Proyecto de Integración

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1 Alumno: Allan Sánchez Brenes Profesor: Saúl Núñez

2 Contenido Introducción... 5 Definición y antecedentes del problema Justificación del proyecto Objetivo general Objetivos específicos Descripción de la organización donde se realiza el proyecto Alcance y limitaciones...11 Sistemas Planificación de recursos empresariales ERP...15 Áreas de conocimiento del PMBOK...17 Gestión del Tiempo del Proyecto...17 Gestión de los Costes del Proyecto...25 Gestión de la Calidad del Proyecto...27 Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto...29 Gestión de las Comunicaciones del Proyecto...32 Gestión de los Riesgos del Proyecto...33 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto...41 Conclusiones y recomendaciones...44 Recomendaciones...45 Anexos...48 ULACIT Página 1

3 Índice de tablas Tabla 1 Descripción de las actividades...18 Tabla 2 Cuadro de relaciones...19 Tabla 3 Cuadro de Tiempos...20 Tabla 4 Descripción de actividades con Fechas de Inicio y Fin...21 Tabla 5 Definición de tiempos más cercanos y la ruta crítica...24 Tabla 6 Costos del proyecto...26 Tabla 7 Definiciones RACI...31 Tabla 8 Matriz RACI...32 Tabla 9 Matriz Probabilidad e Impacto...34 Tabla 10 Identificación de Riesgos...34 Tabla 11 Matriz de Probabilidad e Impacto Aplicada...37 Tabla 12 Plan de respuesta al riesgo...38 Índice de figuras Ilustración 1: Organigrama empresa ABC Ilustración 2 Red PERT y Ruta Crítica Ilustración 3 Diagrama causa efecto Ilustración 4 Organigrama implementación del proyecto Ilustración 5: Áreas de conocimiento PMI Ilustración 6: Estructura descomposición de trabajo ULACIT Página 2

4 Glosario Acta de Constitución del Proyecto Documento emitido por el iniciador o patrocinador del proyecto quien autoriza formalmente la existencia de un proyecto, y le confiere al director de proyectos la autoridad para aplicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto. También conocido como: Acta de Autorización del Proyecto, Acta de Proyecto, o Ficha del Proyecto. Red Pert Representación gráfica del proyecto el cual permite ver rápida e intuitivamente las tareas que lo componen, las relaciones entre las mismas y todos los datos y conceptos descritos anteriormente, facilitando la toma de decisiones. Ruta crítica Técnica de análisis de la red del cronograma que se usa para determinar el nivel de margen de los cronogramas (el nivel de holgura) sobre varios caminos de red lógicos de la red del cronograma del proyecto y para determinar la duración total mínima del proyecto. Las fechas de inicio y finalización tempranas se calculan mediante un recorrido hacia adelante, usando una fecha de inicio especificada. Las fechas de inicio y finalización tardías se calculan mediante un recorrido hacia atrás, a partir de una fecha de finalización específica, es generalmente la fecha de finalización temprana del proyecto, determinada durante el cálculo del recorrido hacia adelante. Stakeholder Personas y organizaciones como clientes, patrocinadores, organización ejecutante y el público, involucrados activamente con el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución o conclusión del proyecto. Igualmente pueden influir sobre el proyecto y sus productos entregables. También conocido como: Interesados o Involucrados. ULACIT Página 3

5 Abreviaturas COBIT Objetivos de Control para la Información y Tecnologías Relacionadas CRM EDT ERP ITIL Customer relationship management Estructura Desglose de Trabajo Planificación de recursos empresariales Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de Información PMI PMBOK Project Management Institute Conjunto de conocimientos en Dirección, Gestión y Administración de Proyectos según el PMI VOC Voice of costumer ULACIT Página 4

6 Introducción Hoy en día el término ERP se ha vuelto atractivo y relevante, es una necesidad fundamental para toda organización. Desde hace pocos años la tecnología ha desempeñado un papel primordial en cuanto a los cambios de la forma de cómo hacer los negocios. Con la acelerada modificación en todos los aspectos de la sociedad de la cual todos son partícipes, es imposible no proponer un cambio, y uno de los primordiales factores claves para alcanzar el éxito es el uso adecuado y eficiente de la Tecnología de Información. Por lo tanto, actualmente todas las compañías están sumidas en un entorno que es versátil, en el cual la organización que no se adapte con la tecnología, perderá clientes y desaparecerá del mercado, debido a que la competencia estará un paso adelante, y ese escalón representará una gran ventaja competitiva. Cada vez más, el mercado experimenta un desarrollo y poco a poco las fronteras y las limitaciones comerciales van desapareciendo, por esta razón las empresas se ven comprometidas a aumentar su cartera de productos y servicios. Para ello, es primordial el soporte tecnológico, para gestionar eficientemente las bases de datos, es decir, contar con desarrollados sistemas de información para canalizar de manera exacta la situación actual y futura de los procesos y negocios. Esto se logra por medio de ERP s, sistemas integrales de administración empresarial, creados para ajustar y automatizar la totalidad de procesos primordiales en la empresa, y que tienen como misión facilitar la planificación de todos los recursos empresariales. Antes de la aparición de los ERP s, las empresas utilizaban sistemas autónomos que eran gestionados por cada departamento. La duplicidad de datos, el difícil acceso, la ULACIT Página 5

