INSTRUCTIVO: CONSOLIDAR Y PRESENTAR INFORMACIÓN EXÓGENA

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1 Página: 1 de 155 INSTRUCTIVO: CONSOLIDAR Y PRESENTAR INFORMACIÓN EXÓGENA

2 Página: 2 de INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Revisar, consolidar y reportar información que deben presentar periódicamente la Universidad Nacional de Colombia ante los entes de control fiscal, según resoluciones expedidas, sobre las operaciones con sus clientes o usuarios. ALCANCE: Aplica para las áreas de Contabilidad del Nivel Nacional, de Sede y en las Unidades Especiales. DEFINICIONES: 1. Información exógena: Conjunto de datos que deben presentar periódicamente las entidades públicas ante los entes de control fiscal, según resoluciones expedidas, sobre las operaciones con sus clientes o usuarios. 2. SGF QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia. 3. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. El Grupo de Soporte SGF QUIPU del Nivel Nacional es el área responsable de actualizar y parametrizar en el sistema los cambios requeridos por la DIAN según las especificaciones técnicas de la resolución anual que para el efecto expide la entidad. 3. Las resoluciones emitidas por la DIAN en relación con información exogena pueden ser consultadas en el link: 4. Las Sedes y Unidades Especiales no tienen en cuenta las cuantías menores establecidas por la DIAN; solo aplican en el consolidado a Nivel Nacional. 5. La información tributaria a reportar, será la que aplique a la Universidad Nacional de Colombia de acuerdo con los parametros establecidos por los entes de control fiscal. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO Este instructivo relaciona cada una de las tareas que se deben seguir para consolidar y presentar la información exógena que se detalla a continuación: (Para revisar cada una de las tareas a efectuar según el tipo información exógena, se debe poner el cursor del mouse sobre el nombre y oprimir la tecla control (Ctrl) + clic).

3 Página: 3 de 155 I. Información exógena nacional II. Información de convenios de cooperación y asistencia técnica III. Información de sacrificio de animales IV. Información exógena cambiaria I. NACIONAL La Universidad Nacional de Colombia, tiene la responsabilidad de reportar anualmente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN la información exógena relacionada con cada una de las transacciones generadas durante una vigencia con personas naturales o jurídicas, según la resolución anual que emite esa entidad. 1. Solicitar información El profesional designado por el Jefe de la División Nacional de Contabilidad, mediante documento escrito, debe informar a las áreas de Tesorería, de Cuentas por pagar, de Contabilidad, a la División Nacional Salarial y Prestacional, a la Dirección Nacional del Sistema de Información Académico, a las áreas de Bienestar Estudiantil, a las Unidades de Salud - UNISALUD y al Fondo Pensional, los parámetros generales (características técnicas, conceptos, cambios generales) y los plazos establecidos para reportar información exógena a la División Nacional de Contabilidad. Los formatos a reportar son: CÓDIGO DESCRIPCIÓN ÁREA RESPONSABLE DE GENERAR Y REPORTAR A LA DIVISIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD

4 Página: 4 de Inforrmación de pagos o abonos en cuenta Tesorería, Personal y Fondo Pensional 1002 Información de retenciones en la fuente practicadas Tesorería, Personal y Fondo Pensional 1007 Información de lngresos recibidos en el año 1008 Información de los deudores de créditos activos a 31 de diciembre Contabilidad y Dirección Nacional del Sistema de Información Académico. Contabilidad y Bienestar Estudiantil Información de saldos de los pasivos a 31 de diciembre Contabilidad 1011 Información del patrimonio bruto Contabilidad 1012 Información del patrimonio bruto - Efectivo Contabilidad Cada uno de los formatos tiene asociados conceptos. A continuación se relacionan los que aplican a la Universidad Nacional de Colombia, así: 1001 Información de pagos o abonos en cuenta: CÓDIGO CONCEPTO 5001 Salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales 5002 Honorarios 5003 Comisiones 5004 Servicios 5005 Arrendamientos 5008 Compras de activos fijos 5009 Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado 5019 Monto de las amortizaciones de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado 5010 Aportes parafiscales al SENA, a las Cajas de Compensación Familiar y al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar 5011 Aportes parafiscales a las empresas promotoras de salud EPS y el ISS y los aportes al Sistema de Riesgos Profesionales 5012 Aportes obligatorios para pensiones efectuados al ISS y a los Fondos de Pensiones 5015 Impuestos pagados durante el año 5016 Demás costos y deducciones 5022 Pensiones 5023 Pagos o abonos en cuenta al exterior por asistencia técnica 5027 Pagos o abonos en cuenta al exterior por servicios técnicos 5028 Acumulado de la devolución de pagos o abonos en cuenta correspondientes a operaciones de años anteriores 1002 Información de retenciones en la fuente practicadas

5 Página: 5 de 155 CÓDIGO CONCEPTO 2301 Retención por salarios y demás pagos laborales 2304 Retención por honorarios 2303 Retención por comisiones 2305 Retención por servicios 2306 Retención por arrendamientos 2302 Retención por compras 2312 Retención por pagos al exterior a título de renta y de remesas 2313 Otras retenciones 2318 Retención en la fuente practicada a título de impuesto sobre las ventas a personas o entidades del régimen común Retención en la fuente practicada a título de impuesto sobre las ventas a personas o entidades sin residencia o domicilio en el país 2334 Retenciones en la fuente practicadas a título de Impuesto de timbre 2335 Devolución de retenciones correspondientes a operaciones de años anteriores 2336 Devolución de retenciones practicada a título de impuesto sobre las ventas correspondientes a operaciones de años anteriores Devolución de retenciones en la fuente practicadas a título de Impuesto de timbre 1007 Información de lngresos recibidos en el año CÓDIGO CONCEPTO 4001 Ingresos brutos operacionales 4002 Ingresos no operacionales 4003 Ingresos por intereses y rendimientos financieros 1008 Información de los deudores de créditos activos a 31 de diciembre CÓDIGO CONCEPTO 1315 Valor total del saldo de las cuentas por cobrar a clientes 1317 Valor total de otras cuentas por cobrar 1318 Valor total del saldo fiscal de la provisión de cartera 1009 Información de saldos de los pasivos a 31 de diciembre CÓDIGO CONCEPTO 2201 Valor del saldo de los pasivos con proveedores

6 Página: 6 de Valor del saldo de las obligaciones financieras 2204 Valor del saldo de los pasivos por impuestos, gravámenes y tasas 2205 Valor del saldo de los pasivos laborales 2206 Valor del saldo de los demás pasivos 2207 Valor del saldo del pasivo determinado por el cálculo actuarial 1011 Información del patrimonio bruto CÓDIGO CONCEPTO 1105 Saldo a 31 de diciembre en caja del dinero en efectivo y/o en cheques 1407 Valor del inventario final para el sistema de inventario permanente y periódico 1501 Valor patrimonial de los inmuebles 1502 Valor patrimonial de la maquinaria y equipo 1503 Valor patrimonial del equipo de oficina 1504 Valor patrimonial de la flota y equipo de transporte 1505 Valor patrimonial del equipo de computación y comunicación 1507 Valor patrimonial de los demás activos fijos 1509 Valor patrimonial de otros activos 1510 Valor patrimonial de los terrenos 1511 Valor patrimonial de los activos fijos amortizables 1512 Valor patrimonial de los activos fijos intangibles 1513 Valor patrimonial de los activos fijos agotables 1514 Valor acumulado de la depreciación 1515 Valor acumulado de la amortización 8205 Valor solicitado como deducción correspondiente a la provisión para deudas de dudoso o difícil cobro 8206 Valor solicitado como costo o deducción por depreciación, amortización y agotamiento 8207 Valor solicitado como costo o deducción por salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales 8213 El valor solicitado como otros costos y deducciones 1012 Información del patrimonio bruto Efectivo CÓDIGO 1110 CONCEPTO Saldo a 31 de diciembre de las cuentas corrientes y/o ahorro que posea en el país, indicando el saldo acumulado por entidad financiera 1115 El valor total del saldo de las cuentas corrientes y/o ahorro poseídas en el exterior 1201 Valor patrimonial de los certificados de depósito 1202 Valor patrimonial de los títulos

7 Página: 7 de Valor patrimonial de las demás inversiones poseídas 2. Recibir información enviada por las Sedes y Unidades Especiales El profesional del área Contable debe recibir los archivos planos enviados por: a. El Tesorero de la Sede o Unidad especial, la certificación relacionada con las declaraciones y pagos de retención en la fuente; b. El contador, la certificación relacionada con las cifras contables; c. Las áreas de Personal, con la información de pagos y retenciones aplicadas a los funcionarios activos por concepto de salarios y parafiscales; d. Los fondos pensionales, con la información de pagos y retenciones aplicadas a pensionados; e. La Dirección Nacional del Sistema de Información Académica, con la información de ingresos por matrículas de pregrado y posgrado; y f. Bienestar Estudiantil, con la información de deudores del préstamo a estudiantes. Las Sedes Bogotá, Medellín, Manizales, Palmira, Amazonía, Orinoquía y Caribe; UNISALUD en Medellín, Manizales y Palmira; el Fondo Pensional de las Sedes Medellín, Manizales y Palmira, envían cinco (5) archivos.txt así: a. TRIB_XXXX.200X12.txt b. SICO_XXXX_200X.txt c. MVCO_XXXX_200X12.txt d. CTBN_XXXX_200X.txt e. TERC_XXXX.txt Del Nivel Nacional, Unimedios, Editorial UN., UNISALUD Bogotá y el Fondo Pensional de la Sede Bogotá, se recibe únicamente la certificación del tesorero en relación con las declaraciones y pagos de retención en la fuente y por parte del contador en relación con las cifras contables. Lo anterior, considerando que la información de dichas empresas se encuentra en el servidor del Nivel Nacional. 3. Cargar y generar los archivos planos enviados por las Sedes El Profesional del área Contable de la División Nacional de Contabilidad debe cargar en el SGF QUIPU los archivos recibidos de las Sedes y Unidades Especiales, por la siguiente ruta:

8 Página: 8 de 155 SGF QUIPU: Contabilidad>Operativo>Automáticos>Archivos DIAN Para ejecutar el cargue de los archivos planos se realizan los siguientes pasos: 3.1. Diligenciar los campos de la siguiente forma: a. Grupo Archivos: Hace referencia al código del grupo de archivos a cargar. Al llamar la lista de valores con la tecla F9, se debe escoger el código 1 ARCHIVOS DIAN. b. Empresa: Hace referencia al código de la empresa de la cual se van a cargar los archivos planos (se adjunta relación de empresas de la Universidad Nacional de Colombia para envío de información exógena). Al llamar la lista de valores con la tecla F9, se debe escoger el código de la empresa. c. Desde Período: Hace referencia al período desde el cual se van a cargar los archivos planos. El formato corresponde a AAAAMM (año, mes) y debe diligenciarse el primer mes de la vigencia. d. Hasta Período: Hace referencia al período hasta el cual se van a cargar los archivos planos. El formato corresponde a AAAAMM (año, mes) y debe diligenciarse el último mes de la vigencia Importa/Exporta: Dando clic sobre el botón Importa/Exporta, se generan tablas temporales con la información correspondiente al período digitado.

