Congreso Internacional de. Gerencia de Proyectos PMI Mendoza 2009

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1 Congreso Internacional de Capítulo Lima, Perú Gerencia de Proyectos PMI Mendoza 2009 Recuperación de Proyectos con Problemas Alfonso Núñez, MBA, PMP Presidente del Capítulo del PMI Lima, Perú

2 Agenda Introducción 1. Síntomas de un proyecto en problemas. 2. Causas de un proyecto en problemas. 3. Procesos de recuperación. 3.1 Identificación. 3.2 Diagnóstico. 3.3 Inicio de la recuperación. 3.4 Plan de la recuperación. 3.5 Ejecución y control. 3.6 Cierre de la recuperación. 4. Lecciones aprendidas.

3 Introducción

4 Introducción. Hace un año, de 3,874 proyectos, 1,830 (47%) concluyeron con problemas, recuperados con problemas, o con problemas y con fallas. Organizaciones que en promedio invirtieron aproximadamente US$ 65 M en proyectos, por lo menos unos US$ 30 M de esa inversión correrá el riesgo de fallar. Troubled Projects, Project Failure or Project Recovery Center for Business Practices 2006 Referencia: Proyecto en problemas: Es un proyecto que va camino a estar fuera de control, o actualmente ya está fuera de control.

5 Introducción. Portafolio esperado Qué pasó? Qué proyectos tuvieron problemas? Portafolio real Periodos Cuáles son los efectos en la organización? Periodos

6 1. Síntomas de un proyecto en problemas

7 1. Síntomas de un proyecto en problemas. Reconocer cuando un proyecto esta en problemas no es una tarea fácil y aún si el project manager no esta conciente del rumbo que está tomando su proyecto. Para ese fin es importante reconocer cuales son los síntomas de un proyecto en problemas. Personal no tiene claro? el alcance del proyecto.? No se conocen los entregables del proyecto. No hay un control de cambios de alcance efectivo. Cronograma desviado significativamente. No se cumplen los entregables en las fechas programadas. AC EV PV Recursos con sobrecarga de trabajo o esfuerzos mal distribuidos (horas hombre/periodo).

8 1. Síntomas de un proyecto en problemas. Los costos del proyecto están desviados significativamente (Ejemplo 20% o el límite definido para el proyecto). AC EV PV Alto número de errores en los entregables. El personal siente que el proyecto no tiene un objetivo claro. No hay ejecutivos que respalden significativamente al proyecto. Cambios continuos en los proyectos sin un control formal e integrado de los mismos (costos, tiempos, calidad y alcance).

9 1. Síntomas de un proyecto en problemas. Poca comunicación y/o pocos canales de comunicación. No se maneja documentación escrita ni centralizada. Moral baja del personal. No se sabe quien es responsable de los entregables. Existen conflictos intensivos entre los recursos. Hay una sobre confianza en que todo saldrá bien por lo que no se identifica riesgos ni se establece acciones específicas para minimizarlos.? No se sabe cuantos contratos están involucrados en el proyecto ni cuales son los compromisos de cada uno de ellos.

10 Ejemplodeunproyectoenproblemasenbasealtiempoycosto Valores acumulativos Fecha de Corte PV AC CV < 0 SV < 0 EV Tiempo Valor Planificado: PV Valor Ganado: EV Costo Real: AC Variación del Cronograma: SV Variación de Costos: CV

11 SPI Fecha de Corte CPI Fecha de Corte Tiempo Tiempo Índice de rendimiento del Cronograma: SPI Índice de rendimiento del Costo: CPI

12 1. Síntomas de un proyecto en problemas Sintomas - Percentil Superior Integración - Personal no tiene claro el alcance del proyecto Recursos Humanos - Sobre asignación de recursos Comunicaciones - Poca comunicación y/o pocos canales de comunicación. Tiempo y costos - Varianzas significativa en costo y cronograma (basedo en la última línea base) Integración - Falta de apoyo ejecutivo para el proyecto 1 Integración - Cambios continuos en los proyectos sin un control formal e integrado de los mismos Alcance - Alcance no claro Tiempos - Retraso continuo en la entrega de los entregables del proyecto Calidad - Alto número de errores en los entregables

13 2. Causas de un proyecto en problemas.