7 falta de integridad y la casi nula posibilidad de compartirlos en línea y a tiempo real impedían una correcta distribución del conocimiento, control de las operaciones y administración de la empresa. La información no era precisa, oportuna ni exacta. Debido a lo anterior, hoy por hoy, se ofrece una amplia gama de herramientas para perfeccionar los procesos del negocio a través de avanzados sistemas de información los cuales permiten capturar, almacenar, procesar y distribuir los datos e información creada por las diferentes unidades administrativas, operativas, y productivas de una compañía. Los Sistemas de Planificación de los recursos empresariales permiten a las organizaciones reducir las distancias entre proveedores y clientes, buscando lograr la unificación de los procesos. La implementación de un ERP conduce a la exclusión de barreras departamentales, la información fluye en toda la empresa descartando la improvisación por no contar con información. Lo más relevante de un ERP es que unifica y organiza toda la información de la empresa en un único espacio, lo que permite que cada evento quede descubierto de forma instantánea, facilitando la toma de decisiones de manera sencilla y segura. Con un ERP la empresa está bajo control y se incrementará la calidad de los servicios y productos. Quienes no tengan un sistema ERP terminarán saliendo del mercado, y quienes lo tengan, experimentarán el liderazgo y crecimiento. ULACIT Página 6

8 Definición y antecedentes del problema La empresa ABC no posee un sistema para automatizar sus procesos, de facturación, contabilidad y finanzas. En este momento se cuenta con una hoja de cálculo en la cual se realiza la contabilidad y la facturación se lleva a cabo de forma manual. 1.1 Justificación del proyecto Debido al crecimiento que se ha presentado en los últimos 2 años en la empresa, los procesos internos se han vuelto cada día más tediosos y complicados. La empresa es concesionaria de una marca de sistemas de punto de ventas y ERPs los cuales distribuyen e implementan. Como requisito de la casa matriz, ABC debe de implementar el ERP en sus oficinas, es por esta razón y lo antes mencionado que ABC toma la decisión de comenzar la implementación de un ERP el cual automatice los diferentes procesos de negocio. 1.2 Objetivo general Implementar un ERP para sustituir los procesos contables y financieros manuales en la empresa ABC de Costa Rica. 1.3 Objetivos específicos Definir la implementación de los módulos. Realizar la migración de datos desde Excel hacia SQL. Efectuar las pruebas de funcionalidad de los módulos. Asegurar la continuidad del negocio. Optimizar los procesos de negocio. ULACIT Página 7

9 Comunicar la información entre todos los componentes de la organización. Permitir acceso a la información de forma, precisa, confiable y oportuna (integridad de datos). 1.4 Descripción de la organización donde se realiza el proyecto La Empresa ABC de Costa Rica fue fundada en febrero de 2008 con el propósito de dar un servicio completo a las pequeñas y medianas empresas en el área de soporte de cómputo, redes, servidores, seguridad informática y en la implementación de proyectos tecnológicos. A principios de 2010 se adquirió la distribución de un completo sistema de punto de venta, ERP y CRM español con más de 25 años de experiencia a nivel mundial para tiendas, hostelería, distribución y hotelería. Con este sistema se busca incursionar a un nuevo mercado y trabajarlo en conjunto con el departamento de soporte para así dar un servicio completo y especializado. En enero del 2012 se firma el contrato de concesión de la marca y dejan de ser distribuidores para convertirse en concesionarios para Costa Rica. Actualmente la empresa no sólo vende los diferentes sistemas, si no que los instala, configura y brinda las respectivas capacitaciones y el respectivo soporte post venta. La empresa sigue expandiéndose y ya se firmó la primera de varias distribuciones en el país que trabajarán en conjunto con ABC, vendiendo e implementando el sistema por todo el territorio nacional. ULACIT Página 8

10 MISIÓN Apoyar el crecimiento productivo de nuestros clientes, asesorándolos y entregando conocimiento y tecnología informática que satisfaga sus necesidades; desarrollando así nuestro talento humano. VISIÓN Seremos los líderes del mercado de software de puntos de venta para tiendas y restaurantes a nivel nacional. Sus Productos: Manager Advanced Manager PYMES Manager CRM Manager Basic Front Rest Front Retail Front Hotel ULACIT Página 9

