INSTRUCTIVO FORMATO CONTROL IMPORTACIONES

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1 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD INSTRUCTIVO FORMATO CONTROL IMPORTACIONES Código: I-IMP-01 V1 Versión 1 28 Agosto 2014 JENNY PAOLA JIPIZ DAZA Aprobó: Bogotá, D.C., 28 de Agosto de 2014

2 Código: I-IMP-01 Versión: 1 Página 2 de 11 OBJETIVO: Establecer parámetros para determinar el costo de las mercancías vs valor de los gastos, con el fin de garantizar los gastos de cada una de las Importaciones. ALCANCE Los pasos expresados en este Instructivo inician con el recibido vía físico o digital de los documentos para cada operación de importación, y terminan con el archivo de la documentación en legajador A-Z. 1. DEFINICIONES CIF (Cost, Insurance & Freight - Costo, Seguro y Flete): Abreviatura que va seguida del nombre del puerto de destino, que quiere decir que el precio incluye la mercadería puesta en puerto de destino con flete pagado y seguro cubierto. FCA: (Free carrier - Franco Transportista - libre transportista) Abreviatura que quiere decir que la factura incluye el valor del flete de la carga de la Bodega del proveedor hasta el puerto o punto que indique el comprador en el exterior. FOB: (Free on Board - Libre a bordo) Abreviatura que va seguida del puerto de embarque. Significa que el valor de la mercancía es puesta a bordo del barco con todos los gastos, derechos y riesgos a cargo del vendedor. EXW: (Ex Works En fabrica) Abreviatura que va seguida del lugar de origen de entrega de la mercancía, significa que el valor de la mercancía es puesta en la fábrica del proveedor, todos los riesgos van a cargo del comprador. INVOICE: Factura PACKING LIST: Lista de Empaque SWIFT: Soporte de pago a un proveedor en el exterior, donde aparecen los datos de quien hace el pago, y de a quien se le hace el pago. Es un equivalente a un soporte de consignación en Colombia. S.I.A.: Sociedad de Intermediación Aduanera. O.T.M.: (Operación de transporte Multimodal) Abreviatura de una modalidad de importación la cual permite le llegada de un cargamento a zona primaria aduanera (puertos, Aeropuerto, Zonas Francas) y poder trasladar la unidad a

3 Código: I-IMP-01 Versión: 1 Página 3 de 11 un Deposito publico aduanero dentro del territorio aduanero nacional en modalidad de mercancía sin nacionalizar para luego ser nacionalizada. DIAN.: (Dirección de impuestos y aduanas nacionales) Ente gubernamental encargado de todos los procesos aduaneros en el país. D.O.: (Documento organizador) Es un numero utilizado y asignado por la S.I.A para su control interno. A.C.I.: (Agente de carga internacional) Abreviatura del termino 2. DILIGENCIAMIENTO FORMATO CONTROL IMPORTACIONES A continuación se mencionan los pasos para el diligenciamiento del formato F-IMP-01 CONTROL IMPORTACIONES. 2.1 IDENTIFICIACION DE LA IMPORTACION 1. Proveedor: Se identifica el nombre del Proveedor 2. Número de Pedido: El número consecutivo generado en el momento de hacer el pedido al exterior. 3. Número del D.O: Número de identificación de la Importación establecido por el Agente de Aduana para su consecutivo. 4. Factura Proveedor: Es la factura o facturas correspondientes al pedido solicitado, dicho documento puede ser enviado por el proveedor directamente al departamento de importaciones o también al ACI con el fin de permitir la correcta nacionalización de las mercancías. 5. Fecha Factura: Documento expedido por el proveedor con la fecha de emisión en el momento de despacho de la mercancía. 6. Total Factura: Valor de la moneda en términos de negociación. 7. Transportador: Encargado del proceso de transporte desde origen hasta la llegada a Colombia. 8. Documento de Transporte: Es el documento que acoge la mercancía; se identifica como HAWB (carga aérea) o HBL (carga marítima). Este documento es enviado vía digital y/o físico original, lo puede enviar el ACI o directamente el proveedor. 9. Fecha de Importación: Es la fecha emisión del anticipo, solicitado por nuestra ADA