9 Página: 9 de 155 Al hacer clic sobre el botón Importa/Exporta, se habilita una ventana Importa/Exporta. En ésta se debe seleccionar la opción Importa, luego seleccionar uno a uno los archivos planos a importar y diligenciar la ubicación de éstos en el directorio raíz donde se encuentran. Ejemplo: 3.3. Hacer clic sobre el botón Procesa Información: El sistema valida y genera la información, teniendo en cuenta cada uno de los formatos de información exógena parametrizados previamente, de acuerdo con la Resolución anual emitida por la DIAN.

10 Página: 10 de Hacer clic sobre el botón Salida Excel: El sistema organiza en archivo Excel la información validada y generada Hacer clic sobre el botón Gen.Archivo: Genera en archivo Excel los diferentes formatos, teniendo en cuenta la estructura establecida en la Resolución anual emitida por la DIAN.

11 Página: 11 de Hacer clic sobre el botón Aceptar: El sistema guarda los diferentes formatos en la carpeta C:\Temp Abrir la carpeta C:\Temp y copiar en otra carpeta: Se sugiere crear una carpeta con el nombre de la Sede y en ésta copiar los archivos en formato Excel que se generaron. Este paso debe realizarse para la importación de datos de cada una de las Sedes. Para los archivos de las empresas del Nivel Nacional, de Unimedios, de la Editorial UN., de UNISALUD Bogotá y del Fondo Pensional de la Sede Bogotá, se deben ejecutar las acciones 3.1., 3.3., 3.4., 3.5., 3.6., y Revisar la información enviada por cada una de las Sedes y Unidades Especiales El Profesional del área Contable de la División Nacional de Contabilidad debe revisar la información. Para ello, es importante tener en cuenta la descripción de los archivos así:

12 Página: 12 de 155 Dmuisca_01100X06200X X ESTRUCTURA DEL NOMBRE DEL ARCHIVO SIGNIFICADO Dmuisca _ Nombre el archivo 01 Indica si es un archivo nuevo o es un reemplazo 100X Indica el nombre del formato 06 Indica la versión del archivo/1 200X Indica la vigencia a reportar X Indica el número de archivo por formato a enviar/2 1/ La versión del SGF QUIPU tiene predeterminado el código 06, la DIAN actualiza el código según la versión del sistema MUISCA. 2/ Por disposición de la DIAN, cada archivo en Excel permite como máximo el registro de cinco mil (5.000) lineas de información a reportar Verificar la Información Tributaria Formatos 1001 y 1002: Verificar que el valor declarado y pagado por concepto de Retención en la fuente a la DIAN durante la vigencia corresponda al valor reportado en la información exógena, para lo cual se debe: a. Solicitar a la Division Nacional de Tesorería el cuadro consolidado de las declaraciones y pagos efectuados a la DIAN durante la vigencia. b. Diligenciar el archivo en Hoja de trabajo Conciliación de Retención, en el cual se realiza la conciliación entre lo declarado y pagado a la DIAN por concepto de retención frente a lo reportado en información exógena DIAN.

13 Página: 13 de 155 c. Validar que cada uno de los campos de los archivos corresponda a la información solicitada por la DIAN para cada formato, y tener en cuenta las especificaciones generales establecidas en documento escrito emitido cada año por la Division Nacional de Contabilidad. Si en la Hoja de trabajo Conciliación de Retención existen diferencias, se deben revisar las observaciones enviadas por cada Sede y Unidad Especial, en caso contrario, informar vía teléfonica o a través de correo electronico, para que se realice la corrección y se envíen nuevamente los archivos planos para el cargue y verificación respectiva Verificación de la Información Contable Formatos y 1012: a. Verificar que los saldos de los archivos planos corresponden a los registrados en los estados financieros a diciembre 31. b. Verificar que la información contable consolidada a nivel de la Universidad Nacional de Colombia corresponda a la Declaración de Ingresos y Patrimonio que se presenta cada año a la DIAN. c. Validar la información contable en la Hoja de trabajo Conciliación cuentas contables, en la cual se concilian los saldos contables, de acuerdo con las especificaciones de los formatos establecidos por la DIAN. d. Validar que cada uno de los campos de los archivos corresponda a la información solicitada por la DIAN para cada formato, y tener en cuenta las especificaciones generales establecidas en el documento escrito emitido cada año por la Division Nacional de Contabilidad. Si en la Hoja de trabajo Conciliación cuentas contables existen diferencias, se debe informar a la Sede que corresponda, vía telefónica o a través de correo electrónico, para que se realice la corrección y se envíen nuevamente los archivos planos para el cargue y verificación respectiva. 5. Consolidar Información exógena a nivel de la Universidad Nacional del Colombia El Profesional del área Contable de la División Nacional de Contabilidad, una vez revisada y validada la información exógena tributaria y contable de cada una de las Sedes y Unidades Especiales, debe ejecutar la consolidación, teniendo en cuenta: 5.1. La consolidación se procesa en la empresa CONSOLIDADO UNIVERSIDAD NACIONAL DIAN. Ejecutar la acción Hacer clic sobre el botón Consolida: el sistema agrupa la información relacionada con cada una de las empresas que conforman el campo Empresa diligenciado.

14 Página: 14 de Finalizada la actividad anterior, hacer clic sobre el botón Procesa Información; el sistema valida y genera la información teniendo en cuenta cada uno de los formatos de información exógena parametrizados previamente de acuerdo con la Resolución anual emitida por la DIAN Repetir las acciones 3.4., 3.5., 3.6., y 3.7. y la actividad 4., para revisar la información consolidada. 6. Verificar información exógena consolidada El Profesional del área Contable de la División Nacional de Contabilidad, una vez generados los archivos Excel de la información exógena, en conjunto con el funcionario responsable de la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones, debe realizar las siguiente validaciones: a. Que no exista información duplicada de terceros: i. Misma identificación con diferente descripción. ii. Misma descripcion con diferente identificación.

15 Página: 15 de 155 b. Que el valor de las retenciones correspondan al porcentaje aplicado a las bases. c. Que no existan terceros duplicados en el mismo concepto. d. Existencia de caracteres no válidos, ejemplo (,. - / =, entre otros). e. Que la clase de identificación del contribuyente corresponda. f. Que la información de personas naturales y jurídicas se encuentre en los campos correspondientes. g. Que los campos departamento, ciudad, país corresponda con los códigos asociados y con la descripción. h. Que las direcciones presenten las nomenclaturas definidas por la DIAN. i. Que un tercero no presente varias direcciones. j. Que no existan campos en blanco. k. Las demás que se consideren pertinentes. Las inconsistencias encontradas deben ser corregidas por el profesional del área Contable de la Division Nacional de Contabilidad; de ser necesario se solicita correccion a las Sedes y/o Unidades Especiales. 7. Preparar los archivos planos para el cargue y validación en el prevalidador de la DIAN El Profesional del área Contable de la División Nacional de Contabilidad, para el cargue y validacíon de los archivos, debe: 7.1. Organizar los archivos en formato Excel, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas por la DIAN, para cada formato Actualizar el prevalidador para información exógena de la página web de la DIAN: a. Seleccionar la opción Descargar Prevalidador b. Seleccionar la opción Información Tributaria (vigencia 200X)

16 Página: 16 de 155 c. Seleccionar la opción Ejecutar y copiar el programa prevalidador de información tributaria. Es necesario asegurarse de escoger las opciones que se encuentran marcadas con recuadro rojo de las siguientes pantallas.

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22 Página: 22 de Ejecutar el prevalidador de información tributaria: Al ejecutar la actividad anterior, el prevalidador queda instalado automaticamente en la raíz: C:\Prevalidador_DIAN_Tributario_200X_xx.x Al ejecutar el prevalidador, es necesario asegurarse de escoger las opciones que se encuentran marcadas con recuadro rojo de las siguientes pantallas:

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25 Página: 25 de 155 Escoger el formato a diligenciar y luego ir al formato El menú del prevalidador (ver recuadro en rojo) tiene las siguientes funcionalidades: Ayuda del prevalidador, para cada campo. a. Registro: muestra la posición actual del registro. b. Agregar: agrega el número de registros a insertar, máximo registros por archivo. c. Eliminar: elimina el registro donde se encuentra ubicado el cursor. d. Limpiar: limpia el formato, elimina todos los registros insertados. e. Generar XML: genera los archivos para enviar a la DIAN.

26 Página: 26 de 155 f. Inicio: va al inicio del prevalidador. g. Ocultar ayuda: oculta la ayuda del prevalidador Copiar la información consolidada por formatos al prevalidador de la DIAN, así: a. Abrir los archivos Excel que contienen la información consolidada, teniendo en cuenta el formato a diligenciar en el prevalidador. b. Copiar Ctrl+C o con la opción del menú Edición \ copiar del archivo Excel que contiene la información consolidada (máximo registros) y pegar Ctrl+V o con la opción del menú Edición \ pegar en el prevalidador de la DIAN. Copiar (máximo registros) - Archivo Excel Pegar (máximo registros) Prevalidador

27 Página: 27 de Generar archivos con extensión.xml: Escoger la opción Generar XML del prevalidador Al generar el archivo en XML, se pueden presentar dos (2) situaciones: El archivo presenta errores? Sí: Si el archivo presenta errores, el prevalidador muestra el mensaje no se puede generar el archivo porque hay errores en los registros, desea consultarlos?, para lo cual se debe: Dar clic sobre la opción sí : Se observa el despliegue de los errores generados así:

28 Página: 28 de 155 Dar clic sobre la opción Guardar : Guarda en un archivo con extensión TXT los errores generados en el prevalidador. Oprimir la opción Aceptar.