11 ORGANIGRAMA Ilustración 1: Organigrama empresa ABC Gerente General Asistente Gerencia Vendedor Gerente Financiero Gerente de Operaciones Jefe Producto Jefe soporte Analista de Sistemas Técnico Help Desk Fuente: Creación propia ULACIT Página 10

12 1.5 Alcance y limitaciones Limitaciones Se cuenta con un corto plazo de 3 meses para completar el trabajo. Poca disponibilidad en algunas áreas de la empresa para realizar e integrar los procesos a digitalizar. Información confidencial. Los estándares de la empresa restringen el uso de mejores prácticas lo cual impide, a mediano y largo plazo, la escalabilidad del sistema. Alcances Lograr implementar los módulos de contabilidad y financias de un ERP con todos los respectivos datos y contar con la funcionalidad total de la herramienta con los pertinentes módulos solicitados por la empresa y crear valor e inteligencia a la toma de decisiones. Capacitar al personal en el uso de los diferentes módulos a implementar. Realizar y verificar con la contabilidad manual del primer uso del sistema. ULACIT Página 11

13 Metodología de investigación La investigación será de tipo cualitativa, del análisis se puede obtener que esta se basará en una investigación utilizando la recolección de datos, por otro lado se realizará una descripción de fases que se deberán realizar durante el proceso de implementación de los módulos del ERP. La metodología empleada para realizar este proyecto en la empresa ABC S.A. de Costa Rica fue la explicativa. Esta metodología se describe de la siguiente manera: Explicativas, son aquellos trabajos donde nuestra preocupación, se centra en determinar los orígenes o las causas de un determinado conjunto de fenómenos, donde el objetivo es conocer por qué suceden ciertos hechos a través de la delimitación de las relaciones causales existentes o, al menos, de las condiciones en que ellas producen. Este es el tipo de investigación que más profundiza nuestro conocimiento de la realidad, porque nos explica la razón, el porqué de las cosas, y es por lo tanto más complejo y delicado pues el riesgo de cometer errores aumenta considerablemente. (Romero, 2011) Para realizar el proyecto se hace un pequeño análisis de la empresa para ver cuáles son sus necesidades y las mejoras que se podrían implementar mediante una etapa de especificación de requerimientos, al mismo tiempo se utilizarán las entrevistas como fuente de información. Por otro lado, se aplica el diseño sistémico, el cual se utiliza en la recolección de datos, iniciando desde la investigación sobre los antecedentes de los procesos involucrados de la empresa, en este caso contabilidad y finanzas; así también se ULACIT Página 12

14 llevarán a cabo entrevistas a los interesados con el fin de recolectar los requerimientos de una manera robusta. El muestreo es no probabilístico, se tomarán como base los datos obtenidos en las entrevistas y del análisis de la información que brindan los interesados con el fin de conocer más sobre el proyecto a desarrollar. Para realizar el proyecto se hará un pequeño estudio de la empresa para ver cuáles son sus necesidades y las mejoras que se podrían implementar. Con este estudio se podrá observar que existe un rápido crecimiento de la empresa y con ello su manera de facturar, controlar las cuentas contables y darles seguimiento a sus clientes no es suficiente, por lo cual se decidió implementar los módulos de contabilidad y finanzas del ERP que es comercializado por la misma empresa. Se debe coordinar una reunión antes de comenzar la implementación con el Gerente General de la empresa para entender las principales necesidades que se tienen. Para cubrir estas necesidades se implementarán los siguientes procesos: -Proveedores -Clientes Catálogos -Artículos -Facturación (Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar) -Contabilidad (Estados Financieros) -Flujo de Cajas Análisis del diagnóstico La empresa actualmente no cuenta con un sistema para automatizar los procesos de facturación, contabilidad y finanzas. Se utilizan archivos de Excel para realizar ULACIT Página 13

15 proformas y llevar la contabilidad y finanzas. La hoja de cálculo cumplía con las expectativas, pero con el crecimiento de la empresa, el mismo se volvió obsoleto por lo que es necesario un cambio. La empresa al ser concesionaria de una marca de sistemas de punto de ventas y ERP s, tiene como requisito de la casa matriz, implementar el sistema ERP en su centro de trabajo, además se requiere la automatización de procesos que hasta ahora se ejecutan de forma manual, con el objetivo de agilizar los trámites administrativos e incrementar la eficiencia de la empresa al disponer de todos los datos y resultados de forma automática. Debido a la descripción anterior es que ABC llega a la conclusión de comenzar la implementación de un ERP que automatice los procesos de la empresa. Con el sistema en función, se tendrá la capacidad de programar facturaciones periódicas, mejorar las finanzas y la contabilidad, optimizando el control y centralización de la información financiera en tiempo real, y así tener un dominio total del negocio. Por lo tanto al implementar el sistema será posible tomar mejores y más rápidas decisiones financieras. Descripción metodológica del PMBOK para el proyecto Para comenzar con este trabajo de investigación es importante aclarar lo que es un proyecto según el PMBOK (2008): Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. ULACIT Página 14

