Proyecto TerraSoft-SIM

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1 Proyecto TerraSoft-SIM Un modelo para la mejora de sistema de gestión de clientes - 1 -

2 El programa está cofinanciado por la Consejería de Economía y Consumo de la Comunidad de Madrid, y se ejecuta en virtud de la Orden 3742/2007, de 5 de Diciembre. Más información Supervisión del programa Belén Lanuza Responsable del Área de Innovación y Transferencia de Tecnología de AEDHE Sobre este informe Este estudio ha sido posible realizarlo gracias al Programa de Difusión de Buenas Prácticas del Centro de Difusión de la Innovación de la Asociación de Empresarios del Henares, dentro del Programa de Actividades El informe se basa en la información proporcionada por Spinbiz Company como coordinador del mismo, y Sim Servicios Integrales de Marketing S.L., a quienes agradecemos poder utilizar la misma con ánimo de difusión de sus buenas prácticas. Centro de Difusión de la Innovación de AEDHE C/Rioja, s/n Centro de Empresas Coslada (Madrid) Tel Colaborador técnico del programa - 2 -

3 IMPLANTACION TERRASOFT- SIM: Un proyecto para la gestión de clientes y medios de comunicación Características principales del proyecto valor de la información, y que se establecieran procesos de negocio ágiles y eficientes. Aspectos técnicos a resolver En concreto, SIM necesitaba resolver los siguientes aspectos: Acceso por parte de los usuarios al sistema, a la información común y en tiempo real. Organizar y gestionar de una forma común la información y actividades para la gestión del departamento de comunicación, marketing y comercial. Estandarizar y automatizar procesos de gestión corporativos, rutinarios y repetitivos para todos los usuarios. Automatizar y agilizar los envíos de información de correo electrónico a los medios. Visualizar y realizar seguimiento de todos los correos electrónicos enviados. Integrar con otras fuentes internas de los propios centros y/o externas. Origen y motivación general SIM Servicios Integrales de Marketing S.L., una pyme de servicios de comunicación ubicada en Madrid, tenía un problema muy común entre las empresas de servicios: requería de un sistema de gestión de clientes que superase la problemática de las bases de datos diversificadas y basadas en herramientas que no conseguían aprovechar el valor de la información almacenada. Sus sistemas hacían que el uso de la información externa que se gestionaba, aunque suficiente, fuera muy básico y dificultoso, impidiendo que se aprovechara realmente el Inicios del proyecto Para resolver las necesidades descritas, SIM acude a SPINBIZ Company, una pyme desarrolladora y distribuidora de software, con un equipo joven, experto en sistemas. Juntos deciden poner en marcha un proyecto piloto, sobre la base de la solución Terrasoft CRM de SPINBIZ, como herramienta global de gestión de clientes, adaptada a todas las áreas requeridas por SIM, una empresa de servicios de comunicación. El proyecto se denominó Terrasoft-SIM

4 Los motivos por los que SIM decidió partir de una base de software como Terrasoft CRM fueron las siguientes: El sistema permitía desarrollar una solución CRM para servicios adaptada a las necesidades específicas de SIM, permitiendo mejorar todos los procesos la organización de forma flexible. SPINBIZ ofrecía una solución CRM fácil de utilizar, con la posibilidad de diseñar un interfaz intuitivo y rápido, de base de datos centralizada, que permitía gestionar las ventas, oportunidades comerciales, realizar ofertas, y gestionar además la agenda comercial, orientada a las área de ventas y marketing. El proyecto Terrasoft ofrecía unas ventajas económicas importantes, y suponía un importante ahorro de costes frente a otras posibles soluciones tecnológicas. El proyecto era complejo, pero el software de base permitía gran flexibilidad en la implementación. ASPECTOS DE INTERÉS DEL PROYECTO Acrónimo del proyecto: Terrasoft-SIM Duración total del proyecto: 3 meses Contribución ayudas públicas: Ninguna Desarrollo y dirección técnica: Spinbiz Company Perfil de la pyme implantadora: SIM: empresa de servicios de comunicación a medios, marketing y gestión de eventos, dirigido a grandes cuentas y pymes. Áreas de Negocio involucradas: Gestión de fuerza comercial, comunicación de medios, supervisión / seguimiento de dirección y generación de reportes. Características de la tecnología Terrasoft es una plataforma tecnológica de origen anglosajón. La tecnología ha sido desarrollada en Reino Unido y EEUU y de ahí ha pasado a ser implementada a través de proyectos individualizados en empresas de todo el mundo. Se trata de una herramienta escalable de gestión de clientes, orientada a departamentos de ventas, marketing y servicio al cliente, totalmente flexible y modular, capaz de cubrir las necesidades básicas de una empresa, así como complejos entornos de trabajo con grandes volúmenes de datos y usuarios. Actualmente la base de la herramienta está traducida a 10 idiomas y se aplica a casi todos los sectores