4 Código: I-IMP-01 Versión: 1 Página 4 de Plazo de Pago: Corresponde al plazo de pago pactado y negociado con cada uno de los proveedores. Puede variar dependiendo de cada una de las importaciones. 11. Fecha de vencimiento de la factura: se genera a partir de la fecha de emisión de la factura, más los días de plazo de pago. 12. Tasa de liquidación: es la tasa TRM (tasa representativa del mercado) con la cual se genera la emisión del anticipo, aplicada para realizar la liquidación de los tributos aduaneros causados en la semana. 13. Tipo: Se debe identificar en la casilla Aéreo o Marítimo de acuerdo a las instrucciones previamente establecidas por la negociación. 14. Termino: Es el término de negociación establecido por las dos partes. Bajo unos parámetros y condiciones de despacho entre ellos: (FCA, FOB, EXW, CIF etc.) 15. Tasa de cambio Factura: corresponde a la TRM (tasa representativa del mercado) aplicada del día de la fecha de la factura de fletes. GASTOS DE FACTURA: 16. Valor Exwork/ FOB: Valor de la negociación generado antes de Fletes corresponde al valor neto de la mercancía. 17. Gastos de embalaje: Corresponde a gastos por tratamiento de las mercancías, las cajas en que se encuentra embalada la mercancía o los pallets. 18. Fletes Internos: correspondientes a los pagados o por pagar hasta su nuestra bodega en Miami. 19. Seguro: Cuando aplique en el caso que la mercancía sea asegurada por el proveedor y los términos de despacho sean CFR. GASTOS DE NACIONALIZACION: 20. Liberación: Gastos generados por concepto de liberación, propios de la mercancía cuando llegan a Colombia. 21. Flete internacional: Esta factura es emitida por el Agente de carga internacional y contiene todos los gastos incurridos para el transporte internacional de la importación, se debe verificar que el valor de dicha factura y conceptos correspondan a los enviados en la preliquidación del transportador.

5 INSTRUCTIVO Código: I-IMP-01 Versión: 1 Página 5 de Arancel: Gravamen liquidado de los tributos aduaneros, por concepto de pago de mercancía, generado a partir de la clasificación arancelaria de cada producto. 23. Iva: Impuesto generado por el pago de los tributos aduaneros. 24. Bodegajes: Valor generado en una zona secundaria aduanera, causado por él almacenaje de mercancías, con un tiempo de un mes con prorroga a un mes más. 25. Agente de Aduana: Factura en físico enviada por la S.I.A con dos copias y el paquete de documentos de la importación, generalmente se recibe una vez se haya finalizado todo el proceso de la importación con todos los gastos generados el manejo de la Importación. 26. Acarreos: Transporte de carga de mercancías desde la Bodega de almacenamiento o puerto cuando sea carga consolidada, hasta nuestra bodega Yamaki. 27. Gastos OTM: Si la operación es marítima y en modalidad O.T.M al momento de recibir el paquete de documentos por parte de la S.I.A se debe verificar que lleguen los documentos del OTM y consignar los gastos generados de esta modalidad. 28. Gastos Varios: Generados por concepto de demoras de contenedor, manejo de Drop off y otros gastos ocasionados por el manejo de la operación. SEGURO 29. Valor CIF Aplicar Seguro: Se debe indicar el valor CIF (Costo, Flete & seguros) de las declaraciones de importación en valor pesos colombianos Cop. 30. Total Seguro: El valor liquidado con la Tasa aplicada correspondiente a nuestra compañía de seguros. FACTOR COSTO: 31. TOTAL GASTOS/ V/LOR MERCANCIA: se identifica el total de los gastos causados en la importación, más la suma de la factura en pesos del proveedor internacional. 32. Factor Costo: para determinar este rubro debemos tener en cuenta la siguiente fórmula matemática, que nos permitirá identificar el costo de las mercancías por proveedor.

6 Código: I-IMP-01 Versión: 1 Página 6 de ACTIVIDADES DE VERIFICACION Y REGISTRO: 1. Ingreso pedido a Sistema Administrativo: Una vez se haya verificado y comparado el pedido enviado por nosotros y la confirmación de orden enviada por el proveedor, se procede a ingresar dicho pedido al sistema Administrativo. Una vez ingresado se informa a Gerencia para su confirmación en el sistema con el objetivo de que los modelos solicitados se carguen a la información de tránsitos en el sistema. 2. Una vez confirmado el pedido se ingresa la información en el consecutivo de Importaciones con el fin de realizar el respectivo seguimiento de cada una de las órdenes hasta la entrega en Yamaki. 3. Registro transporte de Importaciones, una vez la mercancía Aérea llega a las bodegas en Miami, se debe registrar los warehouses en el cuadro en Excel Transportes Importaciones, esto con el fin de determinar los consolidados de las mercancías por proveedor, Dicho archivo se encuentra en la carpeta llamada Importaciones. 4. Registro de los gastos generados por Importación. Una vez llega la factura de nuestra Agencia de Aduana, se realiza la liquidación de con el Formato Control de Importaciones I-IMP-01 V1 y se diligencia el registro en Excel llamado relación de Transportes Marítimo y Aérea archivo que permite tener el control de los gastos generados por importación. Nota: EL formato cuenta con unos espacios extras que permiten agregar cualquier otro tipo de documento o actividad que requiera la importación y además cuanta al final con un espacio de observaciones para agregar cualquier otro tipo de información que facilite la identificación de la importación.