14 2. Causas de un Proyecto en problemas. Síntomas Causas Personal no tiene claro el alcance del proyecto.? Alcance no específico. Alcances muy cambiantes. No se conocen los entregables del proyecto. No hay un control de cambios de alcance efectivo.? No hay línea base. Carencia/Informalidad de metodología de Project Management. El cronograma esta desviado significativamente (Ejemplo 20% o el limite definido para el proyecto). No se cumplen los entregables en las fechas programadas. AC EV PV Competencias del personal no adecuadas. Mala organización del trabajo. Los costos del proyecto están desviados significativamente (Ejemplo 20% o el limite definido para el proyecto). Riesgos inesperados. No hay cultura de riesgos. Estimaciones optimistas (tiempo, costo y recurso).

15 2. Causas de un Proyecto en problemas. Síntomas Recursos con sobrecarga de trabajo o esfuerzos mal distribuidos (horas hombre/periodo). Causas Roles y responsabilidades no claros Cronogramas no balanceados Alto número de errores en los entregables. Falta de planes de control y aseguramiento de la calidad. El equipo del proyecto siente que el proyecto no tiene un objetivo claro. Múltiples objetivos. Sponsor y/o stakeholders no involucrados. Falta de casos de negocios. Entorno organizacional complejo. Informalidad en los procesos de gestión de procura. Restricciones contractuales. No hay cultura de comunicaciones.

16 2. Causas de un Proyecto en problemas Causas - Percentil Superior Alcance - Falta de alcance específico y detallado Recursos Humanos - Carencia de compromiso del Sponsor y Stakeholders con el proyecto Falta de línea base - alcance, tiempo, costo y calidad Riesgo - Falta de cultura de riesgos Integración - Falta de caso de negocio 1 Alcance - Cambios continuos de alcance legales y del entorno Recursos Humanos - Falta de experiencia/competencias del project manager y stakeholders Integración - Falta de metodología en gestión de proyectos Integración - Estrategias de negocio no alineado a los objetivos del proyecto Comunicaciones - Falta de cultura de comunicación

17 3. Procesos de recuperación

18 3. Proceso de recuperación. Identificación Portafolio de Proyectos Diagnóstico Cancelar / Congelar Inicio de la Recuperación Plan de Recuperación Ejecución y Control Cierre Acta de recuperación del proyecto Plan del Proyecto Reportes de estado Informes de Cierre

19 3.1 Identificación. La identificación de proyectos en problemas se realiza en base a los síntomas que emiten los proyectos. De acuerdo a lo visto en las páginas anteriores mostraremos como ejemplo dos criterios muy objetivos: (1) % de Desviación del cronograma, y (2) % de Desviación del costo. Valores acumulativos Fecha de corte (fase temprana) Fecha de corte (fase media) Fecha de corte (fase tardía) PV % Desv. Crong = 1 -SPI AC % Desv. Costos = 1 -CPI EV SV < 0 Tiempo SPI = EV / PV CPI = EV / AC

20 3.1 Identificación Identificando los proyectos en problemas dentro de un portafolio. Para identificar proyectos en problemas, debemos de aplicar periódicamente criterios como los mostrados abajo al portafolio de proyectos Bajo clima del proyecto con moral baja y alto nivel de conflictos negativos entre miembros del equipo % Desviación de costos % Desviación de tiempos Calidad no planificada y controlada Alcance no claro con indefiniciones, entregables no identificados y falta de control de cambios, alto número de cambios Riesgo no planificados ni controlados en forma especifica Ranking Ampliación de planta CRM ISO Migración W2003 Nuevo Producto

21 3.1 Identificación Criterios de Identificación de proyectos en problemas Muy bajo Bajo Medio Alto Muy Alto Criterios NA Puntos Bajo clima del proyecto con moral baja y alto nivel de conflictos negativos entre miembros del equipo x 4 % Desviación de costos x 5 % Desviación de tiempos x 4 Calidad de los entregables defectuosa x 5 Alcance no claro con indefiniciones, entregables no identificados y falta de control de cambios, alto número de cambios x 4 Riesgo promedio del proyecto x 2 24

