Protocolo II. Boletín electrónico de Facultad de Ciencias Sociales

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1 Protocolo II. Boletín electrónico de Facultad de Ciencias Sociales I. Presentación La comunicación institucional debe promover la sinergia entre todas las herramientas de las que dispone La Facultad de Ciencias Sociales (FCS), a través de su Unidad de Comunicación y Publicaciones (UCyP) brinda diversas herramientas para la comunicación institucional, tanto para el interior de la Facultad como para la comunidad en su conjunto. Entre ellas cabe destacar: materiales de presentación institucional (cartelería, folletería, etc.); la página web, la línea editorial, las presentaciones institucionales, la cobertura y difusión de eventos en los que la Facultad participa a muy distintos niveles, las producciones audiovisuales, la comunicación administrativa y, el mailing por el que circula innumerable información con las más diversas características (promoción de eventos, crónicas de actividades, convocatorias, anuncios de becas, concursos, etc.). En la actualidad tenemos, al menos tres razones fundamentales para pensar en la necesidad de contar con un boletín electrónico para FCS. La primera tiene que ver con uno de los principios básicos de la comunicación organizacional y es el precepto que indica que ningún instrumento por sí solo puede incluir toda la información de una organización, así como tampoco ninguna institución debería apostar a un solo formato para tramitar aquello que quiere contar sobre sí misma y sobre la comunidad que le da sentido. En segundo lugar, la UCyP ha relevado, a través de entrevistas con los distintos Servicios y Unidades Académicas de FCS, algunas opiniones de consenso sobre el tráfico de información y fundamentalmente se concluye (casi como tónica general de la comunicación de cualquier institución) que el aluvión de mails con distintos asuntos genera un efecto saturación poco deseable en términos de eficiencia informativa. Por último, la existencia de un boletín contribuirá a un mayor orden y jerarquización del caudal informativo y una visibilidad mayor de los asuntos que se desea dar a conocer. La existencia del boletín traerá aparejado varias ventajas respecto a la situación actual pero también implicará asumir una metodología de trabajo que permita la materialización de esta idea y la producción de un instrumento que logre superarse en calidad de forma sostenida. Con la intención de protocolizar esta nueva metodología de trabajo, presentamos este documento. II. Nombre del boletín Definir un nombre para un instrumento de comunicación es una decisión bastante más difícil de lo que se puede suponer. Desde un comienzo la UCyP viene apostando por abrir la participación a la comunidad de FCS en aquellas cuestiones que se prestan para la construcción colectiva. Con ese propósito, se lanzó vía redes sociales un concurso de ideas para nombrar al boletín. Se recibieron cinco propuestas aunque lamentablemente ninguna de 1

2 ellas cumplía con algunos requisitos básicos para adoptarla como propia (algunas eran de difícil recordación y otras muy manidas). Por esa razón la UCyP, y luego de una larga deliberación, definió que el boletín de FCS se llamará VIRU VIRU. Viru Viru es una expresión del lenguaje popular de tono jocoso que hace alusión a la opinión, a la charla, al intercambio, al comentario. Es un nombre que denota cercanía, informalidad, espontaneidad, apertura y participación. Ninguna de estas características estará reñida con la impronta institucional sino que por el contrario, propondrá un juego entre la forma de presentarse y la rigurosidad de la información. Por último, el nombre busca ironizar con los preconceptos sobre las disciplinas que integran la FCS. Por eso, el título adjunta un colgado que dice: acá se hace ciencia. Nombre: VIRU VIRU acá se hace ciencia Firma Institucional: Boletín electrónico de Facultad de Ciencias Sociales Unidad de Comunicación y Publicaciones FCS - UdelaR III. Destinatarios El principales destinatario del boletín electrónico es la propia comunidad de FCS: estudiantes de grado y posgrado, funcionariado, plantel docente, investigadores/as, egresados/as. No obstante, el boletín fue pensado para que resulte de interés para la comunidad universitaria en su conjunto y para personas, colectivos o instituciones que por distintos motivos tengan especial interés en la producción y actividades de esta casa de estudios. En ese sentido, el boletín constituirá un instrumento de comunicación tanto interna como externa. IV. Inclusión y accesibilidad El boletín cumplirá, al igual que el resto de la comunicación institucional, con los principios de inclusión y accesibilidad. Esto significa que los mensajes producidos se ajustarán a los criterios de lenguaje inclusivo, así como también las imágenes no promoverán los estereotipos ni la discriminación de ningún tipo sino el respeto por la diversidad y la diferencia. En el mismo sentido, se prestará especial atención al cumplimiento de los criterios de accesibilidad de la información para todas las personas. 2

