentas corrientes, exceptuando las cuentas corrientes Banco Recaudaciones, los cuales deberán ser contabilizados en la cuenta Provisiones y Otros del respectivo Fondo al momento de detectarse. Superintendencia de Pensiones

5 J. Giros por concepto de cargos bancariosjínancindos y aclarados. La suma que la Sociedad Administradora haya destinado para financiar cargo bancario indebido, que proceda ser girada en su beneficio desde la cuenta corriente del respectivo Fondo de Cesantía y que no represente más del 0,005yo del monto total de activos de dicho Fondo, al último día hábil del mes anterior al de la fecha en que se efectuará su giro, podrá ser girada del respectivo Fondo de Cesantía una vez que el cargo bancario indebido haya sido aclarado y siempre que la Sociedad Administradora tenga toda la información que respalde su procedencia. Para los efectos de esta Circular se considerará que un cargo bancario ha sido aclarado cuando la Sociedad Administradora posea al menos la siguiente documentación, según corresponda: a. Copia fotostática o electrónica, en adelante "la copia", de la cartola bancaria que refleje el abono indebido, el cargo bancario y el depósito realizado por la Sociedad Administradora. b. Aviso del banco del cargo efectuado, el cual debe señalar claramente la causa del mismo y de ser factible, el número de cuenta corriente y nombre del destinatario de los fondos traspasados. Sin embargo, no será necesario contar con este documento, si la cartola de la cuenta corriente donde consta el cargo bancario, es lo suficientemente explicativa para relacionar el cargo con el abono indebido. c. Copia del comprobante del depósito o de la transferencia electrónica efectuada por la Sociedad Administradora que acredite el financiamiento del cargo bancario. d. Copia de las planillas previsionales que hayan dado origen ai cargo, si en éste estuvo involucrado alguna Administradora de Fondos de Pensiones. e. Copia del comprobante del depósito bancario erróneo, si en el cargo estuvo involucrada alguna cuenta coniente perteneciente a un tercero. Este documento se podrá reemplazar por una certificación válida del banco, en donde se señalen los mismos antecedentes detallados en el comprobante de depósito. La suma que la Sociedad Administradora haya destinado para financiar un cargo bancario indebido, que proceda ser girada en su beneficio desde la cuenta corriente del respectivo Fondo de Cesantía y que represente m ás del 0,0059/0 del monto total de activos de dicho Fondo, al último día hríbil del mes anterior al de la fecha en que se efectuará su giro, sólo podrá ser recuperada una vez que esta Superintendencia lo autorice, previa solicitud escrita de la Sociedad Administradora, acompañada de todos los antecedentes que la justifiquen. Superintendencia de Pensiones

6 La Sociedad Administradora deberá informar mensualmente los giros efectuados por concepto de cargos bancarios que ha financiado y aclarado, individualiz índolos con el código C}l en el campo Concepto del Informe mensual de cargos y abonos bancarios, de acuerdo al formato e instrucciones contenidas en el Anexo No I de la presente Circular. 4. Gíro de valores conespondientes a abonos bancarios mal efectuados. Los abonos bancarios indebidos, que no representen más del 0,0050Á del monto total de activos del respectivo Fondo de Cesantía al último día hábil del mes anterior al de la fecha del giro, deberiín ser girados desde una cuenta corriente Banco Inversiones Nacionales o Banco Inversiones Extranjeras, según corresponda, con cargo a la cuenta Provisiones y Otros,rrnavez que la Sociedad Administradora tenga toda la información que respalde su procedencia. Para efectuar giros por concepto de abonos bancarios mal efectuados que deban deducirse desde los registros auxiliares de las subcuentas de la cuenta Recaudación por Aclarar de Cotizaciones o de los registros auxiliares de las subcuentas de la cuenta Recaudación por Aclarar de Saldos de Remuneraciones,la Sociedad Administradora deberá verificar previamente que la partida a rebajar se encuentra registrada en el respectivo auxiliar, con toda su información de referencia que permita asociarla inequívocamente con los valores a deducir. Tal verificación, deberá realizarla sobre el respectivo auxiliar de recaudación por aclarar, con su información referida al último día hábil del mes precedente al del cargo. La Administradora deberá contar al menos con la siguiente documentación para respaldar tales giros: Abonos señalados en el numerali del número 2 de este Capítulo: a. Copia de la cartola bancaria donde se registre el abono bancario incorrecto. b. Copia de las planillas de recaudación, en caso que dichos aportes correspondan a recaudación de instituciones distintas de los Fondos de Cesantía. c. Copia del comprobante del banco en el que se hizo el abono, con sus correspondientes respaldos, que certifique el error cometido por éste al abonar dineros en las cuentas corrientes bancarias del respectivo Fondo de Cesantía. d. En caso que el abono corresponda a un depósito efectuado por la Sociedad Administrador4 deberá además adjuntar copia del comprobante de depósito, del cheque o, en su defecto, respaldo de la transferencia electrónica, y la cartola bancaria que registre el giro de los recursos. Superintendencia de Pensiones