29 Página: 29 de 155 Abrir el archivo (desde la dirección donde se guardaron los errores). Cada línea del archivo contiene el tipo de error y la descripción del mismo. Revisar y ajustar los errores generados: De acuerdo con el error, se pueden realizar los ajustes en: i. El prevalidador, para lo cual se debe ubicar y corregir el error; luego iniciar nuevamente el proceso en la actividad 7.5. ii. El archivo Excel que contiene la información consolidada, para lo cual se debe ubicar y corregir el error; luego iniciar nuevamente el proceso en la actividad 7.3. Nota: Recuerde limpiar los registros utilizando la opción Limpiar antes de copiar nuevamente la información al prevalidador, No: El archivo no presenta errores Si el archivo no presenta errores, el prevalidador muestra la siguiente pantalla:

30 Página: 30 de 155 Los datos del encabezado están conformados por: i. Año de envío: Corresponde al año vigente al momento del envío de los archivos. ii. Concepto: Se utiliza el número 1 para la inserción de un archivo nuevo, y el número 2 para un archivo de reemplazo. iii. Código del formato: Este campo es generado en forma automática y está protegido, y corresponde al código del formato prevalidado. iv. Versión del formato: Este campo es generado en forma automática y está protegido, y corresponde a la versión actual del formato. v. Número de envío: Corresponde al número consecutivo del archivo a enviar dependiendo del orden que le corresponda. Si es el primer archivo enviado a la DIAN durante la vigencia, se debe iniciar en el número 1, de lo contrario, registre el número consecutivo de acuerdo con el último número de archivo enviado a la DIAN. vi. La numeración para enviar archivos a la DIAN es anual. vii. Fecha de envío: Este valor es calculado por el sistema, no se debe modificar. Corresponde al año, mes, día y hora en que se envía el archivo. viii. Fecha Inicial: Se debe diligenciar la fecha inicial del período reportado en la información a presentar. El formato es AAAA-MM-DD, ejemplo: ix. Fecha Final: Se debe diligenciar la fecha final del período reportado en la información a presentar. No debe ser menor a la fecha inicial diligenciada. El formato es AAAA-MM-DD, ejemplo: Los datos del archivo a generar son automáticos y protegidos por el sistema, y están conformados por: i. #: Corresponde al número de archivos generados

31 Página: 31 de 155 ii. Nombre del archivo: Corresponde a la identificación del nombre del archivo validado en el prevalidador, de acuerdo con la estructura y especificaciones de la DIAN. iii. Cantidad de registros: Corresponde al número de registros validados en el prevalidador. Este número se debe tener en cuenta para el cargue y la validación de los archivos en el portal de la DIAN. La opción Regresar : Permite ver nuevamente el archivo validado en el prevalidador. La opción Generar XML: Permite generar los archivos en formato XML, los cuales posteriormente deben ser remitidos a la DIAN. Al escoger la opción Generar XML, el sistema informa que se ha generado el archivo en el directorio donde se encuentra el prevalidador, en una carpeta identificada como salida. Dar clic sobre la opción Aceptar. Los archivos generados se identifican con el nombre del archivo validado en el prevalidador, de acuerdo con la estructura y especificaciones de la DIAN, con extensión.xml.

32 Página: 32 de 155 Las anteriores actividades aplican para todos los Formatos solicitados por la DIAN 7.6. Cargar y validar los archivos en el portal de la DIAN, para lo cual se debe a. Abrir el portal de la DIAN en la página b. Escoger la opción de Servicios Informáticos Electrónicos y escoger la opción Sí.

33 Página: 33 de 155 Diligenciar los campos: i. NIT: Corresponde al Nit de la Universidad Nacional de Colombia ii. Identificación: Corresponde al número de cédula de ciudadanía del representante legal de la Universidad. iii. Contraseña: Corresponde a la contraseña asignada para el representante legal de la Universidad.

34 Página: 34 de 155 Dar clic sobre el botón Ingresar y escoger la opción Presentación de Información por Envío de Archivo.

35 Página: 35 de 155 Escoger la opción Colocar archivos en su bandeja de entrada

36 Página: 36 de 155 Diligenciar el campo Código Formato y cargar a la bandeja de entrada, uno a uno, los archivos de los formatos a validar. Por ejemplo, si del formato 1001 se generaron 5 archivos, se deben cargar uno a uno los cinco archivos. Dar clic sobre el botón Examinar y buscar el archivo a cargar. Dar clic sobre botón Firma, el cual despliega la siguiente pantalla, para diligenciar los siguientes campos: i. Certificado: Dar clic sobre el botón Examinar, permite buscar el certificado digital expedido por la DIAN a nombre del representante legal de la Universidad. ii. Contraseña: Dar clic sobre el botón Contraseña, y diligenciar la contraseña asociada por la DIAN al certificado digital. iii. Firmar: Dar clic sobre el botón Firmar

37 Página: 37 de 155 Dar clic sobre el botón Colocar, permite que los archivos sean colocados en la bandeja de entrada. Escoger la opción Diligenciar solicitud de envío de Archivo si corresponde a un nuevo archivo. Escoger la opción Reemplazar solicitud de envío de Archivo si corresponde a un reemplazo de archivo.

38 Página: 38 de 155 De acuerdo con la opción escogida anteriormente, se diligencian los siguientes campos: Si corresponde a un nuevo archivo:

39 Página: 39 de 155 Si corresponde a un reemplazo de archivo. Diligenciar los campos: i. Año Informado: Hace referencia al año objeto del reporte. ii. Nombre y Extensión del Primer Archivo de Envío XXX.xml: Nombre del primer archivo a presentar por cada formato. Por ejemplo, si del formato 1001 se cargaron en la bandeja de entrada 5 archivos (del número 40 al 45), en este campo se debe diligenciar únicamente el nombre del archivo No. 40, así: Dmuisca_ xml i. Cantidad de Archivo: Hace referencia a la cantidad de archivos cargados en la bandeja de entrada, de acuerdo con el formato que se está presentando. Con el ejemplo del ítem anterior, el número de archivos sería 6 (del 40 al 45).

40 Página: 40 de 155 ii. Número Total de Registros de los Archivos de Envío: Hace referencia al total de registros que contiene el número de archivos de acuerdo con el formato. Con el ejemplo del ítem anterior, los 6 archivos contienen registros (teniendo en cuenta que por cada archivo se pueden presentar máximo registros). iii. No. de solicitud anterior: Hace referencia al archivo que se va a reemplazar. Dar clic en la opción Buscar y escoger el archivo a reemplazar. Dar clic sobre el botón Solicitar permite guardar el archivo con extensión.pdf. Dar clic sobre botón Firma, despliega la siguiente pantalla, en la cual se debe diligenciar los campos: i. Certificado: Dar clic sobre el botón Examinar, permite buscar el certificado digital expedido por la DIAN a nombre del representante legal de la Universidad. ii. Contraseña: Dar clic sobre el botón Contraseña, permite diligenciar la contraseña asociada por la DIAN al certificado digital. iii. Firmar: Dar clic sobre el botón Firmar Presentar: Dar clic sobre el botón Presentar permite guardar el archivo con formato.xml como soporte de Acuse de Recibo, por cada formato presentado. Este archivo es el soporte de que la información exógena fue presentada y firmada por el representante legal de la Universidad.

41 Página: 41 de 155 Cerrar Sesión:Dar clic sobre el botón Cerrar Sesión, permite volver a la página principal de la DIAN Conservar los archivos de información exógena reportada DIAN: Se guarda copia de la información en medio magnético de los siguientes archivos: a. Archivos en formato texto con extensión.txt que contienen la información enviada por las Sedes. b. Archivos en formato Excel con extensión.xls que contienen la información exógena consolidada. c. Archivos con extensión.xml generados, cargados y presentados a la DIAN. d. Archivos con extensión.pdf generados en el proceso de presentación de archivos a la DIAN. e. Archivos con extensión.xml generados como Acuse de Recibido en el proceso de presentación de archivos a la DIAN. f. Archivo Excel que contiene el formato de conciliación de información tributaria declarada y pagada a la DIAN. g. Archivo Excel que contiene el formato de conciliación de saldos contables presentados a la DIAN. h. Archivos que contengan información de las Sedes, como soporte de la misma Verificar validación de información exógena reportada: A través del portal de la DIAN se verifica períodicamente la validación exitosa o no de los archivos trasmitidos a la DIAN. 8. Consultar la aceptación de los archivos a través del portal de la DIAN El Profesional del área Contable de la División Nacional de Contabilidad, una vez trasmitidos los archivos a la DIAN, debe verificar periodicamente si la validación fue existosa, así:

42 Página: 42 de Ingresar a la página web de la DIAN seleccionar la opción Servicios Informáticos Electrónicos, dar clic a la opción Sí, y diligenciar los campos NIT, Identificación (número de cédula de ciudadanía del representante legal), contraseña (asignada al representante legal).

43 Página: 43 de 155

44 Página: 44 de Dar clic sobre el botón Ingresar y seleccionar la opción Presentación de Información por Envío de Archivo Seleccionar la opción Consultar Envíos de Solicitudes, diligenciar el número de formato e ingresar a la opción Buscar.

45 Página: 45 de Seleccionar la última versión del formato y dar clic en Continuar. El estado de los archivos indica que existe información errada.

46 Página: 46 de Seleccionar el archivo que presenta Errores y dar clic en Continuar Se despliega una pantalla con la relación de los errores generados, dar clic en Guardar.

