ALCALDIA MUNICIPAL DE GUADUAS CUNDINAMARCA INFORME CONTABLE DE EMPALME POR CAMBIO DE REPRESENTANTE LEGAL GUADUAS, 31 DE DICIEMBRE DE 2.

Transcripción

1 ALCALDIA MUNICIPAL DE GUADUAS CUNDINAMARCA INFORME CONTABLE DE EMPALME POR CAMBIO DE REPRESENTANTE LEGAL GUADUAS, 31 DE DICIEMBRE DE TRABAJEMOS UNIDOS POR GUADUAS! Oficina Asesora de Control interno Liliana Ordoñez Santos Jefe Asesora 1

2 ALCALDIA MUNICIPAL DE GUADUAS CUNDINAMARCA INFORME CONTABLE DE EMPALME POR CAMBIO DE REPRESENTANTE LEGAL LILIANA ORDOÑEZ SANTOS JEFE ASESORA DE CONTROL INTERNO TRABAJEMOS UNIDOS POR GUADUAS! Oficina Asesora de Control interno Liliana Ordoñez Santos Jefe Asesora 2

3 INTRODUCCION El Manual de Procedimientos del Regimen de contabilidad Pública asi como la Circular externa No.005 del 19 de octubre de emitida por la Contaduría General de la Nación y en concordancia con lo previsto en la Ley 951 de 2.005, 901 de y Régimen de Contabilidad Pública, que establecen la obligación de realizar entrega al separarse del cargo, culminar la gestión o cuando se produzcan cambios de administrador, como en este caso, informe los aspectos en cuanto a gestión, recursos humanos, financieros y administrativos bajo su competencia del periodo de administración. De acuerdo con lo anterior se realiza el presente informe con el fin de dejar constancia en las condiciones en que se encuentra y se entrega el sistema de información contable de la Alcaldía Municipal de Guaduas cuya información soporte es generada y reportada por el área contable y la oficina de Tesorería del ente territorial desde el hasta el Oficina Asesora de Control interno Liliana Ordoñez Santos Jefe Asesora 3

4 INFORME CONTABLE DE EMPALME POR CAMBIO DE REPRESENTANTE LEGAL En cumplimiento de la Circular Externa No.005 del 19 de octubre de de la Contaduría General de la Nación en cuanto al proceso de empalme entre mandatarios entrantes y salientes, en observancia de la Ley 951 de 2.005, 901 de y Régimen de Contabilidad Pública, la oficina Asesora de Control Interno elabora informe contable por cambio de representante legal teniendo en cuenta el siguiente contenido: 1. Entrega del sistema de información contable El municipio tiene licenciado el sistema financiero denominado PRADMA desde el 2.000, este programa tiene un uso de quince (15) años, cuenta con los módulos de presupuesto, contabilidad, predial, industria y comercio, tesorería, recaudo, nomina, informes (FUT- CGR-CGN-SIA), comienza a operar con el modulo de presupuesto y termina con el módulo de informes, su vigencia es anual iniciando desde el primero (1) de enero y finaliza el 31 de diciembre. Los auxiliares contables históricos inician con saldos globales para la próxima vigencia por lo cual se debe al momento de realizar el cierre y apertura de la nueva vigencia la parametrización con el fin que los saldos iniciales sean iguales a los finales realizándose la tercerización de los terceros. La contabilidad se entrega bajo los principios de causación con registro de sus operaciones en bancos y sus contrapartidas en la cuenta 13, 14 o 29 originando una nota de causación trimestral con una contrapartida en la cuenta según sea el caso; el anexo de la declaración de la retención en la fuente mensual se puede originar desde el módulo de tesorería como también por el módulo contable para mayor seguridad. Se viene realizando anualmente contrato de prestación de servicios para el mantenimiento y actualización con el proveedor del programa Ingeniero William Suarez, el área contable se encontraba a cargo del señor Luis Armando Rojas Quevedo de profesión contador público, cuya vinculación al ente territorial es por prestación de servicios, quien entrego el sistema contable al señor Aldo Fernando Rodríguez Delgado Tesorero Municipal actual, quien está realizando las actividades de empalme con la administración entrante, en este caso la señorita Diana Carolina Pérez Armanza. Oficina Asesora de Control interno Liliana Ordoñez Santos Jefe Asesora 4

5 A la fecha no se ha realizado la entrega formal del sistema por parte de la administración saliente a la administración entrante, en este acaso a la persona designada por parte de esta comisión; no fueron allegadas a esta oficina asesora actas parciales que demuestren la entrega entre las dos partes, teniendo en cuenta que estas fueron solicitadas. 2. Libros de contabilidad principales y auxiliares En cumplimiento a las cartas emanadas por la CGN para este tema, la administración saliente informa que los comprobantes de egreso, órdenes de pago están debidamente soportados con el hecho que los origino y registrados contablemente, el archivo se encuentra organizado en orden cronologico y numérico en la oficina de tesorería municipal. Los comprobantes contables están identificados y archivados, de igual manera las conciliaciones bancarias donde para cada cuenta existe una carpeta organizada y foliada con sus respectivos extractos, de igual forma demás documentos que se deben tener y manejar en esta área. Los libros oficiales de diario y mayor se entregan en medio magnético correspondientes a los años y 2.015, estos se pueden listar del programa PRADMA para cada vigencia según sea la necesidad a través del modulo de contabilidad, auxiliares y se parametriza la cuenta que se desea consultar; de igual manera sucede con los conceptos de Balance de prueba, Estado de actividad balance general y CGN en este mismo modulo a través de opción libros parametrizando de acuerdo a la necesidad. Con corte a 21 de diciembre del presente año se entrego a la comisión de empalme de la administración entrante una carpeta con la siguiente información: Estados financieros con corte a 30 de noviembre del año certificados. Notas a los estados financieros. Balance de prueba al máximo nivel. Relación de cuentas bancarias y convenios liquidados. Citación ante la DIAN- por reclamación. Relación de formularios envío por el CHIP y CGN. Estados financieros comparativos diciembre Estados financieros comparativos septiembre Análisis a los estados financieros con sus respectivas graficas. Oficina Asesora de Control interno Liliana Ordoñez Santos Jefe Asesora 5