7 Abonos señalados en el numeral2 del número 2 de este Capítulo: a. Copia de la cartola bancaria donde se registre el abono bancario incorrecto. b. Copia de las facturas de las transacciones involucradas o confirmación del emisor extranjero de la operación realizada, que comprueben que los fondos abonados erróneamente en la cuenta corriente bancaria del respectivo Fondo de Cesantía corresponden a un tercero. c. Copia de la carta del corredor de bolsa o de la entidad que coffesponda, donde solicite a la Sociedad Administradora la devolución de los dineros depositados en exceso o por error, en alguna cuenta corriente de los Fondos de Cesantía. d. Copia de la boleta de depósito o comprobante de la transferencia electrónica efectuada por terceros a la cuenta corriente bancaria del respectivo Fondo de Cesantía. e. Copia de la cartola de la Sociedad Administradora que registre la devolución efectuada al tercero, cuando corresponda. f. Cálculo del evento de capital, que compruebe que el abono bancario ha sido indebidamente imputado en el respectivo Fondo de Cesantía. Al momento de regularizar aquellos abonos definidos en el numeral2 anterior, se deberá informar en las Notas Explicativas del Informe Diario, que se ha efectuado un giro desde el respectivo Fondo de Cesantía utilizando la codificación que defina esta Superintendencia. La Sociedad Administradora deberá informar mensualmente los giros de valores correspondientes a abonos bancarios mal efectuados, individualmenteo utilizando el código C02 para aquellos abonos bancarios que se encuentren clasificados en el numeral 1 anterior y el código C03 para aquellos abonos bancarios que se encuentren clasificados en el numeral2 anterior, en el campo Concepto del Informe mensual de cargos y abonos bancarios, de acuerdo al formato e instrucciones contenidas en el Anexo No I de la presente Circular. Por otra parte, aquellos giros que superen el 0,005% del valor total de los activos del respectivo Fondo de Cesantía al último día hábil del mes anterior a la fecha del giro, sólo podrián ser girados vnavez que esta Superintendencia lo autorice, previa solicitud escrita de la Sociedad Administradora, acompañada de todos los antecedentes que la justifiquen. Superintendencia de Pensiones

8 5. Cargos bancarios por cheques protestados. El cargo efectuado en una cuenta corriente de los Fondos de Cesantí4 como consecuencia de un cheque protestado, no genera parula Sociedad Administradorala obligación de financiarlo, siempre que el cargo se hubiera realizado antes de haber contabilizado el monto del cheque protestado en el patrimonio del respectivo Fondo de Cesantía. Si al día de la actualización del patrimonio de los Fondos de Cesantí4 correspondiente a la recaudación del mes al que pertenecen los abonos bancarios de origen asociados a los cargos por concepto de cheque devuelto o protestado, la Sociedad Administradora no ha aclarado el valor de dichos cheques, conforme a los mecanismos de financiamiento, compra o redeposito establecido en las normas vigentes, ni tampoco cuenta en el nivel central de sus oficinas con los resúmenes y detalles de los formularios de pago asociados a cada cheque protestado para ser ingresados al sistema de cobranza; el valor del cargo deberá ser financiado por ella el mismo día de laactualización del patrimonio conforme a las normas vigentes. Estos cargos deber ín informarse individualmente con el código C06 en el campo Concepto del Informe mensual de cargos y abonos bancarios de acuerdo al formato e instrucciones contenidas en el Anexo N" I de la presente Circular. El informe deberá incluir todos aquellos cheques protestados que hayan sido endosados a la Sociedad Administradora parc su posterior cobranza, cuyos montos hayan sido financiados por ésta. La Administradora deberá tener en su poder como respaldo mínimo de dichos cargos, los siguientes antecedentes: a. Copia del cheque protestado, donde se indique la causal del protesto. b. Nombre del titular, del banco librado y el número de la cuenta corriente a la que pertenece el cheque protestado. c. Copia de la(s) planilla(s) de pago involucrada(s), cuando corresponda. Este respaldo no será necesario en aquellos círsos en que la Sociedad Administradora haya financiado el monto del cheque protestado al décimo día hábil del mes siguiente al del protesto, por no disponer de las respectivas planillas. d. Copia de la cartola donde se registró el cargo bancario por cheque devuelto. e. Copia de la cartola donde conste el abono bancario, si el cheque fue endosado a la Sociedad Administradora y copia de la cartola de la cuenta corriente bancaria de la Sociedad Administradora u otro documento donde se refleje su pago por parte de ésta. Superintendencia de Pensiones