22 3.1 Identificación Criterios de identificación de proyectos en problemas Tabla de puntuaciones por cada criterio Muy bajo Bajo Medio Alto Muy Alto Criterios Bajo clima del proyecto con moral baja y alto nivel de conflictos negativos entre miembros del equipo Según encuesta del 1 al 5 Porcentaje de desviación de costos <= 3% 3 a 5 5 a a 15 >15% Porcentaje de desviación de tiempos <= 3% 3 a 5 5 a a 15 >15% Calidad de los entregables Alcance no claro con indefiniciones, entregables no identificados y falta de control de cambios, alto número de cambios % de desviación de defectos esperados Número de cambios <= 10% <20% <30% <50% >50% >10 Riesgo promedio del proyecto <= >6

23 3.1 Identificación Comunicación y Venta a la gerencia de la Recuperación del proyecto Problemas Estrategia Jefes de proyectos reacios a aceptar que su proyectos está en problemas. Poco uso de metodología de gestión de proyectos que no hace evidente los proyectos en problemas. Poca disposición de los ejecutivos a evidenciar un proyecto en problemas. Cultura de convivir con proyectos en problemas. Vender el proceso de recuperación de proyectos como apoyo al éxito de los proyectos. Mostrar los efectos de un proyecto en problemas sobre el portafolio. Hacer del proceso de recuperación un proceso formal con políticas claras y no influenciadas por intereses de ciertos stakeholders. Integrar el proceso a las funciones de la PMO.

24 3.1 Identificación.

25 3.1 Identificación. Comité de portafolio de proyectos Gerentes Ejecutivos Portafolio de Proyectos PMO Metodología Soporte Entrenamiento QA Portafolio Recuperación Proceso de recuperación Proyecto en problemas Proyecto recuperado

26 Proceso de recuperación. Identificación Portafolio de Proyectos Diagnóstico Cancelar / Congelar Inicio de la Recuperación Plan de Recuperación Ejecución y Control Cierre Acta de recuperación del proyecto Plan del Proyecto Reportes de estado Informes de Cierre

27 3.2 Diagnóstico. El proceso de diagnóstico consiste en entrevistar a los stakeholders principales del proyecto, revisar las evidencias del proyecto para determinar en forma detallada cual es su estado actual, y plantear las acciones necesarias para su recuperación. Diagnostico del Proyecto : Implementación CRM de Oracle Comité y Sponsor Project Manager Equipo 1. Inicio y Planificación Calificación Evidencias 1.1 Integraciòn Se ha creado un acta de constitución de proyecto y se ha comunicado a todos P.Charter y Acta los involucrados del proyecto? x x Se ha establecido objetivos claros, medibles, relevantes y alcanzables? x x Los objetivos del proyecto están alineados a los objetivos del negocio y sus beneficios justifican la razón de ser del proyecto? x x 3 Plan de Alcance P.Charter, Plan Estrategico Se obtuvo el compromiso del Sponsor y de la gerencia desde los inicios del proyecto? x x Se ha planificado el apoyo ejecutivo del Sponsor en por lo menos 20% de su tiempo? x x 2 Acta y % de tiempo asignado del Sponsor Plan de Alcance Calificación: 1: Muy Bajo 2: Bajo 3: Medio 4: Bueno 5: Muy Bueno

