Disaster Recovery Grant Reporting System Capacitación Para Usuarios de NSP

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1 Sesión de Día 2 Disaster Recovery Grant Reporting System Capacitación Para Usuarios de NSP 1

2 Reglas de la Sesión Haga muchas preguntas Establecer todos los teléfonos celulares en estado de silencio o vibración. Levante su mano si usted está teniendo problemas con su computadora ó quedándose atrás. Estamos aquí para ayudarle! 2

3 Agenda de Hoy Breve resumen del material de ayer Los puntos que se tratarán: Módulo de Desembolso Módulo de Asistencia Técnica de istración Módulo de Reportes Contando su historiá de NSP via DRGR Problemas comunes y soluciones de problemas Período de Pregunta & Respuesta (Q&A) 3

4 Los Básicos: Módulos de DRGR Asigne y certificar los usuarios, añadir y realizar un seguimiento de eventos de asistencia técnica y seguimiento Identificar las actividades a ser financiadas por la organización, el tipo de actividad y proyecto. s Obligate funds for draws; create, approve, edit vouchers; receipt program income s Summarize drawdowns, expenditures, obligations, and achievements for the quarter Mira la información financiera, y la información de cuenta de usuario en un formato fácil de leer y exportable 4

5 Revisión del Propósito -Reportar el progreso en base trimestral y acumulativo a través de: Identificando logros una vez que un objetivo nacional se ha cumplido Extraer datos financieros ingresado en el módulo de Desembolsos drawdown Detallar, en formato narrativo, el progreso del subsidio global y por actividad Función de la Oficina Local (FO) de HUD -Aprobar o rechazar el de manera puntual -Proporcionar y compartir comentarios con los recipientes (si se desea) 5

6 Reglas de Navegación de DRGR Navegar con vínculos de DRGR, en vez de su navegador. Nunca use el botón retroceder (BACK) de su navegador. Salir del sistema utilizando el enlace de Logout en Utilities - no sólo cierre la ventana. Guardar temprano, guardar frecuentemente! El sistema de tiempo de espera se activa después de 20 minutos y se desconecta. Si desea copiar / pegar texto en DRGR, hacerlo desde el cuaderno de notas (Notepad), no de Word o WordPad. 6

7 Módulo de Desembolso Obligar Fondos Ingreso de Programa Crear Comprobantes de Pago Aprobar Comprobantes de Pago Corregir Comprobantes de Pago 7

8 Resumen Módulo de Desembolso Proceso de Desembolso Obligar (Comprometer) Fondos Crear Recibo de Desembolso Aprobar Recibo de Desembolso Más del Nivel Determinado Sí - Enviar información adicional a HUD para aprobación No - transferencia bancaria de 2-3 días Funciones Adicionales Correcciones del Desembolso Modificar Rechazar Cancelar Ingreso del Programa Desembolso enviado a HUD para revisión si se pasa nivel determinado Obligar Fondos a Actividad Solicitante de Desembolso Aprobador de Desembolso Crear Recibo de Desembolso (Por lo menos con 1 concepto (partida)) Solicitante de Desembolso Revisar y Aprobar Conceptos (Partidas) Aprobador de Desembolso Una vez procesado por LOCCS, el pago es recibido de 2-3 días

9 Visión General del Módulo de Desembolso: Acciones de la Oficina Local Dar recomendaciones de política sobre cuándo / cómo comprometer fondos. Obtenga ayuda de CFO, si el recipiente ha perdido identificación fiscal (TIN) o código bancario para transferencia en LOCCS Tomar acción sobre desembolsos pasados del nivel determinado de fondos. 9

10 Obligar Fondos Todos los fondos son Obligados al Nivel de Actividad Fondos obligados incluye ambos Fondos del Programa e Ingreso de Programa Debe cumplir con la definición de Obligación de NSP Ejemplos incluye: abrir cuentas de custodia (escrow) para adquisición, o aprobar presupuesto para rehabilitación. Clarifique con el Representante CPD, tantas veces sea necesario. Debe tener Funciones de Solicitar o Aprobar Desembolso 10

