PROYECTO CONEIX. 1. Antecedentes.

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1 PROYECTO CONEIX. 1. Antecedentes. El proyecto Coneix nació de la voluntad de seis organizaciones de crear una herramienta que les permitiera integrar la gestión de proyectos y recoger todo el conocimiento generado en la realización de los mismos. La primera etapa del proyecto, consistió en un análisis exhaustivo de las necesidades para cada uno de los perfiles del la herramienta, definidos por los futuros usuarios atendiendo al desarrollo de su tarea diaria: jefes de proyecto, técnicos, administrativos, comerciales y gerencia. Era necesario diseñar una herramienta que proporcionara los datos necesarios para la realización de proyectos y a la vez permitiera recoger todo el conocimiento que en ellos se generaba.

2 Como resultado de este análisis, surgieron tres mapas de conocimiento tipo correspondientes a los procesos básicos de una empresa de servicios que trabaje por proyectos: o Comercial. o Dirección de proyectos. o Ejecución de proyectos.

3 El trabajo en equipo de las seis empresas permitió diseñar una herramienta que incorporara las buenas prácticas de cada una, a la vez que evitaba la incorporación de sus vicios operativos. El trabajo en equipo de usuarios y programadores ha permitido disponer de una herramienta adaptada a las necesidades reales, y fácil de utilizar: con un corto periodo de aprendizaje, y sobre todo útil: proporciona aquello que necesitas en el momento en que es necesario. A finales del año 2003 se instaló la primera versión del Coneix. Esta versión permitió contrastar hipótesis y diseñar la versión actual, 2.1, basada en los requerimientos iniciales. 2. Descripción y funcionalidad. Coneix es una intranet de Gestión de Proyectos que facilita la recogida de todos aquellos datos que generamos durante un proyecto, que pueden sernos útiles a nosotros o al resto de la empresa en proyectos posteriores. Coneix permite realizar un control económico tanto global como del día a día del proyecto, a la vez que almacena todos los documentos relacionados facilitando su control. Adicionalmente ofrece: Análisis de costes del proyecto. Agenda de empresas y personas. CRM para el seguimiento de clientes.

4 Web mail integrado. Permite consultar todos los mensajes de correo electrónico asociados a un proyecto independientemente del remitente y del destinatario. Registro del día a día de proyectos, empresas y personas. Permite realizar un seguimiento de todos los acontecimientos importantes de un proyecto. Gestión de tareas. Gestor documental con control de versiones, que permite la sincronización remota de los documentos. Coneix es una herramienta que permite el registro de todos los datos importantes del proyecto en el que estamos trabajando, para posteriormente, poder ser consultadas mediante un fácil acceso Noticias. Las noticias son probablemente la herramienta más útil e innovadora de Coneix. Esta herramienta permite registrar un acontecimiento o un dato y relacionarlo con un proyecto, una o más empresas y una o más personas. El registro de noticias es una herramienta que mejora cualitativa y cuantitativamente la comunicación dentro y fuera del equipo del proyecto. El registro de los datos significativos que hacen referencia a una persona, a una empresa o a un proyecto, nos permitirá disponer de un histórico de la relación de nuestra empresa con sus clientes, proveedores y colaboradores. También podremos consultar una bitácora con el día a día de todo el proyecto. La versión 2.1 incorpora la posibilidad de relacionar tareas y noticias en cualquier orden. Por ejemplo: Noticia: - La empresa XXXX S.A. ha decidido invertir en la construcción de una nueva planta de producción en Barcelona. Tarea: - Buscar un contacto en la empresa XXXX S.A. y conseguir una visita comercial. Noticia: - Hemos conseguido una visita en XXXX S.A. para el día 23 de Febrero. Noticia: - La visita con el Sr. Pérez de XXXX S.A. ha sido un éxito y nos ha pedido una oferta para la realización del proyecto. Tarea: - Confeccionar la oferta. /.../

5 2.2. Base de datos de personas y empresas. Uno de los conocimientos clave de la gestión de proyectos es el de las personas y empresas que participan en ellos, ya sea como clientes, proveedores o colaboradores. Una buena gestión de este conocimiento tendría que permitir saber: Qué personas de mi equipo participaron en un determinado proyecto. Cuáles fueron mis proveedores y con qué personas de cada empresa tratamos. Con que personas de la empresa cliente tratamos. Quienes son mis principales prescritores: quienes me han ayudado a conseguir un determinado proyecto. Los datos históricos de nuestra relación con estas personas y empresas. Estos datos deberían ser compartidos por toda la organización. Por ejemplo, cuando un jefe de proyecto encuentra un nuevo proveedor, y este ha ofrecido un buen servicio, es importante que otras personas que subcontraten el mismo tipo de trabajo tengan la información accesible.