16 Sistema: conjunto de elementos que interactúan entre sí para lograr dar un resultado esperado. Sistema de información gerencial: es un sistema que utiliza herramientas tecnológicas hardware, software, recursos humano, fuentes de información, aplicaciones, telemática y reglas de negocio para obtener el resultado esperado. Es importante nombrar que estos sistemas tienen cuatro actividades primordiales: Entrada: datos que se quieren procesar. Almacenamiento: guarda información para ser consultada. Procesamiento: manejo de los datos por medio de operaciones establecidas previamente. Salida: resultado de los datos procesados. Sistemas Planificación de recursos empresariales ERP Son sistemas de información gerencial que permiten tomar y modular los procesos de negocio de la empresa y automatizarlos con el objetivo que la empresa de bienes o servicios pueda controlar y mejorar la toma de decisiones por parte de la gerencia. Los ERP permiten el dinamismo entre los diferentes departamentos de una empresa lo cual hace que los procesos se realicen de forma rápida y segura evitando inventar e improvisar información. Es importante que la gerencia incluya los cambios empresariales que producen estos dentro de su estrategia y permita que el sistema se explote de manera adecuada y logre los objetivos para el cual fue adquirido. ULACIT Página 15

17 Si se logra implementar el ERP con éxito aportará una serie de ventajas competitivas para la empresa y una forma de control interno suficientemente confiable. ULACIT Página 16

18 Áreas de conocimiento del PMBOK Gestión del Tiempo del Proyecto: describe los procesos relativos a la puntualidad en la conclusión del proyecto. Se compone de los procesos de dirección de proyectos: Definición de las Actividades, Establecimiento de la Secuencia de las Actividades, Estimación de Recursos de las Actividades, Estimación de la Duración de las Actividades, Desarrollo del Cronograma y Control del Cronograma (PMBOK, 2004). Para la definición del tiempo transcurrido en cada una de las actividades es muy importante estimar la duración de ellas. Por lo tanto, parte de la planificación es conocer el inicio del proyecto; asimismo, servirá para control durante la ejecución. El desarrollo de este proyecto según el cronograma se realizará en el periodo que va desde el 20 de marzo del 2014 al 20 de mayo del 2014, en donde se trabajará de lunes a viernes en horas variables, para no entorpecer las labores de los empleados de la empresa y conseguir involucrar más a los interesados del proyecto. Como parte de la planificación se decide tomar en cuenta los días feriados de ley según el Ministerio de Trabajo de Costa Rica En el anexo 2, se muestra el desarrollo del cronograma. A continuación se detallan las actividades que forman parte de la planificación, además se desglosan los tiempos para poder obtener la red Pert y la ruta crítica. ULACIT Página 17

19 Tabla 1 Descripción de las actividades Identificador A B C D E F G H I J K L M N O P Q R Descripción de la actividad Ideas del proyecto Acta constitución Estructura y roles Plan de continuidad Caso de uso Bajo nivel Alto nivel Especificaciones Arquitectura Plan de pruebas Obtener software Obtener Hardware Instalación de componentes Verificación y validación Integración Soporte técnico Archivar documentación Pruebas de aceptación Creación: Fuente propia ULACIT Página 18

20 ULACIT Página 19 Tabla 2 Cuadro de relaciones Creación: Fuente propia Actividad Predecesora A B A C B D C E D F E G F H C I C J C K G L K;H;I;J M L N M O N P O Q P R Q

21 Tabla 3 Cuadro de Tiempos Actividad Optimista Tiempo medio Pesimista Tiempo Pert A B C D E F G H I J K L M N O P Q R Total de días ULACIT Página 20

22 Creación: Fuente propia Tabla 4 Descripción de actividades con Fechas de Inicio y Fin Identificador Descripción de la Predecesora Inicio Fin actividad A Ideas del proyecto 20 mar 25 mar B Acta constitución A 26 mar 28 mar C Estructura y roles B 29 mar 3 abr D Plan de continuidad C 4 abr 8 abr E Caso de uso D 9 abr 11 abr F Bajo nivel E 12 abr 15 abr G Alto nivel F 16 abr 19 abr H Especificaciones C 09 abr 12 abr I Arquitectura C 09 abr 12 abr J Plan de pruebas C 22 abr 23 abr K Obtener software G 24 abr 28 abr L Obtener Hardware K;H;I;J 16 abr 19 abr M Instalación de componentes L 27 abr 29 abr N Verificación y validación M 27 abr 29 abr O Integración N 28 abr 29 abr P Soporte técnico O 28 abr 29 abr ULACIT Página 21

23 Q Archivar documentación P 29 abr 30 abr R Pruebas de aceptación Q 30 abr 30 abr Creación: Fuente propia ULACIT Página 22