6 Esta información entregada se corrobora con las respectivas actas parciales de reuniones de proceso de empalme del 29 y 30 de diciembre de En cuanto a la entrega de formal de documentos y archivos por parte de la comisión saliente a la entrante a la fecha no se ha realizado la entrega, en este acaso a la persona designada por parte de esta comisión; no fueron allegadas a esta oficina asesora actas parciales que demuestren la entrega entre las dos partes, teniendo en cuenta que estas fueron solicitadas. 3. Registro de los cálculos actuariales De acuerdo a lo escrito en las notas a los Estados financieros a 30 de noviembre de los saldos vienen siendo actualizados trimestralmente de acuerdo a la información que certifica el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la cual se encuentra a disposición de los diferentes usuarios en la página web de esta entidad. Para cada vigencia en su cuarto trimestre la CGN presenta el cierre y control que hace para la cuenta , en la matriz formulada para cada ente de control, por lo tanto queda realizar el reconocimiento, causación y amortización por parte del ente territorial en las primeras semanas de una vez esta haga la respectiva publicación. En cuanto a los recursos del FONPET estos son los asignados por los COMPES sin situación de fondo los cuales se ven reflejados en las cuentas y que son registrados mensualmente y trasladados de la misma manera en el siguiente a la cuenta , es de anotar que estas cuentas son de carácter reciproco con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 4. Situaciones especiales Existe un pasivo contable en los pasivos contingentes de vigencias anteriores y por principios de prudencia se encuentran en los estados contables los cuales garantizan el cumplimiento de la norma en las contingencias y exigibles certificados por la asesora jurídica, información que fue entregada a la comisión de empalme entrante en el respectivo formulario. 5. Fondos especiales El municipio de Guaduas tiene representadas dos operaciones financieras de la siguiente manera: La primera se encuentra registrada en la cuenta que corresponde al Plan departamental de aguas, cuyos recursos son sin situación de fondo autorizado por los Oficina Asesora de Control interno Liliana Ordoñez Santos Jefe Asesora 6

7 COMPES Sociales y por Acuerdo Municipal correspondiente al 60% del total asignado por el SGP para agua potable y saneamiento básico. Se ha solicitado a la empresa Pública de Cundinamarca que se conceda certificación al ente territorial desde el las inversiones, rendimientos, gastos de administración y gasto público social, por lo tanto esta cuenta quedara ajustada en estos términos. La segunda se encuentra registrada en la cuenta que corresponde a un encargo fiduciario con el FONPET, cuyos recursos son sin situación de fondos. 6. Situaciones pendientes por resolver Por inconvenientes con la plataforma virtual del Banco de Bogotá para los meses de mayo y agosto de esta vigencia fiscal, al momento de la transacción presento error y en efecto se realizó el trámite de generar cheque para el pago de la obligación, cuando se recibió el extracto de estos meses se evidencio un doble pago por el mismo concepto a la Dirección de Aduanas Nacionales DIAN por el valor de $ lo que genero el inicio del respectivo tramite ante esta entidad con el fin de solicitar la devolución del dinero en los términos del ET, para lo cual se otorgo una cita por parte de esta entidad para el representante legal de este ente territorial el día 26 de mayo del a las 9:00 am en la carrera 6ª # de la ciudad de Bogotá Distrito Capital, el numero de radicado es , para cita se debe llevar la prueba sumaria es decir el formulario de presentación de la retención en la fuente para estos meses, más los comprobantes de egreso y extracto bancario que demuestra la duplicidad en el pago. 7. Temas específicos para ser entregados con posterioridad Se solicita a la administración entrante el acceso mínimo por dos días en las dos primeras semanas del mes de enero de con el fin de realizar el cierre del balance a 31 de diciembre de que garantice una realidad contable. Teniendo en cuenta que a 30 de diciembre de la presente vigencia el DNP no ha publicado la última doceava que presupuestalmente viene a hacer la primera del 2.016, debe ser causada a 31 de diciembre como cuentas por cobrar al Gobierno nacional en cumplimiento de la CGN. De la misma manera se está esperando la actualización por parte del Ministerio de los recursos del cálculo actuarial, los sin situación de fondos de la SGR FONPET publicados en la página del misterio. Lo anterior con el fin de presentar un Balance de prueba con corte a 31 de diciembre de con estas características sin incluir conciliaciones bancarias del Oficina Asesora de Control interno Liliana Ordoñez Santos Jefe Asesora 7

8 mes de diciembre puesta que estas ya son responsabilidad de la administración entrante, de igual manera el informe CNG, FUT, CGR, SGR, SIA 4 trimestre y anual. En la primera semana de diciembre se realizo el reporte del boletín de deudores Morosos del BDME con corte a noviembre 30 de a través del CHIP. La deuda pública queda presentada con corte a 30 de diciembre de la presente vigencia en los términos y exigencias de la Contraloría de Cundinamarca. Y ÜÅtwÉ xä ÉÜ z ÇtÄ LILIANA ORDOÑEZ SANTOS Jefe asesora de Control Interno Oficina Asesora de Control interno Liliana Ordoñez Santos Jefe Asesora 8