9 Asimismo, para cada mes de recaudación la Sociedad Administradora deberá llevar un registro de control de cheques protestados de recaudación, con la información de cada proveedor de servicio, Banco y cuenta corriente, en el cual se deberá ingresar diariamente la totalidad de los cargos consignados en las cuentas corrientes bancarias de recaudación por conceptos de cheques devueltos o protestados que hayan afectado abonos de cotizaciones cuyos formularios de pago y/o de declaración y pago registren timbre de caja dentro del mes calendario que se esüí controlando, sea que estos se hayan registrado dentro del mismo mes o dentro de los primeros días hábiles del mes siguiente. Además, de la información señalada precedentemente, dicho registro deberá contener al menos los siguientes datos: a. Número de serie del cheque devuelto o protestado. b. Nombre del titular, del banco librado y el número de la cuenta corriente a la que pertenece el cheque devuelto o protestado. c. Fecha de emisión del cheque devuelto o protestado. d. Monto del cheque der,uelto o protestado. e. Fecha del cargo bancario por concepto de devolución o protesto. f. Causal de devolución o protesto. g. Monto y número de folio de cada formulario de pago y/o de declaración y pago de cotizaciones, asociados a cada cheque devuelto o protestado. h. Fecha de timbre de caja de cada formulario de pago y/o declaración y pago de cotizaciones, asociado a cadacheque devuelto o protestado. i. Período de pago (año y mes de devengamiento de las respectivas remtureraciones) de cada formulario de pago ylo de declaración y pago de cotizaciones, asociado a cada cheque devuelto o protestado. j. Nombre y RUT de empleador consignado en el Resumen de cada formulario de pago y/o de declaración y pago de cotizaciones asociados a cada cheque devuelto o protestado. k. Estado de cada cheque devuelto o protestado: "Aclarado" o "No aclarado". Para los cheques informados como "Aclarados", deberá consignarse expresamente la nattxaleza de dicha aclaración. l. Fecha y número del comprobante contable correspondiente al abono bancario por concepto de redepósito, pago, compra o financiamiento de cheques protestados. Superintendencia de Pensiones

10 Cargos bancarios que deben ser Jínanciados por la Sociedad Administradora y no generan obligación de devolución de parte del respectivo Fondo de Cesantía. Los cargos originados por concepto de apertura, uso, mantención y cierre de cuentas bancarias, por compra de talonarios de cheques, impuestos o por cualquier otro concepto que sea de cargo de la Sociedad Administradora, se deber án informar separadamente una vez al mes con el código C04 en el campo Concepto del Informe mensual de cargos y abonos bancarios, de acuerdo al formato e instrucciones contenidas en el Anexo No 1 de la presente Circular La Sociedad Administradora deberá tener en su poder como respaldo mínimo de estos cargos, los siguientes antecedentes, si corresponde: a. Copia de la cartola y del comprobante de depósito efectuado por la Sociedad Administradora o de la transferencia electrónica con el obieto de financiar el cargo bancario. b. Copia de las cartolas del respectivo Fondo de Cesantía donde se registre el cargo y su posterior pago por parte de la Sociedad Administradora. Sin perjuicio de 1o anterior, la Sociedad Administradora podrá recuperar las cantidades pagadas para cubrir estos cargos, cuando éstos hayan sido devueltos a la cuenta corriente del correspondiente Fondo de Cesantía por la respectiva entidad bancaria, con posterioridad ala fecha en que fueron cubiertos por la Sociedad Administradora, pero dentro del mismo mes en que se realizó el cargo, debiendo informarse ello individualmente con el código C}l en el campo concepto del informe mensual de cargos y abonos bancarios, de acuerdo al formato e instrucciones contenidas en el Anexo No I de la presente Circular. Si la devolución se produce en un mes posterior al mes en que se efectuó el cargo, su monto también podrá recuperarse, debiendo ser informado individualmente con el código C04 en el campo concepto del informe mensual de cargos y abonos bancarios en el mes en que se produjo. Por otra parte, si la devolución del cargo por parte de la entidad bancaria ocurre antes del financiamiento por parte de la Administradora, ésta deberá utilizar el código C04 para informar esta situación. En todos los casos la Sociedad Administradora deberá contar con copia de la cartola en que conste que el banco reversó el respectivo cargo. 7. Documentación de respaldo de los cargos y ubonos mal efectaados. La Sociedad Administradora deberá mantener toda la documentación de respaldo requerida en este Capítulo, ya sea materialmente o mediante respaldos electrónicos, en las oficinas del nivel central donde fi.rnciona el departamento o unidad encargada de llevar la contabilidad de los Fondos de Cesantía. Estos antecedentes deber án estar disponibles en todo momento para su revisión por parte de esta Superintendencia, en un conjunto único de documentos o archivos, separados en forma mensual, durante al Superintendencia de Pensrones 10