47 Página: 47 de Corregir inconsitencias generadas en el validador de la DIAN 9.1. Identificar el tipo de error generado Idenfificar la Sede y/o Unidad Especial que presenta el error La inconsistencia puede ser corregida por el funcionario responsable en la División Nacional de Contabilidad? Sí: Ajustar la inconsistencia. Ir a la actividad No: Comunicar el error a la Sede y/o Unidad Especial, para su análisis y ajuste. Posteriormente, la información corregida con los documentos que la soportan deberán ser remitidos a la División Nacional de Contabilidad. El funcionario de la División Nacional de Contabilidad ajustará la inconsistencia en los archivos de Excel consolidados que correspondan. Ir a la actividad Fin del instructivo II. INFORMACIÓN DE CONVENIOS DE COOPERACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA La Universidad Nacional de Colombia, tiene la responsabilidad de reportar mensualmente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN la información de convenios de cooperación y asistencia técnica generada en la ejecución de programas o proyectos con organismos internacionales. 1. Solicitar información El profesional del área Contable designado por el Jefe de la División Nacional de Contabilidad, mediante documento escrito, debe informar a las áreas de Tesorería los plazos establecidos para reportar información de convenios de cooperación y asistencia técnica a la División Nacional de Contabilidad. El formato de la DIAN a reportar es el siguiente:

48 Página: 48 de 155 CÓDIGO DESCRIPCIÓN ÁREA RESPONSABLE DE GENERAR Y REPORTAR A LA DIVISIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD 1159 Información de convenios de cooperación con organismos internacionales Tesorería Este formato está conformado por hojas de Excel con la siguiente información: HOJA EXCEL DESCRIPCIÓN OBSERVACIÓN F1159 F1159D F1159E Principal Secundario_Contratos Secundario_Pagos Relación de los convenios, indicando: número del convenio, identificación del convenio, nombre o razón social del organismo internacional con el cual se celebró el contrato y el país origen. Relación de los contratos que se celebren en desarrollo de cada uno de los convenios, indicando: número de contrato, valor total del contrato, término de ejecución y clase de cada contrato. Relación de los pagos o abonos en cuenta efectuados en virtud de los contratos, indicando: número del convenio, clase del contrato, número del contrato, concepto del pago, tipo de documento, número de identificación del contratista, DV, primer apellido del contratista, segundo apellido del contratista, primer nombre del contratista, otros nombres del contratista razón social del contratista, dirección del contratista, código departamento, código municipio, valor del pago o abono en cuenta, base retención aplicada a titulo de renta, retención aplicada a titulo de renta, retención aplicada a titulo de IVA, valor impuesto sobre las ventas descontable correspondiente al periodo que se reporta. 2. Recibir información enviada por las Sedes y Unidades Especiales El Profesional de la División Nacional de Contabilidad debe recibir los archivos en Excel y la certificación expedida por el jefe del área de Tesorería de cada Sede o Unidad Especial en relación con los pagos efectuados. 3. Revisar la información enviada por cada una de las Sedes y Unidades Especiales El Profesional de la División Nacional de Contabilidad debe recibir yrevisar la información, para lo cual es importante tener en cuenta el contenido del formato así: a. Hoja Principal: i. El número del convenio está conformado por 8 dígitos, así: 1. Los primeros 4 dígitos corresponden al código de la empresa UN.

49 Página: 49 de Los 4 dígitos siguientes corresponden al consecutivo de contratos que posea la empresa UN con los organismos internacionales. ii. Verificar que no existan números de convenios repetidos. iii. Verificar que la entidad con la cual se celebró el convenio, corresponda a un organismo internacional (Ver listado de organismos internacionales). iv. Verificar que el código del país corresponda (Ver listado de países) b. Hoja Secundario_Contratros: i. Verificar que el número de convenio corresponda al registrado en la Hoja Principal ii. Verificar que el número del contrato sea tipo numérico. iii. Verificar que la fecha inicial y final corresponda al formato año/mes/día iv. Verificar que la fecha inicial no sea mayor que la fecha final y viceversa. v. Verificar que la clase del contrato corresponda a los emitidos en la resolución de la DIAN, así: CONCEPTO DESCRIPCIÓN 7101 Contratos de obra y/o suministro 7200 Contratos de consultoría 7300 Contratos de prestación de servicios 7400 Contratos de concesión 7500 Otros contratos c. Hoja Secundario_Pagos i. Verificar que el número de convenio corresponda al registrado en la Hoja Secundario_Pagos. ii. Verificar que el número del contrato sea tipo numérico y corresponda al registrado en la Hoja Secundario_Pagos. CÓDIGO CONCEPTO 5001 Salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales 5002 Honorarios 5003 Comisiones 5004 Servicios 5005 Arrendamientos 5008 Compras de activos fijos 5009 Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado Aportes parafiscales al SENA, a las Cajas de Compensación Familiar y al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Aportes parafiscales a las empresas promotoras de salud EPS y el ISS y los aportes al Sistema de Riesgos Profesionales

50 Página: 50 de Aportes obligatorios para pensiones efectuados al ISS y a los Fondos de Pensiones 5016 Demás costos y deducciones iii. Verificar que la clase de contrato corresponda al servicio o bien prestado, así: iv. Verificar que la información del beneficiario del pago no se encuentre reportada más de una vez en el mismo número de contrato. v. Verificar que el valor del pago o abono en cuenta sea menor o igual al valor reportado en el valor del contrato de la Hoja Secundario_Pagos. vi. Verificar que el valor base de retención aplicada sea menor o igual al valor del pago o abono en cuenta. d. Generalidades: Adicional a la revisión realizada a cada una de las hojas de Excel, se efectúan las siguientes verificaciones: i. Que no exista información duplicada de terceros: 1. Misma identificación con diferente descripción. 2. Misma descripcion con diferente identificación. ii. Que el valor de las retenciones correspondan al porcentaje aplicado a las bases. iii. Que no existan terceros duplicados en el mismo concepto. iv. Que no existan caracteres no válidos, ejemplo (,. - / =, entre otros). v. Que la clase de identificación del contribuyente corresponda. vi. Que la información de personas naturales y jurídicas se encuentre en los campos correspondientes. vii. Que los campos departamento y ciudad, corresponda con los códigos asociados y con la descripción. viii. Que las direcciones presenten las nomenclaturas definidas por la DIAN. ix. Que un tercero no presente varias direcciones. x. Que no existan campos en blanco. xi. Las demás que se consideren pertinentes. Las inconsistencias encontradas deben ser informadas a las Sedes y/o Unidades Especiales, vía correo electrónico, para que se realice la corrección y se envíe nuevamente el archivo Excel para la revisión respectiva. 4. Consolidar información exógena - Convenios de Cooperación, a nivel de la Universidad Nacional de Colombia El Profesional de la División Nacional de Contabilidad, una vez revisada la información de cada una de las Sedes y Unidades Especiales, debe consolidarla en un solo archivo Excel teniendo en cuenta cada una de las hojas que contiene el formato Convenios con organismos internacionales.

51 Página: 51 de Cargar y validar la información en el prevalidador de la DIAN. Para efectuar el cargue y validación de los archivos, eel Profesional de la División Nacional de Contabilidad, debe: 5.1. Actualizar el prevalidador para información exógena, de la página web de la DIAN: a. Seleccionar la opción Descargar Prevalidador b. Seleccionar la opción Convenios (vigencia 200X)

52 Página: 52 de 155 c. Seleccionar la opción Ejecutar y copiar el programa prevalidador de información tributaria. Es necesario asegurarse de escoger las opciones que se encuentran marcadas con recuadro rojo en las siguientes pantallas.

53 Página: 53 de 155

54 Página: 54 de 155

55 Página: 55 de 155

56 Página: 56 de Ejecutar prevalidador de información tributaria: Al ejecutar la actividad anterior, el prevalidador queda instalado automáticamente en la raíz: C:\Prevalidador_Convenios_200X_xx.x

57 Página: 57 de 155 Al ejecutar el prevalidador, es necesario asegurarse de escoger las opciones que se encuentran marcadas con recuadro rojo de las siguientes pantallas:

58 Página: 58 de 155

59 Página: 59 de 155

60 Página: 60 de 155 El menú del prevalidador (ver recuadro en rojo) tiene las siguientes funcionalidades:

61 Página: 61 de 155 Ayuda del prevalidador, para cada campo a. Registro: muestra la posición actual del registro. b. Agregar: agrega el número de registros a insertar, máximo registros por archivo. c. Eliminar: elimina el registro donde se encuentra ubicado el cursor. d. Limpiar: limpia el formato, elimina todos los registros insertados. e. Generar XML: genera los archivos para enviar a la DIAN. f. Inicio: va al inicio del prevalidador. g. Ocultar ayuda: oculta la ayuda del prevalidador Copiar la información consolidada en el archivo Excel al prevalidador de la DIAN, así: a. Abrir el archivo Excel que contienen la información consolidada. b. Copiar Ctrl+C o con la opción del menú Edición \ copiar del archivo Excel que contiene la información consolidada (máximo registros) y pegar Ctrl+V o con la opción del menú Edición \ pegar en el prevalidador de la DIAN. c. Realizar la copia de la información de acuerdo con la hoja Excel que corresponda (Principal o Secundarios). Copiar (máximo registros) de la Hoja Principal - Archivo Excel

62 Página: 62 de 155 Pegar (máximo registros) de la Hoja Principal Prevalidador

63 Página: 63 de 155 Copiar (máximo registros) de la Hoja Secundario_Contratos - Archivo Excel Pegar (máximo registros) de la Hoja Secundario_Contratos Prevalidador

64 Página: 64 de 155 Copiar (máximo registros) de la Hoja Secundario_Pagos - Archivo Excel Pegar (máximo registros) de la Hoja Secundario_Pagos Prevalidador

65 Página: 65 de Generar archivos con extensión.xml: Escoger la opción Generar XML del prevalidador Al generar el archivo en XML, se pueden presentar dos (2) situaciones: El archivo presenta errores? Sí: Si el archivo presenta errores, el prevalidador muestra el mensaje no se puede generar el archivo porque hay errores en los registros, desea consultarlos?, para lo cual se debe: Dar clic sobre la opción sí : Se observa el despliegue de los errores generados así:

66 Página: 66 de 155 Dar clic sobre la opción Guardar : Guarda en un archivo con extensión TXT los errores generados en el prevalidador. Oprimir la opción Aceptar.

67 Página: 67 de 155 Abrir el archivo (desde la dirección donde se guardaron los errores). Cada línea del archivo contiene el tipo de error y la descripción del mismo. Revisar y ajustar los errores generados: De acuerdo con el error, se pueden realizar los ajustes en: i. El prevalidador, para lo cual se debe ubicar y corregir el error; luego iniciar nuevamente el proceso en la actividad 5.4. ii. El archivo Excel que contiene la información consolidada, para lo cual se debe ubicar y corregir el error; luego iniciar nuevamente el proceso en la actividad 5.2.