7 Código: I-IMP-01 Versión: 1 Página 7 de DOCUMENTOS PARA DEPARTAMENTO FINANCIERO De los anteriores documentos se debe entregar al Departamento Financiero lo siguiente: Original de Copia de factura de S.I.A. Recibo de Caja, si lo envía la S.I.A. Original facturas bodegajes y demás soportes de pagos que envía la S.I.A. (se debe verificar con la relación de documentos de entrega la S.I.A) Copia de Declaración Importación que tenga sello del Banco (únicamente se debe sacar copia de la parte frontal de la declaración, ya que hay algunas declaraciones que traen información por ambas caras, pero a financiera únicamente le interesa la información de la parte frontal) Copia de Factura(s) Proveedor Si la importación tiene varios proveedores, después de la copia de la Factura del primero proveedor, se colocan las copias de la(s) Declaración(es) de Importación y Factura(s) del segundo proveedor, y así sucesivamente si hay más proveedores. Para verificar que todas las Declaraciones de Importación se entregan a Financiera (esto es muy importante, ya que Financiera relaciona los impuestos de las Declaraciones, y se debe tener la certeza de que se están entregando todas las declaraciones de la importación), se suma el valor que se encuentra en la Casilla 78 (Valor FOB USD) de las Declaraciones de Importación, y el resultado de la suma debe ser el mismo de la Factura o el de la suma de las Facturas (si son varias facturas en una misma importación de un mismo proveedor) del proveedor; esto aplica cuando los términos de negociación con el proveedor son FOB o FCA. Si el valor de la suma de las Declaraciones está por encima del total de la factura(s), puede ocurrir por lo siguiente: 1. Las condiciones de negociación con el proveedor fueron EXW (el valor del flete de la bodega del proveedor a puerto no están incluidos en la factura). En este caso la forma de verificar que las Declaraciones de Importación son las correctas, se deben sumar los valores de las Declaraciones Andinas del Valor (casilla 94) asociadas a cada una de las Declaraciones, y el valor de esta suma debe ser el de las facturas. 2. Cuando se hacen correcciones de una o varias de las Declaraciones de Importación; en este caso, se buscan las Declaraciones de

8 Código: I-IMP-01 Versión: 1 Página 8 de 11 Importación que en la Casilla 32 digan Legalización o corrección. Las que tengan escrito esto, deben tener en Casilla 34 relacionado en número del Formulario de la Declaración que se está corrigiendo. Cuando este es el caso, a Financiera se le entregan las Declaraciones de Importación que estén Legalizando o Corrigiendo otra (las que dicen Inicial y que tengan correcciones no se le entregan a Contabilidad en este caso). NOTA: Hay casos en los que un solo paquete que viene de Importaciones tiene documentos de 2 o más proveedores porque se hizo una consolidación de varios proveedores en una misma importación. En este caso el procedimiento es el siguiente: Se separan las Facturas, Declaraciones de Importación y los documentos que tiene que ver con cada una, Registros de Importación, Soportes de pagos, Pólizas, etc., por cada uno de los proveedores (sin sacar copias). Se sacan copias de los documentos comunes, como los documentos que envía la S.I.A. documentos de transporte, etc. Con lo anterior, se archivan los documentos en carpetas separadas por cada proveedor, siguiendo el mismo orden mencionado anteriormente 1. ARCHIVO CARPETAS. Una vez recibidos todos los documentos anteriormente mencionados y entregado los respectivos al área de contabilidad, El asistente de importaciones debe organizarlos bajo el siguiente orden: 1. Formato control de Importaciones 2. Declaraciones de Importación con su respectiva declaración andina de Valor. 3. Facturas comerciales originales o Copia con la lista de empaque si la tiene. 4. Documento de Transporte HAWB O BL. 5. Facturas de transporte y/o OTM 6. Demás soportes de la declaración de Importación.

