Documentación que se utiliza para realizar el proceso Documentos de origen interno: Recursos utilizados en el proceso. Proceso: Personal:

Transcripción

1 Tabla Enfoque a Procesos: Digitalización Oficiales Responsable l : responsabilidad y autoridad Responsable Proceso Jefe la Unidad Archivo l 1.- Difundir los requisitos necesarios para la Digitalización. 2.- Dar a conocer su funcionamiento y formas consulta. 3.- Planificar, documentar, implementar, evaluar el sempeño y mejorar continuamente el conformidad a lo establecido en el manual calidad y en la TEP. 4.- Dar seguimiento a las no conformidas tectadas en el. 5.- Informar a la Alta Dirección sobre el sempeño l. 6.- Informar a los miembros l los cambios autorizados al mismo. 7.- Comunicar la conclusión y realizar la entrega física los al jefe control escolar l espacio académico respectivo. 8.- Verificar y controlar que el se realice con apego a lo establecido. Usuario y proveedor l Usuario: 1.- Jefes control Escolar los Espacios Académicos 2.- Jefes Departamento la DCE. 3.- Alumnos Proveedor Personal la DCE Nota; la infraestructura, recursos humanos y ambiente trabajo son elementos l por lo tanto no se consiran como entradas. Salidas y Entradas Entradas: Originales Cédula Preinscripción 2.- Recibo pago Inscripción. 3.- Protesta Universitaria 4.- Convenio 5.- Acta nacimiento 6.- Certificado Secundaria 7.-Certificado Bachillerato 8.- Dictamen Revalidación 9.- Actas Oficiales Calificaciones. Salidas: Originales Digitalizados Requisitos las salidas y las entradas Requisitos entrada: 1.- Oficio solicitud l Departamento Ingreso y Servicios Escolares. 2.- Oficio anexo l Organismo Académico. 3.- Relación Alumnos por número cuenta. 4.- Que sean originales. 5.- Que vengan completos. 6.-Que que no estén manchados o mutilados. 7.- Sin grapas. 8.- Legibles. 9.- Que cuenten con los sellos y firmas las autoridas correspondientes Los certificados berán contar con fotografía. Requisitos salidas: 1.- Todos los berán contener el sello digitalizado en la parte atrás. 2.- Todos los berán estar Seguimiento y medición l y l producto Qué se medirá: 1.- Oficiales Quién medirá: Jefe la unidad Archivo Cómo medirá: 1.-Por la cantidad digitalizados por cada Espacio Académico Cuándo medirá: se 1.- Se medirá semanalmente y será reportado en los informes actividas la Unidad. Seguimiento medición 1.-Cada periodo escolar se realizara una medición cuantitativa los que han sido digitalizados y a que espacio académico pertenecen. 2.- Cuáles han sido las mayores incincias sobre los los espacios Académicos. 3.- Qué espacios académicos hacen uso l sistema Documentación que se utiliza para realizar el origen interno: 1.- Oficio envío los primer ingreso. 2.- Oficio conclusión Digitalización. 3.- Bitácora actividas. 4.- Apertura expediente por cada Organismo Académico. 5.- Libreta no conformidas. 6.- procedimiento para la digitalización e inxación. 7.- procedimiento para la consulta imágenes. 8.- Respaldo la Digitalización robot respaldo a través cintas. 9.- solicitud mantenimiento a la empresa sycmultics. origen externo: El estado un documento digitalizado es mediante el sello Digitalizado. Los se intifican por el nombre, No. cuenta, organismo académico y nivel estudios. Recursos utilizados en el Personal: 1.- Jefe Unidad 2.- Auxiliar 3.- Auxiliar 4.- Auxiliar 5.- Auxiliar Infraestructura 1.- Contar con el espacio físico suficiente. 4.- Escritorios, mesas trabajo. 2 Dos escáner marca FUJITSU, MODELO FI 750C 1.- Servidor base datos e imágenes marca Dell, molo Power edge 2600, 4. Procesadores con capacidad Pentium ghz kb memoria cache, 2gb memoria Ram, unidad disco interno 440 GB, ( 6 Discos 73.5gbc/u), Unidad CD-ROM 48x, tarjeta red Ethernet, monitor color 17 pulgadas, teclado y mause, sistema operativo Windows 2000 server para 40 usuarios, incluye manejador base datos, dispositivo almacenamiento 5.- Un Programa Interacción con otros s l SGC Proceso: 1.- Admisión 2.- Certificación 3.- Titulación Interacción: Entrega los por Espacio Académico oficiales para su digitalización. Se entregan los digitalizados. Etapas l 1.- Recepción solicitus Digitalización. 2.- Revisión. 3.- Clasificación 4.- Digitalización. 5.- Captura e inxación 6.- Integración. 7.-Entrega Digitalizados Verificación 1.-Que los correspondan a la relación. 2.- son revisados y separados documento por documento. 3.- Se conforman series documentales 50 +/ Que el Scanner registre la cantidad correcta que se ingreso. 5.-El No. Cuenta y Nombre los Alumnos. 6.- Se clasifican las series nuevamente por tipo documental 7.- Que se elabore el Oficio conclusión Digitalización Seguimiento, monitoreo, supervisión 1.- Relación. 2.- Relación 3.- Relación 4.-Que las Imágenes los sean legibles 5.- Relación 6.- Relación 7.- Que sea firmado por el Director y enviado al espacio Académico Correspondiente Validación 1.- La solicitud será valida con el acuse recibido. 2.- El estado físico, que no se encuentren con tachaduras, enmendaduras y sean legibles 3.-Que la cantidad series corresponda a la cantidad 4.- Que el total las imágenes correspondan a las serie documental 5.- Que quen capturadas e inxadas en su totalidad las Imágenes en las banjas respectivas (Instructivo Digitalización) 6.- son sellados por la parte atrás 7.- El comunicado será valido con el acuse recibido por el Espacio Académico Inspección 1.- Que la cantidad corresponda a la relación 2.- Los en malas condiciones, son separados l resto y se registran en el Producto no Conforme. Ver TSNC. 3.- acuerdo a la capacidad l espacio académico Ver Lista Maestra 4.- que las Imágenes que n almacenadas en el programa Captura masiva (Instructivo Digitalización) 5.- a través su consulta en el programa Manejador Documento o el la pagina Web la DCE. (Instructivo Digitalización) 6.- Que quen integrados los en su totalidad en los respectivos 7.- Que al Espacio Académico le sean entregados sus respectivos. 1/6