68 Página: 68 de 155 Nota: Recuerde limpiar los registros utilizando la opción Limpiar antes de copiar nuevamente la información al prevalidador, No: El archivo no presenta errores Si el archivo no presenta errores, el prevalidador muestra la siguiente pantalla: Los datos del encabezado están conformados por: i. Año de envío: Corresponde al año vigente al momento del envío de los archivos. ii. Concepto: Se utiliza el número 1 para la inserción de un archivo nuevo, y el número 2 para un archivo de reemplazo. iii. Código del formato: Este campo es generado en forma automática y está protegido, y corresponde al código del formato prevalidado. iv. Versión del formato: Este campo es generado en forma automática y está protegido, y corresponde a la versión actual del formato. v. Número de envío: Corresponde al número consecutivo del archivo a enviar dependiendo del orden que le corresponda. Si es el primer archivo enviado a la DIAN durante la vigencia se debe iniciar en el número 1, de lo contrario, registre el número consecutivo de acuerdo con el último número de archivo enviado a la DIAN. vi. La numeración para enviar archivos a la DIAN es anual. vii. Fecha de envío: Este valor es calculado por el sistema, no se debe modificar. Corresponde al año, mes, día y hora en que se envía el archivo. viii. Fecha Inicial: Se debe diligenciar la fecha inicial del período reportado en la información a presentar. El formato es AAAA-MM-DD, ejemplo: ix. Fecha Final: Se debe diligenciar la fecha final del período reportado en la información a presentar. No debe ser menor a la fecha inicial diligenciada. El formato es AAAA-MM-DD, ejemplo:

69 Página: 69 de 155 Los datos del archivo a generar son automáticos y protegidos por el sistema, y están conformados por: i. #: Corresponde al número de archivos generados ii. Nombre del archivo: Corresponde a la identificación del nombre del archivo validado en el prevalidador, de acuerdo con la estructura y especificaciones de la DIAN. iii. Cantidad de registros: Corresponde al número de registros validados en el prevalidador. Éste número se debe tener en cuenta para el cargue y la validación de los archivos en el portal de la DIAN. La opción Regresar : Permite ver nuevamente el archivo validado en el prevalidador. La opción Generar XML: Permite generar los archivos en formato XML, los cuales posteriormente deben ser remitidos a la DIAN. Al escoger la opción Generar XML, el sistema informa que se ha generado el archivo en el directorio donde se encuentra el prevalidador, en una carpeta identificada como salida. Dar clic sobre la opción Aceptar.

70 Página: 70 de 155 Los archivos generados se identifican con el nombre del archivo validado en el prevalidador, de acuerdo con la estructura y especificaciones de la DIAN, con extensión.xml Cargar y validar archivos en el portal de la DIAN: Para esta actividad se debe: a. Abrir el portal de la DIAN en la página b. Escoger la opción de Servicios Informáticos Electrónicos y escoger la opción Sí.

71 Página: 71 de 155 Diligenciar los siguientes campos: i. NIT: Corresponde al Nit de la Universidad Nacional de Colombia ii. Identificación: Corresponde al número de cédula de ciudadanía del representante legal de la Universidad. iii. Contraseña: Corresponde a la contraseña asignada para el representante legal de la Universidad.

72 Página: 72 de 155 Dar clic sobre el botón Ingresar y escoger la opción Presentación de Información por Envío de Archivo.

73 Página: 73 de 155 Escoger la opción Colocar archivos en su bandeja de entrada

74 Página: 74 de 155 Diligenciar el campo Código Formato y cargar a la bandeja de entrada, uno a uno los archivos a validar. Por ejemplo, si del formato 1159 se generaron 5 archivos, se debe cargar uno a uno los cinco archivos.

75 Página: 75 de 155 Dar clic sobre el botón Examinar y buscar el archivo a cargar. Dar clic sobre botón Firma el cual despliega la siguiente pantalla, para diligenciar los siguientes campos: i. Certificado: Dar clic sobre el botón Examinar, permite buscar el certificado digital expedido por la DIAN a nombre del representante legal de la Universidad. ii. Contraseña: Dar clic sobre el botón Contraseña, y diligenciar la contraseña asociada por la DIAN al certificado digital. iii. Firmar: Dar clic sobre el botón Firmar Dar clic sobre el botón Colocar, permite que los archivos sean colocados en la bandeja de entrada.

76 Página: 76 de 155 Escoger la opción Diligenciar solicitud de envío de Archivo si corresponde a un nuevo archivo. Escoger la opción Reemplazar solicitud de envío de Archivo si corresponde a un reemplazo de archivo. De acuerdo con la opción escogida anteriormente, se diligencian los siguientes campos: Si corresponde a un nuevo archivo:

77 Página: 77 de 155 Si corresponde a un reemplazo de archivo. Diligenciar los campos:

78 Página: 78 de 155 i. Año Informado: Hace referencia al año objeto del reporte. ii. Nombre y Extensión del Primer Archivo de Envío XXX.xml: Nombre del primer archivo a presentar por cada formato. iii. Por ejemplo, si del formato 1159 se cargaron en la bandeja de entrada 5 archivos (del número 40 al 45), en este campo se debe diligenciar únicamente el nombre del archivo No. 40, así: Dmuisca_ xml iv. Cantidad de Archivo: Hace referencia a la cantidad de archivos cargados en la bandeja de entrada, de acuerdo con el formato que se está presentando. Con el ejemplo del ítem anterior, el número de archivos sería 6 (del 40 al 45). v. Número Total de Registros de los Archivos de Envío: Hace referencia al total de registros que contiene el número de archivos de acuerdo con el formato. Con el ejemplo del ítem anterior, los 6 archivos contienen registros (teniendo en cuenta que por cada archivo se pueden presentar máximo registros). vi. No. de solicitud anterior: Hace referencia al archivo que se va a reemplazar. Dar clic en la opción Buscar y escoger el archivo a reemplazar. Dar clic sobre el botón Solicitar permite guardar el archivo con extensión.pdf. Dar clic sobre botón Firma, despliega la siguiente pantalla, en la cual se debe diligenciar los campos: i. Certificado: Dar clic sobre el botón Examinar, permite buscar el certificado digital expedido por la DIAN a nombre del representante legal de la Universidad. ii. Contraseña: Dar clic sobre el botón Contraseña, permite diligenciar la contraseña asociada por la DIAN al certificado digital. iii. Firmar: Dar clic sobre el botón Firmar.

79 Página: 79 de 155 Presentar: Dar clic sobre el botón Presentar permite guardar el archivo con formato.xml como soporte de Acuse de Recibo, por cada formato presentado. Este archivo es el soporte de que la información exógena fue presentada y firmada por el representante legal de la Universidad. Cerrar Sesión:Dar clic sobre el botón Cerrar Sesión, permite volver a la página principal de la DIAN Conservar los archivos de información exógena reportada a la DIAN:

80 Página: 80 de 155 Guardar copia de la información en medio magnético de los siguientes archivos: a. Archivos en formato Excel con extensión.xls con la información enviada por las Sedes. b. Archivo en formato Excel con extensión.xls que contiene la información exógena consolidada. c. Archivos con extensión.xml generados, cargados y presentados a la DIAN. d. Archivos con extensión.pdf generados en el proceso de presentación de archivos a la DIAN. e. Archivos con extensión.xml generados como Acuse de Recibido en el proceso de presentación de archivos a la DIAN. f. Archivos que contengan información de las Sedes, como soporte de la misma Verificar validación de información exógena reportada: A través del portal de la DIAN se verifica períodicamente la validación exitosa o no de los archivos trasmitidos a la DIAN. 6. Consultar la aceptación de los archivos a través del portal de la DIAN El Profesional de la División Nacional de Contabilidad, una vez trasmitidos los archivos a la DIAN, debe verificar periodicamente si la validación fue existosa, así: 6.1. Ingresar a la página web de la DIAN: seleccionar la opción Servicios Informáticos Electrónicos, dar clic a la opción Sí, y diligenciar los campos NIT, Identificación (número de cédula de ciudadanía del representante legal), contraseña (asignada al representante legal).

81 Página: 81 de 155

82 Página: 82 de Dar clic sobre el botón Ingresar y seleccionar la opción Presentación de Información por Envío de Archivo.

83 Página: 83 de Seleccionar la opción Consultar Envíos de Solicitudes, diligenciar el número de formato e ingresar a la opción Buscar.

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85 Página: 85 de Seleccionar la última versión del formato y dar clic en Continuar. El estado de los archivos indica que existe información errada Seleccionar el archivo que presenta Errores y dar clic en Continuar.

86 Página: 86 de Se despliega una pantalla con la relación de los errores generados, dar clic en Guardar. 7. Corregir inconsitencias generadas en el validador de la DIAN 7.1. Identificar el tipo de error generado Idenfificar la Sede y/o Unidad Especial que presenta el error. La inconsistencia puede ser corregida por el funcionario responsable en la División Nacional de Contabilidad? Sí: Ajustar la inconsistencia. Ir a la actividad No: Comunicar el error a la Sede y/o Unidad Especial, la cual debe analizar, revisar y enviar a la División Nacional de Contabilidad la información corregida, adjuntando los documentos que soportan la misma. El funcionario de la División Nacional de Contabilidad ajusta la inconsistencia en el archivo de Excel consolidado que corresponda. Ir a la actividad Fin del instructivo III. INFORMACIÓN DE SACRIFICIO DE ANIMALES La Universidad Nacional de Colombia, tiene la responsabilidad de reportar con periodicidad semestral a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN la información del servicio de sacrificio de animales que presten los frigoríficos, centrales de sacrificio o mataderos públicos y/o privados. 1. Solicitar información El profesional designado por el Jefe de la División Nacional de Contabilidad, mediante documento escrito, debe informar a las áreas de Tesorería los plazos establecidos para reportar información de Sacrificio de animales a la División Nacional de Contabilidad. El formato de la DIAN a reportar es el siguiente:

87 Página: 87 de 155 CÓDIGO DESCRIPCIÓN ÁREA RESPONSABLE DE GENERAR Y REPORTAR A LA DIVISIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD 1255 Frigoríficos y pieles - Sacrificio de animales Tesorería 2. Recibir información enviada por las Sedes y Unidades Especiales El profesional de la División Nacional de Contabilidad debe recibir los archivos en Excel y la certificación expedida por el jefe del área de Tersorería de la respectiva Sede o Unidad Especial en relación con el sacrificio de animales efectuado. 3. Revisar la información enviada por cada una de las Sedes y Unidades Especiales El profesional de la División Nacional de Contabilidad debe revisar la información, para ello es importante tener en cuenta las especificaciones técnicas emitidas por la DIAN, así: a. Que no exista información duplicada de terceros: i. Misma identificación con diferente descripción. ii. Misma descripcion con diferente identificación. b. Que no existan caracteres no válidos, ejemplo (,. - / =, entre otros). c. Que la clase de identificación del contribuyente corresponda. d. Que la información de personas naturales y jurídicas se encuentre en los campos correspondientes. e. Que los campos departamento y ciudad, corresponda con los códigos asociados. f. Que las direcciones presenten las nomenclaturas definidas por la DIAN. g. Que no existan campos en blanco. h. Las demás que se consideren pertinentes. Las inconsistencias encontradas deben ser informadas a las Sedes y/o Unidades Especiales, vía correo electrónico, para que se realice la corrección y se envíe nuevamente el archivo Excel para la revisión respectiva. 4. Consolidar información exógena Sacrificio de animales, a nivel de la Universidad Nacional de Colombia El profesional de la División Nacional de Contabilidad, una vez revisada la información de cada una de las Sedes y Unidades Especiales, debe consolidarla en un solo archivo Excel teniendo en cuenta la estructura del formato Frigoríficos y pieles - Sacrificio de animales. 5. Cargar y validar la información en el prevalidador de la DIAN

88 Página: 88 de 155 El Profesional de la División Nacional de Contabilidad, para el cargue y validacíon de los archivos, debe: 5.1. Actualizar el prevalidador para información exógena, de la página web de la DIAN: a. Seleccionar la opción Descargar Prevalidador b. Seleccionar la opción Frigorífico y Pieles (vigencia 200X)

89 Página: 89 de 155 c. Seleccionar la opción Ejecutar y copiar el programa prevalidador de información tributaria. Es necesario asegurase de escoger las opciones que se encuentran marcadas con recuadro rojo de las siguientes pantallas.