3 V. Contenidos Debe destacarse que el boletín actuará como una síntesis de información que estará disponible, con otro grado de desarrollo, en la propia página web ya que junto a la noticia aparecerá Ver más que remitirá a la ampliación en la web de FCS. Serán parte de los contenidos del boletín, en forma prioritaria, la información producida por los distintos Servicios y Unidades Académicas de Facultad; información en la que FCS esté incluida en otra forma (apoyos, auspicios, participación de académicos/as, colaboración logística o de infraestructura). Algunos ejemplos de contenidos a incluirse son los siguientes: becas, premios, convocatorias varias, inscripciones, conferencias, cursos, talleres y otras actividades formativas, oportunidades laborales, convenios. La información de carácter estrictamente administrativo y de interés interno no se incorporará a los contenidos del boletín sino que seguirán enviándose por el sistema de mailing tradicional, teniendo en cuenta que suelen comunicar asuntos de carácter urgente (cambios de horarios, suspensiones o restauración de servicios, acatamientos de paros u otras medidas gremiales, etc.) Aquella información que no esté directamente relacionada con FCS pero que, por distintas razones sean consideradas relevantes para la comunidad, serán evaluadas caso a caso, teniendo presente que la prioridad son los asuntos antes referidos. VI. Estructura El boletín incluirá distintas secciones: 1. El resumen a modo de titulares de los contenidos del boletín 2. Noticia destacada 3. Noticias de interés institucional 4. Enlace para suscribirse Algunos contenidos estarán ilustrados por imágenes del propio banco de imágenes de la UCyP (en construcción) o provistas por quienes hagan llegar la información a publicar. En este último caso, las imágenes deberán cumplir con los requisitos solicitados por la UCyP a los efectos de satisfacer los criterios de calidad y accesibilidad. Todas las noticias contarán con un título y un colgado; el resumen de la noticia o copete, y un enlace para el desarrollo de la noticia completa en la web ( leer más ) 3

4 VII. Acceso y visibilidad Se podrá acceder al boletín desde la web de FCS, así como desde la cuenta de Facebook en las redes sociales. El boletín será de suscripción voluntaria y dispondrá de un mecanismo para darse de alta o baja cuando así se desee. Desde el mismo boletín se podrá tener acceso a boletines anteriores lo que permitirá rastrear información de interés. El boletín electrónico se enviará a los usuarios/as vía mailchimp (servicio con el que ya cuenta FCS). VIII. Periodicidad y cierre de edición El boletín se publicará dos veces por semana: lunes y viernes, razón por la cual, los días de cierre serán los miércoles (para el número del viernes) y jueves (para el número del lunes). De no cumplirse con estos plazos, la información enviada quedará fuera de las posibilidades de publicación y solo en caso que sea aún pertinente, pasará a formar parte del número siguiente. IX. Monitoreo y evaluación El servicio de mailchimp permite realizar un monitoreo de la eficiencia del boletín como herramienta comunicacional a través de estadísticas que genera el propio servicio (noticias que se abrieron, cuántas personas las leyeron, cuáles son los tópicos más consultados, etc.). Éste monitoreo le permitirá a la UCyP realizar ajustes que mejoren la calidad del trabajo respecto a esta herramienta. Se incorporarán en distintos momentos encuestas autosuministradas on line, por perfiles, con el propósito de incorporar sugerencias, comentarios y críticas. X. Metodología de trabajo Es imprescindible para el correcto armado del boletín que se tenga en cuenta el envío de información que se considera vital para la comunicación de un evento, actividad, etc. cualquiera sea la vía de su difusión: web/boletín/redes sociales/correo electrónico. La información que se detalla a continuación debe ir en un documento de texto o en el propio cuerpo del mail respetando el uso de minúsculas y mayúsculas y con corrección ortográfica previa. 4

5 Actividad, conferencia, mesa redonda, etc. - Lugar físico: Dirección completa - Descripción de la actividad - Fecha y hora de la actividad. - Organización: Entidades, personas que participan de la actividad - Contacto - Sitio web de referencia Becas, convocatorias, oferta laboral - Destinatarios/requisitos - Fechas de cierre - Organización: Entidades convocantes - Contacto - Sitio web de referencia Cursos de grado y posgrado - Destinatarios/requisitos - Fechas de cierre - Organización: Entidades convocantes - Contacto - Sitio web de referencia Adjuntos, documentos complementarios. En caso que la información incluya adjuntos o documentos complementarios es importante se tengan en cuenta criterios de formato. A continuación, con el propósito de aclarar estos criterios, brindamos algunos ejemplos. Tipo Formato del archivo Invitación Afiche Bases - en llamados y oferta laboral Calendarios Programas (congresos, seminarios, etc) Información extra JPG, GIF o PNG, JPG, GIF o PNG, 5

6 Tamaños de las imágenes: Las imágenes alusivas a las noticias a difundir deben enviarse en formato JPEG, GIF o PNG, (no en pdf) tener al menos 600 pixeles de ancho para ser colocadas como noticia principal, y al menos 200 pixeles de ancho para noticias destacadas a 72 píxeles/pulgada. El no cumplimiento de estos criterios puede generar la incorrecta visualización de dicha imagen en el boletín, dejando a criterio de la UCyP su no utilización o reemplazo. Firma e información de contacto Otra información imprescindible para la difusión de información refiere a la firma por parte del servicio o unidad convocante u organizadora. La firma deberá incluir la información de una persona de contacto para los usuarios, incluyendo todos los datos necesarios (nombre, adscripción institucional, teléfono y mail institucional). Importante: en la información que se envía a la UCyP debe quedar claramente establecido cuál es la persona de contacto para la UCyP y cuál es la persona de contacto de la información que se difunde (en algunos casos puede ser la misma persona). 6

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