24 Ilustración 2 Red PERT y Ruta Crítica Fuente: Creación propia ULACIT Página 23

25 Tabla 5 Definición de tiempos más cercanos y la ruta crítica Nodo Nodo Anterior Inmediato Tiempo Más Cercano Nodo Tiempo Actividad Ruta crítica ULACIT Página 24

26 FIN Creación: Fuente propia Gestión de los Costes del Proyecto, describe los procesos involucrados en la planificación, estimación, presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Estimación de Costes, Preparación del Presupuesto de Costes y Control de Costes (PMBOK, 2004). El costo de implementar un sistema ERP es una de las actividades que se debe calcular de manera apropiada; del desglose adecuado se puede dar al cliente un estimado robusto del proyecto y permite no crear altas expectativas en los interesados. Los principales costos son: Hardware: El implementar un sistema ERP significa cambios en la infraestructura tecnológica del negocio, desde un aumento de las capacidades de procesamiento y almacenamiento, hasta el cambio total de la plataforma si la decisión de implantación lo requiere, además es importante tomar en cuenta redundancia para garantizar disponibilidad de sistemas críticos y el esquema de licenciamiento para bases de datos y sistemas operativos de aplicación. Software: El costo del licenciamiento de un sistema ERP se logra, en este caso por número de usuarios que son dos para el proyecto y además se debe tomar en cuenta que el mantenimiento porcentualmente está entre el 17% y el 22%. ULACIT Página 25

27 En la siguiente tabla se desglosa los costos del proyecto. Tabla 6 Costos del proyecto Director de proyecto ,83 Implementador ,28 Contador ,64 Testing Software 80244,5 Total Recurso Humano ,25 Obtener Hardware Obtener Software Total Materiales Total Costos ,25 Creación: Fuente propia Salario Director: ,83 Implementador: ,14 Testing Software: ,50 por hora Contador: 9.564,97 por hora Licencias: c/u Computadora: Los salarios de los trabajadores se tomaron de la tabla de salarios mínimos del Ministerio de trabajo de Costa Rica. ULACIT Página 26

28 Gestión de la Calidad del Proyecto, describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto cumpla con los objetivos por los cuales ha sido emprendido. Se compone de los procesos de dirección de proyectos, Planificación de Calidad, Realizar Aseguramiento de Calidad y Realizar Control de Calidad. (PMBOK, 2004). Es importante para un plan de calidad plantear una política que permita marcar la implementación con características que le conceda alcanzar la calidad. La propuesta para este proyecto es la siguiente: Dar un servicio innovador de calidad en la empresa ABC, que cumpla con las necesidades establecidas por los clientes y que además satisfaga sus expectativas en un corto tiempo de entrega del producto. Por otro lado, se aplica la herramienta de VOC para escuchar la voz del cliente dentro de las entrevistas, con esto se logra plasmar sus necesidades, conseguir y mejorar la calidad del producto. Para obtener la calidad del proyecto también se toma en cuenta el Marco de trabajo de COBIT, el cual permite establecer buenas prácticas de implementación de un sistema de información específicamente el proceso AI7. En el anexo 4 se muestra el proceso que AI7 de COBIT Para implantar un plan de calidad, con respecto a este proyecto, se basará en un diagrama causa efecto, propuesto por Chamoun para un control de calidad robusto. ULACIT Página 27

29 Ilustración 3 Diagrama causa efecto Fuente: Chamoun, 2002 Por otro lado se aplicará Benchmarking con el objetivo de comparar implementaciones previas y así poder evitar defectos propios de estas implementaciones. El plan de calidad permite crear una lista de verificación que contiene: Informes sobre rendimiento. Solicitud de cambios. Métricas de control. Productos entregables. Listas de control de calidad. ULACIT Página 28

30 Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto, describe los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto. Se compone de los procesos de dirección de proyectos, Planificación de los Recursos Humanos, Adquirir el Equipo del Proyecto, Desarrollar el Equipo del Proyecto y Gestionar el Equipo del Proyecto (PMBOK, 2004). A continuación se presenta la estructura organizacional necesaria para desarrollar el proyecto en la empresa ABC. Ilustración 4 Organigrama implementación del proyecto Stakeholder Administrador de Proyecto Contador Implementador Testing Fuente: Elaboración propia Dentro del análisis de los recursos humanos requeridos para el proyecto es necesario definir y elaborar de una manera adecuada cada puesto y sus funciones, así como definir los roles en que se desempeña y además detallar las responsabilidades propias de cada involucrado en el proyecto. ULACIT Página 29