28 3.2 Diagnóstico. 2. Ejecución y Control 2.1 Integración Los objetivos, restricciones y premisas estan rigiendo claramente la direccion del proyecto? El proyecto se ejecuta diariamente siguiendo el plan del proyecto? (cronograma, costos, alcance, calidad, etc) Se estan generando solicitudes de cambio y estan siendo tramitadas via el proceso de gestion de cambios y respetando los beneficios de la organización? (no hay alto numero de cambios ni intereses particulares para aceptarlos). 1. Reevaluar objetivos, restricciones y premisas. En caso de cambios debera replanificarse el proyecto. 2. Validar y comprometer a los stakeholders a seguirlas. 1. Actualizar el plan del proyecto a la semana actual 2. Comunicar y comprometer a todos los stakeholders en su cumplimiento 2. Generar reportes semanales de seguim iento tomando como base el plan 1. Form alizar las solicitudes de cambios a través de los canales de comunicación 2. Elaborar formato de control de cambios que contengan la descripción del cambio, y el impacto en el costo, tiempo, calidad y alcance; asi como tambien el impacto en los entregables del proyecto 3. Responder a los cambios del proyecto de manera oportuna Se realizan las mediciones de las métricas de tiempo, costo, alcance y calidad semanalmente? 2.2 Alcance Todos los entregables del proyecto cuentan con una aprobaciòn formal del cliente siguiendo los criterios de aceptación de los entregables? Se realiza la trazabilidad de los requerimientos al término de cada fase del proyecto? 2.3 Tiempos Se esta llevando registro de los avances del cronograma asi como de los cambios al mismo?. Son las desviaciones significativas respecto a los limites de variacion?. Es el cronograma del proyecto lo suficientemente efectivo para asegurar el seguimiento de todo el proyecto? Se usan métricas de valor ganado para el seguimiento del cronograma?. Es efectivo? 1. Monitorear semanalmente las métricas de la linea base del proyecto en terminos de tiempo, costo, alcance y calidad; y compararlas con las metricas de la linea base de recuperacion. 1. Definir criterios de aceptación de los entregables y verificar que los requerimientos de cada uno de ellos sean claros y específicos. Especificar la palabrá "el entregable será aprobado cuando..." 2. Comunicar los criterios de aceptación a los stakeholders. 1. Elaborar una matriz de trazabilidad de los requerimientos en donde se visualice el avance durante las fases del proyecto 2. Comprometer a los responsables de los entregables en el uso de esta matriz de trazabilidad 1. Comparar las variaciones de tiempo respecto a la línea base. 2. Ante desviaciones significativas cuestionar precedencias y buscar desarrollar cosas en paralelo. Hacer micromanagement es decir que planificar y hacer seguimiento de actividades en forma micro (diaria) 3. Registrar los avances del proyecto, asi com o el trabajo restante 4. Reevaluar la efectivadad del cronograma para el seguim iento del proyecto 1. Implem entar las métricas de valor ganado. 2. Registrar los avances del proyecto, asi com o el trabajo restante 3. Reevaluar la efectividad de su medición y proyección 2.4 Costos