5 Customer Relationship Management (CRM) De este modo, se definió la siguiente estructura lógica en la implantación del proyecto: Customer Relationship Management (CRM) son las siglas utilizadas para el enfoque de estrategia empresarial pensada para la creación y retención de clientes. Estrategia orientada fundamentalmente al front-end de la empresa, Ventas y Marketing. Los procesos más críticos de cualquier empresa, sin depender del tamaño o sector, son precisamente aquellos asociados a las áreas de ventas, marketing y servicio al cliente o postventa. Estos departamentos, sensibles al número de empleados e información que gestionan, necesitan de soluciones tecnológicas eficientes, que permitan centralizar y compartir datos, reducir los tiempos en gestiones administrativas y conseguir su objetivo principal: iniciar y consolidar relaciones comerciales con los clientes. Terrasoft es una base de software que tiene en cuenta todos los procesos que intervienen en el ciclo de vida de la gestión del cliente, no sólo de aquellos que forman parte del inicio de la relación con el cliente, como la prospección y seguimiento, sino también aquellos más administrativos, que típicamente encontramos en las soluciones ERP. Desarrollo del proyecto La empresa SIM tuvo que dedicar un servidor para alojar el amplio repositorio de datos y fueron necesarias aproximadamente 15 horas de consultoría para adaptar el banco de datos y la herramienta. También se utilizaron unas 40 horas en el desarrollo y puesta en marcha. No hubo que modificar los equipos de los usuarios, y finalmente el proyecto necesitó 12 licencias en propiedad y con soporte para quedar finalizado. Se contempló una partida de formación para el personal de 15 h aproximadamente, y el mantenimiento posterior del sistema implantado ha corrido a cargo de SPIBIZ COMPANY. Beneficios operativos tras la implantación Además de los trabajos propios de desarrollo, la lógica en la relación y el uso de los datos cobró vital importancia en el proyecto. Los principales beneficios identificados por la empresa titular de este proyecto piloto, han sido: A nivel de uso de la información: - 5 -

6 Identificación de empresas por tipologías de clientes o medios. por segmentación, según la tipología del rol y el medio al que pertenecen. Segmentación de empresas por campo tipo. Relación de contactos por empresa y por tipo de rol en tipo empresa o tipo medio. Generación de Planes de Acción para corto, medio y largo plazo, en relación a las campañas comerciales de los servicios gestionados por cuenta. Planificación de las Acciones de Comunicación por cada uno de los Planes de acción anteriormente descritos. Visualización de una de las pantallas de de la herramienta implantada Para saber más SIM Servicios Integrales de Marketing S.L. Paseo Marqués de Zafra, 38, 1º, oficinas 3 y Madrid Contacto principal para el proyecto: Carolina Lázaro Directora General. Visualización de una de las pantallas de agenda de la herramienta implantada Mejora de los trabajos necesarios para mover las notas de prensa entre los medios de publicación. SPINBIZ COMPANY S.L. Calle Pelaya, 4, 1º planta Polígono Industrial Río de Janeiro Algete (Madrid) Contacto principal para el proyecto: Ignacio Chaparro Director Técnico Generación de procesos de mail masivos, sobre plantillas y con relaciones de destinatarios automáticas, - 6 -

7 TERRASOFT ESPAÑA Anabel Segura, 11, 2ª pta Parque Empresarial Arroyo de la Vega Alcobendas

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