11 Obligar Fondos Funciones Necesarias: Solicitar Desembolso o Aprobar Desembolso Aprobar Retiro

12 Obligar Fondos Asegúrese de que está buscando bajo el número de subsidio correcto 12

13 Obligar Fondos

14 Obligar Fondos: Normas Matemáticas de Desembolso Cantidades obligadas deben ser menor que o igual que el Total del Presupuesto de la Actividad y mayor que o igual que el Total de la Cantidad del Desembolso (no se puede disminuir la cantidad obligada por menos de la cantidad que ya se ha desembolsado) Activity Budget Obligation Total Activity Drawn Amount (PF+PI) $1,000,000 $500,000 $200,000 * Recipientes deben ingresar AMBOS Fondos del Programa é Ingreso de Programa como parte del Presupuesto Total de la Actividad y Obligaciones de la Actividad* 14

15 Ingreso de Programa (PI) Si un Recipiente anticipa recibir Ingreso de Programa: Presupuestos de la actividad y obligaciones deben incluir el ingreso de programa estimado. Transacciones de PI son registradas utilizando PI Receipts y PI Vouchers. Asegurar el cumplimiento de los requisitos de gastar primero el PI ( FIFO ). Cuentas de Ingreso de Programa permite a los recipientes a aislar wall off organizaciones que un recipiente permite la retención de PI, y no regresar al recipiente, para su propio uso. Recipientes pueden designar Fondos Rotatorios de Préstamo (RLF) en el nivel de Proyecto. 15

16 Ingreso de Programa: Antes de la Versión 7.3 Ingreso de Programa (PI) se solía ingresar en el Ingreso de Programa registrado antes de la versión 7.3 se convertían en recibos basado al y Actividad en las cuales fueron ingresados. Presupuestos de la Actividad y Obligaciones pudieron haber sido incrementadas automáticamente si el Ingreso de Programa fue previamente procesado y se obtuvo el recibo a través de aquellas actividades. Utilizando la función de Search/Edit Receipt, recipientes pueden modificar Ingreso de Programa previamente registrado para ser asociado con alguna otra Actividad*. (*El presupuesto de esa Actividad podría primero necesitar ser incrementada) 16

17 Ingreso de Programa: Funcionalidad de DRGR Presupuestos: Desembolsos: Agrega PI estimado al nivel de subsidio como concepto (partida) distinto. Agrega PI estimado como un componente del Presupuesto de Proyecto/Actividad. Para desembolsar fondos, DRGR requiere que todos los Ingresos del Programa recibidos en cada cuenta de RLF o PI deben ser utilizados primero que los fondos del Programa. Reglas similares aplican a actividades fuera de las cuentas de RLF y PI (termino dado General Account para PI) Cuenta PI: Add y Edit/Search Program Income Account - (Agregar y Editar/Buscar) Cuentas de Ingreso de Programa para identificar actividades con la organización que ellos financiaron la cual tiene permiso de retener PI para sus propios usos. Recibo PI: Create y Edit/Search Program Income Receipts- (Crear y Editar/Buscar) Recibos de Ingreso de Programa para identificar cada transacción de PI en vez de registrar cantidades trimestralmente como en el pasado. 17

18 PI: Presupuesto a Nivel de Subsidio Estimar la cantidad de Ingreso del Programa que recibirá el subsidio sobre el subsidio. Reevaluar con regularidad para asegurar que los fondos sean suficientes para dar cabida a los presupuestos de proyectos y actividades. 18

19 PI: Presupuesto para Proyecto/Actividad Total de presupuesto para Proyecto y actividad debe incluir fondos del programa e ingreso del programa estimado. Re-evaluar regularmente para asegurarse que hay suficientes fondos para dar cabida a los presupuestos del proyecto y actividad. Reglas Matemáticas: Estimado Presupuesto Proyecto/Actividad = Fondos de Programa + Ingreso Programa Estimado Presupuesto Total (Fondos Subsidio + PI Estimado/Fondos RL) Suma de Totales de Presupuestos de Proyectos Suma de Totales de Presupuestos de Actividades (por Proyecto) 19