29 3.2 Diagnóstico. 2. Ejecución y Control 2.1 Integración 2. Ejecución y Control 2.1 Integración Los objetivos, restricciones y premisas estan rigiendo claramente la direccion del proyecto? Los objetivos, restricciones y premisas estan rigiendo claramente la direccion del proyecto? El proyecto se ejecuta diariamente siguiendo el plan del proyecto? (cronograma, costos, alcance, calidad, etc) Se estan generando solicitudes de cambio y estan siendo tramitadas via el proceso de gestion de cambios y respetando los beneficios de la organización? (no hay alto numero de cambios ni intereses particulares para aceptarlos). 2.3 Tiempos Se esta llevando registro de los avances del cronograma asi como de los cambios al mismo?. Son las desviaciones significativas respecto a los limites de variacion?. Es el cronograma del proyecto lo suficientemente efectivo para asegurar el seguimiento de todo el proyecto? Se usan métricas de valor ganado para el seguimiento del cronograma?. Es efectivo? 2.4 Costos 1. Reevaluar objetivos, restricciones y premisas. En caso de cambios debera replanificarse el proyecto. 2. Validar y comprometer a los stakeholders a seguirlas. 1. Reevaluar objetivos, restricciones y premisas. En caso de cambios debera replanificarse el proyecto. 2. Validar y comprometer a los stakeholders a seguirlas. 1. Actualizar el plan del proyecto a la semana actual 2. Comunicar y comprometer a todos los stakeholders en su cumplimiento 2. Generar reportes semanales de seguim iento tomando como base el plan El proyecto se ejecuta diariamente siguiendo el plan 1. Actualizar el plan del proyecto a la semana actual del proyecto?(cronograma, costos, alcance, calidad, etc) 2. Comunicar y comprometer a todos los stakeholders en su cumplimiento 2. Generar reportes semanales de seguimiento tomando como base el plan 1. Form alizar las solicitudes de cambios a través de los canales de comunicación 2. Elaborar formato de control de cambios que contengan la descripción del cambio, y el impacto en el costo, tiempo, calidad y alcance; asi como tambien el impacto en los entregables del proyecto 3. Responder a los cambios del proyecto de manera oportuna Se estan generando solicitudes de cambio y estan 1. Formalizar las solicitudes de cambios a través de los canales de comunicación siendo tramitadas via el proceso de gestion de cambios y 2. Elaborar formato de control de cambios que contengan la descripción del 2.2 Alcance Se realizan las mediciones de las métricas de 1. Monitorear semanalmente las métricas de la linea base del proyecto en tiempo, costo, alcance y calidad semanalmente? terminos de tiempo, costo, alcance y calidad; y compararlas con las metricas respetando Todos los los beneficios entregables de la organización? del proyecto cuentan (no hay alto con 1. cambio, Definir y criterios el impacto de en aceptación el costo, tiempo, de los entregables y alcance; y verificar asi como que tambien los el de la linea base de recuperacion. una numero aprobaciòn de cambios formal ni intereses del cliente particulares siguiendo para los requerimientos impacto en los entregables de cada uno del de proyecto ellos sean claros y específicos. Especificar la aceptarlos). 2.2 Alcance 3. Responder a los cambios del proyecto de manera oportuna criterios Todos de aceptación los entregables de los entregables? del proyecto cuentan con palabrá 1. Definir "el criterios entregable de aceptación será aprobado de los cuando entregables..." y verificar que los una aprobaciòn formal del cliente siguiendo los 2. requerimientos Comunicar los de criterios cada uno de de aceptación ellos sean a claros los stakeholders. y específicos. Especificar la criterios de aceptación de los entregables? palabrá "el entregable será aprobado cuando..." Se realizan las mediciones de las métricas de 1. Monitorear semanalmente las métricas de la linea base del proyecto en Se realiza la trazabilidad de los requerimientos al Elaborar Comunicar una los matriz criterios de trazabilidad de aceptación de los a requerimientos los stakeholders. en donde se visualice término tiempo, Se de costo, cada realiza alcance fase la del trazabilidad y proyecto? calidad de semanalmente? los requerimientos al el terminos 1. avance Elaborar de durante una tiempo, matriz las fases costo, de trazabilidad del alcance proyecto de y calidad; los requerimientos y compararlas en donde con se las visualice metricas 2.3 Tiempos término de cada fase del proyecto? de el avance la linea durante base de las recuperacion. fases del proyecto Se esta llevando registro de los avances del Comparar Comprometer las variaciones a los responsables de tiempo de los los respecto entregables a la línea en en el el base. uso uso de de esta esta matriz matriz de de 2.2 cronograma Alcance asi como de los cambios al mismo?. Son las 2. trazabilidad Ante desviaciones significativas cuestionar precedencias y buscar 2.3 desviaciones Tiempos significativas respecto a los limites de desarrollar cosas en paralelo. Hacer micromanagement es decir que variacion?. Es el cronograma del proyecto lo planificar y hacer seguimiento de actividades en forma micro (diaria) suficientemente efectivo para asegurar el seguimiento de 3. Registrar los avances del proyecto, asi como el trabajo restante todo el proyecto? 4. Reevaluar la efectivadad del cronograma para el seguimiento del proyecto Se usan métricas de valor ganado para el seguimiento del cronograma?. Es efectivo? 2.4 Costos 1. Comparar las variaciones de tiempo respecto a la línea base. 2. Ante desviaciones significativas cuestionar precedencias y buscar desarrollar cosas en paralelo. Hacer micromanagement es decir que planificar y hacer seguimiento de actividades en forma micro (diaria) 3. Registrar los avances del proyecto, asi com o el trabajo restante 4. Reevaluar la efectivadad del cronograma para el seguim iento del proyecto Implementar entar las métricas de de valor ganado. 2. Registrar los avances del proyecto, asi como o el el trabajo restante Reevaluar la efectividad de su medición y proyección