2 Responsabilidad en Administración Central: A) Rectoría, Secretaría Docencia, Dirección Control Escolar y Directores Espacios Académicos. Responsabilidad. A1.- Validar los Oficiales expedidos por la Institución. A.- Rechazar las solicitus que no cumplan con la normatividad establecida en El Capitulo IV art. 76 l Reglamento Facultas y Escuelas Profesionales Y l Capitulo I art. 114 l Reglamento la Educación Media Superior la UAEM. B ) Director Control Escolar B1.- Aprobar los requisitos necesarios para la Digitalización B2.- Proporcionar los recursos necesarios para El sarrollo l. B.- Rechazar las solicitus que no cumplan con los requisitos establecidos C ) Jefe l Departamento Control Escolar l Espacio Académico Tabla Enfoque a Procesos: Digitalización Oficiales integrados en su expediente respectivo para su entrega física al Jefe Control Escolar. 3.- El Jefe Control Escolar berá revisar con base a la relación respectiva y firmar el oficio la DCE conformidad l recibo los completos. 4.-El personal archivará el oficio recibo y llevar un registro los espacios académicos concluidos como los faltantes. Ver TRS l con mayor frecuencia. 4.- Se llevara un registro en un pintarron los que se están digitalizando. 5.- se respeta el turno cada organismo acuerdo como han llegando para ser digitalizados. 6.- se realiza un reporte l semanalmente en cantidad expediente y digitalizados. Protección y salvaguarda: El área es acceso restringido, solo el personal adscrito, pue accer a ésta. Se cuenta con equipo contra incendios. Y control plagas. Registros:. Digitalización Masiva. 1.- Un programa Captura e Inxación 1.- Un programa Consulta, manejador 1.- La dirección una página en La Internet para una consulta remota. 2/6

3 Tabla Enfoque a Procesos: Digitalización Oficiales Responsable l : responsabilidad y autoridad Usuario y proveedor l Salidas y Entradas Requisitos las salidas y las entradas Seguimiento y medición l y l producto Documentación que se utiliza para realizar el Recursos utilizados en el Interacción con otros s l SGC Etapas l Verificación Seguimiento, monitoreo, supervisión Validación Inspección 3/6

4 Tabla Enfoque a Procesos: Digitalización Oficiales C1.- Recibir, revisar e integrar los los alumnos primer Ingreso. C2.- Dar seguimiento a los casos incumplimiento con la normatividad establecida. C3.- Realizar la entrega física a los alumnos sus originales C.- Validar la entrega documental solicitada en la Legislación Universitaria (vease cuadro normatividad). D) Jefe la Unidad Archivo la Dirección Control Escolar D1.- Aplicar este D2.- llevar un control la Digitalización por cada uno Los Espacios Académicos D3.- Establecer y difundir los criterios para la recepción. D4.- Cotejar los oficiales contra relación. D5.- Conformar las series documentales. D6.- Digitalizar, sellar e integrar los en su expediente. D7.- Inxar en la aplicación captura masiva (vease instructivo Digitalización). 4/6

5 D8.- Entregar los al alumno cuando el espacio académico lo Determine, y presente su oficio respectivo. Tabla Enfoque a Procesos: Digitalización Oficiales D9.- Preparar y elaborar oficio entrega los y. D10.- Proporcionar información la documentación digitalizada. D11.- Realizar la solicitud mantenimiento l equipo. D12.- Reportar los avances a la Dirección Control Escolar. D.- Devolver los que no cumplan con lo establecido. Inpendientemente otras responsabilidas establecidas en su cargo el responsable be: Planificar documentar, implementar, evaluar el sempeño y mejorar continuamente el conformidad a lo establecido en el manual calidad y en la TEP Dar seguimiento a las no conformidas tectadas en el. Informar a la Alta dirección el sempeño l Informar a los miembros l los cambios autorizados al mismo 5/6

6 Tabla Enfoque a Procesos: Digitalización Oficiales 6/6