11 menos 12 meses, contados desde la fecha en que se efectuó el cargo o abono bancario, según corresponda. Sin perjuicio de lo anterior, la información de respaldo deberá mantenerse en poder de la Sociedad Administradora por un período de, a lo menos, l0 años contado desde la fecha en que se efectuó el cargo o abono bancario, según corresponda. 8. Límite definanciamiento de cargos bancarios. La Sociedad Administradora deberá calcular mensualmente un límite de financiamiento de cargos bancarios, el cual corresponderá al mayor valor entre: a) El equivalente en pesos a 10 unidades de fomento, considerando el valor de este indicador al último día del mes anterior al del cargo. b) Un 80% del promedio mensual de todos los cargos cubiertos por la Sociedad Administradora en el período de seis meses anteriores a la fecha de cálculo. El promedio se obtendrá sumando el total de cargos bancarios financiados y aclarados (Código C01) del respectivo Fondo de Cesantía durante los últimos seis meses y dividiendo este total por seis. La Sociedad Administradora estará eximida de cumplir el plazo establecido en el número I del presente Capítulo, cuando el cargo bancario efectuado en la cuenta corriente del respectivo Fondo de Cesantía supere el límite de financiamiento establecido precedentemente. La circunstancia anterior, deberá ser informada a este Organismo en la sección Notas Explicativas del lnforme Diario correspondiente al día hábil siguiente al de la fecha del cargo que la Sociedad Administradora debería haber financiado, indicando haber cumplido las condiciones establecidas para quedar eximida de hacerlo. Para tal efecto, se deberá utilizar la codificación que establezca esta Superintendencia, señalando la fecha, monto y cuenta corriente del cargo. Estos cargos bancarios, deber án ser informados individualmente con el código C05 en el campo Concepto del Informe mensual de cargos y abonos bancarios. La Sociedad Administradora dispondrá de un plazo mríximo de 20 dias hábiles, contado desde la fecha en que registró un cargo bancario que no ha financiado, para reunir los antecedentes requeridos que lo respalden. Si vencido dicho plazo la Sociedad Administradora no ha reunido los antecedentes para eximirse de financiar el cargo bancario, ésta deberá financiarlo con recursos propios el vigésimo primer día hábil siguiente a la fecha en que se registró el cargo bancario. Mientras el cargo no haya sido aclarado, éste se deberá informar separadamente con el código C07 en el campo Concepto del Informe mensual de cargos y abonos bancarios, de acuerdo al formato e instrucciones contenidas en el Anexo No 1 de la presente Circular. Unavez aclarados, la Sociedad Administradora podrá recuperar sus recursos, aplicando al efecto, los procedimientos descritos en el presente Capítulo. Superintendencia de Pensiones ll