30 3.2 Diagnóstico Informe de diagnóstico del proyecto Para el inicio y planificación se tiene: 56% In icio y p lan ificació n Proc ura Ries gos RR.HH Calidad Comunic ac iones Cos to Tiempos A lc anc e Integrac ion Para la ejecución y el control se tiene: 36% Eje cución y Control Procura Ries gos RR.HH Calidad Comunic ac iones Costo Tiempos A lcance Integrac ion Promedio = Prom. inicio y planificación + 2 (Prom. ejecución y control) 3

31 Proceso de recuperación. Identificación Portafolio de Proyectos Diagnóstico Cancelar / Congelar Inicio de la Recuperación Plan de Recuperación Ejecución y Control Cierre Acta de recuperación del proyecto Plan del Proyecto Reportes de estado Informes de Cierre

32 3.3 Inicio de la recuperación Determinar el nivel de recuperación Según el diagnóstico del proyecto Procura Riesgos Inicio y planificación RR.HH Calidad Comunicaciones Costo Tiempos Alcance Integracion Se establecen niveles de recuperación (según diagnóstico): Nivel de recuperación 1 (> del 70%) Nivel de recuperación 2 (> del 50%) Procura Riesgos RR.HH Calidad Comunicaciones Costo Tiempos Alcance Integracion Ejecución y Control Nivel de recuperación 3 (< del 50%) Mayor necesidad de recuperación

33 3.3 Inicio de la recuperación Determinar el nivel de recuperación Niveles Recomendaciones 1 (>70%) Aplicar acciones correctivas y preventivas puntuales incorporadas al plan del proyecto como parte de una solicitud de cambio. El baseline de todo el proyecto se mantiene. No sigue todo el proceso de recuperación 2 (>50%) Sigue el proceso de recuperación para el cual crea un acta de constitución de recuperación de proyecto Se planifican las acciones correctivas y preventivas recomendadas en el diagnostico, verificándose la implementación básica de procesos de Gestión de proyectos. Se establece una línea de base de recuperación, la cual es comparada con la línea base del proyecto. 3 (<50%) Sigue el proceso de recuperación Se detiene el proyecto y se usa todos los recursos para replanificar completamente el proyecto. Se espera cambios significativos en algunos de las restricciones de costo, tiempo, calidad y alcance. Ambos niveles involucran evaluar : Cambio de sponsor(s) Cambio de Project Manager Cambio de responsable y/o miembro de equipo Objetivos del proyecto y alcance

34 3.3 Inicio de la recuperación. Nivel 1 (> del 70%) Nombre de tarea Duración Proyecto "Sistema Tecnológico para la industria" Planeación Inicio Elaborar acta de inicio del proyecto Describir marco teórico-metodológico 42 días 9 días 0 días 1 día 2 días Definir sectores industriales para prueba piloto. 2 días Preparar lista de nodos estratégicos de la red Validar el plan del proyecto Informar acuerdos básicos para el proyecto. Fin Diseño y Desarrollo del Sistema Inicio Diseñar y listar Indicadores de Innovación Preparar modelo del Sistema Desarrollar el sistema Elaborar casos de pruebas Fin Puesta en Marcha y Prueba Piloto Inicio 1 día 1 día 2 días 0 días 21 días 0 días 3 días 5 días 10 días 3 días 0 días 12 días 0 días Puesta en marcha de un programa interdisciplinario 4 días Lanzar un Portal en Internet 5 días Ofrecer ciclo de conferencias y paneles sobre las 3 días mejores prácticas Fin 0 días No es necesario que siga todo el proceso de recuperación. Estado actual Valores acumulativos AC t1 EV PV EAC t2