20 Categorías de Ingreso de Programa (PI) PI ahora se clasifica como: Cuenta General: Fondo común de todos los recibos de PI que no están en ninguna cuenta individual de RLF o cuentas de PI. Cuenta(s) de PI: Las cuentas separadas creadas por el recipiente para identificar las actividades conforme a sus acuerdos financieros con sus organizaciones que les permita a dichas organizaciones a RETENER y utilizar PI en sus propias actividades. En efecto, las cuentas de IP permiten a los usuarios a aislar ( wall off ) recibos de PI para actividades específicas. Fondo(s) Rotatorios(s) de Préstamo (RFL): Proyectos para identificar las actividades de un tipo de actividad única en el que los reembolsos de préstamos se utilizan para financiar nuevos préstamos. Cuenta General Todo PI recibido en cualquier Actividad sin asignación debe ser desembolsado antes que PF en cualquier Actividad sin asignación. Cuenta PI Todo el PI recibido en cualquier Actividad en cada cuenta PI deben ser desembolsado antes que PF en la cuenta de PI Proyectos RLF Todos los PI recibidos en cualquier Actividad en cada Proyecto RLF deben ser desembolsado antes que PF en el Proyecto RLF 20

21 Recibos de Ingreso de Programa (PI) PI recibido es registrado en el módulo de Desembolso como recibo Receipt para transacciones de PI individuales. 21

22 Asociar Recibos de Ingreso de Programa (PI) Recipientes también pueden asociar dos o más recibos con el propósito de rastrearlos Típicamente se usa cuando un recibo de Ingreso de Programa es dividido entre dos o mas actividades en cuentas separadas de Ingreso de Programa Ejemplo: Se le permite al Recipiente retener todo menos el 10% del Ingreso de Programa generado: 90% del Recibo contra la actividad que genero el Ingreso de Programa 10% del Recibo contra la administración de la actividad Asocie los dos recibos para establecer la relación 22

23 Asociar Recibos de Ingreso de Programa (PI) Recibos pueden ser asociados en el Módulo de Desembolso, en la página de Editar Recibo Edit Receipt. 23

24 Asociar Recibos de Ingreso de Programa (PI) Seleccionando el botón de Asociación Nueva Associate New dirige a los usuarios a la página de buscar/seleccionar search/select receipt : 24

25 Asociar Recibos de Ingreso de Programa (PI) Seleccionando el botón de Guardar Asociación Save Association regresa a los usuarios a la página de Editar Recibo Edit Receipt con los recibos asociados expuestos: 25

26 Cuentas de Ingreso de Programa: Establecer Establecido por la Organización Responsable, típicamente, con todas las actividades asociadas con la Organización Responsable en sus propias cuentas de Ingreso de Programa. Ingreso de Programa generado por una actividad en esta cuenta sólo se puede utilizar para sí misma o para otras actividades en la misma cuenta. Cualquiera de las actividades que no están asignadas a una cuenta de Ingreso de Programa permanecerán en la Cuenta General de Ingreso de Programa. 26

27 Cuentas de Ingresos de Programa: Establecer 27

28 Cuentas de Ingresos de Programa: Establecer 28

29 Cuentas de Ingreso de Programa: Buscar/Editar Search/Edit 29

30 Cuentas de Ingreso de Programa: Revisión Este es un ejemplo de un recipiente que ha creado cuentas de Ingreso de Programa de acuerdo a sus organizaciones responsables (Fin Report 05d) 30

31 Revisión de Ingreso del Programa (PI) (FinRept05b) 31

32 Estudio de Caso 11, 12 & Obligar Fondos 12. Crear una Cuenta de Ingreso de Programa & Estimar Presupuesto de Ingreso de Programa 13. Crear un Recibo de Ingreso de Programa 32

33 Revisión Revisión de Ingreso de Programa Presupuestos y obligaciones deben incluir Ingreso de Programa estimado. Cumple con los requisitos de FIFO. Recipientes pueden establecer cuentas de Ingreso de Programa para permitirle a sus organizaciones retener Ingreso de Programa. Ingreso de Programa se registrada en el Módulo de Desembolso. Fondos Rotatorios de Préstamos (RLF) se pueden crear en el Nivel de Proyecto. 33