12 Los cargos bancarios financiados por la Sociedad Administradora, que ésta no tenga derecho a recuperar, se deberán informar separadamente con el código C04 en el campo Concepto del Informe mensual de cargos y abonos bancarios, de acuerdo al formato e instrucciones contenidas en el Anexo No 1 ya aludido. 9. Información sobre apertura, mantención y ciene de cuentas corrientes. La Sociedad Administradora deberá remitir una vez al mes la información de las cuentas corrientes que mantiene abiertas o que ha cerrado en Chile o en el extranjero, tanto de los Fondos de Cesantía como de ella misma, correspondiente al mes a que se refiere el informe. Para lo anterior deberá utilizar el formulario denominado Listado de cuentas corrientes, cuyo formato e instrucciones se incluyen en el Anexo No 2 de la presente Circular. 10. Cargos bancarios no aclarados. La Sociedad Administradora deberá remitir a esta Superintendencia un listado en el cual se informen todos los cargos bancarios, que al cierre del mes anterior al del envío del Informe mensual de cargos y abonos bancarios, no se encuentren aclarados o no se tenga a su respecto los documentos que se requieren para su aclaración. Los cargos bancarios no aclarados, deberán ser informados a esta Superintendencia en forma separada con el código C07 en el campo Concepto del Informe mensual de cargos y abonos bancarios, de acuerdo al formato e instrucciones contenidas en el Anexo No I de la presente Circular. Si transcurridos dos años desde la fecha de un cargo, la Sociedad Administradora no ha logrado reunir los antecedentes necesarios para solicitar su recuperación, deberá eliminarlo del Informe mensual de cargos y abonos bancarios. No obstante lo anterior, si en una fecha posterior la Sociedad Administradora aclara un cargo bancario, podrá recuperarlo, para lo cual deberá seguir el procedimiento establecido en el número 3 anterior. Superintendencia de Pensiones 12

13 11. Procedimiento pura el envío del Informe Mensual de Cargos y Abonos Bancarios. El Informe mensual de cargos y abonos bancarios está compuesto por la información contenida en los Anexos No 1 y N'2 de la presente Circular. El informe deberá enviarse vía transmisión electrónica de datos, o en CD en aquellos casos expresamente autorizados por esta Superintendencia, el décimo día h íbil del mes siguiente al mes del informe, de acuerdo a las especificaciones técnicas definidas en el Anexo No 3 de la presente Circular. 1 Otras disposiciones. La Sociedad Administradora y sus ejecutivos serán responsables de la veracidad y suficiencia de los antecedentes que sobre esta materia exige el presente Capítulo. Asimismo, de la obligación de mantener dicha documentación, debiendo sujetarse estrictamente a los procedimientos antes descritos, para efectuar giros de los respectivos Fondos de Cesantía. La Sociedad Administradora será siempre responsable ante los Fondos de Cesantía que administra respecto de los perjuicios que el incumplimiento de estas instrucciones les ocasionare. El incumplimiento de las nonnas contenidas en este Capítulo, así como el retraso en el financiamiento de cargos bancarios que se establecen, seriín considerados como faltas graves. La Sociedad Administradora deberá elaborar un sistema de control intemo para garantizu el cumplimiento de las normas que en este Capítulo se establecen, el que deberá estar contenido en un manual de procedimiento que deberá considerar, a lo menos, segregación de funciones, procedimientos y responsabilidades de las personas encargadas de su cumplimiento. Por otra parte, la Sociedad Administradora deberá incorporar en un Capítulo separado del Informe a la Administración, el pronunciamiento de los auditores externos, respecto de la suficiencia del sistema de control intemo y de la aplicación del citado manual de procedimiento. La documentación detallada en los números 3, 4, 5 y 6 del presente Capítulo constituyen el respaldo de los respectivos comprobantes contables. Superintendencia de Pensiones l3