31 Stakeholder: los interesados en el que el proyecto se realice. En este proyecto son las personas las que ponen los recursos necesarios para que se lleve a cabo. Administrador de proyecto: responsable del sistema, es la persona encargada de coordinar el proyecto y las actividades que involucra. Contador: es el actor que facilita los procesos contables existentes en la empresa y encargado de constatar los procesos manuales con los automatizados. Implementador: es el encargado de automatizar los procesos de contabilidad y finanzas mediante los módulos del ERP. Testing: es el encargado de verificar que el sistema implementado cumpla con los requerimientos funcionales del cliente y probar los procesos automatizados. La matriz RACI es una herramienta muy utilizada en la administración de proyectos, esta permite asignar responsabilidad a los individuos de las actividades que forman el proyecto. ULACIT Página 30

32 Tabla 7 Definiciones RACI R Responsable Este rol realiza el trabajo y es responsable por su ejecución. A Aprobador Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento se vuelve responsable de él. C Consultado Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para terminar el trabajo. Se le informa y se le consulta.(comunicación Bidireccional) I Informado Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados de trabajo. (Comunicación unidireccional) Creación: Fuente propia ULACIT Página 31

33 La siguiente tabla se muestra la matriz RACI de este proyecto: Tabla 8 Matriz RACI Actividad/Recurso Stakeholder Administrador Contador Implementador Testing de proyecto Financia recursos R I I Planificación R C I I Desarrollo R C R C Verificación errores de R R R I I Creación: Fuente propia Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, describe los procesos relacionados con la generación, recogida, distribución, almacenamiento y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma. Se compone de los procesos de dirección de proyectos, Planificación de las Comunicaciones, Distribución de la Información, Informar el Rendimiento y Gestionar a los Interesados (PMBOK, 2004). En este proyecto, se manejarán 2 tipos de comunicación, formal e informal, igualmente podrá ser oral y escrita. Debido a la naturaleza del proyecto se deben hacer reuniones cada semana con el objetivo de verificar el avance adecuado del proyecto, además se debe documentar cada acuerdo de la reunión en una minuta. El gerente del proyecto será el responsable de la comunicación con los interesados; en específico, con el representante de la empresa. Comunicará sobre cualquier cambio ULACIT Página 32

34 que se deba realizar en el trabajo o mejoras en los detalles de calidad de la implementación contable y financiera. Deberá informar inmediatamente los cambios requeridos de forma escrita o utilizando algún medio electrónico formal como el correo electrónico Los cambios deben ser documentados para cualquier reclamo más adelante y deben ser autorizados por el representante de la empresa por este mismo medio. Gestión de los Riesgos del Proyecto, describe los procesos relacionados con el desarrollo de la gestión de riesgos de un proyecto. Se compone de los procesos de dirección de proyectos, Planificación de la Gestión de Riesgos, Identificación de Riesgos, Análisis Cualitativo de Riesgos, Análisis Cuantitativo de Riesgos, Planificación de la Respuesta a los Riesgos y Seguimiento y Control de Riesgos (PMBOK, 2004). El presente análisis de riesgos permite crear acciones que minimicen el posible impacto de las vulnerabilidades detectadas para la consecución de este proyecto. La tabla muestra la matriz de probabilidad e impacto que es la herramienta para realizar el análisis de los riesgos identificados. ULACIT Página 33

35 Tabla 9 Matriz Probabilidad e Impacto Probabilidad Nada Probable 1 Poco Probable 2 Probable 3 Muy Probable 4 Impacto Riesgo Bajo Riesgo Moderado Riesgo Alto Riesgo Extremo Altamente Probable 5 Fuente: Creación Propia A continuación se crea una lista con los riesgos que podrían afectar el desarrollo del proyecto: Tabla 10 Identificación de Riesgos Riesgo Descripción Probabilidad Impacto R1 Falta de Ausencia o 2 Alto disponibilidad cantidad de de licencias. licencias limitada. R2 Problemas técnicos. Ausencia en la capacidad 2 Alto técnica de corregir errores propios de la ULACIT Página 34

36 implementación. R3 El acceso 1 Alto Disponibilidad limitado, de BD. restringido e íntegro a las BD. R4 Que la 2 Extremo Discrepancia contabilidad en DATA. manual no concuerde con la nueva R5 Validación implementación. El registro de la 2 Alto de información. la información no es validado. R6 El sistema no 3 Moderado Compatibilidad. es otras compatible plataformas. R7 Calidad Deficiencia de 2 Moderado deficiente. buenas prácticas en la ULACIT Página 35

37 implementación. R8 Retraso de La empresa no 3 Alto entregables. cumple tiempo periodo a el de implementación del software. R9 Falta de Falta de 4 Alto apoyo. compromiso de R10 Ausencia de Gestión de los departamentos involucrados. No existe un ciclo de cambio 3 Moderado cambio. robusto para documentar el R11 Módulo de procesos. Fuente: Creación propia proceso. Falta definición de los procesos a automatizar. 3 Alto ULACIT Página 36