34 Crear/Aprobar Comprobantes de Pago Fondos Desembolsados en el Nivel de Actividad. Proceso de Dos Pasos para el Recipiente Paso 1: Crear el Comprobante de Pago Debe tener Función de Solicitar Comprobante de Pago Determinar Fondos del Programa vs. Fondos de Ingreso de Programa Seleccionar Actividades, cantidades, e ingresar comentarios Paso 2: Aprobar Comprobante de Pago Debe tener Función de Aprobar Retiro para poder aprobar Aprobar/Rechazar el Comprobante de Pago enteramente Aprobar/Rechazar en base al concepto (partida) Proporcionar comentarios para aprobación o rechazo 34

35 Crear/Aprobar Comprobante de Pago: Funciones Ver un Concepto (partida) del Comprobante de Pago Aprobar/ Rechazar un Concepto (partida) del Comprobante de Pago Modificar un Concepto (partida) del Comprobante de Pago Cancelar un Concepto (partida) del Comprobant e de Pago Revocar Aprobación de un Concepto (partida) del Comprobante de Pago Todos Solicitante de Desembolso Aprobador de Desembolso 35

36 Crear/Aprobar Comprobante de Pago: Nivel de Fondos Determinados para Desembolsos Diarios Normalmente = $5 millones diarios por Recibo de Pago Si rebasa el nivel determinado, el estado = Aprobación pendiente de HQ Recipiente debe enviar al Rep. De HUD con información de Apoyo Envíe suficiente detalle para que la solicitud de desembolso sea revisado y aprobado, en conformidad con los procedimientos de los recipientes: debe incluir documentos de respaldo con dos firmas o iniciales del personal de los recipientes. Revisión de HUD (Por usuarios de HQ de HUD con derechos para Aprobar Desembolso ) -Representantes de CPD deben consultar con HHQ antes de tomar cualquier acción con el Comprobante de Pago. -Confíe en la Orientación de HHQ 36

37 Crear/Aprobar Comprobante de Pago: Bloquear Desembolsos Desembolsos pueden ser bloqueados en los niveles de Subsidio, Proyecto y Actividad por HUD (vea la siguiente diapositiva) o en el nivel de Actividad por el istrador del Recipiente Comunicarse con la Oficina Local (FO), si el desembolso está bloqueado por HUD Verifique si hay proyectos con Saldo Restringido 37

38 Desembolsos Bloqueados Nivel de Subsidio 38

39 Desembolsos Bloqueados Nivel de Proyecto/Actividad 39

40 Crear Comprobante de Pago Preparar el comprobante de pago en cuatro pasos: 1. Seleccionar Actividad 1a. Buscar las Actividades 1b. Seleccionar tipo de fondos (PF o PI) 2. Ingrese la cantidad del desembolso por concepto (partida) 3. Confirmar el Comprobante de Pago 4. Verificar que el Comprobante de pago está confirmado

41 Paso 1: Seleccionar Actividades Función Necesaria: Solicitar Desembolso

42 Paso 1a: Buscar Actividades Buscar por número de Subsidio, tipo de Actividad, o simplemente seleccione Buscar Search para ver todas las actividades posibles Criterio de búsqueda debe incluir el número de subsidio si el usuario tiene acceso a más de un subsidio.

43 Paso 1b: Seleccionar Tipo de Fondo Seleccione las actividades que se incluirán en el comprobante de pago 43

44 Paso 2: Ingresar la Cantidad del Desembolso por concepto (partida) 44

45 Paso 2 (cont.) 45

46 Crear Comprobante de Pago: Normas Matemáticas para Desembolso de Fondos de Programa FONDOS DE PROGRAMA DRGR requiere que todo el Ingreso de Programa Recibido para cada cuenta de RLF o PI sea utilizado antes de usar fondos de subsidio. Reglas similares aplicarán a las Actividades fuera de las cuentas de RLF e Ingreso de Programa (Cuenta General) Total Available Activity Amount = Obligated Amount (Activity Total Drawn Amt. (PI+PF) +Activity Draw Pending (PI+PF) Balance PI Available of Program Income (General/RLF/PI Account) + Pending PI Draws (General/RLF/PI Account). 46