14 ill. PAGOS CON DOCUMENTOS AL FONDO DE CESANTtA Y TRATAMIENTO DE LOS CHEQUES PROTESTADOS DE RECAUDACIÓN 1. Pagos al Fondo de Cesantía. Los pagos al Fondo de Cesantía que realicen empleadores, las entidades pagadoras de subsidios y las personas o instituciones en general, además de en efectivo, podrán efectuarse también con cheque u otro documento a la vista. En este último caso, el documento de pago deberá extenderse nominativo y cruzado a nombre de Fondos de Cesantíu. Tratamiento de los Cheques Protestados de Recaudación. En el caso de los cheques protestados o devueltos, la Sociedad Administradora deberá ceñirse a las siguientes instrucciones, dependiendo de la situación de que se trate: Primera situación: El protesto o la devolución ocurren antes de que el valor del documento se haya abonado al patrimonio: a) En este caso, conesponde que la Sociedad Administradora se contacte con el empleador o la entidad pagadora de subsidios, según corresponda y le requiera que regularice la situación, oportunidad en que se deberán cobrar los intereses y reajustes de acuerdo a la tasa fijada en el artículo 11o de la ley N" , devengados entre la fecha en que el o los formularios de pago se pagaron con el cheque protestado o devuelto (fecha del timbre de caja) y la fecha del pago efectivo, sea que este último consista en que el mismo cheque haya sido nuevamente depositado cuando así lo haya solicitado el empleador o girador, o bien, que éste efectúe otro pago en efectivo o con un nuevo cheque. b) Cuando fracasen las gestiones con el empleador o entidad pagadora de subsidios, según corresponda, la Sociedad Administradora deberá anular el pago, retirar los formularios de pago del proceso de recaudación y gestionar su cobro a través del Departamento de Cobranzas. Al monto nominal que logre cobrar ese Departamento deben agregarse los intereses y reajustes a favor de los Fondos de Cesantía y los recargos y costas que procedan a favor de la Sociedad Administradora, a la misma tasa indicada en la letra a) precedente. Superintendencia de Pensiones t4

15 c) Cuando la Sociedad Administradora opte por comprar el documento protestado o devuelto, al igual que en la letra a) anteprecedente corresponde que financie los intereses y reajustes de acuerdo a la tasa fijada en el artículo 11" de la ley No , devengados entre la fecha de pago de los respectivos formularios de pago y la fecha de financiamiento del documento protestado o devuelto. d) e) En los casos a que se refiere la letra a) anterior, la contabilización de los intereses y reajustes deberá efectuarse en el Fondo de Cesantía con cargo a la cuenta Banco Recaudaciones y abono a la cuenta Recaudación del Mes, subcuenta Recaudación de Cotizaciones de Empleadores y Trabajadores o Recaudación de Saldos de Remuneración según corresponda, en forma separada de los valores nominales que originaron su cobro. En el caso de la letra c), al igual que en la letra a) los intereses y reajustes se contabilizarán también en el Fondo de Cesantía en forma separada del valor de las cotízaciones, pero con cargo a la cuenta Banco Inversiones, subcuenta Banco Inversiones Nacionales y con abono a la cuenta Recaudación del Mes. subcuenta Recaudación de Cotizaciones de Empleadores y Trabajadores o Recqudación de Saldos de Remunersción según corresponda. Posteriormente, desde esta última cuenta ambos valores deber ín abonarse a la cuenta Recaudación Clasificada, subcuenta Recaudsción de Aportes Regularizadores de la Sociedad Administradora, para finalmente, traspasar a la cuenta Recaudación en Proceso de Acreditación el valor de las cotizaciones y a la cuenta Rentabilidad no Distribuids el de los intereses y reajustes. Si el protesto o devolución del cheque se produce cuando el o los formularios de pago han sido clasificados y, además, no se efectuó el redepósito del documento protestado y tampoco éste fue pagado por el empleador o entidad pagadora de subsidios, ni la Sociedad Administradora optó por financiarlo, entonces procederá el retiro del o los formularios de pago del proceso operacional. Para los efectos del control establecido en el número 5, del Capitulo II de la presente Circular, se entenderá que un cheque protestado ha sido "Aclatado", cuando dicho documento se encuentre, ala respectiva fecha de actualización patrimonial, en alguna de las siguientes situaciones: - Los cheques han sido pagados por la AFC, por sus proveedores de servicio o por el Empleador antes de que los respectivos formularios de pago hayan sido acreditados en el patrimonio. - Los cheques han sido comprados por la AFC o por sus proveedores de servicio, ya que los respectivos formularios de pago estrin acreditados en el patrimonio de los Fondos de Cesantía. Superintendencia de Pensiones l5