38 Probabilidad Proyecto de Integración Se debe proceder a aplicar la tabla de probabilidad e impacto por lo que se muestra el resultado en la siguiente tabla: Tabla 11 Matriz de Probabilidad e Impacto Aplicada MATRIZ DE RIESGO DEL PROYECTO Impacto ,2,8, ,5, , Fuente: Creación propia ULACIT Página 37

39 Tabla 12 Plan de respuesta al riesgo Riesgo Descripción Estrategia Actividad R1 Falta de Ausencia o Transferir Delegar al disponibilidad cantidad de interesado la de licencias. licencias entrega de las limitada. licencias. R2 Problemas Ausencia en la Aceptar Se cuenta con técnicos. capacidad más técnica de implementadores corregir errores de experiencia. propios de la implementación. R3 El acceso Transferir Delegar la Disponibilidad limitado, responsabilidad de BD. restringido e de datos íntegro a las íntegros. BD. R4 Que la Mitigar Desarrollo de un Discrepancia contabilidad plan de pruebas en DATA. manual no después de dos concuerde con meses de la la nueva implementación. ULACIT Página 38

40 implementación. R5 Validación El registro de la Aceptar Crear un plan de de la información no validación de información. es validado. datos estilo lista de verificación para validar el proceso R6 El sistema no Transferir El cliente debe Compatibilidad es compatible que adquirir las con otras licencias para plataformas. que compatible el ERP. sea con R7 Calidad Deficiencia de Aceptar Crear reuniones deficiente. buenas con los prácticas en la implementación. interesados para validar y verificar la calidad de la implementación. R8 Retraso de La empresa no Aceptar Crear un plan de entregables. cumple a continuidad del tiempo el proyecto. ULACIT Página 39

41 periodo de implementación del software. R9 Falta de Falta de Transferir Delegar la apoyo. compromiso de los responsabilidad al cliente para departamentos que busque involucrados. mejores canales de comunicación para crear interés en el nuevo sistema. R10 Ausencia No existe un Aceptar Crear un ciclo de de Gestión de ciclo de cambio Gestión del cambio. robusto para cambio de los documentar el procesos a proceso. automatizar. R11 Módulo Falta definición Transferir Los interesados de procesos. Fuente: Creación propia de los procesos a automatizar. deben definir el alcance de la implementación del proyecto. ULACIT Página 40

42 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, describe los procesos para comprar o adquirir productos, servicios o resultados, así como para contratar procesos de dirección. Se compone de los procesos de dirección de proyectos, Planificar las Compras y Adquisiciones, Planificar la Contratación, Solicitar Respuestas de Vendedores, Selección de Vendedores, Administración del Contrato y Cierre del Contrato (PMBOK, 2004). La empresa ABC es la distribuidora exclusiva de una marca de ERP en Costa Rica, es por eso que en esa área de conocimiento no se desarrolla en esta investigación. Sin embargo, es importante aclarar que el sistema es de un proveedor Español y como parte de las políticas para ser distribuidor, es la incorporación la herramienta dentro de algún proceso de negocio de la empresa, con el fin de crear un sentido de pertenencia del producto. ULACIT Página 41

43 Ilustración 5: Áreas de conocimiento PMI Fuente: (PMBOK, 2004) ULACIT Página 42

44 Ilustración 6: Estructura descomposición de trabajo Fuente: Creación propia. ULACIT Página 43

45 Conclusiones y recomendaciones Conforme la globalización y la tecnología avanzan, la necesidad de operar grandes cantidades de información ha incrementado en las organizaciones, por medio de sistemas unificados de información, los cuales sean capaces de cumplir con todas las necesidades y expectativas en el actual mercado tan competente del cual todos son testigos. La tecnología hoy por hoy está ocupando un lugar relevante en las organizaciones, ya que ha autorizado que los procesos sean más efectivos y eficientes. El contar con tecnología que se adecúe a los distintos cambios constantes que se crean, es una ventaja competitiva que permite que las organizaciones sigan teniendo presencia en el mercado actual. Con la innovación de herramientas tecnológicas como el ERP que aprueba la integración de la información, las empresas han sido beneficiadas en cuanto la administración de la totalidad de los procesos. Por tanto, implementar un sistema ERP el cual envuelve a toda la organización, es un riesgo que se debe afrontar con éxito si se desea continuar en el mercado. Las tecnologías han dejado de ser solo un soporte y generadoras de costos y han pasado a ser una necesidad estratégica fundamental en el negocio. Las empresas que son líderes son las que están a la vanguardia en tecnología, son esas organizaciones que innovan, tienen muchos éxitos y son únicas. El fin de un ERP, es ofrecer a la organización ser más eficientes, mejorar sus procesos y tener más presencia. Se debe de optimizar todo el negocio pero ya no para ser los primeros, sino para poder seguir sobreviviendo a los cambios continuos del presente y del futuro y aquí está el reto, estar en constante preparación para el cambio, ser flexibles y tener una cultura organizacional bien sólida, preparada para hacerle frente, ULACIT Página 44

