Mestrado em Tecnologia da Informação. Gestão de Projetos de TI

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1 Mestrado em Tecnologia da Informação Gestão de Projetos de TI

2 Proyecto Proyecto se refiere a todas las acciones que deben realizarse para cumplir con una necesidad definida dentro de los plazos. Así, ya que el proyecto es una acción temporaria que tiene principio y fin, que utiliza recursos identificados (humanos y materiales) durante su ejecución, y que tiene un costo, deberá tener recursos presupuestados y una hoja de balance independiente a la de la compañía. La razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido. "Productos finales" se refiere a los resultados esperados del proyecto. 2

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5 La dificultad de la gestión de un proyecto radica en gran medida en la cantidad de personas involucradas. De hecho, en contrapartida con los proyectos personales o internos en pequeña escala para los cuales la necesidad y la respuesta para dicha necesidad puede ser provista por la misma persona o por un grupo limitado de personas, en un proyecto en el sentido profesional, la expresión de una necesidad y la satisfacción de esta necesidad generalmente es responsabilidad de diferentes personas. 5

6 Ejemplos de proyectos La informática es tan específica que es posible desarrollar o montar paquetes de software tan fácilmente como la imaginación lo permita. La gran dificultad es identificar correctamente las necesidades, independientemente de cualquier solución técnica, y seleccionar un proveedor o un equipo de desarrollo interno para llevarlo a cabo. Los proyectos que se ponen en funcionamiento más frecuentemente son los siguientes: Integración de un paquete de administración integrado (ERP, por sus siglas en inglés) Organización de una intranet o una extranet Configuración de un sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM, por sus siglas en inglés) Configuración de un proceso de gestión del conocimiento (KM, por sus siglas en inglés) 6

7 Programas de gestión de proyectos a varias "escalas" Según el tamaño de la empresa, el número de trabajadores y la complejidad del proyecto, las funcionalidades de los programas de gestión de proyectos varían considerablemente. Se les puede clasificar en 3 grupos: Los programas de gestión de proyectos "personales": presentan funcionalidades básicas (lista de actividades o tareas, cronograma de pagos, calendario de actividades, etc.) y son reservadas para un uso personal o para un pequeño número de usuarios. En esta categoría destaca especialmente Basecamp (herramienta de trabajo colaborativo), una herramienta bastante usada en las pequeñas empresas. 7

8 Los programas de gestión de proyectos colaborativos: en modo SaaS externalizado o en el servidor de la empresa, incluyen mayores funcionalidades: wikis, blogs, almacenamiento de documentos, edición de documentos compartidos, fórums, creación de bases de información, etc. El programa Clarizen sobre sale en esta categoría. Los programas de gestión de proyectos integrados: son polivalentes y ofrecen funcionalidades relacionadas a las aplicaciones críticas de la empresa (ERP, CRM): como la relación con los clientes, facturación, soporte técnico, etc. En esta categoría sobre sale el administrador de proyectos online worketc. Además, ciertas soluciones también pueden integrarse en calidad de modulo al paquete de programas de la empresa. 8

9 Las funcionalidades de los programas de gestión de proyectos Planificación y supervisión de las actividades Esta es una de las principales funcionalidades de los programas de gestión de proyectos, que son en primer lugar herramientas de gestión de tiempo. Estas herramientas permiten dividir los proyectos en varias etapas, distribuir y coordinar las tareas asignadas a cada equipo, fijar una cronología de actividades y cumplir con los plazos de tiempo. Estas herramientas deben permitir: - Planificar correctamente un proyecto en función de la realización de actividades interdependientes. - Evaluar y designar los "recursos" (humanos y materiales) necesarios para la realización de un proyecto, según las necesidades identificadas. - Prever los eventuales retrasos y prorrogas que afectan la cronología de la realización del proyecto. - Reforzar la cooperación en el interior de los grupos de trabajo. 9

10 Control de costos La administración del tiempo, de los recursos humanos y materiales está relacionada a la gestión financiera de un proyecto. Estos programas están elaborados para ayudar a permitir finalizar un proyecto en el plazo correspondiente al cronograma planeado. Sin embargo, la herramienta no reemplaza la reflexión relativa a las presiones organizacionales, que condicionan fuertemente la ejecución de un proyecto como los cargos y funciones asignadas a los colaboradores o trabajadores, respeto de las especificaciones de la ejecución, capacitación del uso del programa (en especial si se integra un nuevo componente de trabajo) 10

11 Distribuir, compartir y gestionar los flujos de información Los programas de gestión de proyectos permiten proveer información de diferentes niveles (relacionados o no) a los miembros de un proyecto como administradores y trabajadores. El tipo de información compartida es: - Lista de actividades y trabajos. - Wiki y compartimiento de documentos. - Presentación general del plazo de tiempo necesario para la realización de un trabajo o una actividad. - Resumen de la progresión del proyecto y del desajuste entre los objetivos alcanzados y los objetivos tal como fueron planeados. - Alerta de los posibles riesgos que pueden afectar el desarrollo normal de un proyecto. - Información sobre la carga de trabajo y planificación de vacaciones. - Optimización de los recursos no utilizados (ejemplo: tiempo libre). 11

12 PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO DE T.I. Para definir una buena estrategia de TIC hay que identificar, conocer y escuchar a los distintos actores de la organización. Para así definir los objetivos y metas, para evitar que se trate sólo de equipos y aplicaciones, redes y sistemas. 1. Marco Conceptual Definición de objetivos y conceptos, revisión de experiencias exitosas y fallidas, visión amplia de la organización donde se va implementar las TI 12