16 - La deuda previsional ha sido pagada por el empleador a través de un nuevo formulario de pago de cotizaciones, que reemplaza a uno que ya se ha eliminado del proceso normal de recaudación. - Los formularios de pago de cotizaciones (resúmenes y detalles) han sido eliminados del proceso normal de recaudación para ser ingresados a cobranza y los formularios físicos se encuentran en el nivel central de la AFC. El plazo máximo para que dichos formularios de pago se encuentren ingresados en los sistemas y procesos de cobranza conesponde al último día hábil del mes siguiente a aquel en que dichos formularios hayan sido recaudados. - Los formularios de pago de reconocimiento de deuda previsional no han sido ingresados al proceso de cobranza, debido a que sus respectivos formularios de reconocimiento de deuda previsional ya están en el sistema y proceso de cobranza. s) h) Cuando la compra o el financiamiento de cheques protestados, se realice dentro de la primera quincena del mes siguiente al de la recaudación de los respectivos formularios de pago y/o de declaración y pago y hasta el día de la actualización patrimonial (día 15 del mes siguiente al de recaudación o hábil anterior), la AFC deberá registrar tales financiamientos conforme a las norrnas vigentes de esta Superintendencia, debiendo abonarlos a la subcuentas del Fondo de Cesantía Recaudación por Aclarar de Cotizaciones Sin Documentación o Recaudación por Aclarar de Cotizaciones Con Documentación Incompleta, según corresponda con cargo a la cuenta del Fondo de Cesantía Recaudación del Mes, el mismo día en que se realice y contabilice la compra o el financiamiento sin esperar al último día hábil del mes. Por las compras de cheques protestados correspondientes a formularios de pago y/o de declaración y pago de cotizaciones en que la AFC no tenga certeza si éstos han sido acreditados al patrimonio de los Fondos de Cesantía, deberá financiar el valor que resulte mayor entre el cálculo de los intereses y reajustes y el cálculo de la pérdida de rentabilidad, conforme a las normas vigentes. Para estos efectos, si al momento de la compra o financiamiento, la AFC no ha podido asociar el valor del cheque protestado con su respectivo formulario de pago, deberá considerar como fecha de timbre de caja el día hábil anterior al del cargo bancario por concepto de cheque devuelto o protestado. Superintendencia de Pensiones t6

17 ií Segunda situación: El valor del cheque protestado o devuelto ha sido abonado al patrimonio de los Fondos de Cesantía: a) En este caso, la Sociedad Administradora debe comprar el documento compensando la pérdida de rentabilidad que afectó al valor del cheque entre la fecha de pago y la del financiamiento, abonando al patrimonio del respectivo Fondo de Cesantía dicha diferencia a través de la cuenta Rentabilidad no Distribuida y con cargo a la cuenta Banco Inversiones, subcuenta Banco Inversiones Nacionales. La contabilización por el valor de los formularios de pago, se hará en el Fondo de Cesantía con abono a la cuenta Recaudación del Mes y con cargo a la cuenta Banco Recaudaciones. b) Procedimiento de cdlculo de la pérdida de rentabilidad: Las Sociedad Administradora deberá aplicar el siguiente procedimiento para el cálculo de la pérdida de rentabilidad: 1. Se calculará el número de cuotas equivalentes al valor nominal del o los formularios de pago que no se encuentran financiados en los Fondos de Cesantía, utilizando para ello el valor cuota de cierre del día anteprecedente a la fecha de pago (fecha de timbre de caja) del o los formularios de pago de los respectivos Fondos. La Sociedad Administradora financiará el monto total de cuotas obtenidas según el procedimiento señalado en el punto 1. precedente, al valor cuota de cierre de los respectivos Fondos correspondiente al día anteprecedente al financiamiento. 3. Al valor en pesos equivalente a las cuotas financiadas según el punto anterior, se le restará el valor nominal en pesos del total del o los formularios de pago. El monto que resulte de dicha diferencia, corresponderá a la pérdida de rentabilidad que deberá abonarse a la cuenta de patrimonio Rentqbilidad no Distribuida del respectivo Fondo de Cesantía. 4. Este procedimiento de cálculo de la pérdida de rentabilidad, deberá aplicarse también en otras situaciones en que recursos de los Fondos de Cesantía se abonen por error en cuentas bancarias ajenas a éstos, o que habiéndose depositado en las cuentas corrientes del respectivo Fondo, éste se realizó en un plazo superior al máximo de 24 boras establecido por la normativa vigente. Sin embargo, en la eventualidad que la variación experimentada por el valor de la Superintendencia de Pensrones 17