9 7. Factura Agente de Aduana y bodegaje. 8. Anticipo inicial generado por la SIA. 9. Mandato. INSTRUCTIVO Código: I-IMP-01 Versión: 1 Página 9 de 11 Cuando se está haciendo el archivo en las carpetas AZ, se debe tener en cuenta lo siguiente: Se mantiene el mismo orden que el de las carpetas, excepto el de los documentos bancarios que tienen relación con el pago al proveedor, puesto que estos se archivan al después del formato control de Importaciones. En el caso de los proveedores de los cuales se hacen varias importaciones al año, se les asigna una sola AZ por año, separando cada una con rótulos que tiene la fecha de la Importación. En este caso se organizan en orden ascendente de fecha. Cuando hay proveedores a los que se les compra poco y no vale la pena dejar una sola AZ por proveedor, se archivan las importaciones de varios proveedores en una misma AZ, dividiéndolas con separadores, y en cada pestaña se coloca con rotulo el nombre del Proveedor y fecha de la Importación, organizándolas de forma ascendente alfabéticamente. Todas las AZ se rotula, y se marca con los proveedores para por identificar las importaciones de cada uno. Todas las AZ se organizan por orden alfabético y año en el archivador que se tenga designado para los documentos de las importaciones. NOTA: Hay casos en los que un solo paquete que viene de Importaciones tiene documentos de 2 o más proveedores porque se hizo una consolidación de varios proveedores en una misma importación. En este caso el procedimiento es el siguiente: Se separan las Facturas, Declaraciones de Importación y los documentos que tiene que ver con cada una, Registros de Importación, Soportes de pagos, Pólizas, etc., por cada uno de los proveedores (sin sacar copias). Se sacan copias de los documentos comunes, como los documentos que envía la S.I.A. documentos de transporte, etc.

10 Código: I-IMP-01 Versión: 1 Página 10 de 11 Con lo anterior, se archivan los documentos en carpetas separadas por cada proveedor, siguiendo el mismo orden mencionado anteriormente. DOCUMENTOS SOPORTE: 5. Declaraciones Importación: Es el documento aduanero que certifica la nacionalización de una o varias referencias, deben llegar dos copias de dicho documento una con el Sticker del banco, dicho Sticker es puesto por el banco al momento de pagar los impuestos de la declaración y la segunda copia es el formulario de declaración de importación digital, dichas copias deben llegar con el paquete de documentos de la importación enviado por la S.I.A. Por cada Declaración de Importación 1 : a. Copia de la página inicial de la Declaración, con el sello del banco por ambas caras si la Declaración tiene información en la parte posterior de la hoja. b. Copia completa de la Declaración Digital por ambas caras si la declaración trae información en la parte posterior. 6. Giro Internacional: Liquidación de divisas y documentos relacionados con bancos, generados por los pagos a los proveedores. Estos deben tener el siguiente orden: - Swift - Liquidación de divisas - Formulario(s) Declaración de Cambio con Número en Casilla 4. - Solicitud de venta de divisas que se hace al banco - Otros documentos relacionados con los pagos a los proveedores del exterior. 7. Legalización Giro internacional: Cuando se hacen giros al proveedor anticipados (numeral 2017) o cuando se hace el pago al proveedor y la carga no se ha nacionalizado porque está en tránsito o en proceso de nacionalización (Numeral 2015) 2, Cuando se genera pago al proveedor y 1 Cuando una Declaración de Importación tenga Legalización o Corrección, se debe archivar primero todo lo correspondiente a la de Legalización o Corrección, e inmediatamente después todo lo relacionado con la Inicial. Más adelante en Documentos para Departamento Financiero, se explica cómo identificar estas Declaraciones. 2 Tener en cuenta que la forma de identificar si se debe tener la Legalización Giro Internacional en un formulario No. 1 con numeral 2015, es si en las casillas 19 y 20 del Formulario No. 1, no hay relacionadas declaraciones de importación (o están en blanco).

11 Código: I-IMP-01 Versión: 1 Página 11 de 11 supera los treinta días a partir de la fecha Documento de Transporte se debe utilizar el (Numeral 2022). Debemos contar con los formularios el cual debe tener el sello de recibido de la entidad bancaria, que debe ser la misma por la que se realizó el pago. NOTA: los formatos de este instructivo comenzaran su vigencia a partir de la fecha de creación, antes de esta fecha se tendrán en cuenta los formatos realizados por Gerencia.

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