35 3.3 Inicio de la recuperación. Nivel 2 (> del 50 %) Nombre de tarea Duración Proyecto "Sistema Tecnológico para la industria" 49 días? Planeación 12 días? Inicio 0 días Elaborar acta de inicio del proyecto 1 día Describir marco teórico-metodológico 2 días Elaborar EDT y alinear objetivos con el alcance 1 día Definir sectores industriales para prueba piloto. 2 días Preparar lista de nodos estratégicos de la red 1 día Elaborar el plan del proyecto 1 día Elaborar métricas de calidad 1 día? Informar acuerdos básicos para el proyecto. 2 días Definir claramente los procedimientos de cambio 1 día Fin 0 días Diseño y Desarrollo del Sistema 24 días? Inicio 0 días Diseñar y listar Indicadores de Innovación 3 días Preparar modelo del Sistema 5 días Validación de control de calidad del modelo 1 día? Desarrollar el sistema 10 días Documentar desarrollo y cambios 20 días Elaborar casos de pruebas 3 días Monitorear los riesgos y problemas 20 días Reportar estados de los entregables 2 días Fin 0 días Puesta en Marcha y Prueba Piloto 13 días Inicio 0 días Puesta en marcha de un programa interdisciplinario 4 días Lanzar un Portal en Internet 5 días Aprobar los entregables por el comité directivo 1 día Ofrecer ciclo de conferencias y paneles sobre las mejores prácticas 3 días Fin 0 días Estado actual Valores acumulativos AC t1 EV PV EAC Baseline de recuperación t2

36 3.3 Inicio de la recuperación. Nivel 3 (< del 50%) Nombre de tarea Duración Proyecto "Implementar CRM" Administracion de Proyectos Inicio y Planificacion Elaborar acta de inicio del proyecto Describir marco teórico-metodológico 125 días 125 días 30 días 2 días 2 días Elaborar EDT y alinear objetivos con el alcance 3 días Definir requerimientos Elaborar el plan del proyecto Elaborar métricas de calidad Informar acuerdos básicos para el proyecto. Definir los procedimientos de cambio Fin de Inicio y Planificación Monitoreo y Control Monitorear los riesgos y problemas Reporte semanal de actividades Controlar los cambios del proyecto Cierre del Proyecto Elaborar reporte de cierre Diseño y Desarrollo del Sistema Inicio Diseñar funcionalidades Preparar modelo del Sistema Validación de control de calidad del modelo Implementar los modulos del sistema Documentar cambios en los entregables Elaborar y ejecutar casos de pruebas Fin Puesta en Marcha y Prueba Piloto 10 días 2 días 4 días 2 días 5 días 0 días 85 días 85 días 85 días 85 días 10 días 10 días 80 días 0 días 3 días 10 días 5 días 40 días 7 días 15 días 0 días 11 días Estado actual Valores acumulativos AC t1 EV PV EAC t2

37 3.3 Inicio de la recuperación. Nivel 3 (< del 50%) Nombre de tarea Duración Proyecto "Implementar CRM" Administracion de Proyectos Inicio y Planificacion Elaborar acta de inicio del proyecto Describir marco teórico-metodológico 125 días 125 días 30 días 2 días 2 días Elaborar EDT y alinear objetivos con el alcance 3 días Definir requerimientos Elaborar el plan del proyecto Elaborar métricas de calidad Informar acuerdos básicos para el proyecto. Definir los procedimientos de cambio Fin de Inicio y Planificación Monitoreo y Control Monitorear los riesgos y problemas Reporte semanal de actividades Controlar los cambios del proyecto Cierre del Proyecto Elaborar reporte de cierre Diseño y Desarrollo del Sistema Inicio Diseñar funcionalidades Preparar modelo del Sistema Validación de control de calidad del modelo Implementar los modulos del sistema Documentar cambios en los entregables Elaborar y ejecutar casos de pruebas Fin Puesta en Marcha y Prueba Piloto 10 días 2 días 4 días 2 días 5 días 0 días 85 días 85 días 85 días 85 días 10 días 10 días 80 días 0 días 3 días 10 días 5 días 40 días 7 días 15 días 0 días 11 días Valores acumulativos fase temprana fase media fase tardía AC t1 Se re-planifa el proyecto y se hace un rebaseline general Curva re planificada t3 EAC BAC Tiempo

38 Proceso de recuperación. Identificación Portafolio de Proyectos Diagnóstico Nivel 2 y 3 Cancelar / Congelar Inicio de la Recuperación Plan de Recuperación Ejecución y Control Cierre Acta de recuperación del proyecto Plan del Proyecto Reportes de estado Informes de Cierre