90 Página: 90 de 155

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94 Página: 94 de Ejecutar el prevalidador de información tributaria: Al ejecutar la actividad anterior, el prevalidador queda instalado automaticamente en la raíz: C:\Prevalidador_ AnimalesyPieles _200X_xx.x Al ejecutar el prevalidador, es necesario asegurarse de escoger las opciones que se encuentran marcadas con recuadro rojo de las siguientes pantallas:

95 Página: 95 de 155

96 Página: 96 de 155

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98 Página: 98 de 155 El menú del prevalidador (ver recuadro en rojo) tiene las siguientes funcionalidades:

99 Página: 99 de 155 Ayuda del prevalidador, para cada campo. a. Registro: muestra la posición actual del registro. b. Agregar: agrega el número de registros a insertar, máximo registros por archivo. c. Eliminar: elimina el registro donde se encuentra ubicado el cursor. d. Limpiar: limpia el formato, elimina todos los registros insertados. e. Generar XML: genera los archivos para enviar a la DIAN. f. Inicio: va al inicio del prevalidador. g. Ocultar ayuda: oculta la ayuda del prevalidador Copiar la información consolidada en el archivo Excel al prevalidador de la DIAN, así: a. Abrir el archivo Excel que contiene la información consolidada. b. Copiar Ctrl+C o con la opción del menú Edición \ copiar del archivo Excel que contiene la información consolidada (máximo registros) y pegar Ctrl+V o con la opción del menú Edición \ pegar en el prevalidador de la DIAN. c. Realizar la copia de la información de acuerdo con la hoja Excel que corresponda (Principal o Secundarios)

100 Página: 100 de 155 Copiar (máximo registros) - Archivo Excel Pegar (máximo registros) Prevalidador

101 Página: 101 de Generar archivos con extensión.xml: Escoger la opción Generar XML del prevalidador Al generar el archivo en XML, se pueden presentar dos (2) situaciones: El archivo presenta errores? Sí: Si el archivo presenta errores el prevalidador muestra el mensaje no se puede generar el archivo porque hay errores en los registros, desea consultarlos?, para lo cual se debe: Dar clic sobre la opción sí : Se observa el despliegue de los errores generados así:

102 Página: 102 de 155 Dar clic sobre la opción Guardar : Guarda en un archivo con extensión TXT los errores generados en el prevalidador. Oprimir la opción Aceptar. Abrir el archivo (desde la dirección donde se guardaron los errores). Cada línea del archivo contiene el tipo de error y la descripción del mismo.

103 Página: 103 de 155 Revisar y ajustar los errores generados: De acuerdo con el error, se pueden realizar los ajustes en: a. El prevalidador, para lo cual se debe ubicar y corregir el error; luego iniciar nuevamente el proceso en la actividad 5.4. b. El archivo Excel que contiene la información consolidada, para lo cual se debe ubicar y corregir el error; luego iniciar nuevamente el proceso en la actividad 5.2. Nota: Recuerde limpiar los registros utilizando la opción Limpiar antes de copiar nuevamente la información al prevalidador, No: El archivo no presenta errores Si el archivo no presenta errores, el prevalidador muestra la siguiente pantalla:

104 Página: 104 de 155 Los datos del encabezado están conformados por: i. Año de envío: Corresponde al año vigente al momento del envío de los archivos. ii. Concepto: Se utiliza el número 1 para la inserción de un archivo nuevo, y el número 2 para un archivo de reemplazo. iii. Código del formato: Este campo es generado en forma automática y está protegido, y corresponde al código del formato prevalidado. iv. Versión del formato: Este campo es generado en forma automática y está protegido, y corresponde a la versión actual del formato. v. Número de envío: Corresponde al número consecutivo del archivo a enviar dependiendo del orden que le corresponda. Si es el primer archivo enviado a la DIAN durante la vigencia se debe iniciar en el número 1, de lo contrario, registre el número consecutivo de acuerdo con el último número de archivo enviado a la DIAN. vi. La numeración para enviar archivos a la DIAN es anual. vii. Fecha de envío: Este valor es calculado por el sistema, no se debe modificar. Corresponde al año, mes, día y hora en que se envía el archivo. viii. Fecha Inicial: Se debe diligenciar la fecha inicial del período reportado en la información a presentar. El formato es AAAA-MM-DD, ejemplo: ix. Fecha Final: Se debe diligenciar la fecha final del período reportado en la información a presentar. No debe ser menor a la fecha inicial diligenciada. El formato es AAAA-MM-DD, ejemplo: Los datos del archivo a generar son automáticos y protegidos por el sistema, y están conformados por: i. #: Corresponde al número de archivos generados ii. Nombre del archivo: Corresponde a la identificación del nombre del archivo validado en el prevalidador, de acuerdo con la estructura y especificaciones de la DIAN. iii. Cantidad de registros: Corresponde al número de registros validados en el prevalidador. Éste número se debe tener en cuenta para el cargue y la validación de los archivos en el portal de la DIAN. La opción Regresar : Permite ver nuevamente el archivo validado en el prevalidador. La opción Generar XML: Permite generar los archivos en formato XML, los cuales posteriormente deben ser remitidos a la DIAN. Al escoger la opción Generar XML, el sistema informa que se ha generado el archivo en el directorio donde se encuentra el prevalidador, en una carpeta identificada como salida. Dar clic sobre la opción Aceptar.

105 Página: 105 de 155 Los archivos generados se identifican con el nombre del archivo validado en el prevalidador, de acuerdo con la estructura y especificaciones de la DIAN, con extensión.xml Cargar y validar archivos en el portal de la DIAN, para lo cual se debe: a. Abrir el portal de la DIAN en la página

106 Página: 106 de 155 b. Escoger la opción de Servicios Informáticos Electrónicos y escoger la opción Sí. Diligenciar los campos: i. NIT: Corresponde al Nit de la Universidad Nacional de Colombia ii. Identificación: Corresponde al número de cédula de ciudadanía del representante legal de la Universidad. iii. Contraseña: Corresponde a la contraseña asignada para el representante legal de la Universidad.

107 Página: 107 de 155 Dar clic sobre el botón Ingresar y escoger la opción Presentación de Información por Envío de Archivo.

108 Página: 108 de 155 Escoger la opción Colocar archivos en su bandeja de entrada

109 Página: 109 de 155 Diligenciar el campo Código Formato y cargar a la bandeja de entrada, uno a uno los archivos a validar. Por ejemplo, si del formato 1255 se generaron 5 archivos, se debe cargar uno a uno los cinco archivos. Dar clic sobre el botón Examinar y buscar el archivo a cargar. Dar clic sobre botón Firma el cual despliega la siguiente pantalla, para diligenciar los siguientes campos: i. Certificado: Dar clic sobre el botón Examinar, permite buscar el certificado digital expedido por la DIAN a nombre del representante legal de la Universidad. ii. Contraseña: Dar clic sobre el botón Contraseña, y diligenciar la contraseña asociada por la DIAN al certificado digital. iii. Firmar: Dar clic sobre el botón Firmar

110 Página: 110 de 155 Dar clic sobre el botón Colocar, permite que los archivos sean colocados en la bandeja de entrada. Escoger la opción Diligenciar solicitud de envío de Archivo si corresponde a un nuevo archivo. Escoger la opción Reemplazar solicitud de envío de archivo si corresponde a un reemplazo de archivo.

111 Página: 111 de 155

112 Página: 112 de 155 De acuerdo con la opción escogida anteriormente, se diligencian los siguientes campos: Si corresponde a un nuevo archivo: Si corresponde a un reemplazo de archivo.

113 Página: 113 de 155 Diligenciar los campos: i. Año Informado: Hace referencia al año objeto del reporte. ii. Nombre y Extensión del Primer Archivo de Envío XXX.xml: Nombre del primer archivo a presentar por cada formato. iii. Por ejemplo, si del formato 1159 se cargaron en la bandeja de entrada 5 archivos (del número 40 al 45), en éste campo se debe diligenciar únicamente el nombre del archivo No. 40,así: Dmuisca_ xml iv. Cantidad de Archivo: Hace referencia a la cantidad de archivos cargados en la bandeja de entrada, de acuerdo con el formato que se está presentando. Con el ejemplo del ítem anterior, el número de archivos sería 6 (del 40 al 45). v. Número Total de Registros de los Archivos de Envío: Hace referencia al total de registros que contiene el número de archivos de acuerdo con el formato. Con el ejemplo del ítem anterior, los 6 archivos contienen registros (teniendo en cuenta que por cada archivo se pueden presentar máximo registros). vi. No. de solicitud anterior: Hace referencia al archivo que se va a reemplazar. Dar clic en la opción Buscar y escoger el archivo a reemplazar. Dar clic sobre el botón Solicitar permite guardar el archivo con extensión.pdf. Dar clic sobre botón Firma, despliega la siguiente pantalla, en la cual se debe diligenciar los campos: i. Certificado: Dar clic sobre el botón Examinar, permite buscar el certificado digital expedido por la DIAN a nombre del representante legal de la Universidad. ii. Contraseña: Dar clic sobre el botón Contraseña, permite diligenciar la contraseña asociada por la DIAN al certificado digital. iii. Firmar: Dar clic sobre el botón Firmar