47 Crear Comprobante de Pago: Normas Matemáticas para Desembolso de Fondos de Ingreso de Programa (PI) FONDOS de INGRESO DE PROGRAMA (PI) Desembolsos de PI son restados del Total del Presupuesto de la Actividad. Available Activity Amount = Sum of All PI Received for in General/RLF/PI Account Drawn PI (for in General/RLF/PI Acct) + Pending PI Draws (in General/RLF/PI Acct) 47

48 Cantidad Disponible: Cálculo del Desembolso 48

49 Cantidad Disponible: Cálculo del Desembolso PI Disponible es calculado en el Nivel de Cuenta de RLF and PI a través de las actividades Fondos de Programa disponible es calculado dentro de la actividad basado en el total de presupuestos, desembolsos y disponibilidad de P I 49

50 Cantidad Disponible: Mensaje de Error 50

51 Recalcular Saldo Disponible Recalcule Saldo Disponible en la pantalla de Comprobante de Pago basado a las cantidades ingresadas para desembolsar Corrija mensajes de error cuando se está intentando desembolsar Ingreso de Programa y Fondos de Programa a través de actividades múltiples dentro de la misma cuenta de Ingreso de Programa (y Cuenta General) Desembolse Fondos de Programa disponibles para múltiples actividades en el mismo comprobante de pago un vez que el Ingreso de Programa se haya desembolsado 51

52 Recalcular Saldo Disponible $

53 Recalcular Saldo Disponible $50,

54 Paso 3: Confirmar Comprobante de Pago 54

55 Paso 4: Confirmar Comprobante de Pago Imprimir Celda para Comentarios del Comprobante de Pago 55 55

56 Paso 4: Verificar Confirmación del Comprobante de Pago 56

57 Ingreso de Programa: Problemas Comunes 1. Tomar en cuenta un Fondo Rotativo de Préstamo (RLF) 2. Agregar una Cuenta de Ingreso de Programa vs. RLF 3. De qué manera el recipiente identifica las actividades con las organizaciones financiadas y que tienen permitido retener su ingreso de programa? 4. Ingreso de Programa previamente ingresado bajo la Actividad equivocada 5. Mensaje de Error cuando se intenta desembolsar Ingreso de Programa 57

58 I29 1. Ingreso de Programa: Problemas Comunes Tomar en cuenta un Fondo Rotatorio de Préstamo. Solución: Recipientes tendrán la capacidad de identificar los Fondos Rotatorios de Préstamos (RLF), utilizando la pantalla de PROYECTO. Cada RLF permite a los usuarios a identificar las actividades donde los recibos se registrarán y el Ingreso de Programa será desembolsado bajo el RLF. Proyectos de RLF sólo pueden incluir actividades con un tipo de actividad única. 58

59 Slide 58 I29 JC Modify to look like Day 2 Common Problems. Done ICFI, 2/8/2012

60 2. Ingreso de Programa: Problemas Comunes Agregar Cuenta de Ingreso de Programa vs. Fondo Rotatorio de Préstamo (RLF) Solución: Recipientes deberían establecer una Cuenta de Ingreso de Programa en situaciones donde el ingreso de programa de solo una Organización Responsable necesita estar aislada de las otras actividades. Recipientes deberían establecer una Cuenta de RLF si más de una Organización Responsable será asignada, y si la cuenta cumple con la definición de HUD de un RLF de NSP. 59

61 3. Ingreso de Programa: Problemas Comunes Un recipiente tiene cinco organizaciones por sus subsidios. De esas, a dos de las organizaciones se les permite retener su PI y tres tienen que regresar su PI al recipiente. De qué manera el recipiente identifica las actividades con las organizaciones que ellos financiaron y que se les permite retener su ingreso de programa? Solución: Recipientes tienen la capacidad de crear cuentas de PI que les permite identificar actividades y por Organización Responsable. A través de esas cuentas, organizaciones pueden retener y utilizar el ingreso de programa para sus propias actividades si se les permite. Cada cuenta de PI le permitirá a los usuarios identificar actividades donde los recibos se registrarán y el PI será desembolsado. El recipiente también puede procesar PI recibido en una Cuenta General para ser utilizado para otros propósitos. 60