6 Coneix pone al alcance de la organización una completa base de datos compartida de personas y empresas Control económico del proyecto. La intranet Coneix ofrece información sobre: El estado actual del proyecto: económico y de horas dedicadas. La previsión del estado final de cuentas. Resultado del proyecto una vez ha sido cerrado y comparativa con las previsiones iniciales. Para obtener este análisis podemos: Registrar pedidos y facturas emitidas y recibidas. Registrar horas realizadas y sus previsiones. Registrar tanto el presupuesto como los costes iniciales. Definir perfiles de coste/hora para cada tipo de trabajador Resumen de datos del proyecto. Coneix agrupa todos los datos del proyecto en una sola carpeta:

7 Datos iniciales del proyecto: Referencia Título y descripción Viabilidad Unidad de negocio. Antecedentes (otros proyectos anteriores que hemos hecho y que tienen que ver con el proyecto actual). Hijos (Proyectos que son continuación de un proyecto determinado). Nivel de acceso. Documentos básicos del proyecto: Oferta, especificaciones técnicas, planificación. Resumen gráfico de horas. Día a día: listado de todas las noticias registradas relacionadas proyecto. Ofrecen un histórico de la evolución del proyecto. Correo electrónico. Permite consultar todos los mensajes de correo electrónico de un proyecto independientemente de quien los haya recibido o enviado. Equipo. Resumen de todas las personas y empresas que participan o han participado en el proyecto: equipo interno, proveedores, clientes, colaboradores y prescritores. Componentes. Herramienta muy flexible que permite registrar en el sistema toda la estructura del proyecto, organizada en subgrupos, tareas y componentes. Horas. Resumen de horas del proyecto. Resumen económico: previsión y resultados Resumen económico global. A nivel económico, el Coneix también ofrece: Análisis numérico y gráfico de la facturación de mi empresa en un periodo determinado. Resumen numérico y gráfico de la facturación por clientes en un periodo determinado. Resumen gráfico de la facturación de mis proveedores. Análisis gráfico y numérico de horas por proyectos y por tipos de tarea CRM. Herramienta de seguimiento de acciones comerciales. El CRM de Coneix una herramienta muy sencilla, diseñada a la medida de las necesidades más habituales del comercial de una empresa de servicios. Dispone de las siguientes funcionalidades: Clasificación y listado de clientes. Histórico de acciones comerciales y de marketing.

8 Listado de tareas pendientes. Listado de prescritores Gestor documental. Los documentos son una parte básica en la gestión de todo proyecto. Coneix, incorpora un gestor documental diseñado para satisfacer las necesidades del equipo de proyecto de un modo sencillo y eficaz. Se ha diseñado una estructura que permite clasificar los documentos a partir de sus relaciones con: proyectos, personas y empresas. También pueden clasificarse atendiendo a diferentes taxonomías previamente definidas, al tipo de documento y a sus palabras clave. Una de las dificultades en la gestión documental en una intranet es la incomodidad del proceso de subir y bajar ficheros, a la vez que nos obliga a estar conectados a la red para poder acceder a los documentos. Para solucionar estos inconvenientes, hemos creado una pequeña aplicación que se instala en local y que provee la siguiente funcionalidad: Copia aquellos ficheros que nosotros seleccionamos, en nuestro disco duro local de manera que estén accesibles cuando no tenemos acceso a la red. Controla las versiones y revisiones de los documentos, para que en todo momento podamos saber si el fichero que tenemos en local es anterior o posterior al que está a la red, de manera que podamos actualizarlo debidamente Otras funcionalidades. a. Registro de llamadas y mensajes. Herramienta muy sencilla que permite dejar un mensaje a otro usuario de la intranet del tipo: Te ha llamado Pedro de la empresa XXX. Llámale en cuanto puedas. El sistema facilita el registro del mensaje en la base de datos para su posterior consulta. También permite enviar mensajes genéricos a los otros usuarios.

9 b. Correo electrónico. Coneix dispone de un webmail integrado, que permite al usuario registrar en un proyecto todos los mensajes de correo electrónico que el equipo ha recibido o enviado. También dispone de una versión del webmail accesible desde un dispositivo tipo palm o pocket PC. c. Agenda. Permite consultar la dirección, el teléfono y el histórico o las relaciones de una persona o una empresa.

10 d. Propuesta. La utilidad de la intranet Coneix radica en que ha sido diseñada a partir del estudio de las necesidades de cada uno de los perfiles de usuarios. Para asegurar la evolución de la herramienta en la dirección adecuada, hacía falta definir un método que hiciera muy fácil el envío de propuestas al equipo desarrollador. La funcionalidad Propuesta facilita esta tarea.

11 El proyecto Coneix no hubiera sido posible sin el soporte, el esfuerzo y la colaboración de: Carles Riba, Judit Coll, Francesc Civit, Adrià Roca, Eduard Ferreró, Xavier Casanova, Agustí Domènech, Josep Pons, Antoni Sudrià, Albert Moleiro, Albert Sànchez, Ángel Casanova, Marc Torruella, Kilian Gómez, David Lampón, Francesc Güell, Enric Codina i Miquel Delclòs. Contacto: Miquel Delclòs Coneix Project Management S.L. Tel/fax: Mv c/orient 49 4t 2a Sant Cugat del Vallès

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