114 Página: 114 de 155 Presentar: Dar clic sobre el botón Presentar permite guardar el archivo con formato.xml como soporte de Acuse de Recibo, por cada formato presentado. Este archivo es el soporte de que la información exógena fue presentada y firmada por el representante legal de la Universidad. Cerrar Sesión: Dar clic sobre el botón Cerrar Sesión, permite volver a la página principal de la DIAN Conservar los archivos de información exógena reportada DIAN: Se guarda copia de la información en medio magnético de los siguientes archivos:

115 Página: 115 de 155 a. Archivos en formato Excel con extensión.xls con la información enviada por las Sedes. b. Archivo en formato Excel con extensión.xls que contiene la información exógena consolidada. c. Archivos con extensión.xml generados, cargados y presentados a la DIAN. d. Archivos con extensión.pdf generados en el proceso de presentación de archivos a la DIAN. e. Archivos con extensión.xml generados como Acuse de Recibido en el proceso de presentación de archivos a la DIAN. f. Archivos que contengan información de las Sedes, como soporte de la misma Verificar validación de información exógena reportada: A través del portal de la DIAN se verifica períodicamente la validación exitosa o no de los archivos trasmitidos a la DIAN. 6. Consultar la aceptación de los archivos a través del portal de la DIAN El Profesional de la División Nacional de Contabilidad, una vez trasmitidos los archivos a la DIAN, debe verificar periodicamente si la validación fue existosa, así: 6.1. Ingresar a la página web de la DIAN: seleccionar la opción Servicios Informáticos Electrónicos, dar clic a la opción Sí, y diligenciar los campos NIT, Identificación (número de cédula de ciudadanía del representante legal), contraseña (asignada al representante legal).

116 Página: 116 de 155

117 Página: 117 de Dar clic sobre el botón Ingresar y seleccionar la opción Presentación de Información por Envío de Archivo.

118 Página: 118 de Seleccionar la opción Consultar Envíos de Solicitudes, diligenciar el número de formato e ingresar a la opción Buscar.

119 Página: 119 de Seleccionar la última versión del formato y dar clic en Continuar. El estado de los archivos indica que existe información errada.

120 Página: 120 de Seleccionar el archivo que presenta Errores y dar clic en Continuar Se despliega una pantalla con la relación de los errores generados, dar clic en Guardar.

121 Página: 121 de Corregir inconsitencias generadas en el validador de la DIAN 7.1. Identificar el tipo de error generado Idenfificar la Sede y/o Unidad Especial que presenta el error. La inconsistencia puede ser corregida por el funcionario responsable en la División Nacional de Contabilidad? Sí: Ajustar la inconsistencia. Ir a la actividad No: Comunicar el error a la Sede y/o Unidad Especial, la cual debe analizar, revisar y enviar a la División Nacional de Contabilidad la información corregida, adjuntando los documentos que soportan la misma. El funcionario de la División Nacional de Contabilidad ajusta la inconsistencia en el archivo de Excel consolidado que corresponda. Reiniciar desde la actividad Fin del instructivo IV. CAMBIARIA La Universidad Nacional de Colombia, tiene la responsabilidad de reportar trimestralmente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN la información de las operaciones de cambio canalizadas por conducto de cuentas corrientes de compensación (normales y especiales) registradas y autorizadas por el Banco de la República, para lo cual dicho ente de control emite Resolución. 1. Solicitar información El profesional designado por el Jefe de la División Nacional de Contabilidad, mediante documento escrito, debe informar a las áreas de Tesorería los plazos establecidos para reportar información exógena cambiaria. Los formatos de la DIAN a reportar son los siguientes: CÓDIGO DESCRIPCIÓN ÁREA RESPONSABLE DE GENERAR Y REPORTAR A LA DIVISIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD

122 Página: 122 de Informe de datos de la declaración de cambio por importación de bienes Formulario No. 1 Informe de datos de la declaración de cambio por endeudamiento externo - Formulario No. 3 Informe de datos de la declaración de cambio por servicios, transferencias y otros conceptos -Formulario No. 5 Informe de datos faltantes en las declaraciones de cambio Nos. 1 y 2 Tesorería Tesorería Tesorería Tesorería 1070 Informe de datos de cuenta corriente compensación Tesorería Cada uno de los formatos está conformado por la siguiente información: FORMATO F1059 F1061 F OBSERVACION Información relacionada en la declaración de cambio por importacion de bienes Formulario No. 1, indicando:tipo de informante, tipo de operación, código cuenta compensación, fecha declaración de cambio, número declaración cambio, fecha declaración cambio anterior, número declaración cambio anterior, tipo de identificación importador, número de identificación importador, DV Importador, apellidos y nombres o razón social importador, código moneda de giro, tipo de cambio a USD, numeral, valor moneda de giro, valor USD, año declaración importación, número declaración importación, valor USD declaración importación, fecha documento transporte, número documento de transporte, condiciones de pago, condiciones de despacho mercancía y observaciones. Información relacionada en la declaración de cambio por endeudamiento externo - Formulario No. 3, indicando: Tipo de informante, tipo de operación, código cuenta compensación, fecha declaración de cambio, número declaración cambio, fecha declaración cambio anterior, número declaración anterior, número préstamo, tipo de identificación, NIT ó número de identificación, DV, apellidos y nombres o razón social del deudor o acreedor, código moneda contratada, valor total moneda contratada, código moneda negociación, valor total moneda negociación, tipo de cambio moneda de negociación, valor total USD, apellidos y nombres o Razón social del acreedor (créditos pasivos); o del deudor (créditos activos), numeral, valor moneda negociación, valor moneda contratarla, valor USD, número DEX definitivo, fecha DEX definitivo, numeral, valor reintegro USD, total valor FOB, total gastos (numeral 1510), deducciones (Numeral 2016). Información relacionada en la declaración de cambio por servicios, transferencias y otros conceptos - Formulario No. 5, indicando:tipo de informante, tipo de operación, código cuenta compensación, fecha declaración de cambio, número declaración anterior; tipo de identificación, número documento de identificación, DV, apellidos y nombres o razón social de quien compra o vende divisas, dirección, ciudad, código moneda giro o reintegro, valor moneda giro o reintegro, valor total USD, numeral, valor USD. (ver Resolución DIAN) Información relacionada con datos faltantes en las declaraciones de cambio Nos. 1 y 2 indicando: Tipo de informante, fecha presentación comunicación u oficio, formulario de la Declaración de Cambio que se complementa, fecha declaración cambio complementaria, número declaración cambio complementada, tipo de identificación del importador o exportador, número de identificación del importador, o exportador, DV del importador o exportador, apellidos y nombres o razón social del importador o exportador, número declaración de importación, año declaración importación, valor USD pagado por declaración de importación, fecha documento de transporte, número documento de transporte, número DEX definitivo, fecha DEX definitivo, valor USD reintegrado por DEX definitivo, numeral, total gastos exportación, deducciones. (ver Resolución DIAN) Información relacionada con los datos de cuenta corriente compensación, indicando: Tipo de operación, código cuenta compensación, número de la cuenta corriente de compensación, razón social del banco Sede de la cuenta, código país Sede de la cuenta, nombre ciudad Sede de la cuenta, código moneda de la cuenta, fecha de cancelación de la cuenta en la entidad bancaria del exterior, fecha de cancelación del registro de la cuenta ante el Banco de la República.

123 Página: 123 de Recibir información enviada por las Sedes y Unidades Especiales El profesional de la División Nacional de Contabilidad, debe recibir los archivos en Excel y la certificación del tesorero en relación con las operaciones de cambio generadas en las cuentas corrientes de compensación. 3. Revisar la información enviada por cada una de las Sedes y Unidades Especiales El profesional del de la División Nacional de Contabilidad debe revisar la información, para lo cual es importante tener en cuenta las especificaciones técnicas emitidas por la DIAN, así: a. Que no existan caracteres no válidos, ejemplo (, - / =, entre otros). b. Que el tipo de informante corresponda a los establecidos por la DIAN en el anexo de la resolución emitida. c. Que el tipo de operación de declaración corresponda a los establecidos por la DIAN en el anexo de la resolución emitida. d. Que el formato de fecha corresponda a AAAA-MM-DD. e. Que el código de la moneda corresponda a los códigos establecidos por la DIAN en el anexo de la resolución emitida. f. Que los valores que contengan decimales, se encuentren separados por punto (.). g. Las demás que se consideren pertinentes. Las inconsistencias encontradas deben ser informadas a las Sedes y/o Unidades Especiales, vía correo electrónico, para que se realice la corrección y se envíe nuevamente el archivo Excel para la revisión respectiva. 4. Consolidar información exógena Cambiaria, a nivel de la Universidad Nacional de Colombia El profesional de la División Nacional de Contabilidad, una vez revisada la información de cada una de las Sedes y Unidades Especiales, debe consolidarla en un solo archivo Excel teniendo en cuenta la estructura de cada uno de los formatos de la información exógena cambiaria. 5. Cargar y validar la información en el prevalidador de la DIAN El Profesional de la División Nacional de Contabilidad, para el cargue y validacíon de los archivos, debe: 5.1. Actualizar el prevalidador para información exógena, de la página web de la DIAN: a. Seleccionar la opción Descargar Prevalidador b. Seleccionar la opción Información cambiaria (vigencia 200X)

124 Página: 124 de 155 c. Seleccionar la opción Ejecutar y copiar el programa prevalidador de información tributaria. Es necesario asegurarse de escoger las opciones que se encuentran marcadas con recuadro rojo de las siguientes pantallas.