13 PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO DE T.I. 2. Usuarios El verdadero potencial de la tecnología no será alcanzado si ésta no sirve para vincular, promover y facilitar la interacción y vinculación entre los recursos humanos del sistema, sus instituciones y el resto de sus actores. La aplicación de la tecnología debe brindar mecanismos para hacer posible la sinergia entre los actores, su expresión y participación en los procesos, así como promover y facilitar la producción, transferencia y uso del conocimiento. 3. Definición de Proyectos Conocidas las necesidades, expectativas y relaciones de los actores. Se define el proyecto, el cual debe vincular la misión, visión y objetivos con las necesidades de sus beneficiarios y las comunidades y sectores a los que pertenece Una consideración importante para los proyectos de T.I. es contar con la participación activa de los actores involucrados. No hay mejor oportunidad de reducir la resistencia al cambio, liderar con el ejemplo y de promover y demostrar los beneficios del proyecto 13

14 PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO DE T.I. 4. Definición de Contenidos Para cada proyecto, conocer la naturaleza y alcance de los contenidos necesarios para satisfacer los objetivos definidos en el marco conceptual y las necesidades planteadas en el Universo de Usuarios. 5. Metodología Determinar la metodología a seguir y la naturaleza e implementación de las herramientas, incluyendo la interfaz, de acuerdo al perfil heterogéneo de los actores y sus habilidades para interactuar con los contenidos. 14

15 PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO DE T.I. 6. Definición de Herramientas A partir de la metodología y los objetivos deseados, en base a las necesidades de los actores y el marco conceptual, se pueden determinar y definir las herramientas requeridas para la buena marcha del proyecto. Las herramientas nunca deben ser introducidas en el sistema como dadas o predefinidas ni adaptar nuestra metodología, contenidos y programas para satisfacer las necesidades de las herramientas. Lo importante siempre debe ser lo requerido y son las herramientas las que deben adaptarse a ellos. 7. Definición de Plataforma Definidas las herramientas y dimensionado el Universo de Usuarios, se pueden estimar: los equipos, redes, ambientes virtuales, sistemas operativos y de contingencia que garanticen escalabilidad (capacidad de crecimiento), portabilidad (capacidad de migración, replicación y traslado de contenidos y sistemas) e interconectividad (capacidad de interactuar, conectarse y enviar y recibir informaciones con otros sistemas, aplicaciones y redes). 15

16 PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO DE T.I. 8. Definición de Metodologías de Evaluación y Control de Calidad La Tecnología de la Información y sus herramientas evolucionan rápidamente y aún nos encontramos en fase experimental en la mayoría de sus aplicaciones. Cada miembro de la organización posee características únicas que determinarán su reacción e interacción con la tecnología. 9. Definición de Plazos y Etapas de Implementación Los plazos y las etapas deben vincularse. Si iniciamos los proyectos y creamos expectativas entre sus usuarios, pero sus beneficios no están a tiempo para ser aprovechados por los actores, se pierde el interés y se hace más difícil el proceso de motivación y de minimizar la resistencia al cambio. 16

17 PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO DE T.I. 10. Definición de Ciclos de Renovación y Actualización Al definir el presupuesto y los costos de un proyecto, es importante considerar el costo de su mantenimiento, actualización y renovación, para evitar situaciones de limitaciones operativas e imposibilidad de alcanzar los objetivos en el corto plazo y obsolescencia en el mediano plazo. 11. Definición de Personal y Recursos Humanos Es importante cuantificar y cualificar el personal requerido para la implementación y la operación del proyecto, los sistemas, recursos y metodologías involucrados. No es suficiente, estimar cuántas personas se requiere ni cuáles serían sus puestos, es necesario definir el perfil de cada una de ellas, qué experiencia y habilidades requiere e implica cada una de las posiciones definidas. Esto debe incluir no solo los aspectos formales de educación y de experiencia laboral, sino también las cualidades de comunicación, liderazgo, trabajo en equipo, motivación y dedicación, entre otros. 17

18 PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO DE T.I. 12. Implementación Definidos todos los elementos, procedemos a elaborar el proyecto de acuerdo a los plazos definidos y con procesos de evaluación a lo largo de la implementación para facilitar la detección a tiempo de problemas, debilidades y limitaciones. 13. Capacitación y Concientización De los actores involucrados 18

19 PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO DE T.I. 14. Evaluación y Control de Calidad Constante. No basta con poner el proyecto en marcha. Hay que prever la evaluación periódica y la medición de la aceptación, uso e impacto (con beneficios concretos) de los proyectos para los actores, así como la detección de fallas y limitaciones. Pero la evaluación debe también servir para documentar mejores prácticas, fortalezas y experiencias exitosas que podemos compartir con los demás actores y usar para aprender y mejorar otros procesos e iniciativas. 15. Renovación, Actualización y Mejoramiento. Los proyectos de tecnología deben mantenerse dinámicos y abiertos, en ciclos permanentes de renovación y actualización. Se deben poner en marcha procesos para la corrección y mejoramiento de las conclusiones a partir de las evaluaciones periódicas 19

20 Referencias bibliográficas HARVEY, A. Project Portfolio Management: A Practical Guide to Selecting Projects, Managing Portfolios, and Maximizing Benefits (Jossey-Bass Business & Management). ISO Tecnologia de la Información. Gestión del Riesgo. PHILLIPS, Joseph. IT Project Management: On Track from Start to Finish. Third Edition. Project Management Institute (P.M.I). (2000).Guia de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guia del PMBOK). (3era. Ed.). P.M.I Publications:EE:UU. 20

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