62 4. Ingreso de Programa: Problemas Comunes Si un recipiente procesó un recibo de Ingreso de Programa contra la actividad equivocada (ya sea en el antes de la versión 7.3 o en la pantalla de Crear Recibo Create Receipt, puede tener dificultades al crear el comprobante de pago para ingreso de programa. Soluciones: Editar los RECIBOS en el módulo de desembolso por un usuario con derechos para desembolsar Crear Cuenta(s) de RLFs y/o PI, si es necesario Incrementar/Disminuir presupuestos de Proyectos y Actividades según sea necesario 61

63 5. Ingreso de Programa: Problemas Comunes Mensaje de Error cuando se intenta desembolsar Ingreso de Programa. Solución: Si un recipiente ya ha desembolsado todos los fondos de PI/RFL estimados (de la pantalla de Editar Plan de Acción Edit Action Plan ) el recipiente debe aumentar la cantidad estimada. Enseguida, se debe incrementar el Presupuesto del Proyecto y el Presupuesto de la Actividad asociados con el Ingreso de Programa recibido. Para desembolsar esos fondos, un recipiente también necesitará incrementar la cantidad obligada de la Actividad. 62

64 Subir Datos: Comprobante de Pago & Obligación Subir datos para Agregar/Editar Obligaciones de la Actividad Subir datos para Crear un Comprobante de Pago: Para múltiples actividades Entre diferentes subsidios y Usar diferentes tipos de fondos (PF y PI) 63

65 Subir Datos: Comprobante de Pago & Obligación 64

66 Subir Datos: Comprobante de Pago & Obligación Seleccione Datos para Editart Descargue Datos Existentes Subir Archivo CSV 65

67 Desembolsos: Funciones Adicionales Aprobar Comprobante de Pago Ver Concepto (partida) en el Comprobante de Pago Correcciones del Comprobante de Pago Cancelar Revocar Modificar 66

68 SIGUIENTE PASO: Aprobar Comprobante de Pago Una vez que el Comprobante de Pago ha sido creado y sometido 1. Encontrar Comprobante de Pago Todos los usuarios pueden Buscar el Comprobante de Pago Buscar por Estado 2. Aprobar Comprobante de Pago Debe tener función de Aprobar Desembolso para aprobar Aprobar/Rechazar el comprobante de pago enteramente Aprobar/Rechazar en base a un concepto (partida) Proporcionar comentarios para su aprobación o rechazo 67

69 Aprobar Comprobante de Pago 68

70 Aprobar Concepto (partida) de Comprobante de Pago Función Necesaria: Aprobar Desembolso 69

71 Ver Concepto (partida) de Comprobante de Pago 70

72 Ver Concepto (partida) de Comprobante de Pago (FinRept04) 71

73 Correcciones al Comprobante de Pago Se corrige en base al concepto (partida) Usuarios pueden corregir múltiples conceptos en una sesión (una vez) El Estado del Comprobante de Pago determinará cual función usar. Tres opciones : Revocar Aprobación Cancelar un concepto del Comprobante de Pago Modificar un Concepto del Comprobante de Pago 72

74 Correcciones al Comprobante de Pago: Cancelar Conceptos del Comprobante de Pago Funciones Necesarias: Solicitar Desembolso 73

75 Correcciones al Comprobante de Pago: Modificar un Comprobante de Pago Recipientes pueden necesitar modificar el comprobante de pago original por varias razones: Costos incurridos originales no son para la Actividad correcta Error en la contabilidad y los costos necesitan ser transferidos a otra actividad HUD considera esos gastos sin admisibilidad Recipiente tiene dos opciones: Modificar el comprobante de pago original en DRGR Y queda establecido para el siguiente desembolso Regresar los fondos via transferencia bancaria a LOCCS Esta opción se usa con moderación. Póngase en contacto con su representante de CPD antes de regresar los fondos via transferencia bancaria. Y, una vez que se haya procesado la transferencia bancaria por el personal de HUD CFO (en Fort Worth), se mostrará un desembolso con saldo negativo en el subsidio y el recipiente asignar el desembolso negativo a la Actividad deseada. Cuando los fondos son devueltos a DRGR a través de transferencia bancaria o compensarlos en otros desembolsos, usuarios ahora pueden categorizar éstos como recaudaciones y recuperaciones cuando se vaya a asignar fondos para nuevas actividades a través de modificaciones revisions. 74