39 3.3 Inicio de la recuperación Acta de Constitución del Proyecto a recuperar Se inicia realizando un Project Charter de la recuperación, comprometiendo al Comité Directivo, así como al Sponsor y equipo recuperador del proyecto para cumplir con los objetivos y calendario. A. Información general del proyecto a recuperar Project Charter (Recuperación) Nombre del proyecto Implementación CRM de Oracle Project manager Jesús Domínguez Fecha de inicio de la recuperación 15/03/2006 Autorizado Por: Director de PMO B. Objetivos de la recuperación del proyecto Recuperar el proyecto y llevarlo a condiciones normales de su limite de variación en el lapso de 8 semanas. C. Alcance de la recuperación (Dentro de Alcance) Describir requerimientos en forma especifica Descomponer el WBS a un nivel 4 especificando los entregables correspondientes a los terceros. Completar cronograma con lo especificado arriba e incluir las acciones correctivas y preventivas del informe del diagnostico (definir micro actividades, validar hitos, asegurar interdependencias, etc) Implementar los procesos de costos, tiempos y riesgos, y definir métricas de desempeño de ellas. Hacer seguimiento exhaustivo semanal con reuniones de seguimiento de riesgos y problemas semanales. D. Nivel de la Recuperación : Nivel 3

40 Proceso de recuperación. Identificación Portafolio de Proyectos Diagnóstico Nivel 2 y 3 Cancelar / Congelar Inicio de la Recuperación Plan de Recuperación Ejecución y Control Cierre Acta de recuperación del proyecto Plan del Proyecto Reportes de estado Informes de Cierre

41 3.4 Plan de Recuperación Plan Nivel 2 Estado actual Baseline de Recuperación Valores acumulativos EAC Valores acumulativos EAC AC PV AC PV Baseline de recuperación EV EV t1 t2 t1 t2

42 3.4 Plan de Recuperación Plan Nivel 3 (Recuperación extrema) Valores acumulativos fase temprana fase media fase tardía EAC Valores acumulativos fase temprana fase media fase tardía Curva re planificada EAC BAC AC AC PV EV t1 t2 t1 t3 Tiempo Se re-planifa el proyecto y se hace un rebaseline general

43 Proceso de recuperación. Identificación Portafolio de Proyectos Diagnóstico Nivel 2 y 3 Cancelar / Congelar Inicio de la Recuperación Plan de Recuperación Ejecución y Control Cierre Acta de recuperación del proyecto Plan del Proyecto Reportes de estado Informes de Cierre

44 3.5 Ejecución y Control de la recuperación. Se preparan los reportes de estado correspondientes a los Informes de avance de la recuperación, reportes de riesgos y problemas, y solicitudes de cambios. Valores acumulativos EAC AC PV Seguimient o y control sobre las acciones correctivas Baseline de recuperación T2 % Avance EV Baseline original Baseline de recuperación 78% 70% Real 72% t1 t2 t3 Reportes de estado

45 3.5 Ejecución y Control de la recuperación. Se preparan los reportes de estado correspondientes a los Informes de avance de la recuperación, reportes de riesgos y problemas, y solicitudes de cambios. Valores acumulativos Inicio Recuperación EAC BAC AC Seguimient o y control sobre las acciones correctivas Curva re planificada Tx % Avance Rebaseline 80% Real 82% t1 tx t3 Tiempo Reportes de estado

46 Proceso de recuperación. Identificación Portafolio de Proyectos Diagnóstico Nivel 2 y 3 Cancelar / Congelar Inicio de la Recuperación Plan de Recuperación Ejecución y Control Cierre Acta de recuperación del proyecto Plan del Proyecto Reportes de estado Informes de Cierre

47 3.6 Cierre de la recuperación. Luego de haber ejecutado el plan de recuperación del proyecto, y la desviación del proyecto en tiempos, costos y alcance haya alcanzado una salud general verde, se comunicará a la gerencia los resultados del proceso de recuperación, así como las lecciones aprendidas obtenidas. Valores acumulativos Cierre de la recuperación Inicio Recuperación BAC EAC AC Reporte de cierre t1 tx t3 Tiempo Lecciones aprendidas

48 4. Lecciones aprendidas

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