46 es decir no ser rígidos. Es importante hacer posible una implementación exitosa que conduzca a generar valor a la empresa. Recomendaciones Es recomendable establecer una serie de indicadores como el retorno de la inversión, el incremento en la productividad. La percepción de los Stakeholders de la compañía. La aplicación de entrevistas a los empleados de la empresa con el fin de establecer otros beneficios o desventajas del proyecto de implementación. La implementación del ERP puede ser muy útil para automatizar los procesos de contabilidad y finanzas de la empresa. Es recomendable en la etapa de planeación establecer el alcance y metas que se quieren obtener, con esto se logra dirigir la implementación de una manera exitosa. Se recomienda realizar reuniones con los Stakeholders e informar el avance de la implementación, así se logra un mayor involucramiento de las partes además se debe levantar una minuta por cada reunión realizada. Existen metodologías para gestión del cambio de servicios en TI de una manera adecuada, es por eso que se recomienda la Gestión del Cambio de ITIL. Se recomienda que exista un liderazgo fuerte, ya que al aplicarlo permite una gestión oportuna de los procesos para reaccionar rápidamente ante cualquier problema que se presente en la implementación del ERP. Hay que tener presente que el objetivo básico no es colocar un sistema ERP en producción sino mejorar los procesos de negocio a automatizar. Por ello, lo ULACIT Página 45

47 importante es definir objetivos con los que se pueda medir el éxito de la implementación como reducción del tiempo de operación de un proceso o reducción del costo de una transacción. Es necesario tomar en cuenta el análisis de riesgo realizado con el fin de minimizar el impacto utilizando las medidas establecidas en el estudio. ULACIT Página 46

48 Bibliografía Chamoun, Y. (2002). Administración de Profesional de Proyectos La guía. México: Mc.Graw Hill. Hernández, R., Fernández, C. y Batista, P. (2010). Metodología de la investigación. (5ta. Ed.). México, D. F.: McGraw-Hill Interamericana. Project Management Institute. (2004). A guide to the Project Management body of knowledge (PMBOK Guide). (4th Ed.). Pennsylvania, U.S. : Project Management Institute Project Management Institute. (2008). A guide to the Project Management body of knowledge (PMBOK Guide). (4th Ed.). Pennsylvania, U.S. : Project Management Institute Romero, V. (6 de Noviembre de 2011). victoriaromerolvera. Recuperado el 20 de octubre de 2013, de ULACIT Página 47

49 Anexos Anexo 1 Acta de Constitución del Proyecto Nombre del proyecto Propuesta Implementación de un Sistema de Planificación de recursos empresariales (ERP) en los módulos contabilidad y finanzas para la empresa ABC Objetivo principal Implementar un ERP para sustituir los procesos contables y financieros manuales en la empresa ABC de Costa Rica. Objetivos específicos Definir la implementación de los módulos. Realizar la migración de datos desde Excel hacia SQL. Efectuar las pruebas de funcionalidad de los módulos. Asegurar la continuidad del negocio. Optimizar de los procesos de negocio. Comunicar la información entre todos los componentes de la organización. Permitir acceder a la información de forma, precisa, confiable y oportuna (integridad de datos). ULACIT Página 48

50 Justificación del proyecto Debido al crecimiento que se ha presentado en los últimos 2 años en la empresa ABC, los procesos internos antes mencionados se han vuelto cada día más tediosos y complicados. La empresa es concesionaria de una marca de sistemas de punto de ventas y ERPs los cuales distribuyen e implementan. Como requisito de la casa matriz, ABC debe implementar el ERP en sus oficinas, es por esta razón y lo antes mencionado que ABC toma la decisión de comenzar la implementación de un ERP que automatice los diferentes procesos de negocio. Factores críticos de éxito El proyecto se comenzará a realizar en la fecha 20 marzo, con esto se puede aprovechar para hacer pruebas necesarias y poder utilizar el sistema para el próximo cierre fiscal. La duración máxima del proyecto es de 3 meses. Se debe alinear la cultura y los objetivos de negocio al sistema ERP. Deben existir buenos canales de comunicación entre los involucrados. Alto compromiso de la administración. Compromiso del talento humano de los procesos involucrados y comprensión de estos en cuanto al cambio en la nueva manera de realizar dichos procesos. ULACIT Página 49

51 Exclusiones del proyecto No se solicita la confección de contratos legales. No se necesita la contratación de ningún tipo de recurso humano. Asunciones del proyecto El cliente posee las licencias de instalación del sistema. El cliente posee el presupuesto para desarrollar el proyecto. Administrador del proyecto Allan Sánchez Brenes Tiempo estimado del proyecto 3 meses. El proyecto debe iniciar en marzo del Costo del proyecto ,25 Patrocinador del proyecto ULACIT Página 50

52 Anexo 2 Anexo 3 ULACIT Página 51

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