125 Página: 125 de 155

126 Página: 126 de 155

127 Página: 127 de 155

128 Página: 128 de 155

129 Página: 129 de Ejecutar el prevalidador de información tributaria: Al ejecutar la actividad anterior, el prevalidador queda instalado automaticamente en la raíz: C:\Prevalidador_ Cambiario _200X_xx.x Al ejecutar el prevalidador, es necesario asegurarse de escoger las opciones que se encuentran marcadas con recuadro rojo de las siguientes pantallas:

130 Página: 130 de 155

131 Página: 131 de 155

132 Página: 132 de 155

133 Página: 133 de 155 El menú del prevalidador (ver recuadro en rojo) tiene las siguientes funcionalidades: Ayuda del prevalidador, para cada campo. a. Registro: muestra la posición actual del registro. b. Agregar: agrega el número de registros a insertar, máximo registros por archivo. c. Eliminar: elimina el registro donde se encuentra ubicado el cursor. d. Limpiar: limpia el formato, elimina todos los registros insertados. e. Generar XML: genera los archivos para enviar a la DIAN. f. Inicio: va al inicio del prevalidador. g. Ocultar ayuda: oculta la ayuda del prevalidador Copiar la información consolidada en el archivo Excel al prevalidador de la DIAN, así: a. Abrir el archivo Excel que contienen la información consolidada. b. Copiar Ctrl+C o con la opción del menú Edición \ copiar del archivo Excel que contiene la información consolidada (máximo registros) y pegar Ctrl+V o con la opción del menú Edición \ pegar en el prevalidador de la DIAN. c. Realizar la copia de la información de acuerdo con la hoja Excel que corresponda (Principal o Secundarios)

134 Página: 134 de 155 Copiar (máximo registros) - Archivo Excel Pegar (máximo registros) Prevalidador 5.4. Generar archivos con extensión.xml: Escoger la opción Generar XML del prevalidador

135 Página: 135 de 155 Al generar el archivo en XML, se pueden presentar dos (2) situaciones: El archivo presenta errores? Sí: Si el archivo presenta errores, el prevalidador muestra el mensaje no se puede generar el archivo porque hay errores en los registros, desea consultarlos?, para lo cual se debe: Dar clic sobre la opción sí : Se observa el despliegue de los errores generados así:

136 Página: 136 de 155 Dar clic sobre la opción Guardar : Guarda en un archivo con extensión TXT los errores generados en el prevalidador. Oprimir la opción Aceptar. Abrir el archivo (desde la dirección donde se guardaron los errores). Cada línea del archivo contiene el tipo de error y la descripción del mismo. Revisar y ajustar los errores generados: De acuerdo con el error, se pueden realizar los ajustes en: a. El prevalidador, para lo cual se debe ubicar y corregir el error; luego iniciar nuevamente el proceso en la actividad 5.4.

137 Página: 137 de 155 b. El archivo Excel que contiene la información consolidada, para lo cual se debe ubicar y corregir el error; luego iniciar nuevamente el proceso en la actividad 5.2. Nota: Recuerde limpiar los registros utilizando la opción Limpiar antes de copiar nuevamente la información al prevalidador, No: El archivo no presenta errores Si el archivo no presenta errores, el prevalidador muestra la siguiente pantalla: Los datos del encabezado están conformados por: i. Año de envío: Corresponde al año vigente al momento del envío de los archivos. ii. Concepto: Se utiliza el número 1 para la inserción de un archivo nuevo, y el número 2 para un archivo de reemplazo. iii. Código del formato: Este campo es generado en forma automática y está protegido, y corresponde al código del formato prevalidado. iv. Versión del formato: Este campo es generado en forma automática y está protegido, y corresponde a la versión actual del formato. v. Número de envío: Corresponde al número consecutivo del archivo a enviar dependiendo del orden que le corresponda. Si es el primer archivo enviado a la DIAN durante la vigencia se debe iniciar en el número 1, de lo contrario, registre el número consecutivo de acuerdo con el último número de archivo enviado a la DIAN. vi. La numeración para enviar archivos a la DIAN es anual. vii. Fecha de envío: Este valor es calculado por el sistema, no se debe modificar. Corresponde al año, mes, día y hora en que se envía el archivo.

138 Página: 138 de 155 viii. Fecha Inicial: Se debe diligenciar la fecha inicial del período reportado en la información a presentar. El formato es AAAA-MM-DD, ejemplo: ix. Fecha Final: Se debe diligenciar la fecha final del período reportado en la información a presentar. No debe ser menor a la fecha inicial diligenciada. El formato es AAAA-MM-DD, ejemplo: Los datos del archivo a generar son automáticos y protegidos por el sistema, y están conformados por: i. #: Corresponde al número de archivos generados ii. Nombre del archivo: Corresponde a la identificación del nombre del archivo validado en el prevalidador, de acuerdo con la estructura y especificaciones de la DIAN. iii. Cantidad de registros: Corresponde al número de registros validados en el prevalidador. Éste número se debe tener en cuenta para el cargue y la validación de los archivos en el portal de la DIAN. La opción Regresar : Permite ver nuevamente el archivo validado en el prevalidador. La opción Generar XML: Permite generar los archivos en formato XML, los cuales posteriormente deben ser remitidos a la DIAN. Al escoger la opción Generar XML, el sistema informa que se ha generado el archivo en el directorio donde se encuentra el prevalidador, en una carpeta identificada como salida. Dar clic sobre la opción Aceptar.

139 Página: 139 de 155 Los archivos generados se identifican con el nombre del archivo validado en el prevalidador, de acuerdo con la estructura y especificaciones de la DIAN, con extensión.xml Cargar y validar archivos en el portal de la DIAN: Para esta actividad se debe a. Abrir el portal de la DIAN en la página

140 Página: 140 de 155 b. Escoger la opción de Servicios Informáticos Electrónicos y escoger la opción Si. Diligenciar los campos: i. NIT: Corresponde al Nit de la Universidad Nacional de Colombia ii. Identificación: Corresponde al número de cédula de ciudadanía del representante legal de la Universidad. iii. Contraseña: Corresponde a la contraseña asignada para el representante legal de la Universidad.

141 Página: 141 de 155 Dar clic sobre el botón Ingresar y escoger la opción Presentación de Información por Envío de Archivo. Escoger la opción Colocar archivos en su bandeja de entrada

142 Página: 142 de 155 Diligenciar el campo Código Formato y cargar a la bandeja de entrada, uno a uno, los archivos a validar. Por ejemplo, si del formato 1062 se generaron 5 archivos, se deben cargar uno a uno los cinco archivos.

143 Página: 143 de 155 Dar clic sobre el botón Examinar y buscar el archivo a cargar. Dar clic sobre botón Firma el cual despliega la siguiente pantalla, para diligenciar los siguientes campos: i. Certificado: Dar clic sobre el botón Examinar, permite buscar el certificado digital expedido por la DIAN a nombre del representante legal de la Universidad. ii. Contraseña: Dar clic sobre el botón Contraseña, y diligenciar la contraseña asociada por la DIAN al certificado digital. iii. Firmar: Dar clic sobre el botón Firmar Dar clic sobre el botón Colocar, permite que los archivos sean colocados en la bandeja de entrada.

144 Página: 144 de 155 Escoger la opción Diligenciar solicitud de envío de Archivo si corresponde a un nuevo archivo. Escoger la opción Reemplazar solicitud de envío de archivo si corresponde a un reemplazo de archivo. De acuerdo con la opción escogida anteriormente, se diligencian los siguientes campos:

145 Página: 145 de 155 Si corresponde a un nuevo archivo: Si corresponde a un reemplazo de archivo.

146 Página: 146 de 155 Diligenciar los campos: i. Año Informado: Hace referencia al año objeto del reporte. ii. Nombre y Extensión del Primer Archivo de Envío XXX.xml: Nombre del primer archivo a presentar por cada formato. iii. Por ejemplo, si del formato 1062 se cargaron en la bandeja de entrada 5 archivos (del número 40 al 45), en este campo se debe diligenciar únicamente el nombre del archivo No. 40,así: Dmuisca_ xml iv. Cantidad de Archivo: Hace referencia a la cantidad de archivos cargados en la bandeja de entrada, de acuerdo con el formato que se está presentando. Con el ejemplo del ítem anterior, el número de archivos sería 6 (del 40 al 45). v. Número Total de Registros de los Archivos de Envío: Hace referencia al total de registros que contiene el número de archivos de acuerdo con el formato. Con el ejemplo del ítem anterior, los 6 archivos contienen registros (teniendo en cuenta que por cada archivo se pueden presentar máximo registros). vi. No. de solicitud anterior: Hace referencia al archivo que se va a reemplazar. Dar clic en la opción Buscar y escoger el archivo a reemplazar. Dar clic sobre el botón Solicitar permite guardar el archivo con extensión.pdf. Dar clic sobre botón Firma, despliega la siguiente pantalla, en la cual se debe diligenciar los campos: i. Certificado: Dar clic sobre el botón Examinar, permite buscar el certificado digital expedido por la DIAN a nombre del representante legal de la Universidad. ii. Contraseña: Dar clic sobre el botón Contraseña, permite diligenciar la contraseña asociada por la DIAN al certificado digital. iii. Firmar: Dar clic sobre el botón Firmar

147 Página: 147 de 155 Presentar: Dar clic sobre el botón Presentar permite guardar el archivo con formato.xml como soporte de Acuse de Recibo, por cada formato presentado. Este archivo es el soporte de que la información exógena fue presentada y firmada por el representante legal de la Universidad. Cerrar Sesión: Dar clic sobre el botón Cerrar Sesión, permite volver a la página principal de la DIAN Conservar los archivos de información exógena reportada a la DIAN: Se guarda copia de la información en medio magnético de los siguientes archivos:

148 Página: 148 de 155 a. Archivos en formato Excel con extensión.xls con la información enviada por las Sedes. b. Archivo en formato Excel con extensión.xls que contiene la información exógena consolidada. c. Archivos con extensión.xml generados, cargados y presentados a la DIAN. d. Archivos con extensión.pdf generados en el proceso de presentación de archivos a la DIAN. e. Archivos con extensión.xml generados como Acuse de Recibido en el proceso de presentación de archivos a la DIAN. f. Archivos que contengan información de las Sedes, como soporte de la misma Verificar validación de información exógena reportada: Através del portal de la DIAN se verifica períodicamente la validación exitosa o no de los archivos trasmitidos a la DIAN. 6. Consultar la aceptación de los archivos a través del portal de la DIAN El Profesional de la División Nacional de Contabilidad, una vez trasmitidos los archivos a la DIAN, debe verificat periodicamente si la validación fue existosa, así: 6.1. Ingresar a la página web de la DIAN: seleccionar la opción Servicios Informáticos Electrónicos, dar clic a la opción Sí, y diligenciar los campos NIT, Identificación (número de cédula de ciudadanía del representante legal), contraseña (asignada al representante legal).

149 Página: 149 de 155

150 Página: 150 de Dar clic sobre el botón Ingresar y seleccionar la opción Presentación de Información por Envío de Archivo.

151 Página: 151 de Seleccionar la opción Consultar Envíos de Solicitudes, diligenciar el número de formato e ingresar a la opción Buscar.

152 Página: 152 de Seleccionar la última versión del formato y dar clic en Continuar. El estado de los archivos indica que existe información errada.

153 Página: 153 de Seleccionar el archivo que presenta Errores y dar clic en Continuar Se despliega una pantalla con la relación de los errores generados, dar clic en Guardar.

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