76 Correcciones al Comprobante de Pago: Modificar un Concepto del Comprobante de Pago Funciones Para modificar: Solicitante de Desembolso Para aprobar modificaciones: Aprobador de Desembolso Condiciones Ambas actividades financiadas con el mismo subsidio La actividad destinada tiene saldo suficiente (el presupuesto y la obligación) La actividad destinada no puede ser cancelada Ninguna actividad está bloqueada. La cantidad total de Comprobante de Pago no cambia: sólo la cantidad cobrada a cada actividad cambia. 75

77 Correcciones al Comprobante de Pago: Verificar que hay suficiente saldo (Fin Rept07b) 76

78 Correcciones al Comprobante de Pago 77

79 Correciones al Comprobante de Pago: Conceptos Expuestos Voucher revisions show the voucher line item from which the revision originated. 78

80 Estudio de Caso 14, 15 & Crear Comprobante de Pago 15. Aprobar Comprobante de pago 16. Modificar Comprobante de Pago 79

81 Revisión del Proceso del Comprobante de Pago CREADOR DEL COMPROBANTE DE PAGO 1.1) ACTIVITY OBLIGATION-Search Activity 1.2) Maintain 1) Select DRAWDOWN - Create Voucher A: Select/Add Activities (Pg.1) B: Submit Voucher (Pg.2) C: Confirm Voucher (P.3) D: Success Message (P.4) 1.1) Select DRAWDOWN -Search Voucher 1.2) Maintain Voucher 1.3) Approve/Approve Selected APROBADOR DEL COMPROBANTE DE PAGO OBLIGATION Can be updated by Creator or Approver NEW VOUCHERS EXISTING VOUCHERS 1.1) ACTIVITY OBLIGATION-Search Activity 1.2) Maintain 2.1) Select DRAWDOWN -Search Voucher 2.2) Maintain Voucher 2.3) Approve/Approve Selected 2.1) Select DRAWDOWN -Search Voucher 2.2) Maintain Voucher 2.3) Approve/Approve Selected

82 Revisión Revisión Módulo de Desembolso Obligar Fondos a Actividad Proceso de Desembolso Obligar (Comprometer) Fondos Crear Recibo de Desembolso Aprobar Recibo de Desembolso Más del Nivel Determinado? Sí - Enviar información adicional a HUD para aprobación No - transferencia bancaria de 2-3 días Solicitante de Desembolso Aprobador de Desembolso Crear Recibo de Desembolso (Por lo menos con 1 concepto (partida)) Solicitante de Desembolso Funciones Adicionales Correcciones del Desembolso Modificar Rechazar Cancelar Ingreso del Programa Revisar y Aprobar Conceptos (Partidas) Aprobador de Desembolso Desembolso enviado a HUD para revisión si se pasa nivel determinado Una vez procesado por LOCCS, el pago es recibido de 2-3 días

83 Módulo de istración Monitoreo, Auditoria y Asistencia Técnica Demostrar esfuerzos de supervisión Agregar/Editar Eventos Agregar/Editar Tópicos de Eventos Vista Pública 82

84 Resumen Módulo de istración Propósito Controla el acceso del usuario a subsidios (vía usuario administrador del recipiente) Ayuda a recipientes mantener seguimiento de sus actividades supervisadas (opcional) Monitoreo de documento, auditoria, y actividades de asistencia técnica Registra señalamientos, preocupaciones Mantiene informado a HUD del monitoreo del recipiente y acciones de TA (opcional) Funciones de la Oficina Local (FO) de HUD: Puede revisar las actividades del recipiente NO es para el personal de HUD para reportar sobre las actividades de monitoreo de HUD 83

85 Monitoreo/Auditoria/Organigrama TA Dos Niveles Básicos: 1. Eventos (4 tipos diferentes de eventos para escoger) 2. Señalamientos, Preocupaciones y/o Tópicos Monitoring Finding Concern Audit Audit Topics Technical Assistance TA Topics Monitoring & Technical Assistance Finding Concern TA Topics