18 cuota haya sido negativa, la Sociedad Administradora deberá financiar sólo el valor nominal del o de los formularios de pago. En todas las situaciones antes señaladas, ya sea que se trate de intereses y reajustes o de compensación por pérdida de rentabilidad, la responsabilidad por el ingreso de los respectivos valores al patrimonio del respectivo Fondo de Cesantía será de la Sociedad Administradora, quedando ésta facultada para recuperar los respectivos valores por la vía de efectuar su cobro a los empleadores o giradores causantes. Con todo, el financiamiento tanto de los valores nominales como de sus reajustes e intereses o de la pérdida de rentabilidad, según corresponda, deben entenderse como actos simultáneos. Superintendencia de Penstones t8

19 U. TRATAMIENTO DE CHEQAES CADUCADOS Y DE PAGOS EN DINERO EFECTIVO NO COBRADOS. En aquellas operaciones donde no se establezcan instrucciones referidas al tratamiento de los cheques caducados o el reintegro al patrimonio del respectivo Fondo de Cesantía de los recursos por prestaciones pagadas, la Sociedad Administradora deberá ceñirse al procedimiento que a continuación se detalla: l. Tratamiento de los cheques caducados. a) Los cheques girados desde los respectivos Fondos de Cesantía que no son cobrados y caducan de acuerdo a la Ley que lo nonne, se restituirán a su valor nominal a las respectivas cuentas de pasivo exigible y patrimonial, según corresponda. b) La restitución se efectuará a más tardar el día l5 del mes siguiente a aquél en que se produjo la caducidad del documento de pago. En el caso que la restitución sea al patrimonio, se utilizará el valor cuota de cierre del respectivo Fondo, correspondiente al día hábil anteprecedente al de la restitución. Los movimientos operacionales y contables que afecten al Fondo de Cesantía y al Fondo de Cesantía Solidario deberán efectuarse en un mismo día. c) En las situaciones que proceda, los recursos que fueron aportados por el Fondo de Cesantía Solidario deben restituirse a éste, conforme a las siguientes instrucciones: En el Fondo de Cesantía: ll. Se cargará la cuenta de patrimonio Cuentas Individuales por Cesantía y se abonará la cuenta de pasivo exigible Transferencias de Cotizaciones y otros Aportes hacia el Fondo de Cesantía Solidario. A continuación se gira el valor desde una cuenta corriente de inversiones nacionales y se cargará la cuenta de pasivo exigible Transferencias de Cotizaciones y otros Aportes hacia el Fondo de Cesantía Solidario con abono a la subcuenta Banco Inversiones Nacionales. En el Fondo de Cesantía Solidario: iii. El ingreso de los recursos en el Fondo de Cesantía Solidario se hará a través de las mismas cuentas corrientes bancarias y contables utilizadas cuando en su oportunidad fueron egresados de dicho Fondo. Superintendencia de Pensiones l9

20 iv. A continuación se generan las respectivas cuotas, utilizando para ello el valor cuota de cierre del día hábil anteprecedente al de la restitución, abonando la cuenta de patrimonio Recaudación en Proceso de Acreditación. v. Finalmente, se procede abonar la cuenta de patrimonio Fondo de Cesantía Solidario con cargo a la cuenta de patrimonio Recaudación en Proceso de Acreditación. d) Cuando la Cuenta Individual por Cesantía o la Cuenta Individual de Saldos de Remuneraciones se encuentre cerrada, será necesario reactivarlas para proceder al abono de los correspondientes recursos. Tratamiento de pagos en dinero efectivo no cobrados. a) Los procedimientos de egresos de los Fondos por cualquier concepto y que consideren como medio de pago dinero efectivo y que transcurrido un plazo de 60 días contado desde la fecha en que el respectivo pago fue puesto a disposición del interesado y no hayan sido cobrado, se restituirán a su valor nominal a la cuenta patrimonial o a la cuenta de pasivo exigible, según corresponda. b) La restitución se efectuará amástardar el día l5 del mes siguiente a aquél en que se cumple el plazo señalado en la letra a) anterior. En el caso que la restitución sea al patrimonio, se utilizará el valor cuota de cierre del respectivo Fondo, correspondiente al día hábil anteprecedente al de la restitución. Los movimientos operacionales y contables que afecten al Fondo de Cesantía y al Fondo de Cesantía Solidario deber án efectuarse en un mismo día. c) Para la restitución de los fondos que no fueron cobrados, les será aplicable 1o establecido en las letras c) y d) del número 1 del presente Capitulo. Superintendencia de Pensiones 20