86 Categorías: Requisitos del Programa Menú desplegable de Códigos de Categorías de Requisitos del Programa son únicos para cada apropiación. Ejemplo incluye opciones de códigos de categorías: 85

87 1er. Nivel: Agregar/Editar Evento Que: Tipo de Evento Monitoreo Auditoria Asistencia Técnica Monitoreo/ Asistencia Técnica Tipo de Fondo: # de Subsidio Quien: Organización Responsable Donde: Físicamente en el lugar o Remoto Cuando: Inicio, Fin, y Fecha de Reporte Resultado: Señalamiento o Preocupación Asistencia Técnica (TA) o Tópico de Auditoria 86

88 1er. Nivel: Agregar/Editar Evento A partir del lanzamiento 7.3, subsidios son seleccionados al nivel Evento El Tipo de Evento seleccionado corresponde con la opción de la sub-categoría activada bajo Finding (señalamiento), Concern (Preocupación), y/o Topic (Topicos) 87 87

89 2do. Nivel: Agregar/Editar Señalamiento Identificación de Señalamiento y Título Descripción de Señalamiento, incluyendo notificación regulatoria Actividades Requisitos del Programa Acción Correctiva Cantidad Solicitada Cantidad Recuperada Estado: Abierto o Cerrado Acción de Seguimiento 88

90 2do. Nivel: Agregar/Editar Señalamiento 89

91 2do. Nivel: Agregar/Editar Señalamiento 90

92 2do. Nivel: Señalamientos Acción Correctiva Acción No Requerida Acciones Correctivas Re-Programar fondos Reembolsar Cambiar Pago Terminar/Alterar Subsidio Futuro Otro Sanciones Audiencia Reducir/Suspender/Desobligar Fondos Reducir subsidio futuro Eliminar subsidio Otro 91

93 2do. Nivel: Agregar/Editar Preocupación Identificación & Título Actividades Requisito de Programa Descripción Acción Recomendada Estado: Abierta o Cerrada 92

94 2do. Nivel: Agregar/Editar Preocupación 93

95 2do. Nivel: Agregar/Editar Tópico de Auditoria Identificación de Tópico de Auditoria & Título Descripción de Auditoria, incluyendo notificación regulatoria Actividades Categoría de Requisito de Programa Acción Correctiva Cantidad Solicitada Cantidad Recuperada Estado: Abierto o Cerrado Acción de Seguimiento 94

96 2do. Nivel: Agregar/Editar Tópico de Auditoria 95

97 2do. Nivel: Agregar/Editar Tópico de Auditoria 96

98 2do. Nivel: Agregar/Editar Tópico de TA Identificación & Título de Tópico de TA Descripción de TA, incluyendo notificación regulatoria Actividades Incluye Organizaciones adicionales asistidas Categoría de Requisito de Programa Base del Fundamento Proveedor de Tópico de TA Conclusión 97

99 2do. Nivel: Agregar/Editar Tópico de TA 98

100 2do. Nivel: Agregar/Editar Tópico de TA 99

101 Buscar Eventos 100

102 Vista Pública: Resumen () 101

103 Estudio de Caso 17 Monitoreo, Auditoria, y Asistencia Técnica 102

104 Revisión Revisión Módulo. Módulo ayuda a recipientes demostrar y detallar esfuerzos de supervisión Rastrea los esfuerzos de supervisión de recipientes, no los de HUD No es un sistema de monitoreo sólo captura resumen de datos Sólo información del resumen disponible en el ; más detalles disponibles en el módulo de istración 103

105 Reportes de DRGR El Módulo Opcional Reportes Estándar Modificar/Guardar Reportes Reportes Públicos

106 Reportes Propósito: Reportes proporcionan relativamente una manera rápida y fácil de tener acceso a la información más actualizada al día en DRGR en relación con las cuentas del usuario, obligaciones y desembolsos, estado del reporte, etc. HUD FO: Examina información financiera y la información de la cuenta del usuario. Determina el estado de revisión del AP/ Recipiente: Examina información financiera y la información de la cuenta del usuario Determina el estado del AP/. A cuales reportes usted tiene acceso variará basado a el tipo de cuenta que usted tenga. Este es totalmente un módulo OPCIONAL. 105

107 Acceso a Reportes OR 4. OR 106

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